QUẢN LÝ THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ THANH TRÌ

1

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH –KẾ TOÁN
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
----------------------*----------------------

BÀI TẬP LỚN : QUẢN LÝ THƯ VIỆN TẠI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ THANH TRÌ

Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS.Nguyễn Văn Vỵ
Nhóm thực hiện:
Ngô Thị Hạnh
Nguyễn Thị Sen
Nguyễn Thị Hoài Thu
Đồng Hoàng Việt

HÀ NỘI 2007


2

BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Viết tắt
TN
HSDL
#
QL
SV
L ĐTV
NXB
NCC

PKT
NVTV
TSV
PM

Tên đầy đủ
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
Khái niệm
Quản lý
Sinh viên
Lãnh đạo thư viện
Nhà xuất bản
Nhà cung cấp
Phòng kế toán
Nhân viên thư viện
Thẻ sinh viên
Phiếu mượn
DANH MỤC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU

Số

Tên hình /bảng

trang

Hình 1.1

Biểu đồ ngữ cảnh

14

Hình 1.2

Biểu đồ phân rã chức năng

16

Hình 1.3

Ma trận thực thể - chức năng

20

Hình 2.1

Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

22

Hình 2.2

Biểu đồ tiến trình quản lý kho mức 1

23

Hình 2.2.1

BĐ mức 2 tiến trình nhập sách

24

Hình2.2.2

BĐ mức 2 tiến trình phân loại

25

Hình 2.2.3

BĐ mức 2 tiến trình hủy sách

25

Hình 2.3

Biểu đồ tiến trình quản lý sinh viên mức 1

26

Hình 2.3.1

BĐ mức 2 tiến trình theo dõi SV

26

Hình 2.4

Biểu đồ tiến trình quản lý mượn trả sách mức 1

27

Hình 2.4.1

BĐ mức 2 tiến trình mượn sách

27

Hình 2.4.2

BĐ mức 2 tiến trình trả sách

28

Hình2.4.2. BĐ mức 3 tiến trình nhận sách trả

28

1
Hình2.4.2. BĐ mức 3 tiến trình xử lý vi phạm

29


3
2
Hình 2.5

Biểu đồ tiến trình lập báo cáo thống kê

29

Hình 3.1

Biểu đồ luồng DL logic tiến trình quản lý kho

23

Hình 3.1.1

BĐ luồng DL logic mức 2 tiến trình nhập sách

24

Hình3.1..2

BĐ luồng DL logic mức 2 tiến trình phân loại

25

Hình 3.1.3

BĐ luồng DL logic mức 2 tiến trình hủy sách

25

Hình 3.2

Biểu đồ luồng DL logic tiến trình quản lý SV

26

Hình 3.2.1

BĐ luồng DL logic mức 2 tiến trình theo dõi SV

26

Hình 3.3

Biểu đồ luồng DL logic tiến trình .quản lý mượn trả sách

27

Hình 3.3.11

BĐ luồng DL logic mức 2 tiến trình mượn sách

27

Hình 3.3.2

BĐ luồng DL logic mức 2 tiến trình trả sách

28

Hình3.3.2. BĐ luồng DL logic mức 3 tiến trình nhận sách trả

28

1
Hình3.3.3. BĐ luồng DL logic mức 3 tiến trình xử lý vi phạm

29

2
Hình 3.4

Biểu đồ luồng DL logic tiến trình lập báo cáo thống kê

29

Hình 4.1

Mối quan hệ thực thể

39

Hình 4.2

Biểu đồ quan hệ mô hình dữ liệu

41

Hình 4.3

Hệ thống cho biểu đồ1.1 nhận sách

45

Hình 4.4

Hệ thống cho biểu đồ 1.2 phân loại sách

46

Hình 4.5

Hệ thống cho biểu đồ13 hủy sách

47

Hình 4.6

Hệ thống cho biểu đồ 2.1 lập sổ mượn sách mới

48

Hình 4.7

Hệ thống cho biểu đồ 2.2 theo dõi sinh viên

48

Hình 4.8

Hệ thống cho biểu đồ 3.1 mượn sach

49

Hình 4.9

Hệ thống cho biểu đồ 3.2 .1 nhận sách trả

51

Hình 4.10 Hệ thống cho biểu đồ 3.2.2 xử lý vi phạm

52

Hình 4.11 Hệ thống cho biểu đồ 4.1 lập báo cáo

52


4

MỤC LỤC
MỤC LỤC.....................................................................................................................4
CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CỦA HỆ
THỐNG.........................................................................................................................7
1.1giới thiệu hệ thống ..............................................................................................7
1.1.1. Phạm vi giới hạn hệ thống .........................................................................7
1.1.2. Thực trạng khảo sát hệ thống ....................................................................7
1.1.3. Mô tả các quy trình quản lý thư viện.........................................................8
.............................................................................................................................10
1.1.4 Các hồ sơ sử dụng :...................................................................................11
CHƯƠNG 2 MÔ HÌNH HÓA NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG..............................14
2.1 Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ :.................................14
2.2 Xác định danh sách tác nhân............................................................................15

