Nâng cao chất lượng quản lý văn bản tại UBND phường cát linh quận đống đa thành phố hà nội

MỤC LỤC


LỜI CẢM ƠN
Kính thưa Ban Giám đốc, các thầy cô giáo trường Học viện Hành Chính,
các đồng chí trong Ủy ban nhân dân Phường Cát Linh - Quận Đống Đa - Tp Hà
Nội !
Sau một tháng thực tập và viết báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Ủy ban
nhân dân Phường Cát Linh, đến nay báo cáo thực tập với đề tài “ Nâng cao
chất lượng quản lý văn bản tại UBND Phường Cát Linh Quận Đống Đa
Thành phố Hà Nội “ của em cơ bản đã được hoàn thành.
Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất của mình tới Ban giám
đốc, các thầy cô giáo Học viện Hành Chính, các đồng chí cán bộ Ủy ban nhân
dân Phường Cát Linh, những người đã hết sức tạo điều kiện và giúp đỡ em rất
nhiều để em có thể hoàn thành được báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. Và
đặc biệt, em xin cảm ơn PGS - TS Hoàng Văn Chức đáng kính, người đã
hướng dẫn em rất tận tình và đầy trách nhiệm trong suốt quá trình viết báo cáo
thực tập của em, em xin gửi tới thầy lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất của
mình.
Do thời gian tiếp cận thực tế tại địa phương cơ sở còn ít cùng với kinh
nghiệm thực tế của bản thân em chưa tích luỹ được nhiều nên chắc chắn báo
cáo của em không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong sẽ
nhận được những lời chỉ dạy, những ý kiến đóng góp chân thành của các thầy
cô giáo và các đồng chí để báo cáo của em được hoàn thiện hơn và đạt kết quả
tốt.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà nội, ngày 17 tháng 09 năm 2010
Học viên


Hoàng Ngọc Long

NHỮNG CHỮ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG BÁO
CÁO
UBND : Ủy ban nhân dân
HĐND : Hội đồng nhân dân
MTTQ : Mặt trận tổ quốc
TDTT : Thể dục thể thao
VHTT : Văn hóa thể thao
Đ/c : Đồng chí
LĐTBXH : Lao động thương binh xã hội


PHẦN NỘI DUNG
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn nội dung thực tập
Các chủ thể quản lý khi thực hiện các chức năng nhiệm vụ của tổ
chức phải tiến hành nhiều hình thức hoạt động khác nhau, một trong những
hoạt động quan trọng không thể thiếu đó là xây dựng, ban hành, quản lý sử
dụng văn bản.
Văn bản quản lý nhà nước là một công cụ quan trọng để nắm giữ chính
quyền. Nó vừa là phương tiện vừa là công cụ quản lý nhà nước và cũng là sợi
dây gắn kết giữa Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội và công dân,
nhằm thực hiện mục tiêu chấn hưng và phát triển đất nước.
Trong nghị quyết hội nghị lần thứ VIII Ban chấp hành Trung ương
Đảng khoá VII đã nêu "Tiếp tục xây dụng và hoàn thiện nhà nước xã hội chủ
nghĩa Việt Nam trọng tâm là cải cách một bước nền hành chính. Trong đó cải
cách thủ tục hành chính và công tác biên tập văn bản, quản lý văn bản là khâu
quan trọng không thể thiếu được". Như vậy xây dựng và quản lý văn bản là
một yếu tố không thể tách rời với xây dụng và hoàn thiện nhà nước xã hội chủ

nghĩa ở nước ta.
Nhận thức rõ tầm quan trọng nên Đảng và Nhà nước đã có nhiều chủ
trương chính sách, ban hành các văn bản pháp luật để đưa công tác này hoạt
động ngày càng hoàn thiện và hiệu quả. Trong những năm gần đây với Đề án
tổng thể Cải cách hành chính 2000 - 2010 đã được triển khai tạo ra những thay
đổi quan trọng trong hoạt động của bộ máy nhà nước theo hướng tích cực.
Thông qua thực tiễn cho thấy nếu thực hiện tốt công tác quản lý văn bản thì với
số lượng thông tin đầy đủ được phân loại, lưu giữ, bảo quản khoa học là nguồn
tư liệu quan trọng giúp cho các nhà hoạch định chính sách, các nhà quản lý đưa
ra các chủ trương, chính sách, quyết định quản lý chính xác kịp thời góp phần


tăng thêm hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nước. Ngày nay đất
nước ta bước vào một thời kỳ mới hội nhập ngày càng sâu rộng vào khu vực và
thế giới do đó một yêu cầu khách quan đặt ra cần phải tăng cường đẩy nhanh
cải cách nền hành chính quốc gia và xây dựng một nhà nước pháp quyền xã hội
chủ nghĩa, đó cũng là lý do để nhà nước luôn quan tâm đến hoạt động quản lý
văn bản.
Với những kiến thức được các thầy cô giáo truyền đạt trong quá
trình học tập, em đã nhận thức được vai trò quan trọng của công tác quản lý
văn

bản

trong công tác sau này của bản thân, nên em chọn đề tài " Nâng cao chất
lượng quản lý văn bản tại UBND Phường Cát Linh Quận Đống Đa Thành
phố Hà Nội " làm đề tài để viết báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.
2. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu trong báo cáo thực tập tốt nghiệp của em là :
Công tác nâng cao chất lượng quản lý văn bản tại UBND Phường Cát Linh

Quận Đống Đa Thành phố Hà Nội .
3. Phạm vi nghiên cứu
* Không gian : UBND Phường Cát Linh - quận Đống Đa - Thành phố
Hà Nội.
* Thời gian : Từ năm 2008 đến nay
* Nội dung : Tập trung nghiên cứu nội dung của công tác nâng cao chất
lượng quản lý văn bản tại UBND Phường Cát Linh Quận Đống Đa Thành phố
Hà Nội.


