Phần mềm quản lý kho hàng

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lời mở đầu
Quản lý kho hàng là một công việc khá quan trọng đòi hỏi bộ phân quản
lý phải thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hoá nhập xuất. Quản lý kho
một cách hiệu quả không đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý kho
truyền thống.
Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản
lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên
vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó, người quản lý doanh
nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và
tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Để xử lý thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chính xác và có hiệu quả thì
ngành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên thế giới nói
chung và Việt Nam nói riêng và đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp
cần thiết đó. Đã qua thời tính toán, sắp xếp và lưu trữ thông tin thủ công
truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi
vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và
nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một
bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, doanh nghiệp phải
đáp ứng đúng những mong muốn của khách hàng về mặt hàng và thời gian họ
cần. Doanh nghiệp cần đạt được những yếu tố mới mang lại sự hoàn thiện
trong khả năng bán hàng, đó là khả năng cung cấp dịch vụ nhanh.
Với những lí do trên, em đã chọn đề tài:”Phần mềm quản lý kho hàng”.
Xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Trần Bích Hạnh đã giúp đỡ, hướng dẫn
em trong quá trình làm để tài này.
Mục đích nghiên cứu:
- Nghiên cứu tổng quan về một doanh nghiệp phân phối
hàng
1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

- Nghiên cứu trên cơ sở lí thuyết về việc phát triển hệ thống
thông tin quản lý kho hàng
- Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho hàng của Nhà
phân phối bồn nước Inox
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Quy trình quản lý kho hàng: quản lý xuất, quản lý nhập,
quản lý tồn kho
- Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý kho
hàng. từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữ liệu
phục vụ công tác quản lý kho
- Theo dỗi và báo cáo tình hình cho nhà quản lý, đáp ứng
yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại và trong
tương lai.
2
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy: trên cơ sở
thống kê những số liệu, thông tin về các tổ chức, doanh nghiệp xây
dựng nên những luận điểm của đề tài.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích chứng minh
từng luận điểm có tính thuyết phục hơn.
- Phương pháp tin học hoá banừg công cụ lập trình Visual
Basic 6.0 để giải quyết vấn đề đã được phân tích và xây dựng giải
pháp
- Bên cạnh đó, các phương pháp nghiên cứu như so sánh đối
chiếu để so sánh, đôi chiếu các thông tin về các daonh nghiệp, các
phương thức hoạt động kinh daonh khác nhau để rút ra kết luận xác
đáng cho nội dung nghiên cứu
3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

CHƯƠNG I
CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
KHO
1.1 Tổng quan về HTTT quản lý kho hàng
1.1.1 Hệ thống thông tin là gì?
HTTT là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhấtc ác thành tựu của công
nghệ, của tin học vào tổ chức. Xấy dựng thành công một HTTT không thể
theo một thực đơn sẵn có. Trước hết cần phải hiểu biết về tổ chức, sau đó phải
vận dụng các hiểu biết về công nghệ thông tin, về quá trình hình thành và phát
triển các HTTT để dự kiến một HTTT thích hợp cho nó.
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về HTTT tuy nhiên theo cách hiểu
của các nhà tin học thì: HTTT được thể hiện bởi những con người, các thủ
tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Input) của HTTT
được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó
cùng các dữ liệu được lưu trữ trước đó. Kết quả sử lý (Output) được chuyển
đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu
(Storage).
4
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Nguån
§Ých
Thu thËp
Xö lý vµ
luu tr÷
Ph©n ph¸t
Kho d÷ liÖu
Mô hình hệ thống thông tin
1.1.2 Phân loại HTTT trong tổ chức
Có 2 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng: phân loại
theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo nghiệp vụ mà nó

phục vụ.
* Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
+ HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là một
HTTT nghiệp vụ. Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành.
Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động
nghiệp vụ của tổ chức.
VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách
hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn theo học của sinh viên ( học chế tín
chỉ ), cho mượn sách và tài liệu trong thư viện, cập nhật thuế ngân hàng và
tính thuế phải trả của những người nộp thuế
+ HTTT quản lý MIS (Management Information System): là HTTT
quản lý trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra
5
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các
quy trình thủ tục cho trước.
VD : Hệ thống theo dõi năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi
năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường….
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decission Suport Sýtem) là một
hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng
hợp dữ hiệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình để trợ giúp ra quyết định
cho các nhà quản lý.
+ Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) là một hệ thống trợ giúp ra
quyết định ở mức chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh nghiêm của các
chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị nhưng thiết bị cảm
nhận để thuc các thôgn tin từ những nguồn khác nhau. Hệ thống có thể sử lý
và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra quyết định rất hữu ích và thiết thực.
Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System
for Competititive Advantage) được sử dụng như một trợ giúp chiến lược.
HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho người sử dụng là

những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp và cũng có thể
là một tổ chức khác cùng ngành công nghiệp…(trong khi 4 loại HTTT trên
được sử dụng chủ yếu cho các bộ phận trong tổ chức. Hệ thống này là công cụ
đắc lực thực hiện các ý dồ chiến lược)
•Phân loại theo nghiệp vụ của HTTT
6
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Tài chính
chiến lược
Marketing
chiến lược
Nhân lực
chiến lược
KD và sx
chiến lược
Tài chính
chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
KD và sx
chiến thuật
Tài chính
tác
nghiệp
Marketing
tác nghiệp
Nhân lực

tác nghiệp
KD và sx
tác nghiệp
1.1.3Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin
Cùng với HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của
người mô tả. có 3 mô hình đã được đề cập đến để mô tả cùng 1 HTTT. Đó là
mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
* Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý
phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho các xử lý và
thống tin mà hệ thống sản sinh ra.
* Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ
thống như là các vật mang tin và mang kết quả cũng như hình thức đầu vào và
đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống…
* Mô hình vật lý trong: liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy
nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật
1.2 Quá trình xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT quản lý
1.2.1 Phương pháp phát triển của một HTTT
Mục đích chính xác của dự án phát triển HTTT là có được một sản phẩm
đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt
động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính
và thời gian định trước. Một HTTT là 1 đối tượng phức tạp, vận đông trong
môi trường cũng rất phức tạp. Có 3 nguyên tắc cơ sở chung để phát triển
HTTT:
7
Hệ
thống
thông
tin văn
phòng
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

• Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình
Một HTTT bao gồ 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lý
ngoài, mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng
chúng ta thấy 3 mô hình này quan tâm tới HTTT từ các góc độ khác
nhau.
• Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc của sự
đơn giản hoá. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt
chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là
hiển nhiên.
• Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình
logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý
khi thiết kế.
Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc
chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ
mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế
Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại. Nguồn
dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả 3
nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ
thống
1.2.2 Các giai đoạn của phát triển HTTT
Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm mà phải
tuân thủ theo 7 giai đoạn nhất định.
• Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Cung cấp thông tin cho lãnh đạo tổ chức hoặc những người có trách
nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và
hiệu quả của một dự án. Gồm các công đoạn sau:
1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
8
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

1.2 Làm rõ yêu cầu
1.3 Đánh giá khả năng thực thi
1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo yêu cầu
• Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Được tiến hành sau khi có sự đánh giá thụân lợi về yêu cầu. Mục đích
chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiên cứu,
xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác
định những đòi hỏi và những rang buộc áp đặt với hệ thống và xác định
mục tiêu của HTTT mới phải đạt được.
2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống thông tin đang tồn tại
2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
2.5 Đánh giá lại tính khả thi
2.6 Thay đổi đề xuất của dự án
2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
• Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Xác định tất cả các phần logic của hệ thống thông tin cho phép loại
bỏ được các vấn đề của hệ thống thưc tế và đạt được những mục tiêu đa
được thiết lập ở giai đoạn trước đó. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao
hàm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của output), nội dung
của CSDL (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá
dữ liệu phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được thu thập vào (các
input). Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y.
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2 Thiết kế xử lý
3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào
3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
3.5 Hợp thức hoá mô hình logic
9

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
• Giai đoạn 4: Đề xuất phương án của giải pháp
Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm.
Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích
viên phải xây dựng các phương án và giải pháp khác nhau để cụ thể hoá
mô hình logic. Mỗi một phương án khác nhau là một phác hoạ của mô
hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết.
4.1 Xác định các ràng buộc tin chọ và ràng buộc tổ chức
4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp
4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp
4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất cá phương án
giải pháp.
• Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Sau khi chọn được một phương án thì giai đoạn này được tiến hành.
Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu đó là: một tài liệu chứa tất cả các đặc
trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành
cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và các giao diện với phần
tin học hoá.
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào ra)
5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phân tích tin học hoá
5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý
• Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của
HTTT có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn
này phải cung cấp các tài liệu như cá bản hướng dẫn sử dụng và thao tác
cũng như tài liệu mô tả hệ thống.
6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2 Thiết kế vật lý trong

10