Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng tại công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp CyberSoft
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (520.13 KB, 94 trang )
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
MỤC LỤC
MỤC LỤC .................................................................................................................................. 1
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................................ 3
CHƯƠNG I ................................................................................................................................ 5
A. Giới thiệu về công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft ..................... 5
I. Lĩnh vực hoạt động của công ty ............................................................................................. 6
II. Mục tiêu và nhiệm vụ của công ty ........................................................................................ 8
III. Cơ cấu tổ chức của công ty .................................................................................................. 8
CHƯƠNG II............................................................................................................................12
2.1 Vai trò của thông tin và hệ thống thông tin trong quá trình xây dựng phần mềm quản
lý ................................................................................................................................................ 12
2.1.1 Thông tin ....................................................................................................................................... 12
2.1.1.1 Khái niệm thông tin .............................................................................................................. 12
2.1.1.2 Thông tin trong quản lý ....................................................................................................... 13
2.1.2 Hệ thống thông tin ......................................................................................................................... 13
2.1.2.1 Định nghĩa hệ thống thông tin .............................................................................................. 13
2.1.2.2 Xử lý thông tin trong một tổ chức ........................................................................................ 14
2.1.3 Phân loại hệ thống thông tin .......................................................................................................... 15
2.1.3.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra ......................................................... 15
2.1.3.2 Phân loại theo lĩnh vực và mức ra quyết định ...................................................................... 16
2.1.4 Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin. ............................................................................ 17
2.2 Các phương pháp xây dựng phần mềm quản lý ............................................................... 18
2.2.1 Nguyên nhân dẫn tới việc xây dựng phần mềm quản lý ............................................................... 18
2.2.2 Các phương pháp xây dựng phần mềm ......................................................................................... 19
2.2.2.1 Khái niệm module hóa .......................................................................................................... 19
2.2.2.2 Phương pháp thiết kế từ trên xuống (Top down design) ...................................................... 20
2.2.2.3 Phương pháp thiết kế từ dưới lên (Bottom up design) .......................................................... 22
2.3 Quy trình xây dựng phần mềm quản lý ............................................................................ 26
2.3.1 Quy trình 1: Xác định yêu cầu của khách hàng ............................................................................. 27
2.3.2 Quy trình 2: Xây dựng và quản lý khách hàng phần mềm ............................................................ 31
2.3.3 Quy trình 3: Quy trình thiết kế ...................................................................................................... 41
2.3.4 Quy trình 4: Quy trình lập trình ..................................................................................................... 46
2.3.5 Quy trình 5: Quy trình test chương trình ....................................................................................... 48
2.3.6 Quy trình 6: Quy trình triển khai ................................................................................................... 49
CHƯƠNG III .......................................................................................................................... 53
3.1 Khảo sát hệ thống quản lý khách hàng tại công ty CYBERSOFT .................................. 53
3.1.1 Các hoạt động chủ yếu của hệ thống quản lý khách hàng ............................................................ 53
3.1.2 Các mẫu biểu thường gặp .............................................................................................................. 54
3.1.3 Quy trình của bài toán quản lý khách hàng ................................................................................. 54
3.2 Phân tích hệ thống quản lý khách hàng tại công ty CYBERSOFT ................................. 55
3.2.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) ................................................................................................ 55
3.2.1.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của công ty CYBERSOFT ....................................................... 55
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
3.2.1.2 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của bộ phận quản lý khách hàng ............................................. 56
