Tìm hiểu về cơcấu tổ chức và nhân sự của Trung tâm phát triển thị trường nội địa công ty thương mại Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Tổng công ty thương mại Hà Nội được thành lập theo Quyết định số:
125/2004/QĐ-UB ngày 11 tháng 08 năm 2004 của UBND Thành phố Hà Nội.
Đây là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong các lĩnh vực như: xuất
nhập khẩu,nội địa, dịch vụ, sản xuất và đầu tư theo mô hình công ty mẹ - công
ty con. Trong đó Trung tâm phát triển thị trường nội địa là đơn vị hạch toán phụ
thuộc và trực thuộc Tổng công ty thương mại Hà Nội. Mặc dù là một Trung tâm
mới được thành lập tháng 11 năm 2010 nhưng với chức năng và vai trò hết sức
quan trọng đó là: Nghiên cứu, xây dựng và phát triển thị trường nội địa, tham
mưu cho Lãnh đạo Tổng công ty trong việc đầu tư, xây dựng và phát triển chuỗi
bán lẻ hiện đại, đồng thời trực tiếp kinh doanh…Trung tâm đã không ngừng
được xây dựng và phát triển với mục đích là phát triển mạng lưới thị trường nội
địa chuyên doanh rau và thực phẩm an toàn. Từ đó góp phần vào thành công của
toàn hệ thống kinh doanh của Tổng công ty.
1. Đặt vấn đề
Hòa chung vào xu thế hội nhập toàn cầu hoạt động thương mại ngày càng trở
nên phổ biến và phát triển một cách rộng rãi với nhiều loại hình hoạt động khác
nhau như: xuất nhập khẩu, dịch vụ, sản xuất và đầu tư…hoạt động thương mại
không chỉ phục vụ nền kinh tế quốc gia mà nó còn là chiếc cầu nối giữa các
quốc gia với nhau để tăng cường quan hệ ngoại thương, giao lưu học hỏi lẫn
nhau.
Ở nước ta Tổng công ty thương mại Hà Nội ra đời đã góp phần vào thực hiện
nhiệm vụ to lớn ấy.Và ngày nay một trong những yếu tố tiên quyết để các
Doanh nghiệp tồn tại và phát triển được đó là thị trường, nhận thức được điều
này Tổng công ty đã quyết định thành lập Trung tâm phát triển thị trường nội
địa.Đây là một mắt xích quan trọng góp phần vào việc hoàn thành những mục
tiêu chung mà Tổng công ty đã đề ra một trong số đó là đề án chuyên doanh rau
và thực phẩm an toàn.Vì vậy em đã quyết định chọn đề tài : “ Tìm hiểu về cơ
cấu tổ chức và nhân sự của Trung tâm phát triển thị trường nội địa – Tổng
1

công ty thương mại Hà Nội “ để viết báo cáo thực tập tốt nghiệp cho mình.Báo
cáo tập trung vào nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và nhân sự của trung
tâm. Từ đó rút ra những đánh giá, nhận xét và một số kiến nghị góp phần hoàn
thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm.
Đợt thực tập cuối khóa là dịp để mỗi sinh viên hành chính tiếp cận hoạt động
thực tế diễn ra tại cơ quan Hành chính Nhà nước nói riêng và các cơ quan thuộc
hệ thống cơ quan Nhà nước nói chung. Đây là cơ hội quý báu để bản thân em
chiêm nghiệm và ứng dụng những kiến thức đã được học tại nhà trường vào
thực tế. Từ đó rút ra những bài học và kinh nghiệm bổ ích giúp trang bị đầy đủ
hơn hành trang tri thức cho bản thân sau khi tốt nghiệp ra trường.
Trong quá trình thực tập cũng như hoàn thiện báo cáo, em xin gửi lời cảm ơn
chân thành tới cô Bạch Anh Đào – Giám đốc Trung tâm phát triển thị trường nội
địa, chị Nguyễn Thái Hà cùng các anh chị phòng Hành chính - Tổng hợp đã
nhiệt tình hướng dẫn và chỉ bảo em trong suốt quá trình thực tập tại Trung tâm.
Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Th.S Lê Cẩm Hà – Giảng
viên khoa Quản lý và Tổ chức nhân sự đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em trong
quá trình hoàn thành bản báo cáo này.
Trong quá trình thực hiện do còn thiếu kinh nghiệm cũng như kiến thức thực
tế nên bản báo cáo của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất
mong nhận được ý kiến đóng góp quí báu của cô và bạn đọc.
2. Cơ sở lí luận và thực tiễn
2.1. Cơ sở lí luận
Trên cơ sở những kiến thức về quản lý hành chính nhà nước và những kiến
thức chuyên ngành về:quản lý và phát triển tổ chức, phân tích thiết kế tổ chức,
quản lý nhân sự,…đã được học trong nhà trường.
2.2.Cơ sở thực tiễn
Quá trình thực tập 8 tuần tại đơn vị thực tập, được trực tiếp tìm hiểu về cơ cấu
tổ chức, chức năng nhiệm vụ, đội ngũ nhân sự…em nhận thấy bên cạnh những
điểm đã đạt được Trung tâm vẫn còn một số những hạn chế về cơ cấu tổ chức và

nhân sự làm ảnh hưởng tới hoạt động của Trung tâm. Vì thế thông qua đề tài này
2


em xin đưa ra một số kiến nghị góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt
động của Trung tâm.
3. Phạm vi nghiên cứu
Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Trung tâm phát triển thị trường nội địa từ khi
thành lập (11/2010) cho tới nay.

3


PHẦN I: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
1. Kế hoạch thực tập
Thời gian

Nội dung
- Đến học viện nghe phổ biến kế
hoạch thực tập,nhận đoàn thực tập.
- Gặp mặt trưởng đoàn,phó đoàn,

Chuẩn bị thực tập

giáo viên hướng dẫn cùng các thành

(23 - 03 - 2012)

viên trong đoàn thực tập.
- Nghe phổ biến cách thức làm việc

của đoàn và dặn dò của trưởng đoàn.
- Đến cơ quan thực tập.
- Làm quen với cán bộ và nhân viên

Tuần 1

nơi thực tập.

