Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá văn phòng của uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá

LỜI MỞ ĐẦU
Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá, nền kinh tế
nước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ vững chắc
cần phải có sự quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi
thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước.
Nh chóng ta đã biết, thời đại ngày nay phòng hành chính văn thư giữ một
chức năng và vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Hoạt
động phòng hành chính văn thư đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành
bại của doanh nghiệp. Vì vậy, văn phòng hành chính văn thư phải được tổ
chức quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Một văn phòng hành chính văn
thư khoa học và hoạt động có hiệu quả cao sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai
công việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi Ých kinh tế xã hội còng nh chất
lượng công việc và ngược lại.
Phòng hành chính văn thư tham gia tổ chức lưu trữ các Hồ sơ, chứng từ,
công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt
văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính
và in Ên đánh máy vi tính… phòng hành chính văn thư đã tạo cho việc soạn
các văn bản hành chính và một số công việc khác.
Thấy được vai trò quan trọng đó của hành chính văn thư thì việc nâng
cao trình độ hành chính văn thư là một vấn đề cấp thiết đối với mỗi người. Là
một sinh viên thực tập, sau hai năm được học tập và giảng dạy tại trường Đào
tạo Bồi dưỡng cán bộ công chức ngành giao thông vận tải, tôi đã nắm được
những kỹ năng, thao tác làm việc trong chương trình hành chính - văn thư.
Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi
ứng dụng vào công việc thực tế.
Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi tiếp xúc với môi trường
làm việc thực tế tôi đã xác định mục tiêu phải cố gắng nhiều trong đợt thực
tập này là:
- Vận dụng những kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế
- Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại cơ sở.
Và sau một tháng rưỡi thực tập tại uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá, tuy còn

gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế,
song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các cô, chú, các anh, chị và sự cố gắng của
bản thân, tôi đã hoàn thành công việc thực tập của mình một cách có hiệu quả
và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ Ých.
Sau đây, tôi xin trình bày nội dung báo cáo thực tập của tôi.
- Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận và phụ lục Báo cáo gồm có 3
chương.
Chương I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ
ban nhân dân xã Tàm Xá văn phòng của uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá.
Chương II: Quá trình khảo sát, thực hiện công tác, văn thư, lưu trữ
và quản trị văn phòng tại uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá.
Chương III: Thu hoạch của bản thân.
Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo có nhiều thiếu
sót, vậy mong được sự góp ý của thầy, cô và các bạn để báo cáo của tôi được
hoàn thành tốt hơn.
CHƯƠNG I
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ VÀ VĂN PHÒNG
HÀNH CHÍNH CỦA UỶ BAN XÃ TÀM XÁ
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ
BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ
1. Chức năng.
Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá là tổ chức sự nghiệp quản lý Nhà nước có
chức năng quản lý Nhà nước do Hội đồng nhân dân giao cho vừa do Uỷ ban
nhân dân cấp trên giao và chịu sự lãnh đạo thống nhất của chính phủ. Là cơ
quan hành chính Nhà nước hoạt động thường xuyên của địa phương thuộc hệ
thống hành chính thống nhất và thông suốt cả nước. Nhưng thực hiện việc chỉ
đạo, điều hành hằng ngày công việc hành chính Nhà nước ở địa phương là cơ
quan của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm thi hành
những nghị quyết của Hội đồng nhân dân và báo cáo công việc trước Hội

đồng nhân dân cung cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên. Là cơ quan hành chính
Nhà nước ở địa phương song uỷ ban nhân dân không chỉ chịu trách nhiệm
chấp hành những nghị quyết của Hội đồng nhân dân mà còn cả những nghị
quyết của cơ quan chính quyền cấp trên thi hành pháp luật thống nhất của Nhà
nước.
Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá có trụ sở tại Huyện Đông Anh - Hà Nội, có
tư cách pháp nhân có con dấu và tài khoản riêng.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
* Uỷ ban nhân dân, thực hiện quản lý Nhà nước địa phương trong các
lĩnh vực sau:
* Tuyên truyền giáo dục pháp luật kiểm tra việc chấp hành hiến pháp,
pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội
đồng nhân dân cung cấp trong cơ quan Nhà nước như tổ chức kinh tế, tổ chức
xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công đoàn ở địa phương.
* Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng
lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở
địa phương và việc cư trú đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
* Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước và của công dân,
chống tham nhòng buôn lâu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
* Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã
hội.
* Tổ chức chỉ đạo, thi hành án ở địa phương.
* Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách của địa phương (thuế) phối
hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, thu đủ, thu kịp thời các
loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương.
* Uỷ ban nhân dân xã, Tàm Xá còn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị
hành chính ở địa phương.
3. Cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dâ xã Tàm Xá.
* Giới thiệu về cơ cấu tổ chức.
Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá có chủ tịch và các phó chủ tịch do Hội đồng

