Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần trên địa bàn thành phố hà nội

21

pháp quản lý của nhiều CTCP LỜI
chưaMỞ
thật ĐÀU
hợp lý, hệ thống kiểm tra, giám sát
trong

1. Tính cấp thiết của Đề tài
công ty còn lỏng lẻo và chưa thực sự được tuân thủ nghiêm chỉnh. Có những
Ngày 7 tháng 11 năm 2006 đã diễn ra một sự kiện quan trọng, có ảnh
công
hưởng
ty chưa tách bạch giữa công tác quản trị, công tác điều hành và công tác kiểm
sâu sắc đến toàn bộ đời sổng kinh tế - chính trị của đất nước, đó là việc Việt
soát
Nam
nên sự kiêm tra giám sát hâu như không thực hiện được hoặc việc thực hiện
chính thức trở thành thành viên thứ 120 của Tổ chức Thương mại Thế giới
chỉ
(WTO).
mang tính chất lấy lệ, hình thức; có những công ty thì việc kiêm tra, giám sát
Việc gia nhập WTO sẽ mở ra những cơ hội lớn đồng thời cũng mangxem
lại
bị

những
nhẹ,
toàn bộ công việc phụ thuộc quá nhiều vào năng lực chuyên môn cũng
thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam. Điều đó đòi hỏi mồi doanh nghiệp
như

đạo
đều và tính chủ quan của các cá nhân. Một hệ thống kiếm tra giám sát yếu
đức
phải có chiến lược phát triển họp lý, có các biện pháp ngăn ngừa, giảm thiểu
kém
như
rủi sẽ rất dễ gây ra hiện tượng sai sót và gian lận trong công ty.
ro
vậy
nhàm đạt
mụcviên
tiêu Chuyên
đã đề ra.ngành
Đe đạtkếđược
trên
Là được
một sinh
toánthành
- kiêmcông
toán,
tôithương
đặc biệttrường
quan
trong
tâm
bối cảnh
cạnh
ngày
càng
khốc

liệt hệ
và thống
gay gắt
đòi hỏi
công
tác quản
lý,
đến
các vấn
đềtranh
về xây
dựng,
hoàn
thiện
KSNB
trong
doanh
nghiệp.
quản
Thực

trị

doanh
tác kiếm
- kiểm
soáttôinói
tế
khảonghiệp
sát mộtnói

số chung
CTCP và
trêncông
địa bàn
Thànhtraphổ
Hà Nội
đãriêng
có cơcần
hộiphải
tìm
hiểu
hết

sức

sâu
thêm về
thực vì
trạng
thống
nay thiện
tại cáchệcông
ty kiểm
này, bên
coi trọng.
Chính
vậy,hệviệc
xâyKSNB
dựng hiện
và hoàn

thống
soátcạnh
nội
những
mặt đạt được, còn một số mặt hạn chế mà theo tôi cần phải cải thiện đê
bộ
có
(KSNB) trở thành một yêu cầu cấp thiết với các doanh nghiệp nói chung và
thê
các đảm bảo được tính bền vững và nâng cao hiệu quả hoạt động của CTCP.
do trên,nóitôiriêng
đã chọn
tài: “Hoàn
thiện hệ
thong
công tyTừcônhững
phần lý
(CTCP)
- môđềhình
doanh nghiệp
phô
biến kiếm
nhất
soát
nội
trong
nền
bộ
trong
ty cố phần trên địa bàn Thành phố Hà Nộr làm đề tài nghiên

kinh
tế hộicông
nhập.
cứu Cổ phần hoá là tạo ra loại hình doanh nghiệp có nhiều chủ sở hữu,
luận
trongvăn Thạc sỹ đê có cơ hội bày tỏ quan
đó diêm của bản thân và góp phân đưa
có
ra


3

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

về đối tượng nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu hệ thống KSNB tại doanh nghiệp hoạt
động
theo mô hình CTCP.
về phạm vi nghiên cứu
Với số lượng CTCP ngày càng gia tăng như hiện nay, tác giả tiến hành
nghiên cứu trực tiếp tại hai CTCP bao gồm CTCP Xà phòng Hà nội (HASO)
đại
diện cho doanh nghiệp Nhà nước chuyển sang CTCP, là doanh nghiệp sản
xuất

và

CTCP Đầu tư tài chính Bất động sản TÔGĨ (TOGI) đại diện cho doanh nghiệp
tư

nhân cố phần hóa và có quy mô vốn tương đối lớn. Bên cạnh đó, tác giả đã
tiến
hành gửi phiếu điều tra tới 50 CTCP có quy mô vừa và lớn trên địa bàn Thành
phố
Hà nội và nhận được 15 phiếu trả lời, đạt 30%. Mầu phiếu điều tra và tóm
lược

kết

quả điều tra được trình ở phụ lục, qua đó rút ra những vấn đề còn tồn tại và đề
xuất
một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB, góp phần nâng cao hiệu
quả
hoạt động của các CTCP.
4. Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp: phương pháp nghiên cứu tài liệu;


4

CHƯƠNG 1. TỐNG QUAN VÈ HỆ THỐNG KIẺM SOÁT NỘI BỘ
TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN
1.1. NHỮNG VÁN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ
TRONG CỒNG TY CỎ PHẦN
1.1.1.

Lý luận chung về kiếm soát trong quản lý

Trong quan hệ với tổ chức bộ máy, quản lý là sự tác động có tổ chức, có
định
huớng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhàm sử dụng có hiệu quả
nhất

các

nguồn lực đã xác định đế đạt mục tiêu đã đề ra. Chủ thể quản lý ở đây chính là
bộ
máy quản lý của đơn vị, bao gồm cán bộ lãnh đạo các cấp và bộ phận cán bộ
chuyên
môn thực thi các nghiệp vụ quản lý, điều hành đơn vị. Đối tượng quản lý
chính

là

con người và sự vật, hiện tượng diễn ra trong đơn vị. Đối tượng quản lý có
nhiều
đặc tính khác nhau do đó trong quá trình quản lý cũng phát sinh những vấn đề
phức
tạp ở mức độ khác nhau. Mục tiêu quản lý của đơn vị là sau một quá trình
quản

lý

có thê đo lường và lượng hóa được kết quả mà đơn vị phải hướng tới trong
một

thời

gian nhất định.
Toàn bộ quá trình quản lý bao gồm 2 khâu chính: khâu định hướng và
khâu
tổ chức thực hiện những hướng đã định. Ở mồi khâu, chức năng kiểm soát
luôn


5

các quyết định cụ thể để thực hiện.
Ở khâu tổ chức thực hiện những hướng đã định cần kết hợp các nguồn
lực
theo phương án tối ưu, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát diễn biến và kết quả
của
các quá trình đế điều hòa các mối quan hệ, điều chỉnh các mục tiêu nhằm đạt
kết
quả tối ưu.
Như vậy, kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo
ràng
các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch. Quy trình này bao gồm 3
bước
khác nhau: đo lường thành quả lao động, so sánh thành quả thực tế với một
chuẩn
mực nào đó và có hành động đê chỉnh sửa các sai lệch hoặc các chuân mực
không
phù hợp. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm ràng mọi hoạt động được
hoàn
tất theo những cách thức đưa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức.
Theo định nghĩa này, kiêm soát không phải là một giai đoạn hay một

khâu
của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ớ tất cả các giai đoạn của quá
trình

quản

lý. Vì vậy có thê hiêu kiêm soát là một chức năng của quản lý. Tuy nhiên,
chức
năng này cũng thể hiện rất khác nhau tùy thuộc vào cơ chế kinh tế và cấp
quản

lý,

vào loại hình hoạt động cụ thê, vào truyền thống văn hóa cũng như những
điều

kiện

kinh tế xã hội khác của mồi nơi trong từng thời kỳ lịch sử cụ thê.
Một cách tổng quát, kiểm soát có thể được phân thành kiểm soát trực


6

tính toán, ghi chép, tổng hợp và báo cáo. Trong trường hợp thông tin được xử
lý
bàng hệ thống máy tính thì kiểm soát xử lý được thực hiện thông qua chức
năng

xử

lý bằng điện toán.
Kiêm soát bảo vệ là các biện pháp, quy chế kiêm soát nhằm đảm bảo sự
an
toàn của tài sản và thông tin trong đơn vị. Các trọng điêm nhăm vào mục đích
này
bao gồm:
Một là: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là phân định
trách
nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép về tài sản, hạn chế sự tiếp cận trực
tiếp
của người không có trách nhiệm với tài sản và sô sách của đơn vị khi chưa
được
phép của người quản lý. Chẳng hạn ban hành và thực hiện quy chế kiếm soát
việc

ra

vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chừa tài sản, kiểm soát việc tham khảo
các

tài

liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy vi tính.
Hai là: Hệ thống an toàn. Ví dụ nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo
động,
báo cháy, cài đặt mã truy cập thông tin...
Bà là: Kiểm kê hiện vật và xác nhận của bên thứ ba
Kiếm soát tống quát là sự kiếm soát tông thê đối với nhiều hệ thống,
nhiều

công việc khác nhau. Trong môi trường tin học hóa quản lý ớ mức độ cao thì
kiêm
soát tổng quát thuộc chức năng của phòng điện toán. Muốn đánh giá kiểm soát
trong trường hợp này phải sử dụng các chuyên gia am hiểu về máy tính.


7

tin cậy của các thông tin, hảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, hảo
đảm

hiệu

quả của các hoạt động
Theo đó, KSNB là một chức năng thường xuyên của đon vị, tồ chức và
trên
co sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong tùng khâu công việc đề tìm ra biện
pháp
ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đon vị.
• Bảo vệ tài sản của đơn vị

Tài sản của đon vị được bảo vệ bao gồm tài sản hữu hình, tài sản vô
hình

và

các tài sản phi vật chất khác như: sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng... của
doanh nghiệp.
• Báo đảm độ tin cậy của thông tin

Thông tin muốn nói ở đây chủ yếu là thông tin kinh tế tài chính do bộ
máy

kế

toán xử lý và tông hợp. Thông tin này cần được bảo đảm độ tin cậy bởi đó là
căn

cứ

quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Các thông tin
cung
cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác, tin cậy về thực
trạng
hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt
động
kinh tế tài chính.
• Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các
quyết
địnhsau:
và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của
như


“KSNB gồm kế hoạch tô chức và tất cả những phương pháp, hiện pháp
phổi
hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh đê bảo vệ tài sản của tô chức,
kiêm

tra

độ chính xác vù độ tin cậy của các thông tin kể toán, thúc đây hiệu quả hoạt
động
và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã để ra
Theo quan niêm này thì hệ thống KSNB cũng có xu hướng thiên về
phục

vụ

các mục tiêu của doanh nghiệp gần với quan niệm của liên đoàn kế toán quốc
tế.
Quan điếm của chuần mực kiêm toán Việt Nam (VSA)
Theo VSA 400 Hệ thống KSNB được định nghĩa như sau: “Hệ thống
KSNB
là các qui định và các thủ tục kiêm soát do đơn vị được kiêm toán xây dựng
và

áp

dụng nhăm đảm bảo cho đon vị tuân thủ pháp luật và các quỉ đinh đê kiêm
tra,

kiêm

soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; đê lập Báo cáo tài chỉnh trung
thực
và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài sản của đon vị. Hệ thong
KSNB

bao gồm môi trường kiêm soát, hệ thong kế toán và các thủ tục kiêm soát”.
Trong đó:
Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà
đơn
vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập Báo cáo tài
chính.
Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và


9

năng tài chính kế toán mà còn có liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau như
hành
chính, quản lý, nó không chỉ thuộc về nhà quản lý mà đòi hỏi phải có sự phối
họp
đồng bộ của tất cả thành viên trong tổ chức.
KSNB được phân biệt thành hai dạng là kiếm soát kế toán và kiếm
soát
quản lý.
KSNB về kế toán là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà
Ban
Giám đốc chịu trách nhiệm tô chức, thiết lập nhằm tập trung vào các hệ thống
cung
cấp số liệu cho việc đưa ra quyết định như: hệ thống sổ sách kế toán, Báo cáo
tài
chính cùng các phương tiện sử dụng để xác định, định lượng phân loại thông
tin.
Mục tiêu của KSNB về kế toán là đảm bảo tin cậy, tính xác thực và toàn vẹn
của
thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ nhàm đưa ra các biện pháp bảo vệ

tài

sản

và thẩm tra sự tồn tại của tài sản đó.
KSNB về quản lý là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà
Ban
Giám đốc chịu trách nhiệm tô chức thiết lập nhằm:
- Đảm bảo sự tuân thủ của tồ chức đối với các chính sách, kế hoạch,

thủ

tục

pháp luật và các quy định hiện hành, tù’ đó tránh các sai phạm do thiếu tuân
thủ.
- Đe ra những chuẩn mực điều hành rõ ràng để định hướng việc sử

dụng

các


10

theo tùng vùng.
Nội dung chủ yếu của mồi hoạt động kiểm soát quản lý cũng tùy thuộc
vào
loại hình hoạt động. Với hoạt động kinh doanh thì mục tiêu là lợi nhuận nên
kiêm

soát sẽ hướng tới việc xem xét hiệu quả của vốn, lao động, tài nguyên. Với
hoạt
động sự nghiệp thì mục tiêu hoạt động lại là thực hiện tốt các nhiệm vụ về xã
hội,
vê quản lý với chi phí hợp lý nên kiêm soát thường xem xét tính tuân thủ và
hiệu
năng của quản lý. Kiểm soát quản lý phù họp với các loại kiểm soát các hoạt
động
nhân sự, kiểm soát tổ chức, kiểm soát chất lượng kỳ thuật...
Như vậy, kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý có vai trò như nhau và
luôn
hỗ trợ cho nhau. Tuy nhiên, kiểm soát kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến tính
chính
xác của thông tin kế toán hơn là kiểm soát quản lý. Kiểm soát quản lý gắn liền
với
trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là điếm xuất phát đổ thành
lập
kiểm soát kế toán.
1.1.3.

Vai trò chủ yếu của Hệ thống kiểm soát nội bộ

Từ những khái niệm nêu trên về hệ thống KSNB đã phần nào giúp
chúng

ta

nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp nói
chung
và CTCP nói riêng. Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ mang lại cho công ty

11

và điều hành, một hệ thống KSNB vừng mạnh sẽ góp phần minh bạch hóa,
nâng
cao hiệu quả hoạt động, qua đó tạo dựng lòng tin của cổ đông đối với công ty.
Do
vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát đang là vấn đề cần đuợc
quan
tâm hàng đầu của nhiều công ty, đặc biệt là các CTCP.
Đe thực hiện thành công các biện pháp KSNB đòi hỏi các CTCP cần
tuân

thủ

chín nguyên tắc chung:
Thứ nhất là một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá
trị

đạo

đức và phân công trách nhiệm rõ ràng;
Thứ hai là quy trình hoạt động và quy trình KSNB được xác định rõ
ràng
bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty;
Thứ ba là các hoạt động rủi ro được phân tích rõ ràng giữa nhũng nhân
viên
khác nhau;
Thứ tư là tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích

hợp;
Thứ năm là mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống KSNB;
Thứ sáu là trách nhiệm kiêm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;
Thứ bảy là định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;
Thứ tám là mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn
bản;
Cuối cùng là định kỳ phải kiêm tra và nâng cao hiệu quả của các biện
pháp KSNB.
Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế
hoạch,


12

loại hình KSNB.
Các nhân tố thuộc môi trường kiếm soát chung chủ yếu liên quan đến
quan
điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý CTCP.
Trên
thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiềm soát trong các hoạt động
của

một

tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại CTCP đó. Neu các nhà
quản

lý

cho rằng công tác kiểm tra, kiếm soát là quan trọng và không thể thiếu được

đối

với

mọi hoạt động trong đon vị thì mọi thành viên của đon vị đó sẽ có nhận thức
đúng
đắn về hoạt động kiểm tra kiếm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế
độ

đề

ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà
quản

lý

thì chắc chắn các quy chế về KSNB sẽ không được vận hành một cách có hiệu
quả
bởi các thành viên trong CTCP.
Các nhân to trong môi trường kiếm soát bao gồm:
Đặc thù về quản lý
Các đặc thù về quản lý đề cập tới quan điềm khác nhau trong điều hành
hoạt
động CTCP của nhà quản lý. Các quan điêm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến
chính
sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong
CTCP.

Bởi

vì chính sách nhà quản lý này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sê phê


13

bước thực hiện công việc.
Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các
nhà
quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Thứ nhất là thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ
hoạt
động của CTCP, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng
chéo

giữa

các bộ phận.
Thứ hai là thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý
nghiệp

vụ,

ghi chép sổ và bảo quản tài sản.
Thứ ba là đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt
được
hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
Chính sách nhân sự
Sự phát triến của một doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên
và
họ luôn là nhân tổ quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể

trực

tiếp

thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của CTCP. Neu nhân viên có
năng
lực và tin cậy, nhiều quá trình kiêm soát có thê không cần thực hiện mà vẫn
đảm
bảo được các mục tiêu đề ra của KSNB. Ngược lại, mặc dù CTCP có thiết kế
và

vận

hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân
viên

kém

năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ


14

túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu
hiệu.
Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực
hiện

kế

hoạch, theo dõi nhũng nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhàm phát hiện
những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
Ban kiêm soát
Ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất
của
CTCP như thành viên của HĐQT nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản
lý

và

những chuyên gia am hiêu về lĩnh vực kiểm soát. Ban kiêm soát thường có
nhiệm
vụ và quyền hạn sau:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty;
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ;
- Giám sát tiến trình lập Báo cáo tài chính;
- Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban Giám đốc với các kiểm

toán
viên bên ngoài.
Môi trường kiêm soát
Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào
các
nhân tổ bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà
quản
lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà
quản
lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục KSNB. Thuộc
nhóm

các


15

hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết:
Mục tiêu tỉnh cỏ thật: Yêu cầu các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ
pháp

lý

đế tránh trường họp ghi những nghiệp vụ giả không tồn tại. Căn cứ đó là
những
chứng từ họp lý, hợp lệ theo đúng quy định của Nhà nước.
Mục tiêu sự phê chuân: Các nghiệp vụ phải được phê chưẩn đúng đắn
trước
khi thực hiện. Sự phê chuẩn này là của những người có thẩm quyền trong đơn
vị
nhằm đảm bảo không có sự lừa đảo, tham ô, chiếm đoạt tài sản đơn vị.
Mục tiêu tỉnh đầy đủ: Các nghiệp vụ hiện có phải được ghi sổ đầy đủ,
không
được loại bỏ, dấu bớt, để ngoài sổ sách.
Mục tiêu sự đánh giả: Các nghiệp vụ phải được đánh giá đúng đắn,
không

đê

xảy ra sai phạm trong tính toán và áp dụng chế độ kế toán.
Mục tiêu sự phận loại: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng
đắn

theo cơ cấu tài khoản của đơn vị và được ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách
có
liên quan.
Mục tiêu về tính đủng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh
đúng

lúc

đảm bảo sự chính xác của Báo cáo tài chính
Mục tiêu về quả trình chuyên sô và tông hợp: Các nghiệp vụ kinh tế
phải

ghi

đúng đắn vào sô phụ và tông họp chính xác đế phản ánh trung thực tình hình
tài
chính của đơn vị.


16

thủ tục kiểm soát là:
Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ
thể
cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân
nhiệm
rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc sai sót ít xảy ra và khi xảy ra
thường
dễ phát hiện bằng việc không cho phép một cá nhân, một bộ phận nào thực

hiện
toàn bộ các khâu của một công việc.
Nguyên tẳc bất kiêm nhiệm
Nguyên tác này yêu cầu phải có sự tách biệt về trách nhiệm đổi với một
sổ
công việc như sau:
Một là cách ly bảo quản tài sản với kế toán: Việc làm này nhằm tránh
rủi

ro

xảy ra là nhân viên kiêm cả hai chức năng này sẽ bán tài sản và sửa lại sổ sách
làm
lợi cá nhân.
Hai là tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và ghi sổ sách
Ba là tách biệt giữa trách nhiệm xét duyệt và ghi sô
Bốn là tách biệt giữa chức năng kế toán và tài chính
Năm là tách biệt giữa chức năng thực hiện và kiểm soát
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuân
Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho
quyết
định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình uỷ
quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống


17

1.2.4.

Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ (KTNB) là một bộ phận độc lập được thiết lập trong
đơn

vị

tiến hành công việc kiềm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản
trị

nội

bộ đơn vị.
- Theo các chuẩn mực thực hành KTNB do Viện kiểm toán nội bộ Hoa

Kỳ
ban hành năm 1978, “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập
được
thiết kế trong một tổ chức đế kiếm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức
như

là

một hoạt động phục vụ cho một tổ chức”. Mục tiêu của KTNB là giúp đờ các
thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả.
- Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), “Kiếm toán nội bộ một hoạt

động
đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho
doanh
nghiệp đó, các chức năng kiếm tra, đảnh giá và giám sát thích hợp và hiệu

quả
của hệ thống kế toán và KSNB”. Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ
thống KSNB của CTCP, bộ phận KTNB cung cấp một sự quan sát, đánh giá
thường
xuyên về toàn bộ hoạt động của CTCP, bao gồm cả tính hiệu quả của việc
thiết

kế

và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB.
Bộ phận KTNB hữu hiệu sẽ giúp CTCP có được nhũng thông tin kịp
thời

và

xác thực về các hoạt động trong CTCP, chất lượng của hoạt động kiểm soát
nhằm
kịp thời điêu chỉnh và bô sung các quy chê kiêm soát thích họp và hiệu quả.


18

nguyên nhân sau:
Chỉ phí họp lý: Đa số những nhà quản lý sê không muốn thực hiện thủ
tục

kiểm

soát mà chi phí lớn hon lợi ích nó mang lại. Vì vậy họ có khuynh hưóng triển
khai

một

hệ thống kiểm soát cung cấp sự đảm bảo họp lý hơn là sự đảm bảo tuyệt đối.
Sự giới hạn cố hữu: Cho dù hệ thống do con người thiết kế ra là lý
tưởng

nó

vẫn phụ thuộc vào khả năng và tính độc lập của người sử dụng nó. Cụ thể nêu
ra
những giới hạn sau:
Sự thông đồng: Vì những chính sách, thủ tục nâng cao hiệu quả KSNB
dựa
trên sự phân chia trách nhiệm và bất kiêm nhiệm nên kiểm soát sẽ bị phá vờ
nếu

xảy

ra sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau.
Lạm dụng quyền quản lý: Hệ thống KSNB do nhà quản lý thiết lập và
điều
hành nên nó chỉ có tác dụng kiểm soát ở cấp thấp thường không có hiệu quả ở
cấp
cao nếu nhà quản lý có ý định gian lận.
Hầu hết các biện pháp kiêm soát đểu tập trung vào những sai phạm dự
kiến
nên khó phát hiện những sai phạm đột xuất, bất thường.
Sai phạm có thê xảy ra nếu nhân viên thiếu thận trọng, xao lãng, sai
lầm

trong xét đoán hoặc hiêu sai các chỉ thị của câp trên.
Các thủ tục, chỉnh sách kiếm soát có thê bị lôi thời trong điểu kiện thực
tế

đã


19

Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó:
❖ Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;
❖ Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là ba

và
không hạn chế số lượng tối đa;
Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của
doanh
nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;
❖ Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho

người

khác,

trừ trường họp quy định tại khoản 3 Điều 81 và khoản 5 Điều 84 của Luật này.
CTCP có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận
đăng

ký

kinh doanh.
CTCP có quyền phát hành chứng khoán các loại đổ huy động vốn.
Bộ máy tổ chức quản lý CTCP bao gồm:
Đại hội đồng cố đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là
cơ
quan quyền lực cao nhất của công ty, quyết định nhũng vấn đề được Luật
pháp

và

điều lệ công ty quy định, trong đó có việc thông qua các Báo cáo tài chính
hàng
năm và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo. Đại hội đồng cổ đông sẽ bầu ra
HĐQT và Ban kiểm soát của công ty.
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý có toàn quyền nhân danh công
ty

đế

quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ
những

vấn

đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. HĐQT có trách nhiệm bổ
nhiệm

và

20

chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được
giao.
Các phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước
giám
đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã
được
giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước
và
điều lệ của công ty.
1.4.1.2.

Đặc trưng và tính ưu việt của công ty cổ phần

Khả năng hoạt động của CTCP rất rộng, trong hầu hết lĩnh vực, ngành
nghề.
Mồi cổ đông của CTCP tùy theo khả năng có thể góp một hoặc nhiều cổ
phần.
Điều này tạo ra khả năng huy động nguồn vốn nhanh, với khối lượng lớn
trong

xã

hội thông qua phát hành cô phiêu. Đây là đặc điêm riêng có của CTCP.
Vốn cổ phần được tự do chuyển nhượng, thừa kế, chuyển đổi theo quy
định
của pháp luật và điều lệ của công ty. Vì vậy phạm vi đối tượng được tham gia
CTCP

là

rất rộng, ngay cả cán bộ công chức cũng có quyền mua cổ phiếu của CTCP.
Chế độ trách nhiệm của CTCP là chế độ trách nhiệm hữu hạn, các cổ
đông
chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong
phạm

vi

vốn góp nên mức độ rủi ro của các cổ đông không cao.
Vì vậy mà CTCP có những ưu điểm nổi trội sau:
CTCP có khả năng huy động vốn nhanh chóng, kịp thời với quy mô


21

Phương thức quản lý CTCP tạo ra sự ràng buộc và giám sát lẫn nhau
giữa
đại hội đồng cổ đông, HĐQT, Ban kiểm soát và Ban Giám đốc điều hành. Đây
là
phương thức quản lý chặt chẽ.
CTCP được phát hành cổ phiếu, trái phiếu và thường là do nhiều cá
nhân,

tổ

chức nắm giữ. Mặt khác, các cổ phiếu có thể chuyển nhượng, người đầu tư có
thể
mua cổ phiếu của nhiều công ty khác nhau, nhiều lĩnh vực khác nhau do vậy

sự

rủi

ro được phân tán, giảm bớt ton thất cho nhà đầu tư. CTCP với cơ chế phân tán
rủi

ro

trong kinh doanh sẽ hạn chế một cách hiệu quả những tác động tiêu cực về
kinh

tế

-

xã hội khi công ty rơi vào tình trạng phá sản.
Tuy nhiên, CTCP vẫn còn những mặt trái của nó, thê hiện trên các
diêm:
Việc thành lập CTCP phức tạp hơn các loại hình công ty khác do bị
ràng
buộc chặt chẽ bởi các quy định của pháp luật, đặc biệt là về chế độ quản lý,
chế

độ

tài chính kế toán. Sau khi đã được thành lập thì việc hoạt động của CTCP để
đảm
bảo phát triển và tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật cũng là một bài toán khó.
Mặc dù các cổ đông đều có quyền và nghĩa vụ đối với hoạt động của

công
ty, nhưng các cổ đông lớn vẫn có điều kiện để thao túng hoạt động cũng như
chiến
lược phát triển của công ty. Mức độ can thiệp vào hoạt động kinh doanh tùy


22

Mục tiêu thứ nhất là hảo vệ tài sản của công ty
Khối lượng tài sản CTCP rất lớn và thuộc sở hữu của rất nhiều cổ đông
-

là

tài sản chung. Tuy vậy các cổ đông lại không trực tiếp quản lý tài sản và nắm
rõ
được đặc điểm tài sản của công ty. Do đó bảo vệ tài sản của công ty là một
việc

làm

tất yếu.
Mục tiêu thứ hai là đảm hảo độ tin cậy của các thông tin
Một đặc trưng nôi bật của CTCP đó là sự tách biệt rõ ràng giữa quyên
sở
hữu, quyền quản lý và quyền kiềm soát. Các chủ sở hữu công ty chỉ nắm được
tình
hình của công ty gián tiếp thông qua các Báo cáo tài chính và báo cáo quản
trị.

Mặt

khác, số lượng cô đông nhỏ lẻ là rất lớn, danh tính lại thay đôi thường xuyên
do

đặc

điểm dễ chuyển giao quyền sở hữu. Do vậy CTCP phải công bố công khai,
minh
bạch và trung thực kết quả hoạt động của công ty cho các cổ đông bên ngoài,
phục
vụ cho họ trong việc ra các quyết định kịp thời. Chính vì vậy, thông tin cung
cấp
phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng
hoạt
động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động
kinh

tế,

tài chính. Đây là một mục tiêu vô cùng quan trọng, có tính chất sống còn đối
với


23

Mục tiêu thứ tư là đảm hảo hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản
lý.
CTCP có khả năng huy động vốn với quy mô lớn trong thời gian ngắn,
số

lượng người sở hữu trong công ty là không giới hạn và luôn luôn biến động.
Khác
với các doanh nghiệp khác ví dụ như đối với doanh nghiệp Nhà nước việc lãi
lồ

của

doanh nghiệp hoàn toàn do Nhà nước chịu nhưng trong CTCP việc lãi lỗ ảnh
hưởng
đến quyền lợi của từng cá nhân, từng cổ đông, có tầm ảnh hưởng rộng khắp
thậm
chí toàn xã hội. Do đó yêu cầu kiếm soát rất cao đòi hỏi các quá trình kiếm
soát


Năm
2005
2006
2007
Tron
Tron
Chỉ tiêu
Tổng Trong
Tổng
Tổng
g
g
sổ
sổ
số

đó:CT
26
25
24
đó:CT doanh đó:CT
doanh CP
doan
CP
CP
h 58
Nông lâm thủy nghiệp
60
18
19 nghiệp
72
26
sản
2,980
554
3,382
778
3,645
993
Công nghiệp
Bảng
2.1đôi
Biến
động
của
công

cố
phầncác
tại CTCP
Hà nộitrên
theođịangành
nghề kỉnh
Đi
vớiTHỤC
sự gia
tăng
về ty
số
lượng
bàn Thành
phố doanh
CHƯƠNG
2.
TRẠNG
HỆ
THÓNG
KIỂM
SOÁT
NỘI
BỘ
1,744
883
2,288
1,299 2,660
1,714
Xây dựng

Hà
nội,
TRONG
TY CỐ 2,554
PHẦN TRÊN
BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
8,294
1,771CỒNG
9,942
10,68 ĐỊA3,274
Thương mại
4
1,143đó là sự
295tăng trưởng
1,442 về chất446
1,684
Vận tải
lượng,
được phản606
ánh qua các chỉ tiêu kết quả
2.1.
ĐẶC
ĐIỂM
CỦA
CÔNG
TY
CÓ
PHẦN
TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH
3,571

1,197
4,628
1,753
5,456
2,454
Khác
Báng 2.3 Ket quả sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần tại Hà nội
kinh
17,79
4,718
21,74
6,849 24,20
PHÓ 9,067
Tổng số
2
0
1
Năm
HÀ NỘI VÀ CHỌN MẢU ĐIỀU TRA
2005
2006
2007
Tron
Chỉ tiêu
Tổng 2.1.1.
TôngđiểmTrong
Đặc
của công Tông
ty cổ phầnTron
g

g trên địa bàn Thành phố Hà
đó:CT
số
số
sô
đó:CT
CP
Nội
doanh
doanh đó:CT
CP doanh
CP
16,91
4,574 20,74
6,615
22,89
8,639
Vốn dưới 50 tỷ nghiệp
4
0 tâm của vùng kinh
5 tế trọng điểm phía Bắc đồng thời là
Hà Nội là trung
đồng
591trung 116
661
186
843
309
Vốn từ 50 tỷ
Nguồn số liệu: Cục thống kê Thành phố Hà nội

đồng
Nguồn
số liệu:
Cục
kê
Thành
phổHồ
HàChí
nộiMinh). Với những lợi thế
tâm kinh
tế lớn
thứ của
hai
cảthống
nước
(chi
sau
TP
Qua
thống
kê463
Thành
phổ
đến từ200
tỷ
287
28số liệu
339 Cục 48
1 19Hà nội cho thấy doanh thu
Vốn

200 tỷ
về
thuần Những con số trên đây đã phần nào phản ánh được sự phát triển đa dạng
đồng trở lên
17,79của
4,718
21,74
9,067
nhiều mặt
như kết
cấu hạ6,849
tầng tương24,20
đối tốt, tập
trung nguồn nhân lực với chất
Tổng số
2mồi năm tăng thêm0 xấp xỉ 50% so 1với năm trước; nếu năm 2005 doanh thu
các
CTCP,
phùđối
họp
vớithu
xu hút
thế
phát
kinh
xã hội
Thủ đô.
ĐV
Năm
lượng

tương
cao,
đượctriển
nguồn
lựctế đầu
tư của
cả trong
và ngoài nước
thuần
Chỉ tiêu
T
2005
2006
2007
Mặc dù đang phát triển ngày càng nhanh về số lượng tuy nhiên, trên
lớn
đạt
81.335 tỷ 81,335
đồng, thì sang
năm 2006 đạt
tới 123.537 tỷ đồng, và đến năm
Tỷ
123,537
183,951
thực
tế
đồngnên trong những năm qua Hà Nội đã đạt được thành tựu quan trọng trên
v.v...
Doanh thu thuần
2007

đã
Tỷ hết các CTCP
2,177
hầu
trên địa bàn4,272
Hà Nội là các8,880
công ty có quy mô nhỏ, vốn điều
đồnglên 183.951 tỷ đồng. Doanh thu tăng kco theo lợi nhuận trước thuế tăng,
Lợi nhuận trước thuế nhiều
tăng
Tỷ vực kinh tế6,465
5,628
8,212
Nộp ngân sách Nhà lệ
lĩnh
xã hội. Trong
giai đoạn 20022007, tốc độ tăng trưởng GDP
năm
đồng
nước
của
các công ty này đa phần từ 50 tỷ đồng trở xuống, chiếm tới hon 96%, các
của
2007 lợi nhuận trước thuế của các CTCP tăng đột biến lên đến 4 lần so với
công
Hà
nămNội đạt trung bình 10,12%/năm. Hà Nội là một trong nhũng địa phương
đóng
2005. Với kết quả kinh doanh đạt được các CTCP trên địa bàn Hà Nội đã
góp

đónglớn vào sự tăng trưởng chung của cả nước: “với 3,7% dân số và 0,3%
góp
diện
đáng kể vào Ngân sách Nhà nước. Trong năm 2007 mức đóng góp là 8.212tích
tỷ
đất
đồngliền so với cả nước, năm 2007, Hà Nội đã đóng góp trên 8% GDP, trên
10%
giá
mức cao nhất trong vòng 3 năm trở lại đây.
trị sản xuất công nghiệp, trên 8% kim ngạch xuất khấu, khoảng 13,8% tổng
2.1.2 Chọn mẫu điều tra
thu
Theo số liệu của Cục thống kê Thành phố Hà Nội thì tính đến hết năm
NSNN” [3]. Đe đạt những thành tựu nêu trên không the không kể đến sự đóng
2007,
góp Nguồn số liệu: Cục thống kê Thành phổ Hà nội
trên địa bàn Thành phố Hà Nội có tông cộng 9.067 CTCP lớn nhở đang hoạt


27

hình thức CTCP, tập trung kinh doanh chủ yếu vào lĩnh vực tài chính và đầu
tư

tài

chính vốn (đầu tư chứng khoán, đầu tư kinh doanh bất động sản,...) thuộc
thượng
tầng xã hội mà không thực hiện công việc sản xuất trực tiếp. Bên cạnh đó, tôi

đã
tiến hành gửi phiếu điều tra tới 50 CTCP có quy mô vừa và lớn (có vốn điều
lệ

trên

50 tỷ đồng) trên địa bàn Thành phổ Hà nội và nhận được 15 phiếu trả lời.
Trong

đó,

có 03 công ty thuộc lĩnh vực sản xuất; có 04 công ty thuộc lĩnh vực thương
mại

dịch

vụ; có 04 công ty thuộc lĩnh vực xây dựng; 01 công ty thuộc lĩnh vực đầu tư
tài
chính; 02 công ty thuộc lĩnh vục công nghiệp; và 01 công ty thuộc lĩnh vục
nông
lâm thủy sản. Đây là những công ty có quy mô vừa, độc lập trong công tác tài
chính
kế toán, hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực khác nhau, điều này sè mang
lại
cái nhìn phong phú và tổng quan hơn về hệ thống KSNB của các CTCP trên
địa

bàn

Thành phố Hà nội. