Một số vấn đề về công tác văn thư tại UBND phường yên phụ

LỜI CẢM ƠN
Thực tập cuối khóa là giai đoạn cần thiết và quan
trọng trong chương trình đào tạo Đại học hành chính, giúp
sinh viên nâng cao kiến thức thực tế giải quyết một số vấn
đề thắc mắc trong nhà trường. đồng thời giúp sinh viên tìm
hiểu tổ chức, hoạt động của bộ máy nhà nước và thể chế
hành chính nhà nước, nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của cán bộ, công chức nhà nước.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, Ban đào tạo
của Học viện hành chính Quốc Gia, các thầy cô giáo khoa
Nhà nước và Pháp luật, các cán bộ công chức UBND
Phường Yên Phụ đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình
thực tập.
Và đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo
Lương Thanh Cường – khoa Nhà nước và Pháp luật – Học
viện hành chính Quốc gia, Đồng chí Vũ Thị Minh: Trưởng
ban tài chính – Văn phòng UBND Phường Yên Phụ đã tận
tình giúp tôi hoàn thành tốt bản báo cáo này.
Hà Nội, ngày.... tháng 5 năm 2007
sinh viên
Nguyễn Phương Đường

MỞ ĐẦU

1


Công tác Văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản
phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích
chính của công tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quản
lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử

dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương
tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan.
Trong giai đoạn hiện nay, sự phát triển nhanh chóng
của khoa học kỹ thuật và yêu cầu cải cách hành chính Quốc
gia đòi hỏi việc cung cấp thông tin và các phương tiện cần
thiết cho hoạt động quản lý là vô cung quan trọng để đảm
bảo hiệu quả của quản lý.
Vì vậy tôi đã chọn đề tài: Một số vấn đề về công tác
văn thư tại UBND Phường Yên Phụ để viết báo cáo thực
tập.
Báo cáo chia làm 3 phần:
Phần 1: Khái quát về UBND Phường Yên Phụ
Phần 2: Khái quát về văn phòng UBND Phường Yên
Phụ
Phần 3: Những kiến thức thu nhận được về công tác
văn thư tại văn phòng UBND Phường Yên Phụ

2


MỤC LỤC
Nội dung
Phần I: Khái quát về UBND Phường Yên Phụ
I: Đặc điểm tình hình tự nhiên và kinh tế, xã hội
Phường Yên Phụ:
1: Đặc điểm về vị trí địa lý:
2: Đặc điểm kinh tế xã hội:
II:Chế độ làm việc của UBND Phường Yên Phụ;
III: Cơ cấu tổ chức; nhiệm vụ của Uỷ viên UBND:
Phần II: Khái quát về văn phòng UBND Phường Yên

Phụ;
I: Vị trí , chức năng của văn Phòng: Văn phòng – Văn
phòng UBND Phường Yên Phụ;
II: Nhiệm vụ, quyền hạn
III: Cơ cấu tổ chức: Con người, cơ sở vật chất…
Phần III:Những kiến thức thu được từ công tác văn thư
tại văn phòng UBND Phường Yên Phụ;
I: Văn thư…
II: Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư
III: Yêu cầu của công tác văn thư;
IV: Nội dung công tác văn thư;
V: Những vấn đề đặt ra trong công tác văn thư

3


VI: Giải pháp hoàn thiện công tác văn thư;
VII: Kết luận và kiến nghị;

PHẦN I
KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ
I: Đặc điểm tình hình tự nhiên và kinh tế xã hội
Phường Yên Phụ:
1: Đặc điểm về vị trí địa lý:
*Vị trí địa lý:
Phường Yên Phụ là đơn vị hành chính nằm ở phía
Đông Nam quận Tây Hồ, được tách ra từ quận Ba Đình từ
ngày 01/01/1996, có vị trí như sau:
Phía Đông Nam giáp sông Hồng
Phía Tây Bắc giáp phường Quảng An và Tứ Liên