nhân dân cung cấp bầu ra. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc
uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá do chủ tịch uỷ ban nhân dân quy định.
Hiện nay uỷ ban có 25 cán bộ trong biên chế của cơ quan, còn lại là hợp
đồng, hầu hết các cán bộ đều có trình độ Đại học chuyên ngành, nhiều cán bộ
được đào tạo với trình độ cao Đẳng, trung học chuyên nghiệp.
Theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn - nghiệp vụ uỷ ban nhân
dân xã Tàm Xá như sau:
* Trên đại học : 01 người : 01 ngêi
* Đại học hành chính : 05 người : 05 ngêi
* Đại học ngành khác : 10 người : 10 ngêi
* Cao đẳng : 01 người : 01 ngêi
* Trung cấp: 05 người : 05 ngêi
Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chăt chẽ giữa ban chủ tịch, Uỷ
ban với các ban trực thuộc Uỷ ban nhân dân, các ban này có chức năng tham
mưu, giúp việc co ban chủ tịch Uỷ ban nhân dân về mọi mặt.
C. Chức năng của từng ban.
* Cán bé văn phòng: là ban tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo uỷ ban
nhân dân xã trong xây dựng, là ban thông tin tổng hợp hoạt động của uỷ ban ,
triển khai thực hiện ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác
hành chính của Uỷ ban. Vừa phụ trách công tác tổ chức cán bộ, văn thư lưu
trữ, công tác bảo vệ quản lý cơ sở vật chất, phục vụ mọi hoạt động của Uỷ
ban.
* Ban địa chính - xây dựng: là ban có chức năng quản lý quyền sử dụng
đất đai, chuyển nhượng thế chấp, tặng quyền sở hữu đất… và cấp giấy phép
xây dựng hoặc giải phóng mặt bằng.
* Ban tư pháp: là ban có chức năng kiểm tra, xử lý các công văn của uỷ
ban.
* Cán bé kế toán - tài chính: là ban tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo,
Uỷ ban tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê và tài chính của Uỷ ban
theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước và các quy định về kế toán tài chính

của Uỷ ban nhân dân.
* Ban chỉ huy quân sự: là ban có chức năng nhận công văn, báo cáo của
Đảng uỷ, Huyện uỷ về công tác quân sự.
* Ban công an: là ban có chức năng đảm bảo trật tự an ninh trong thôn
xóm, phường, thị xã.
* Cán bé thuế thương nghiệp: là ban có chức năng ban hành luật thuế áp
dụng đối với hộ kinh doanh nhỏ trên địa bàn xã.
* Ban văn hoá thông tin: là ban có chức năng làm công tác tuyên truyền
những chủ trương, chính sách về văn hoá. Và góp phần xây dựng nếp sống
văn minh - văn hoá cho người dân.
Trong thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá, tôi đã được
nhận về thực tập tại phòng hành chính - văn thư. Sau đây là một vài nét giới
thiệu về văn phòng hành chính - văn thư.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG HÀNH
CHÍNH.
1. Chức năng.
Văn phòng hành chính là ban có chức năng tham mưu và giúp việc cho
lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá trong xây dựng, triển khai thực hiện kế
hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chinh
quản trị của Uỷ ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư- lưu trữ của
Uỷ ban nhân dân xã.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
* Lập và tổ chức kế hoạch hàng năm của Uỷ ban nhân dân và lập kế
hoạch sáu tháng đầu năm… Định kỳ báo cáo công tác thực hiện kế hoạch theo
quy định.
* Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trình
theo đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡ
những khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch.
* Thu thập và xử lý thông tin kịp thời và chính xác.
* Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên.

* Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn
bản ở bên ngoài cơ quan gửi đến.
* Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ của Uỷ ban nhân dân để phục vụ cho
việc tra tìm nhanh chóng và thuận tiện.
* Quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, trong thiết bị, công cụ lao động của uỷ
ban.
* Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, theo đúng quy định, quản lý và
cấp giấy giới thiệu.
* Làm các thủ tục nh: Đăng ký, quản lý con dấu chuyển giao văn bản đi,
đến, tiếp nhận văn bản…
3. C cu t chc vn phũng hnh chớnh
* Trng ban chu trỏch nhim U ban nhõn dõn xó v t chc iu hnh
cỏc cụng vic trong phũng, tng hp bỏo cỏo tỡnh hỡnh hot ng ca U ban
nhõn dõn, phõn cụng ch o cụng vic chung.
* Cỏn b: Thc hin nhng cụng vic theo s phõn cụng ca trng ban.
Bỏo cỏo tỡnh hỡnh thc hin nhim v trong tun v k hoch tun ti, lm cỏc
cụng vic phỏt sinh theo s phõn cụng ca trng ban, qun lý cỏc trang thit
b c giao cú hiu qu. Thc hin cụng tỏc vn th, bo mt, ng ký, tip
nhn, cp phỏt, lu tr cụng vn, ti liu n v i.
S t chc ca vn phũng hnh chớnh
4. Thỏi v tinh thn lm vic ca cỏn b trong c quan
Qua t thc tp ny, iu li cho tụi ấn tng sõu sc nht l tỡnh
cm , tinh thn lm vic hng say, ht mỡnh ca tt c cỏc cỏn b, nhõn viờn
trong U ban. Tuy l c quan hnh chớnh Nh nc nhng khụng ging
nhng c quan hnh chớnh Nh nc khỏc bi õy cỏc cỏn b trong u ban
u cú tỏc phong lm vic rt hin i v khoa hc. Trong cụng vic, cỏc cỏn
b v nhõn viờn luụn ý thc c ngha v, trỏch nhim ca mỡnh, chp hnh
Cán bộ
Đỗ Hơng Chà
Cán bộ