3.2.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của quá trình thu thập xử lý thông tin của hệ thống quản lý khách
hàng ....................................................................................................................................................... 58
3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống quản lý khách hàng ..................................................... 61
3.2.3.1 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý khách hàng ..................................................................... 62
3.2.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 .................................................................................................... 58
3.2.3.4 DFD mức 1 của tiến trình 2.0: Quản lý khách hàng cung cấp phần mềm ......................... 64
3.0: Quản lý khách hàng bảo trì ....................................................................................................... 65
3.2.3.6 DFD mức 1 của tiến trình 4.0: Thống kê, báo cáo ................................................................ 66
3.2.4 Từ điển dữ liệu .............................................................................................................................. 66
3.2.4.1 Phích luồng dữ liệu ............................................................................................................... 66
3.2.4.2 Phích xử lý logic ................................................................................................................... 68
3.2.4.3 Phích kho dữ liệu .................................................................................................................. 69
3.3 Thiết kế lô gíc ...................................................................................................................... 70
3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu theo phương pháp mô hình hóa quan hệ thực thể ...................................... 70
3.3.2 Các tệp cơ sở dữ liệu ..................................................................................................................... 79
3.3.3 Mối quan hệ giữa các tệp trong cơ sở dữ liệu ............................................................................... 83
V. Triển khai hệ thống chương trình quản lý khách hàng .................................................... 80
1. Một số thuật toán của chương trình .................................................................................................... 80
3.5 Thiết kế giao diện cho chương trình .................................................................................. 83
3.5.1 Thiết kế vào ................................................................................................................................... 83
3.5.2 Thiết kế ra ...................................................................................................................................... 87
PHỤ LỤC ................................................................................................................................ 90
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................. 102
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay,công nghệ thông tin đang được ứng dụng vào mọi lĩnh vực trong
đời sống xã hội, cũng như trong kinh tế, nhằm nâng cao năng suất lao động
của con người. Trong lĩnh vực quản lý, các nhà quản lý luôn coi công nghệ
thông tin là công cụ để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của
tổ chức mình. Đứng trước những thách thức, những cạnh tranh gay gắt đó các
nhà quản lý cần phải khai thác một cách triệt để những ưu thế của việc ứng
dụng tin học trong quản lý mới có thể tồn tại và phát triển trong môi trường
cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Trong một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì việc quan hệ, giao
dịch với khách hàng là tất yếu và vô cùng cần thiết. Quy mô của công ty càng
lớn thì các lượng giao dịch càng nhiều. Vì vậy, các vấn đề đặt ra là phải làm
thế nào để theo dõi và quản lý tốt các thông tin về khách hàng của công ty.
Nếu việc quản lý này được tiến hành thủ công thì mỗi lần cần đưa thông về
một khách hàng nào đó, cán bộ quản lý hồ sơ lại phải lục tìm trong đống hồ
sơ. Việc này rất mất thời gian và tình hình sẽ càng khó khăn hơn khi đống hồ
sơ ngày càng dầy lên. Ngoài ra, các quan hệ, giao dịch với khách hàng sẽ có
nhiều vấn đề khác nảy sinh, đòi hỏi cán bộ quản lý phải cập nhật những phát
sinh mới vào hồ sơ để theo dõi và giải quyết. Nếu làm thủ công thì việc giao
dịch cùng một lúc với nhiều khách hàng sẽ khiến công việc của cán bộ quản
lý không hiệu quả, không kịp thời đáp ứng nhu cầu nguyện vọng của khách
hàng, cũng như thông tin về khách hàng tới ban lãnh đạo. Đó là những bất lợi
đối với bất kì doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, đặc biệt là trong thời kì
kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay.
Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp CyberSoft là công ty
có định hướng chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm quản
trị doanh nghiệp, và hiện nay đã có vị trí nhất định trong ngành công nghiệp
3
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
phần mềm của Việt Nam với hàng trăm khách hàng trong cả nước. Với lượng
khách hàng lớn như vậy và đang ngày càng tăng lên, việc giải quyết bài toán
quản lý thông tin khách hàng tại công ty là vô cùng cần thiết. Được thực tập
tại công ty, qua một thời gian tìm hiểu và được sự hướng dẫn của thầy giáo
Th.S Trần Công Uẩn , em quyết đinh chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm
quản lý khách hàng tại công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp
CyberSoft” để giải quyết bài toán nói trên.
Em chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Th.S Trần
Công Uẩn cùng sự giúp đỡ của các cán bộ tại công ty CyberSoft đã giúp em
hoàn thành đề tài này.
4
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU VỂ CÔNG TY CYBERSOFT
A. Giới thiệu về công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp
Cybersoft
Cybersoft được thành lập bởi các kỹ sư đã từng tham gia xây dựng các
dự án công nghệ thông tin tại Việt Nam. Với một đội ngũ cán bộ đã tham gia
vào lĩnh vực lập trình phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý từ tháng
11/1999, Cybersoft kết hợp giữa khả năng về công nghệ với sự hiểu biết về
các nghiệp vụ kinh tế cũng như kinh nghiệm triển khai ứng dụng, nhằm mục
tiêu cung cấp một giải pháp thoả mãn tối đa các nhu cầu của khách hàng.
Công ty Cổ phần Phần mềm quản trị doanh nghiệp là công ty tin học
trẻ nhưng có nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai về phần mềm kế toán và
quản trị sản xuất kinh doanh tại Việt Nam.
Cybersoft được thành lập bởi các kỹ sư đã từng tham gia xây dựng các
dự án công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam. Với một đội ngũ cán bộ
chủ chốt đã tham gia vào lĩnh vực lập trình phần mềm ứng dụng trong công
tác quản lý từ năm 1999, Cybersoft luôn kết hợp giữa khả năng về công nghệ
với sự hiểu biết sâu sắc về các nghiệp vụ kinh tế cũng như kinh nghiệm triển
khai ứng dụng nhằm cung cấp một giải pháp thoả mãn tối đa các nhu cầu của
khách hàng.
Mục tiêu chiến lược của công ty là xây dựng nhóm các khách hàng
thường xuyên, lâu dài trên cơ sở niềm tin của khách hàng vào sản phẩm và
dịch vụ chất lượng cao.
5
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
Hiện nay, công ty hiện nay có hơn 30 thành viên có trình độ đại học các
chuyên ngành toán, tin, kế toán, kinh tế và ngoại ngữ . Trong thời gian tới
công ty dự định tuyển thêm một số lượng lớn nhân viên để có thể đáp ứng tốt
nhất nhu cầu phát triển lớn, mạnh của công ty và nhằm phục vụ khách hàng
tốt hơn .
• Tên công ty: Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cy-
bersoft
• Tên tiếng Anh: CYBERSOFT Software solution provider
• Tên giao dịch: Cybersoft
• Trụ sở chính của công ty: 413 Nguyễn Khang – Cầu Giấy – Hà
Nội
• Điện thoại: 784-7223
• Fax: 784-7224
• Website: http:\\ www.cybersoft.com.vn
• Email:
I. Lĩnh vực hoạt động của công ty
Cybersoft là công ty cổ phần phần mềm hoạt động trong lĩnh vực quản
trị doanh nghiệp. Từ khi thành lập đến nay sản phẩm của công ty rất được
khách hàng tin dùng.
Các dịch vụ của công ty:
• Dịch vụ tư vấn: Thực hiện khảo sát thực trạng và yêu cầu về xây
dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh.
Từ đó đưa ra các phương án khác nhau về xây dựng hệ thống
thông tin của doanh nghiệp.
6
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
• Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì: Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng, công
ty ký kết và thực hiện các hợp đồng dịch vụ về hỗ trợ và bảo trì
hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp.
• Dịch vụ đào tạo: Thực hiện đào tạo mới, đào tạo lại cho các đơn
vị khách hàng, tham gia đào tạo kế toán trên máy cho các trường
đại học và trung học chuyên nghiệp, các trung tâm đào tạo về kế
toán và quản lý.
• Dịch vụ phát triển phần mềm "may đo": Thực hiện khảo sát và
xây dựng các phần mềm “may đo” theo đặc thù hoạt động sản
xuất kinh doanh và quản lý của các đơn vị khách hàng.
Các sản phẩm của công ty:
Cyber Accounting 2005: với các phân hệ sau:
+ Phân hệ hệ thống
+ Phân hệ kế toán tổng hợp
+ Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
+ Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
+ Phân hệ kế toán vốn bằng tiền
+ Phân hệ kế toán hàng tồn kho
+ Phân hệ kế toán tài sản cố định
+ Phân hệ kế toán chi phí giá thành
+ Hệ thống báo cáo tài chính
+ Hệ thống báo cáo thuế
+ Hệ thống báo cáo quản trị
CyberSoft Corporate 2005: thực hiện tổng hợp các báo cáo từ đơn
vị cấp dưới thành báo cáo hợp nhất của toàn công ty, toàn tổng công ty hoặc
toàn ngành.
Cyber Business 9.0: với các modul đa phân hệ: quản lý tài chính -
kế toán, quản lý vật tư, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý kinh
7
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, các công cụ dự
báo và lập kế hoạch, báo cáo,…
II. Mục tiêu và nhiệm vụ của công ty
Mục tiêu:
- Cybersoft đặt ra mục tiêu là nhà cung cấp hàng đầu tại thị trường Việt
nam về giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào quản lý sản xuất và kinh doanh.
- Với khẩu hiệu “Thành công của khách hàng là mục tiêu của chúng
tôi!”, Cybersoft mong muốn tạo ra các sản phẩm đáp ứng ngày càng đầy đủ
hơn về yêu cầu thông tin quản lý trong nền kinh tế thị trường.
Nhiệm vụ:
- Cung cấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính kế toán và sản
xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp.
- Cybersoft cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của mình dựa trên cơ sở kết
hợp hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, khả năng công nghệ, phương thức hỗ trợ
khách và kinh nghiệm thực tế nhằm thoả mãn tối đa các yêu cầu của khách hàng.
III. Cơ cấu tổ chức của công ty
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
PHÒNG
Dự án
BAN GIÁM ĐỐC
PHÒNG
Nghiên cứu
và phát triển
sản phẩm
PHÒNG
Cung cấp
giải pháp
cho các
doanh
nghiệp
PHÒNG
Kinh doanh
PHÒNG
Tư vấn và
hỗ trợ khách
hàng
8
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
Chức năng hoạt động của các phòng ban:
Ban giám đốc của công ty:
Lê Cảnh Toàn: Giám đốc công ty
Phạm Văn Minh: Phó giám đốc công ty
Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm: có nhiệm vụ nghiên cứu và
phát triển các sản phẩm mới trên nền công nghệ tiên tiến, mở rộng thêm các
chức năng nghiệp vụ cũng như nâng cao khả năng phân tích quản trị của
chương trình.
Phòng cung cấp giải phát cho các doanh nghiệp: có nhiệm vụ tư vấn và
xây dựng hệ thông tin tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp; cài đặt
chương trình, hướng dẫn sử dụng và bảo hành các hệ thống đã được cài đặt,
nâng cấp theo yêu cầu phát triển của khách hàng,… Phòng cung cấp giải pháp
cho doanh nghiệp còn có nhiệm vụ thiết kế các sản phẩm “may đo” theo yêu
cầu của khách hàng.
Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng: có nhiệm vụ giải đáp các thắc mắc,
hướng dẫn chi tiết cách khắc phục các vấn đề khó khăn qua điện thoại, fax,
thư điện tử và tại trụ sở của khách hàng.
Phòng dự án: có nhiệm vụ triển khai và lập trình phần mềm ứng dụng
dựa trên cơ sở tiếp thu nhu cầu và đặc thù của khách hàng để phát triển một
phần mềm may đo thích hợp thông minh hệ thống các phần mềm ứng dụng đa
phân hệ.
Hiện nay, Cybersoft đang thực hiện hàng loạt đề tài về kế cho rất nhiều
doanh nghiệp trong nước cũng như ngoài nước
9
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
Với khẩu hiệu “Thành công của khách hàng là mục tiêu của công
ty !”. Cybersoft luôn luôn sẵn sàng cung cấp phần mềm và dịch vụ tốt nhất,
thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng. Trên cơ sở ấy Cybersoft luôn luôn
không ngừng phát triển để tạo ra các sản phẩm đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn
về yêu cầu thông tin quản lý trong nền kinh tế thị trường.
IV.Các vấn đề chuyên môn của công ty
Là một công ty sản xuất phần mềm chuyên sâu về lĩnh vực kinh tế .Sản
phẩm chính của công ty bao gồm :
Nội dung Diễn giải
Tên nhà cung cấp Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh
nghiệp.
Tên giao dịch quốc
tế
Cyber software for business management joint
stock company.
Tên giao dịch CYBERSOFT
Đội ngũ nhân viên 30
Sản phẩm chính CYBER ACCOUNTING
CYBER-ERP
CYBER SALES MANAGEMENT
CYBER PURCHASING MANAGEMENT
CYBER INVENTORY MANAGEMENT
CYBER FINANCIAL MANAAGEMENT
CYBER HUMAN
Mục tiêu Nhà cung cấp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực
phần mềm kế toán và giải pháp ERP cho doanh
nghiệp.
Địa chỉ Tầng 12A Toà Nhà Sông Đà - Cầu Giấy, 18/165
Đường Cầu Giấy, Hà Nội
ĐT 04-7 67 3228/9, Fax 04-7673227
Website www.cybersoft.com.vn
Người đại diện Ông: Lê Cảnh Toàn Chức vụ: Giám đốc
Vốn pháp định 1 tỷ VNĐ
Lượng khách hàng
đang sử dụng sản
phẩm
1000
10
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
Hiện nay CYBERSOFT cung cấp các sản phẩm và giải pháp sau cho
các doanh nghiệp :
- Phần mềm kế toán Cyber Accounting 2006
- Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Cyber Start Accounting
2006
- Giải pháp ERP với sản phẩm Cyber ERP
- Phần mềm quản lý nhân sự - tính lương - chấm công Cyber HRM 2006
- Phần mềm tổng hợp số liệu toán công ty Cyber Corporate 2006
Trên đây là những phần mềm chính của công ty . Ngoài ra công ty đang
định hướng cũng như nâng cấp các phần mềm để ứng dụng trên Web sử dụng
internet trong phần mềm của doanh nghiệp với những ngôn ngữ lập trình như
Visual.Net ,JavaScript ,C#...
11
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
CHƯƠNG II
PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM
QUẢN LÝ
2.1 Vai trò của thông tin và hệ thống thông tin trong quá trình xây
dựng phần mềm quản lý
2.1.1 Thông tin
2.1.1.1 Khái niệm thông tin
Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay
tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào
đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.
Thông tin tồn tại dưới hình thức:
- Bằng ngôn ngữ.
- Hình ảnh.
- Mã hiệu hay xung điện...
Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và
phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó. Hệ thống này
có thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy. Quá trình thu thập thông tin -
truyền tin - nhận tin - xử lí tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận
tin... là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất
định.
Các tính chất của thông tin
- Tính tương đối của thông tin.
- Tính định hướng của thông tin.
- Tính thời điểm của thông tin.
- Tính cục bộ của thông tin .
12
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
2.1.1.2 Thông tin trong quản lý
Khái niệm: Quản lí được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông
tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định.
Trong một mô hình quản lí được phân thành hai cấp: chủ thể quản lí và
đối tượng quản lí, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu chuyển được
mô tả trong mô hình sau:
- Thông tin vào
- Thông tin ra
- Thông tin quản lý
- Thông tin phản hồi
Hình 2. 1 Mô hình thông tin trong quản lý
2.1.2 Hệ thống thông tin
2.1.2.1 Định nghĩa hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và
phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường.
13
Hệ thống quản lý
Đối tượng quản lý
Thông tin từ môi trường
Thông tin ra môi trường
Thông tin tác nghiệp Thông tin quyết định
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin
được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng
với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển
đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu
(Storage).
Hình 2. 2 Mô hình hệ thống thông tin
Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ
phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra.
2.1.2.2 Xử lý thông tin trong một tổ chức
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thông
tin kinh doanh, tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanh
nghiệp.
Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin
nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho chúng trở
thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ,...
Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:
- Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản
ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp.
14
Xử lý và
lưu trữ
Nguồn
Đích
Thu thập Phân phát
Kho dữ liệu
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
- Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.
Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinh
doanh bao gồm các hệ sau:
- Hệ quyết định.
- Hệ thông tin.
- Hệ tác nghiệp.
Hình 2. 3 Các phân hệ của hệ thống kinh doanh trong tổ chức
2.1.3 Phân loại hệ thống thông tin
2.1.3.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System)
Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà
tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho
vay hoặc với nhân viên của nó.
- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation
System)
15
Thông tin vào Thông tin ra
Nguyên vật liệu
Sản phẩm/dịch
Hệ
thông
Hệ quyết định
Doanh nghiệp
Môi trường
B
á
o
c
á
o
s
ả
n
x
u
ất
C
h
ỉ
đ
ạ
o
s
ả
n
x
u
ất
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
Là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động
này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế
hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra
bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)
Được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra
quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy
trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh
giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc,
một hệ thống trợ giúp ra qụyết định phải cung cấp thông tin cho phép
người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra.
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân
tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của
một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó.
- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA
(Infomation System for Competitive Advantage)
Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một hệ
thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc
cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ rằng đó
chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ
thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia.
2.1.3.2 Phân loại theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trong
mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.
Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp
sản xuất để hiểu cách phân chia này.
16
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
Tài chính
chiến lược
Marketing
chiến lược
Nhân lực
chiến lược
Kinh doanh
và sản xuất
chiến lược
Tài chính
chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến
thuật
Kinh doanh
và sản xuất
chiến thuật
Tài chính
tác nghiệp
Marketing
tác nghiệp
Nhân lực
tác nghiệp
Kinh doanh
và sản xuất
tác nghiệp
Hệ
thống
thông tin
văn
phòng
2.1.4 Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin.
a) Phương pháp tổng hợp.
Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận
nhưng phải đảm bảo lôgic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng
được các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó.
Ưu điểm : Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc
theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả.
Nhược điểm : Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không
cần thiết.
b) Phương pháp phân tích
17
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
Phương pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm hệ
thống hoàn chỉnh sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập các
mảng làm việc cho chương trình đó.
Ưu điểm : Phương pháp này cho phép tránh được việc thiết lập các
mảng làm việc một cách thủ công.
Nhược điểm : Hệ thống chỉ hoạt động khi đưa vào đồng thời toàn bộ
các mảng này vào sử dụng.
c) Phương pháp tổng hợp và phân tích.
Đây là phương pháp kết hợp đồng thời cả hai phương pháp trên. Tiến
hành đồng thời việc xây dựngcác mảng cơ bản và các thao tác cũng như các
nhiệm vụ cần thiết. Phương pháp yêu cầ phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính
nhất quán của thông tin trong hệ thống.
2.2 Các phương pháp xây dựng phần mềm quản lý
2.2.1 Nguyên nhân dẫn tới việc xây dựng phần mềm quản lý
Việc xây dựng một phần mềm quản lý mới là kết quả của việc phát
triển một hệ thống thông tin. Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển
hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ
quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ
thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt
nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn
chúngđể đưa ra được chuẩn đoán và tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác
định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện
tại và xây dựng mô hình lô gíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó.
Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong
của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học hay nói cách
khác đó là xây dựng phần mềm quản lý cho hệ thống mới. Cài đặt một hệ
18
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức trong đó có việc lắp đặt phần
cứng cũng như cài đặt phần mềm.
Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái
gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin? Như
chúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về
quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy
một yêu cầu phát triển hệ thống. Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác
nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và sự thay đối sách lược
chính trị.
2.2.2 Các phương pháp xây dựng phần mềm
2.2.2.1 Khái niệm module hóa
Module là một khái niệm cơ bản của phương pháp lập trình cấu trúc.
Mỗi module có thể coi như một đơn thể chương trình độc lập có thể lắp ghép
với nhau. Tư tưởng chính của module hóa là phân chia bài toán lớn thành các
bài toán nhỏ hơn, ngày càng cụ thể và chi tiết hơn theo sơ đồ cấu trúc hình
cây sau đây:
Trong sơ đồ trên module chính M được phân chia thành hai module M1
và M2. Đến lượt module M1 lại được chia thành ba module nhỏ hơn là M11,
M
M1 M2
M12 M13M11
M132M131 M133
M21 M22
19
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
M12, M13, module M2 được chia thành M21, M22. Module con M13 lại
được phân chia ra ba module M131, M132, M133.
Mỗi module giải quyết một vấn đề nhỏ riêng rẽ, độc lập với các module
khác và do một lập trình viên đảm nhận.
2.2.2.2 Phương pháp thiết kế từ trên xuống (Top down design)
Phương pháp này dựa trên tư tưởng module hóa, nội dung của phương
pháp này như sau:
Trước hết người ta sẽ xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải
quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia
nhiệm vụ được giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần
từ các module chính đến các module con từ trên xuống, do đó phương pháp
này có tên gọi là thiết kế “từ đỉnh xuống” (Top down design).
Để minh họa cho phương pháp này, chúng ta xét bài toán thiết kế hệ tin
học quản lý khách hàng cho công ty CYBERSOFT.
Mục đích của bài toán là thiết kế một hệ thống các chương trình quản
lý cơ sở dữ liệu hợp đồng.
Phân tích bài toán:
Số liệu ban đầu:
Tệp hợp đồng có các trường:
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
MaHD Character 10 Mã hợp đồng
MaKH Character 10 Mã khách hàng
NgayKy Date 8 Ngày ký
HanBH Date 8 Ngày chứng từ
MaLoaiHD Character 10 Loại hợp đồng
MaPhienBan Character 10 Phiên bản
MaNV Character 10 Mã nhân viên
GiaTriHD Number 12 Tiền thanh toán
Các phép toán xử lý
Vào số liệu cho tệp hợp đồng
20
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
Tìm kiếm, hiển thị, hủy, sửa một hợp đồng
Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo nhân viên
Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo loại hợp đồng
Module chính được chia làm 3 module nhỏ
- Module quản lý danh mục
- Module cập nhật hợp đồng
- Module lập báo cáo
Ta có phác thảo tổng quan:
Trong module quản lý danh mục các công việc chính là:
- Cập nhật danh mục nhân viên
- Cập nhật danh mục khách hàng
- Cập nhật danh mục nhân viên
- Cập nhật danh mục phiên bản
- Cập nhật danh mục nhóm nhân viên
- Cập nhật danh mục nhóm khách hàng
- …
Trong module cập nhật hợp đồng các công việc chính là:
- Cập nhật hợp đồng
- Cập nhật thông tin khách hàng
Phần mềm quản lý khách hàng
Quản lý danh mục Cập nhật hợp đồng Lập báo cáo
21
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
- Cập nhật thông tin bảo hành
- Cập nhật thông tin ý kiến khách hàng
Trong module lập báo cáo các công việc chính là:
- Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo nhân viên
- Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo loại hợp đồng
- Lập bảng kê ý kiến khách hàng
- Lập danh sách khách hàng bảo hành trong tháng
-Lập danh sách yêu cầu bảo hành theo nhân viên
-…
Nếu coi mỗi công việc là một module ta sẽ có phác thảo sau:
2.2.2.3 Phương pháp thiết kế từ dưới lên (Bottom up design)
Phương pháp này ngược với phương pháp thiết kế từ trên xuống, nội
dung của phương pháp này như sau:
Đầu tiên người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ
sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải
quyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhóm có cùng chức năng từ
dưới lên trên cho đến module chính. Sau đó sẽ thiết kế thêm một số chương
Phần mềm quản lý khách hàng
Quản lý danh mục Cập nhập số liệu Lập báo cáo
Cập nhật DM
nhân viên
Cập nhật DM
khách hàng
Nhập mới
Hiệu chỉnh
Tìm kiếm
BC KQKD
theo nhân
viên
BC KQKD
theo loại
HĐ
22
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng
là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ
chương trình thống nhất.
Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp mà việc ứng
dụng tin học đã được triển khai ở các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.
Để minh họa cho phương pháp thiết kế bottom up design chúng ta xem
xét bài toán sau đây:
Giả sử trong một doanh nghiệp, công việc ứng dụng tin học đã được
triển khai ở các bộ phận khác nhau và trong từng thời điểm khác nhau. Kết
quả là người ta đã thiết kế và đưa vào sử dụng một số chương trình quản lý
trong các phòng ban (Phòng hành chính, phòng kinh doanh, phòng triển khai
hợp đồng, phòng hỗ trợ và chăm sóc khách hàng…). Danh sách các chương
trình:
CT 1: Vào số liệu cho tệp hồ sơ nhân viên
CT 2: Vào số liệu cho tệp khách hàng
CT 3: Vào số liệu cho tệp khách hàng tiềm năng
CT 4: Sửa chữa, bổ xung, cập nhật hồ sơ nhân viên
CT 5: Tính lương cho nhân viên
CT 6: Vào số liệu cho tệp hợp đồng
CT 7: Quản lý việc thực hiện hợp đồng
CT 8: Quản lý việc thực hiện bảo hành
CT 9: Sửa chữa, bổ xung, cập nhật thông tin về khách hàng
Các chương trình này đã được ứng dụng trong thực tế ở từng bộ phận
của doanh nghiệp. Bây giờ, trên cơ sở các chương trình cự thể này lãnh đạo
nhà máy có nhu cầu thiết kế một hệ chương trình thống nhất để phục vụ tốt
hơn cho việc quản lý doanh nghiệp. Trong trường hợp này ta coi mỗi chương
trình là một module, ta vận dụng phương pháp thiết kế “từ đáy lên” theo các
phác thảo sau:
23
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
• Phác thảo thứ nhất
Gộp các module 1, 4, 5 thành phân hệ quản lý nhân sự
CT 1: Vào số liệu cho tệp hồ sơ nhân viên
CT 4: Sửa chữa, bổ xung, cập nhật hồ sơ nhân viên
CT 5: Tính lương cho nhân viên
• Phác thảo thứ hai
Gộp các module 2, 3, 9 thành phân hệ quản lý khách hàng và khách
hàng tiềm năng.
CT 2: Vào số liệu cho tệp khách hàng
CT 3: Vào số liệu cho tệp khách hàng tiềm năng
CT 9: Sửa chữa, bổ xung, cập nhật thông tin về khách hàng
Có thể thiết kế thêm chương trình CT 10: Lập báo cáo về khách
hàng/khách hàng tiềm năng cho phân hệ quản lý khách hàng và khách hàng
tiềm năng.
24
Quản lý khách hàng và khách hàng tiềm năng
CT 2: Vào số
liệu cho tệp
khách hàng
CT 3: Vào số
liệu cho tệp
khách hàng
tiềm năng
CT 9: Sửa
chữa, bổ xung,
cập nhật thông
tin về KH
CT 10: Lập
báo cáo về
KH/KH tiềm
năng
Quản lý nhân sự
CT 1: Vào số
liệu cho tệp hồ
sơ NV
CT 4: Sửa chữa,
bổ xung, cập nhật
hồ sơ NV
CT 5: Tính
lương cho
nhân viên
Phạm Huy Toàn – Tin học kinh tế 45A
• Phác thảo thứ ba:
Gộp các module 6, 7 thành phân hệ quản lý khách hàng .
CT 6: Vào số liệu cho tệp hợp đồng
CT 7: Quản lý việc thực hiện hợp đồng
Thiết kế thêm chương trình CT 11: Báo cáo kết quả kinh doanh theo
loại hợp đồng cho phân hệ quản lý khách hàng .
• Phác thảo thứ tư:
Thiết kế thêm chương trình CT 12: Báo cáo khách hàng bảo hành và
gộp với CT 8: Quản lý việc thực hiện bảo hành, lập thành phân hệ quản lý bảo
hành.
Quản lý hợp đồng
CT 6: Vào số
liệu cho tệp
hợp đồng
CT 7: Quản lý
việc thực hiện
hợp đồng
CT 11: Báo cáo
KQKD doanh
theo loại HĐ
25
