Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng tại Công ty phần mềm ASIA

Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ
Hình 1: Sơ đồ tổ chức của công ty...................................................................................................5
Hình 2: Sơ đồ tổ chức của các chi nhánh.........................................................................................6
Hình 3: Bảng số liệu cán bộ công nhân viên...................................................................................6
Hình 4: Bảng trình độ cán bộ nhân viên..........................................................................................7
Hình 5: Sơ đồ chức năng của hệ thống..........................................................................................34
Hình 6: Sơ đồ IFD cập nhật dữ liệu...............................................................................................35
Hình 7: Sơ đồ IFD tìm kiếm thông tin...........................................................................................36
Hình 8: Sơ đồ IFD lập báo cáo.......................................................................................................37
Hình 9: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh...................................................................................38
Hình 10: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0..............................................................................................39
Hình 11: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1-Quản lý thông tin khách hàng............................................40
Hình 12: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1-Quản lý giao dịch...............................................................41
Hình 13: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1-Quản lý hợp đồng...............................................................42
Hình 14: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1-Chức năng báo cáo.............................................................42
Hình 15: Sơ đồ quan hệ thực thể....................................................................................................44
Hình 16: Sơ đồ cấu trúc dữ liệu.....................................................................................................46
Hình 17: Bảng khách hàng.............................................................................................................47
Hình 18: Bảng người liên hệ..........................................................................................................47
Hình 19: Bảng hợp đồng................................................................................................................47
Hình 20: Bảng giao dịch.................................................................................................................48
Hình 21: Thuật toán đăng nhập......................................................................................................49
Hình 22: Thuật toán đổi mật khẩu.................................................................................................50
Hình 23: Thuật toán thêm dữ liệu..................................................................................................51
Hình 24: Thuật toán xoá dữ liệu....................................................................................................52
Hình 25: Thuật toán tra cứu dữ liệu...............................................................................................53
Hình 26: Sơ đồ chức năng của phần mềm.....................................................................................54

Hình 27: Form đăng nhập...............................................................................................................56
Hình 28: Màn hình chính................................................................................................................58
Hình 29: Form thay đổi mật khẩu người dùng..............................................................................60
Hình 30: Form cập nhật thông tin khách hàng...............................................................................61
Hình 31: Form cập nhật thông tin người liên hệ............................................................................62
Hình 32: Form cập nhật thông tin giao dịch..................................................................................63
Hình 33: Form cập nhật thông tin hợp đồng..................................................................................64
Hình 34: Form quản lý thông tin nhân viên...................................................................................65
Hình 35: Form quản lý danh mục loại giao dịch...........................................................................66
Hình 36: Form quản lý danh mục trạng thái giao dịch..................................................................67
Hình 37: Form quản lý danh mục phương thức giao dịch.............................................................67
Hình 38: Form quản lý danh mục loại hợp đồng...........................................................................68
Hình 39: Form quản lý danh mục tình trạng hợp đồng.................................................................68
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Hình 40: Báo cáo TOP 10 khách hàng có doanh số lớn nhất........................................................69
Hình 41: Báo cáo thống kê khách hàng.........................................................................................70
Hình 42: Báo cáo thống kê người liên hệ......................................................................................71
Hình 43: Báo cáo thống kê các hợp đồng theo loại.......................................................................72
Hình 44: Báo cáo thống kê hợp đồng theo sản phẩm....................................................................73
Hình 45: Báo cáo thống kê giao dịch theo nhân viên....................................................................74
Hình 46: Báo cáo thống kê giao dịch theo loại..............................................................................75

Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
PHẦN MỞ ĐẦU
Thế giới ngày nay đã có nhiều tiến bộ mạnh mẽ về công nghệ thông tin từ
một tiềm năng thông tin đã trở thành một tài nguyên thực sự, trở thành sản phẩm
hàng hoá trong xã hội tạo ra một sự thay đổi to lớn trong lực lượng sản xuất, cơ
sở hạ tầng, cấu trúc kinh tế, tính chất lao động và cả cách thức quản lý trong các
lĩnh vực của xã hội.
Trong những năm gần đây, nền công nghệ thông tin nước ta cũng đã có

phát triển trên mọi lĩnh vực trong cuộc sống cũng như trong lĩnh vực quản lý xã
hội khác. Một trong những lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất là các
hệ thống thông tin quản lý nói chung. Chỉ khi thu thập được những thông tin
chính xác thì các nhà quản lý, hoạch định kế hoạch mới đưa ra những quyết định
và kế hoạch đúng đắn đem lại hiệu quả kinh tế cao.
Trong thời gian được thực tập, tìm hiểu và nghiên cứu thực tế tại Công ty
cổ phần phát triển phần mềm ASIA cùng với sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ
phần mềm tại phòng em đã được tìm hiểu sâu sắc hơn về hoạt động quản lý
khách hàng tại công ty, vì vậy em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý
khách hàng tại Công ty phần mềm ASIA”
Nội dung của đề tài bao gồm:
Chương I - Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần phát triển phần mềm
ASIA: Chương này sẽ trình bày khái quát các thông tin về cở sở thực tập và định
hướng chọn đề tài.
Chương II - Cơ sở lý luận: Chương II trình bày những kiến thức nền tảng
xây dựng phần mềm. Chương này gồm một số nội dung chính sau:
• Công cụ xây dựng thiết kế hệ thống thông tin.
1
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
• Tổng quan về hệ thống CRM.
• Giải pháp kĩ thuật: ngôn ngữ lập trình VB và cơ sở dữ liệu Access.
Chương III - Phân tích thiết kế phần mềm quản lý khách hàng. Chương
này sẽ trình bày chi tiết các bước phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm quản
lý quản lý quan hệ khách hàng.
Do thời gian và kiến thức có hạn nên đề tài còn nhiều thiếu sót, em rất
mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và bạn bè để đề tài đựơc hoàn
thiện tốt hơn.
2
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ

PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ASIA
1.1. Tổng quan về công ty
Công ty cổ phần phát triển phần mềm ASIA được thành lập năm 2001 với
định hướng chuyên nghiệp trong lĩnh vực phần mềm và cung cấp các giải pháp
công nghệ thông tin. Công ty AsiaSoft chuyên sâu trong lĩnh vực phần mềm
quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ, với các sản phẩm chính là các phần mềm kế
toán, quản trị nhân sự, cổng thông tin điện tử và mới đây là phần mềm quản trị
nguồn lực doanh nghiệp ERP.
1.1.1. Một số thông tin pháp lý
1.1.1.1. Tên công ty
• Tên tiếng việt: Công Ty Cổ Phần Phát Triển Phần Mềm Asia.
• Tên tiếng anh: Asia Software Development Jointstock Company.
• Tên giao dịch: ASIA JSC.
• Logo:
1.1.1.2. Các trụ sở giao dịch
Văn phòng tại Hà Nội (trụ sở chính)
• Địa chỉ: số 6 Vũ Ngọc Phan, Quận Đống Đa.
• Điện thoại: 04.776.1663
3
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
• Fax:04.776.1823
• Email:
Văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh
• Địa chỉ: E46 Nguyễn Oanh, F17, Quận Gò Vấp.
• Điện thoại: 08.989.2737
• Fax: 08.989.1637
• Email:
Văn phòng tại Thành phố Đà Nẵng
• Địa chỉ: Lô 642 Tây Nam Hoà Cường, P.Hoà Cường, Quận Hải Châu.
• Điện thoại: 0511.644.723

• Fax: 0511.611.308
• Email:
Website: www. Asiasoft.com.vn
1.1.1.3. Ngày thành lập
• Công ty: 30/07/2001.
• Chi nhánh tại TP HCM: tháng 8 năm 2002.
• Chi nhánh tại TP Đà Nẵng: tháng 6 năm 2004.
Trước năm 2003, Công ty có tên là “Công ty CP đầu tư và phát triển phần
mềm kế toán asia”. Từ năm 2003, công ty đổi tên thành “ Công ty Cổ phần Phát
triển Phần mềm ASIA”.
1.1.1.4. Vốn đăng ký và hình thức sở hữu
• Vốn đăng ký: 1.000.000.000 đồng (Một tỷ đồng Việt Nam).
• Hình thức sở hữu: Cổ phần.
1.1.1.5. Chức năng đăng ký kinh doanh
4
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
• Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính.
• Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin học, điện tử).
• Dich vụ thông tin khoa học và công nghệ.
• Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ.
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: sản xuất và kinh doanh các giải pháp phần
mềm phục vụ doanh nghiệp và các dự án chính phủ điện tử.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức
1.1.2.1. Sơ đồ tổ chức công ty
Hình 1: Sơ đồ tổ chức của công ty
Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Các chi nhánh
HN, HCM, ĐN
Phòng Marketing &

Nghiên cứu thị
trường.
Phòng nghiên cứu
& Phát triển sản
phẩm
5
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
1.1.2.2. Sơ đồ tổ chức của các chi nhánh
Hình 2: Sơ đồ tổ chức của các chi nhánh
1.1.3. Đội ngũ nhân viên
1.1.3.1. Số lượng cán bộ nhân viên
Năm Hà Nội Đà Nẵng TP HCM Tổng cộng
2001 15 15
2002 20 5 25
2003 25 15 40
2004 26 6 20 52
2005 28 11 22 61
2006 29 12 23 64
Hình 3: Bảng số liệu cán bộ công nhân viên
(Số liệu theo tài liệu giới thiệu công ty ASIA-2006)
Giám đốc chi
nhánh
Phòng kinh
doanh
Phòng triển
khai hợp đồng
Văn phòng và
kế toán
Phòng hỗ trợ
và bảo hành

6
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
1.1.3.2. Trình độ cán bộ nhân viên
Trình độ Hà Nội Đà Nẵng TP HCM Tổng Cộng
Thạc sỹ 02 01 01 04
Đại học 26 08 21 55
Cao đẳng 03 01 04
Trung cấp 01 01
Hình 4: Bảng trình độ cán bộ nhân viên
(Số liệu theo tài liệu giới thiêu công ty ASIA-2006)
1.1.4. Các sản phẩm dịch vụ
1.1.4.1. Sản phẩm chính
• Phần mềm kế toán: Asia Acounting, Asia.FA 5.0 (kế toán hành chính sự
nghiệp).
• Phần mềm quản trị nhân sự: Asia Human Resource Management.
• Phần mềm quản lý và thanh toán lương: Asia Payrols Management.
• Phần mềm quản lý thi đua khen thưởng: Asia Awarding Management.
• Cổng thông tin điện tử Asia Portal.
• Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp Asia ERP.
1.1.4.2. Dịch vụ
• Tư vấn xây dựng hệ thống thông tin cho các cơ quan, đơn vị và các dự án
chính phủ điện tử.
• Phân tích, thiết kế, xây dựng và phát triển các phần mềm theo yêu cầu của
khách hàng.
• Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng, hỗ trợ sử dụng, bảo hành
và bảo trì hệ thống thông tin.
• Nâng cấp và mở rộng cùng sự phát triển của khách hàng.
1.1.4.3. Công nghệ
7
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân

• Ngôn ngữ lập trình: .Net, Visual Foxpro, Java…
• Kiến trúc lập trình: Client/Server, File Server, Multi-tieer, Web-based.
• Cơ sở dữ liệu: SQL Server, FoxPro, Oracle.
1.1.5. Định hướng phát triển
• Đầu tư phát triển sản phẩm theo hướng mở rộng các phân hệ nghiệp vụ
đáp ứng nhu cầu quản trị tổng thể doanh nghiệp – ERP (Enterprise
Resource Planning).
• Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác nhau
– doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp lớn…
• Tư vấn, thiết kế và xây dựng các giải pháp công nghệ thông tin theo đơn
đặt hàng như cổng thông tin điện tử, các bài toán của đề án 112, các bài
toán về nghiệp vụ tín dụng, vay vốn…
1.1.6. Năng lực và kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ thông tin
Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm Asia là công ty có nhiều kinh nhiệm trong
các lĩnh vực sau đây:
• Thiết kế và phát triển các phần mềm kế toán dùng cho các loại hình doanh
nghiệp khác nhau như sản xuất, xây dựng, thương mại, xuất nhập khẩu và
dịch vụ. Đối với các doanh nghiệp có nghiệp vụ đặc thù, Asia có khả năng
customize các yêu cầu đặc thù đó.
• Thiết kế và phát triển các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác như phần
mềm quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý công văn, quản lý bán hàng,
quản lý kho hàng, quản lý khách hàng, quản lý sản xuất…
• Thiết kế, xây dựng và triển khai các phần mềm theo yêu cầu đặc thù của
khách hàng: xây dựng, triển khai dự án từ nguồn vốn ODA như dự án
giảm nghèo cho cho các tỉnh miền Trung (Huế, KonTum, Quảng Bình,
8
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Quảng Trị); xây dựng phần mềm quản lý tài chính cho dự án phát triển du
lịch MEKONG; Tư vấn, thiết kế, xây dựng cổng thông tin điện tử
(www.vinhphuc.gov.vn), cổng giao dịch chứng khoán trực tuyến

(www.agriseco.com.vn) .v.v..
• Triển khai ưng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp một cách có hiệu
quả. Khách hàng của Asia có các trình độ khác nhau về nghiệp vụ cũng
như tin học, Asia có khả năng triển khai trên diện rộng cho nhiều đơn vị
thành viên của một doanh nghiệp nằm rải rác khắp Việt Nam.
• Hỗ trợ sử dụng và bảo hành, bảo trì phần mềm: hiện nay trên 700 khách
hàng của Asia trên toàn quốc hoàn toàn yên tâm trong việc sử dụng các
phần mềm do Asia cung cấp. Mọi thắc mắc, khó khăn và các nhu cầu mới
phát sinh đều được Asia giải quyết hiệu quả thông qua các phương tiện
thông tin như điện thoại, fax, email, internet hoặc trực tiếp tại trụ sở khách
hàng.
Công ty Asia luôn đặt mục tiêu chất lượng và sự hài lòng của khách hàng
lên cao nhất. Asia đã triển khai thành công rất nhiều dự án trong đó tiêu biểu có
dự án triển khai phần mềm quản lý khen thưởng tại UBND Tỉnh Vĩnh Phúc,
phần mềm quản lý lương và nguồn nhân lực tại Tổng công ty thuỷ tinh và gốm
xây dựng Viglacera, hay phần mềm kế toán tại Công ty Giấy Bãi Bằng,…Các
phần mềm do Asia cung cấp đều đang được khai thác và phát huy hiệu quả tốt.
Các khách hàng của Asia luôn luôn hài lòng về các dịch vụ hỗ trợ sử dụng, bảo
hành, bảo trì của Asia.
“ Nói đến ASIASOFT, tôi cảm nhận ngay được những giá trị lớn lao của
các sản phẩm và dịch vụ mà các bạn đã đem đến cho chúng tôi. Áp dụng các sản
phẩm phần mềm của AsiaSoft vào quản trị kinh doanh đã giup chúng tôi vượt
9
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
lên trước các đối thủ cạnh tranh của mình.” – Ông Nguyễn Tất Thắng - Trưởng
phòng CNTT- Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng Viglacera.
Một số giải thưởng và chứng nhận khẳng định uy tín của công ty:
• Phần mềm kế toán Asia Accounting đạt huy chương vàng sản phẩm – cúp
đơn vị công nghệ thông tin truyền thông hàng đầu Việt Nam 2007 do Hội
tin học TP HCM trao tặng.

• Giải thưởng Sao Khuê 2007, đạt danh hiệu phần mềm ưu việt năm 2007.
• Phần mềm kế toán Asia Accounting đạt huy chương vàng năm 2002 tại
Hội chợ “Sản phẩm mới – Công nghệ mới”.
• Hiện nay AsiaAccounting đã có trên 1000 khách hàng đang sử dụng trên
toàn quốc.
1.2. Định hướng đề tài
Ngành công nghệ thông tin vốn là ngành có sự cạnh tranh gay gắt. Hơn nữa
vói sự phát triển như vũ bão của công nghệ hiện nay thì việc các doanh nghiệp
phần mềm chỉ tập trung vào sản phẩm và thương hiệu là chưa đủ. Mà khách
hàng phải được xem là trung tâm, lấy việc duy trì và phát triển mối quan hệ sâu
rộng với khách hàng là nhiệm vụ chủ yếu. Do đó chỉ trong khoảng năm năm trở
lại đây, thuật ngữ “Quản trị quan hệ khách hàng – Customer Relation
Management (CRM)” đã trở thành trung tâm và là đề tài được bàn luân sôi nổi
nhất trong lĩnh vực kinh doanh trên toàn thế giới. Thông qua hệ thống quản lý
khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ trong
hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ các công cụ dò tìm dữ liệu đặc biệt, doanh
nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm
từ đó đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Ngoài ra, doanh
10
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
nghiệp còn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh
chóng và hiệu quả.
Thực chất nếu không có hệ thống thông tin quản lý khách hàng các doanh
nghiệp vẫn có thể xây dựng tốt các mối quan hệ với khách hàng theo cách truyền
thống. Nhưng ưu điểm vượt trội khi có một phần mềm quản lý khách hàng là
giúp các doanh nghiệp quản lý và ra quyết định chính xác với mỗi nhóm đối
tượng khách hàng dựa vào việc xâu chuỗi các thông tin về khách hàng, các thông
tin khác liên quan và lưu trữ chúng trong một ngân hàng dữ liệu. Đối với công ty
cổ phần phát triển phần mềm ASIA là công ty chuyên cung cấp các sản phẩm và
dịch vụ phần mềm. Với hơn 1000 khách hàng và khoảng 5000 khách hàng tiềm

năng, việc lập kế chiến lược marketing và chính sách nội bộ hiệu quả là một việc
rất quan trọng. Quản lý khách hàng tốt sẽ cung cấp được dịch vụ tốt cho khách
hàng, giúp nhân viên kết thúc giao dịch nhanh hơn và tăng doanh số bán hàng.
Và điều quan trọng là qua đó sẽ duy trì được mối quan hệ với khách hàng, những
khách hàng trung thành thường xuyên mua sản phẩm của công ty, khi mua hàng
sẽ dễ phục vụ hơn và những khách hàng hài lòng sẽ khen ngợi về công ty với
nhiều người khác, như vậy công ty sẽ có thêm nhiều khách hàng mới. Ngoài ra
một hệ thống quản lý khách hàng còn góp phần tăng cường hiệu quả hoạt động
quản lý công ty, hỗ trợ quản lý công ty một cách rõ ràng và có hệ thống. Do vậy,
em chọn đề tài thực tập là “Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng tại Công
ty phần mềm ASIA”.
11
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ CƠ SỞ LÝ
THUYẾT XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
2.1. Các giai đoạn để phát triển một hệ thống thông tin
2.1.1. Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ
liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án
phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi
hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các giai đoạn sau:
• Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
• Làm rõ yêu cầu
• Đánh giá khả năng thực thi
• Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
2.1.2. Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu. những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ
thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó,
xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định

mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo
phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống
thông tin mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các
công đoạn sau đây.
• Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
• Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại.
12
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
• Nghiên cứu hệ thống thực tại.
• Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
• Đánh giá lại tính khả thi.
• Thay đổi đề xuất của dự án.
• Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
2.1.3. Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgic của một hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được
những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lôgic của hệ thống
mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs),
nội dung của CSDL (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức
hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs).
Mô hình lôgic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế
lôgic bao gồm những công đoạn sau:
• Thiết kế CSDL.
• Thiết kế xử lý.
• Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
• Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic.
• Hợp thức hoá mô hình logic.
2.1.4. Đề xuất các phương án giải pháp
Bản chất của giai đoạn này là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ
thể hoá mô hình lôgic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý

ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Tất nhiên là người sử
13
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
dùng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài
được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tao ra chúng là rất lớn.
Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục
tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích phải đánh giá các chi phí và lợi ích
(hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khiến nghị cụ thể.
Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ
được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng
tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Sau đây
là các công đoạn của giai đoạn này:
• Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
• Xây dựng các phương án của giải pháp.
• Đánh giá các phương án của giải pháp.
• Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải
pháp.
2.1.5. Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa
chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: trước hết là một tài liệu
bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ
thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và mô tả cả phần thủ công và
cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của
thiết kế vật lý ngoài là:
• Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
• Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).
• Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá.
• Thiết kế các thủ tục thủ công.
14
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân

• Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
15
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
2.1.6. Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học
hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách
nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử
dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính
của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau:
• Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.
• Thiết kế vật lý trong.
• Lập trình.
• Thử nghiệm hệ thống.
• Chuẩn bị tài liệu.
2.1.7. Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực
hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải
thiết lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:
• Lập kế hoạch cài đặt.
• Chuyển đổi.
• Khai thác và bảo trì.
• Đánh giá.
Cần phải lưu ý rằng kết quả của quá trình phân tích và thiết kế bao gồm hai
phần lớn: hệ thống thông tin và tài liệu về hệ thống.
16
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
2.2. Công cụ phân tích thiết kế hệ thống giúp xây dựng một phần
mềm
2.2.1. Sơ đồ luồng thông tin (IFD)
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức

động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế
giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:
• Xử lý
• Kho lưu trữ dữ liệu
• Dòng thông tin
Thủ công
Giao tác người
- máy
Tin học hoá
hoàn toàn
Thủ công
Tin học hoá

Tài liệu
17
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
• Điều khiển
Lưu ý
• Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ
hướng.
• Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ.
Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng
được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể hiện trên sơ đồ như
hình dạng (Format) của các thông tin vào/ ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực
hiện xử lý … sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có 3 loại phích: phích luồng
thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xữ lý.
• Loại thứ nhất: phích luồng thông tin có mẫu
Tên tài liệu:
Mô tả:

Tên IFD có liên quan:
Vật mang tin:
Nguồn:
18
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
• Loại thứ hai: phích kho chứa dữ liệu
• Loại thứ ba: Phích xử lý
Tên kho dữ liệu:
Mô tả:
Tên IFD có liên quan:
Vật mang:
Tên xử lý:
Mô tả:
Tên IFD có liên quan:
Phân ra thành các IFD con:
Phương tiện thực hiện:
Sự kiện khởi sinh:
Chu kỳ:
19
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống
2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ
luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng
dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm
tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ
mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực
thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.

Sơ đồ luồng
thông tin
IFD
Luồng
Kho dữ
liệu
xử lý
điều khiển
Phích
Phích
Phích
IFD
Phích
20
Khoá luận tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Các mức của DFD
• Sơ đồ ngữ cảnh (context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính
của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho
chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ
ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý
cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0.
• Phân rã sơ đồ: để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân
rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra
thành sơ đồ mức 0, tiếp sau là mức 1, mức 2 ..
• Các phích lô gíc: giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu
cho hệ thống. Có 5 loại phích logic: phích xử lý logic, phích luồng thông
tin, phích kho dữ liệu, phích tệp dữ liệu.
Tên người/ bộ phận
phát/ nhận thông tin
Tên tiến

trình xử lý
Nguồn hoặc đích
Dòng dữ liệu
Tiến trình xử lý
Kho dữ liệu
Tên dòng dữ liệu
Tệp dữ liệu
21