(từ 26 - 03 - 2012 đến 30 - 03 - 2012) - Nhận người hướng dẫn ,nghe phân
công công việc và hứa thực hiện mọi
nội quy của đơn vị thực tập.
- Đến cơ quan thực tập các ngày
trong tuần.
Tuần 2

- Quan sát cách thức và văn hóa làm

(từ 02 -04 -2012 đến 06 - 04 -2012)

việc của đơn vị thực tập.
- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức nơi thực
tập.
- Thực hiện các công việc dưới sự
hướng dẫn của người hướng dẫn.

Tuần 3

- Đọc tài liệu ,văn bản.

(từ 09 - 04 -2012 đến 13 - 04 - 2012)

- Chọn đề tài, thu thập tài liệu, xây
dựng đề cương báo cáo.
- Gửi đề tài và đề cương báo cáo cho
Giảng viên hướng dẫn để xin ý kiến
4


điều chỉnh.
- Photo tài liệu.
Tuần 4

- Thu thập bổ sung tài liệu để viết

(từ 16 - 04 - 2012 đến 20 - 04 - 2012) báo cáo.
- Đánh máy.
- Tiếp tục làm quen với một số công
việc chuyên môn tại phòng hành
chính như: đọc các thủ tục hành
Tuần 5

chính, sắp xếp văn bản, giấy tờ…

(từ 23 - 04 - 2012 đến 27- 04 - 2012)

- Nghiên cứu hồ sơ , tài liệu.
- Xin nghỉ buổi chiều ở nơi thực tập
để viết báo cáo.
- Chỉnh sửa đề cương theo sự hướng

Tuần 6

dẫn của Giảng viên.

(từ 30 - 04 - 2012 đến 04 - 05 - 2012) - Thực hiện viết báo cáo và gửi
Giảng viên hướng dẫn chỉnh sửa.
- Tiếp tục tham gia vào một số hoạt
Tuần 7

động tại Trung tâm.
- Tiếp tục hoàn thiện báo cáo.

(từ 07- 05 - 2012 đến 11 -05 - 2012)

- Gửi Giảng viên chỉnh sửa lần cuối.
- Hoàn thành báo cáo thực tập tại

Tuần 8

nhà.

(từ 14 - 05 - 2012 đến 18 - 05 - 2012) - Xin ý kiến nhận xét của lãnh đạo
nơi thực tập.
- Kết thúc khóa thực tập và nộp báo
cáo.

2. Nhật ký thực tập
2.1. Nhận thức của bản thân về đợt thực tập

5

Đợt thực tập cuối khóa là cơ hội quý báu để bản thân em có thể trau dồi, bổ
sung thêm kiến thức thực tế cho mình cũng như có cái nhìn so sánh, đối chiếu
với những lý thuyết đã được học khi ngồi trên ghế nhà trường. Đây cũng là dịp
để em có thể tiếp cận và được thực hành một số kỹ năng cơ bản và chuyên
ngành như:
+ Kỹ năng soạn thảo văn bản
+ Kỹ năng đọc hồ sơ, tài liệu
+ Kỹ năng phân loại, sắp xếp giấy tờ, văn bản
+ Được tham gia vào hoạt động phân tích, mô tả công việc cùng các anh chị tại
nơi thực tập
+ Đồng thời trang bị thêm kiến thức về tin học văn phòng
2.2. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập
Thời gian
Tuần 1
Thứ 2

Nội dung công việc
- Đến cơ quan thực tập nộp giấy giới
thiệu.

Thứ 3

- Nhận Cán bộ hướng dẫn và làm quen
với Cán bộ nhân viên nơi thực tập.

Thứ 4

- Nhận tài liệu nghiên cứu.

Thứ 5

- Nghiên cứu tài liệu tổng quan về đơn
vị thực tập.

Thứ 6

- Nghiên cứu tài liệu về cơ cấu tổ chức
của đơn vị thực tập.

Tuần 2
Thứ 2

- Quan sát cách thức làm việc tại
phòng Hành chính.

Thứ 3

- Thực hành kỹ năng sử dụng một số
thiết bị văn phòng: máy in , máy photo

Thứ 4

- Soạn thảo một số công văn được
người phụ trách giao.
6


Thứ 5

- Soạn thảo một số tờ trình gửi Lãnh
đạo Tổng công ty do người phụ trách

Thứ 6

giao.
- Tìm hiểu tài liệu, chọn đề tài báo cáo
và gửi Gảng viên hướng dẫn.

Tuần 3
Thứ 2

- Tiếp tục tìm hiểu một số văn bản tài
liệu: quy chế lương, các báo cáo tổng
kết…

Thứ 3

- Xin tài liệu xây dựng đề cương báo
cáo.

Thứ 4

- Tham gia một số hoạt động khác tại
phòng Hành chính.

Thứ 5

- Tiếp tục bổ sung tài liệu , phục vụ

cho việc viết báo cáo.

Thứ 6

- Hoàn chỉnh đề cương báo cáo và gửi
Giảng viên hướng dẫn chỉnh sửa

Tuần 4
Thứ 2

- Tiếp tục làm quen một số công việc
chuyên môn tại phòng Hành chính
như: giải đáp thắc mắc của cán bộ,
nhân viên về tiền lương, điều động
nhân sự tại trung tâm…

Thứ 3

- Cùng chị phụ trách xem xét, nghiên
cứu hồ sơ liên quan đến các vấn đề
thắc mắc của nhân viên.

Thứ 4

- Tìm hiểu một số công việc đặc thù tại
Trung tâm: mở rộng thị trường, tìm
kiếm nguồn hàng…

Thứ 5

- Trao đổi một số nội dung liên quan
7


đến đề tài báo cáo cùng các Anh Chị ở
nơi thực tập.
Thứ 6

-Thực hiện công việc đánh máy.
- Chỉnh sửa đề cương theo hướng dẫn
của Giảng viên.