Phía Đông giáp Phường Ngọc Thuỵ – Quận Long Biên
Phía Nam giáp Phường Phúc xá, Trúc Bạch và Thuỵ
Khuê.
Theo bản đồ địa giới hành chính 364/CT tổng diện tích theo
địa giới hành chính của phường Yên Phụ là 149,7700 ha.
*Hệ thống thuỷ văn:
Phường Yên Phụ là một trong 6/8 Phường thuộc Quận
Tây Hồ có một phần diện tích hồ Tây khá lớn(44.6400m 2 );
ngoài ra trên địa bàn phường còn có sông Hồng, hồ Đồng
Tâm và ao An Thành.
*Hệ thống giao thông:

4


Trên địa bàn Phường Yên Phụ có 4 tuyến giao thông
chính: Đường Thanh Niên, đường Nghi Tàm, phố An Dương
và phố Yên Phụ; trong thời gian tới sẽ hoàn thành thêm
tuyến đường dạo ven Hồ Tây tạo nhiều cảnh quan diện mạo
trên địa bàn phường
2: Đặc điểm kinh tế xã hội:
Phường Yên Phụ được chia thành 80 tổ dân phố thuộc
11 cụm dân cư quản lý 4500 hộ với khoảng 21.800 nhân
khẩu và đặc biệt là nơi tập trung nhiều cơ quan, đơn vị, tổ
chức và các khu tập thể.
II. Chế độ làm việc của UBND Phường Yên
1.UBND phường làm việc theo nguyên tắc tập trung
dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá
nhân và tinh thần chủ động , sáng tạo của Chủ tịch, Phó chủ
tịch, Uỷ viên UBND .Mỗi việc chỉ được giao một cán bộ

phụ trách và chịu trách nhiệm chính . Mỗi thành viên UBND
phường chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân
công; cùng các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về
kết quả hoạt động của UBND phường trước Đảng uỷ
phường, HĐND phường và UBND quận.
2.UBND phường chấp hành sự chỉ đạo,điều hành của
UBND quận, sự lãnh đạo của đảng uỷ, sự giám sát của
HĐND Phường; phối hợp chặt chẽ giữa UBND Phường với
Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp trong
quá trình triển khai mọi nhiệm vụ.
3.UBND Phường giải quyết các công việc của công dân
và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm
vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và
5


hiệu quả, đảm bảo lợi ích chính đáng của nhân dân địa
phương; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và
chương trình kế hoạch công tác của UBND Phường.
4.cán bộ công chức UBND Phường phải sâu sát cơ sở,
lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học
tập để không ngừng nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt
động của UBND Phường ngày càng chính quy, hiện đại, vì
mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao
đời sống nhân dân.
5.UBND Phường tổ chức hoạt động và thực hiện nhiệm
vụ quyền hạn; thảo luận tập thể, quyết định theo đa số các
vấn đề được quy định theo luật tổ chức HĐND và UBND
công bố ngày 10 tháng12 năm 2003 và những vấn đề quan
trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của

UBND Phường.
a. Cách thức giải quyết công việc của UBND Phường.
+UBND Phường họp, thảo luận tập thể và quyết định
theo đa số tại phiên họp UBND các vấn đề:
Chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế,xã hội, an
ninh quốc phòng năm năm và hàng nămm, kế hoạch quản lý
đầu tư, quy hoạch, xây dựng các công trình trọng điểm tại
địa phương trình HĐND Phường, UBND Quận quyết định.
Chương trình công tác hàng năm của UBND Phường,
các biện pháp thực hiện nghị quyết của HĐND Phường, các
văn bản của cấp trên trước khi trình HĐND Phường, UBND
Quận.

6


UBND Phường thực hiện chỉ đạo của cấp trên về khen
thưởng, kỷ luật, khiếu nại đối với cá nhân hay đơn vị do
UBND Phường trực tiếp quản lý theo thẩm quyền.
Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo. điềt hành của
tập thể và mỗi cá nhân thành viên UBND Phường hàng năm.
Những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm
quyền của UBND Phường thấy cần thiết phải đưa ra tập thể.
+Đối với các vấn đề cần giải quyết gấp nhưng không tổ
chức họp UBND được, theo quyết định của Chủ tịch UBND,
văn phòng UBND phường gửi toàn bộ hồ sơ của vấn đề cần
xử lý đến các thành viên UBND để lấy ý kiến. Nếu quá nửa
tổng số thành viên UBND Phường nhất trí thì Văn phòng
UBND Phường tổng hợp trình Chủ tịch UBND quyết định và
báo cáo UBND Phường tại phiên họp gần nhất.

