cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dân xã tú xuyên và văn phòng

Lời mở đầu
Công văn, giấy tờ là một trong những phơng tiện quan trọng và cần thiết
đối với hoạt động quản lý nhà nớc, do đó việc làm công văn, giấy tờ và quản
lý chúng là hai công tác không thể đợc trong hoạt động đó. Toàn bộ các công
việc của cơ quan quản lý hành chính nhà nớc về xây dựng văn bản và quản lý,
giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý của các cơ quan gọi là công
tác văn th.
Công tác văn th là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hay nói một cách khác, công tác
văn th là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý,
gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết
văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nớc, các tổ chức
chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang (gọi chung là các cơ
quan). Cũng chính vì điều đó mà công tác văn th trong các cơ quan, các tổ
chức ngày càng đợc quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt là trong những năm gần
đây, với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nớc, với sự phát triển mạnh mẽ
của khoa học và công nghệ thì nhiệm vụ của công tác văn th càng phải đợc
quan tâm và đổi mới hơn nữa.
Trong quá trình học, chúng tôi nhận thấy các môn học nh: Nghiệp vụ
công tác văn th. Những năm gần đây lý luận và thực tiễn trong công tác văn
th - lu trữ ở nớc ta đã có những bớc phát triển mới, phong phú và rất đa dạng.
Đặc biệt trong mỗi một cơ quan lại có một thực tế và yêu cầu riêng biệt. Vì
thế mà việc gắn lý thuyết với thực tế cũng là một vấn đề thật không đơn giản,
nhất là đối với chúng tôi đang công tác trong các cơ quan hành chính Nhà nớc,
trong công tác lại có khi phải kiêm nhiệm thêm những việc khác có đặc thù
riêng, thời gian rất hạn chế, nên mỗi ngời chúng tôi đều phải cố gắng rất nhiều
để có thể đáp ứng đợc với thực tế của nhu câù công việc.
1. Mục đích lý do làm chuyên đề và lựa chọn chuyên đề:
Sau một thời gian tập trung học tập, chúng tôi đã đợc trang bị những
kiến thức cơ bản về công tác văn th nh:
- Những vấn đề chung về công tác văn th.

- Trách nhiệm thực hiện công tác văn th trong cơ quan.
- Tổ chức quản lý văn th đi.
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác văn th.
1


Công tác văn th là một bộ phận không thể tách rời của hoạt động lãnh
đạo và quản lý, là một hoạt động mang tính văn hoá và tính kinh tế sâu sắc,
phản ánh trình độ văn minh và trình độ phát triển của mỗi quốc gia, là một
hoạt động gắn liền với nền an ninh quốc gia. Trong tài liệu văn th và tài liệu lu
trữ chứa đựng không ít bí mật của Đảng và Nhà nớc cha đợc phép tiết lộ. Nếu
công tác văn th và công tác lu trữ không đợc quan tâm tổ chức cho tốt, thì việc
để lộ hoặc bị mất cắp tài liệu bí mật là khó tránh khỏi.
Tuy hiểu đợc nguyên tắc và tầm quan trọng của công tác văn th và công
tác lu trữ là nh vậy, nhng do thời gian thực hiện công việc có hạn và bản thân
chúng toi ở cơ quan ngoài chức năng chính là làm công tác văn th - lu trữ ra
còn phải đảm nhiệm nhiều công việc không tên khác nữa chứ không chỉ l
àm một công việc chuyên môn thuần tuý, nên công tác chuyên môn còn gặp
nhiều thiếu sót là điều không thể tránh khỏi.
2. ý nghĩa của chuyên đề:
Thực hiện chuyên đề tìm hiểu công tác văn th của cơ quan, đơn vị là để
giúp cho các học viên chúng em củng cố kiến thức lý thuyết đã học vào thực
tế công tác văn th của cơ quan, đơn vị. Qua đó rút ra đợc những nhận xét của
mình về những vấn đề cụ thể về công tác công tác văn th nh: Việc ban hành
văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức công tác lập hồ sơ và
nộp hồ sơ vào lu trữ...
3. Những vấn đề chủ yếu:

Nội dung của báo cáo chuyên đề bao gồm những phần sau:
I. Đặt vấn đề:
- Mục đích lý do làm chuyên đề và lựa chọn chuyên đề.
- ý nghĩa của chuyên đề
- Những vấn đề chủ yếu.
II. Nội dung:
- Phần lý luận.
- Vận dụng lý luận vào thực tế.
III. Kết luận:
- Tóm tắt những phần đã có trong nội dung
- ý kiến đề xuất, kiến nghị.
Là một học viên đợc cơ quan cử đi đào tạo tại Học viện Hành chính qua
thời gian học tập tại trờng, đợc nhà trờng và các thầy, cô giáo bộ môn giảng
dạy, giúp đỡ trang bị cho kiến thức và kinh nghiệm, chúng tôi đã biết kết hợp
lý thuyết với công việc thực tế ở ngay cơ quan mình đang công tác và sau đó
hoàn tất báo cáo chuyên đề là một việc làm rất cần thiết và bổ ích. Chỉ có qua

2


đây chúng tôi mới thấy hết đợc kiến thức và năng lực thực tế của mình.
Quá trình thực hiện và hoàn chỉnh báo cáo chuyên đề này, do kiến thức
và kinh nghiệm cha nhiều nên không thể tránh khỏi thiếu sót. Rất mong đợc
các thầy, cô giáo thông cảm và chỉ dẫn cho để kịp thời bổ sung kiến thức, rút
kinh nghiệm, hoàn thiện ngày một tốt hơn trong công tác chuyên môn.
Xin cám ơn công lao dạy dỗ của các thầy cô, và cám ơn sự quan tâm,
giúp đỡ của các đồng chí cán bộ lãnh đạo cơ quan, các bạn bè đồng nghiệp đã
tạo mọi điều kiện cho tôi hoàn thành báo cáo chuyên đề này.
Tôi hứa sẽ cố gắng hơn nữa trong học tập để đạt kết quả cao nhất, hoàn
thành tốt nhất công tác chuyên môn đợc giao phó, với mong muốn đợc đền

đáp lại sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và công ơn dạy bảo của các thầy, cô
giáo và sự tin tởng của bạn bè, đồng nghiệp.

