TÌNH HÌNH CÔNG tác văn THƯ của văn PHÒNG QUẬN tây hồ

1

MỤC LỤC

Stt
1
2

Nội dung

3

I. Những vấn đề chung về UBND và Văn phòng HĐND & UBND
quận Tây Hồ
1. Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ
1.1. Quá trình hình thành và hoạt động của UBND quận Tây Hồ
1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
2. Vai trò của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
2.1. Vai trò của Văn phòng
2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
2.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND &
UBND quận Tây Hồ
II. Tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND
quận Tây Hồ
1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Văn
phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
1.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư
1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư
1.3. Công tác Văn thư được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng
2. Quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư

2.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
Văn thư
2.2. Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư
2.3. Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn thư
3. thực hiện các nội dung nghiệp vụ về công tác Văn thư
3.1. Tình hình ban hành văn bản của UBND và Văn phòng HĐND&
UBND Quận Tây Hồ
3.1.1. Tổ chức soạn thảo, duyệt, đánh máy văn bản
3.1.2. Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn bản
3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
3.2.1. Việc trình ký văn bản
3.2.2. Đóng dấu văn bản

4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

21
22
23
24
25
26
27

Trang
LỜI NÓI ĐẦU
04
A. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND 06
QUẬN TÂY HỒ

06
06
06
07
10
11
11
12
17
20
20
20
21
21
22
22

23
23
23
23
24
25
30
30
30


2

28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44

45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58

3.2.3. Đăng ký văn bản đi
32
3.2.4. Chuyển giao văn bản đi
34
3.2.5. Lập tập lưu văn bản
36
3.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
36
3.3.1. Tiếp nhận văn bản
37
3.3.2. Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến
37
3.3.3. Đăng ký văn bản đến
39
3.3.4. Trình ký văn bản đến

42
3.3.5. Sao văn bản
43
3.3.6. Chuyển giao văn bản đến
44
3.3.7. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
44
3.4. Lập hồ sơ hiện hành
44
3.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của văn phòng HĐND & 45
UBND quận Tây Hồ
3.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư chuyên trách
47
4. Một số nhận xét khai quát chung về công tác Lưu trữ
50
4.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ
50
4.2. Về công tác thu thập, bổ sung và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
50
4.3. Công tác chỉnh lý tài liệu
51
4.4. Công tác bảo quản tài liệu
51
4.5. Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu
52
B. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ THU HOẠCH BẢN THÂN
53
I. Nội dung thực tập
53
II. Thu hoạch bản thân

53
C. NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA 55
VĂN PHÒNG HĐND& UBND QUẬN TÂY HỒ. NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG
GÓP, KIẾN NGHỊ

I. Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ
1. Những thuận lợi
2. Những khó khăn
II. Những ý kiến đóng góp và kiến nghị
1. Đối với công tác Văn thư
2. Đối với công tác Lưu trữ
KẾT LUẬN

55
55
56
56
57
57
58


3

PHỤ LỤC

Stt

Nội dung

Trang

01

Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Tây Hồ

9

02

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

16

03

Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi

33

04

Mẫu và cách đăng ký văn bản đi

34

05

Mẫu bì văn bản

35

06

Mẫu mục lục văn kiện

36

07

Mẫu dấu đến

38

08

Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến

40

09

Mẫu và cách đăng ký văn bản đến

41

10

Mẫu phiếu ý kiến xử lý

42

11

Mẫu thể thức sao văn bản

43

12

Sơ đồ trang thiết bị phòng Văn thư

49

LỜI NÓI ĐẦU


4

Trong thời đại lịch sử nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò quan trọng cho
sự phát triển của xã hội và con người. Theo dòng chảy của thời gian, thế giới luôn có
sự vận động và phát triển không ngừng. Nhu cầu tìm lại quá khứ, hiểu biết hiện tại và
khám phá những điều mới mẻ là một tất yếu luôn tồn tại trong xã hội. Tài liệu là một
nguồn thông tin không thể thiếu nhằm phục vụ hoạt động của xã hội và con người.
Thông tin được gửi và nhận bằng nhiều phương tiện khác nhau. Trong đó văn
bản giấy tờ là một phương tiện chủ yếu và phổ biến nhất. Thông tin bằng văn bản
được thực hiện nhờ công tác Văn thư của mỗi cơ quan.
Văn bản là công cụ quản lý Nhà nước phổ biến của các cấp lãnh đạo. Là
phương tiện để các cấp, các ngành, các cơ quan thuộc mọi lĩnh vực trao đổi thông tin;
phục vụ hoạt động của các cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo công tác quản lý, điều

hành trong cơ quan được thông suốt qua việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác Văn thư trong quản lý Nhà nước, đặc
biệt là trong tình hình đổi mới đất nước, vấn đề này càng được Đảng và Nhà nước
quan tâm. Đồng thời nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngày 18 tháng 12 năm 1971
Bộ trưởng Phủ thủ tướng đã ban hành Quyết định số 109/TB về việc Thành lập
trường Trung học Văn thư Lưu trữ. Với nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán
bộ chuyên nghiệp văn thư, lưu trữ bậc trung học và hệ nghề. Hàng năm Nhà Trường
đào tạo được hàng trăm cán bộ có nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ ra làm việc ở các lĩnh
vực.
Từ khi thành lập đến nay, qua hơn 35 năm xây dựng và phát triển. Trường đã
có nhiều đổi thay, thành lập thêm một số ngành đào tạo như: Thư ký, Hành chính văn
phòng, Tin học văn phòng… để phù hợp với thực tế xã hội ngày càng phát triển.
Trường đã được nâng cấp lên Cao đẳng theo Quyết định số 3225/QĐ- GD&ĐTTCCB ngày 15/6/2005 với tên gọi “Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI ”.
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI có nhiệm vụ:
- Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ có trình độ cao đẳng và các trình độ thấp hơn
trong lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phòng, Tin học văn phòng, Thông
tin thư viện và Thư ký văn phòng.
- Nghiên cứu khoa học phục vụ yêu cầu phát triển Kinh tế- Xã hội.


5

Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ đào tạo của mình, trong quá trình đào tạo
Nhà trường rất chú trọng rèn luyện tay nghề cho học sinh với phương châm “ Học đi
đôi với hành”. Chính vì vậy, cuối mỗi khoá học là Nhà trường tổ chức cho học sinh đi
thực tập, tạo điều kiện cho học sinh học hỏi, lĩnh hội công tác văn thư thực tế ở các
cơ quan.
Được sự đồng ý của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ qua sự giới
thiệu của Nhà trường. Em được đến thực tập tại Văn phòng UBND quận Tây Hồ từ
ngày 22/5 đến ngày 16/9/2006. Trong suốt quá trình thực tập, em đã nhận được sự

giúp đỡ của các cô, các chú, các anh chị là nhân viên Văn phòng. Được sự hướng dẫn
nhiệt tình của cán bộ Văn thư và Lưu trữ ở đây, em đã được tập sự làm những công
việc thuộc chuyên môn nghiệp vụ của người cán bộ văn thư cũng như làm quen với
công tác văn phòng.
Em xin được bày tỏ lòng biết ơn đến Nhà trường, Khoa Văn thư và các thầy cô
đã tạo điều kiện cho em đi thực tập. Để em có cơ hội trau dồi kiến thức, vận dụng lý
thuyết vào thực tiễn một cách linh hoạt hơn. Cảm ơn các cô, các chú và các anh chị
trong Văn phòng UBND quận Tây Hồ đã chỉ bảo nhiệt tình trong quá trình em thực
tập, giúp em nâng cao tay nghề, tìm hiểu và đi sâu vào thực tế công việc. Từ đó em
càng vững tin và có tinh thần yêu nghề hơn.
Kết quả thực tập của em được thể hiện trong bản báo cáo này. Đây là toàn bộ
sản phẩm mà em tiếp thu được trong gần 04 tháng thực tập tại Văn phòng HĐND &
UBND quận Tây Hồ về nghiệp vụ văn thư. Mặc dù nhận được sự giúp đỡ của thầy cô
cũng như cán bộ hướng dẫn thực tập. Song chắc không tránh khỏi những thiếu sót
trong bài báo cáo này. Vì vậy em mong được sự góp ý của các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!
Tây Hồ, tháng 9 năm 2006
Học viên

Bùi Thị Nga


6

A - TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG
HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ
I - NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG
HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ
1. Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ.
1.1. Quá trình hình thành và hoạt động của UBND quận Tây Hồ

UBND quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính thuộc UBND Thành phố Hà
Nội, được thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28 tháng 10 năm 1995 của Chính
phủ trên cơ sở các phường: Bưởi, Thuỵ Khuê, Yên Phụ của quận Ba Đình và các xã:
Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng của Huyện Từ Liêm.
UBND Quận bắt đầu hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 1996 với các phường
chính thức là: Xuân La, Quảng An, Tứ Liên, Nhật Tân, Phú Thượng, Thuỵ Khuê,
Yên Phụ và Bưởi.
∗ Địa giới hành chính: Tây Hồ là quận nằm ở phía Tây Bắc của Thủ đô.
+ Phía Đông giáp huyện Gia Lâm và quận Ba Đình;
+ Phía Tây giáp huyện Từ Liêm;
+ Phía Nam giáp quận Ba Đình;
+ Phía Bắc giáp huyện Đông Anh .
Hiện nay toàn Quận có 69713 nhân khẩu với diện tích tự nhiên là 2042,7 ha.
Là một quận mới nhưng được Đảng, Chính quyền cùng với các Sở, Ban,
Ngành Thành phố quan tâm giúp đỡ. Đến nay, qua hơn 10 năm xây dựng và phát
triển hệ thống bộ máy chính quyền UBND quận đã kiện toàn, thực hiện tốt nhiệm vụ
quản lý nhà nước trên địa bàn ở mọi lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội, an
ninh quốc phòng…


7

UBND quận Tây Hồ luôn đẩy mạnh mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội và có
mối quan hệ cộng tác với UBND Thành phố, các Sở, Ban, Ngành Thành phố, Đảng
bộ quận, HĐND quận và UBND các phường trên địa bàn.
1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ hoạt động trên cương vị là một tổ chức cấp quận, huyện
và có quy mô bộ máy lớn. Là một cơ quan quản lý nhà nước thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HĐND và UBND
ngày 26 tháng 11 năm 2003. Bộ máy UBND quận Tây Hồ là toàn bộ hệ thống các

thành viên và các phòng, ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến.
∗ Tổ chức bộ máy:
+ 01 Chủ tịch
+ 02 Phó Chủ tịch
+ 01 Chánh Văn phòng
+ 02 Phó Văn phòng
+ Các uỷ viên
Bộ máy của UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Quyết định số 20/2004/QĐUB ngày 30 tháng 8 năm 2004 của UBND quận về việc phân công công tác của các
thành viên UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2004 - 2009.
a. Chủ tịch UBND quận Tây Hồ:
- Là người lãnh đạo , điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND quận
- Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng quận, Hội đồng nghĩa vụ quân sự.
Hội đồng phối hợp công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật quận, Hội đồng
giải phóng mặt bằng, trưởng ban chỉ đạo thi hành án…
- Xử lý các vấn đề có liên quan đến các ngành: công an, toà án, viện kiểm sát
nhân dân, đội thi hành án, ban chỉ huy quân sự và phòng thống kê quận.


