QUẢN LÍ TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN

1








QUẢN LÍ TUYỂN DỤNG
NHÂN VIÊN














TP HCM, 9-2006

2



Lời Cảm Ơn
XW


Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô đã nhiệt tình
giảng dạy trong lí thuyết cũng như thực hành của bộ môn Phân Tích
Thiết Kế Hệ Thống Thong Tin.
Vì còn một số kiến thức chưa nắm vững, cũng như kiến thức còn
hạn hẹp của nhóm nên nếu có gì sai sót xin thầy cô bỏ qua và góp ý
sửa chửa cho bài báo cáo này.
Xin cảm ơn quí thầy cô và các bạn rất nhiều.

Tp Hồ Chí Minh, 08/2006
Nhóm thực hi
ện



3


a. Nội dung đề tài:
Phòng tuyển dụng đưa ra yêu cầu tuyển dụng của công ty mình như sau:
• Tự động hóa quy trình tuyển dụng từ đơn vị yêu cầu tuyển dụng cho đến người phê duyệt
sau cùng nhằm các mục đích:
o
Truy tìm thông tin nhanh chóng chính xác
o
Tăng hiệu quả quản lý
o
Tiết kiệm thời gian và chi phí
• Ban quản lý việc tuyển dụng có thể quản lý, theo dõi tốt quá trình tuyển dụng (có thể xem
thông tin về việc tuyển dụng tại bất kỳ thời điểm nào)
• Đánh giá được chất lượng của quá trình tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng
1. Yêu cầu tuyển dụng nhân sự
• Yêu cầu này sẽ do Trưởng phòng/Trưởng bộ phận đảm trách.
• Khi có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân sự, các Trưởng phòng/Trưởng bộ phận đưa ra yêu cầu
tuyển dụng nhân sự bao gồm các thông tin chi tiết như sau: Phòng ban/Bộ phận yêu cầu,
ngày yêu cầu, vị trí tuyển dụng (chức danh), số lượng yêu cầu, mức độ cấp thiết, lý do yêu
cầu, ngày hết hạn nộp hồ sơ, tình trạng của yêu cầu, mô tả công việc, tiêu chuẩn tuyển dụng,
mức lương khởi điểm, nơi làm việc, ghi chú.

2. Phê duyệt yêu cầu
• Công việc này sẽ do các cán bộ phê duyệt, Giám đốc công ty, Giám đốc nhân sự đảm trách
• Sau khi yêu cầu tuyển dụng được lập, yêu cầu tuyển dụng sẽ được chuyển đến các cấp lãnh
đạo phê duyệt (đã được chỉ định trước). Tại đây nhân viên phê duyệt có thể xem kế hoạch
nhân sự (được lập từ đầu năm) để đưa ra quyết định:
 Nếu chấp nhận yêu cầu thì:
o Xác nhận đây có phải là nhân viên phê duyệt cuie cùng không.
) Nếu sai sẽ chuyển yêu cầu tuyển dụng đến cấp phê duyệt cao hơn.
) Nếu đúng, nhân viên phê duyệt sẽ bổ sung một số thông tin trước khi thông báo
tuyển dụng, thông tin bao gồm: người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại, email, ghi
chú.
o Ghi nh
ận lại một số thông tin trong quá trình phê duyệt yêu cầu tuyển dụng như người
duyệt, ngày duyệt, ghi chú
 Không chấp nhận: ghi rõ lý do không tuyển dụng

3. Thông báo tuyển dụng
• Công việc này sẽ do: Giám đốc nhân sự thực hiện
• Sau khi yêu cầu tuyển dụng đã được phê duyệt, yêu cầu tuyển dụng sẽ được in ra để có thể
thông báo ở bảng tin, đăng báo,…
4. Nhận hồ
sơ ứng cử viên
• Công việc này sẽ do Giám đốc nhân sự thực hiện
• Ứng cử viên nộp hồ sơ trực tiếp tại phòng Nhân sự. Ứng viên sẽ điền thông tin vào form
đăng ký tuyển dụng: Họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi sinh, quốc tịch,địa chỉ liên lạc, địa chỉ
thường trú, số CMND, điện thoại nhà, điện thoại nơi làm việc, di động, địa chỉ mail, tình
I. PHẦN TỔNG QUAN