3


Chơng I
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên và văn phòng
hành chính của uỷ ban xã Tú Xuyên
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của uỷ
ban nhân dân xã Tú Xuyên

1. Chức năng.
uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên là tổ chức sự nghiệp quản lý Nhà nớc có
chức năng quản lý Nhà nớc do Hội đồng nhân dân giao cho vừa do Uỷ ban
nhân dân cấp trên giao và chịu sự lãnh đạo thống nhất của chính phủ. Là cơ
quan hành chính Nhà nớc hoạt động thờng xuyên của địa phơng thuộc hệ
thống hành chính thống nhất và thông suốt cả nớc. Nhng thực hiện việc chỉ
đạo, điều hành hằng ngày công việc hành chính Nhà nớc ở địa phơng là cơ
quan của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm thi hành
những nghị quyết của Hội đồng nhân dân và báo cáo công việc trớc Hội đồng
nhân dân cung cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên. Là cơ quan hành chính Nhà
nớc ở địa phơng song uỷ ban nhân dân không chỉ chịu trách nhiệm chấp hành
những nghị quyết của Hội đồng nhân dân mà còn cả những nghị quyết của cơ
quan chính quyền cấp trên thi hành pháp luật thống nhất của Nhà nớc.
Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên có trụ sở tại Huyện Văn Quan - Lạng Sơn,
có t cách pháp nhân có con dấu và tài khoản riêng.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
* Uỷ ban nhân dân, thực hiện quản lý Nhà nớc địa phơng trong các lĩnh

vực sau:
* Tuyên truyền giáo dục pháp luật kiểm tra việc chấp hành hiến pháp,
pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nớc cấp trên và nghị quyết của Hội
đồng nhân dân cung cấp trong cơ quan Nhà nớc nh tổ chức kinh tế, tổ chức xã
hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công đoàn ở địa phơng.
* Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng
lực lợng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở
địa phơng và việc c trú đi lại của ngời nớc ngoài ở địa phơng.
* Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nớc và của công dân,
chống tham nhũng buôn lâu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
* Quản lý tổ chức, biên chế tiền lơng, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã
hội.
* Tổ chức chỉ đạo, thi hành án ở địa phơng.

4


* Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách của địa phơng (thuế) phối
hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, thu đủ, thu kịp thời các
loại thuế và các khoản thu khác ở địa phơng.
* Uỷ ban nhân dân xã, Tú Xuyên còn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị
hành chính ở địa phơng.
3. Cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dâ xã Tú Xuyên.
* Giới thiệu về cơ cấu tổ chức.
Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên có chủ tịch và các phó chủ tịch do Hội
đồng nhân dân cung cấp bầu ra. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị
thuộc uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên do chủ tịch uỷ ban nhân dân quy định.
Hiện nay uỷ ban có 25 cán bộ trong biên chế của cơ quan, còn lại là hợp
đồng, hầu hết các cán bộ đều có trình độ Đại học chuyên ngành, nhiều cán bộ
đợc đào tạo với trình độ cao Đẳng, trung học chuyên nghiệp.

Theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn - nghiệp vụ uỷ ban nhân
dân xã Tú Xuyên nh sau:
* Trên đại học
: 01 ngời
* Đại học hành chính
: 05 ngời
* Đại học ngành khác
: 10 ngời
* Cao đẳng
: 01 ngời
* Trung cấp
: 05 ngời
Qua sơ đồ ta thấy rõ đợc mối quan hệ chăt chẽ giữa ban chủ tịch, Uỷ ban
với các ban trực thuộc Uỷ ban nhân dân, các ban này có chức năng tham mu,
giúp việc co ban chủ tịch Uỷ ban nhân dân về mọi mặt.
C. Chức năng của từng ban.
* Cán bộ văn phòng: là ban tham mu và giúp việc cho lãnh đạo uỷ ban
nhân dân xã trong xây dựng, là ban thông tin tổng hợp hoạt động của uỷ ban ,
triển khai thực hiện ngân sách, kế hoạch đầu t và trực tiếp triển khai công tác
hành chính của Uỷ ban. Vừa phụ trách công tác tổ chức cán bộ, văn th lu trữ,
công tác bảo vệ quản lý cơ sở vật chất, phục vụ mọi hoạt động của Uỷ ban.
* Ban địa chính - xây dựng: là ban có chức năng quản lý quyền sử dụng
đất đai, chuyển nhợng thế chấp, tặng quyền sở hữu đất và cấp giấy phép xây
dựng hoặc giải phóng mặt bằng.
* Ban t pháp: là ban có chức năng kiểm tra, xử lý các công văn của uỷ
ban.
* Cán bộ kế toán - tài chính: là ban tham mu và giúp việc cho lãnh đạo,
Uỷ ban tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê và tài chính của Uỷ ban

5

theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nớc và các quy định về kế toán tài chính của
Uỷ ban nhân dân.
* Ban chỉ huy quân sự: là ban có chức năng nhận công văn, báo cáo của
Đảng uỷ, Huyện uỷ về công tác quân sự.
* Ban công an: là ban có chức năng đảm bảo trật tự an ninh trong thôn
xóm, phờng, thị xã.
* Cán bộ thuế thơng nghiệp: là ban có chức năng ban hành luật thuế áp
dụng đối với hộ kinh doanh nhỏ trên địa bàn xã.
* Ban văn hoá thông tin: là ban có chức năng làm công tác tuyên truyền
những chủ trơng, chính sách về văn hoá. Và góp phần xây dựng nếp sống văn
minh - văn hoá cho ngời dân.
Trong thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên, tôi đã đợc
nhận về thực tập tại phòng hành chính - văn th. Sau đây là một vài nét giới
thiệu về văn phòng hành chính - văn th.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng hành
chính.

1. Chức năng.
Văn phòng hành chính là ban có chức năng tham mu và giúp việc cho
lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên trong xây dựng, triển khai thực hiện
kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu t và trực tiếp triển khai công tác hành chinh
quản trị của Uỷ ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn th- lu trữ của Uỷ
ban nhân dân xã.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
* Lập và tổ chức kế hoạch hàng năm của Uỷ ban nhân dân và lập kế
hoạch sáu tháng đầu năm. Định kỳ báo cáo công tác thực hiện kế hoạch theo
quy định.
* Thờng xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chơng trình

theo đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡ
những khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch.
* Thu thập và xử lý thông tin kịp thời và chính xác.
* Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên.
* Tổ chức công tác văn th, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn
bản ở bên ngoài cơ quan gửi đến.
* Tổ chức công tác lu trữ hồ sơ của Uỷ ban nhân dân để phục vụ cho việc
tra tìm nhanh chóng và thuận tiện.
* Quản lý toàn bộ tài sản, vật t, trong thiết bị, công cụ lao động của uỷ
ban.

6


* Thực hiện công tác văn th - lu trữ, theo đúng quy định, quản lý và cấp
giấy giới thiệu.
* Làm các thủ tục nh: Đăng ký, quản lý con dấu chuyển giao văn bản đi,
đến, tiếp nhận văn bản.