PHẦN THỨ NHẤT

TÓM TẮT QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
I. Thời gian thực tập
Từ 17/08/2010 đến 17/09/2010.
II. Vị trí pháp lý của Phường Cát Linh
Phường Cát Linh ngày nay là vùng đất có bề dày lịch sử. Cách đây gần
1000 năm, nơi đây đã có cư dân đến khai phá, sinh cơ lập nghiệp. Trải qua quá
trình lâu dài đấu tranh vật lộn với thiên nhiên và chống giặc ngoại xâm, nhân
dân Phường Cát Linh đã xây đắp nên những truyền thống tốt đẹp của mình
trong sản xuất, chiến đấu, cùng với những nét đẹp văn hóa cần cù, giản dị,
đoàn kết, yêu thương, đùm bọc lẫn nhau.
Ngày nay, Cát Linh là một trong số 21 phường của Quận Đống Đa có địa
giới trải dài, gồm 11 khu dân cư, 42 tổ dân phố; dân số ( tính đến 01/04/2008 )
là 25.888 người. Phường bao gồm các tuyến phố chính như: Cát Linh, Đê La
Thành, Giảng Võ, Trịnh Hoài Đức, Phan Phù Tiên, Lý Văn Phức. Phường giáp
ranh với quận Hai Bà Trưng và 5 phường là : Ô Chợ Dừa, Gảng Võ, Điện
Biên, Văn Miếu và Quốc Tử Giám. Ở Phường có những di tích đã được nhà
nước xếp hạng như : Chùa Cát Linh, đền Bích Câu Đạo Quán, lăng Phùng
Hưng...

Bộ máy hành chính của Phường gồm 1 Chủ tịch UBND phường và 2 phó
Chủ tịch phụ trách về Văn hóa xã hội và địa chính nhà đất. UBND phường chia
thành nhiều bộ phận như : tiếp dân, hành chính 1 cửa; lao động thương binh xã
hội, tư pháp, quân sự, địa chính, thanh tra xây dựng, dân số kế hoạch hóa gia
đình và trẻ em, kế toán, thủ quỹ. Phường bao gồm 7 ban ngành đoàn thể chính
gồm 4 tổ chức chính trị xã hội là : MTTQ, Hội Cựu chiến binh, Hội Liên hiệp
Phụ nữ, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh và 3 tổ chức xã hội là : Hội Thanh niên
xung phong, Hội Người cao tuổi , Hội Chữ Thập Đỏ .v.v...


Đảng bộ phường Cát Linh có 30 chi Bộ với tổng số 985 Đảng viên. Đây
là bộ phận nòng cốt lãnh đạo và thực hiện các kế hoạch chương trình công tác
của Phường.
Do có vị trí thuận lợi cho phát triển kinh tế nhất là dịch vụ thương mại,
sản xuất, chính quyền Phường đã tích cực phối hợp với các cơ quan chức năng
đầu tư xây dựng cải tạo hạ tầng điện, đường, nước sạch, vệ sinh môi trường,
làm tốt công tác bảo vệ an ninh, trật tự an toàn trên địa bàn đã tạo cho phường
một diện mạo văn minh, hiện đại đó là điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế
địa phương, nâng cao mức sống của nhân dân và cũng là cơ sở để đảm bảo cho
nguồn thu ngân sách của địa phương luôn tăng trưởng ổn định bình quân
18.5% năm.
III. Tổ chức bộ máy chính quyền phường Cát Linh
UBND phường là một đơn vị hành chính cấp cơ sở, nơi trực tiếp triển
khai, thực hiện các chủ trương chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước.
Cơ cấu tổ chức UBND Phường được thực hiện theo Luật tổ chức Hội
đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân được Quốc hội thông qua tại kỳ họp thứ 4
Quốc hội khoá XI ngày 26/11/2003 Nghị định số 114/2003/NĐ-CP về cán bộ,
công chức xã, phường, thị trấn. Quyết định số 196/2004/QĐ - UB của UBND
Thành phố Hà Nội ngày 29/12/2004 về chế độ, chính sách đối với cán bộ công
chức ở xã, phường, thị trấn.

Bộ máy hành chính của UBND Phường Cát Linh hiện nay gồm 26 cán
bộ công nhân viên chức, trong đó có 15 cán bộ chuyên trách, công chức (01 là
công chức nhà nước, 03 đ/c là công chức nguồn), 11 cán bộ hợp đồng. Về cơ
bản đội ngũ cán bộ chuyên trách, công chức đã đạt trình độ chuẩn hóa về
chuyên môn. Ngoài ra còn có 84 cán bộ không chuyên trách là cán bộ tổ
trưởng, tổ phó ở 42 tổ dân phố.
- Thường trực Uỷ ban nhân dân Phường gồm 03 đ/c
+ 01 Đ/c chủ tịch Uỷ ban nhân dân Phường
+ 02 Đ/c phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân Phường


* Cán bộ chuyên trách và không chuyên trách của UBND Phường
+ 01 Đ/c chánh văn phòng Uỷ ban nhân dân Phường và 02 đ/c văn thư
+ 01 Đ/c cán bộ tư pháp
+ 01 Đ/c cán bộ lao động thương binh - xã hội
+ 01 Đ/c cán bộ địa chính thực hiện nhiệm vụ chuyên môn và 03 đ/c
hợp đồng phụ giúp việc lập hồ sơ xét duyệt theo quyết định 23/2005/QĐ-UB
của UBND Thành phố Hà Nội ngày 18/2/2005 về việc “Ban hành quy định về
cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở trên điạ ban Thành phố Hà Nội”.
+ 01 Đ/c cán bộ chuyên trách TTXD
+ 01 Đ/c cán bộ đô thị
+ 01 Đ/c cán bộ văn hoá thông tin
+ 01 Đ/c cán bộ kế toán
+ 02 Đ/c cán bộ quân sự
+ 01 Đ/c cán bộ chuyên trách dân số và trẻ em
+ 01 Đ/c cán bộ tiếp nhận hồ sơ hành chính
+ Một số Đ/c bảo vệ và tạp vụ
IV. Chức năng nhiệm vụ của cán bộ công chức và cán bộ thuộc Uỷ
ban nhân dân Phường Cát Linh :
1. Chủ tịch UBND

Là người chịu trách nhiệm lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt hoạt
động của UBND và hoạt động quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực kinh tế xã hội, an ninh, quốc phòng trên địa bàn Phường.
Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị của các cơ quan
nhà nước cấp trên, nghị quyết của Đảng uỷ, HĐND, UBND Phường.
Tổ chức quản lý, điều hành hoạt động các tổ dân phố trên địa bàn
Phường.
Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực nội chính, tài chính ngân sách, địa chính nhà đất, an ninh quốc phòng, công tác tổ chức cán bộ, xây dựng chính quyền,
chủ tịch hội đồng nghĩa vụ quân sự, hội đồng khen thưởng thi đua Phường.


Ký các văn bản pháp quy và các giấy tờ theo thẩm quyền được giao.
2. Phó chủ tịch phụ trách kinh tế đô thị:
Thay mặt chủ tịch UBND điều hành công việc và ký các văn bản thuộc
thẩm quyền theo sự phân công hoặc được chủ tịch uỷ quyền.
Trực tiếp quản lý chỉ đạo công tác quản lý đô thị, quản lý xây dựng và
trật tự xây dựng, vệ sinh môi trường trên địa bàn Phường.
Trưởng ban phòng chống bão lụt của Phường.
Xử lý các vấn đề liên quan đến giao thông công chính, cấp thoát nước,
vệ sinh môi trường, ký các văn bản về xây dựng đô thị, vệ sinh môi trường.
Tiếp nhận, giải quyết các đơn thư thuộc lĩnh vực mình phụ trách.
3. Phó chủ tịch phụ trách văn hoá - xã hội, y tế, giáo dục, thể thao:
Thay
mặt chủ tịch UBND điều hành công việc và ký các văn bản thuộc thẩm
quyền theo sự phân công hoặc được chủ tịch uỷ quyền .
Phụ trách và trực tiếp chỉ đạo công tác văn phòng, văn hoá - xã hội
(LĐTBXH, VHTT, TDTT, y tế giáo dục, dân số, gia đình và trẻ em ...)
Trưởng ban chỉ đạo của phường thuộc khối văn hoá - xã hội.
Xử lý các vấn đề liên quan đến BHXH, y tế, thú y, và các tổ chức đoàn
thể chính trị của Phường.
Ký các văn bản về công tác tư pháp - hộ tịch, thị thực hành chính thuộc

thẩm quyền, tiếp dân, giải quyết đơn thư thuộc lĩnh vực mình phụ trách .
4. Cán bộ văn phòng thống kê tổng hợp
Là bộ phận tham mưu giúp UBND Phường về công tác thống kê tổng
hợp tình hình phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng ở địa phương.
Tổ chức các hoạt động của UBND và chủ tịch UBND Phường trong chỉ
đạo điều hành các hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nước, trực tiếp điều
hành bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính theo cơ chế một cửa,
dự thảo văn bản trình cấp trên, quản lý công văn, sổ sách , giấy tờ , quản lý hồ


sơ lưu, quản lý con dấu, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ công
chức. Đảm bảo vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND - UBND.
5. Cán bộ tư pháp
Tham mưu giúp UBND Phường thực hiện chức năng quản lý Nhà nước
về công tác soạn thảo, ban hành các văn bản. Giúp uỷ ban nhân dân Phường tổ
chức lấy ý kiến nhân dân đối với dự án luật, pháp lệnh văn bản quy phạm pháp
luật, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật, chứng
thực hộ tịch, quản lý lý lịch tư pháp, thi hành án theo nhiệm vụ cụ thể được
phân cấp, kết hợp với các bộ phận chuyên môn hoà giải mâu thuẫn trong nhân
dân. Công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo. Thực hiện nhiệm
vụ Tư pháp khác theo qui định của pháp luật.
6. Cán bộ lao động thương binh - xã hội:
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân Phường thực hiện chức năng quản lý
Nhà nước về thương binh, xã hội. Tham gia và hướng dẫn các thủ tục giải
quyết việc làm, học nghề. Chăm lo chế độ chính sách cho các đối tượng thuộc
diện chính sách, lão thành cách mạng, cán bộ tiền khởi nghĩa, cán bộ cách
mạng bị tù đầy, thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ. Làm các thủ tục xét
duyệt các trường hợp trợ cấp xã hội, công tác giải quyết xoá đói giảm nghèo,
phòng chống tệ nạn xã hội, thực hiện huy động nghĩa vụ lao động công ích.
7. Cán bộ địa chính

Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân Phường thực hiện chức năng quản lý
Nhà nước về đất đai, ao hồ. Lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp,
lập sổ mục kê toàn bộ diện tích đất của phường. Giúp Uỷ ban nhân dân Phường
lập văn bản trình uỷ ban nhân dân cấp trên quyết định về, giao
đất, thu hồi đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng, cấp giấy chứng
nhận quyền sử hữu nhà ở và quyền sử dụng đất đối với hộ gia đình và cá nhân,
thực hiện quyết định đó. Tham gia công tác GPMB thực hiện các dự án trên địa
bàn, làm hồ sơ nguồn gốc đất khi có các hộ dân làm thủ thủ tục xin phép xây


dựng. Bảo quản hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới địa chính, bản đồ
chuyên ngành, sổ địa chính.
8. Cán bộ chuyên trách trật tự xây dựng
: Có nhiệm vụ, hướng dẫn, vận động các tổ chức và nhân dân trên địa
bàn chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước và thành phố về quản
lý trật tự xây dựng. Kiểm tra, xử lý các công trình xây dựng vi phạm trên địa
bàn Phường. Tổng hợp tình hình xây dựng, giúp chủ tịch Phường xây dựng và
tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý trong công tác
trật tự xây dựng.
9. Cán bộ đô thị:
Tham mưu cho UBND Phường quản lý công tác xây dựng, giám sát về
kỹ thuật trong xây dựng các công trình phúc lợi ở địa phương, tham gia quản
lý, đề xuất các công trình đầu tư hạ tầng cơ sở trên địa bàn, quản lý các vấn đề
về đô thị, đường giao thông , đường ngõ, đèn điện của các khu vực dân cư, cây
xanh. Giám sát các công trình được đầu tư trên địa bàn Phường.
10. Cán bộ văn hoá thông tin:
Tham mưu giúp UBND trong công tác thông tin tuyên truyền các chủ
trương chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Quản lý công trình văn
hóa, các di tích lịch sử. Tổ chức, phát triển rộng rãi các phong trào văn hóa văn
nghệ, thể dục, thể thao trong quần chúng nhân dân, tổ chức cuộc vận động “

Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa ”.
11. Cán bộ kế toán :
Tham mưu cho UBND Phường trong công tác theo dõi thanh quyết toán
thu chi ngân sách nhà nước trên địa bàn phường, thực hiện các nghiệp vụ
chuyên môn theo quy định.
12. Cán bộ chỉ huy quân sự ( 02 đồng chí ):
Tham mưu đề xuất với cấp uỷ Đảng, chính quyền về chủ trương, biện
pháp lãnh đạo, chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng,
quân sự, xây dựng lực lượng dân quân, dự bị động viên, huấn luyện quân sự,


hoạt động chiến đấu, xây dựng kế hoạch tuyển chọn và gọi công dân nhập ngũ.
Tổ chức thực hiện đăng ký, quản lý công dân trong độ tuổi làm nghĩa vụ quân
sự, quân dự bị, chỉ đạo dân quân phối hợp với công an và lực lượng khác
thường xuyên hoạt động bảo vệ an ninh tổ quốc.
13. Cán bộ chuyên trách dân số gia đình trẻ em:
Tham mưu cho UBND Phường trong công tác quản lý các lĩnh vực về
dân số, gia đình và trẻ em, tham gia thăm hỏi trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, trẻ
em khuyết tật. Phối hợp với Đoàn thanh niên Phường tổ chức cho các cháu vui
chơi trong dịp hè, Tết thiếu nhi. Tuyên truyền phòng chống tai nạn thương tích
cho trẻ em, trẻ bị xâm hại, phổ biến pháp lệnh dân số đến chị em phụ nữ và
biện pháp phòng tránh bệnh lây nhiễm.
14. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ hành chính:
Là bộ phận tiếp nhận hồ sơ của công dân, tổ chức sau khi đã thẩm định
tính hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ hành chính, chuyển các phòng
chuyên môn có thẩm quyền thụ lý, tiếp nhận kết quả giải quyết từ phòng
chuyên môn để lưu trữ, thông báo và trả kết quả cho công dân, tổ chức.


PHẦN THỨ HAI

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
PHƯỜNG CÁT LINH QUẬN ĐỐNG ĐA TP HÀ NỘI
I. Văn bản Quản lý Nhà nước và quản lý văn bản
1. Văn bản quản lý nhà nước:
là các quyết định chính thống dưới luật, bằng văn viết về những vấn đề
hoạt động chấp hành của các cơ quan quản lý Nhà nước mang tính quyền lực
đơn phương làm nảy sinh hệ quả pháp lý.
Có hai loại văn bản là văn bản pháp quy và văn bản cá biệt, được ban
hành theo thẩm quyền, vị trí pháp lý của cơ quan Nhà nước và theo các hình
thức, quy chế được Nhà nước quy định về hình thức, thẩm quyền, đảm bảo tính
thống nhất, có phạm vi thời gian hiệu lực, ngôn ngữ chính xác.
Xã hội ngày càng phát triển thì văn bản càng đóng vai trò quan trọng
không thể tách rời với các hoạt động của con người. Mọi giao dịch giữa tổ
chức với tổ chức, tổ chức với cá nhân, cá nhân với cá nhân đều lấy văn bản làm
cơ sở để hoạt động. Mọi hoạt động từ chính trị, quân sự kinh tế, văn hoá xã hội
đều nhờ văn bản làm phương tiện thông tin. Như vậy văn bản không chỉ là sản
phẩm mà còn là phương tiện hoạt động của con người trong mối quan hệ với
cộng đồng xã hội. Trong thực tế văn bản có nhiều hình thức, nội dung khác
nhau tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội.
Trong hoạt động lãnh đạo quản lý thì văn bản có một vai trò cực kỳ quan
trọng để truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết tới các đối
tượng quản lý. Phạm vi điều chỉnh của văn bản lớn hay nhỏ phụ thuộc vào
thẩm quyền của cấp ban hành văn bản đó, nó có thể được điều chỉnh tại một
đơn vị, một địa phương, một vùng, một quốc gia hoặc ngoài biên giới quốc gia
( Quốc tế ).
Văn bản có những chức năng đặc biệt đáp ứng được những đòi hỏi khắt
khe của hoạt động quản lý như :