2.3 Biểu đồ ngữ cảnh :............................................................................................15
2.4 Biểu đồ phân rã chức năng...............................................................................17
.............................................................................................................................17
2.5.Mô tả chi tiết chức năng lá...............................................................................19
2.6 Ma trận thực thể chức năng..............................................................................21
2.6.1 Danh sách hồ sơ.........................................................................................21
2.6.2 Ma trận thực thể - Chức năng....................................................................21
CHƯƠNG 3 MÔ HÌNH HÓA QUÁ TRÌNH XỬ LÝ...............................................23
3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 0..................................................................23
3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý tiến trình 1.0.Quản lý kho sách.........................25
3.2.1 MỨC 1: 1.0.Quản lý kho sách...................................................................25
3.2.2.Mức 2: 1.1. Nhận sách...............................................................................26
3.2.3. Mức 2:1.2.Phân loại sách.........................................................................27
.............................................................................................................................27
3.2.4.Mức 2: 1.3. Hủy sách.................................................................................27
3.3.Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình 2.0. Quản lý sinh viên...................................28
3.3.1.Mức 1: 2.0.Quản lý Sinh viên...................................................................28
.............................................................................................................................28
3.3.2.Mức 2:2.2.Theo dõi sinh viên...................................................................29
3.4.Biểu đồ luồng dữ liệu vật lí tiến trình 3.0.Quản lý mượn trả sách..............29
3.4.1.Mức 1:3.0.Quản lý mượn trả.....................................................................29
.............................................................................................................................29
3.4.2.Mức 2: 3.1. mượn sách..............................................................................30
3.4.3.Mức 2: 3.2.QL trả sách..............................................................................30
3.4.4.Mức 3:3.2.1.Nhận sách trả........................................................................30
.............................................................................................................................31


5
3.4.5.Mức 3:3.2.2 Xử lý vi phạm.......................................................................31

.............................................................................................................................31
3.5.Biểu đồ luông dữ liệu vật lý tiến trình 4.0.Báo cáo thống kê..........................31
.............................................................................................................................32
CHƯƠNG 4 MÔ HÌNH HÓA LOGIC TIẾN TRÌNH NGHIỆP VỤ........................33
4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu logic: 1.0.Quản lý kho sách..........................................33
.............................................................................................................................33
4.1.1 Biểu đồ luồng dữ liệu logic: 1.1 nhận sách...............................................34
.............................................................................................................................34
4.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu logic:1.2 phân loại sách........................................35
.............................................................................................................................35
4.1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu logic : 1.3 hủy sách................................................35
4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu logic : 2.0 quản lý sinh viên.....................................36
4.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu logic: 2.2.theo dõi SV...........................................36
4.3 Biểu đồ luồng dữ liệu logic : 3.0 quản lý mượn trả sách 4.3.1 .Biểu đồ luồng
dữ liệu logic: 3.1 mượn sách 4.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu logic: 3.2 trả sách
4.3.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu logic: 3.2.1.Nhận sách trả.......................................37
4.4 Biểu đồ luồng dữ liệu logic:4.0 Lập báo cáo...................................................39
.....................................................................................................................................40
CHƯƠNG 5 PHÂN TÍCH MÔ HÌNH KHÁI NIỆM................................................41
5.1 Bước 1 liệt kê, chính xác, chọn lọc thông tin...................................................41
5.2 Xác định thực thể và thuộc tính........................................................................42
5.3Vẽ biểu đồ và rút gọn........................................................................................43
.....................................................................................................................................44
CHƯƠNG 6 THIẾT KẾ MÔ HÌNH DỮ LIỆU LOGIC............................................44
6.1. Biểu diễn các thực thể.....................................................................................44
6.2. Biểu diễn các mối quan hệ...............................................................................44
6.3. Chuẩn hóa quan hệ..........................................................................................45
6.4 Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu...............................................................45
CHƯƠNG 7 THIẾT KẾ MÔ HÌNH VẬT LÝ...........................................................46
7.1.Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu vật lý :.............................................................46

7.2.Thiết kế mô hình vật lý.....................................................................................49
Xác định luồng hệ thống :..................................................................................49
7.2.1.Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ 1.0.QL kho sách...........................................50
Hủy sách..................................................................................................................52
7.2.2.Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ :2.0 quản lý độc giả.....................................52
7.2.3.Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ:3.0 quản lý mượn trả sách............................53
7.2.4.Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ :4.0. lập báo cáo...........................................56
CHƯƠNG 8 XÂY DỰNG CÁC GIAO DIỆN..........................................................58
8.1.Giao diện cập nhật............................................................................................58
8.2.Giao diện xử lý :...............................................................................................58
8.3.Tích hợp các giao diện:.....................................................................................59
.................................................................................................................................59
8.4.Thiết kế giao diện :...........................................................................................59
8.5 .Đặc tả giao diện và tương tác..........................................................................64


6


7

CHƯƠNG 1
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC ĐỊNH YÊU
CẦU CỦA HỆ THỐNG
1.1giới thiệu hệ thống .
1.1.1. Phạm vi giới hạn hệ thống .
Dự án chỉ nghiên cứu việc quản lý sách trong thư viện, quá trình mượn trả sách
của sinh viên
Hệ thống không phân chia đối tượng độc giả, không thực hiện quản lý nhân
viên, các vấn đề liên quan đến tài chính, và các vấn đề về cơ sở vật chất

1.1.2. Thực trạng khảo sát hệ thống .

1.1.2.1. Tổng quan
Thư viện trường CĐ Kinh Tế Thanh Trì quản lý khoảng 10000 đầu sách và tạp
chí, phục vụ cho sinh viên của trường.Sinh viên có thể mượn sách về nhà hoặc đọc
tại chỗ. Việc phân công quản lý trong thư viện được thực hiện như sau:
- Bộ phận quản lý: Gồm 2 người: Chủ nhiệm và phó chủ nhiệm.
o Chủ nhiệm thư viện: Điều hành chung toàn bộ các công tác trong
thư viện.
o Phó chủ nhiệm: Có nhiệm vụ quản lý về cơ sở vật chất (quản lý tài
-

liệu,…)
Bộ phận nghiệp vụ: Gồm 2 bộ phận :
o Bộ phận quản lý kho sách: Có nhiệm vụ kiểm tra nhập sách theo
hợp đồng.Sau đó phân loại tài liệu (phân loại theo chuyên ngành
khoa học hoặc theo khu phân chia đã có), mô tả tài liệu để đưa lên
mục tra cứu tài liệu (tra theo phích hoăc tra máy tính).
o Tổ phục vụ bạn đọc: Có trách nhiệm phân công phục vụ trên các

quầy mượn trả sách.
Sách được phân chia thành các kho nhỏ:
- Kho giáo trình: Kho sách này sinh viên chỉ được mượn vào đầu mỗi kỳ
học.


8
-

Kho sách tham khảo: Gồm sách tham khảo,từ điển , sổ tay….

Kho báo và tạp chí : Chứa báo và tạp chí.
Kho luận văn và tài liệu quý hiếm:Chứa các tài liệu nghiên cứu, luận văn,
và các tài liệu quý hiếm.
Đối với tài liệu ở các kho giáo trình, kho sách tham khảo và kho sách ngoại
văn, độc giả có thể mượn sách về nhà.
Các kho còn lại, độc giả chỉ được đọc tại chỗ. Sinh viên sử dụng thẻ sinh
viên làm thẻ thư viện. Thời hạn ghi trên thẻ cũng là thời hạn sử dụng thư viện
1.1.2.2 Các vấn đề đặt ra
• Nhận xét tình hình thực tế: Qua thực tế nghiên cứu, nhận thấy rằng số lượng
công việc trong thư viện nhiều mà hầu hết các công việc được làm thủ công nên
có nhiều bất tiện như:
-Tốn nhiều thời gian trong việc lập báo cáo và thống kê
- Gây nhiều bất tiện trong việc quản lý sổ sách và quản lý độc giả
-việc tra cứu đầu sách trong thư viện không được dễ dàng đối với độc giả
-….
Xuất phát từ những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ của thư viện nên
việc tin học vào công tác quản lý là việc làm cần thiết.
• Từ những công việc thực tế, chúng tôi đưa ra hệ thống quản lý thư viện với
các chức năng sau:
-Quản lý kho sách
-Quản lý độc giả
-Quản lý mượn và trả sách
-Báo cáo thống kê
1.1.3. Mô tả các quy trình quản lý thư viện
1.Quản lý kho sách (Do bộ nghiệp vụ quản lý kho sách thực hiện)
Theo định kỳ khoảng 2 tháng một lần, thư viện có bổ sung sách mới về cho
kho, việc đặt mua sách được thực hiện như sau:
Thư viện ký hợp đồng mua sách với nhà cung cấp sách sau khi đã tham khảo
bảng báo giá của nhà cung cấp gửi tới .Bộ phận quản lý kho sách nhận phiếu xuất
kho từ nhà cung cấp khi sách về. Sau khi kiểm tra chất lượng sách và lập danh sách

sách lỗi ,bộ phận quản lý kho sách viết phiếu nhập kho số sách đó. Một bản lưu lại
còn một bản đưa cho nhà cung cấp. Sách sau khi mua về sẽ được bộ phận nghiệp vụ
kho sách tiến hành phân loại. Việc phân các đầu sách vào các kho tùy theo loại