3. Cơ cấu tổ chức văn phòng hành chính
* Trởng ban chịu trách nhiệm Uỷ ban nhân dân xã về tổ chức điều hành
các công việc trong phòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Uỷ ban
nhân dân, phân công chỉ đạo công việc chung.
* Cán bộ: Thực hiện những công việc theo sự phân công của trởng ban.
Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch tuần tới, làm các
công việc phát sinh theo sự phân công của trởng ban, quản lý các trang thiết bị
đợc giao có hiệu quả. Thực hiện công tác văn th, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận,
cấp phát, lu trữ công văn, tài liệu đến và đi.
Sơ đồ tổ chức của văn phòng hành chính
Trởng ban

Nông Văn Sơ
Cán bộ
La Văn Thăng

Cán bộ
Nông Văn Lực

Cán bộ
Long Văn Thơ

4. Thái độ và tinh thần làm việc của cán bộ trong cơ quan
Qua đợt thực tập này, điều để lại cho tôi ấn tợng sâu sắc nhất là tình
cảm , tinh thần làm việc hăng say, hết mình của tất cả các cán bộ, nhân viên
trong Uỷ ban. Tuy là cơ quan hành chính Nhà nớc nhng không giống những
cơ quan hành chính Nhà nớc khác bởi ở đây các cán bộ trong uỷ ban đều có
tác phong làm việc rất hiện đại và khoa học. Trong công việc, các cán bộ và
nhân viên luôn ý thức đợc nghĩa vụ, trách nhiệm của mình, chấp hành nghiêm
chỉnh nội quy của cơ quan, tác phong nhanh nhẹn và năng nổ sáng tạo trong
công việc.
Tuy là làm việc hành chính, nhng giờ giấc ở Uỷ ban luôn đợc chấp hành
nghiêm chỉnh. Thái độ làm việc của cán bộ trong cơ quan rất tốt, công việc
trong một ngày họ không bao giờ để đến ngày mai, mà đều cố gắng hoàn tất,
7


dù phải về muộn hơn bình thờng. Nhiều khi đã hết giờ làm từ lâu nhng họ vẫn
ở lại để hoàn thành nốt công việc đề ra trong ngày. Điều đó đã cho ta thấy đợc
thái độ cũng nh tinh thần hết mình vì công việc của cán bộ Uỷ ban nhân dân
xã Tú Xuyên.
Trong Uỷ ban có nhiều phòng ban với những chức năng và nhiệm vụ

riêng và đợc bố trí khá xa hơn. Nhng không vì thế mà thái độ cán bộ trong các
phòng ban cũng nh giữa các phòng ban với nhau có sự khác biệt hay một
khoảng cách nào. Mà trái lại Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên nh một ngôi nhà
lớn mà ở đó có sự yêu thơng đùm bọc che chở, giúp đỡ lẫn nhau giữa các cán
bộ trong cơ quan.
Tóm lại, để đạt đợc những điều trên là một phần nhờ vào sự quan tâm
hợp lý của Ban chử tịch đối với đội ngũ cán bộ trong cơ quan. Sự đầu t thích
đáng vào nguồn nhân lực của cơ quan để ngày càng nâng cao chất lợng đội
ngũ cán bộ nhân viên, sự cố gắng mở rộng quan hệ hợp tác, đổi mới phơng
thức, lề lối, cũng nh tác phong làm việc nhằm đáp ứng và theo kịp với sự phát
triển của xã hội.

8


Chơng II
Quá tình khảo sát, thực hiện công tác văn th lu
trữ và quản trị văn phòng tại uỷ ban nhân dân
xã Tú Xuyên.
I. Công tác văn th

1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn th của Uỷ ban nhân dân xã Tú
Xuyên.
Hiện nay, văn bản quản lý, chỉ đạo ở xã cha có quyết định ban hành. Nh
chúng ta đã biết văn bản quản lý chỉ đạo là rất quan trọng mà các cơ quan phải
ban hành, để thuận tiện cho công tác văn bàn th - lu trữ.
Nh vậy,văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn th lu trữ có vai trò rất quan
trọng đối với các cơ quan. Vì thế mà các cơ quan cha ban hành thì cần phải có
văn bản và ban hành kịp thời để cho việc quản lý chỉ đạo đợc thuận lợi hơn
trong công tác văn th - lu trữ. Nếu có văn bản, quản lý chỉ đạo thì cán bộ trong

cơ quan sẽ nắm rõ đợc nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực hiện đúng
theo nguyên tắc đã đề ra.
Công tác văn th có nội dung phức tạp, nhiều công tác mang tính khoa học
và kỹ thuật cao. Những cán bộ làm công tác văn th nói chung và những cán bộ
chuyên trách công tác văn th tuỳ theo yêu cầu cụ thể, phải đợc bồi dỡng, huấn
luyện cán bộ ở những mức độ khác nhau.
Để đáp ứng yêu cầu thờng xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên
môn cho cán bộ làm công tác văn th chuyên trách và những cán bộ khác làm
công việc có liên quan đến công tác văn th, hàng năm có nhiều lớp bồi dỡng
nghiệp vụ ngắn hạn do Uỷ ban nhân dân Huyện Văn Quan tổ chức theo sự chỉ
đạo chung của Uỷ ban nhân dân Huyện Văn Quan, phục vụ cho việc nâng cao
trình độ nghiệp vụ cho các đối tợng làm các nghiệp vụ văn th khác nhau.
Ngoài các lớp ngắn hạn nói trên, cán bộ ở xã cũng bố trí chơng trình văn
th trong nội dung làm việc của mình.
Việc trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn th ở cơ quan là việc làm rất
cần thiết.
Về cơ sở hạ tầng từ khi mới thành lập Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên đã
gặp nhiều thiếu thốn về nhà để tài liệu, chỗ làm việc cho cán bộ công nhân
viên còn thiếu thốn, với sự quan tâm của Đảng và Nhà nớc cùng với sự nỗ lực
phân đấu của công tác văn th, đến nay Uỷ ban đã đợc trang bị các thiết bị làm
việc tơng đối đầy đủ.
Trong mỗi phòng ban đều có lắp đặt máy vi tính Pentium IV đợc nối
mạng, một quạt thông gió, một máy điện thoại đợc nối mạng rộng ra ngoài.

