Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý Tài sản cố định tại công ty

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Lời mở đầu
Công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang có những bớc phát
triển nh vũ bão trên mọi lĩnh vực hoạt động ở khắp nơi trên toàn thế giới,
điều xảy ra trong vòng vài năm vừa qua ở Việt Nam là sự đầu t ồ ạt vào công
nghệ. Tin học đã và đang là một trong những vấn đề không thể thiếu đối với
bất kỳ một tổ chức, công ty nào. Đặc biệt tin học ngày càng có vai trò quan
trọng trong vấn đề quản lý tại các cơ quan, tổ chức nhất là trong lĩnh vực thu
thập thông tin. Đối với Việt Nam, tuy công nghệ thông tin mới chỉ phát triển
trong vòng vài năm trở lại đây và đang đi từng bớc phát triển nhng những b-
ớc phát triển đó đã cho thấy Việt Nam là nớc có tiềm năng về lĩnh vực công
nghệ thông tin, trong đó phát triển hệ thống thông tin đang là thế mạnh của
đất nớc. Hệ thống thông tin giúp cho công việc quản lý đợc dễ dàng hơn,
nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm đợc thời gian và công sức.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế để xác định đề tài thực tập, em thấy hệ
thống thông tin quản lý tài sản cố định ở các công ty, tổ chức là một trong
những vấn đề rất quan trọng trong việc quản lý công ty, tổ chức đó vì tài sản
cố định là thành phần không thể thiếu để công ty có thể hoạt động và phát
triển. Báo cáo thực tập có nội dung bao gồm 3 chơng nh sau:
- Chơng I: Tổng quan về công ty cổ phần phát triển phần mềm ASIA.
- Chơng II: Cơ sở phơng pháp luận xây dựng và phát triển hệ thống
thông tin quản lý.
- Chơng III: Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý Tài sản cố định tại
công ty.
SV: Cao Thị Toản 1 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Chơng I: Tổng quan về công ty cổ phần
phát triển phần mềm Asia
1.1. Giới thiệu tổng quan về công ty ASIASOFT
Công ty Cổ phần Phát triển phần mềm ASIA đợc thành lập vào năm
2001 với định hớng chuyên nghiệp trong lĩnh vực phần mềm và cung cấp

các giải pháp công nghệ thông tin. ASIA đợc thành lập bởi các chuyên gia
có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm với mục tiêu kết
hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phơng thức hỗ trợ khách hàng và
kinh nghiệm thực tế để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ chất lợng cao cho thị
trờng.
Mục tiêu của AsiaSoft là trở thành một công ty có uy tín trong lĩnh
vực cung cấp các sản phẩm phần mềm và các giải pháp phục vụ cho vấn đề
quản trị. Chất lợng chuyên nghiệp-Dịch vụ hoàn hảo! là tôn chỉ kinh
doanh của Asia nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra. Asia chỉ kinh doanh trong lĩnh
vực duy nhất là phát triển phần mềm. Với sự chuyên nghiệp này ASIA sẽ
cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt hơn.
Vì sự thành công của khách hàng! là phơng châm hành động của
ASIA hớng tới khách hàng. Bằng nỗ lực và sự tận tuỵ của mỗi cá nhân và
của toàn công ty, dựa trên cơ sở hiểu biết sâu sắc nhu cầu của khách hàng và
năng lực sáng tạo không ngừng sẽ mang lại thành công và hiệu quả cho
khách hàng bằng các sản phẩm và dịch vụ chất lợng cao của ASIA.
SV: Cao Thị Toản 2 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1.1.1 Các thông tin chung về cơ quan thực tập
Tên công ty
- Tên tiếng Việt: công ty cổ phần phát triển phần mềm
asia
- Tên tiếng Anh: Asia SoftWare Development JointStock Company
- Khi giao dịch công ty sử dụng tên gọi ASIA JSC
- Logo của công ty đợc thể hiện nh sau:

Công ty đợc thành lập ngày 30/07/2001 với tên gọi là Công ty Cổ phần
đầu t và Phát triển Phần mềm ASIA, là trụ sở tại Hà Nội. Sau một thời
gian phát triển, công ty thành lập thêm chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh vào
tháng 8 năm 2003. Và gần một năm sau đó, vào tháng 6 năm 2004 chi

nhánh tại TP Đà Nẵng cũng đợc thành lập. Từ sau năm 2003, công ty đổi tên
thành Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm ASIA.
Địa chỉ liên hệ
Văn phòng tại Hà Nội
- Địa chỉ : số 6 Vũ Ngọc Phan, Quận Đống Đa
- Điện thoại : 04.776.1663
- Fax : 04.776.1823
- Email :
Văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh
- Địa chỉ : E46 Nguyễn Oanh, F17, Quận Gò Vấp
- Điện thoại : 08.989.2737
- Fax : 08.989.1637
SV: Cao Thị Toản 3 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Email :
Văn phòng tại Thành phố Đà Nẵng
- Địa chỉ : Lô 642 Tây Nam Hoà Cờng, Phờng Hoà Cờng, Quận
Hải Châu
- Điện thoại : 0511.644.723
- Fax : 0511.611.308
- Email :
Website: http:// www.Asiasoft.com.vn
Công ty đợc thành lập với vốn đăng ký 1.000.000.000 đồng (Một tỷ đồng
Việt Nam).
Hình thức sở hữu: Cổ phần
SV: Cao Thị Toản 4 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tốc độ tăng trởng của AsiaSoft đợc thể hiện theo biểu đồ sau:
SV: Cao Thị Toản 5 Lớp Tin học kinh tế 46B
Biểu đồ tăng trởng nhân sự (Ngời)

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1.1.2 Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức công ty ASIA nh sau
SV: Cao Thị Toản 6 Lớp Tin học kinh tế 46B
Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Văn phòng
Hà Nội
Chi nhánh
Đà Nẵng
Chi nhánh
Tp.Hồ Chí Minh
Giám đốc
Giám đốc
Giám đốc
Phòng phát
triển sản phẩm
Phòng triển
khai
Phòng kinh
doanh
Phòng hành
chính
Phòng hỗ trợ
khách hàng
Văn phòng & Kế
toán
Phòng triển
khai
Phòng triển

khai
Phòng kinh
doanh
Phòng kinh
doanh
Phòng hành
chính
Phòng hành
chính
Phòng hỗ trợ
khách hàng
Phòng hỗ trợ
khách hàng
Văn phòng &
Kế toán
Văn phòng &
Kế toán
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1.1.3 Qui mô của công ty
Nhân lực của ASIASOFT
Số lợng cán bộ nhân viên của công ty nh sau:
Năm Hà Nội Đà Nẵng TP.HCM Tổng cộng
2001 15 15
2002 20 5 25
2003 25 15 40
2004 26 6 20 52
2005 28 11 22 61
2006 29 12 23 64
Trình độ cán bộ nhân viên trong công ty:
Trình độ Hà Nội Đà Nẵng TP.HCM Tổng cộng

Thạc sỹ 02 01 01 04
Đại học 26 08 21 55
Cao đẳng 03 01 04
Trung cấp 01 01
SV: Cao Thị Toản 7 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Kinh nghiệm của asiasoft
Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm Asia là công ty có nhiều kinh
nghiệm trong triển khai các dự án Công nghệ thông tin nh sau:
Thiết kế và phát triển các phần mềm kế toán dùng cho các loại hình
doanh nghiệp khác nhau nh sản xuất, xây dựng, thơng mại, xuất nhập
khẩu và dịch vụ. Đối với các doanh nghiệp có nghiệp vụ đặc thù, Asia
có khả năng phục vụ khách hàng với các yêu cầu đặc thù đó.
Thiết kế và phát triển các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác nh
phần mềm quản lý nhân sự, tiền lơng, quản lý công văn, quản lý bán
hàng, quản lý kho hàng, quản lý khách hàng, quản lý sản xuất...
Thiết kế, xây dựng và triển khai các phần mềm theo yêu cầu đặc thù
của khách hàng: xây dựng, triển khai dự án từ nguồn vốn ODA nh Dự
án giảm nghèo cho các tỉnh Miền Trung (Huế, KonTum, Quảng Bình,
Quảng Trị); Xây dựng phần mềm quản lý tài chính cho dự án Phát
triển du lịch MEKONG; T vấn, thiết kế, xây dựng cổng thông tin điện
tử (www.vinhphuc.gov.vn), cổng giao dịch chứng khoán trực tiếp
(www.agriseco.com.vn) ...
Triển khai ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp một cách có
hiệu quả: khách hàng của Asia có các trình độ khác nhau về nghiệp
vụ cũng nh tin học, Asia có khả năng triển khai trên diện rộng cho
nhiều đơn vị thành viên của một doanh nghiệp nằm rải rác khắp Việt
Nam.
Hỗ trợ sử dụng và bảo hành, bảo trì phần mềm: hiện nay trên khoảng
700 khách hàng của Asia trên toàn quốc hoàn toàn yên tâm trong việc

sử dụng các phần mềm do Asia cung cấp. Mọi thắc mắc, khó khăn và
các nhu cầu mới phát sinh đều đợc Asia giải quyết một cách hiệu quả
thông qua các phơng tiện thông tin nh điện thoại, fax, email, internet
hoặc trực tiếp tại trụ sở của khách hàng.
SV: Cao Thị Toản 8 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1.1.4 Chức năng và nghĩa vụ của công ty
Chức năng đăng ký kinh doanh của công ty bao gồm các lĩnh vực
sau:
- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính
- Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng ( thiết bị máy tính, tin học, điện tử)
- Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ
- Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ
Trong đó, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất và kinh
doanh các giải pháp phần mềm phục vụ quản trị doanh nghiệp và các dự án
chính phủ điện tử.
Hiện nay với gần 100 cán bộ quản lý, kỹ s trảI trên 3 miền đất nớc kết
hợp với hàng chục đối tác là các công ty lớn trên toàn quốc, ASIA đã và
đang khẳng định sức mạnh của mình trên các phơng diện:
Đầu t phát triển các sản phẩm phần mềm
T vấn xây dựng hệ thống thông tin quản lý
Triển khai các hệ thống phần mềm ứng dụng
Hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình sử dụng phần mềm
Bảo hành và bảo trì sản phẩm đã cung cấp cho khách hàng
Trong xu thế hội nhập và phát triển, ASIA đã và đang từng bớc liên
doanh liên kết với các đối tác trong và ngoài nớc nhằm tạo nên sức mạnh
tỏng hợp để cung cấp cho thị trờng các sản phẩm phần mềm tốt nhất, với chi
phí rẻ nhất và hệ thống hỗ trợ hoàn hảo nhất.
Nghĩa vụ của công ty:
- Chịu trách nhiệm trớc các cơ quan Nhà nớc về hoạt động của công ty.

- Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực để thực hiện các chức năng nhiệm
vụ của công ty.
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn trên cơ sở chức
năng, nhiệm vụ đợc giao phù hợp với mục tiêu, phơng hớng phát triển
của công ty.
SV: Cao Thị Toản 9 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Đề xuất đổi mới trang thiết bị, đổi mới phơng thức quản lý, đào tạo,
bồi dỡng cán bộ, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, chủ động tổ chức thực
hiện khi đợc Hội đồng quản trị phê duyệt.
- Thực hiện đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ đối với ngời lao động và quy
định của Nhà nớc, đảm bảo cho ngời lao động tham gia đầy đủ mọi
hoạt động của công ty.
- Chấp hành các chính sách chủ trơng của Nhà nớc, thực hiện các quy
định về chuyên môn nghiệp vụ và các quy định khác của cơ quan
quản lý Nhà nớc.
- Thực hiện nghĩa vụ theo quy định của Nhà nớc về bảo vệ tài nguyên
môi trờng và an ninh quốc gia.
- Báo cáo định kỳ và đột suất các hoạt động của công ty theo quy định
của công ty và của các cơ quan quản lý Nhà nớc theo quy định của
pháp luật, chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo của đơn vị mình.
- Tổ chức tự kiểm tra, kiểm soát, kiểm kê trong công ty, chịu sự quản
lý, kiểm tra kiểm soát của công ty và của các cơ quan Nhà nớc theo
thẩm quyền với mọi hoạt động của công ty.
1.1.5 Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ
Sản phẩm:
- Phần mềm kế toán Asia Accounting trên Visual FoxPro 8.0.
- Phần mềm kế toán Asia Accounting trên SQL Server.
- Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Asia.FA 5.0.
- Phần mềm quản trị nhân sự Asia Human Resource Management

trên SQL, VFP6.
- Phần mềm quản lý và thanh toán lơng Asia Payrols Management
trên SQL, VFP6.
- Phần mềm quản lý khen thởng trên SQL, ASP.
- Cổng thông tin điện tử Asia Portal (Oracle, uPortal, Java)
SV: Cao Thị Toản 10 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp Asia ERP ( Viết trên
ngôn ngữ VB.Net, hỗ trợ Unicode).
Dịch vụ:
- T vấn xây dựng hệ thống thông tin cho các cơ quan, đơn vị và các
dự án chính phủ điện tử.
- Phân tích, thiết kế, xây dựng và phát triển các phần mềm theo yêu
cầu của khách hàng.
- Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng, hỗ trợ sử dụng,
bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin.
- Nâng cấp và mở rộng cùng sự phát triển của khách hàng.
Công nghệ:
- Ngôn ngữ lập trình: .Net, Visual FoxPro, Java
- Kiến trúc lập trình: Client/Server, File Server, Multi-tieer, Web-
based.
- Cơ sở dữ liệu: SQL Server, FoxPro, Oracle.
1.1.6 Định hớng phát triển của công ty
Đầu t phát triển sản phẩm theo hớng mở rộng các phân hệ nghiệp vụ
đáp ứng nhu cầu quản trị tổng thể doanh nghiệp- ERP (Enterprise
Resource Planning).
Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác
nhau: doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp lớn
T vấn, thiết kế và xây dựng các giải pháp công nghệ thông tin theo
đơn đặt hàng nh cổng thông tin điện tử, các bài toán của đề án 112,

các bài toán về nghiệp vụ tín dụng, vay vốn
SV: Cao Thị Toản 11 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1.1.7 Uy tín của công ty trên thị trờng
Huy chơng vàng năm 2002 tại hội chợ Sản phẩm mới - Công nghệ
mới .
Giải thởng Sản phẩm công nghệ thông tin của Hội tin học Việt
Nam.
Chứng chỉ Phần mềm uy tín, chất l ợng do Phòng TMCN Việt Nam
cấp năm 2006.
Huy chơng vàng Đơn vị công nghệ thông tin Việt Nam do Hội tin
học Tp Hồ Chí Minh trao tặng năm 2006.
Giấy chứng nhận bản quyền phần mềm số 196/2002/QTG do Cục bản
quyền tác giả cấp ngày 10 tháng 04 năm 2002.
Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hàng hoá số 54617 do Cục sở
hữu trí tuệ - Bộ khoa học và công nghệ cấp theo quyết định số
A2946/QĐ-ĐK, ngày 08/06/2004 của Cục trởng Cục sở hữu trí tuệ.
Đến tháng 12 năm 2006 đã có trên 700 khách hàng trên toàn quốc
đang sử dụng các phần mềm của AsiaSoft.
SV: Cao Thị Toản 12 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1.1.8 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Triển khai tại công ty ASIASOFT
Sau khi sản phầm phần mềm đã hoàn thành, nhân viên phòng Triển
khai có nhiệm vụ mang phần mềm đó tới đơn vị khách hàng để triển khai,
bao gồm các công việc nh cài đặt phần mềm, sửa đổi một số nội dung không
đúng theo nh hợp đồng đã đa ra, nhập một số dữ liệu điển hình mà khách
hàng đã có để kiểm tra độ chính xác của phần mềm. Nếu kết quả kiểm tra
không khớp với kết quả chính xác mà hệ thống cũ của đơn vị đó đa ra thì
phòng triển khai phải có nhiệm vụ sửa lại một số điểm trong phần mềm đó
để đa ra kết quả chính xác. Hớng dẫn, đào tạo khách hàng sử dụng và khai

thác các chơng trình.
Phòng triển khai có nhiệm vụ theo dõi khách hàng sử dụng phần mềm
trong khoảng thời gian thờng là một hoặc vài ba tháng, nếu phần mềm có gì
sai sót thì nhân viên phòng triển khai phải sửa lại và hớng dẫn khách hàng sử
dụng. Sau đó, nếu phần mềm hoạt động tốt thì khi đó sản phẩm phần mềm
đó đợc thanh lý và đợc chuyển sang cho bộ phận bảo hành.
1.2. Tình hình ứng dụng tin học tại công ty
Công ty đã đợc trang bị đầy đủ các thiết bị máy móc phục vụ cho công
việc của mình, bao gồm một server và khoảng 80 máy tính, các máy tính đ-
ợc phân bổ cho các phòng ban với tỷ lệ 1 máy tính/1 nhân viên. Trong đó, có
máy tính vẫn còn có cấu hình thấp, một số đã đợc nâng cấp với tốc độ cao
hơn để phù hợp hơn với công việc. Và ngày nay, với sự phát triển ngày càng
nhanh của công nghệ thông tin thì tại công ty đã có một số máy notebook,
trong tơng lai sẽ có nhiều máy tính xách tay hơn với cấu hình và tốc độ cao
hơn. Mỗi ngời đợc phân quyền sử dụng nên truy cập vào server với quyền
hạn khác nhau và đợc phép sử dụng những tài liệu cho phép. Sau đó các máy
trạm phải post dữ liệu lên server. Tức là để truy cập vào server thì mỗi máy
có 1 account.
Hiện nay, tại công ty đã sử dụng phần mềm AsiaCRM để quản lý
khách hàng, phần mềm quản trị nguồn nhân lực ERP và phần mềm kế toán
SV: Cao Thị Toản 13 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
AsiaAccouting 2006. Phần mềm kế toán AsiaAccounting 2006 đợc viết
bằng ngôn ngữ lập trình FoxPro & sử dụng database SQL.
Các ngôn ngữ công ty thờng sử dụng để viết phần mềm nh Visual
FoxPro, Java... và .NET ngày càng trở nên phổ biến hơn, cùng với cơ sở dữ
liệu SQL Server, Oracle, FoxPro.
1.3. Giới thiệu đề tài
1.3.1 Tên đề tài
Phân tích, xây dựng hệ thống thông tin quản lý Tài sản cố định tại

Công ty Cổ phần phát triển phần mềm Asia.
1.3.2 Lý do chọn đề tài
Tài sản cố định là một phần rất quan trọng đối với mọi công ty, tổ
chức bởi vì đó là loại tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và còn là cơ
sở hạ tầng của công ty. Tài sản cố định quyết định rất nhiều đến quá trình
hoạt động của công ty. Quản lý tài sản cố định là một vấn đề cần thiết đối
với mọi cơ quan, tổ chức thông qua việc mua bán các thiết bị, nhập các thiết
bị, quản lý các bộ phận sử dụng các tài sản đó, khấu hao tài sản cố định,
quản lý việc sửa chữa, bảo hành các thiết bị, thanh lý tài sản cố định
Bài toán quản lý Tài sản cố định không phải là bài toán mới nhng cũng
hoàn toàn không phải là bài toán dễ. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh
doanh của mình, bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần ba yếu tố: t liệu
sản xuất, đối tợng lao động và lao động. Tài sản cố định là t liệu lao động, là
một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, song không
phải tất cả các t liệu lao động đều là tài sản cố định mà chỉ có những t liệu
SV: Cao Thị Toản 14 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
lao động có đầy đủ các tính chất về mặt giá trị và thời gian sử dụng theo quy
định trong chế độ quản lý tài chính hiện hành.
Tại công ty cũng đang sử dụng phần mềm kế toán ASIA do chính
công ty xâydựng, phần mềm này bao gồm cả phân hệ quản lý tài sản cố
định. Tuy nhiên em xây dựng phần mềm chuyên về quản lý tài sản cố định
với mong muốn đợc góp phần vào việc quản lý của công ty.
Xuất phát từ quá trình thực tế tại công ty, với những kiến thức mà
mình đã đợc học ở trờng cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ tại công ty và
sự hớng dẫn tận tình của giáo viên hớng dẫn. Do đó em quyết định chọn đề
tài Phân tích, xây dựng hệ thống thông tin Quản lý tài sản cố định tại
công ty Asia.
1.3.3 Nội dung và mục đích chính của đề tài
Nội dung

Mục đích chính của đề tài là đợc ngời dùng chấp nhận và thực hiện
trong quá trình quản lý và hạch toán tài sản cố định trong công ty. Do đó,
chơng trình trớc hết phải đáp ứng đợc những yêu cầu cơ bản nhất của nhân
viên kế toán, đó là đơn giản nhng đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuận tiện
cho việc sử dụng và cài đặt. Để trở thành một chơng trình tốt thì mọi phơng
pháp tính toán trong chơng trình phải yêu cầu chính xác, dữ liệu phải đợc
chuẩn hoá và tuân theo quy định của Bộ Tài chính và của công ty.
Mục đích
Đề tài nghiên cứu về hệ thống thông tin trong Công ty Cổ phần phát
triển phần mềm ASIA mà chủ yếu là hệ thống quản lý tài sản cố định tại
công ty trong thời gian thực tập tại công ty. Từ đó xây dựng và phát triển
phần mềm quản lý tài sản cố định.
Chơng trình đợc xây dựng phải đảm bảo thực hiện đợc các vấn đề sau:
- Cập nhật tài sản cố định sau đó tiến hành phân bổ cho các bộ phận sử
dụng
SV: Cao Thị Toản 15 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Phân quyền cho ngời sử dụng theo các quyền hạn cụ thể do ngời quản
lý phần mềm đặt ra.
- Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại,
bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nớc sản xuất, năm sản xuất
- Theo dõi tình hình tăng, giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định.
- Tính khấu hao và lên bảng tính khấu hao
1.3.4 Yêu cầu của đề tài
Đề tài đợc xây dựng phải thoả mãn các yêu cầu nh sau:
- Mỗi loại tài sản cố định của công ty phải đợc theo dõi thờng xuyên
thông qua mỗi bộ hồ sơ riêng. Tài sản phải đợc phân loại, thống kê,
đánh số theo từng đối tợng và phải đợc phản ánh trong sổ theo dõi Tài
sản cố định.
- Nguyên giá Tài sản cố định phải đợc dựa trên cơ sở đánh giá cả tình

hình thực tế trên thị trờng và phụ thuộc vào nguồn hình thành tài sản.
- Quá trình quản lý một tài sản cố định bắt đầu từ khi tài sản đó đợc
nhận về và đợc phản ánh vào sổ kế toán cho tới khi kế toán trởng nộp
Báo cáo tài chính cho ban lãnh đạo và sở Tài chính.
- Việc quản lý tài sản cố định sẽ đợc quản lý qua các kỳ kế toán, qua
các nghiệp vụ phát sinh TSCĐ, qua các đợt kiểm kê tài sản vào cuối
mỗi năm.
- Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán trởng sẽ tiến hành kiểm kê tài sản để
xác định lại giá trị TSCĐ về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị tăng
thêm, giá trị giảm đi, giá trị còn lại
SV: Cao Thị Toản 16 Lớp Tin học kinh tế 46B
Thông tin từ ngoài Thông tin ra ngoài
Thông tin Quyết định
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Chơng II: Cơ sở phơng pháp luận xây dựng và
phát triển hệ thống thông tin quản lý
2.1. Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin
2.1.1 Dữ liệu, thông tin và quản lý
Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhng thờng đợc dùng
lẫn lộn. Dữ liệu (data) là những bản ghi chép của con ngời về các sự kiện,
hiện tợng xảy ra trong tự nhiên, xã hội và t duy. Hình thức phổ biến nhất của
dữ liệu là các bản ghi chép trên giấy dới dạng các báo cáo, các bảng biểu,
các văn bản hớng dẫn, các số liệu thống kê. Ngày nay, phần lớn các dữ liệu
đợc lu trữ trên các phơng tiện tin học hiện đại.
Thông tin là dạng dữ liệu đã qua xử lý, chế biến thành dạng dễ hiểu,
tiện dụng có ý nghĩa và có giá trị đối với ngời nhận tin trong việc ra quyết
định. Dữ liệu đợc ví nh nguyên liệu thô của thông tin. Thông tin do ngời
này, bộ phận này phát ra có thể lại đợc ngời khác, bộ phận khác coi nh dữ
liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho các mục đích khác.
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần

hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Và các cấp
quản lý khác nhau thì cần thông tin khác nhau, việc ra quyết định khác nhau
cần các thông tin khác nhau.
Mô hình quản lý một tổ chức dới giác độ tin học
SV: Cao Thị Toản 17 Lớp Tin học kinh tế 46B
Quản lý
Tác nghiệp
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Thông tin và dữ liệu có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của
một tổ chức. Chúng đợc ví nh là bộ nhớ của tổ chức, quyết định đến sự thành
công hay thất bại của tổ chức. Quản lý dữ liệu là việc quản lý hệ thống dữ
liệu của tổ chức. Nó đợc ví nh là quản lý bộ nhớ của tổ chức vậy, một tổ
chức mà bị mất trí nhớ thì sẽ không thể tồn tại đợc. Do tính quan trọng của
thông tin và dữ liệu đối với một tổ chức nên công việc quản lý dữ liệu cũng
là công việc hết sức quan trọng trong các hoạt động của tổ chức. Công việc
này đòi hỏi các nhà quản lý dữ liệu phải có kỹ năng thiết kế, sử dụng và
quản lý các hệ thống nhớ với các phơng tiện hiện đại. Các nhà quản lý dữ
liệu cần phải nhận biết cơ quan nh là một hệ thống xã hội đồng thời phải
nắm bắt đợc những thành tựu mới nhất của khoa học kĩ thuật, công nghệ
thông tin. Sự kết hợp hai phơng diện này sẽ tạo ra một cách nhìn vừa mang
tính kĩ thuật vừa mang tính xã hội để tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý dữ
liệu thành công.
Doanh nghiệp là các tổ chức quan trọng và chiếm tỷ lệ lớn trong các
tổ chức kinh tế xã hội của một xã hội có nền kinh tế thị trờng. Do đó, đôi khi
việc xem xét về hệ thống thông tin cho doanh nghiệp là một điều cần thiết.
Đối với một doanh nghiệp cần có các nguồn thông tin đầu vào nh sau:
- Nhà nớc và cấp trên: một tổ chức trong một quốc gia phải chịu sự
quản lý của nhà nớc. Mọi thông tin mang tính định hớng của nhà nớc
và cấp trên đối với một tổ chức nh luật thuế, luật môi trờng, quy chế
bảo hộ là những thông tin mà bất kỳ một tổ chức nào cũng phải lu

trữ và sử dụng thờng xuyên.
- Khách hàng: trong nền kinh tế thị trờng thì thông tin về khách hàng là
tối quan trọng. Tổ chức thu thập, lu trữ và khai thác thông tin về
khách hàng nh thế nào là một trong những nhịêm vụ của một doanh
nghiệp.
- Doanh nghiệp cạnh tranh: biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là công
việc hàng ngày của các doanh nghiệp hiện nay. Khái niệm gián điệp
SV: Cao Thị Toản 18 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
kinh tế thờng đợc nói đến hiện nay giữa các doanh nghiệp cạnh tranh
phần nào thể hiện tầm quan trọng của những thông tin về doanh
nghiệp cạnh tranh.
- Doanh nghiệp có liên quan: các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa có
liên quan (hàng hoá bổ sung hoặc hàng hoá thay thế) là đầu mối
thông tin quan trọng thứ t của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh: muốn doanh nghiệp tồn tại trong thời
gian dài, nhà quản lý cần phải có những thông tin về những đối thủ sẽ
xuất hiện - các doanh nghiệp sẽ cạnh tranh.
- Các nhà cung cấp: ngời bán đối với doanh nghiệp là một đầu mối cần
có sự chú ý đặc biệt. Thông tin về họ giúp doanh nghiệp hoạch định
đợc kế sách phát triển cũng nh kiểm soát tốt chi phí và chất lợng sản
phẩm hay dịch vụ của mình.
2.1.2 Hệ thống thông tin và các thành phần cấu thành hệ thống thông
tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và
phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
Hệ thống thông tin đợc biểu hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ
liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống
thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources ) và đợc xử lý bởỉ hệ thống sử

dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý (Outputs )
đợc chuyển đến các đích (Destination ) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu
(Storage ).
SV: Cao Thị Toản 19 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2.1.3 Mô hình hệ thống thông tin
Mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ
phận xử lý, bộ phận lu trữ, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra. Hệ thống
này đợc minh hoạ nh hình sau:
Mô hình hệ thống thông tin.
Có hai loại hệ thống thông tin, đó là hệ thống thông tin chính thức và
hệ thống thông tin phi chính thức:
Một hệ thống thông tin chính thức thờng bao hàm một tập hợp các
quy tắc và các phơng pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra thì cũng
đợc thiết lập theo một truyền thống. Đó là trờng hợp hệ thống trả lơng hoặc
hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân
tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thờng xuyên đánh
giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng nh hệ
thống chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ chức.
Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa
các bộ phận gần giống nh hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịch
trong một doanh nghiệp. Tập hợp các hoạt động xử lý thông tin nh gửi và
nhận th, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh
luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí
là các hệ thống thông tin phi chính thức.
SV: Cao Thị Toản 20 Lớp Tin học kinh tế 46B
Nguồn
Thu thập
Đích
Phân phát

Kho dữ
liệu
Xử lý và lu
giữ
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2.2. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
Có hai cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức hay đ-
ợc dùng, đó là phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và một cách
lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại.
2.2.1 Phân loại theo mục đính phục vụ của thông tin đầu ra
Mặc dù rằng các hệ thống thờng sử dụng các công nghệ khác nhau
nhng chúng phân biệt nhau trớc hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp.
Theo cách này có năm loại: Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thống chuyên gia
và Hệ thống tăng cờng khả năng cạnh tranh.
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System)
Nh chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch xử lý
các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng,
với nhà cung cấp, những ngời cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao
dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các
hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép
theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác
nghiệp. Các hệ thống thuộc loại này nh: Hệ thống trả lơng, lập đơn đặt hàng,
làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo
học của sinh viên, cho mợn sách và tài liệu của th viện, cập nhật tài khoản
ngân hàng và tính thuế phải trả của những ngời nộp thuế...
Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information
System)
Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các
hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc

lập kế hoạch chiến lợc. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra
bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ cac nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói
chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc
theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lợc tình hình về một mặt đặc biệt nào đó
SV: Cao Thị Toản 21 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
của tổ chức. Các báo cáo này thờng có tính so sánh, chúng làm tơng phản
tình hình hiện tại với một tình hình đã đợc dự kiến trớc, tình hình hiện tại
với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một
ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống
thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao
dịch do đó chất lợng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào
việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng
lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của
nhân viên, nghiên cứu về thị trờng ...là các hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)
Là những hệ thống đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các
hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là một
quy trình đợc tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh
giá các phơng án giải quyết và lựa chọn một phơng án. Về nguyên tắc một
hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép ngời ra
quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào
đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các
giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một
hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và
đánh giá tình hình.
Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí
tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri
thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia đợc

hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh
vực hệ thống chuyên gia nh là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ
giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc nh một sự tiếp nối của lĩnh vực
hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trng riêng của nó nằm ở
việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên
SV: Cao Thị Toản 22 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc đợc chuyên gia sử
dụng.
Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA
(Information System for Competitive Advantage)
Hệ thống thông tin loại này đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc.
Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn
đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trờng trong đó nó đợc phát
triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống
thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia.
Hệ thống thông tin tằng cờng khả năng cạnh tranh đợc thiết kê cho những
ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một
nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công
nghiệp... (trong khi ở bốn loại hệ thống trên ngời sử dụng chủ yếu là các cán
bộ trong tổ chức). Nếu nh những hệ thống đợc xác định trớc đây có mục
đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cờng sức
cạnh tranh là những công cụ thực hiện ý đồ chiến lợc (vì vậy có thể gọi là
hệ thống thông tin chiến lợc). Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc
đối đầu với các lực lợng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung
cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và
các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp.
2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp
Các thông trong một tổ chức đợc phân chia theo cấp quản lý và trong
mỗi cấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Bảng

sau đây về phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất
sẽ thể hiện rõ cách phân loại này.
Bảng 1.1: Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra
quyết định
SV: Cao Thị Toản 23 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tài chính
chiến lợc
Marketing
chiến lợc
Nhân lực
chiến lợc
Kinh doanh
và sản xuất
chiến lợc
Hệ thống
thông tin
văn
phòng
Tài chính
chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
Kinh doanh
và sản xuất
chiến thuật
Tài chính
tác nghiệp

Marketing
tác nghiệp
Nhân lực
tác nghiệp
Kinh doanh
và sản xuất
tác nghiệp
2.3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo
quan điểm của ngời mô tả. Chẳng hạn một khách hàng nhìn một cửa giao
dịch tự động của một ngân hàng nh một thực thể cấu thành từ một đầu cuối
với những câu hỏi đợc hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục cần
thực hiện (đa thẻ ngân hàng vào khe đọc, nhập mã cá nhân, trả lời các câu
hỏi về loại giao dịch cần thực hiện, nhập số lợng tiền vào từ bàn phím, lấy
tiền từ hốc trả tiền). Đối với giám đốc dịch vụ khách hàng ở ngân hàng mô
tả hệ thống đó nh một thực thể cho phép thực hiện việc gửi và rút tiền với giá
trị lớn nhất là 500 USD, chuyển tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác
sau khi đã kiểm tra t cách khách hàng. Còn cán bộ kỹ thuật tin học của ngân
hàng thì mô tả hệ thống tự động đó nh một thực thể cấu thành từ 122 chơng
trình và thủ tục khác nhau đợc viết trong ngôn ngữ lập trình có cấu trúc với
loại máy tính cụ thể và chúng sử dụng một số đĩa từ với dung lợng cụ thể
nào đó.
Mỗi một ngời trong số họ mô tả hệ thống thông tin theo một mô hình
khác nhau. Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong
những nền tảng của phơng pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông
tin. Có ba mô hình thờng đợc dùng để mô tả một hệ thống thông tin, đó là:
mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
SV: Cao Thị Toản 24 Lớp Tin học kinh tế 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Mô hình ổn định

nhất Cái gì? Để làm gì?
Cái gì ở đâu?
Khi nào?
Mô hình hay
thay đổi nhất Nh thế nào?
Ba mô hình của một hệ thống thông tin.
2.3.1 Mô hình lôgíc
Mô hình lôgíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý
mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho
các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời
câu hỏi Cái gì? và Để làm gì? . Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc
sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liêu đợc xử lý. Mô hình của
hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả
thuộc mô hình lô gíc này
2.3.2 Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ
thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cungc nh hình thức
của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch
vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục
thủ công cũng nh những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn
hình hoặc bàn phím đợc sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian
của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu
SV: Cao Thị Toản 25 Lớp Tin học kinh tế 46B
Mô hình logic
(Góc nhìn quản lý)
Mô hình vật lý ngoài
(Góc nhìn sử dụng)
Mô hình vật lý trong
(Góc nhìn kỹ thuật)