9
sách, kích cỡ sách để đưa vào các kho khác nhau. Bộ phận quản lý kho sẽ tiến hành
phân loại sách và ghi vào sổ tổng quát, sổ đăng kí cá biệt đồng thời làm các phích
sách để sinh viên đến mượn sách sẽ tra cứu.
Hàng năm, có kiểm tra định kỳ các kho sách. Các sách bị hư hỏng (không dùng
được nữa) hoặc sách không có độc giả mượn được lập thành danh sách. Quyết định
hủy sách do hội đồng (có chủ nhiệm thư viện, phó chủ nhiệm và các thành viên nhà
trường) đưa ra. Sách có quyết định hủy được lấy ra khỏi kho và giao cho bộ phận kế
toán trường giải quyết . Bộ phận quản lý kho sách loại các đầu sách này ra khỏi sổ
theo dõi tổng quát và sổ đăng ký cá biệt .
2.Quản lý mượn và trả sách:
a. quản lý mượn sách
Để mượn được sách, SV tiến hành tra cứu (tra phích sách hay tra điện tử) ở
danh mục có sẵn của thư viện. Sau đó, sẽ điền các thông tin cần thiết vào phiếu yêu
cầu mượn sách. Bộ phận quản lý mượn sách trong thư viện sẽ kiểm tra phiếu mượn
và thẻ thư viện xem nội dung ghi trên phiếu có chính xác hay không .Nếu phiếu ghi
không hợp lệ ,Bộ phận quản lý mượn sách sẽ thông báo cho sinh viên. Ngược lại
nếu thông tin chính xác sẽ đối chiếu kho sách xem số sách mượn còn hay hết, nếu
hết thông báo cho sinh viên. Nếu còn nhân viên thư viện đưa sách cho sinh viên và
ghi vào sổ theo dõi mượn sách của sinh viên đó những thông tin trên phiếu mượn.
Khi mượn sách, mỗi độc giả chỉ được mượn 2 cuốn để đọc và được đổi một
lần trong buổi đó. Nếu mượn về nhà đối với sách tham khảo không quá 2 cuốn, thời
hạn mượn là 20 ngày đối với sách tham khảo,chậm nhất là sau 15 ngày sau khi kết
thúc học kỳ đối với sách giáo trình. Độc giả có thể gia hạn mượn sách thêm 1 lần
nữa..

b.Quản lý trả sách và giải quyết vi phạm
Khi sinh viên đem sách tới trả , Bộ phận quản lý trả sách sẽ kiểm tra sách và
thẻ thư viện xem có đúng là sách của thư viện hay không, và tìm sổ mượn sách của
sinh viên đó.Đối chiếu với sổ mượn sách của sinh viên đó xem trả có quá hạn
không, có giữ tình trạng như lúc mượn không. Sau đó lưu thông tin sách trả vào sổ
mượn sách của sinh viên đó và sổ mượn trả sách chung.Sau đó xếp sách vào kho
Nếu sinh viên vi phạm thì lập biên bản và lập phiếu thu.
Các hình thức xử phạt của thư viện:


10
 Nếu quá hạn trả 7 ngày thì độc giả bị xử phạt 1000 đồng /1 ngày. Thư
viện cũng có hình thức xử phạt thích đáng cho những độc giả trả sách
không còn nguyên vẹn.
 Trường hợp làm mất sách, độc giả phải mua đền đúng sách đó, nếu
không có sách thì độc giả phải đền bằng tiền theo giá sách, đồng thời
chịu một mức phạt theo quy định.
 Đối với sinh viên không trả sách cho thư viện thì cuối khóa thư viện sẽ
gửi danh sách cho phòng giáo vụ và sinh viên đó sẽ chưa được nhận bằng
tốt nghiệp chừng nào chưa trả sách.
3.Quản lý sinh viên
Thư viện không phải cấp thẻ thư viện cho sinh viên mà sử dụng luôn thẻ SV
làm thẻ thư viện ,chính vì vậy khi sinh viên mới vào trường được cấp thẻ SV cũng
chính là được cấp thẻ thư viện khi đó dựa vào danh sách sinh viên của các lớp ,thư
viện sẽ tạo mới các sổ mượn sách .Cuối năm học sẽ tìm kiếm những độc giả hết hạn
thẻ thư viện để hủy sổ mượn sách đi .Những sinh viên đến cuối năm vẫn chưa trả
sách thư viên sẽ viết giấy nhắc riêng đối với sinh viên năm cuối thì giử danh sách
lên phòng đào tạo .
4.Lập báo cáo:
Đối với công tác phòng đọc, ngoài công việc phục vụ bạn đọc, định kỳ hàng

tháng hay theo từng quý nhân viên còn phải thống kê, lập báo cáo về số sách đã
mượn, hiện trạng của sách, độc giả, danh sách các sách cần mua bổ sung (căn cứ
vào phiếu yêu cầu của độc giả ) gửi lên ban chủ nhiệm thư viện.
Đối với quản lý kho sách cũng căn cứ vào tình hình kho sách, và yêu cầu của
lãnh đạo làm các thông kê báo cáo về tình hình sách trong kho


11

1.1.4 Các hồ sơ sử dụng :
a. Phiếu mượn
PHIẾU MƯỢN
Hà nội, ngày …. Tháng …năm 200..
Mã số thẻ:..................................................
Tên SV:.....................................................
Lớp :..........................................................
Nội dung:...................................................
...................................................................
...................................................................
...................................................................
...................................................................
b. Phích Sách.

Mã sách:…………………………………………..
Tên sách…………………………………………..
Tên tác giả………………………………………..
Tóm tắt nội dung…………………………………
Nhà xuất bản……………Lần xuất bản………….
Năm xuất bản……………………..……….
Số bản….Phụ chú……………….

c.Sổ Đăng Kí Cá Biệt.
Kho

Kệ

Ngăn

Mã
Sách

Tên
Sách

Nhà
xuất
bản

Số
lượng
trang

Tên
tác giả

Năm
XB

Giá
tiền

Loại
sách

d.Sổ Tổng Quát.
STT

Ngày
nhập

Tên
sách

e.Sổ Mượn Sách.

Số
lượng

Tác
giả

Năm
XB

Nhà
XB

Số
bản

12

Bìa sổ:
Mã sinh viên…………………………………………………………….
Họ và tên………………………………………………………………..
Lớp………………………………………………………………………
Ngày sinh……………………………………………………………….
Trong sổ:
Stt

Mã
sách

Tên
sách

Ngày
mượn

Tình
trạng
sách

Giá
tiền

Ngày hẹn
trả

Giá
tiền

Ngày Ngày
mượn trả

Ngày
trả

Ký
nhận

f. Sổ mượn trả :
Stt

Mã
sinh
viên

Tên
sinh
viên

Lớp

Mã
sách

Tên
sách

Tình
trạng
sách

g. Phiếu thu tiền phạt
PHIẾU THU TIỀN
số phiếu:
Mã sinh viên:...................................................................................
Tên sinh viên:..................................................................................
Lớp
: ..............................................................................
Diễn giải
:................................................................................
stt

Mã sách

Tên sách

Mức phạt

Tiền phạt

Cộng
h. Hợp đồng:

Đợp đồng mua sách
số hd:
Tên thư viện:.....................................................................................

Địa chỉ:.............................................................................................
Điện thoại :.......................................................................................
Mua sách tại :
Nhà cung cấp:...................................................................................
Địa chỉ:.............................................................................................
Điện thoại:........................................................................................

Ký
nhận


13
Stt

Tên sách

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Tổng
g. bảng báo giá
Stt

Tên sách

Tên tác giả

Nhà xb

Giá tiền

Chủ đề


14

CHƯƠNG 2
MÔ HÌNH HÓA NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG
2.1 Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ :
Cụm Động từ + bổ ngữ






























Ký hợp đồng
Nhận phiếu xuất kho
Viết phiếu nhập kho
Kiểm tra sách
Phân loại sách
Ghi sổ tổng quát
Ghi sổ đăng ký cá biệt
Làm phích sách
Kiểm tra kho sách
Lên danh sách sách hủy
Ghi giảm số sách
Lập sổ mượn sách mới
Kiểm tra sổ mượn trả , sổ
mượn sách
Giử giấy nhắc
Lập danh sách SV năm cuối vi
phạm
Hủy sổ mượn sách hết hạn

Kiểm tra phiếu mượn + thẻ SV
Thông báo cho SV
Kiểm tra kho sách
Ghi sổ mượn sách
Gia hạn mượn sách
Kiểm tra sách, thẻ SV
Đối chiếu với sổ mượn sách
Ghi sổ mượn trả
Ghi sổ mượn sách
Xếp sách vào kho
Viết phiếu thu
Lập báo cáo

Danh từ






























Bảng báo giá
Nhà cung cấp
Hợp đồng
Phiếu XK
Phiếu NK
Danh sách sách lỗi
Thư viện
Bộ phận quản lý kho
Nhà xuất bản
Sổ đăng ký cá biệt
Kho sách
Phích sách
Sổ tổng quát
Sinh viên
Danh sách SV mới
Bộ phận QL độc giả
Danh sách SV năm

cuối vi phạm
Phiếu mượn
Bộ phận QL mượn trả
sách
Thẻ SV
Sổ mượn sách
Bộ phận QL báo cáo
Phiếu thu
Sổ mượn trả sách
Lãnh đạo thư viện
Báo cáo
Phòng đào tạo
Phòng kế toán

Nhận xét






















HSDL
TN
HSDL
HSDL
HSDL
HSDL
TN
TN
TN
HSDL
HSDL
HSDL
HSDL
TN
HSDL
TN
HSDL
HSDL
HSDL
TN












HSDL
HSDL
TN
HSDL
HSDL
TN
HSDL
TN
TN


15

2.2 Xác định danh sách tác nhân
− Nhà cung cấp
− Thư viện
− Bộ phận quản lý kho
− Bộ phận quản lý mượn trả sách
− Bộ phận quản lý độc giả

-Lãnh đạo thư viện
Điều kiện tác nhận

-Nhà cung cấp
- Sinh viên

− Sinh viên

- Phòng đào tạo

− Lãnh đạo thư viện

- Phòng kế toán

− Phòng kế toán
− Phòng đào tạo
− Bộ phận quản lý báo cáo

2.3 Biểu đồ ngữ cảnh :


16

Danh sách sách lỗi
Bảng báo giá

Phiếu mượn

Hợp đồng
Thẻ sinh viên
t.t phản hồi

Sinhviên

viên
Sinh

t.t sách
Thông báo

Phiếu XK

00

Hệthống
thống
Hệ
quảnlýlýthư
thư
quản
viện
viện

Nhàcung
cungcấp
cấp
Nhà

Phiếu NK
Danh sách sách hủy

Phòngkế
kếtoán
toán

Phòng

Danh sách SV mới
Phòng đào tạo
Danh sách SV năm cuối viphạm Phòng đào tạo

Giấy nhắc
Yêu cầu B/C
Phiếu thu
Báo cáo

Hình 1.1.Biểu đồ ngữ cảnh

Lãnhđạo
đạothư
thư
Lãnh
viện
viện


17

2.4 Biểu đồ phân rã chức năng
QUẢNLÝ
LÝTHƯ
THƯVIỆN
VIỆN
QUẢN

1.QLkho
khosách
sách
1.QL

2.QLđộc
độcgiả
giả
3.QLmượn
mượntrả
trả
2.QL
3.QL
2.
QUẢN
LÝ
SINH
VIÊN
2.QUẢN LÝ SINH VIÊN

1.1lập
nhận
21
SMmới
mới
1.1
nhận
21
lập
SM

sách
sách

4.Báocáo
cáothống
thốngkêkê
4.Báo

2.34.1
hủy
mượn
4.1
lập
2.3
hủy
sổsổmượn
lập
báocáo
báocáo

3.1mượn
mượn
22theo
theodõi
dõiSV
SV 3.1
2.1lập
lập
SM
22

2.1
SM
sách
sách
221 kiểm tra SM
221 kiểm tra SM

1.2phân
phân
1.2
loại
loại
1.3hủy
hủy
1.3
sách
sách

3.2trả
trảsách
sách
3.2
2.2theo
theodõi
dõi
2.2
222viết giấy nhắc
svsv 222viết
giấy nhắc
223 lập ds SV năm

lậpvidspham
SV năm
2.3hủy
hủy223
SM
cuối
2.3
SM
cuối
vi pham

3..QUẢN
QUẢNLÝ
LÝMƯỢN
MƯỢNTRẢ
TRẢ
3..

31QL
QLmượn
mượnsách
sách
31

311
kiểmtra
tra
1.1nhận
nhận311

sách
kiểm
1.1
sách
PM.TSV
PM.TSV
111ký
kýhợp
hợp
111
đồng
đồng
112nhận
nhận
112
PXK
PXK
113kiểm
kiểm
tra
312tra
đốichiếu
chiếu
113
312
đối
S
kho
sách
S

kho sách
114
viết
114 viết
PNK
PNK

3.2.QLtrả
trảsách
sách
3.2.QL
1.QUẢNLÝ
LÝKHO
KHO
1.QUẢN
SÁCH
SÁCH
1.2phân
phânloại
loại
1.2
121phân
phân
121
loại
loại
122ghi
ghisổsổ
122
TQ

TQ
123ghi
ghisổsổ
123
DKCB
DKCB
124làm
làm
124
phích
phích

321nhận
nhậnsách
sách
321
trả
trả 1.3 hủy sách
1.3 hủy sách
131kkktra
tr kho
3211
sách
131
3211
k tratr kho
sách
SS
3212
đốichiếu

chiếuSM
SM
3212 đối
132lâp
lâpdsds
132
sách
hủy
3213
ghi
MT
sách
hủy
3213
ghi
sổsổMT
133ghi
ghi
133
322
xử
lý
vi
giảm
sách
322 xửgiảm
lý
visách
phạm
phạm

3221lập
lậpbiên
biênbản
bản
3221
3222viết
viếtppthu
thu
3222

313ghi
ghisổsổMM
313


18

Hình 1.2.Biểu đồ phân rã chức năng


19

2.5.Mô tả chi tiết chức năng lá
Chức năng
* Kí hợp đồng
*Nhận phiếu xuất kho
*Kiểm tra sách
*Viết phiếu nhập kho
*Phân loại

*Ghi sổ theo dõi tổng
quát,sổ biệt cá
*Làm phích

* Kiểm tra kho
*Lập danh sách sách hủy
*Ghi giảm số lượng
*Lập sổ mượn mới
*Kiểm tra sổ mượn
*Viết phiếu nhắc
*Lập DS SV năm cuối
*Hủy sổ mượn

Mô tả
Dựa trên nhu cầu mua sách của thư viện đã được LĐ
phê duyệt và dựa trên bảng báo giá của NCC để ký
hợp đồng
Khi NCC chuyển sách tới thư viện sẽ chuyển phiếu
xuất kho cho quản lý kho sách.
Dựa trên hợp đồng đã ký và phiếu XK kiểm tra sách
được đưa tới có đúng như hợp đồng không.Lập danh
sách sách lỗi
Quản lý kho sẽ dựa trên PXK và danh sách sách lỗi
viết PNK.1 liên đưa cho NCC để làm căn cứ thanh
toán, 1 liên lưu lại
Trên số sách nhập kho phân loại sách theo các tiêu
chí như sách giáo khoa, sách tham khảo…sau đó lại
phân tiếp theo từng chuyên đề.Những loại sách cùng
loại sẽ được xếp vào cùng kho,kệ
Thông tin số sách đó sẽ được ghi lại vào sổ tổng quát

đồng thời cả vào sổ đăng kí cá biệt.Vì 1 cuốn sách có
thể có nhiều bản, mỗi bản sẽ có một số đăng kí cá
biệt riêng để tiện quản lý.
Căn cứ vào sổ tông quát và sổ đăng kí cá biệt, Mỗi
loại sách sẽ được làm một phích sách ghi các thông
tin: Mã sách, tên sách, sổ đăng kí cá biệt, tên tác giả,
nhà XB, năm XB, Sô lượng trang, tóm tắt nội dung,
số tập, tên tập, phụ chú. Những phích sách này sẽ
được bỏ vào ô tra cứu theo chủ đề sách.
Kiểm tra kho sách tìm sách hỏng do bảo quản, do vi
phạm, sách không có người mượn trong 3 năm…
Dựa trên kết quả kiểm tra lập danh sách sách hủy gửi
cho ban chủ nhiệm TV để phê duyệt
Khi đã có quyết định hủy sách NVTV ghi giảm số
lượng trên sổ TQ, sổ ĐKCB,
Dựa trên DS SV mới do phòng đào tạo cung
cấp,NVTV lập cho mỗi SV một quyển sổ mượn
sách.Sổ được cất giữ theo lớp, khoa
Cuối năm NVTV kiểm tra sổ mượn xem SV nào
mượn quá hạn chưa trả
Đối với SV năm 1,2,3 được viết phiếu nhắc
Đối với những SV năm cuối nợ sách,NVTV lập danh
sách gửi lên phòng đào tạo. Những SV này sẽ không
được nhận bằng TN nếu chưa trả sách
Đối với những SV đã ra trường thì hủy sổ mượn


20
*Kiểm tra phiếu mượn và
thẻ sinh viên

*Đối chiếu kho sách

*Ghi vào sổ mượn sách

*Kiểm tra sách

*Đối chiếu sách , SM, thẻ
SV

*Ghi sổ mượn trả sách
*Xếp sách vào kho

*Lập biên bản

Khi SV đăng ký mượn sách vào phiếu mượn phải
khai báo mã số thẻ sinh viên của mình , mã số sách ,
tên sách .. dựa vào việc tra cứu phích sách , NVTV
phải kiểm tra tính chính xác từ những khai báo của
SV dựa vào TSV với PM
NVTV đến kho chứa mã số sách trên phiếu mượn và
kiểm tra xem kho còn cuốn sách đó hay không , nếu
không còn thông báo cho SV biết , ngược lại lấy cho
sinh viên mượn
Khi đã hoàn tất việc giao sách cho sinh viên thì
NVTV phải cập nhật luôn vào sổ theo dõi mượn
sách
Khi sinh viên mang đến trả, NVTV kiểm tra xem đó
có phải là sách của thư viện không bằng cách xem
sách có dấu của thư viện không hoặc logo biểu

tượng của trường.
Kiểm tra thẻ SV đối chiếu để lấy sổ mượn sách của
sinh viên đó.Để so sánh xem sách trả và sách mượn
có trùng nhau không thông qua việc kiểm tra mã số
sách , và kiểm tra xem có phải sinh viên mượn sách
không qua việc kiểm tra TSV
Ghi những thông tin trả sách vào sổ mượn trả sách
Sau khi ghi đầy đủ các thông tin về sách trả. NVTV
mang sách xếp vào kho theo danh mục ghi trên giá
sách
Nếu có vi phạm sảy ra như mất sách , hư hỏng sách ,
trả quá hạn, thì lập biên bản xác nhận vi phạm của
sinh viên và yêu cầu SV ký vào đó

*Viết phiếu thu

Dựa trên thông tin vi phạm của sinh viên và quy
định mức xử phạt của thư viện , nhân viên thư viện
sẽ viết phiếu thu yêu cầu sinh viên nộp phạt

*Lập báo cáo

Căn cứ vào sổ tổng quát, sổ mượn trả sách , sổ
mượn sách. phiếu thu để lập báo cáo về tình hình
nhập xuất sách, số sách còn và tên người đang mượn
và hạn trả. Hàng tháng thống kê số sách cho mượn
theo các chủ đề, tác giả, những sách không có người
mượn trên 1 năm, 2 năm, 3 năm.Danh sách sinh viên
năm cuối mượn sách nhưng chưa trả gửi cho phòng
đào tạo để xử lý.

21

2.6 Ma trận thực thể chức năng
2.6.1 Danh sách hồ sơ
a. Bảng báo giá
b. Hợp đồng
c. Phiếu xuất
d. Phiếu nhập
e. Danh sách sách lỗi
f. Sổ theo dõi tổng quát
g. Sổ đăng ký cá biệt
h. Phích sách
i. Kho sách
j. Danh sách sách hủy

k. Phiếu mượn
l. Thẻ sinh viên
m. Danh sách sinh viên mới
n. Sổ mượn sách
o. Sổ mượn trả sách
p. Giấy nhắc
q. Danh sách SV năm cuối VP
r. Biên bản vi phạm
s. Phiếu thu
t. Báo cáo

2.6.2 Ma trận thực thể - Chức năng
:

Các thực thể
a.Bảng báo giá
b. Hợp đồng
c.Phiếu XK
d. Phiếu NK
e.DS sách lỗi
f. Sổ theo dõi TQ
g. Sổ Đ KCB
h.Phích sách
i. Kho sách
j. DS sách hủy
k. Phiếu mượn
l.Thẻ SV
m. DS SV mới
n. Sổ mượn
o. Sổ mượn trả
p. Giấy nhắc
q.Ds SV năm
cuối vp
r. Biên bản
s. Phiếu thu
t. Báo cáo
Các chức năng

a

b

c

d

e

f

g

h

i

j

1. QL kho sách
2. QL độc giả
3. QL mượn trả
4.BC thống kê

R

U

R

C

C

U

U

C

R

C

k

R
R

R

R

l

R

m

n

o

p

q

R

C

R

C

C

U

U
R

r

s

C

C

t

C

22

Hình 1.3.ma trận thực thể - chức năng


23

CHƯƠNG 3
MÔ HÌNH HÓA QUÁ TRÌNH XỬ LÝ
3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 0


PHÒNG KẾ TOÁN

Hợp đồng
P XK

NCC

Ds sách
hủy

Bảng báo giá

Ds sách
hủy
b Hợp đồng
j

1.0

a

QL kho
sách

m

Ds sính viên mới

Ds sv mới

2.0

Báo giá

QL Sinh
viên

Ds sách

e

Ds sách lỗi

Giấy nhắc

PNK
c

h

Phích

LDTV
Báo cáo

Sổ mượn trả n

o

Sổ dăng kí cá

q
Phiếu mượn

Kho sách

Thẻ SV

3.0

4.0

QL Mượn
trả sách

Báo cáo
thống kê

j

Ds sách hủy

l
r

t Báo cáo

Ds SV năm cuối VP

sách
k

i

Giấy nhắc

Sổ mượn

biệt

sách

Yêu cầu báo cáo

p

Sổ theo dõi TQ

PXK
g

Sinh viên

lỗi
PNK

d
f

PHÒNG
ĐÀO TẠO

DS SV năm cuối vi phạm

Thẻ SV

T,T phản hồi
T.T sách
T,T phản hồi

Biên bản
s

phiếu mượn

Phiếu thu

Hình 2.1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

phiếu thu,
biên bản

Sinh viên


3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý tiến trình 1.0.Quản lý kho sách
3.2.1 MỨC 1: 1.0.Quản lý kho sách

NCC
Ds sách lỗi

P.NK

P.XK

Hợp đồng

Bảng báo giá

1.2

1.1
a
NVTV

e

b

d

Ds sách lỗi

c

Báo giá

h

Hợp đồng

NVTV

Phích sách

f

PNK

g

Sổ tổng quát

Sổ ĐKCB

PXK

i

j

PHÂN LOẠI
SÁCH

t.t sách nhập

NHẬN SÁCH

Ds sách hủy

Kho sách

1.3
HỦY SÁCH

DS sách hủy

NVTV

Hình 2.2.Biểu đồ tiến trình quản lý kho

PKT