9


Văn phòng hành chính văn th đợc trang bị cho mỗi phòng từ 1 đến 2 máy
vi tính và một máy in. Trang bị, hai máy photocopy cho văn th, các phòng đều
có điện thoại , các máy tính đều đợc nối mang với nhau và đợc kết nối mạng

Internet và có tốc độ xử lý cao để đảm bảo công việc đợc xử lý nhanh chóng
thuận tiện.
Những trang thiết bị khác nh nhà cửa trụ sở đợc bố trí rộng rãi đảm bảo
điều kiện làm việc cho các cán bộ, nhân viên tơng đối tốt, dụng cụ văn phòng
phẩm đợc cung cấp kịp thời đủ nhu cầu.
Công tác kiểm tra đối với công tác văn th của Uỷ ban nhân dân xã Tú
Xuyên nh sau:
Uỷ ban xã đã tổ chức kiểm tra theo định kỳ, (Sáu tháng một lần). Mỗi lần
kiểm tra để làm sáng tỏ kết quả đã đạt đợc trong quá trình thực hiện những
nhiệm vụ của cơ quan.
Qua sự kiểm tra này để đánh giá các đờng lối đa ra về công tác văn th có
đúng hay không để kịp thời sửa đổi sát với thực tế.
Khi kiểm tra có thể xây dựng đợc các bản hớng dẫn, chỉ đạo một cách sát
thực với hoạt động của cơ quan.
Mỗi lần kiểm tra thì cấp trên sẽ kiểm tra về chất lợng xử lý thông tin của
cơ quan nh thế nào?
Kiểm tra toàn bộ tổng hợp thông tin có đúng hay không.
Kiểm tra văn bản có đúng thể thức hay không và kiểm tra độ chính xác
của thông tin.
Nh vậy, công tác kiểm tra đối với công tác văn th là nhằm xem xét cán
bộ văn th làm việc có hiệu quả hay không. Nếu không thì sẽ phải chỉnh sửa lại
để cho công tác văn th ngày càng phát triển và đi lên.
Tổ chức biên chế của văn th chuyên trách của Uỷ ban là tổ chức biên chế
cho vă th chuyên trách là 5 năm một lần. Tổ chức biên chế cho văn th là
những ngời làm việc ở cơ quan từ 5 năm trở lên, có lý lịch tốt, chấp hành mọi
quy chế mà cơ quan đã đề ra.
Hình thức, tổ chức văn th cơ quan theo cơ chế tập trung. Có nghĩa là toàn
bộ các thao tác nghiệp vụ của công tác văn th đợc thực hiện tại một nơi, một vị
trí của cơ quan hay làm việc nơi chung của cơ quan. Đó là văn phòng hành
chính.

2. Công tác soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản đó là một công việc thờng làm ở bất kỳ cơ quan, tổ
chức nào. Nh chúng ta đã biết việc soạn thảo văn bản phải theo quy định
chung cho nên công việc này đòi hỏi phải có độ chính xác cao thì văn bản đó

10


mới có hiệu lực. Hơn thế nữa văn bản là vật mang tin để ghi lại và truyền đạt
thông tin trong hoạt động, quản lý. Nó mang tính giao dịch cụ thể hoá các văn
bản pháp quy và thực hiện những kế hoạch công tác theo chức năng nhiệm vụ
của Uỷ ban, Việc phân công soạn thảo văn bản do Trởng ban, văn phòng phân
công và đợc phân công cho cán bộ văn th soạn thảo. Văn bản cơ quan do cán
bộ Đỗ Hơng Chà soạn thảo, công việc soạn thảo của Uỷ ban là soạn thảo
những văn bản hành chính thông thờng nó bao gồm: công văn, báo cáo, thông
báo, tờ trình Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó đợc viết ở
nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ đợc quy định chặt chẽ
nhằm bảo đảm cho văn bản đó tính pháp lý, tính quyền lực của văn bản.
Sau khi soạn thảo văn bản xong thì phải in ra, trớc khi in thì phải prcview
để chỉnh sửa văn bản sau đó đóng lại và mở hộp thoại print bằng cách vào
File/Print.
Trong đó All là in tất cả, current page là in trang chứa con trỏ, puges là in
trang tuỳ thích ta gõ số trang cần in vào đây.
Lập bảng biểu thống kê số lợng văn bản của cơ quan trong những
năm gầy đây:
Năm
2005
2006
2007
2008

2009
Công văn
30
35
40
37
25
Báo cáo
40
45
42
35
20
Thông báo
10
15
8
20
16
Tờ trình
15
10
8
14
10
Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bớc khi tiến hành
soạn thảo văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản gồm: chuẩn bị bản thảo văn bản, duyệt bản
thảo, in (nhân bản), trình ký văn bản.
* Quá trình chuẩn bị.

- Sơ bộ xác định vấn đề
Đây là tác động đầu tiên để xác định công tác soạn thảo văn bản. Ngời
soạn thảo văn bản phải xem xét các vấn đề.
+ Mục đích ban hành văn bản.
+ Thời gian ban hành văn bản.
+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản
+ Đối tợng giải quyết trong văn bản
+ Hậu quả tác động của văn bản.
Căn cứ để xác định:
+ Yêu cầu giải quyết công việc
Yêu cầu của vấn đề cần giải quyết.
11


Yêu cầu của cơ quan.
+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết văn
bản.
Nội dung xác định:
+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản
+ Xác định thời gian ra văn bản.
- Xác định tên loại văn bản
Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn
bản cần đợc soạn thảo. Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn đợc
loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền ban
hành văn bản của cơ quan. Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể, việc
chọn loại văn bản thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giải quyết
công việc đạt hiệu quả, đúng mục đích.
Căn cứ để xác định.
+ Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan
+ Nội dung của vấn đề cần giải quyết

+ Mục đích, yêu cầu ra văn bản.
Nội dung công việc:
+ So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loại
văn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng.
+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn.
Tạo mẫu văn bản tiện cho việc thực hiện mục đích ban hành văn bản, giải
quyết công việc đã đặt ra.
- Thu thập thông tin.
Mỗi văn bản đều phải có các số liệu dẫn chứng sự việc, căn cứ pháp lý
Đó là thông tin cần thiết cho việc soạn thảo văn bản, các thông tin đó phải đợc
thu thập một cách đầy đủ, khách quan, chính xác trong quá trình chuẩn bị để
soạn thảo một văn bản. Văn bản càng quan trọng, thông tin thu thập càng phải
đầy đủ, chính xác và khách quan.
Có 3 loại thông tin cần thu thập: thông tin nguyên tắc, thông tin tiến độ
và thông tin thực tế.
+ Cơ sở thu thập:
Căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và mục đích giải quyết công việc
trong văn bản.
Căn cứ vào đối tợng thi hành văn bản.
+ Nội dung công việc:

12


Thông tin thực tế: loại thông tin này thu thập từ thực tế công việc có liên
quan đến vấn đề phải giải quyết trong văn bản phải soạn thảo.
Những thông tin loại này không thu thập từ các loại Hồ sơ mà thu thập từ
cuộc sống thực tế. Loại thông tin này càng chính xác, càng mang lại tính khả
thi cho văn bản đợc soạn thảo ra.
Thông tin tiến độ, đây là loại thông tin rút ra từ hồ sơ công việc để xác