8

- Chủ trì các phiên họp của UBND quận, đảm bảo mối quan hệ với thành phố ,
quận uỷ, HĐND quận, Toà án nhân dân quận, Viện kiểm sát nhân dân quận, Uỷ ban
mặt trận tổ quốc quận, Liên đoàn lao động quận và các đoàn thể nhân dân quận.
- Trực tiếp phụ trách các phòng: Phòng Tổ chức chính quyền, Kế hoạch - Kinh
tế, Thanh tra, Ban quản lý dự án….
b. Phó Chủ tịch UBND quận:
UBND quận Tây Hồ có 02 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch , trong đó 01
Phó Chủ tịch phụ trách về Văn xã, 01 Phó Chủ tịch phụ trách về Kinh tế và Đô thị.
Các Phó Chủ tịch làm việc theo sự phân công của Chủ tịch và có nhiệm vị chỉ đạo
điều hành hoạt động một số phòng, ban chuyên môn của UBND quận.

Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể UBND quận, HĐND quận về
những quyết định, những ý kiến chỉ đạo điều hành, những kết quả công việc thuộc
các lĩnh vực được phân công. Cùng tập thể UBND quận chịu trách nhiệm về hoạt
động của UBND quận trước UBND Thành phố, Quận uỷ và HĐND quận.
∗ Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã:
Chịu trách nhiệm trực tiếp về chức năng quản lý nhà nước trên các hoạt động
về văn hoá - xã hội trên địa bàn quận, trực tiếp quản lý các đơn vị: phòng Văn hoá
thông tin, Trung tâm thể dục thể thao, phòng GD & ĐT, phòng LĐTB & Xã Hội, uỷ
ban dân số kế hoạch hoad gia đình, uỷ ban chăm sóc và bảo vệ trẻ em , bảo hiểm,
công tác tôn giáo, thông tin đại chúng.
∗ Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế và Đô thị:
Chịu trách nhiệm trực tiếp về quản lý nhà nước về công tác thu chi ngân sách,
hoạt động kinh tế, tài chính, nông nghiệp, công nghiệp, giao thông công chính, khoa
học công nghệ, thương mại, doanh nghiệp, du lịch, quản lý đất đai, xây dựng trên địa
bàn quận, địa chính, quản lý thị trường, quản lý đô thị, ban quản lý dự án.


9

c. Các phòng ban chuyên môn trực thuộc
Theo Quyết định số 4428/QĐ-UB ngày 15 tháng 12 năm 1995 của UBND
Thành phố Hà Nội về việc thành lập các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND
quận Tây Hồ thì UBND quận Tây Hồ có 12 phòng ban. Qua hơn 10 năm hoạt động,
UBND quận Tây Hồ có sự thay đổi tên một số phòng ban cho phù hợp. Đến nay,
UBND quận Tây Hồ gồm 12 phòng ban sau:
1. Văn phòng UBND quận
2. Phòng Tổ chức chính quyền
3. Phòng Thanh tra quận
4. Phòng Lao động Thương binh và Xã hội
5. Phòng Tư pháp

6. Phòng Giáo dục và Đào tạo
7. Trung tâm Y tế
8. Phòng Kế hoạch - Kinh tế
9. Phòng Tài chính
10. Phòng Tài nguyên Môi trường
11. Phòng Xây dựng đô thị
12. Phòng Văn hoá thông tin - Thể dục thể thao
Các phòng hoạt động theo chức năng nhiệm vụ riêng của mình theo sự lãnh
đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch; giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.
Ngoài ra còn có các Hội: Hội Cựu chiến binh, Hội Người cao tuổi, Hội chữ thập đỏ,
Hội Luật gia. Hội Nông dân, Hội Phụ nữ và các đội: Đội Quản lý thị trường, Đội thi
hành án, Đội Thanh tra và các Đoàn thể.


10

1.3. chức năng nhịêm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ với tư cách là cơ quan hành chính nhà nước, thi hành
quản lý các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trên lãnh
thổ của mình theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết củaUBND quận và các cơ
quan cấp trên.
a. Chức năng:
- Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, văn hoá, xã hội,
giáo dục, y tế và dịch vụ du lịch;
- Về thu chi ngân sách của điạ phương;
- Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;


11

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội;
- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước của các tổ chức và công
dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư khiếu nại.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn:
UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo điều hành các chương trình
công tác tuần, tháng, quý, năm; quẩn lý, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản
lý nhà nước theo luật tổ chức HĐND và UBND. UBND quận thảo luận tập thể và
quyết định theo đa số các vấn đề sau:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển KT-XH, an ninh quốc phòng dài
hạn và hàng năm của quận. Kế hoạch đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm
của quận trình HĐND quận quyết định.
- Xây dựng chương trình công tác hàng năm của UBND quận, các biện pháp
thực hiện Nghi quyết của HĐND quận về kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng; thông
qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận;
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và
thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của nhà nước. Bổ nhiệm,
miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể và cá nhân do UBND quận trực
tiếp quản lý;
- Kết luận nhứng vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt do
UBND quận quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật khiếu nại –
tố cáo;
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá nhân
thành viên UBND quận hàng nặm;
- Những vần đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND
quận hoặc những vấn đề mà chủ tịch UBND quận thấy cần thiết phải đưa ra lấy ý
kiến của tập thể.
2. Vai trò, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn
Phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ.
2.1. Vai trò của Văn phòng UBND quận Tây Hồ:

12

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh
đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
Là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND quận, Văn phòng HĐND & UBND
quận Tây Hồ chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND và
UBND quận. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp, tham mưu giúp việc cho Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch; là mắt xích của các mối quan hệ công tác của UBND quận. Vì
thế Văn phòng có vai trò trọng điểm, cần thiết đối với UBND quận. Văn phòng làm
việc khoa học giúp UBND quận hoạt động có hiệu quả hơn.
Thấy rõ điều đó nên UBND quận đặc biệt quan tâm đến sự phát triển của Văn
phòng, xây dựng một bộ máy văn phòng gồm đầy đủ biên chế nhân sự, điều kiện
trang thiết bị làm việc đạt hiệu quả. Văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ hoạt
động theo chế độ Thủ trưởng, có con dấu và tài khoản riêng đảm bảo tư cách pháp
nhân.
2.2. Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ:
Tuỳ theo tính chất, quy mô tổ chức của mỗi cơ quan mà Văn phòng được tổ
chức mang tính chất riêng cho phù hợp. Nằm trong quy môlớn của UBND quận, Văn
phòng HĐND & UBND có đầy đủ các bộ phận biên chế nhân viên cần thiết để đảm
bảo hoạt động một cách độc lập nhưng tác động đến sự vận hành chung của UBND
quận. Văn phòng hoạt động dưới sự điều hành của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.
Hiện nay, Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có 37 cán bộ, nhân viên,
trong đó 24 cán bộ nhân viên biên chế và 113 nhân viên hợp đồng.
- Về trình độ:
+ Tỷ lệ tốt nghiệp Đại học và Cao đẳng là 15/37 chiếm 40%
+ Tốt nghiệp Trung cấp là 6/37 chiếm 16%
+ Tốt nghiệp THPT và THCS là 16/37 chiếm 44%
- Về chuyên môn đào tạo:

13

Trong số nhân sự Văn phòng thì có 8 người được đào tạo chuyên ngành Luật,
còn lại là tốt nghiệp ngành Y tế, Thương mại, Ngoại ngữ, Báo chí, Nghiệp vụ Văn
thư – Lưu trữ…
Bộ máy của Văn phòng UBND quận bao gồm các bộ phận với số lượng nhân
sự như sau:
+ Chánh Văn phòng: 01 người
+ Phó Văn phòng: 02 người
+ Bộ phận Tham mưu – tổng hợp: 05 người
+ Bộ phận Kế toán – Tài vụ: 02 người
+ Bộ phận Tư pháp: 04 người
+ Bộ phận Tiếp dân và tiếp nhận hồ sơ hành chính: 02 người
+ Bộ phận Thi đua – Khen thưởng: 01 người
+ Bộ phận Hành chính quản trị: 18 người
+ Bộ phận Văn thư – Lưu trữ: 03 người
Theo quy chế làm việc của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, các bộ
phận thực hiện chức năng nhiệm vụ sau:
a. Chánh Văn phòng:
Là người đứng đầu, lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Văn phòng,chịu
trách nhiệm trước Thường trực HĐND và UBND quận về toàn bộ công tác của Văn
phòng. Tổ chức chỉ đạo cán bộ công chức nhân viên trong Văn phòng. Trực tiếp phụ
trách công tác tổ chức bộ máy và nhân sự của Văn phòng, bộ phận chuyên viên tổng
hợp, kế toán tài vụ, công nghệ thông tin, thi đua khen thưởng, hành chính quản trị.
Chức năng nhiệm vụ cụ thể của Chánh Văn phòng:
- Bố trí, sắp xếp nhân sự của Văn phòng phù hợp với năng lực và chuyên môn
công tác ;
- Dự thảo các chương trình, chỉ đạo điều hành công tác của Văn phòng theo

các chương trình, kế hoạch công tác của HĐND và UBND quận;


14

- Theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thừi tình hình, phục vụ cho việc chỉ đạo
của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch. Truyền đạt các nghị quyết,
quyết định, chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND quận;
- Chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên và đột xuất
của HĐND, UBND quận, của các đoàn Đại biểu Thành phố theo dõi tham mưu công
tác thi đua khen thưởng;
- Xếp lịch công tác tuần và lịch tiếp dân cho Thường trực HĐND, Chủ tịch,
Phó Chủ tịch và các uỷ viên UBND quận;
- Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của Thường trực HĐND và UBND quận;
- Chỉ đạo công tác quản trị, là chủ tài khoản điều hành thu chi ngân sách của
Văn phòng;
- Quản lý công tác. Phó Văn thư – Lưu trữ.
b. Phó Văn phòng
Là người giúp việc cho Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân về các
nhiệm vụ được phân công, trực tiếp phụ trách bộ phạn Tư pháp, tiếp dân và hiải quyết
khiiêú nại tố cáo công tác văn bản, văn thư – lưu trữ.
Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có 02 Phó Văn phòng, một Phó Văn
phòng phụ trách hành chính quản trị và một Phó Văn phòng phụ trách Tư pháp – Văn
thư lưu trữ.
∗ Phó Văn phòng phụ trách Hành chính quản trị:
Quản lý các mặt hành chính thuộc Văn phòng như giao dịch, phòng họp, phòng
máy, điện nước, bảo vệ, lái xe… phục vụ hoạt động của Văn phòng và UBND được
thông suốt.
∗ Phó Văn phòng phụ trách Tư pháp –Văn thư lưu trữ:
Thực hiện công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật; tham gia xây dựng và

quản lý văn bản pháp quy của quận; công tác tiếp dân; tham mưu giải quyết khiếu nại
tố cáo thuộc thẩm quyền của UBND quận; thực hiện công tác hộ tịch, chứng thực;
quản lý công tác văn thư lưu trữ.


15

Các Phó Văn phòng được ký các văn bản theo sự uỷ quyền của UBND quận và
một số văn bản theo sự phân công và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công
của Chánh Văn phòng.
c. Nhiệm vụ các bộ phận:
∗ Bộ phận Tham mưu – tổng hợp:
Các chuyên viên thuộc bộ phận này được Chánh Văn phòng phân công theo
dõi, giúp việc thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận trên
các lĩnh vực: tổng hợp, thi đua khen thưởng, nội chính, kinh tế, quản lý xây dựng đô
thị, văn hoá, xã hội, tôn giáo.
∗ Bộ phận Kế toán – tài vụ:
- Lập dự toán cấp phát chi tiêu tài chính của HĐND, UBND quận, lập các
phòng, ban, ngành thuộc quỹ lương Văn phòng quản lý;
- Thực hiện kiểm quỹ, tạm ứng, hoàn ứng và thanh quyết toán cũng như các dự
án mua sắm, sữa chữa trang thiết bị theo quy định của Nhà nước;
- Quản lý nhập xuất tài chính tài sản, kiểm tra chứng từ và kiểm kê tài khoản
theo định kỳ để báo cáo lên cấp trên.
∗ Bộ phận Tư pháp:
- Thực hiện quản lý thống nhất các văn bản quy phạm pháp luật của HĐND,
UBND quận;
- Soạn thảo, tham gia soạn thảo các văn bản pháp quy theo sự phân công của
Thường trực HĐND và UBND quận;
- Tổ chức truyên truyền giáo dục pháp luật trên dịa bàn quận;
- Thực hiện công tác hộ tịch, chứng thực;

- Hướng dẫn và tổ chức hoạt động của tổ hoà giải cơ sở.
∗ Bộ phận Tiếp dân và tiếp nhận hồ sơ hành chính:
- Thường trực , hướng dẫn công dân đến yêu cầu, kiến nghị, khiếu nại với
Thường trực HĐND, UBND quận;
- Tiếp nhận các đơn thư tố cáo của công dân để báo cáo Phó Văn phòng phụ
trách tham mưu giải quyết những việc thuộc thẩm quyền UBND quận;


16

- Phối hợp với các đơn vị liên quan để tham mưu cho HĐND, UBND xử lý, trả
lời đơn thư, khiếu nại, tố cáo.
∗Bộ phận Thi đua – khen thưởng:
Thực hiện mảng thi đua trong công tác cũng như các các hoạt động khác của
cán bộ, nhân viên . Theo dõi các phong trào mà UBND quận tổ chức để xác định
mức khen thưởng. Giúp cấp trên nhận định thành tích công tác của các đơn vị và cá
nhân qua hàng năm.
∗ Bộ phận Hành chính – quản trị:
- Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc cán bộ công chức trong UBND quận cháp
hành nghiêm các quy định, nội quy của cơ quan;
- Quản lý và lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị ,đảm bảo phương tiện, cơ
sở vật chất phục vụ cá hoạt động của UBND;
- Tổ chức công tác lễ tân phục vụ HĐND và UBND;
- Bảo vệ an toàn và vệ sinh môi trường cơ quan;
- Lưu chuyển công văn của HĐND và UBND đảm bảo kịp thời, an toàn và bí
mật mội dung các văn bản.
∗ Bộ phận Văn thư – Lưu trữ:
+ Nhiệm vụ của cán bộ văn thư:
- Tiếp dân và phát hành các loại công văn, giấy tờ tài liệu của HĐND, UBND
quận đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chính Nhà nước;

- Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu, giấy mời;
- Thực hiện nghiêm Quyết định số 792/1998/QĐ- UB ngày 30/6/1998 của
UBND quận Tây Hồ ban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo, trình ký ban
hành và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND quận và các phường;
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ- CP
ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
+ Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ:


17

- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu giữ
cac loại tài liệu của HĐND và UBND quận;
- Thống kê đầy đủ cac loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác bằng sổ
thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả;
- Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị để đưa vào
kho lưu trữ, tham mưu việc huỷ tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo đúng quy định.

2.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND &
UBND quận Tây Hồ.
Mỗi cơ quan có một cơ cấu tổ chức khác nhau. Bởi chức năng nhiệm vụ và
quyền hạn của mỗi cơ quan là khac nhau. Là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND
quận, Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ hoạt động theo nguyên tắc thủ


18

trưởng dưới sự điều hành trực tiếp toàn diện của Thường trực HĐND và UBND
quận. Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có những chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn riêng thể hiện vị trí quan trọng của mình.

a. Chức năng:
Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ là một văn phòng quản trị lớn của
UBND quận, thực hiện hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp và hành chính
quản trị.
∗ Chức năng tham mưu tổng hợp:
- Nghiên cứu, đề xuất tham mưu, tổng hợp cho lánh đạo điều hành công việc
có hiệu quả. Chủ tịch UBND là người chỉ đạo chung mọi lĩnh vực. Song Chủ tịch
không thể nắm chắc những đặc trưng, tính chất công việc và các hoạt động một cách
thường xuyên. Vì vậy, bộ phận Tham mưu tổng hợp thuộc Văn phòng đã giúp đỡ sự
lãnh đạo, giải quyết công việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch.
- Chức năng tham mưu tổng hợp thể hiện thông qua việc xây dựng chương
trình làm việc cho UBND; chuẩn bị báo cáo về hoạt động của UBND, theo dõi đôn
đốc các phòng ban chuyên môn trong việc xây dựng các đề án.
- Tham gia ý kiến về nội dung và hình thức văn bản trong quá trình soạn thảo,
tổ chức thống nhất việc ban hành văn bản và tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ
của UBND quận.
∗ Chức năng hành chính quản trị:
- Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện đi lại để
phục vụ tốt hoạt động của UBND quận;
- Giúp lãnh đạo, các phòng ban thực hiện tốt mọi công việc và hoàn thành
những nhiệm vụ đệoc hiao theo nguyên tắc và quy định của UBND quận.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và đôn đốc theo dõi, báo cáo kịp
thời cho Thường trực HĐND và UBND tình hình thực hiện các chương trình kế
hoạch công tác của đơn vị trực thuộc. Xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6
tháng, 3 tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của UBND;


19

- Đảm bảo thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác chỉ
đạo, điều hành của Thường trực HĐND và UBND quận;
- Tổ chức truyền đạt các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, các kiến nghị chỉ đạo
của Thường trực HĐND và UBND quận đồng thời kiến nghị những biện pháp cần
thiết nhằm thúc đẩy việc thực hiện các nhiệm vụ đạt hiệu quả;
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND và UBND quận, đảm
bảo đúng trình tự, thủ tục, hình thức. Tổ chức văn thư lưu trữ bảo mật thông tin, hồ
sơ, công văn giấy tờ theo quy định;
- Tổ chức thực hiện các mối quan hệ làm việc giữa Thường trực HĐND và
UBND quận với các đơn vị trong và ngoài quận, các mối quan hệ đối nội, đối ngoại;
- Tiếp cán bộ và nhân dân đến liên hệ công tác hoặc khiếu nại với Thường trực
HĐND và UBND quận;
- Tổ chức phục vụ các cuộc họp của HĐND, Thường trực HĐND và UBND
quận. Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật cho Thường trực, các phòng,
ban, ngành, các đoàn thể thuộc quận công tác;
- Sử dụng có hiệu quả tài sản và công sản được giao, quản lý tài khoản chi trả
lương và chăm lo đời sống cho cán bộ, công chức hành chính thuộc UBND quận và
phòng ban;
- Nghiên cứu đề xuất UBND quậnban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền
các quy dịnh về thủ tục hành chính trong việc xử lý công việc và quản lý công văn,
giấy tờ trong UBND và các đơn vị trực thuộc.
∗ Chế độ làm việc:
- Cán bộ nhân viên Văn phòng thực hiện chế độ làm việc theo giờ hành chính.
Ngoài ra còn có thể đi làm ngoài giờ hoặc các ngày lễ, ngày nghỉ nếu có yêu cầu;
- Hàng tuần vào 16h ngày thứ 6 các bộ phận họp kiểm điểm đánh giá kết quả
côngtác và báo cáo với lãnh đạo Văn phòng;
- Báo cáo tình hình công tác hàng tuần lên Chủ tịch, các Phó Chủ tịch thông
qua giao ban. Báo cáo hành tháng lên Thường trực HĐND và UBND quận về tình
hình thực hiện nhiệm vụ và xin ý kiến chỉ đạo.

20

∗ Mối quan hệ công tác:
- Văn phòng chịu sự chỉ đạo của UBND quận trên cở chức năng nhiệm vụ
được phân công. Là đầu mối quan hệ công tác giữa UBND quận với Mặt trận Tổ
quốc, các đoàn thể nhân dân thuộc quận, với các phòng, ban, ngành chức năng và cá
phường;
- Văn phòng có nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho Thường trực HĐND quận, là
đấu mới liên hệ công tác giữa HĐND quận với UBND quận và các ban của HĐND;
- Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với chi bộ cơ quan UBND quận về kết
quả thực hiện các nghị quyết, thông tri, chỉ thị của Trung ương, Thành phố, Quận uỷ,
HĐND và UBND quận;
- Văn phòng phối hợp chặt chẽ với Văn phòng quận uỷ để thực hiện nhiệm vụ
chung đạt hiệu quả;
- Quan hệ công tác với các đoàn thể như: Công đoàn, Đoàn Thanh niênđể có
hoạt động tốt.
II. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND &
UBND QUẬN TÂY HỒ
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan. Là mắt xích nối
liền mọi hoạt động trong và ngoài cơ quan; giúp văn phòng thực hiện tốt chức năng
nhiệm vụ của mình.
Nội dung công tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng và ban hành văn bản;
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản;
- Bảo quản và sử dụng con dấu.
Đây là nội dung công viẹc chiếm phần lớn trong hoạt động của văn phòng.
Nhờ công tác văn thư mà viẹc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảm
bảo chính xác, kịp thời. Giúp cơ quan giải quyết công việc một cách nhanh chóng,

chính xác có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thể thức
và nội dung văn bản. Tránh khỏi sai lầm và những hạn chế về tệ nạn quan liêu giấy


21

tờ, đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của cơ quan, cung cấp
nguồn tài liệu cho lưu trữ cơ quan.
Như vậy công tác văn thư đóng vai trò quan trọng, cần thiết đối với một cơ
quan nói chung và văn phòng nói riêng. Xác định được điều đó nên UBND và Văn
phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ luôn chú trọng xây dựng và phát triển công tác
văn thư. Đảm bảo công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật và khoa học.
1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác văn thư của Văn
phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
1.1. Tình hình tổ chức công tác văn thư:
Được sự quan tâm của UBND, của Văn phòng HĐND & UBND nên tình hình
công tác văn thư khá đảm bảo.
Theo quy chế làm việc của Văn phòng HĐND & UBND quận thì văn thư được
tổ chức làm việc theo cơ chế “ Một cửa”.
Vì vậy, mọi văn bản giấy tờ đến UBND dù bất cứ nguồn nào cũng đều phải tập
trung tại phòng văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao.
Với những văn bản đến không được đăng ký tại phòng tiếp nhận hồ sơ và văn
thư thì chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm giải quyết.
Tất cả những văn bản do UBND và các đơn vị thuộc UBND quận làm ra cũng
đều phải tổng hợp về văn thư để làm thủ tục ban hành.
1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư:
Hiện nay, Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có 02 cán bộ làm công
tác văn thư. Theo quy chế làm việc của Văn phòng thì có 01 cán bộ chuyên tổ chức
quản lý văn bản đi, 01 cán bộ chuyên tổ chức quản lý văn bản đến.
Cán bộ văn thư của Văn phòng được đào tạo về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và

có trình độ đại học nên thực hiện công tác tốt, đạt hiệu quả. Lại được bồi dưỡng
chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề qua các lớp chính quy và tại chức do
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức.
Với bị trí quan trọng trong cơ quan nên văn thư được bố trí làm việc tại một
phòng riêng có đủ các trang thiết bị phục vụ công tác. Đặc biệt là được trang bị 02
máy vi tính cài phần mềm quản lý văn bản theo hệ thống của UBND Thành phố.


22

Nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ Văn thư đó là:
- Tiếp nhận và phát hành các loại công văn , giấy tờ, tài liệu của HĐND,
UBND quận đảm bảo đúng quy trình, thể thức của các văn bản hành chính nhà nước;
- Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu, giấy mời;
- Thực hiện nghiêm Quyết định số 792/1998/QĐ-UB ngày 30 tháng 6 năm
1998 của UBND quận Tây Hồ ban hành quy định tạm thời về quy định soạn thảo,
trình ký, ban hành và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND quận, phường;
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ.
Nhìn chung cả hai cán bộ văn thư đều làm tốt công việc của mình theo sự phân
công. Đảm bảo các quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi và đến nhanh chóng,
chính xác và khoa học. Góp phần cho mọi hoạt động của UBND được thông suốt.
1.3. Công tác văn thư được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng:
Công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ do Chánh Văn phòng trực tiếp chỉ
đạo, điều hành. Bởi văn thư là mảng lớn và quan trọng trong hoạt động của văn
phòng. Chánh Văn phòng là người chịu trách nhiệm chung về công tác văn thư – lưu
trữ đối với cấp trên.
2. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư
2.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư
của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ.

Cũng như các lĩnh vực công tác khác, công tác vưn thư của Văn phòng HĐND
& UBND nhận được sự quan tâm của các cấp, các ngành bằng những văn bản chỉ đạo
hướng dẫn nghiệp vụ công tác.
Qua quá trình thực tập, khảo sát tình hình công tác văn thư tại Văn phòng cho
thấy cán bộ văn thư thực hiện theo những văn bản do các cơ quan như: Chính phủ,
Bộ Nội vụ, Ban tổ chức Cán bộ chính phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước… ban
hành nhằm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ. Cụ thể một số văn bản sau:
- Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính ohủ về quy định và quản lý sử
dụng con dấu;


23

- Thông tư liên tịch số 32/TT- LB ngày 30/12/1993 của Bộ Nội vụ- Ban tổ
chức cán bộ chính phủ về hướng dẫn thi hành Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993;
- Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/4/2001 của Chính phủ về Công tác
văn thư;
- Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và
sử dụng con dấu;
- Văn bản số 64/VTLTNN- VP ngày 14/9/2004 của Văn phòng Cục Văn thư
Lưu trữ Nhà nước về thông báo giới thiệu trang thiết bị văn thư, lưu trữ và sách
nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ;
- Quyết định số 792/1998/QĐ- UB ngày 30/6/1998 của UBND quận Tây Hồ
ban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành và quản lý văn
bản thuộc thẩm quyền UBND quận.
Ngoài ra, để đảm bảo công tác văn thư thực hiện nhanh chóng, kịp thời và khoa
học thì Văn phòng UBND quận cũng có quy định và quy chế làm việc cho bộ phận
văn thư- lưu trữ.
Với những văn bản này giúp cán bộ văn thư của Văn phòng có thêm hiểu biết
về nghiệp vụ, vận dụng vào công việc để có hiệu quả cao mà lại theo đúng quy định.

2.2. Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư
Công tác văn thư đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Chánh Văn phòng và Phó
Văn phòng. Cứ mỗi năm, UBND quận Tây Hồ lại tiến hành kiểm tra công tác văn thư
một lần. Cách kiểm tra không theo định kỳ mà thường tiến hành bất ngờ nhằm xem
hoạt động nghiệp vụ văn thư thế nào. Điều này đòi hỏi cán bộ văn thư phải luôn đề
cao trách nhiệm của mình, làm việc nghiêm chỉnh theo quy định của Nhà nước, của
HĐND và UBND quận đề ra. Tạo nên và gìn giữ một nề nếp làm việc thống nhất.
2.3.Tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư
Để đánh giá công tác văn thư, hàng năm Văn phòng HĐND & UBND quận
Tây Hồ tổ chức sơ kết 6 tháng đầu năm và tổng kết công tác văn thư lưu trữ năm để
báo cáo lên HĐND và UBND quận. Qua việc này giúp cán bộ văn thư rút ra kinh


24

nghiệm với những gì còn tồn tại đồng thời có phương hướng đề nghị lên cấp trên với
những điểm cần thiết để phục vụ trong công tác của mình.
Cán bộ văn thư của Văn phòng là người chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc
trực tiếp việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư của các phường thuộc quận theo sự
hướng dẫn của Chánh Văn phòng.
3. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ về công tác văn thư
3.1. tình hình ban hành văn bản của UBND và Văn phòng HĐND &
UBND quận Tây Hồ
Văn bản là một phương tiện dùng để truyền đạt thông tin chủ yếu và mang tính
pháp lý cao. Đồng thời là công cụ để cấp trên điều hành cấp dưới, cấp dưới trình lên
cấp trên và các sở, ban, ngành trao đổi thông tin với nhau.
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn
do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình
thức nhất định và được đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau.
Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của

UBND quận. Chính vì vậy, công tác xây dựng và ban hành văn bản được thực hiện
ngay từ khi mới thành lập quận theo quy định của HĐND và UBND. Văn bản là sản
phẩm của cả tập thể hay của riêng 1 cá nhân nhưng đều được xây dựng và ban hành
theo quy định của Văn phòng HĐND & UBND quận.
3.1.1.Tổ chức soạn thảo, duyệt và đánh máy văn bản
∗Tổ chức soạn thảo:
Việc ban hành, lưu hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng
nhằm đảm bảo quá trình hoạt động của UBND quận. Chánh Văn phòng và Phó Văn
phòng là những người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo và ban hành văn
bản. Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có một đội ngũ chuyên viên thuộc
khối Văn xã, kinh tế giúp việc cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng, các
Phó Văn phòng trong quá trình soạn văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ lĩnh vực
được giao.


25

Công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND & UBND quận đảm bảo
đúng và đầy đủ các thông tin về thể thức, nội dung cũng như thẩm quyền ban hành.
Việc soạn thảo văn bản được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Bước 1. Chuẩn bị bản thảo: xác định rõ mục đích, yêu cầu và phạm vi đối
tượng điều chỉnh của văn bản . Căn cứ thẩm quyền ban hành để xây dựng bản thảo
cho phù hợp. Bản thảo phải đầy đủ thể thức, nội dung, có tính khả thi cao và được thủ
trưởng phê duyệt;
Bước 2. Tiến hành thu thập các thông tin cần thiết có liên quan đến văn bản
ban hành;
Bước 3. Căn cứ vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương trước khi soạn
thảo;
Bước 4. Tiến hành soạn thảo văn bản, khi soạn thảo thì người được giao trách
nhiệm soạn thảo sẽ căn cứ vào đề cương để soạn. Trong quá trình soạn thảo phải tổ

chức xin ý kiến các đơn vị có liên quan để đảm bảo tính thực thi của văn bản;
Bước 5. Sửa chữa và duyệt bản thảo: sau khi hoàn thành bản thảo, người soạn
phải trình thủ trưởng đơn vị xin ý kiến xử lý và ký duyệt. Những văn bản liên quan
nhiều ngành, nhiều lĩnh vực thì phải giữ lại bản thảo để các đơn vị cùng trao đổi;
Bước 6. Hoàn thiện văn bản: sau khi Chánh Văn phòng ký tắt vào bản thảo tức
là bản thảo đã được duyệt. Cán bộ soạn văn bản hoàn thiện nội dung và thể thức văn
bản theo đúng quy định của pháp luật.
∗ Duyệt văn bản:
Sau khi bộ phận chuyên viên của Văn phòng hoặc các đơn vị thuộc văn phòng
hoàn thành bản thảo. Chánh Văn phòng là người xem xét và phê duyệt trước khi
xuống phòng đánh máy và ban hành.
∗ Đánh máy văn bản:
Đánh máy là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư để hoàn thành một
văn bản trước khi làm thủ tục phát hành.
Văn phòng HĐND & UBND có một phòng máy riêng gồm hai nhân viên
chuyên đánh máy và in ấn. Mọi văn bản sau khi được Chánh Văn phòng duyệt đều