Tuần 5

- Bắt tay vào viết báo cáo và thường
xuyên liên hệ với Giảng viên để xin y
kiến chỉnh sửa.
- Xin nghỉ buổi chiều ở nơi thực tập để
viết báo cáo.
- Tìm hiểu thực tế hoạt động tại một số
phòng khác trong trung tâm để có cái
nhìn cụ thể hơn.

Tuấn 6

- Phân loại, sắp xếp hồ sơ, văn bản,
giấy tờ…dưới sự hướng dẫn của cán
bộ hướng dẫn.
- Tiếp tục hoàn thiện báo cáo.

Tuần 7

-Trao đổi những nội dung còn thắc
mắc với anh chị ở nơi thực tập để phục
vụ cho việc viết báo cáo.
- Gửi giảng viên báo cáo hoàn thiện để
chỉnh sửa lần cuối.
- Hoàn thành báo cáo tại nhà.
- Xin ý kiến nhận xét của Lãnh đạo nơi

Tuấn 8

thực tập.
-Kết thúc khóa thực tập và nộp báo cáo

2.3. Phương pháp làm việc
+ Quan sát trực tiếp;
8


+ Nghiên cứu, phân tích, tổng hợp hồ sơ, tài liệu;
+ Trực tiếp thực hiện một số công việc dưới sự hướng hẫn của chị phụ trách.
3. Tổng quan về Trung tâm phát triển thị trường nội địa
3.1. Quá trình hình thành
3.1.1 Lịch sử thành lập
Trung tâm phát triển thị trường nội địa được thành lập trên cơ sở tổ chức lại
phòng phát triển thị trường nội địa và điều chuyển một số chức năng, nhiệm vụ
thuộc các phòng, ban quản lý Tổng công ty về Trung tâm phát triển thị trường
nội địa như sau:
+ Sáp nhập nguyên trạng phòng marketing thuộc Ban đối ngoại Tổng công ty về

Trung tâm phát triển thị trường nội địa.
+ Chuyển giao chức năng, nhiệm vụ tổ chức hội chợ trong nước Phòng quan hệ
công chúng thuộc ban đối ngoại Tổng công ty.
+ Chuyển giao chức năng, nhiệm vụ phát triển mạng lưới bán lẻ từ Ban đầu tư
Tổng công ty.
+ Chuyển giao nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tổ chức kinh doanh vào các dịp lễ,
tết hoặc các sự kiện đột xuất từ Phòng kế hoạch phát triển Tổng công ty.
3.1.2 Căn cứ pháp lý thành lập Trung tâm
Trung tâm phát triển thị trường nội địa được thành lập dựa trên những căn cứ
pháp lý sau:
+ Căn cứ quyết định số 125/2004/QĐ-UB ngày 11/08/2004 của UBND Thành
phố Hà Nội về việc thành lập Tổng công ty thương mại Hà Nội;
+ Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty thương mại Hà Nội;
+ Căn cứ ý kiến chấp thuận của Hội Đồng Quản Trị Tổng công ty tại tờ trình số:
84/TTr-TCT-BĐH ngày 16/10/2009 của Ban điều hành Tổng công ty về việc đề
nghị thành lập Trung tâm phát triển thị trường nội địa;
+ Theo đề nghị của Tổng Giám Đốc Tổng công ty,
3.2. Chức năng, nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức của Trung tâm
3.2.1 Vị trí

9


Trung tâm phát triển thị trường nội địa( sau đây gọi tắt là Trung tâm) là đơn
vị kinh doanh nội địa hạch toán phụ thuộc và trực thuộc Công ty mẹ- Tổng công
ty thương mại Hà nội( Tổng công ty).
Trụ sở Trung tâm đặt tại: số 19-21 Đinh Tiên Hoàng, Phường Hàng Bạc,
Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội
2.2 Cơ cấu tổ chức
Mô hình hóa cơ cấu tổ chức của Trung tâm như sau:

Phòng
marketing

Phòng kế toán

Các siêu thị,
chuỗi cửa
hàng

Bộ phận phát
triển thị
trường

Bộ phận công
nghệ thông tin

Bộ phận đầu
tư

Phòng
Hành chínhtổng hợp

Phòng khai
thác nguồn
hàng

Ban lãnh đạo

3.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm

10


+ Nghiên cứu và tham mưu chi Lãnh đạo Tổng công ty trong việc triển khai
thực hiện đề án rau, thực phẩm an toàn trong hệ thống các siêu thị , cửa hàng
tiện ích của Tổng công ty.
+ Thực hiện công tác phát triển chuỗi siêu thị cửa hàng rau thực phẩm an toàn
mang thương hiệu Haprofood đạt tiêu chuẩn theo qui định nhằm đáp ứng định
hướng, chiến lược phát triển thị trường của Tổng công ty.
+ Trực tiếp quản lí điều hành các hoạt động khinh doanh chuỗi siêu thị cửa hàng
rau, thực phẩm an toàn Haprofood chuyên biệt của Công ty mẹ- Tổng công ty .
+ Là đầu mối xây dựng và phát triển nguồn hàng sản xuất trong nước và nguồn
hàng nhập khẩu đưa vào hệ thống bán lẻ.
+ Là đầu mối triển khai kinh doanh, nhượng quyền thương hiệu.
+ Lập kế hoạch và triển khai nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại,
marketing và quảng bá sản phẩm, dịch vụ.
+ Nghiên cứu, xây dựng chương trình phát triển thị trường nội địa và các kế
hoạch thực hiện chương trình.Theo dõi, đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ
thống thương mại nội địa và nghiên cứu đề xuất các giải pháp hỗ trợ cho việc
phát triển thị trường nội địa, nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống
kinh doanh bán buôn, bán lẻ của Tổng công ty.
+ Trực tiếp kinh doanh bán buôn; xây dựng kế hoạch và tổ chức kinh doanh vào
các dịp Lễ, Tết hoặc các sự kiện đột xuất.
+ Là đầu mối tổ chức bán hàng lưu động.

PHẦN II. NỘI DUNG
I.THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM
PHÁT TRIÊN THỊ TRƯỜNG NỘI ĐỊA
1. Về cơ cấu tổ chức

1.1 Mô hình hóa cơ cấu tổ chức

11


Căn cứ vào “Quy chế tổ chức và hoạt động” ban hành kèm theo Quyết định số:
779/QĐ - TCT - QTNS của Tổng công ty thương mại Hà Nội thì Trung tâm phát
triển thị trường nội địa có cơ cấu tổ chức được mô hình hóa như sau:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm phát triển thị trường nội địa:

Giám đốc

Phó Giám đốc

Phòng
Marketing

Bộ phận
CNTT

Phó Giám đốc

Bộ phận
Đầu tư

Phòng
Kế toán

Chuỗi
Cửa hàng

Phòng
Hành chính

Phòng Khai
thác nguồn
hàng

B. phận
Phát triển
thị trường

1.2.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban, bộ phận
1.2.1 Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám Đốc Trung tâm

12


+ Chỉ đạo, điều hành các hoạt động kinh doanh của trung tâm theo sự ủy quyền
của Tổng giám đốc Tổng công ty ; chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về hoạt
động quản lý, điều hành của Trung tâm nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
+ Quyết định các chiến lược, kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quí của trung tâm
trên cơ sở kế hoach kinh doanh hàng năm đã được Tổng Giám Đốc phê duyệt.
+ Quyết định cơ cấu tổ chức nhân sự của Trung tâm sau khi được Tổng Giám
Đốc Tổng Công Ty phê duyệt.
+ Quyết định việc chi trả lương, thưởng và các chi phí kinh đoanhựa trên kết
quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm.
+ Phê duyệt phương án kinh doanh của Trung tâm theo ủy quyền của Tổng
Giám Đốc Tổng công ty.
+ Tổ chức thực hiện, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra sơ kết, tổng kết việc thực

hiện kế hoạch đề ra.
+ Quyết định việc nhượng quyền thương mại Haprofood theo sự ủy quyền của
Tổng công ty.
+ Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo yêu cầu của lãnh đạo Tổng
công ty.
1.2.2 Nhiệm vụ,quyền hạn của Phó Giám Đốc
+ Là người giúp việc cho Giám Đốc theo sự phân công, chịu trách nhiệm trước
Giám Đốc về lĩnh vực, công việc được phân công
+ Nếu được ủy quyền Phó Giám Đốc thay mặt Giám Đốc quản lý và điều hành
mọi hoạt động của Trung tâm khi Giám Đốc đi vắng theo thứ tự được phân công
trong ban lãnh đạo Trung tâm.
1.2.3 chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổng hợp
+ Tổ chức thực hiện công tác đối ngoại, quản lý hành chính, quản trị ,bảo vệ trật
tự an ninh, vệ sinh an toàn lao động, phòng chống lụt bão, phòng cháy chữa
cháy, công tác tiết kiệm chống lãng phí, công tác quản lý tài sản của Trung tâm.
+ Quản lí và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, điều phối xe ô tô theo qui định
của Tổng công ty .

13


+ Thực hiện công tác quản lý nhân lực, lao động ,tiền lương, tuyển dụng, đào
tạo, công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật theo quy định chung của Tổng công
ty và phù hợp với quy định của pháp luật.
+ Quản lý chất lượng hàng hóa; hoàn thiện và quản lý hồ sơ pháp lý.
+ Là đầu mối triển khai công tác thống kê, kế hoạch.
1.2.4 chức năng, nhiệm vụ của phòng khai thác nguồn hàng
+ Tham mưu cho Giám Đốc Trung tâm trong công tác xây dựng kế hoạch kinh
doanh phù hợp với chiến lược phát triển của Tổng công ty trong từng giai đoạn
+ Thực hiện việc đàm phán với nhà cung cấp hàng hóa và khách hàng chiến

lược về: hợp đồng khung theo mức giá chung, giá chiết khấu cho lô hàng lớn,
thưởng doanh số, giá khuyến mại, chương trình tài trợ xúc tiến kinh doanh.
+ Lập kế hoạch khai thác và thu mua hàng hóa theo mùa vụ, định kỳ, hàng có
biến động giá cả…để đảm bảo ổn định hàng hóa, giá cả cho toàn hệ thống chuỗi
Haprofood.
+ Phối hợp với bộ phận Marketing thực hiện việc kiểm soát giá cả trên thị
trường tại các siêu thị, cửa hàng tiện ích ngoài hệ thống và đại lý bán lẻ theo
kênh tự do để xác định nhà cung cấp hàng hóa hợp lí;xây dựng bộ sản phẩm hợp
lý cho hệ thống chuỗi và hệ thống nhượng quyền. Đề nghị chính sách giá và
quản lý giá bán buôn, bán lẻ theo chính sách giá của Tổng công ty.
+ Xử lý các đơn hàng từ các đơn vị chuyển tới đảm bảo nhanh, gọn, chính xác
và kịp thời;chủ động lập kho dự trữ và điều phối hàng hóa đảm bảo đủ lượng
hàng dự trữ cho hoạt động kinh doanh của Trung tâm, kiểm tra lượng hàng tồn
trong các siêu thị, cửa hàng tiện ích để lập kế hoạch điều phối hàng hóa nhanh,
gọn, hiệu quả.
+ Chịu trách nhiệm hướng dẫn, xây dựng các quy trình nghiệp vụ kho hàng tại
các kho của siêu thị, cửa hàng tiện ích; chủ động nghiên cứu và đề xuất Lãnh
đạo Trung tâm những giải pháp về công nghệ, kỹ thuật trong hoạt động kho vận
nhằm nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa hoạt động kho vận trong Trung tâm.
1.2.5 chức năng, nhiệm vụ của phòng Marketing

14


+ Tham mưu cho Giám Đốc Trung tâm trong công tác xây dựng kế hoạch hàng
năm về công tác phát triển thương hiệu, marketing, xúc tiến thương mại của
Trung tâm theo định hướng của Tổng công ty.
+Là đầu mối triển khai hoạt động kinh doanh nhượng quyền thương hiệu của
Tổng công ty; tổ chức các sự kiện của Trung tâm.
+ Phối hợp với phòng kinh doanh đưa ra chiến lược phát triển kênh phân phối,

khảo sát giá cả, xây dựng kế hoạch quảng bá, các chương trình khuyến mãi của
Trung tâm.
+ Xây dựng và thực hiện kế hoạch chăm sóc khách hàng.
+ Phụ trách mảng mua hàng, phiếu quà tặng, giỏ quà tết và một số dịch vụ chăm
sóc khách hàng( điện hoa, quà tặng,…)
+ Giám sát việc thực hiện theo đúng quy trình chuẩn về hình ảnh, phong cách
bán hàng của các siêu thị chuỗi cửa hàng rau và thực phẩm an toàn Haprofood.
+ Nghiên cứu kế hoạch, nội dung các chương trình xúc tiến thương mại của
Trung tâm, phối hợp với các bộ phận để thiết kế, sản xuất các ấn phẩm: poster,
banner…theo quy chuẩn chung và bộ phận nhận diện thương hiệu của Tổng
công ty.
1.2.6 chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán
+ Tham mưu cho Giám Đốc Trung tâm trong công tác xây dựng kế hoạch tài
chính, đảm bảo nhu cầu vốn kinh doanh đúng mục đích, có hiệu quả.
+ Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, phục vụ việc đầu tư phát triển Trung
tâm ; thực hiện chức năng giám sát, kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh
liên quan đến công tác tài chính.
+Thực hiện các công việc chuyên môn của công tác kế toán- tài chính và thực
hiện báo cáo thống kê kế toán theo quy định của Tổng công ty và quy định của
pháp luật hiện hành.
+ Nghiên cứu, đề xuất và hướng dẫn cho các siêu thị và chuỗi cửa hàng tiện ích
trong việc thực hiện các yêu cầu của công tác kế toán – tài chính.
1.2.7 chức năng, nhiệm vụ của bộ phận đầu tư
15


+ Xây dựng kế hoạch hàng năm về công tác đầu tư, nâng cấp, cải tạo chuỗi siêu
thị cửa hàng tiện ích rau và thực phẩm an toàn mang thương hiệu Haprofood
+ Thực hiện công tác đầu tư, nâng cấp, sửa chữa nhỏ theo quy định của pháp
luật hiện hành cho chuỗi siêu thị cửa hàng rau thực phẩm an toàn mang thương

hiệu Haprofood đảm bảo hoạt động theo kế hoach, chương trình của Tổng công
ty và Trung tâm triển khai.
+ Thực hiện việc đầu tư mua sắm trang thiết bị,cơ sơ vật chất của hệ thống
chuỗi và theo dõi,quản lí, bảo trì, sửa chữa hệ thống đó.
1.2.8 chức năng, nhiệm vụ của bộ phận công nghệ thông tin
Chủ trì xây dựng ,triển khai và quản lý phần mềm bán hàng tại các siêu thị,
chuỗi cửa hàng rau thực phẩm an toàn Haprofood của Trung tâm đảm bảo công
tác bán hàng được thực hiện thống nhất.
1.2.9 chức năng, nhiệm vụ của bộ phận phát triển thị trường
+ Xây dựng, tổ chức, triển khai kế hoạch tìm kiếm khách hàng mới và phối hợp
với bộ phận marketing quản lý, chăm sóc khách hàng cho Trung tâm
+ Tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Trung tâm trong xây dựng chiến lược, định
hướng phát triển, kế hoạch và các giải pháp mang tính khả thi trong công tác
phát triển thị trường.
+ Triển khai chương trình bán hàng theo yêu cầu của khách hàng và giao hàng
tới tận nhà, cơ quan cho khách hàng của Trung tâm
1.2.10 chức năng, nhiệm vụ của các siêu thị và chuỗi cửa hàng tiện ích
+ Tham mưu cho Giám đốc Trung tâm trong công tác kinh doanh thương mại tại
các địa điểm được bàn giao.
+ Quản lí tổ chức và triển khai việc kinh doanh tại các địa điểm của Trung tâm
để đảm bảo các tiêu chí, chỉ tiêu Trung tâm giao.
+ Phối hợp với bộ phận marketing đôn đốc, giám sát , kiểm tra công tác tổ chức
kinh doanh, thực hiện tốt văn minh thương mại, công tác chất lượng hàng hóa,
quy chế nhãn mác, vệ sinh an toàn thực phẩm tại các địa điểm do đơn vị quản lý
+ Triển khai thực hiện tốt các quy chuẩn hình ảnh, nhận diện theo hướng chuyên
nghiệp, văn minh hiện đại, thống nhất và đảm bảo hàng hóa kinh doanh tại các
16


địa điểm phù hợp, phong phú về số lượng, chủng loại nhằm phục vụ kinh doanh

hiệu quả.
1.3 Quy chế làm việc ở Trung tâm
1.3.1 Chế độ làm việc
Trung tâm phát triển thị trường nội địa hoạt động theo chế độ một người
quản lý trực tiếp, đồng thời cá nhân chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc
được giao. Theo quy định cũng như được sự ủy quyền của Tổng Giám Đốc
Tổng công ty Giám Đốc trung tâm là người đứng đầu Trung tâm, giúp việc cho
Giám Đốc có các Phó giám đốc và các phòng.
* Nguyên tắc làm việc
+ Chấp hành quyết định, chỉ thị của cấp trên.
+ Cán bộ nhân viên đảm nhận công việc được phân công phải chịu trách nhiệm
về phần việc được giao trước người phụ trách của mình, cùng Lãnh đạo phòng,
bộ phận, Lãnh đạo Trung tâm.
+ Giải quyết công việc theo đúng trình tự ,thủ tục quy định của pháp luật, của
Tổng công ty và của Trung tâm.
+ Bảo đảm phát huy năng lực và sở trường của cán bộ nhân viên, đề cao sự phối
hợp công tác, trao đổi thông tin giữa các phòng, bộ phận chức năng, các siêu thị,
cửa hàng tiện ích của Trung tâm trong quá trình giải quyết công việc.
+ Đặt lợi ích tập thể lên trên lợi ích cá nhân, thực hiện tốt văn hóa doanh nghiệp,
văn minh thương mại.
* Chế độ trách nhiệm
Trưởng các phòng, bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp về các hoạt động của
phòng, bộ phận mình quản lí trước Giám Đốc và Ban lãnh đạo trung tâm
Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Tổng công ty về mọi hoạt
động quản lý, điều hành Trung tâm nhằm dạt hiệu quả cao nhất.
* Hình thức phân giao nhiệm vụ
Giám Đốc Trung tâm có trách nhiệm phân công nhiệm vụ, quyết định các
chiến lược, kế hoạch đồng thời kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ của

17

từng phòng, bộ phận trong Trung tâm.Trưởng các phòng, bộ phận có trách
nhiệm triển khai nhiệm vụ tới từng cá nhân trong phòng thục hiện.
* Về ban hành văn bản
Trung tâm có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính thông thường với
mục đích thông báo tới các phòng, bộ phận trong Trung tâm; hoặc báo cáo, đề
nghị Giám Đốc Trung tâm hoặc lãnh đạo Tổng công ty về một vấn đề hay nhiệm
vụ nào đó. Tùy từng trường hợp mà phạm vi áp dụng của các loại văn bản này là
khác nhau.Một số loại văn bản Trung tâm thường xuyên ban hành là: công văn,
tờ trình, thông báo, báo cáo…
1.3.2 Quan hệ công việc
Căn cứ quyết định số 779/QĐ – TCT – QTNS về quy chế tổ chức và hoạt
động của Trung tâm
* Quan hệ công việc trong nội bộ Trung tâm:
Ban Giám ĐốcTrung tâm điều hành công việc qua các phòng, bộ phận
nghiệp vụ của Trung tâm theo chức năng, nhiệm vụ đã được quy định.
Các phòng, bộ phận nghiệp vụ có trách nhiệm thường xuyên trao đổi về các
công việc liên quan đến hoạt động quản lí, điều hành của Trung tâm, thường
xuyên duy trì, kết nối thông tin giữa các đơn vị trong Trung tâm để hoàn thành
tốt công việc.
Trưởng các phòng, bộ phận nghiệp vụ của Trung tâm chịu trách nhiệm triển
khai thực hiện các y kiến chỉ đạo của Ban Giám Đốc Trung tâm tới từng thành
viên.
* Mối quan hệ của Trung tâm với lãnh đạo Tổng công ty
Trong quá trình hoạt động kinh doanh Trung tâm luôn chủ động phối hợp
chặt chẽ với các phòng, ban quản lý của Tổng công ty trong công tác lãnh đạo,
tổ chức thực hiện những nhiệm vụ được ban lãnh đạo Tổng công ty giao trên
tinh thần bình đẳng, hợp tác vì sự phát triển của Tổng công ty.
Trung tâm chịu sự lãnh đạo của Hội Đồng Quản Trị Tổng công ty, sự điều

hành của Tổng Giám Đốc Tổng công ty và sự chỉ đạo trực tiếp của một Phó
giám đốc phụ trách.
18


Trung tâm có trách nhiệm quán triệt, tổ chức thực hiện các chủ trương,
đường lối. nghị quyết của Tổng công ty về công tác kinh doanh phát triển thị
trường nội địa.
Trung tâm thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác đầu tư,
phát triển chuỗi siêu thị, cửa hàng rau thực phẩm an toàn và các mặt công tác
khác theo quy định của Tổng công ty.
Chịu sự kiểm tra, giám sát của các bộ phận quản lý của Tổng công ty theo
quy định của pháp luật.
1.3.3 Chế độ thông tin, báo cáo
Trung tâm thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo các quy định của Tổng
công ty.
Các phòng, bộ phận nghiệp vụ của Trung tâm có trách nhiệm báo cáo Giám
Đốc theo đúng quy định của Tổng công ty và Trung tâm.
Cán bộ, nhân viên trong Trung tâm có trách nhiệm xử lý công việc trong thời
hạn sau đây:
+ Đối với các công việc có yêu cầu thời hạn cụ thể cần phải đảm bảo thời hạn
theo yêu cầu.
+ Trường hợp cần nhiều thời gian để xử lý công việc nhân viên phải đề xuất với
lãnh đạo Trung tâm để xin ý kiến chỉ đạo.

2. Về cơ cấu nhân sự
2.1 về sồ lượng
Tổng số cán bộ công nhân viên của Trung tâm cho đến thời điểm hiện tại là:
180 người.

19


Trong đó:
Ban Lãnh Đạo

:

03 người

Phòng Hành chính- Tổng hợp

:

12 người

Phòng Khai Thác Nguồn Hàng

:

08 người

Phòng Marketing

:

06 người

Phòng Kế Toán

:

11 người

Bộ Phận Đầu Tư

:

03 người

Bộ Phận Công Nghệ Thông Tin

:

02 người

Bộ Phận Phát Triển Thị Trường

:

15 người

Các Siêu Thị Chuỗi Cửa Hàng Tiện Ích

:

120 người

Với:
+ 47 nam

+133 nữ
Theo đó, Trung tâm có 01 Giám Đốc, 02 Phó Giám Đốc và đội ngũ cán bộ
nhân viên các phòng, bộ phận nghiệp vụ và chuỗi siêu thị cửa hàng tiện ích như
đã nêu ở trên
Giám Đốc và Phó Giám Đốc do Tổng Giám Đốc Tổng công ty bổ nhiệm, các
chức danh còn lại do Giám Đốc Trung tâm bổ nhiệm trên cơ sở đề án nhân sự
được Tổng Giám Đốc Tổng công ty phê duyệt
2.2 Về chất lượng
* Về trình độ chuyên môn
Trình Độ

Số Lượng ( Người)

Tỷ Lệ (%)
20


Trên Đại Học
Đại Học
Cao Đẳng
Trung Cấp/ Sơ Cấp
Cử Nhân Kinh Tế
Lao Động Phổ Thông

0
56
09
80
02
29

0
31,8
5,11
45,5
1,13
16,46

Số Lượng (Người)
02
12
17

Tỷ Lệ (%)
1,13
6,81
9,65

* Về trình độ ngoại ngữ
Trình Độ
A
B
C

2.3 Công tác phát triển nhân sự
Trên cơ sở hoạt động theo quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm
được phê duyệt vào tháng 12 năm 2010 Trung tâm đã tiến hành kiện toàn nhân
sự: Hội đồng lương, Hội đồng thi đua khen thưởng Trung tâm. Đồng thời, tiến
hành rà soát, xây dựng hệ thống chức danh công việc và bản mô tả cho từng
người.Đảm bảo phân công công việc hợp lí và lựa chọn được người phù hợp với

công việc để họ có cơ hội phát huy trình độ chuyên môn cũng như sở trường của
mình vào hoàn thành công vệc.
Trung tâm đã thực hiện công tác tổ chức cán bộ đó là:
+ Tiếp nhận 54 lao động từ công ty Sản xuất – Xuất nhập khẩu Nông sản Hà
Nội theo quyết định điều chuyển màng lưới;
+ Tuyển dụng mới 32 lao động cho các phòng, bộ phận sau: phòng kế toán,
phòng hành chính- tổng hợp, phòng khai thác nguồn hàng, bộ phận công nghệ
thông tin, bộ phận phát triển thị trường;
+ Điều động 15 lượt nhân viên.
Công tác thi đua khen thưởng , bảo hiểm xã hội và chế độ chính sách về lao
động tiền lương cho cán bộ nhân viên trong Trung tâm luôn tuân thủ đúng quy
định pháp luật và của Tổng công ty

21


Trung tâm đã tiến hành điều chỉnh quy chế phân phối tiền lương theo hướng
tạo ra sự phấn đấu cạnh tranh lành mạnh giữa các cá nhân.
Năm 2011, Trung tâm đã tổ chức 03 khóa đào tạo cho 24 lượt người, đối
tượng là đội ngũ nhân viên bán hàng, thu ngân , kế toán tại hệ thống siêu thị
chuỗi cửa hàng tiện ích của Trung tâm. Đồng thời, cử 09 lượt người bao gồm 09
cán bộ chủ chốt tham gia các khóa đào tạo do Tổng công ty và các đơn vị đào
tạo tổ chức.
2.4 Lương và chế độ đãi ngộ nhân viên
Tiền lương của người lao động được thanh toán một lần trong vòng từ mồng
05 đến mồng 10 hàng tháng. Nếu kỳ thanh toán trùng vào thứ 7, chủ nhật thì
chuyển việc thanh toán sang thứ hai tuần tiếp theo
Tiền lương của người lao động được phân phối theo nguyên tắc: công việc
được phân công, cá nhân thực hiện công việc được giao đòi hỏi trình độ chuyên
môn nghiệp vụ, tay nghề, cường độ lao động, năng suất hiệu quả công việc cao

hơn thì được hưởng tiền lương cao hơn.
Tiền lương được phân theo nhóm chức danh công việc, theo đó người lao
động làm việc gì thì xếp lương vào việc đó; trong cùng nhóm chức danh người
nào đảm nhận công việc có độ phức tạp hơn, tính tổng hợp cao hơn, khối lượng
công việc lớn hơn và chất lượng lao động đòi hỏi cao hơn thì xếp hệ số lương
cao hơn. Khi người lao động thay đổi chức danh công việc thì hẹ số tiền lương
cũng thay đổi theo tương ứng với chức danh công việc mới.
Định kỳ trong quí I hàng năm, Hội Đồng Lương Trung tâm cùng lãnh đạo
chủ chốt các bộ phận tiến hành họp xét xếp hệ số lương chức danh cho từng cán
bộ công nhân viên.Căn cứ nhiệm vụ cụ thể được giao và kết quả công việc hoàn
thành trong kỳ trước để xếp vào các bậc lương trong nhóm cho phù hợp. Việc
xét xếp lương hàng năm được Hội Đồng Lương Trung tâm công bố công khai,
lãnh đạo phòng chịu trách nhiệm toàn bộ về việc đề xuất điều chỉnh lương của
cán bộ công nhân viên.

22


Hàng tháng căn cứ nhiệm vụ được giao và kết quả công việc mà người lao
động hoàn thành trong tháng để Trung tâm phân loại lao động và xếp lương cho
phù hợp:
+ Lao động xuất sắc
+ Lao động loại A
+ Lao động loại B
+Lao động loại C
Cán bộ công nhân viên được hưởng phụ theo cấp, được tham gia đóng bảo
hiểm theo quy định của pháp luật về lao động.
Có hình thức khen thưởng, động viên khuyến khích những tập thể, cá nhân
trong Trung tâm có nhiều thành tích như: hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được
giao, đật chất lượng tốt, có những sáng kiến trong tiết kiệm chi phí, sáng tạo

trong công việc, có thành tích nổi trội. khoản tiền này được lấy từ 20% quỹ tiền
lương dự phòng và được chi trả vào dịp sơ kết 6 tháng và tổng kết hoạt động sản
xuất kinh doanh cả năm.
Cán bộ công nhân viên được nghỉ các ngày lễ, tết, nghỉ việc riêng có hưởng
lương, nghỉ phép năm được hưởng lương theo quy định của Nhà nước và Tổng
công ty.
Đối với khối quản lý và cán bộ nghiệp vụ: lao động làm thêm giờ do tăng thên
khối lương công việc hay yêu cầu công tác thì thời gian làm thêm được bố trí
nghỉ bù, nếu không nghỉ bù được thì được bồi dưỡng tiền làm thêm giờ theo quy
định.
Ngoài ra, Trung tâm còn có chính sách đãi ngộ đặc biệt đối với mộ số lĩnh
vực cần lao động có trình độ cao.
II. Nhận xét, đánh giá
3.1 về cơ cấu tổ chức
“Cơ cấu tổ chức là cấu trúc bên trong và các quan hệ giữa các cá nhân, bộ phận
cấu thành tổ chức nhằm đảm bảo cho tổ chức vận hành tốt, đạt được các mục
tiêu đã đề ra”.và mỗi loại hình tổ chức khác nhau tùy thuộc vào quy mô, phạm
vi và lĩnh vực hoạt động mà có thể lựa chọn cho mình một cơ cấu tổ chức hợp lí.
23


Trên lý thuyết có rất nhiều loại cơ cấu tổ chức khác nhau, mỗi loại lại có
những ưu và nhược điểm khác nhau. Với những gì đã tìm hiểu được tại đơn vị
thực tập em được biết Trung tâm đã áp dùng mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến:
+ Đây là loại hình tổ chức đơn giản và tồn tại lâu đời nhất, nó chỉ rõ cấp trên,
cấp dưới trực tiếp.Nhà điều hành thực hiện quyền lực trực tuyến đối với thuộc
cấp, cá nhân thuộc một cấp nhất định.
+ Toàn bộ hoạt động của tổ chức được lãnh đạo điều hành theo tuyến thẳng
đứng, mỗi người chỉ phải báo cáo với một người
+ Đây là loại hình cơ cấu tổ chức thích hợp với quy mô nhỏ, nguồn tài chính

không đủ sức chi trả cho các hoạt động tham mưu
Theo đó mô hình này cũng có những ưu và nhược điểm nhất định, vì vậy khi
áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức này Trung tâm không thể tránh khỏi những hạn
chế, thiếu sót bên cạnh những điểm đã đạt được:
Như đã tìm hiểu ở trên thì Trung tâm mới được thành lập lại là đơn vị hạch
toán phụ thuộc và trực thuộc công ty mẹ- Tổng công ty thương mại Hà Nội; với
quy mô nhỏ- được tách từ phòng phát triển thị trường của Tổng công ty và sáp
nhập một số chức năng nhiệm vụ khác .Do đó, việc lựa chọn cơ cấu tổ chức
theo mô hình trực tuyến là hợp lý theo đó:
+ Giám đốc là người quản lý và điều hành mọi hoạt động tại Trung tâm , chịu
trách nhiệm trước Tổng công ty
+ Trưởng các phòng, bộ phận có trách nhiệm báo cáo kết quả công việc được
giao với Giám đốc Trung tâm
Điều này giúp cho Giám Đốc cùng ban lãnh đạo Trung tâm dễ dàng kiểm
soát được hoạt động tại Trung tâm cùng các nhiệm vụ, kế hoạch đã giao cho cấp
dưới.Thuận lợi trong việc ra quyết định ,tránh được tình trạng đùn đẩy trách
nhiệm.Điều đặc biệt đó là Giám đốc Trung tâm là người trực tiếp phụ trách
phòng kế toán và hệ thống chuỗi các cửa hàng và siêu thị.
Tuy nhiên,Trung tâm vẫn còn gặp phải một số khó khăn như:
+ Chức năng, nhiệm vụ một số bộ phận chưa được rõ ràng do Trung tâm mới
thành lập
24


+ Giữa các bộ phận chưa có sự giám sát lẫn nhau vì vậy, trong công việc
thiếu đi sự phối hợp và học hỏi cũng như chia sẻ với nhau
Mặc dù bước đầu còn gặp nhiều khó khăn song cho đến nay Trung tâm đã
dần đi vào quỹ đạo và hoạt động một cách ổn định. Trung tâm cũng không
ngừng cải tổ để hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức đáp ứng yêu cầu công việc
cũng như nhiệm vụ cấp trên giao phó

3.2 Về nhân sự
Nhân sự trong tổ chức là nguồn tài nguyên quý giá, là nhân tố quyết định sự
tồn tại, vận động và phát triển của các tổ chức. Đồng thời con người là hạt nhân
cơ bản cấu thành tổ chức và đảm nhận các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của tổ
chức
Mà như chúng ta đã biết, cùng với sự phát triển của xã hội khách hàng và xã
hội ngày càng đòi hỏi cao hơn đối với các tổ chức trong việc cung cấp, đáp ứng
các nhu cầu vật chất và tinh thần của mình cho dù đó là các tổ chức sản xuất
kinh doanh hay các tổ chức hành chính nhà nước.Vì vậy, vấn đề nhân sự và phát
triển nhân sự về cả số lượng lẫn chất lượng là một tất yếu khách quan. Và Trung
tâm phát triển thị trường nội địa cũng không nằm ngoài quy luật đó.
Thời điểm mới thành lập Trung tâm chỉ có 14 người với 03 phòng là: phòng
phát triển thị trường, phòng marketting và phòng kinh doanh, thì đến nay số
lượng cán bộ nhân viên của Trung tâm đã là 180 người. Điều này chứng tỏ
Trung tâm đã có sự phát triển nhanh về quy mô nguồn nhân lực. bên cạnh đó,
chất lượng nguồn nhân lực cũng không ngừng được cải thiện thông qua các
khóa đào tạo, huấn luyện nâng cao trình độ chuyên môn cùng như kỹ năng
nghiệp vụ
Nhìn chung đội ngũ nhân sự của Trung tâm đã được sắp xếp hợp lý đảm bảo
thực hiện nhiệm vụ được giao cũng như hoàn thành các mục tiêu chung đã đề
ra.Để làm được điều này Trung tâm cũng thực hiện các hoạt động: tuyển dụng,
đào tạo bồi dưỡng, thuyên chuyển, luân chuyển, điều động nhân sự theo lý

25