4
trạng gia đình, chiều cao, cân nặng, vị trí tuyển dụng, ngày nộp hồ sơ, trình độ học vấn, các

khóa huấn luyện, kinh nghiệm làm việc, và các thông tin khác nếu cần: mục tiêu phát triển
sự nghiệp, đã từng là cán bộ quản lý, làm việc ngoài giờ, đi công tác tỉnh, thành phố khác,
những điểm mạnh, lĩnh vực mong muốn làm việc, khả năng bắt đầu nhận việc khi được
tuyển dụng, quan hệ gia đình, thông tin liên hệ.
5. Xét duyệt hồ sơ
• Công việc này sẽ do Giám đốc nhân sự, Trưởng phòng/Trưởng bộ phận thực hiện
• Khi nộp hồ sơ tại phòng Nhân sự, phòng Nhân sự sẽ lọc hồ sơ để xác định hồ sơ đạt yêu cầu
hay không đạt yêu cầu. Đối với các hồ sơ không đạt yêu cầu sẽ được tiếp tục xem xét và
quyết định có đưa vào danh sách các ứng viên tiềm năng hay không. Các ứng viên tiềm
năng sẽ được xem xét trong lần duyệt hồ sơ tiếp theo.
6. Lập lịch phỏng vấn và chỉ định cán bộ phỏng vấn
• Công việc này sẽ do Giám đốc nhân sự thực hiện.
• Xác nhận của cán bộ phỏng vấn: Công việc này do cán bộ phỏng vấn thực hiện
• M
ỗi ứng viên sẽ phỏng vấn qua nhiều vòng. Ở mỗi vòng, ứng viên sẽ được 1 cán bộ phỏng
vấn.
7. Thông báo lịch phỏng vấn cho các ứng viên
Công việc này do Giám đốc nhân sự thực hiện
8. Đàm phán với ứng viên
• Công việc này sẽ do Giám đốc nhân sự và Trưởng phòng thực hiện
• Sau khi vượt qua tất cả các vòng phỏng vấn, Giám đốc nhân sự và Trưởng phòng tiến hành
đàm phán với nhân viên v
ề mức lương, quy định, nội quy công ty.
• Sau khi đàm phán thành công, thông kê số lượng nhân sự ứng với từng vị trí tuyển dụng.
9. Chuyển hồ sơ ứng viên sang hồ sơ nhân viên
• Công việc này do Giám đốc nhân sự thực hiện
• Sau khi đàm phán với ứng viên thành công, chuyển hồ sơ ứng viên thành hồ sơ nhân viên.
Cho phép chỉnh sửa, bổ sung thông tin liên quan đến nhân viên

b. Thành viên tham gia và vai trò các thành viên:

- Nhóm gồm hai thành viên:
• Võ Xuân Tuấn Anh - Mã số : 04HC303
• Ngô Thảo Vân - Mã số : 04HC465
- Vai trò của từng thành viên:
• Lập báo cáo và thiết kế mô hình ER, thiết kế dữ liệu : Ngô Thảo Vân.
• Thiết kế mô hình DFD và tựa Marise, thiết kế giao diện, hệ thống : Võ Xuân Tuấn Anh.

c. Kế hoạch thực hiện:

Báo cáo được thực hiện từ ngày 19/07/2006 đến ngày 02/08/2006
• Ngày 19/07/2006 : Chuẩn bị tài liệu cần thiết và tìm hiểu về đề bài.
• Ngày 21/07/2006 : Họp nhóm thảo luận về đề tài và phân công công việc.
• Ngày 26/07/2006 : Hoàn thành mô hình dữ liệu ER.
• Ngày 28/07/2006 : Hoàn thành mô hình xử lý DFD và tựa Merise.
• Ngày 30/07/2006 : Bắt đầu lập báo cáo.
• Ngày 02/08/2006 : Hoàn thành báo cáo, kiểm tra lại và kết thúc báo cáo lần 1.
• Ngày 04/09/2006 : Tiến hành thiết kế dữ liệu, giao diện, hệ thống.
• Ngày 10/09/2006 : Tổng hợp bài làm.
• Ngày 14/09/2006 : Hoàn thành báo cáo lần 2.


5




a. Phân tích hiện trạng:
i. Sơ đồ tổ chức:

ii. Mô tả hoạt động hiện trạng bài toán tương ứng với từng vai trò:

• Trưởng phòng/ Trưởng bộ phận đảm trách: Khi có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân sự, các
Trưởng phòng/Trưởng bộ phận đưa ra yêu cầu tuyển dụng nhân sự, cung cấp đầy đủ các
thông tin chi tiết và kiểm tra hồ sơ các ứng viên đăng kí vào vị trí đuợc tuyển dụng.
• Cấp lãnh đạo ( các cán bộ phê duyệt, giám đốc công ty, giám đốc nhân sự): Có vai trò
kiểm tra và phê duyệt các yêu cấu tuyển dụng. Nếu chấp thuận yêu cầu tuyển dụng thì bộ
phân này sẽ cho phép tổ chức tyển dụng. Riêng giám đốc nhân sự sẽ quản lí tất cả các khâu
trong quá trình tuyển dụng.
• Ứng viên: các ứng viên muốn được tuyển dụng thì phải nộp đầy đủ các hồ sơ cần thiết tại
phòng nhân sự. Nếu hồ sơ đuợc chấp thuận thì các ứng viên sẽ tham gia quá trình phỏng vấn
theo lịch do công ty đưa ra. Sau đó, nếu được tuyển dụng thì các ứng viên sẽ hoàn tất hồ sơ
để trở thành nhân viên công ty.
iii. Nhận xét đánh giá của nhóm về hiện trạng:
Hiện trạng của đề tài khá đầy đủ. Công việc được chuyển tuần tự qua các khâu một cách hợp
lí. Cách thức nhận hồ sơ, đáp trả hồ sơ và tiến hành tuyển dụng không có sai sót. Chi tiết tuyển
dụng, chi tiết đăng kí của ứng viên cũng đầy đủ.
Tóm lại hiện trạng của đề tài không gặp các tình trạng thiếu vắng, kém hiệu lực hay dư thừa
tốn kém.
b. Phân tích dữ liệu:

i. Mô hình quan niệm dữ liệu ER (có đặc tả cho mô hình):
- Các nghiệp vụ chính:
¼ Đưa ra, kiểm tra yêu cầu tuyển dụng, chi tiết tuyển dụng.
¼ Tiếp nhận hồ sơ ứng viên, kiểm tra hồ sơ ứng viên.
¼ Phỏng vấn để tuyển dụng ứng viên
¼ Đàm phán để tuyển dụng nhân viên

Cấp lãnh đạo
Giám Đốc Công Ty Giám Đốc Nhân Sự
Phòng Ban
Trưởng phòng Nhân Viên

Phòng Nhân Sự
Ứng viên
Cán bộ phê duyệt
II. PHÂN TÍCH

6

- Thuyết minh cho mô hình dữ liệu:

THỰC THỂ CÁC THUỘC TÍNH
KHÓA
CHÍNH
GHI CHÚ
Trưởng
phòng
Phòng ban
Họ tên
Phòng ban
Họ tên
Người khởi xướng việc
tuyển dụng
TT Tuyển
dụng
Mã TTTD: Mã thông tin tuyển dụng
Ngày yêu cầu
Vị trí tuyển dụng (chức danh)
Số lượng yêu cầu
Mức độ cấp thiết
Lý do yêu cầu
Ngày hết hạn nộp hồ sơ

Tình trạng của yêu cầu
Mô tả công việc
Tiêu chuẩn tuyển dụng
Mức lương khởi điểm
Nơi làm việc
Ghi chú
Mã TTTD TTTD được Trưởng phòng
đề ra, để có thể tuy
ển dụng
cho 1 vị trí còn thiếu trong
phòng.
TB tuyển
dụng
Mã thông báo
Nội dung

Mã thông báo TB được GĐ Nhân sự lập
để thông báo đến các ứng
viên.

7
TB (thông
báo) không
duyệt
Mã TB không duyệt
Lí do

Mã TB không
duyệt
Thông báo nêu nguyên

nhân mà yêu cầu tuyển
dụng của trưởng phòng
không được thực hiện.
Cán bộ phê
duyệt

Chức vụ
Họ Tên

Chức vụ
Họ Tên
Các cán bộ này đảm nhận
vai trò tìm hiểu xem nhu
cầu tuyển dụng có cần thiết
hay không, để đưa ra quyết
định tuyển dụng hay không.

TB duyệt
Mã TB duyệt
Họ tên người lập
Chức vụ người lập
Email
Địa chỉ
Ngày lập
Ghi chú
Mã TB duyệt Khi yêu cầu tuyển dụng
hợp lí, thì thông báo duyệt
được đưa ra để bộ phận
nhân sự tiến hành tuyển
dụng.

GĐ Nhân sự

Họ tên Họ tên GĐ nhân sự nhận TB tuyển
dụng và tiến hành phân
công, điều phối quá trình
tuyển dụng.
Phòng nhân
sự
Mã phòng Mã phòng Trực thuộc sự quản lí của
GĐ Nhân sự, được giao cho
quá trình tuyển ứng viên
vào, và lọc ứng viên đủ tiêu
chuẩn được tuyển dụng.
Hồ sơ đăng kí
Mã hồ sơ
Vị trí tuyển dụng
Ngày nộp hồ sơ
Mã hồ sơ Hồ sơ tuyển dụng do ứng
viên đăng kí kèm theo vớI
thông tin của mình
ỨV đủ điều
kiện
Mã ỨVDDK: Mã ứng viên đủ diều
kiện
Mã ỨVDDK Những ứng viên được
phòng nhân sự xét là đủ
tiêu chuẩn tuyển dụng.
ỨV tiềm năng
Mã ƯVTN: Mã ứng viên tiềm năng Mã ƯVTN Những ứng viên được
phòng nhân sự xét là chưa

đủ tiêu chuẩn tuyển dụng.
CB phỏng
vấn
Họ tên Họ tên Các cán bộ đảm nhận vai
trò phỏng vấn tuyển dụng
nhân viên
ỨV trúng
tuyển
Mã ƯVTT: Mã ứng viên trúng tuyển Mã ƯVTT Những ứng viên đã lọt qua
vòng phỏng vấn
Nhân Viên
mới
Mã NV: Mã nhân viên Mã NV Nhân viến mới đã được
nhận vào công ty

8
Ứng viên
Số CMND
Họ tên
Ngày sinh
Giới tính
Nơi sinh
Quốc tịch
Địa chỉ liên lạc
Địa chỉ thường trú
Điện thoại nhà
Điện thoại nơi làm việc
Di động
Địa chỉ mail
Tình trạng gia đình

Chiều cao
Cân nặng
Trình độ học vấn
Các khóa huấn luyện
Kinh nghiệm làm việc
Số CMND Thông tin của ứng viên.

ii. Biểu diễn mô hình quan niệm ER bằng Power Designer:

lie n qua n
tu en hanh
dua ra
tie n han h
tham gi a
th am gi a
th am gi a
du a ra
tien hanh
th uc hi e n
du oc
dua radua ra
tie n hanh
gom
tie n han h
go m
tie n hanh
cho
tien hanh
dua ra
tien hanh

tien hanh lie n qua n
du a ra
tie n hanh
du a ra
tie n hanh
th uc hi e n
duoc tien hanh
lie n qua n
thuc hie n
TRUONG PHONG
Phong ban
Ho ten
CAN BO PHE DUYET
Chuc vu
Ho ten
TT TUYEN DUNG
Ma TTTD
Vi tri tuyen dung
Ngay yeu cau
So luong
Muc do can thiet
Ly do
N gay het ha n
Tinh t rang
Mo ta cong v iec
Ghi chu
Muc luong
Noi lam viec
Tieu c huan
TB KHONG DUY ET

Ma tb khong duy et
Li do
TB DUY ET
Ma tb duy et
Chuc vu nguoi lap
Ho ten nguoi lap
Email
Dia chi
Dien thoai
Ngay lap
Ghi chu
TB TUYEN DUNG
Ma th ong b ao
N oi dung
GIAM DOC NHAN SU
Ho ten
HO SO DANG KI
Ma ho so
Ngay nop
Vi tri tuy en dung
PHONG NHAN SU
Ma phong
UNG VIEN
CMND
Ho ten
Ngay sinh
Noi sinh
Quoc tich
Tinh t rang gia din h
Chieu cao

Can nang
DC lien lac
D C th uong t ru
Email
D T di dong
DT nha
DT lam viec
UV TIEM NANG
Ma UVTN
UV DU DIEU KIEN
Ma UVD D K
CAN BO PHONG VAN
Ho ten
U V TR U N G TU Y EN
Ma UVTT
NHAN VIEN MOI
Ma NV
LAP (1) KIEM DUYET
LAP (3)
LAP (2)
NHAN (1)
LAP (4)
RA LENH
NOP
NHAN (2)
LOC
PHONG VANLAP (5)
DAM PHAN
CHON
TIEP NHAN

9
c. Phân tích xử lý:

i. Xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng:
- Các yêu cầu chức năng:
 Yêu cầu lưu trữ:
 Lưu trữ những thông tin về vị trí tuyển dụng (vị trí gì, thuộc phòng ban nào).
 Lưu trữ lịch, thông báo tuyển dụng.
 Lưu trữ những thông tin ứng viên.
 Lưu trữ những thông tin các thông báo.
 Lưu trữ danh sách các nhân viên mới.
 Lưu trữ các cán bộ tham gia tuyển dụng.
 Yêu cầu nghiệp vụ:
¼ Đưa ra, kiểm tra yêu cầu tuyển dụng, chi tiết tuyển dụng.
¼ Tiếp nhận hồ sơ ứng viên, kiểm tra hồ sơ ứng viên.
 Yêu cầu kết xuất:
 Các thông báo.
 Danh sách ứng viên,Danh sách nhân viên mới.
 Thống kê phòng ban có nhiều đợt tuyển nhân viên nhất.
 Thống kê các cán bộ tham gia phỏng vấn nhiều nhất.
- Các yêu cầu phi chức năng:
¼ Phỏng vấn, đàm phán tuyển dụng nhân viên
¼ Tiếp nhận nhân viên.

ii. Mô hình quan niệm xử lý :
1. Phân tích mô hình quan niệm xử lý theo phương pháp DFD”
• Mô hình DFD cấp 1:

Danh sash UV duoc chon
Phong van UV
Loc UV
Tiep nhan danh sach UV
Tien hanh tuyen dung
Tiep nhan YCTD
TB phe duyet
Kiem tra yeu cau
KQ dang ki
Tham gia phong van
KQ Dam phan
Dang ki
Tiep nhan NV moi
Lap yeu cau tuyen dung
Truong
phong
Ung vien
1
Tuyen dung
+
GD nhan
su
CB phe
duyet
NV
phong
nhan su
CB
phong

van