định tiến trình công việc đang thực hiện, từ đó xác định nội dung tiếp theo của
văn bản phải soạn thảo.
Loại thông tin này đảm bảo cho nội dung văn bản không trùng lặp với
các văn bản trớc đó.
Thông tin nguyên tắc: đây là loại thông tin đợc rút ra từ hồ sơ nguyên
tắc, có liên quan đến công việc phải giải quyết trong văn bản sẽ soạn thảo.
Loại thông tin này giúp cho văn bản đợc soạn thảo ra phù hợp với hệ thống
pháp luật của Nhà nớc và không trái với văn bản của cấp trên. Mặt khác, loại
thông tin này là cơ sở pháp lý cho các nội dung giải quyết vấn đề trong văn
bản sẽ đợc soạn thảo.
- Viết đề cơng
Đây là công việc chuẩn bị cuối cùng để hình thành một văn bản. Tất các
công việc chuẩn bị trên đều để đi đến công việc cuối cùng này. Việc viết đề cơng là hình thành một cách hoàn thiện văn bản sẽ đợc soạn thảo với việc sắp
xếp nội dung một cách hợp lý dễ hiểu. Việc hình thành đề cơng và viết đề cơng theo mẫu văn bản là đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nớc, cơ sở để hình
thành đề cơng chính là mẫu của văn bản đợc chọn tên loại đã thực hiện sau khi
xác định mục đích ban hành văn bản.
Công việc này giúp cho ngời soạn thảo văn bản hình thành văn bản một
cách chi tiết trớc khi tiến hành viết thành văn bản. Mặt khác, việc viết đề cơng
trớc khi soạn thảo tạo điều kiện để ngời viết sắp xếp ý tứ, nội dung để văn bản
đợc soạn thảo ra đúng với mục đích ban hành văn bản.
* Các phơng pháp viết văn bản.
- Đọc cho th ký đánh máy, nghi âm, nghi tốc ký.
- Tự soạn thảo văn bản bằng các phơng tiện văn phòng.
- Viết tay văn bản.
* Duyệt bản thảo .
- Bản thảo văn bản phải đợc, duyệt trớc khi đánh máy, trình ký và làm thủ
tục gửi đi.
- Ngời duyệt bản thảo phải ký tất vào bản thảo mà mình đã duyệt.

13

- Tuỳ từng loại văn bản, tuỳ từng cơ quan mà việc tổ chức duyệt bản thảo
có những đặc điểm riêng.
Nh vậy, quy trình soạn thảo văn bản là một việc làm rất cần thiết khi soạn
thảo văn bản. Muốn soạn thảo một văn bản tốt thì phải có một quy trình hợp lý
sẽ tạo nên một văn bản logic.
Thể thức văn bản của cơ quan đợc thể hiện nh sau:
Thể thức văn bản là các yếu tố thông tin, cần đợc thể hiện trong văn bản,
theo quy định của pháp luật.
Thể thức, văn bản có ý nghĩa để đảm bảo tính kỷ cơng, thống nhất trong
việc ban hành văn bản quản lý Nhà nớc. Thể thức của văn bản đảm bảo tính
thiết thực và hiệu lực pháp lý của văn bản, song vừa tạo nên thuận lợi cho việc
quản lý văn bản và phép lịch sự trong việc giao tiếp giữa các cơ quan.
Quốc hiệu: là yếu tố thông tin thể hiện tên nớc và chế độ chính trị của
một quốc gia.
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - T do - Hạnh phúc
Dòng trên: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trình bày
bằng phông chữ. VntimeH, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm.
Dòng dới: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc trình bày bằng phông chữ
Vntime, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm, phía dới có đờng gạch ngang, nét liền
kéo dài hết dòng chữ.
Tên cơ quan ban hành văn bản: trình bày ở ô số (2) bằng phông chữ
VntimeH, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm, phía dới có đờng gạch
ngang, nét liền, dài khoảng 1/2 so với tên cơ quan và đặt cân đối ở giữa.
Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên
Số, ký hiệu văn bản: Trình bày ở ô số (3) số văn bản trình bày bằng
phông chữ Vntime, ký hiệu bằng phông chữ VntimeH, số, và ký hiệu có cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng thống nhất nh sau:

Số: 37/CV - VP (công văn số 37 của văn phòng).
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: trình bày ở ô số (4)
bằng phông chữ. Vntime, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.
Địa danh đặt trớc thời gian, tên địa danh phải viết hoa, sau địa danh có
dấu phẩy. Số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản viết bằng số A lập những số
chỉ ngày nhỏ hơn 10, và chỉ số tháng 1, tháng 2 phải viết số 0 ở trớc.
VD: Tú Xuyên, ngày 01 tháng 02 năm 2005.
Nơi nhận văn bản: trình bày ở ô số (5a) và ở ô số (5b).

14


Ô số (5a) ghi cụm từ "kính gửi" áp dụng cho công văn hành chính. Cụm
từ "Kính gửi" và tên cơ quan đợc trình bày bằng phông chữ. Vntime, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng đậm, sau cụm từ "Kính gửi" có dấu hai chấm. (: )
Ví dụ: Kính gửi: - Uỷ ban nhân dân Huyện Văn Quan.
- Phòng kế toán - kinh tế và PTNT Huyện Văn Quan
Ô số (5b) ghi cụm từ "nơi nhận" áp dụng cho tất cả các loại văn bản. Cụm
từ nơi nhận đợc trình bày bằng phông chữ. VntimeH, kiểu chữ đứng đậm, phía
dới tên gọi trình bày trích yếu nội dung văn bản bằng phông chữ Vntime, cỡ
chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.
VD: Báo cáo
V/V tình hình Đại hội của HTX Tú Xuyên.
Nội dung văn bản: trình bày ở ô số (7) bằng phông chữ Vntime, cỡ chữ
12 đến 14, kiểu chữ đứng. Khi xuống dòng thì chữ đầu dòng lùi vào 01 tab.
Thể thức để ký và chức vụ của ngời ký văn bản: Trình bày ở ô số (8) bằng
phông chữ. VntimeH cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm.
VD: TM. Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên
chủ tịch
Chữ ký của ngời có thẩm quyền: đợc trình bày ở ô số (9).

Dấu cơ quan: đóng vào ô số (10) trùm lên 1/3 chữ ký ở phía bên trái.
Họ, tên ngời ký văn bản: trình bày ô số (11) bằng phông chữ. Vntime, cỡ
chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.
VD: Nông Văn Sơ
Tóm lại, thể thức văn bản của cơ quan đợc thể hiện khá đầy đủ và lôgic.
Song vẫn còn tồn tại một vài yếu tố thể hiện cha đúng. Ví dụ nh khi đóng con
dấu cha cân.
3. Quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ, nhằm giúp
cho cơ quan và thủ trởng cơ quan nắm đợc thành phần nội dung và tình hình
chuyển giao, tiếp nhận giải quyết văn bản; sử dụng và bảo quản văn bản trong
hoạt động hằng ngày của cơ quan.
a. Quản lý văn bản đi: Là khái niệm chỉ chung của văn bản tài liệu do
một cơ quan gửi đi.
Các thủ tục khi chuyển giao văn bản đi của cơ quan, có kèm theo phiếu
gửi. Việc chuyển giao văn bản của cơ quan có kịp thời. Song đăng ký văn bản
theo hình thức bằng sổ.

15


So với mẫu đăng ký văn bản đi đã học với Đăng ký văn bản đi bằng số, ở
cơ quan thì các yếu tố thể hiện đều gồm có 8 cột Nói chung là giống nhau,
không có gì khác nhau.
Tuy nhiên, số lợng văn bản ban hành trong năm còn ít.
Thủ tục giải quyết văn bản đi sau khi đoạn thảo văn bản xong, văn th
kiểm tra thể thức văn bản có phù hợp với pháp luật quy định không, sau đó đa
lên thủ trởng để trình ký. Trớc khi văn bản chuyển ra ngoài, một lần nữa văn
th phải kiểm tra van bản đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật lên văn bản văn th
ghi số công văn để ngày tháng và trích yếu công văn vào sổ công văn đi.

Quản lý văn bản đi của Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên rất rõ ràng, chính
xác, kịp thời, an toàn và bí mật. Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dung
song số lợng văn bản đi ban hành còn quá ít. Sổ công văn đi gọn gàng, sạch
sẽ, dễ hiểu. Công văn đi là công văn rất quan trọng chính vì thế mà cơ quan
cần phải ban hành số lợng văn bản đi nhiều hơn nữa.
b. Quản lý văn bản đến.
Quản lý văn bản đến là khái niệm chỉ chung cho các công văn giấy tờ do
cơ quan nhận đợc.
- Thủ tục tiếp nhận giải quyết văn bản đến đợc thực hiện nh sau:
Tất cả công văn đến đều phải qua bộ nhận văn th. Văn th nhận và phân
loại công văn, bóc bì và rà soát xem công văn gửi đến có đúng thủ tục hành
chính hay không. Đối với những văn th mật, th đích danh, th cá nhân không đợc phép bóc bì, khi mở phong bì cán bộ văn th lấy tài liệu, xem xét kỹ ở trong
có bao nhiêu để tránh thiếu sót những tài liệu, hồ sơ kèm theo, viết phần ghi
chú vào th và kẹp ở cuối th.
Sau khi vào sổ công văn đến, văn th phải sắp xếp theo từng loại để trình
chủ tịch và các phòng ban chức năng trong uỷ ban, công văn đến ngày nào, thì
phân phối ngay trong ngày hôm đó, chậm nhất là đến sáng hôm sau. Đối với
công văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì văn th phải phân phối ngay sau khi nhận
đợc.
Tất cả các văn bản đều đợc vào sổ công văn đến theo biểu mẫu quy
định nh sau:
Số đến

Ngày
đến

(1)

(2)

Nơi gửi Số , ký Ngày tháng Tên loại và Lu hồ Nơi nhận Ký
văn bản hiệu
văn bản
thích
yếu sơ
và ngời
nội dung
nhận
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)

- Phân phối và chuyển giao văn bản đến:

16

Gghi
chú
(10)


Sau khi bóc bì, đóng dấu "dấu" cán bộ văn th đăng ký các yếu tố cần
thiết vào sổ rồi trình tất cả văn bản giấy tờ đã nhận đợc cho trởng ban và chủ
tịch xem xét và ghi ý kiến, phân phối lên văn bản.
Tất cả các văn bản đã đến cơ quan sau khi có ý kiến phân phối của ngời
phụ trách phải đợc chuyển ngay đến tay ngời có trách nhiệm nghên cứu giải

quyết, không đợc để chậm hoặc để quên văn bản.
Khi chuyển giao văn bản thì cán bộ văn th phải ký nhận vào sổ nhận văn
bản.
Sổ chuyển giao văn bản
Số đến
Ngày chuyển Đơn vị hoặc ngời nhận
Ký nhận Gghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Văn bản mật chuyển giao chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính,
ngoài giờ hành chính là 60 phút. Văn bản mật thì thêm cột "mức độ mật"
trong mẫu chuyển giao và ngời nhận phải ký vào sổ.
- Đóng dấu đến, mẫu dấu đến:
Dấu "đến" có kích thớc 3cm x5cm gồm các thành phần sau:
Tên cơ quan nhận văn bản, số đến, ngày đến, chuyển (chuyển cho bộ
phận hoặc cá nhân nào giải quyết).
Lu hồ sơ số
Dấu đến đợc trình bày nh sau:
5 cm
(Tên cơ quan nhận VB
Đến
- Sổ:
- Ngày:
- Chuyển:
- Lu hồ sơ:
Số đến là số thứ tự của các văn bản đến cơ quan trong một năm.
Số đến đợc nghi nhận liên tục từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào

ngày 31-12 cuối năm.
Ngày đến là ngày cơ quan nhận đợc văn bản và đăng ký:
Đóng dấu "đến" đóng rõ ràng, chính xác, thống nhất vào khoảng giấy
trắng, phía trên, góc trái, phần lề văn bản dới số và ký hiệu.
- Cơ quan thờng nhận văn bản đến từ lúc Uỷ ban nhân dân Huyện Văn
Quan, Uỷ ban nhân dân thành phố Lạng Sơn, Bộ giáo dục và đào đào tạo
Nh vậy, quản lý văn bản đến của uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên nhìn
chung quản lý tốt song vẫn còn tồn tại những thiếu sót.
Ưu điểm: Đăng ký văn bản đến bằng sổ của cơ quan đơn giản để thực
hiện.

17


Nhìn chung, các sổ rất gọn gàng, sạch sẽ và đóng dấu đến rất chính xác
Nhợc điểm: Đăng ký văn bản bvằng sổ của cơ quan tốn nhiều thời gian,
khó tra cứu.
4. Quản lý con dấu
- Những quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu:
+ Con dấu đợc giao cho trởng ban văn phòng có trách nhiệm, có trình độ
chuyên môn giữ bảo quản và phải chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu.
+ Không đợc tự tiện mang con dấu theo ngời.
+ Nghiên cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không
đúng quy định. Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hành
chính.
+ Khi hết giờ làm việc thì trởng ban văn phòng phải cất giấu cẩn thận.
- Việc đóng dấu của cơ quan là:
Trớc khi đóng dấu lên văn bản thì cán bộ văn th kiểm tra và soát kỹ văn
bản trớc khi đóng dấu, con dấu chỉ đợc đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi
đã có chữ ký của ngời có thẩm quyền, không đóng dấu không chỉ (đóng dấu

không có chữ ký, đóng dấu trớc - ký tên sau). Đóng dấu trùm lên từ 1/3 dến
1/4 chữ ký về phía bên trái.
Văn th quản lý các loại con dấu: Dấu tròn, dấu văn phòng, dấu uỷ ban,
dấu vuông, dấu công văn đến, dấu công văn đi, dấu chức danh.
- Việc đóng dấu của cơ quan rất đúng với quy định của cơ quan về quản
lý và sử dụng con dấu.
5. Lập Hồ sơ hiện hành
Lập Hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản thành các hồ sơ trong khi
giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phơng pháp quy định.
Những quy trình của cơ quan về lập hồ sơ hiện hành;
+ Khi lập hồ sơ phải rõ ràng, chính xác.
+ Phải nắm đợc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan của đơn vị và công
việc của từng cán bộ thừa hành trong cơ quan.
+ Nắm vững các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn th.
+ Nắm đợc các loại văn bản giấy tờ của cơ quan làm ra và văn bản giấy
tờ do cơ quan khác gửi đến các hồ sơ đã lập trong năm trớc, chế độ, phơng
pháp xác định giá trị tài liệu của cơ quan.
+ Lập hồ sơ sau khi làm xong cần phải phát huy đợc tác dụng.
+ Mỗi cán bộ - nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ.
+ Hồ sơ phải đảm bảo mối quan hệ khách quan của văn bản.
+ Các văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị.
+ Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức.
+ Hồ sơ phải đợc biên mục đầy đủ và chính xác.
Bản danh mục hồ sơ của cơ quan nh sau:
Uỷ ban nhân dân
Huyện Văn Quan
Uỷ ban nhân dân

Cộng Hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

18


Xã Tú Xuyên

Số ký hiệu
Hồ sơ
1

Danh mục hồ sơ
Năm: 2005
Tiền đề Hồ sơ Thời hạn bảo Cơ quan đơn
quản
vị lập Hồ sơ
2
3
4

Ghi chú
5

Bản danh mục Hồ sơ có ...................hồ sơ gồm.....................
hồ sơ có thời hạn bản quản vĩnh viễn:
hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài:
.hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời:
Duyệt Tú Xuyên, ngày.....tháng........năm
Uỷ ban nhân dân Xã Tú Xuyên
Chủ tịch

Ký tên đóng dấu.

19


Cách biên mục trong, biên mục bên ngoài bìa hồ sơ nh sau:
Biên mục bên ngoài bìa hồ sơ:
Uỷ ban nhân dân Huyện Văn Quan
uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên
Ký hiệu thông tin: .
số: ...............VT
Hồ sơ
VD: Tập quyết định của uỷ ban nhân dân xã thành phố Lạng Sơn năm
2004
........................................................................................................................
........................................................................................................................
Từ ngày
đến ngày
Gồm có
Phông số:.....................
Mục hạn số:.................
Thời hạn bảo quản
Hồ sơ:.........................
Biên mục bên trong bìa hồ sơ

20


Mục lục văn bản
Số TT

Số ký hiệu Ngày tháng Tác giả Trích yếu nội Tờ số
văn bản
văn bản
văn bản dung văn bản

Ghi chú

Chứng từ kết thúc
Đơn vị bảo quản này gồm có: ...................................tờ
(Viết bằng chữ:...........................................................(tờ)
Mục lục văn bản có: ...................................................tờ
Đặc điểm trọng thái của tài liệu bên trong hồ sơ:.....................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
......Ngày........tháng......năm..........
Ngời lập Hồ sơ
Sau khi lập hồ sơ cơ quan nộp vào lu trữ theo quy định.
Nh vậy, công tác lập hồ sơ của cơ quan nhìn chung có những u, khuyết
điểm nh sau:
Ưu điểm: công tác lập hồ sơ gọn gàng, sạch sẽ. Lập hồ sơ đúng và đầy
đủ nội dung thông tin.
Nhợc điểm: cơ quan cha tổ chức lập hồ sơ hiện hành và lập hồ sơ còn ít
vì vậy
Cần phải lập nhiều hồ sơ hơn nữa để tiện tra cứu và theo dõi
6. Trực điện thoại
Giáo tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp, gián tiếp, đó là công việc
hết sức quan trọng ở bất kỳ cơ quan nào. Để giảm bớt sự bị động, nhiều nhận
điện cần.

- Chuẩn bị sẵn sàng, bút, sổ nhận điện. Trong sổ nhận điện phải có các
sau:
Thời gian nhận điện........giờ..........ngày......tháng.....năm.....
Họ tên ngời gửi:..............................................................................................

21


Tê cơ quan:.....................................................................................................
Gọi cho ai:......................................................................................................
Nội dung lời nhắm :.......................................................................................
Ngời nhận điện cần nhanh chóng nhấc máy khi nghe thấy chuống điện
thoại, chậm nhất là sau 3 hồi chuông, lu ý nhấc máy khi chuông reo. Bớc đầu
khi nhấc điện là chào hỏi, cần chú ý xng tên cơ quan khi mới nhấc máy để
tránh trờng hợp nhầm số: Nghe điện cần chăm chú lắng nghe tránh nhầm lẫn.
Sau khi nghe xong, cần khẳng định lại thông tin bằng cách nhắc lại để ngời
nói kiểm tra lại. Đây là bớc rất cần thiết để tránh các sai sót thông tin giao tiếp
qua điện thoại. Kết thúc việc nhận điện thoại là phải chào tạm biệt, hứa hẹn
cảm ơn còn một điều nữa cũng hết sức quan trọng đó là trả lời điện thoại
phải nói bằng giọng dõng dạc, dễ nghe.
II. Quản trị văn phòng

1. Mô hình văn phòng
Mô hình văn phòng của cơ quan đợc bố trí theo kiểu văn phòng hiện đại.
Ưu nhợc điểm của văn phòng hiện đại nh sau:
Ưu điểm: Văn phòng hiện địa thì sẽ tạo điều kiện cho môi trờng làm việc
tốt, giúp cho cán bộ làm việc có hiệu quả hơn. Một văn phòng hiện đại sẽ
thoát mát và đẹp đẽ hơn. Văn phòng hiện đại đợc bố trí và làm việc có khoa
học hơn.
Nhợc điểm: văn phòng hiện đại tốt kém, chi phí nhiều. Nếu ngời nào từ

bên ngoài bớc vào phòng đột ngột thì sẽ gây nên một cảm giác khó chịu do
không quen nhiệt độ ở trong phòng.
Văn phòng đợc đặt gần cửa ra vào do văn phòng văn th là đầu mối thông
tin của cơ quan. Vì vậy, phòng văn th cần đợc bố trí ở một nơi làm việc thuận
tiện cho việc trao đổi công tác.
2. Tổ chức lao đọng khoa học văn phòng
Văn phòng của cơ quan có ban cán bộ, phụ trách văn phòng là cán bộ
Nguyễn Thị Nhậm.
a. Công tác bố trí văn phòng.
Đây là việc phân bổ về không gian các trang thiết bị văn phòng trên một
diện tích. Việc bố trí đòi hỏi phải hợp lý và đúng nguyên tác, phù hợp với quy
trình công nghệ giải quyết công việc. Phải tôn trọng các nguyên tác tổ chức
lao động sao cho phù hợp. Bố trí không gian một cách hợp lý, tiết kiệm diện
tích và chi phí. Khi bố trí sắp xếp văn phòng phải đợc nghiên cứu kỹ càng cần
đa ra những phơng án thích hợp nhất.
b. Công tác trang bị văn phòng

22


Công tác trang bị văn phòng là việc bổ sung thay đổi các thiết bị còn
thiếu trong văn phòng hay nói cách khác đó là sự cần thiết để phù hợp với yêu
cầu giải quyết công việc trong văn phòng.
Trong văn phòng các trang thiết bị cần phải có là:
- Trang thiết bị văn phòng phục vụ cho việc thu thập- xử lý thông tin, lu
trữ, và truyền đạt thông tin, đó là: máy vi tính, máy photocopy, xử lý thông tin,
lu trữ và truyền đạt thông tin, đó là, máy vi tính, máy photocopy, điện thoại.
- Các trang thiết bị cần thiết phục vụ trong công việc nh; bàn ghế, tủ
đựng tài liệu, giá sách, bút, giấy.....
- Các trang thiết bị chiếu sáng và máy điều hoá, quạt..

c. Các yếu tố ảnh hởng đến hoạt động văn phòng
* yếu tố nhân lực.
Nguồn nhân lực của một tổ chức là tổng hợp năng lực trí tuệ và sức lực
của mọi thành viên tạo thành tổ chức đó. Điều đó đã khẳng định vị trí và vai
trò của con ngời trong các cơ quan, doanh nghiệp, con ngời là nguồn lực của
mọi nguồn lực là yếu tố trung tâm nhất của thời đại. Nó quyết định đến sự
thành công của các đơn vị nói chung và văn phòng nói riêng trong việc thực
hiện nhiệm vụ đợc giao, quyết định đến sự thành bại của tổ chức đó trong môi
trờng cạnh tranh đồng thời quyết định đến vai trò của tổ chức đó trong cộng
đồng, hiệu quả điều hành, quản lý đơn vị củng cố sự ổn định và phát triển của
tổ chức.
* Yếu tố vật chất: bao gồm cơ sở hạ tầng, trang thiết bị kỹ thuật.
Bên cạnh yếu tố nguồn nhân lực thì yếu tố vật chất cũng đóng vai trò
quan trọng, không thể thiếu đợc trong bất kỳ một doanh nghiệp nào. Đây là cơ
sở nền tảng cho sự phát triển đi lên của tổ chức.Yếu tố vật chất là yếu tố tác
động trực tiếp đến năng suất lao động của toàn bộ cán bộ công nhân viên
trong cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng. Nếu điều kiện vật chất đợc
trang bị tốt, bố trí hợp lý sẽ tạo ra môi trờng làm việc thuận lợi để cán bộ nhân
viên văn phòng có thể phát huy đợc năng lực, khả năng sáng tạo của mình
trong quá trình thực hiện công việc.
* Hiện địa hoá công nghệ văn phòng.
Công nghệ thông tin cùng với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin
học máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của công
tác văn phòng thay đổi về căn bản. Với những chuyển hớng nhanh chóng
trong lĩnh vực khoa học công nghệ đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải nắm bắt
thông tin nhanh, chính xác để có kế hoạch đầu t, mua sắm trang thiết bị trong
văn phòng để phục vụ cho hoạt động văn phòng một cách có hiệu quả nhất.

23

Trên đây là những yếu tố ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động công tác văn
phòng mà các nhà quản lý, điều hành cơ quan cần phải coi trọng và đặc biệt
chú ý ngay từ khi tổ chức đó đợc thành lập.
D. Điều kiện môi trờng làm việc của cán bộ văn th: Bao gồm nhiệt độ,
ánh sáng, màu sắc phòng làm việc.
* Nhiệt độ: là yếu tố quan trọng tạo khả năng làm việc tốt cho ngời lao
động. Nếu nhiệt độ trong phòng quá cao gay cho ngời cán bộ nói chung và ngời văn th nói riêng cảm giác khó chịu, mệt mỏi, buồn ngủ làm giảm năng suất
lao động. Ngợc lại, nhiệt độ thấp làm giảm tập trung suy nghĩ cũng làm giảm
năng suất lao động.
Nhiệt độ tối u của phòng làm việc văn th khoảng 18-250C. Độ ẩm tối u là
40-60%. Trong điều kiện khí hậu của nớc ta để đảm bảo điều kiện nhiệt độ, độ
ẩm trong phòng làm việc có thể dùng các loại máy điều hoà, quạt thông gió.
Bố trí tạo ra môi trờng làm việc hài hoá, hợp lý.
* ánh sáng: phần lớn các công việc của văn phòng đều phải dùng thị
giác. Sự căng thẳng về thị lực là nguyên nhân làm tăng sự mệt mỏi cho cán bộ
văn phòng. Nếu thiếu ánh sáng sẽ làm giảm chất lợng công việc đặc biệt là
những công việc có độ chính xác cao.
Hiện nay, ngời ta lấy tiêu chuẩn ánh sáng của vẽ kỹ thuật làm tiêu chuẩn
cho ánh sáng công chức văn phòng từ 110-150 lux.
Có hai loại ánh sáng: Tự nhiên và nhân tạo. Đối với ánh sáng nhân tạo
nên dùng loại đèn ống để có ánh sáng gần giống với ánh sáng ban ngày có độ
khuyên táng đều. Độ chói sáng thấp và tiết kiệm điện năng.
* Màu sắc: Màu sắc có ảnh hởng lớn đến tâm lý của ngời lao động, màu
sắc khác nhau thì sẽ gây ra cảm giác khác nhau. Nếu màu sắc phù hợp sẽ tạo
ra sự thoải mái, hng phấn cho ngời lao động. Do đó có thể làm tăng hay giảm
độ sáng trong phòng làm việc, khi bố trí ánh sáng trong phòng làm việc cần
chú ý một số yêu cầu sau đây:
Dùng màu sắc phải căn cứ vào đặc điểm công việc và quy luật cảm giác
màu sắc của con ngời.

- Trong phòng làm việc ngời ta thờng sử dụng màu sắc êm dịu.
Đối với phòng làm việc cá nhân thì tuỳ theo thẩm mỹ của mỗi ngời để bố
trí màu sắc cho phù hợp.

24


III. Công tác lu trữ.

1. Sự chỉ đạo về công tác lu trữ.
Hiện nay ở Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên cha có sự chỉ đạo về công tác
lu trữ. Mà chỉ đạo về công tác lu trữ là rất quan trọng và cần thiết. Chính vì thế
mà cần phải có sự chỉ đạo về công tác lu trữ. Nếu có sự chỉ đạo thì chất lợng
làm việc sẽ mang lại hiệu quả cao.
2. Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu.
Công tác này ở uỷ ban không có, chính vì thế mà cần phải có công tác
chỉnh lý khoa học tài liệu để đem lại hiệu quả công việc cao hơn và thuận tiện
hơn trong việc tra cứu tài liệu.

25