Hệ thống quản lý bán hàng

Hệ thống quản lý bán hàng
Phần 1. khảo sát
Nội dung khảo sát
I. Mục đích của việc khảo sát hiện trạng.
II. Giới thiệu tổng quát về công ty.
1. Giới thiệu tổng quát về công ty.
2. Giới thiệu về hệ thống quản lý bán hàng của công ty.
III. Sơ đồ tổ chức và hoạt động của công ty
1.Sơ đồ hoạt động của công ty.
2.Sơ đồ tổ chức của công ty.
IV Các quy trình quản lý bán hàng.
1. Quy trình quản lý xuất hàng.
2. Quy trình quản lý nhập hàng.
3. Quy trình quản lý hàng tồn kho.
IV. Một số biểu mẫu hóa đơn.
V. Nhận xét hiện trạng.
VI. Một số ý kiến đề xuất và hoàn thiện hệ thống.
VII. Mô tả bài toán quản lý bán hàng.
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
1
Hệ thống quản lý bán hàng
I. Mục đích của việc khảo sát hiện trạng.
Thông thường thì một hệ thống mới được xây dựng là nhằm để thay thế
cho một hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều bất cập. Chính vì vậy mà việc tìm hiểu
nhu cầu đối với hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ
thống cũ đó. Vì rằng hệ thống này đang tồn tại đang hoạt động nên ta gọi là
hiện trạng. Việc khảo sát hiện trạng là nhằm để:
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ
thống.
- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ
thống.

- Phát hiện các ưu điểm của hệ thống cần được kế thừa và các nhược
điểm cơ bản của hệ thống cần được khắc phục.
- Đưa ra các giải pháp nhằm hạn chế các nhược điểm và phát huy các ưu
điểm của hệ thống cũ.
II. Giới thiệu tổng quát về công ty.
1. Giới thiệu tổng quát về công ty.
Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông là một chi nhánh của Tổng công
ty cổ phần Nhựa Rạng Đông đóng trên địa bàn thành phố Vinh – Nghệ
An.
Địa chỉ của công ty: Số 9 – Phan Bội Châu – Thành phố Vinh – Nghệ
An.
Điện thoại : (84 38) 853753.
Fax: (84.38) 532846.
Email:
Webside: www.rdplastic.com.vn
Thành phần nhân sự:
1. Giám đốc: Nguyễn Công Long
Số điện thoại: 0913273659
2. Phó giám đốc: Nguyễn Thị Xuân
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
2
Hệ thống quản lý bán hàng
Số điện thoại: 0989125357
Chuyên phụ trách kinh doanh.
3. Phụ trách kế toán: Nguyễn Thị Thanh Minh.
4. Chức trách nhiệm vụ????????????????
5. Bộ phận kinh doanh.
Hình thức kinh doanh của công ty:
+ Nhận đơn đạt hàng, hợp đồng mua bán và các dịch vụ sau bán
hàng đối với các sản phẩm nhựa công nghiệp gia dụng, kỹ thuật và bao

bì nhựa công nghiệp như: Màng mỏng PVC, PE, PEVA…
+ Sản xuất áo mưa, băng keo, decal, văn phòng phẩm, tấm ván
trần…
+ Kinh doanh các loại dụng cụ bảo hộ lao động, hàng nông thổ sản,
thực phẩm công nghệ, dụng cụ gia đình…
+ Kinh doanh và nhận gia công sản xuất áo mưa quảng cáo và các
sản phẩm khác từ màng PVC, PE hoặc giả da PVC…
+ Công ty giao hàng xuất hóa đơn cho khách hàng theo mã số thuế(
Mã số thuế: 0300384357006)
Hóa đơn tự in do tổng công ty phát hành và được đăng ký qua cục
thuế.
III. Sơ đồ tổ chức và hoạt động của công ty.
Qua quá trình khảo sát thực tế tại công ty cổ phần nhựa Rạng đông
chi nhánh tại Nghệ An ta thấy được cách thức và hoạt động của công
ty như sau:
1. Sơ đồ hoạt động của công ty.
2. Chức năng của từng thành phần:
+ Nhà cung cấp: Chuyên cung cấp các sản phẩm nhựa gia dụng và kỹ thuật
như: quả da, ván, nhựa, bao bì, vật liệu xây dựng, chai nhựa, áo mưa…
+ Công ty: Chuyên kinh doanh các mặt hàng cung cấp cho khách hàng và
phân phối sản phẩm cho chi nhánh.
+ Khách hàng: Gồm các chi nhánh của công ty, các tổ chức cơ quan đặt
hàng hoặc khách hàng lẽ.
2. Sơ đồ tổ chức của công ty
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
3
Hệ thống quản lý bán hàng
Chức năng của các bộ phận
+Ban giám đốc:
Giám đốc:quản lí điều hành công ty

Phó giám đốc:chuyên phụ trách kinh doanh
+phòng kế toán:ghi chép,tổng hợp hoá đơn(kế toán sổ sách)
+phòng tài chính:quản lí tài chính cho công ty
+phòng kinh doanh:lập kế hoạch kinh doanh cho công ty(marketing)
IV.các quy trình quản lí bán hàng
1.Quy trình quản lí xuất hàng
Khi khách đến mua hàng người bán hàng giới thiệu sản phẩm, giá cả,tính năng
… của các loại sản phẩm dưạ vào bảng phân loại và bảng báo giá sản phẩm của
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
Phòng tài chính
Ban giám đốc
4
Phòng kinhdoanh
thủ quỹ
Phòng kho
Bán hàng
Phòng kế toán
kế toán chung
kế toán bán hàng
kế toán kho
Hệ thống quản lý bán hàng
công ty.Dựa vào số lượng đặt hàng của khách người bán hàng kiểm tra số lượng
hàng có trong kho.
Đối với khách hàng mua với số lượng ít(dưới 100) thì người bán hàng cho khách
hãngem bảng giá rồi sau đó 2 bên cùng thoả thuận.Sau khi hàng được bán xong
người bán hàng sẽ ghi các thông tin cần thiết của các sản phẩm vừa bán vào sổ
bán hàng. Đến cuối ngày ngưòi bán hàng tổng hợp lại một lần rồi gửi đến phòng
kế toán.
Đối với khách hàng mua với số lượng lớn(khách hàng có thể đặt hàng trực tiếp
hoặc gọi điện hoặc qua mail… ) thì công ty có nhiều hình thức bán:có thể là bán

hàng tháng hoặc bán hàng quý hoặc là bán trực tiếp luôn. Đối với bán trực tiếp
người bán hàng sẽ kiểm tra hàng trong kho còn hay hết.Nếu không còn hoặc còn
ít thì sẽ hẹn khách hôm sau.Nếu hàng trong kho còn thì người bán hàng lập hoá
đơn xuất hàng và lập phiếu xuất kho.Hoá đơn được chuyển lên phòng kế toán để
theo dõi người mua xem khách hàng có nợ hay không. Đối với khách hàng tiêu
thụ thường xuyên nợ khoảng từ 15-20 triệu thì công ty vẫn cho xuất hàng và
gia hẹn ngày phải trả tiền.Còn ngược lai thì không cho nợ. Đối với khách hàng
bán sỉ (mua với số lượng lớn) thì nợ ở mức quy định sẽ được xuất hàng còn
ngược lại thì không.Ngoài ra khách hàng còn được phép mua lô hàng sau trả lô
hàng trước đến cuối tháng thanh toán một lần.Công ty có mẫu hoá đơn quản lí
nợ riêng.Sau đó phòng kế toán sẽ lập phiếu thanh toán và gửi đến phòng tài
chính.Khách hàng sẽ thanh toán tiền tại đây.
Đối với các lô hàng lớn tuỳ vào nguyện vọng của khách hàngmà công ty có thể
xuất hàng từng đợt hoặc xuất hàng cùng một lúc.Công ty có bộ phận giao hàng
lưu động bằng ô tô…
Trong quá trình bán hàng thì người bán hàng sẽ bán theo bảng gía sản phẩm của
công ty mà không cần thông qua giám đốc hay phòng ban nào cả dù số lượng
hàng đặt lớn hay nhỏ.Chỉ khi nào khách mua với số lượng lớn cần giảm giá thì
phải thông qua giám đốc để giám đốc trực tiếp giải quyết.
Trên thực tế khảo sát thì các khách hàng gọi điện đến đặt hàng của công ty phần
lớn là khách hàng tiêu thụ thường xuyên.Và họ phải đặt hàng theo quý và theo
tháng với số lượng lớn.
Khi khách đến báo có sự cố về sản phẩm thì người bán hàng kiểm tra hoá đơn
mua hàng.Nếu không phải là hoá đơn mua hàng của công ty thì người bán hàng
sẽ không giải quyết.Còn ngược lại thì người bán hàng sẽ kiểm tra sản phẩm.Nếu
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
5
Hệ thống quản lý bán hàng
sản phẩm bị lỗi do nhà sản xuất thì người bán hàng sẽ lập phiếu nhập hàng lại
rồi chuyển số hàng này vào kho.Sau đó người bán hàng lập phiếu xuất hàng

mới tương ứng với số sản phẩm bị lỗi ở tuỳ vào giai đoạn.Còn ngược lại thì
không giải quyết.Các hoá đơn về sự cố trả hàng đều được gửi đến phòng kế
toán.
2.Quy trình quản lí nhập hàng
Hàng tháng bộ phận marketing(kiêm bán hàng) đi khảo sát thị trườngđể xem
các mặt hàng nào được ưa chuộng ,các mặt hàng nào không được ưa chuộng.Sau
đó họ viết báo cáo nộp lại cho phòng kinh doanh.Phòng kinh doanh căn cứ vào
nhu cầu mua hàng và thị hiếu của khách hàng cùng với số lượng hàng tồn tối
thiểu và số lượng hàng tồn tối đa trong kho và danh sách các mặt hàng hiện có
của công ty để
Lên kế hoạch nhập hàng về.
Sau đó , phòng kinh doanh sẽ lựa chọn nhà cung cấp ( hai nguồn cung cấp
chính của công ty là nhập hàng từ tổng công ty cổ phần nhựa Rạng Đông hoặc
tự khai thác từ các cơ sở sản xuất ) .
Tiếp đó , phòng kinh doanh sẽ thương lượng với nhà cung cấp ( gặp mặt hoặc
qua điện thoại ) . Sau khi đã thỏa thuận xong , phòng kinh doanh sẽ lập một đơn
hàng rồi trình lên cho giám đốc xem xét và kí duyệt .
Nếu đơn đặt hàng được giám đốc kí thì sẽ được gửi đến nhà cung cấp.Ngược lại
thì không gửi .Nhà cung cấp căn cứ vào đơn đặt hàng sẽ chuyển hàng đến công
ty kèm theo phiếu giao hàng . Trên phiếu giao hàng sẽ có đầy đủ các thông tin
về nhà cung cấp cũng như sản phẩm đã đặt ; Thủ kho và bộ phận và bộ phận
giao hàng sẽ tiếp nhận hàng đó .
Khi giao hàng , thủ kho sẽ kiểm tra hóa đơn giao hàng xem có đủ các mặt hàng
tương ứng với số lượng đã đặt hay không . Sau đó , Thủ kho sẽ kiểm tra sản
phẩm về số lượng cũng như chất lượng . Khi hàng nhận về nếu không có sự cố
gì thì hàng sẽ được cất vào kho . Ngược lại , nếu hàng bị lỗi nhiều thì Thủ kho
sẽ lập phiếu , gửi trả lại số hàng bị lỗi cho Tổng công ty . Trên phiếu này có ghi
rõ các thông tin về sản phẩm bị lỗi . Nếu mặt hàng bị lỗi ít thì công ty sẽ giảm
giá trị của sản phẩm , làm thủ tục hủy tại công ty để giảm chi phí .
Sau khi đã nhận hàng xong , dựa vào sổ ghi chép của Thủ kho ; phòng kinh

doanh sẽ lập phiếu thanh toán tiền hàng rồi gửi sang phòng tài chính . Nhà cung
cấp sẽ nhận tiền đặt hàng tại đây .
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
6
Hệ thống quản lý bán hàng
Cách tính tổng tiền thanh toán :
Tổng tiền thanh toán = Tổng tiền hàng + Chi phí + Thuế GTGT
Trong đó : Tổng tiền hàng = Tổng số lượng * Đơn giá
Sau khi đã thanh toán tiền hàng xong , Phòng tài chính sẽ gửi Phiếu thanh toán
về phòng kế toán để ghi chép .
3 . Quy trình quản lý hàng tồn kho :
Cách tính hàng tồn kho :
Số lượng hàng tồn = Số lượng hàng nhập – Số lượng hàng xuất
Thực tế đi khảo sát , số lượng hàng tồn kho của công ty không quá 20 % .
Tổng số lượng sản phẩm tương ứng với số tiền từ 700 – 800 triệu đồng ; có Thủ
kho quản lý .
Theo ý kiến của giám đốc công ty thì : “ Sản phẩm tồn kho ít khi có hạn sử
dụng vì các sản phẩm của công ty là các sản phẩm phục vụ cho xây dựng như
tôn , ván nhựa ,..; phục vụ cho sinh hoạt gia đình như túi nilon ,áo mưa ,…đều
có hạn sử dụng rất lâu . Vì thế , hàng tồn kho cũng chính là hàng dự trữ của công
ty .
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
7
Hệ thống quản lý bán hàng
V . MỘT SỐ BIỂU MẪU HÓA ĐƠN :
1 . Bảng phân loại và báo giá sản phẩm


Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

Bản điều chỉnh giá bán
-căn cứ thông báo giá số /TB-XK của Công ty CP nhựa Rạng Đông ngày
22/09/2009.Chi nhánh Nghệ An quyết định điều chỉnh giá một số mặt hàng sau
và thực hiện từ ngày 23/09/2009.
TT Tên hàng ĐVT Giá mua Giá điều chỉnh
Bán
Buôn
Bán lẻ
1 N1009×137×100(000T-31) m 2.990 3.500 3.520
2 N1009×137×100(CM T-31)NA m 2.900 3.380 3.400
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
8
Hệ thống quản lý bán hàng
3 N1010×137×100(750-07) m 3.690 4.340 4.360
4 N1011×137×100(T mê-95 RĐ) §én m 4.160 4.900
5 N1015×137×100(T mê-95 RĐ)§én m 6.370 7.500
6 N1012×137×100(CM-98 RĐ) m 4.520 5.320
7 N1015×137×100(CM -98 RĐ) m 5.600 6.600
8 N1015×137×100(CM-0.7RĐ) m 3.680 4.330
9 N25 0,12 ×200×100(các màu-07) m 5.320 6.220
10 N25 015×200×100(970-07) m 5.010 5.850
11 N1017×137×100(CMT-98 RĐ) m 6.600 7.770
12 N1017×137×100(728T-98 RĐ) m 6.770 7.800
13 N1017×137×100(727T,536F-98RĐ) m 7.670 9.030

Vinh ,ngày 23/09/2009
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
9
Hệ thống quản lý bán hàng
2 . Hóa đơn xuất hàng

Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông
190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM
Điện thoại:9692272 – fax:9692843
Web : www.rdplastic.com.vn
Mẫu số:01-GTKT 3LL-02
Phát hành theo CV số :2951/CT-AC
Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM
Ký hiệu:AA/2008 – T
Sè hoá đơn:0004110
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2:khách hàng
Ngày …tháng…năm…
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông
Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:……….
Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1
Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:……………
Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006
Khách
hàng
Mã số
khách hàng
Ngày
giao hàng
Phương thức
thanh toán
Ngày
thanh
toán

Nơi
giao
hàng
Mã
kho
Mã NV
bán
hàng
STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm ĐVT Số
lượng
Đơn
giá
Thành
tiền
Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán:
Số tiền viết bằng chữ:…………………………………………………………………
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
10
Hệ thống quản lý bán hàng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên)
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
11
Hệ thống quản lý bán hàng
3 . Hóa đơn nhập hàng
Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông
190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM
Điện thoại:9692272 – fax:9692843

Web : www.rdplastic.com.vn
Mẫu số:01-GTKT 3LL-02
Phát hành theo CV số :2951/CT-AC
Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM
Ký hiệu:AA/2008 – T
Sè hoá đơn:0004110
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2:khách hàng
Ngày …tháng…năm…
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông
Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:……….
Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1
Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:……………
Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006
Khách
hàng
Mã số
khách hàng
Ngày
giao hàng
Phương thức
thanh toán
Ngày
thanh
toán
Nơi
giao
hàng

Mã
kho
Mã NV
bán
hàng
STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm ĐVT Số
lượng
Đơn
giá
Thành
tiền
A B C D 1 2 3=1×2
Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán:
Số tiền viết bằng chữ:…………………………………………………………………
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
12
Hệ thống quản lý bán hàng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên)
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
13
Hệ thống quản lý bán hàng
4 . Hóa đơn thanh toán tiền
Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông
190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM
Điện thoại:9692272 – fax:9692843
Web : www.rdplastic.com.vn
Mẫu số:01-GTKT 3LL-02

Phát hành theo CV số :2951/CT-AC
Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM
Ký hiệu:AA/2008 – T
Sè hoá đơn:0004110
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2:khách hàng
Ngày …tháng…năm…
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông
Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:……….
Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1
Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:……………
Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006
Khách
hàng
Mã số
khách hàng
Ngày
giao hàng
Phương thức
thanh toán
Ngày
thanh
toán
Nơi
giao
hàng
Mã
kho

Mã NV
bán
hàng
STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm ĐVT Số
lượng
Đơn
giá
Thành
tiền
A B C D 1 2 3=1×2
Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán:
Số tiền viết bằng chữ:…………………………………………………………………
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
14
Hệ thống quản lý bán hàng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên)
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
15
Hệ thống quản lý bán hàng
5 . Hóa đơn quản lý nợ
Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông
190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM
Điện thoại:9692272 – fax:9692843
Web : www.rdplastic.com.vn
Mẫu số:01-GTKT 3LL-02
Phát hành theo CV số :2951/CT-AC
Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM

Ký hiệu:AA/2008 – T
Sè hoá đơn:0004110
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2:khách hàng
Ngày …tháng…năm…
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông
Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:……….
Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1
Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:……………
Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006
Khách
hàng
Mã số
khách hàng
Ngày
giao hàng
Phương thức
thanh toán
Ngày
thanh
toán
Nơi
giao
hàng
Mã
kho
Mã NV
bán

hàng
STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm ĐVT Số
lượng
Đơn
giá
Thành
tiền
A B C D 1 2 3=1×2
Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán:
Số tiền viết bằng chữ:…………………………………………………………………
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
16
Hệ thống quản lý bán hàng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên)
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
17
Hệ thống quản lý bán hàng
6. Hóa đơn nhập kho
- Họ và tên người giao:....................................................................
- Theo ……..số……….. ngày……tháng ………. của ………….
- Nhập từ kho :................................ Địa điểm:...............................
Số
TT
Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm
chất vật tư,dụng cụ,sản
Mã
số

Đơn
vị
Số lượng Đơn
giá
Thành
tiền
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
Cộng:
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ):.......................................................
- Số chứng từ gốc kèm theo:............................................................
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
18
Hệ thống quản lý bán hàng
VI . NHẬN XÉT HIỆN TRẠNG :
Thực tế khảo sát cho thấy , công ty cổ phần nhựa Rạng Đông , chi nhánh tại
Nghệ An quản lý bán hàng theo hệ thống quản lý tài chính của Bộ tài chính .
Nghĩa là về mặt thủ tục hành chính : Khi mua hàng phải có hoá đơn xuất kho ,
…
Hệ thống quản lý của công ty là : Dùng mẫu biểu hướng dẫn của Tổng công ty ,
mẫu biểu của hệ thống tài chính kế toán
Hiện nay , công ty chưa ứng dụng các phần mềm quản lý bán hàng ; chủ yếu
vẫn là làm thủ công , trực tiếp , quản lý bằng tay
Do đó, còn có những ưu điểm sau :
+ Ít sai sót
+ Cẩn thận

Ban giám đốc có nhu cầu thống kê tình hình mua bán tại công ty với những
tiêu chí và hình thức khác nhau . Vì vậy , cách thức quản lý của công ty chưa
đáp ứng được yêu cầu của thời đại
Nó biểu hiện ở những nhược điểm sau đây :
+ Cần nhiều nhân công
+ Tốc độ xử lý công việc chậm
+ Chu trình trao đổi hàng hóa quá lâu
+ Thường gặp khó khăn , mất thời gian khi kiểm tra
+ Trình độ tay nghề của nhân viên sẽ không được nâng cao
Mặt khác , mục tiêu của công ty là cải thiện năng suất làm việc của nhân
viên và giảm nhân công . Vì vậy , với hệ thống quản lý trên ; công ty sẽ gặp rất
nhiều khó khăn trong công việc . Do đó , việc nâng cấp hệ thống là rất cần thiết
và cấp bách ; là bài toán được đặt ra cho ban giám đốc .
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
19
Hệ thống quản lý bán hàng
MÔ TẢ BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông chi nhánh tại Nghệ An chuyên bán các
sản phẩm: áo mưa, băng keo, trần nhựa, decal, văn phòng phẩm, tấm dán trần,
màng trong, giả da, vải tráng PVC-PU dùng cho các ngành sản xuất dày dép, túi
xách, may mặc, bọc nệm, trang trí nội thất,…Các khách hàng đến mua tại cửa
hàng sau khi đã xem quảng cáo trên các webside
và ở tại công ty. Quảng cáo ghi rõ các loại sản phẩm, tính năng, kỹ thuật, giá cả,
hình thức bán…
Hàng tháng bộ phận marketing sẽ đi khảo sát thực tế để xem các mặt hàng
nào được khách hàng ưa chuộng, không được ưa chuộng sau đó viết báo cáo nộp
cho phòng kinh doanh. Sau khi phòng kinh doanh nhận được báo cáo từ bộ phận
marketing thì họ sẽ căn cứ vào bản báo cáo lập đơn hàng, yêu cầu nhà cung cấp
cung cấp hàng cho công ty. Nhà cung cấp căn cứ vào đơn hàng sẽ chuyển hàng
đến công ty kèm theo hoá đơn. Thủ kho sẽ tiếp nhận hàng từ bộ phận giao hàng

của nhà cung cấp. Khi nhận hàng thủ kho sẽ kiểm tra xem đã có đủ số lượng
trong đơn đặt hàng và chất lượng mặt hàng không. Nếu hàng kém chất lượng sẽ
được trả lại cho nhà cung cấp. Hàng không bị lỗi sẽ được nhập vào kho. Sau khi
nhận hàng thủ kho viết báo cáo đưa lên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh lập
phiếu thanh toán tiền hàng rồi gửi lên phòng tài chính, phòng này sẽ có nhiệm
vụ thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Khi khách đến mua hàng, người bán hàng giới thiệu các loại sản phẩm của
công ty và cho khách hàng xem bản báo giá sản phẩm. Khi khách hàng đặt sản
phẩm với số lượng lớn thì bộ phận bán hàng sẽ cập nhập thông tin khách hàng
còn nếu khách đến mua với số lượng nhỏ thì hệ thống sẽ không lưu lại thông tin
khách hàng. Bộ phận bán hàng căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, sẽ lập đơn
hàng và đưa cho khách hàng xem đã đúng yêu cầu chưa, nếu đúng sẽ ký tên vào
đơn đặt hàng. Sau khi khách hàng ký vào đơn đặt hàng thì bộ phận bán hàng sẽ
lập hoá đơn đưa vào danh mục hàng có trong đơn đặt hàng rồi chuyển đến
phòng tài chính, khách hàng sẽ thanh toán tiền tại đây (đối với số lượng lớn ).
Đối với khách hàng mua với số lượng nhỏ dưới 100.000 thì khách hàng sẽ thanh
toán và lấy hàng ngay tại cửa hàng. Đến cuối ngày bộ phận bán hàng sẽ lập hoá
đơn và gửi lên phòng tài chính.
Hàng tháng thủ kho kiểm tra số lượng tồn kho:
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
20
Hệ thống quản lý bán hàng
số lượng hàng tồn = số sản phẩm nhập - số sản phẩm xuất. Trên thực tế đi khảo
sát hàng tồn chính là hàng dự trữ của công ty và hàng tháng bộ phận quản lý viết
báo cáo thống kê hàng xuất nhập tồn trong kho.
Sau khi thống kê hàng xuất, nhập, tồn thì viết báo cáo và gửi lên phòng kinh
doanh, bộ phận tài chính sẽ căn cứ vào hoá đơn xuất, nhập hàng, các khoản thu
chi công nợ để viết báo cáo doanh thu và gửi lên ban giám đốc.
VII . MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG :
Với mục tiêu cải thiện khả năng phục vụ khách hàng ngày càng tốt

hơn và tăng cường khả năng cạnh tranh cho công ty trên thương trường . Ban
giám đốc cần đưa ra các các biện pháp cải thiện nghiệp vụ bán hàng và dịch vụ
chăm sóc khách hàng của công ty ( trên thực tế đi khảo sát công ty đang có dự
án trang bị phần mềm hệ thống kế toán với giá trị dự kiến khoảng từ 5 – 7 triệu
đồng ) . Ngoài ra , hoạt động nghiệp vụ bán hàng trong hệ thống hiện nay là
tương đối ổn định , mục tiêu cải thiện năng suất của nghiệp vụ này là chủ yếu .
Nghĩa là , việc mô hình hóa nhằm đạt đến mục tiêu làm rõ cơ chế hoạt động của
công ty đồng thời thêm một số chức năng tiện dụng cho khách hàng và người
quản lý .
Những lĩnh vực cần quan tâm trong hệ thống của quản lý bán hàng
:
+ Nghiệp vụ quản lý hàng hóa : Hoạt động lưu trữ thông tin
hàng hóa trong tất cả các quy trình như : xuất hàng , nhập hàng , tồn kho , trả
hàng ,…
+ Nghiệp vụ bán hàng : Đây là nghiệp vụ cung cấp hóa đơn
cho khách hàng tại cửa hàng .
+ Nghiệp vụ thanh toán tiền hàng ( phòng tài chính ) : Cách
thức lưu trữ thông tin về khách hàng thanh toán tiền hàng tại công ty . Làm như
thế nào để không thừa cũng không thiếu các thông tin cần thiết về khách hàng ,
số tiền thanh toán .
+ Nghiệp vụ quản lý nợ
+ Nghiệp vụ thống kê : Thống kê tình hình hoạt động của
công ty cho ban giám đốc ; do nhân viên quản lý chịu trách nhiệm .
+Nghiệp vụ chăm sóc khách hàng : Là dịch vụ có những ưu
đãi đối với khách hàng thường xuyên mua hàng tại công ty ; do nhân viên kinh
doanh chịu trách nhiệm .
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
21
Hệ thống quản lý bán hàng
Hơn nữa , trong tình hình thương mại , điện tử đang phát triển một

cách nhanh chóng thì nhu cầu mua bán hàng qua mạng là cấp thiết . Nhiều
doanh nghiệp , cá nhân tham gia bởi tính tiện lợi , nhanh chóng của thương
mại , điện tử .
Vì vậy , cần xây dựng một website bán hàng qua mạng ; chứ không chỉ dừng lại
ở mức quảng cáo cung cấp thông tin như hiện nay .
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
22
Hệ thống quản lý bán hàng
Phần 2. Phân tích
I. Xây dựng mô hình nghiệp vụ
1. Lập bảng phân tích các yếu tố của bài toán
Động từ+Bổ ngữ Danh từ Nhận xét
Khảo sát thị trường
Lập đơn hàng
Nhận hàng
Lập hoá đơn
Cập nhật thông tin khách
hàng
Giao hàng
Kiểm tra hàng
Thanh toán tiền
Thống kê hàng xuất,
nhập, tồn
Lập phiếu nhập kho
Lập phiếu xuất kho
Báo cáo hàng xuất, nhập,
tồn
Loại sản phẩm
Khách hàng
Nhân viên bán hàng

Công ty cổ phần nhựa rạng
đông
Hoá đơn
Phòng kế toán
Phiếu xuất kho
Phiếu nhập kho
Thủ kho
Đơn đặt hàng
Giám đốc
Sổ công nợ
Phiếu thanh toán
Nhà cung cấp
Bảng báo giá
Nhân viên maketing
=
Tác nhân
Tác nhân
=
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân
Hồ sơ dữ kiệu
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân

2. Phân tích tác nhân và xác định tương tác
a. Xác định tác nhân :
Khách hàng, nhân viên bán hàng, thủ kho, giám đốc, nhân viên maketting
b. Xác định tương tác :
8 luồng thông tin trong đó có 3 luồng từ tác hân đến hệ thống và 5 luồng từ hệ
thống đến tác nhân
3. Biểu đồ ngữ cảnh

T.tin khách hàng Đơn đặt hàng
T.tin phản hồi Hoá đơn+Hàng
Hoá đơn+ hàng Thông tin phản hồi về lô hàng
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
23
KHÁCH HÀNG
HỆ THỐNG
QUẢN LÍ
BÁN HÀNG
NHÀ CUNG CẤP
Hệ thống quản lý bán hàng
4. Xác định các chức năng và lập biểu đồ phân cấp chức năng
a. Xác định chức năng
Các chức năng chi tiết lá Nhóm lần 1 Nhóm lần 2
1. Khảo sát thị trường
2. Lập đơn hàng
3. Nhận hàng
4. Thanh toán tiền
Nhập hàng
Hệ thống quản lí bán
hàng
5. Cập nhật thông tin khách hàng

6. Lập đơn hàng
7. Lập hoá đơn
8. Giao hàng
Bán hàng
9. Lập phiếu nhập
10. Lập phiếu xuất
11. Thống kê hàng xuất, nhập, tồn
Kho hàng
12. Báo cáo hàng xuất, nhập, tồn
13. Báo cáo doanh thu
14. Báo cáo công nợ nhà cung cấp
15. Báo cáo công nợ định kì khách
hàng
Báo cáo
Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
24
Hệ thống quản lý bán hàng
-Biểu đồ phân cấp chức năng
5. Mô tả chi tiết các chức năng lá
a.Chức năng “khảo sát thị trường”:
Hàng tháng bộ phận maketing sẽ đi khảo sát thị trường để xem các mặt hàng
nào được khách hàng ưa chuộng.Sau đó họ viết báo cáo nộp lại cho phòng kinh
doanh.
b.Chức năng “lập đơn đặt hàng”:
Sau khi phòng kinh doanh nhận được báo cáo từ bộ phận maketing thì phòng
kinh doanh sẽ căn cứ vào báo cáo để lập đơn hàng theo yêu cầu của nhà cung
cấp cung cấp hàng cho công ty
c.Chức năng “nhận hàng”:
Nhà cung cấp căn cứ vào đơn hàng sẽ chuyển hàng đến công ty kèm theo
phiếu xuất kho.Thủ kho sẽ nhận hàng vtừ bộ phận giao hàng của nhà cung

Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1
25
1.NHẬP HÀNG
3.THỐNG KÊ
KHO HÀNG
4.BÁO CÁO
2.BÁN HÀNG
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
2.1. Cập nhật
khách hàng
1.4. Thanh toán
1.3. Nhận hàng
1.2. Lập đơn
hàng
1.1. Khảo sát thị
trường
3.3. Lập phiếu
xuất
3.2. Lập phiếu
nhập
3.1. Thống kê
hàng xuất, nhập,
tồn
4.4. Báo cáo công
nợ đinh kì khách
hàng
4.3. Báo cáo công
nợ nhà cung cấp
4.2. Báo cáo
doanh thu

4.1. Báo cáo hàng
xuất, nhập, tồn
2.4. Giao hàng
2.3. Lập hoá đơn
2.2. Lập đơn đặt
hàng