b.Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của các
thành viên UBND Phường.
-Trách nhiệm chung:
Tích cực, chủ động tham gia các công việc chung của
UBND Phường; tham dự đầy đủ các phiên họp của UBND,
cùng tập thể quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ quyền
hạn của UBND, tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính
sách, pháp luật của đảng và nhà nước; kiên quyết đấu tranh
chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí;
tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ,công chức, các đồng
chí lãnh đạo cụm dân cư, tổ trưởng tổ dân phố hoàn thành
nhiệm vụ; thường xuyên học tập nâng cao trình độ, nghiên
cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về chủ trương chính sách
đang thi hành tại cơ sở.
7


Không được nói và làm trái với các nghị quyết của
HĐND, quyết định, chỉ thị của UBND Phường và văn bản
chỉ đạo của UBND Quận. Trường hợp có ý kiến khác thì vẫn
phải chấp hành nhưng được trình bày ý kiến với HĐND,
UBND.
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của chủ
tịch UBND Phường:
Chủ tịch UBND Phường là người đứng đầu UBND
Phường, lãnh đạo và điều hành mọi công việc của UBND,
chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình
theo quy định tại điều 127 Luật tổ chức HĐND và UBND
năm 2003; đồng thời cùng UBND Phường chịu trách nhiệm
tập thể về hoạt động của UBND trước Đảng Uỷ, HĐND

Phường và UBND Quận.
Chủ tịch UBND Phường triệu tập, chủ trì các phiên
họp và các hội nghị khác của UBND, khi vắng mặt thì uỷ
quyền Phó chủ tịch chủ trì thay; bảo đảm việc chấp hành
pháp luật, các văn bản của UBND Quận, nghị quyết của
Đảng uỷ và HĐND Phường.
Căn cứ vào các văn bản của UBND Quận, nghị quyết
của Đảng uỷ và HĐND Phường và tình hình thực tiễn của
địa phương, xây dựng chương trình công tác năm, quý,
tháng của UBND Phường.
Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công
tác; phân công nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên
UBND Phường và các cán bộ,công chức khác thuộc UBND
Phường, các đồng chí lãnh đạo cụm dân cư, tổ trưởng tổ dân
phố trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
8


Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến
nhiều nội dung công việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp
trên địa bàn; những vấn đề còn có ý kiến khác nhau hoạc
vượt quá thẩm quyền của chủ tịch và Uỷ viên UBND
Phường.
Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền UBND
Phường và chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật.
Báo cáo tình hình kinh tế xã hội của phường, hoạt
động của UBND với Đảng uỷ, HĐND Phường và UBND
Quận.
Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng uỷ,
chủ tịch HĐND, chủ tịch Mặt trận tổ quốc và người đứng

đầu các đoàn thể nhân dân cấp Phường; phối hợp thực hiện
nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu các đề xuất của Mặt
trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân đối với công tác của
UBND; tạo điều kiện để các đoàn thể hoạt động hiệu quả.
Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết các khiết nại
tố cáo và kiến nghị của nhân dân theo quy định của pháp
luật.
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phó
chủ tịch UBND Phường:
Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do
Chủ tịch phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế
hoạch triển khai các công việc theo lĩnh vực được phân
công trên địa bàn. Phó chủ tịch được sử dụng quyền hạn của
chủ tịch khi giải quyết những công việc được giao.
Chịu trách nhiệm cá nhân trước chủ tịch, trước UBND
và HĐNDPhường về lĩnh vực được giao, về những quyết
9


định chỉ đạo, điều hành của mình; cùng Chủ tịchvà các
thành viên khác của UBND chịu trách nhiệm tập thể về toàn
bộ hoạt động của UBND Phường trước Đảng uỷ, HĐND
Phường và UBND Quận, đối với những vấn đề vượt quá
phạm vi thẩm quyền thì Phó chủ tịch phải báo cáo chủ tịch
quyết định.
Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến
phạm vi trách nhiêm giải quyết công việc của các thành viên
khác của UBND thì chủ động trao đổi, phối hợp với các
thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còn
các ý kiến khác nhau thì báo cáo chủ tịch quyết định.

Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, các cụm và các
tổ dân phố thực hiện các chủ trương, chính sách và pháp
luật thuộc lĩnh vực được giao.
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Uỷ
viên UBND Phường:
Uỷ viên UBND Phường chịu trách nhiệm về nhiệm vụ
được phân công trước Chủ tịch UBND Phường, cùng chủ
tịch và Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động
của UBND trước HĐND Phuờng và UBND Quận; nắm tình
hình, báo cáo kịp thời với Chủ tịchUBND Phường về lĩnh
vực công tác của mình và các công việc khác có liên quan.
Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công việc thuộc
lĩnh vực được phân công trên địa bàn; chủ động đề ra các
biện pháp để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Phối hợp công tác với các thành viên khác của UBND,
các cán bộ, công chức có liên quan và giữ mối liên hệ chặt

10


chẽ với cơ quan chuyên môn của UBND Quận để thực hiện
tốt nhiệm vụ của mình.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND giao.
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyể công việc của công
chức UBND Phường:
Ngoài việc thực hiện các quy định tại Nghị định số
114/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính Phủ, công
chức UBND Phường còn có trách nhiệm:
Giúp UBND Phường và Chủ tịch UBND thực hiện chức
năng quản lý nhà nước ở cấp Phường, bảo đảm cho sự thống

nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn, chịu trách nhiệm
trước Chủ tịch UBND Phường và cơ quan chuyên môn
UBND Quận về lĩnh vực được phân công.
Nêu cao tinh thần trách nhiệm, chủ động giải quyết
công việc được giao, sâu sát cơ sở, tận tuỵ phục vụ nhân
dân, không gây khó khăn phiền hà cho dân. Khi vấn đề giải
quyết vượt quá thẩm quyền, phải kịp thời báo cáo Chủ tịch
hoặc Phó chủ tịch phụ trách để xin ý kiến.
Tuân thủ quy chế làm việc của UBND Phường, chấp
hành sự phân công công tác của Chủ tịch UBND ; giải quyết
kịp thời công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được
giao,không để tồn đọng, ùn tắc công việc; chấp hành nghiêm
chỉnh quy định của pháp luật và nội quy làm việc của cơ
quan.
Không chuyển công việc thuộc phạm vi cá nhân lên
Chủ tịch, phó chủ tịch hoặc tự ý chuyển cho cán bộ công
chức khác; trong trường hợp nội dung công việc có liên

11


quan đến cán bộ, công chức khác thỉ phải chủ động phối hợp
và kịp thời báo cáo Chủ tịch, Phó chủ tịch xử lý.
Chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ tài liệu liên
quan đến công tác chuyên môn; tổ chức sắp xếp lưu trữ tài
liệu có hệ thống phục vụ cho công tác lâu dài của UBND
Phường; thực hiện chế độ báo cáo đảm bảo kịp thời, chính
xác tình hình về lĩnh vực mình phụ trách theo quy định của
Chủ tịch UBND Phường.
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của cán

bộ không chuyên trách cấp Phường, cụm trưởng và tổ
trưởng dân phố:
Cán bộ không chuyên trách cấp xã chịu trách nhiệm
trước UBND và chủ tịch UBND Phường về nhiệm vụ chuyên
môn được Chủ tịch phân công.
Các đồng chí lãnh đạo cụm dân cư, tổ trưởng tổ tổ dân
phố chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND Phường về mọi
mặt hoạt động của cụm, tổ dân phố; tổ chức thực hiện mọi
nhiệm vụ trên địa bàn; thường xuyên báo cáo tình hình công
việc với Chủ tịch, Phó chủ tịch phụ trách; đề xuất giải quyết
kịp thời nhữn kiến nghị của tổ chức,công dân trên địa bàn.
c. Quan hệ công tác của UBND Phường:
- Quan hệ với UBND Quận và cơ quan chuyên môn của
Quận:
UBND Phường và Chủ tịch UBND Phường chịu sự chỉ
đạo của UBND Quận, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác
trước UBND Quận. Trong công tác chỉ đạo,điều hành, khi
gặp những vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc chưa được
pháp luật quy định, UBND Phường phải báo cáo kịp thời để
12


xin ý kiến chỉ đạo của UBND Quận; thực hiện nghiêm túc
chế độ báo cáo tình hình với UBND Quận và cơ quan
chuyên môn cấp Quận theo chế độ thông tin hiện hành và
chế độ thông tin báo cáo.
UBND Phường chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra,
đôn đốc về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn
Quận trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môi trên địa bàn
Phường; có trách nhiệm phối hợp với cơ quan chuyên môn

cấp quận trong đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ,
công chức của UBND Phường. Từng bước nâng cao chất
lượng đội ngũ cán bộ công chức của cơ quan.
UBND Phường bố trí cán bộ, công chức đủ năng lực
đáp ứng nhu cầu theo dõi các lĩnh vực công tác theo hướng
dẫn nghiệp vụ của UBND Quận, giữ mối liên hệ chặt chẽ
với cơ quan chuyên môn cấp Quận, tuân thủ sự chỉ đạo
thống nhất của UBND Quận.
UBND Phường giữ mối quan hệ chặt chẽ với các phòng
ban ngành, MTTQ và các đoàn thể quần chúng nhân dân
thuộc Quận tranh thủ giúp đỡ về chuyên môn trên từng lĩnh
vực, tạo sự đồng bộ trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác
nhằm thực hiện tốt các chỉ tiêu phát triển kinh tế xã hội, an
ninh – chính trị trên địa bàn Phường, mở rộng mối liên hệ
tốt với các đơn vị trên địa bàn phường, quận và giáp ranh.
- Quan hệ với Đảng uỷ, HĐND, MTTQ và các đoàn thể
nhân dân cấp phường.
+ UBND phường chịu sự lãnh đạo của đảng uỷ phường
trong việc thực hiện nghị quyết của đảng, pháp luật của nhà
nước và các văn bản chỉ đạo của ubnh quận; chủ động đề
13


xuất với đảng uỷ phương hướng nhiệm vụ cụ thể về phát
triển kinh tế xã hội, giữ vững an ninh trật tự an toàn xã hội,
nâng cao đời sống nhân dân và những vấn đề quan trọng
khác ở địa phương; có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng để giới
thiệu với đảng uỷ những cán bộ đảng viên có phẩm chất,
năng lực đảm nhiệm các chức vụ công tác chính quyền.
+UBND phường chịu sự giám sát của HĐND phường;

chịu trách nhiệm thực hiện các Nghị quyết của HĐND, báo
cáo trước HĐND phường; phối hợp với thường trực HĐND
chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, tiếp thu giải quyết các
ý kiến của cử tri, xây dựng các đề án chỉ tiêu phát triển KTXH của địa phương từng giai đoạn trình HĐND xem xét
quyết định.
+UBND phường có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với
UB MTTQ và các đoàn thể nhân dân, các cụm dân cư, tổ
dân phố trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác, chăm
lo đời sống và bảo lợi ích của nhân dân; trong việc xây
dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng,
chính sách pháp luật của nhà nước trên địa bàn phường. Tạo
điều kiện thuận lợi để UB MTTQ và các đoàn thể nhân dân
tổ chức, động viên nhân dân tham gia xây dựng và củng cố
chính quyền nhân dân, giám sát các hoạt động của chính
quyền, tập thể UBND với thường trực UB MTTQ và trưởng
đoàn các đoàn thể nhân dân họp để thông báo tình hình hoạt
động của UBND Phường.
- Quan hệ giữa UBND Phường và cụm trưởng và tổ
trưởng dân phố:

14


Chủ tịch UBND phường phân công các thành viên
UBND theo dõi,nắm tình hình các cụm dân cư. Hàng tuần,
các thành viên UBND có trách nhiệm báo cáo trước UBND
phường tại cuộc họp giao ban về tình hình cụm dân cư do
mình theo dõi.
Các đồng chí lãnh đạo cụm dân cư, tổ dân phố phải
thường xuyên liên lạc với HĐND, UBND phường để tổ chức

quán triệt các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà
nước, sự chỉ đạo của UBND quận và của HĐND – UBND
phường; kịp thời báo cáo tình hình mọi mặt của cụm dân cư
và tổ dân phố.
- Chế độ hội họp, giải quyết công việc:
+ Chế độ hội họp, làm việc của UBND Phường:
.Phiên họp của UBND Phường:
UBND Phường mỗi tháng họp ít nhất 1 lần để xem xét
đánh giá các công việc đã thực hiện, xử lý những tồn tại khó
khăn hoặc vấn đề mới phát sinh và thống nhất chương trình
hành động tháng tiếp theo. Về những nội dung lĩnh vực
được phân công của từng thành viên UBND xin ý kiến trước
tập thể UBND. Cá nhân các thành viên nếu vắng mặt phải
báo cáo lý do và được đồng chí Chủ tịch UBND Phường
đồng ý.
Tham dự cuộc họp UBND Phường ngoài các thành viên
UBND có thể mời lãnh đạo đảng uỷ, HĐND Phường, Chủ
tịch UB MTTQ, trưởng các đoàn thể. Đại biểu mời được
tham gia ý kiến nhưng không được biểu quyết. Những nội
dung được biểu quyết thông qua, văn phòng có trách nhiệm

15


thông báo tới các bộ phận có liên quan để biết và tổ chức
thực hiện.
.Họp giao ban của UBND Phường:
Để thống nhất điều hành xử lý kịp thời các công việc,
chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND hội ý giao ban nhanh
vào chiều thứ 6 hàng tuần.

Định kỳ mỗi tháng 2 lần UBND Phường họp giao ban,
kiểm điểm đánh giá công tác trong tuần, trỉên khai nhiệm vụ
công tác tuần tiếp theo.
.Hàng tháng UBND Phường họp sơ kết công tác với
các đồng chí lãnh đạo các cụm dân cư, tổ dân phố; họp một
quý một lần với tổ dân phố.
.Làm việc với UBND Quận và cơ quan chuyên môn
quận tai UBND Phường.
.cán bộ và công chức UBND Phường phải tham dự đầy
đủ và đúng thành phần quy định các cuộc họp, tập huấn do
UBND Quận triệu tập; sau khi dự họp tập huấn xong phải
báo cáo kết qua cuộc họp và kế hoạch công việc cần triển
khai với Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch phụ trách.
.Việc tổ chức các cuộc họp và tiếp khách của UBND
Phường phải quán triệt tinh thần thiết thực, tiết kiệm, chống
lãng phí.
.Văn phòng chịu trách nhiệm phục vụ các cuộc họp và
tiếp khách của UBND Phường.
- Giải quyết các công việc của UBND Phường:
Chủ tịch UBND Phường chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ
chức việc giải quyết các công việc của công dân và tổ chức

16


theo cơ chế “một cửa” từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả
kết quả cho công dân theo quy định hiện hành.
Công khai niêm yết tại trụ sở UBND các quy định về
thủ tục hành chính, phí, lệ phí, thời gian giải quýêt công
việc của công dân, tổ chức; bảo đảm giải quyết công việc

nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức và công dân; xử lý kịp
thời mọi biểu hiện gây phiền hà, nhũng nhiễu nhân dân của
cán bộ công chức.
Bố trí đủ cán bộ, công chức có năng lực và phẩm chất
tốt để giải quyết công việc phục vụ nhân dân.
- Tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công
dân:
Hàng tuần, Chủ tịch UBND hoặc Phó chủ tịch UBND
Phường bố trí một tuần một buổi để tiếp dân, lịch tiếp dân
được công bố công khai để nhân dân biết.
Cán bộ, công chức phụ trách từng lĩnh vực công tác
của UBND Phường chịu trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND
Phường tiếp công dân; tiếp nhận, phân loại, chuyển kịp thời
đến bộ phận, cơ quan có trách nhiệm giải quyết các đơn thư
khiếu nại, tố cáo của công dân.
- Phối hợp giưa UBND với thanh tra nhân dân Phường:
UBND Phường có trách nhiệm thông báo kịp thời cho
Ban thanh tra nhân dân những chính sách, pháp luật có liên
quan đến tổ chức, hoạt động, nhiệm vụ của HĐND – UBND;
các mục tiêu và nhiệm vụ phát triển kinh tế – xã hội hàng
năm của địa phương.

17


UBND Phường có trách nhiệm yêu cầu tổ chức, cá
nhân có liên quan cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin,
tài liệu cần thiết cho Ban thanh tra nhân dân.
UBND Phường xem xét và giải quyết kịp thời các kiến
nghị của Ban thanh tra nhân dân; thông báo cho Ban thanh

tra nhân dân kết quả giải quyết khiếu nại tố cáo, việc thực
hiện quy chế dân chủ ở cơ sở; hỗ trợ kinh phí, phương tiện
để Ban thanh tra làm việc có hiệu quả theo quy định của
pháp luật.
III. Cơ cấu, nhiệm vụ của Uỷ viên UBND :
1. Đồng chí Phạm Khánh Sinh: Chủ tịch UBND
Phường ;
Là người lãnh đạo, điều hành công việc của UBND
Phường theo quy chế làm việc của UBND Phường Yên Phụ
và quy chế làm việc của UBND Quận Tây Hồ; chịu trách
nhiệm chung về thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn theo quy
định của luật tổ chức HĐND và UBND; cùng tập thể UBND
chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND Phường trước
Đảng Uỷ, HĐND Phường và UBND Quận tuân thủ theo
Pháp luật và các văn bản cấp trên.
Phân công điều hành hoạt động của các Phó chủ tịch,
các Uỷ viên UBND và các bộ phận chức năng thuộc UBND
Phường trong việc thực hiện các văn bản pháp luật và các
văn bản của cấp trên theo thẩm quyền của UBND Phường.
Quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền han,
chức trách cá nhân.
2. Đồng chí Đặng Quốc Hưng: Phó chủ tịch VH –
XH;
18


Phụ trách khối VH – XH, chịu trách nhiệm cá nhân về
nhiệm vụ, công việc được giao theo thẩm quyền trước Chủ
tịch

UBND

Phường,

UBND,

HĐND,

Đảng

uỷ

Phường,UBND Quận, ký các văn bản thuộc thẩm quyền
được giao-cụ thể:
- Trưởng ban DSGD – TE Phường
- Trưởng ban VHTT – TDTT Phường
- Trưởng ban chỉ đạo phòng chống MT – MD – HIV –
AIDS Phường
- Trưởng ban chăm sóc sức khoẻ ban đầu Phường
- Trưởng ban chính sách Phường
- Chủ tịch Hội đồng giáo dục Phường
- Tổ trưởng tổ kiểm tra quản lý hành nghề Y dược tư
nhân
- Chủ nhiệm nhà văn hoá Phường
- Tham gia một số công tác khác được đ/c Chủ tịch
phân công
- Tiếp dân giải quyết theo thẩm quyền lĩnh vực được
phân công.
3. Đ/c Nguyễn Xuân Hải-Phó Chủ tịch Kinh tếXDĐT-Nhà đất:
Phụ trách khối kinh tế, xây dựng đô thị, nhà đất. Chịu

trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, UBND, HĐND và đảng
uỷ Phường, UBND Quận trong các lĩnh vực công tác nhiệm
vụ được giao.
Được ký các văn bản liên quan đến lĩnh vực được phân
công, phụ trách theo pháp luật quy định và thẩm quyền liên
quan đến kinh tế, xây dựng, đô thị, nhà đất.
19


4. Đ/c Trần Đình Nghĩa-Uỷ viên Uỷ ban-Trưởng
công an Phường:
Tham mưu cho Đảng uỷ – HĐND – UBND xây dựng kế
hoạch đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trên
địa bàn Phường/
Chịu trách nhiệm trước Đảng uỷ – HĐND – UBND
Phường và cơ quan công an cấp trên về công tác an ninh trật
tự – an toàn xã hội, xây dựng và hướng dẫn nghiệp vụ
phong trào quần chúng bảo vệ ANTQ và công tác PCCC trên
địa bàn Phường/
Làm tốt công tác phòng ngừa, ngăn chặn, đấu tranh có
hiệu quả với các loại tội phạm và các tệ nạn xã hội; Quản lý
nhân khẩu, hộ khẩu và đăng ký tạm trú, tạm vắng trên địa
bàn Phường…
5. Đ/c Hồ Tặng – Uỷ viên Uỷ ban – Chỉ huy trưởng
quân sự:
Chịu trách nhiệm trước UBND Phường và cơ quan
quân sự cấp trên về công tác quân sự địa phương.
Tham mưu với Đảng uỷ _ HĐND – UBND Phường xây
dựng các kế hoạch tác chiến diễn tập, động viên tuyển quân,
quản lý huấn luyện, hội thao quân dự bị, dân quân tự vệ

hàng năm.
Xây dựng kế hoạch và triển khai công tác PCLB
Phường.
Phối kết hợp cùng công an Phường làm tốt công tác
quốc phong toàn dân, ANCT – TTATXH, kết hợp cùng
CCB, Lao động thương binh và xã hội thực hiện chính sách
hậu phương quân đội.
20


Đề xuất xử lý các vi phạm trong lĩnh vực quốc phòng,
quân nhân bỏ ngũ.
Chịu trách nhiệm tham mưu, soạn thảo các văn bản
theo chức năng và nhiệm vụ được lãnh đạo phường phân
công.
Tiếp dân giải quyết công tác quân sự địa phương.
*Bên cạnh các đồng chí Uỷ viên UBND còn có các
thành viên khác của UBND Phường với nhưng vị trí công
tác khác nhau như:
•

Đ/cVũ Thị Minh: Trưởng ban tài chính – Văn
phòng Uỷ ban;

•

Đ/c Phạm Thành Trung: Phụ trách nhà đất –
XD – TTĐT;

•

Đ/c Công Thị Vĩnh: Phụ trách LĐ - VL –
TBXH –Thủ quỹ;

•

Đ/c Nguyễn Thị Vui: kế toán ngân sách;

•

Đ/c Phạm Thị Kim Anh: Cán bộ Tư pháp Hộ tịch;

•

Đ/c nguyễn Hồng Thế: cán bộ quản lý TTXD
đô thị

•

Đ/c Phạm Ngọc Sơn: cán bộ VHTT – TDTT;

•

Đ/c Bùi Hải Sâm: cán bộ văn thư lưu trữ văn
phòng;

•

Đ/c Phan Quốc Chinh: cán bộ tư pháp hoà
giải Phường;

•

Đ/c Đặng Đức Thịnh: Phó chỉ huy trưởng QS
Phường;

21


•

Đ/c Nguyễn Hồng Hạnh: Phụ trách công tác
DSGD & TE;

•

Bộ phận bảo vệ cơ quan gồm 2 Đồng chí.

22


PHẦN II
KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG YÊN
PHỤ
1. Vị trí, chức năng của Văn Phòng UBND Phường
Yên Phụ:
- Vị trí: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của
cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhận, xử lý thông tin hỗ trợ cho
hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu
cần đảm bảo các điều kiên vật chất cho hoạt động của mỗi

cơ quan, tổ chức.
- Chức năng:
+ Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Văn phòng UBND Phường có nhiệm vụ tổng hợp, phân
tích, chọn lọc những thông tin, ý kiến để đưa ra những kết
luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông
tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn trong
hoạt động quản lý.
+ Chức năng hậu cần:
Hoạt động của UBND Phường không thể thiếu các điều
kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ,
tài chính…các điều kiện và phương tiện ấy phải được quản
lý,sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung và cung
cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ
quan.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng:

23


- Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương
trình công tác, lịch làm việc cho UBND. Thường xuyên theo
dõi đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các chương trình công
tác, lịch làm việc của UBND Phường.
- Thu thập, xử lý, quản lý và xử dụng thông tin
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và
chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản
của cơ quan ban hành.
- Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng.
- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ

vai tró chiếc cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang
cấp và với nhân dân.
- Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn
phòng.
- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý
vật tư, tài sản của UBND Phường.
3. Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND Phường Yên
Phụ:…

24


PHẦN III
NHỮNG KIẾN THỨC THU ĐƯỢC TỪ CÔNG TÁC VĂN
THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ
1.Văn thư: công tác Văn thư là toàn bộ quá trình quản
lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan.
Mục đích chính của công tác văn thư là đảm bảo thông tin
cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản
lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là
phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ
quan được hiệu quả.
2.Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư:
- Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan
được nhanh chóng và chính xác, có năng suất và chất lượng.
Đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ, đồng
thời đảm bảo quản lý công việc của cơ quan được chặt chẽ
và chính xác.
- Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục
vụ hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời, chính

xác, đồng thời giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước,
hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục
hành chính phục vụ cho công việc đổi mới hiện nay.
- Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vật liệu
chế tác và trang thiết bị phục vụ cho quá trình xây dựng và
ban hành văn bản.
- Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt
động của các cơ quan phục vụ cho hoạt động kiểm tra thanh
tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan.
25