- Chức năng thông tin.
- Chức năng pháp lý.
- Chức năng quản lý.
- Chức năng văn hoá.
- Chức năng xã hội.
Các chức năng đa dạng của văn bản tạo ra những khả năng sử dụng khác
nhau trong thực tế, nhưng cũng cần chú ý khi xây dựng ban hành văn bản phải
thực hiện đúng các quy định để văn bản đảm bảo được các chức năng của văn
bản.
2. Quản lý văn bản
Để đảm bảo cho việc sử dụng văn bản có hiệu quả thì bộ phận có trách
nhiệm quản lý văn bản cần phải phân loại, bảo quản văn bản khoa học đúng
theo yêu cầu, để làm được cần chú ý.
- Tần số xuất hiện và tính chất của các văn bản được sử dụng.
- Những loại văn bản thường xuyên được sử dụng trong đơn vị.
- Mối quan hệ giữa các bộ phận trong quá trình sử dụng văn bản.
- Môi trường lưu giữ bảo quản văn bản.
- Chế độ bảo mật các văn bản.
Những vấn đề trên có ý nghĩa vô cùng quan trọng, vì nó là cơ sở cho việc
lập kế hoạch cho việc lưu giữ và sử dụng văn bản một cách khoa học trong các
cơ quan, đơn vị. Nó đảm bảo phục vụ kịp thời nhanh chóng cho việc tra cứu
của lãnh đạo chỉ huy cũng như các bộ phận chuyên môn nhằm đạt được hiệu
quả cao trong quản lý điều hành.
Ngày nay khoa học công nghệ nhất là công nghệ thông tin phát triển vô
cùng

nhanh chóng các ứng dụng mới của máy vi tính và Internet đã

cho phép phân loại, lưu giữ, tìm kiếm các thông tin tài liệu một cách nhanh
chóng và chính xác tuy nhiên có những loại văn bản chưa có đủ điều kiện để

lưu giữ dưới dạng bản điện tử hơn nữa công nghệ hiện đại cũng có những mặt
trái của nó như nạn tin tặc (hacker), vi rút, sự cố mạng vv... Do vậy, song song


với việc phân loại, lưu giữ văn bản bằng công nghệ mới thì phân loại, lưu giữ
bằng phương pháp thủ công cũng vẫn có ý nghĩa quan trọng, nhất là các loại
văn bản liên quan đến thẩm quyền hoặc dùng làm căn cứ.
Khi tổ chức lưu giữ văn bản tài liệu cần phải quan tâm đến điều kiện bảo
quản chúng, tuỳ theo yêu cầu quan trọng của từng loại văn bản mà quy định
cách bảo quản khác nhau. Các văn bản có giá trị sử dụng trong thời gian ngắn
thì tổ chức bảo quản đơn giản, các văn bản có giá trị dùng để sử dụng thường
xuyên, khai thác lâu dài thì phải thống kê, phân loại, lập hồ sơ theo dõi chi tiết,
chúng phải được bảo quản tốt để sử dụng lâu dài.
Trong thực tế thì hiệu quả sử dụng hệ thống văn bản đã được phân loại
lưu giữ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhưng có hai yếu tố cơ bản đó là :
- Khả năng cung cấp văn bản cần tra cứu cho đối tượng có nhu cầu
nhanh hay chậm và chính xác đến mức nào.
- Lãnh đạo, cán bộ công chức, các đối tượng có nhu cầu, có nhận thức
được tầm
quan trọng các thông tin tra cứu trong các văn bản lưu trữ để sử dụng vào
việc thực hiện nhiệm vụ của mình hay không. Còn có nhiều trường hợp các
quyết định trước khi ban hành không được tra cứu đối chiếu với hệ thống văn
bản đã có, tạo ra hiện tượng song trùng, chồng chéo thậm chí còn mâu thuẫn
trái ngược, gây ra những tác hại khó có thể tính toán được.
Để làm tốt công tác này cần phải xác định rõ tính chất của một hệ thống
văn bản quản lý
- Các loại văn bản nào nằm trong hệ thống, mức độ quan trọng giữa
chúng.
- Tính chất mối liên hệ giữa các văn bản, giữa các nhóm văn bản trong
hệ thống.

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà đơn vị được giao.
- Giới hạn, phạm vi của văn bản liên quan đến hoạt động của đơn vị đã
tạo nên văn bản đó.


- Quan hệ giữa hệ thống văn bản này với hệ thống văn bản khác.
Các yếu tố đã nêu là cơ sở cho phép xác định khả năng sử dụng một hệ
thống văn bản vào thực tế và đảm bảo tính khả thi của văn bản khi áp dụng.
Hoạt động quản lý thường có một số hệ thống văn bản quản lý sau :
- Hệ thống văn bản quản lý của một ngành chủ quản.
- Hệ thống văn bản quản lý của một cơ quan quản lý nhà nước địa
phương.
- Hệ thống văn bản quản lý của một đơn vị sản xuất kinh doanh, đơn vị
nghiên cứu, nhà trường vv...
- Hệ thống văn bản quản lý của một ngành chuyên môn.
Giữa các hệ thống văn bản có nhiều mối liên hệ rất khác nhau, chúng
phụ thuộc, bao hàm, đan xen lẫn nhau, nên thực tế hiện nay có nhiều văn bản
chồng chéo trong hệ thống văn bản quản lý Nhà nước.
Sử dụng và hoàn thiện các hệ thống văn bản luôn có mối quan hệ mật
thiết với nhau, hoàn thiện hệ thống văn bản để sử dụng chúng hiệu quả hơn,
nếu như không sử dụng văn bản thường xuyên, không chú ý đến hiệu quả của
việc sử dụng hoặc không phân biệt rõ các đặc điểm riêng của từng hệ thống thì
không thể đưa ra được phương hướng, nội dung, phương pháp cụ thể để hoàn
thiện chúng.
Đối với các cơ quan quản lý hành chính cấp cơ sở như phường, xã khi tổ
chức hệ thống quản lý văn bản cần phải đảm bảo một số yêu cầu sau :
- Phải phù hợp với đặc điểm đơn vị.
- Phù hợp và thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản văn bản, nếu không
làm được điều này thì không phát huy được hiệu quả của công tác này.
- Căn cứ vào tính chất có quy định cụ thể lưu trữ cho từng loại văn bản,

tạo cơ sở vật chất tốt nhất cho công tác bảo quản nhất là các văn bản trong diện
lưu giữ lâu dài.


- Đẩy mạnh đầu tư để ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công
tác lưu giữ, tìm kiếm và xử lý thông tin, nhưng phải đảm bảo chế độ bảo mật
thông tin.
II. Quy chế quản lý văn bản.
Trong các cơ quan Nhà nước hàng ngày tiếp nhận, xử lý, ban hành nhiều
văn bản. Cơ quan có thẩm quyền càng cao thì khối lượng văn bản đến và ban
hành càng nhiều. Để việc quản lý văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân
theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình
ký, ban hành, in, phát hành, nộp lưu trữ, yêu cầu chung đặt ra là phải kịp thời
chính xác, bảo mật và an toàn.
Muốn vậy mỗi cơ quan, căn cứ vào các văn bản pháp luật, quy định về
công tác văn bản của các cơ quan có thẩm quyền đã ban hành, căn cứ vào chức
năng nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị, căn cứ vào điều kiện thực tế về cơ sở vật
chất cũng như con người mà ban hành quy chế quản lý văn bản của cơ quan,
đơn vị mình. Quy chế đó phải được phổ biến tới từng cán bộ, nhân viên có liên
quan đến các khâu trong công tác văn bản, để họ nắm được và thực hiện cho
đúng và hết trách nhiệm.
Thông thường thì các cơ quan Nhà nước thực hiện các khâu sau trong
công tác quản lý văn bản.
- Quản lý văn bản đến.
- Quản lý văn bản đi.
- Quản lý hồ sơ tài liệu, sổ sách, giấy tờ dùng trong cơ quan và tài liệu
lưu trữ.
- Quản lý hồ sơ tài liệu mật.
- Quản lý con dấu.
1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

- Văn bản đến là tài liệu, thư từ do cơ quan tiếp nhận được từ bên ngoài
gửi đến.


UBND Phường Cát Linh thường nhận được các văn bản đến như: thông
báo, công văn, kế hoạch, quyết định, nghị quyết, đơn trình báo.vv… Năm
2008, UBND Phường nhận được 275 văn bản.
- Tổ chức tiếp nhận văn bản đến theo nguyên tắc sau: Tất cả văn bản đến
đều qua văn thư để vào sổ công văn đến. Công văn phải được xử lý nhanh
chóng, chính xác và giữ bí mật. Công văn đến phải được Thủ trưởng đơn vị cơ
quan có ý kiến trước khi phân phối cho cá nhân đơn vị giải quyết. Người nhận
công văn đến phải ký vào sổ chuyển giao công văn.
* Quy trình xử lý công văn đến được thực hiện như sau:
- Khi văn bản đến cán bộ văn thư phải tiếp nhận và xem công văn đó có
còn nguyên vẹn hay không, công văn đó là công văn được bóc bì hay không
được bóc bì, công văn đó xử lý gấp hay xử lý thường, công văn đó có phải
đăng ký hay không.
Tại UBND Phường Cát Linh, khi có công văn đến hầu hết thường qua
cán bộ văn thư phường, tuy nhiên cũng có một số công văn đến là do cán bộ
phường đem về khi đi họp (khoảng 10%). Có những cán bộ có sự hiểu biết thì
đưa lại cho cán bộ văn thư, nhưng cũng có cán bộ trình trực tiếp lên Chủ tịch
hoặc Phó Chủ tịch như vậy là không đúng nguyên tắc.
- Bóc bì công văn: Loại công văn mà văn thư được bóc bì gồm những
công văn ngoài bì đề tên cơ quan, gửi Thủ trưởng cơ quan (không phải thư
riêng) công văn được đóng dấu mật, những công văn đến các đơn vị chức năng
của cơ quan. Ngoài ra, còn có loại công văn không được bóc bì là những công
văn ngoài bì ghi rõ tên người nhận, công văn mật, công văn gửi Đảng và các
đoàn thể trong cơ quan. Những công văn có dấu hoả tốc, khẩn cần bóc bì trước,
khi bóc bì không làm rách công văn, không làm mất địa chỉ và dấu bưu điện.
Sau đó đối chiếu số ký hiệu ghi ngoài bì và trong công văn.

Cán bộ văn thư của Phường hiểu được rõ loại nào được bóc bì và loại
nào không được bóc bì nên thường không bị mắc sai phạm trong khâu phân
loại để bóc bì, tuy nhiên nhiều khi cán bộ văn thư bóc bì vẫn còn rách công văn


để bên trong (khoảng 3%). Những công văn có dấu hoả tốc, khẩn thì thường
được xử lý nhanh để trình lên Chủ tịch kịp thời không làm chậm công việc mà
công văn đưa đến. Trên nguyên tắc là công văn bóc bì gửi Thủ trưởng cơ quan
nhưng không phải thư riêng, tuy nhiên thực tế cho thấy rằng tại UBND Phường
bất cứ một công văn nào đưa đến mà có đề: Kính gửi Chủ tịch UBND Phường
Cát Linh thì cán bộ văn thư thường không bóc bì công văn mà trình lên luôn
mặc dù có khi biết đó không phải là thư riêng.
- Đóng dấu đến vào công văn phải đóng dưới số và ký hiệu: việc đóng
dấu đến nhằm xác định công văn đó đã được đăng ký tại văn thư và giúp theo
dõi được công văn đến ngày nào, quá trình giải quyết công văn đó.
Việc đóng dấu đến cũng hết sức quan trọng vì nó giúp việc theo dõi công
văn đến ngày nào và giải quyết ra sao. Tuy nhiên, việc đóng dấu đến tại văn
phòng Uỷ ban diễn ra không thường xuyên, chỉ trừ những công văn mà ở ngoài
bì đề: Kính gửi UBND Phường Cát Linh thì mới đóng dấu đến còn những công
văn mà ở ngoài bì đề rõ chức danh cán bộ Phường thì cán bộ văn thư thường
không bóc bì và đóng dấu mà gửi trực tiếp cho người đó. Năm 2008, trong số
275 công văn đến thì có khoảng 245 công văn đến đề: Kính gửi UBND Phường
Cát Linh và có 30 công văn gửi đến đề tên trực tiếp cán bộ giải quyết.


Ví dụ: Kính gửi đồng chí Vũ Thị A - Cán bộ Tư pháp Phường Cát Linh.
Mẫu dấu đến của UBND Phường :
5cm
UBND PHƯỜNG CÁT LINH
CÔNG VĂN ĐẾN

3cm

Số:
Ngày:
Chuyển:
Lưu hồ sơ:

Ví dụ: Đóng dấu đến
UỶ BAN NHÂN DÂN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số:

/ TB-UB
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2008

(Dấu đến)
THÔNG BÁO
Về việc tổ chức ủng hộ đồng bào Miền trung bị thiệt hại do cơn bão số 6

....................................................................................................................................
..
....................................................................................................................................
..
....................................................................................................................................
..

- Sau khi đóng dấu đến, văn thư trình những công văn nhận được lên Thủ
trưởng để Thủ trưởng xem xét và ghi ý kiến phân phối công văn cho từng cán
bộ, từng bộ phận vào lề công văn.


Nhưng không phải công văn đến nào cũng được Chủ tịch Phường phê
duyệt bởi có nhiều công văn không qua Chủ tịch. Ví dụ như: công văn đề rõ
chức danh cán bộ trong Phường. Đây cũng là một điều mà UBND Phường Cát
Linh cần xem xét quy định lại cho cụ thể.
- Đăng ký công văn đến nhằm để nắm số lượng công văn, nội dung công
văn, công văn đó ở đâu và ai có nhiệm vụ giải quyết. Công văn đến ngày nào
thì đăng ký ngày đó không đăng ký trùng số. Sổ công văn đến phải có nội dung
cơ bản sau: Số đến, ngày đến, nơi gửi công văn, ngày tháng công văn, trích yếu
nội dung công văn, nơi nhận công văn, ký nhận công văn, lưu công văn và ghi
chú.
Thực trạng việc đăng ký công văn đến tại UBND Phường: mặc dù đã có
máy vi tính nhưng máy vi tính chỉ dùng để soạn thảo văn bản, máy tính đã cũ,
còn công văn đến thường được đăng ký vào sổ (vẫn mang tính thủ công). Đây
cũng là một điều khó khăn cho công tác quản lý văn bản. Đất nước ta đang
trong thời kỳ đổi mới đi lên phát triển khoa học kỹ thuật, theo cá nhân em nên
trang bị thêm một số máy tính nữa, không những dùng cho việc soạn thảo văn
bản mà còn có thể dùng cả vào việc đăng ký công văn và lưu trữ để phục vụ
cho công việc của cơ quan được đảm bảo.

Mẫu sổ đăng ký công văn đến của UBND Phường được lập như sau:
Số
đến

Ngày
đến

Nơi
gửi

Số,
ký hiệu

Ngày
tháng

Trích
yếu nội
dung

Lưu
hồ sơ số

Nơi
nhận hoặc
người
nhận

Số lượng công văn đến qua các năm từ 2006 đến 2008 của UBND
Phường Cát Linh như sau:

nh


Nơi
chuyển

Chính
phủ

UBND
Thành phố

UBND
Quận

Các cơ
quan đơn vị khác

Năm

2006
2007
2008

11
10
13

39

42
53

75
93
91

140
163
118

- Chuyển giao và theo dõi công văn đến: mọi công văn đến thì người
không có trách nhiệm không được xem công văn giấy tờ của người khác. Việc
giải quyết công văn đến là nhiệm vụ của Thủ trưởng cơ quan, cán bộ chuyên
môn, văn thư được giao giải quyết công văn giấy tờ đơn giản.
Về nguyên tắc là như vậy nhưng trong quá trình nhận văn bản và chuyển
giao văn bản thì tại UBND Phường vẫn cho người không có trách nhiệm, thẩm
quyền xem công văn giấy tờ. Việc chuyển giao không trực tiếp thường qua
người này hoặc người kia.
- Tổ chức giải quyết và kiểm tra công văn đến: việc tổ chức giải quyết và
kiểm tra công văn đến có liên quan đến các bộ phận như:
Thủ trưởng cơ quan, phụ trách cơ quan, phụ trách đơn vị thừa hành, cán
bộ chuyên môn, cán bộ văn thư. Phạm vi quản lý của mỗi cán bộ đều khác
nhau.
Tại UBND Phường Cát Linh thì việc tổ chức giải quyết và kiểm tra,
công văn đến có liên quan đến: Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND Phường, cán
bộ văn thư, cán bộ chuyên môn, hầu hết mọi chủ thể có liên quan đều làm tốt
bước này.
Tóm lại: Việc tổ chức quản lý và giải quyết công văn đến ở UBND
Phường Cát Linh cần phải hoàn thiện hơn. Phải đóng dấu công văn đến vào

công văn, khi bóc bì công văn cần phải cẩn thận hơn, công văn cần được xử lý
nhanh chóng và kịp thời.
2. Tổ chức quản lý và giải quyết công văn đi:


Ngoài việc quản lý công văn đến thì quy trình quản lý công văn đi cũng
phải được đảm bảo theo đúng nguyên tắc. Công văn đi là tất cả các văn bản
giấy tờ, tài liệu lấy danh nghĩa cơ quan gửi ra ngoài.
Tất cả công văn đi phải được thực hiện trên nguyên tắc là trình Chủ tịch
hoặc Phó chủ tịch Phường, rồi qua văn thư cơ quan vào sổ, đóng dấu và đăng
ký làm thủ tục gửi đi.
- Sau khi cán bộ chuyên môn soạn thảo trình thủ trưởng cơ quan duyệt
và ký rồi chuyển cho văn thư, văn thư kiểm tra xem công văn đã có ý kiến
duyệt thông qua thủ trưởng chưa (phải đúng chữ ký mẫu). Trong trường hợp
công văn chưa có chữ ký, ý kiến của người có trách nhiệm hoặc sai sót về thể
thức thì cán bộ văn thư có thể bổ sung những chỗ được phép hoặc đề nghị cán
bộ chuyên môn sửa lại.
Do hiểu rõ được công việc phải làm nên cán bộ văn thư của Phường làm
đúng và tốt khâu này. Việc soạn thảo văn bản để chuyển đi thì bộ phận nào gửi
thì bộ phận đó soạn sau đó đưa đánh máy nhưng do trình độ chuyên môn về
soạn thảo văn bản chưa cao nên khi đưa Chủ tịch duyệt vẫn còn bị sửa lại.
Chính vì điều này nên cán bộ văn thư khi xem để vào sổ và đóng dấu thường
không bao giờ phải chỉnh sửa lại về thể thức.
Cán bộ văn thư phải hoàn thiện văn bản ghi số, ngày tháng năm ban hành
văn bản và đóng dấu theo quy định là trùm lên 1/3 bên trái chữ ký, mực dấu
màu đỏ.
Việc quản lý con dấu cũng rất quan trọng. Theo Nghị định 58/2001/NĐCP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu:
Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức
xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh khẳng định vị trí pháp lý của
các văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ

chức và các công dân phải được quản lý thống nhất theo các quy định của Nghị
định Chính phủ: “Con dấu chỉ được đóng khi có chữ ký của người có thẩm
quyền và không được đóng dấu khống, chỉ bộ phận văn phòng có nhiệm vụ


soát kỹ văn bản trước khi đóng dấu, văn bản phải có đầy đủ thể thức, tránh
đóng dấu nhầm, người giữ dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc
giữ và đóng dấu”.
Việc đóng dấu vào văn bản ở Uỷ ban, cán bộ văn thư xem có đúng chữ
ký của Chủ tịch Phường hoặc Phó Chủ tịch phường hay không thì mới đóng
dấu, đóng dấu văn bản có 98% là đóng dấu đúng tức là trùm lên 1/3 chữ ký về
bên trái, 2% đóng dấu sai còn trùm lên quá 1/3 chữ ký về bên trái.
- Khi đăng ký công văn phải theo nguyên tắc công văn chuyển ngày nào
thì đăng ký ngày đó, không đăng ký trùng số. Cán bộ văn thư vào sổ đăng ký
công văn đi nhằm để nắm số lượng công văn đi, nội dung của công văn đi,
công văn đi gửi đi đâu, bộ phận nào gửi.
Sổ đăng ký công văn đi phải đảm bảo đủ các mục như: ngày tháng công
văn, số ký hiệu, tên loại trích yếu, người ký, nơi nhận , số lượng văn bản, ghi
chú.

Mẫu sổ đăng ký công văn đi của UBND Phường:
Ngày
tháng

Số
ký hiệu

Tên loại và
trích yếu nội dung

Người
ký

Nơi
nhận

Số
lượng

Ghi
chú