Nguyễn Thị Hảo
Trởng ban
Nguyễn Thị Nhậm
Cán bộ
Phan Văn Long
nghiêm chỉnh nội quy của cơ quan, tác phong nhanh nhẹn và năng nổ sáng tạo
trong công việc.
Tuy là làm việc hành chính, nhưng giê giấc ở Uỷ ban luôn được chấp
hành nghiêm chỉnh. Thái độ làm việc của cán bộ trong cơ quan rất tốt, công
việc trong một ngày họ không bao giê để đến ngày mai, mà đều cố gắng hoàn
tất, dù phải về muộn hơn bình thường. Nhiều khi đã hết giê làm từ lâu nhưng
họ vẫn ở lại để hoàn thành nốt công việc đề ra trong ngày. Điều đó đã cho ta
thấy được thái độ cũng như tinh thần hết mình vì công việc của cán bộ Uỷ ban
nhân dân xã Tàm Xá.
Trong Uỷ ban có nhiều phòng ban với những chức năng và nhiệm vụ
riêng và được bố trí khá xa hơn. Nhưng không vì thế mà thái độ cán bộ trong
các phòng ban cũng như giữa các phòng ban với nhau có sự khác biệt hay một
khoảng cách nào. Mà trái lại Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá như một ngôi nhà
lớn mà ở đó có sự yêu thương đùm bọc che chở, giúp đỡ lẫn nhau giữa các
cán bộ trong cơ quan.
Tóm lại, để đạt được những điều trên là một phần nhờ vào sự quan tâm
hợp lý của Ban chử tịch đối với đội ngò cán bộ trong cơ quan. Sự đầu tư thích
đáng vào nguồn nhân lực của cơ quan để ngày càng nâng cao chất lượng đội
ngò cán bộ nhân viên, sự cố gắng mở rộng quan hệ hợp tác, đổi mới phương
thức, lề lối, cũng như tác phong làm việc nhằm đáp ứng và theo kịp với sự
phát triển của xã hội.
CHƯƠNG II
QUÁ TÌNH KHẢO SÁT, THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ TÀM XÁ.

I. CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Tàm
Xá.
Hiện nay, văn bản quản lý, chỉ đạo ở xã chưa có quyết định ban hành.
Nh chóng ta đã biết văn bản quản lý chỉ đạo là rất quan trọng mà các cơ quan
phải ban hành, để thuận tiện cho công tác văn bàn thư - lưu trữ.
Nh vậy,văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất
quan trọng đối với các cơ quan. Vì thế mà các cơ quan chưa ban hành thì cần
phải có văn bản và ban hành kịp thời để cho việc quản lý chỉ đạo được thuận
lợi hơn trong công tác văn thư - lưu trữ. Nếu có văn bản, quản lý chỉ đạo thì
cán bộ trong cơ quan sẽ nắm rõ được nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực
hiện đúng theo nguyên tắc đã đề ra.
Công tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều công tác mang tính khoa
học và kỹ thuật cao. Những cán bộ làm công tác văn thư nói chung và những
cán bộ chuyên trách công tác văn thư tuỳ theo yêu cầu cụ thể, phải được bồi
dưỡng, huấn luyện cán bộ ở những mức độ khác nhau.
Để đáp ứng yêu cầu thường xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên
môn cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách và những cán bộ khác làm
công việc có liên quan đến công tác văn thư, hàng năm có nhiều líp bồi dưỡng
nghiệp vụ ngắn hạn do Uỷ ban nhân dân Huyện Đông Anh tổ chức theo sự chỉ
đạo chung của Uỷ ban nhân dân Huyện Đông Anh, phục vụ cho việc nâng cao
trình độ nghiệp vụ cho các đối tượng làm các nghiệp vụ văn thư khác nhau.
Ngoài các líp ngắn hạn nói trên, cán bộ ở xã cũng bố trí chương trình văn
thư trong nội dung làm việc của mình.
Việc trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư ở cơ quan là việc làm
rất cần thiết.
Về cơ sở hạ tầng từ khi mới thành lập Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá đã
gặp nhiều thiếu thốn về nhà để tài liệu, chỗ làm việc cho cán bộ công nhân
viên còn thiếu thốn, với sự quan tâm của Đảng và Nhà nước cùng với sự nỗ
lực phân đấu của công tác văn thư, đến nay Uỷ ban đã được trang bị các thiết

bị làm việc tương đối đầy đủ.
Trong mỗi phòng ban đều có lắp đặt máy vi tính Pentium IV được nối
mạng, một quạt thông gió, một máy điện thoại được nối mạng rộng ra ngoài.
Văn phòng hành chính văn thư được trang bị cho mỗi phòng từ 1 đến 2
máy vi tính và một máy in. Trang bị, hai máy photocopy cho văn thư, các
phòng đều có điện thoại … các máy tính đều được nối mang với nhau và
được kết nối mạng Internet và có tốc độ xử lý cao để đảm bảo công việc được
xử lý nhanh chóng thuận tiện.
Những trang thiết bị khác nh nhà cửa trụ sở được bố trí rộng rãi đảm bảo
điều kiện làm việc cho các cán bộ, nhân viên tương đối tốt, dụng cụ văn
phòng phẩm được cung cấp kịp thời đủ nhu cầu.
Công tác kiểm tra đối với công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Tàm
Xá như sau:
Uỷ ban xã đã tổ chức kiểm tra theo định kỳ, (Sáu tháng một lần). Mỗi
lần kiểm tra để làm sáng tỏ kết quả đã đạt được trong quá trình thực hiện
những nhiệm vụ của cơ quan.
Qua sự kiểm tra này để đánh giá các đường lối đưa ra về công tác văn
thư có đúng hay không để kịp thời sửa đổi sát với thực tế.
Khi kiểm tra có thể xây dựng được các bản hướng dẫn, chỉ đạo một cách
sát thực với hoạt động của cơ quan.
Mỗi lần kiểm tra thì cấp trên sẽ kiểm tra về chất lượng xử lý thông tin
của cơ quan nh thế nào?
Kiểm tra toàn bộ tổng hợp thông tin có đúng hay không.
Kiểm tra văn bản có đúng thể thức hay không và kiểm tra độ chính xác
của thông tin.
Nh vậy, công tác kiểm tra đối với công tác văn thư là nhằm xem xét cán
bộ văn thư làm việc có hiệu quả hay không. Nếu không thì sẽ phải chỉnh sửa
lại … để cho công tác văn thư ngày càng phát triển và đi lên.
Tổ chức biên chế của văn thư chuyên trách của Uỷ ban là tổ chức biên
chế cho vă thư chuyên trách là 5 năm một lần. Tổ chức biên chế cho văn thư

là những người làm việc ở cơ quan từ 5 năm trở lên, có lý lịch tốt, chấp hành
mọi quy chế mà cơ quan đã đề ra…
Hình thức, tổ chức văn thư cơ quan theo cơ chế tập trung. Có nghĩa là
toàn bộ các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tại một
nơi, một vị trí của cơ quan hay làm việc nơi chung của cơ quan. Đó là văn
phòng hành chính.
2. Công tác soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản đó là một công việc thường làm ở bất kỳ cơ quan, tổ
chức … nào. Như chóng ta đã biết việc soạn thảo văn bản phải theo quy định
chung cho nên công việc này đòi hỏi phải có độ chính xác cao thì văn bản đó
mới có hiệu lực. Hơn thế nữa văn bản là vật mang tin để ghi lại và truyền đạt
thông tin trong hoạt động, quản lý. Nã mang tính giao dịch cụ thể hoá các văn
bản pháp quy và thực hiện những kế hoạch công tác theo chức năng nhiệm vụ
của Uỷ ban, Việc phân công soạn thảo văn bản do Trưởng ban, văn phòng
phân công và được phân công cho cán bộ văn thư soạn thảo. Văn bản cơ quan
do cán bộ Đỗ Hương Chà soạn thảo, công việc soạn thảo của Uỷ ban là soạn
thảo những văn bản hành chính thông thường nó bao gồm: công văn, báo cáo,
thông báo, tờ trình … Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó
được viết ở nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ được quy
định chặt chẽ nhằm bảo đảm cho văn bản đó tính pháp lý, tính quyền lực của
văn bản.
Sau khi soạn thảo văn bản xong thì phải in ra, trước khi in thì phải
prcview để chỉnh sửa văn bản sau đó đóng lại và mở hộp thoại print bằng
cách vào File/Print.
Trong đó All là in tất cả, current page là in trang chứa con trá, puges là
in trang tuỳ thích ta gõ số trang cần in vào đây.
Lập bảng biểu thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong những
năm gầy đây:
Năm 2001 2002 2003 2004 2005
Công văn 30 35 40 37 25

Báo cáo 40 45 42 35 20
Thông báo 10 15 8 20 16
Tờ trình 15 10 8 14 10
Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước khi tiến
hành soạn thảo văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản gồm: chuẩn bị bản thảo văn bản, duyệt bản
thảo, in (nhân bản), trình ký văn bản.
* Quá trình chuẩn bị.
- Sơ bộ xác định vấn đề
Đây là tác động đầu tiên để xác định công tác soạn thảo văn bản. Người
soạn thảo văn bản phải xem xét các vấn đề.
+ Mục đích ban hành văn bản.
+ Thời gian ban hành văn bản.
+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản
+ Đối tượng giải quyết trong văn bản
+ Hậu quả tác động của văn bản.
Căn cứ để xác định:
+ Yêu cầu giải quyết công việc
Yêu cầu của vấn đề cần giải quyết.
Yêu cầu của cơ quan.
+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết văn
bản.
Nội dung xác định:
+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản
+ Xác định thời gian ra văn bản.
- Xác định tên loại văn bản
Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn
bản cần được soạn thảo. Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn
được loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền
ban hành văn bản của cơ quan. Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể,

việc chọn loại văn bản thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giải
quyết công việc đạt hiệu quả, đúng mục đích.
Căn cứ để xác định.
+ Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan
+ Nội dung của vấn đề cần giải quyết
+ Mục đích, yêu cầu ra văn bản.
Nội dung công việc:
+ So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loại
văn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng.
+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn.
Tạo mẫu văn bản tiện cho việc thực hiện mục đích ban hành văn bản,
giải quyết công việc đã đặt ra.
- Thu thập thông tin.
Mỗi văn bản đều phải có các số liệu dẫn chứng sự việc, căn cứ pháp lý
… Đó là thông tin cần thiết cho việc soạn thảo văn bản, các thông tin đó phải
được thu thập một cách đầy đủ, khách quan, chính xác trong quá trình chuẩn
bị để soạn thảo một văn bản. Văn bản càng quan trọng, thông tin thu thập
càng phải đầy đủ, chính xác và khách quan.
Có 3 loại thông tin cần thu thập: thông tin nguyên tắc, thông tin tiến độ
và thông tin thực tế.
+ Cơ sở thu thập:
Căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và mục đích giải quyết công việc
trong văn bản.
Căn cứ vào đối tượng thi hành văn bản.
+ Nội dung công việc:
Thông tin thực tế: loại thông tin này thu thập từ thực tế công việc có liên
quan đến vấn đề phải giải quyết trong văn bản phải soạn thảo.
Những thông tin loại này không thu thập từ các loại Hồ sơ mà thu thập
từ cuộc sống thực tế. Loại thông tin này càng chính xác, càng mang lại tính
khả thi cho văn bản được soạn thảo ra.

Thông tin tiến độ, đây là loại thông tin rót ra từ hồ sơ công việc để xác
định tiến trình công việc đang thực hiện, từ đó xác định nội dung tiếp theo của
văn bản phải soạn thảo.
Loại thông tin này đảm bảo cho nội dung văn bản không trùng lặp với
các văn bản trước đó.
Thông tin nguyên tắc: đây là loại thông tin được rót ra từ hồ sơ nguyên
tắc, có liên quan đến công việc phải giải quyết trong văn bản sẽ soạn thảo.
Loại thông tin này giúp cho văn bản được soạn thảo ra phù hợp với hệ thống
pháp luật của Nhà nước và không trái với văn bản của cấp trên. Mặt khác, loại
thông tin này là cơ sở pháp lý cho các nội dung giải quyết vấn đề trong văn
bản sẽ được soạn thảo.
- Viết đề cương
Đây là công việc chuẩn bị cuối cùng để hình thành một văn bản. Tất các
công việc chuẩn bị trên đều để đi đến công việc cuối cùng này. Việc viết đề
cương là hình thành một cách hoàn thiện văn bản sẽ được soạn thảo với việc
sắp xếp nội dung một cách hợp lý dễ hiểu. Việc hình thành đề cương và viết
đề cương theo mẫu văn bản là đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước, cơ sở
để hình thành đề cương chính là mẫu của văn bản được chọn tên loại đã thực
hiện sau khi xác định mục đích ban hành văn bản.
Công việc này giúp cho người soạn thảo văn bản hình thành văn bản một
cách chi tiết trước khi tiến hành viết thành văn bản. Mặt khác, việc viết đề
cương trước khi soạn thảo tạo điều kiện để người viết sắp xếp ý tứ, nội dung
để văn bản được soạn thảo ra đúng với mục đích ban hành văn bản.
* Các phương pháp viết văn bản.
- Đọc cho thư ký đánh máy, nghi âm, nghi tốc ký.
- Tù soạn thảo văn bản bằng các phương tiện văn phòng.
- Viết tay văn bản.
* Duyệt bản thảo .
- Bản thảo văn bản phải được, duyệt trước khi đánh máy, trình ký và làm
thủ tục gửi đi.

- Người duyệt bản thảo phải ký tất vào bản thảo mà mình đã duyệt.
- Tuỳ từng loại văn bản, tuỳ từng cơ quan mà việc tổ chức duyệt bản
thảo có những đặc điểm riêng.
Như vậy, quy trình soạn thảo văn bản là một việc làm rất cần thiết khi
soạn thảo văn bản. Muốn soạn thảo một văn bản tốt thì phải có một quy trình
hợp lý sẽ tạo nên một văn bản logic.
Thể thức văn bản của cơ quan được thể hiện nh sau:
Thể thức văn bản là các yếu tố thông tin, cần được thể hiện trong văn
bản, theo quy định của pháp luật.
Thể thức, văn bản có ý nghĩa để đảm bảo tính kỷ cương, thống nhất
trong việc ban hành văn bản quản lý Nhà nước. Thể thức của văn bản đảm
bảo tính thiết thực và hiệu lực pháp lý của văn bản, song vừa tạo nên thuận lợi
cho việc quản lý văn bản và phép lịch sự trong việc giao tiếp giữa các cơ
quan.
Quốc hiệu: là yếu tố thông tin thể hiện tên nước và chế độ chính trị của
một quốc gia.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Nam
Độc lập - Tư do - Hạnh phóc
Dòng trên: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Nam trình bày
bằng phông chữ. VntimeH, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm.
Dòng dưới: Độc lập - Tù do - Hạnh phóc trình bày bằng phông chữ
Vntime, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có đường gạch ngang, nét
liền kéo dài hết dòng chữ.
Tên cơ quan ban hành văn bản: trình bày ở ô số (2) bằng phông chữ
VntimeH, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có đường gạch
ngang, nét liền, dài khoảng 1/2 so với tên cơ quan và đặt cân đối ở giữa.
UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ
Sè, ký hiệu văn bản: Trình bày ở ô số (3) số văn bản trình bày bằng
phông chữ Vntime, ký hiệu bằng phông chữ VntimeH, số, và ký hiệu có cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng thống nhất như sau:

Sè: 37/CV - VP (công văn số 37 của văn phòng).
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: trình bày ở ô số (4)
bằng phông chữ. Vntime, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.
Địa danh đặt trước thời gian, tên địa danh phải viết hoa, sau địa danh có
dấu phẩy. Số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản viết bằng số A lập những số
chỉ ngày nhỏ hơn 10, và chỉ số tháng 1, tháng 2 phải viết số 0 ở trước.
VD: Tàm Xá, ngày 01 tháng 02 năm 2005.
Nơi nhận văn bản: trình bày ở ô số (5
a
) và ở ô số (5
b
).
Ô sè (5
a
) ghi cụm từ "kính gửi" áp dụng cho công văn hành chính. Cụm
từ "Kính gửi" và tên cơ quan được trình bày bằng phông chữ. Vntime, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng đậm, sau cụm từ "Kính gửi" có dấu hai chấm. (: )
Ví dụ: Kính gửi: - Uỷ ban nhân dân Huyện Đông Anh.
- Phòng kế toán - kinh tế và PTNT Huyện Đông Anh
Ô sè (5
b
) ghi cụm từ "nơi nhận" áp dụng cho tất cả các loại văn bản. Cụm
từ nơi nhận được trình bày bằng phông chữ. VntimeH, kiểu chữ đứng đậm,
phía dưới tên gọi trình bày trích yếu nội dung văn bản bằng phông chữ
Vntime, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.
VD: BÁO CÁO
V/V tình hình Đại hội của HTX Tàm Xá.
Nội dung văn bản: trình bày ở ô số (7) bằng phông chữ Vntime, cỡ chữ
12 đến 14, kiểu chữ đứng. Khi xuống dòng thì chữ đầu dòng lùi vào 01 tab.
Thể thức để ký và chức vụ của người ký văn bản: Trình bày ở ô số (8)

bằng phông chữ. VntimeH cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm.
VD: TM. UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ
CHỦ TỊCH
Chữ ký của người có thẩm quyền: được trình bày ở ô số (9).
Dấu cơ quan: đóng vào ô số (10) trùm lên 1/3 chữ ký ở phía bên trái.
Họ, tên người ký văn bản: trình bày ô số (11) bằng phông chữ. Vntime,
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.
VD: Nguyễn Hữu Khiêm
Tóm lại, thể thức văn bản của cơ quan được thể hiện khá đầy đủ và lôgic.
Song vẫn còn tồn tại mét vài yếu tố thể hiện chưa đúng. Ví dô nh khi đóng
con dấu chưa cân….
3. Quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ, nhằm giúp
cho cơ quan và thủ trưởng cơ quan nắm được thành phần nội dung và tình
hình chuyển giao, tiếp nhận giải quyết văn bản; sử dụng và bảo quản văn bản
trong hoạt động hằng ngày của cơ quan.
a. Quản lý văn bản đi: Là khái niệm chỉ chung của văn bản tài liệu do
một cơ quan gửi đi.
Các thủ tục khi chuyển giao văn bản đi của cơ quan, có kèm theo phiếu
gửi. Việc chuyển giao văn bản của cơ quan có kịp thời. Song đăng ký văn bản
theo hình thức bằng sổ.
So với mẫu đăng ký văn bản đi đã học với Đăng ký văn bản đi bằng số, ở
cơ quan thì các yếu tố thể hiện đều gồm có 8 cột Nói chung là giống nhau,
không có gì khác nhau.
Tuy nhiên, số lượng văn bản ban hành trong năm còn Ýt.
Thủ tục giải quyết văn bản đi sau khi đoạn thảo văn bản xong, văn thư
kiểm tra thể thức văn bản có phù hợp với pháp luật quy định không, sau đó
đưa lên thủ trưởng để trình ký. Trước khi văn bản chuyển ra ngoài, một lần
nữa văn thư phải kiểm tra van bản đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật lên văn
bản văn thư ghi số công văn để ngày tháng và trích yếu công văn vào sổ công

văn đi.
Quản lý văn bản đi của Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá rất rõ ràng, chính
xác, kịp thời, an toàn và bí mật. Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dung
song số lượng văn bản đi ban hành còn quá Ýt. Sổ công văn đi gọn gàng, sạch
sẽ, dễ hiểu. Công văn đi là công văn rất quan trọng chính vì thế mà cơ quan
cần phải ban hành số lượng văn bản đi nhiều hơn nữa.
b. Quản lý văn bản đến.
Quản lý văn bản đến là khái niệm chỉ chung cho các công văn giấy tờ do
cơ quan nhận được.
- Thủ tục tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện nh sau:
Tất cả công văn đến đều phải qua bộ nhận văn thư. Văn thư nhận và
phân loại công văn, bóc bì và rà soát xem công văn gửi đến có đúng thủ tục
hành chính hay không. Đối với những văn thư mật, thư đích danh, thư cá nhân
không được phép bóc bì, khi mở phong bì cán bộ văn thư lấy tài liệu, xem xét
kỹ ở trong có bao nhiêu để tránh thiếu sót những tài liệu, hồ sơ kèm theo, viết
phần ghi chú vào thư và kẹp ở cuối thư.
Sau khi vào sổ công văn đến, văn thư phải sắp xếp theo từng loại để trình
chủ tịch và các phòng ban chức năng trong uỷ ban, công văn đến ngày nào, thì
phân phối ngay trong ngày hôm đó, chậm nhất là đến sáng hôm sau. Đối với
công văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì văn thư phải phân phối ngay sau khi nhận
được.
Tất cả các văn bản đều được vào sổ công văn đến theo biểu mẫu quy
định nh sau:
Số đến Ngày
đến
Nơi gửi
văn bản
Sè , ký
hiệu
Ngày tháng

văn bản
Tên loại và
thích yếu
Lưu
hồ sơ
Nơi nhận
và người
Ký Gghi
chó
nội dung nhận
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
- Phân phối và chuyển giao văn bản đến:
Sau khi bóc bì, đóng dấu "dấu" cán bộ văn thư đăng ký các yếu tố cần
thiết vào sổ rồi trình tất cả văn bản giấy tờ đã nhận được cho trưởng ban và
chủ tịch xem xét và ghi ý kiến, phân phối lên văn bản.
Tất cả các văn bản đã đến cơ quan sau khi có ý kiến phân phối của người
phụ trách phải được chuyển ngay đến tay người có trách nhiệm nghên cứu
giải quyết, không được để chậm hoặc để quên văn bản.
Khi chuyển giao văn bản thì cán bộ văn thư phải ký nhận vào sổ nhận
văn bản.
Sổ chuyển giao văn bản
Số đến Ngày chuyển Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Gghi chó
(1) (2) (3) (4) (5)
Văn bản mật chuyển giao chậm nhất là 30 phót trong giê hành chính,
ngoài giê hành chính là 60 phót. Văn bản mật thì thêm cột "mức độ mật"
trong mẫu chuyển giao và người nhận phải ký vào sổ.
- Đóng dấu đến, mẫu dấu đến:
Dấu "đến" có kích thước 3cm x5cm gồm các thành phần sau:
Tên cơ quan nhận văn bản, số đến, ngày đến, chuyển (chuyển cho bộ
phận hoặc cá nhân nào giải quyết).

Lưu hồ sơ số …
Dấu đến được trình bày như sau:
5 cm
(Tên cơ quan nhận VB
Đến - Sổ: ……………………………….
- Ngày:…………………………….
- Chuyển: …………………………
- Lưu hồ sơ:……………………….
Số đến là số thứ tự của các văn bản đến cơ quan trong một năm.
Số đến được nghi nhận liên tục từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc
vào ngày 31-12 cuối năm.
Ngày đến là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký:
Đóng dấu "đến" đóng rõ ràng, chính xác, thống nhất vào khoảng giấy
trắng, phía trên, góc trái, phần lề văn bản dưới số và ký hiệu.
- Cơ quan thường nhận văn bản đến từ lúc Uỷ ban nhân dân Huyện Đông
Anh, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, Bộ giáo dục và đào đào tạo
Như vậy, quản lý văn bản đến của uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá nhìn
chung quản lý tốt song vẫn còn tồn tại những thiếu sót.
Ưu điểm: Đăng ký văn bản đến bằng sổ của cơ quan đơn giản để thực
hiện.
Nhìn chung, các sổ rất gọn gàng, sạch sẽ và đóng dấu đến rất chính
xác…
Nhược điểm: Đăng ký văn bản bvằng sổ của cơ quan tốn nhiều thời gian,
khó tra cứu.
4. Quản lý con dấu
- Những quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu:
+ Con dấu được giao cho trưởng ban văn phòng có trách nhiệm, có trình
độ chuyên môn giữ bảo quản và phải chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng
dấu.
+ Không được tự tiện mang con dấu theo người.

+ Nghiên cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không
đúng quy định. Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hành
chính.
+ Khi hết giê làm việc thì trưởng ban văn phòng phải cất giấu cẩn thận.
- Việc đóng dấu của cơ quan là:
Trước khi đóng dấu lên văn bản thì cán bộ văn thư kiểm tra và soát kỹ
văn bản trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ
sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu không chỉ
(đóng dấu không có chữ ký, đóng dấu trước - ký tên sau). Đóng dấu trùm lên
từ 1/3 dến 1/4 chữ ký về phía bên trái.
Văn thư quản lý các loại con dấu: Dấu tròn, dấu văn phòng, dấu uỷ ban,
dấu vuông, dấu công văn đến, dấu công văn đi, dấu chức danh.
- Việc đóng dấu của cơ quan rất đúng với quy định của cơ quan về quản
lý và sử dụng con dấu.
5. Lập Hồ sơ hiện hành
Lập Hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản thành các hồ sơ trong
khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định.
Những quy trình của cơ quan về lập hồ sơ hiện hành;
+ Khi lập hồ sơ phải rõ ràng, chính xác.
+ Phải nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan của đơn vị và công
việc của từng cán bộ thừa hành trong cơ quan.
+ Nắm vững các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn
thư…
+ Nắm được các loại văn bản giấy tờ của cơ quan làm ra và văn bản giấy
tờ do cơ quan khác gửi đến các hồ sơ đã lập trong năm trước, chế độ, phương
pháp xác định giá trị tài liệu của cơ quan.
+ Lập hồ sơ sau khi làm xong cần phải phát huy được tác dụng.
+ Mỗi cán bé - nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ.
+ Hồ sơ phải đảm bảo mối quan hệ khách quan của văn bản.
+ Các văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị.

+ Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức.
+ Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác.
Bản danh mục hồ sơ của cơ quan nh sau:
UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN ĐÔNG ANH
UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ TÀM XÁ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Nam
Độc lập - Tù do - Hạnh phóc
DANH MỤC HỒ SƠ
Năm: 2005
Sè ký hiệu
Hồ sơ
Tiền đề Hồ
sơ
Thời hạn bảo
quản
Cơ quan đơn
vị lập Hồ sơ
Ghi chó
1 2 3 4 5
Bản danh mục Hồ sơ có ……………………hồ sơ gồm………………….
………………hồ sơ có thời hạn bản quản vĩnh viễn:
………………hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài:
……………….hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời:
Duyệt Tàm Xá, ngày……tháng……năm
UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ
CHỦ TỊCH
Ký tên đóng dấu.
Cách biên mục trong, biên mục bên ngoài bìa hồ sơ nh sau:

Biên mục bên ngoài bìa hồ sơ:
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÔNG ANH
UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ
Ký hiệu thông tin: ……………………….
sè: ………… VT
HỒ SƠ
VD: Tập quyết định của uỷ ban nhân dân xã thành phố Hà Nội năm 2004


Từ ngày đến ngày
Gồm có
Phông số:…………………
Mục hạn số:………………… THỜI HẠN BẢO QUẢN
Hồ sơ:……………………… ………………………
Biên mục bên trong bìa hồ sơ
MỤC LỤC VĂN BẢN
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Đơn vị bảo quản này gồm có: ………………………………………….tờ
(Viết bằng chữ:……………………………………………………… (tờ)
Mục lục văn bản có: …………………………………………………tờ
Đặc điểm trọng thái của tài liệu bên trong hồ sơ:……………………….



……… Ngày……tháng……năm……
Người lập Hồ sơ
Sau khi lập hồ sơ cơ quan nép vào lưu trữ theo quy định.
Nh vậy, công tác lập hồ sơ của cơ quan nhìn chung có những ưu, khuyết
điểm như sau:
Ưu điểm: công tác lập hồ sơ gọn gàng, sạch sẽ. Lập hồ sơ đúng và đầy

đủ nội dung thông tin.
Nhược điểm: cơ quan chưa tổ chức lập hồ sơ hiện hành và lập hồ sơ còn
Ýt vì vậy
Cần phải lập nhiều hồ sơ hơn nữa để tiện tra cứu và theo dõi
Sè TT Sè ký hiệu
văn bản
Ngày tháng
văn bản
Tác giả
văn bản
Trích yếu nội
dung văn bản
Tờ sè Ghi chó
6. Trực điện thoại
Giáo tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp, gián tiếp, đó là công việc
hết sức quan trọng ở bất kỳ cơ quan nào. Để giảm bớt sự bị động, nhiều nhận
điện cần.
- Chuẩn bị sẵn sàng, bót, sổ nhận điện. Trong sổ nhận điện phải có các
sau:
Thời gian nhận điện…………giờ……ngày…… tháng…… năm……
Họ tên người gửi:
Tê cơ quan:
Gọi cho ai:
Nội dung lời nhắm :
Người nhận điện cần nhanh chóng nhấc máy khi nghe thấy chuống điện
thoại, chậm nhất là sau 3 hồi chuông, lưu ý nhấc máy khi chuông reo. Bước
đầu khi nhấc điện là chào hỏi, cần chú ý xưng tên cơ quan khi mới nhấc máy
để tránh trường hợp nhầm số: Nghe điện cần chăm chú lắng nghe tránh nhầm
lẫn. Sau khi nghe xong, cần khẳng định lại thông tin bằng cách nhắc lại để
người nói kiểm tra lại. Đây là bước rất cần thiết để tránh các sai sót thông tin

giao tiếp qua điện thoại. Kết thúc việc nhận điện thoại là phải chào tạm biệt,
hứa hẹn cảm ơn… còn một điều nữa cũng hết sức quan trọng đó là trả lời điện
thoại phải nói bằng giọng dõng dạc, dễ nghe.
II. QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1. Mô hình văn phòng
Mô hình văn phòng của cơ quan được bố trí theo kiểu văn phòng hiện
đại.
Ưu nhược điểm của văn phòng hiện đại nh sau:
Ưu điểm: Văn phòng hiện địa thì sẽ tạo điều kiện cho môi trường làm
việc tốt, giúp cho cán bộ làm việc có hiệu quả hơn. Một văn phòng hiện đại sẽ
thoát mát và đẹp đẽ hơn. Văn phòng hiện đại được bố trí và làm việc có khoa
học hơn.
Nhược điểm: văn phòng hiện đại tốt kém, chi phí nhiều. Nếu người nào
từ bên ngoài bước vào phòng đột ngột thì sẽ gây nên một cảm giác khó chịu
do không quen nhiệt độ ở trong phòng.
Văn phòng được đặt gần cửa ra vào do văn phòng văn thư là đầu mối
thông tin của cơ quan. Vì vậy, phòng văn thư cần được bố trí ở một nơi làm
việc thuận tiện cho việc trao đổi công tác.
2. Tổ chức lao đọng khoa học văn phòng
Văn phòng của cơ quan có ban cán bộ, phụ trách văn phòng là cán bộ
Nguyễn Thị Nhậm.
a. Công tác bố trí văn phòng.
Đây là việc phân bổ về không gian các trang thiết bị văn phòng trên một
diện tích. Việc bố trí đòi hỏi phải hợp lý và đúng nguyên tác, phù hợp với quy
trình công nghệ giải quyết công việc. Phải tôn trọng các nguyên tác tổ chức
lao động sao cho phù hợp. Bố trí không gian một cách hợp lý, tiết kiệm diện
tích và chi phí. Khi bố trí sắp xếp văn phòng phải được nghiên cứu kỹ càng
cần đưa ra những phương án thích hợp nhất.
b. Công tác trang bị văn phòng
Công tác trang bị văn phòng là việc bổ sung thay đổi các thiết bị còn

thiếu trong văn phòng hay nói cách khác đó là sự cần thiết để phù hợp với yêu
cầu giải quyết công việc trong văn phòng.
Trong văn phòng các trang thiết bị cần phải có là:
- Trang thiết bị văn phòng phục vụ cho việc thu thập- xử lý thông tin, lưu
trữ, và truyền đạt thông tin, đó là: máy vi tính, máy photocopy, xử lý thông
tin, lưu trữ và truyền đạt thông tin, đó là, máy vi tính, máy photocopy, điện
thoại…
- Các trang thiết bị cần thiết phục vụ trong công việc nh; bàn ghế, tủ
đựng tài liệu, giá sách, bót, giấy….
- Các trang thiết bị chiếu sáng và máy điều hoá, quạt…
c. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng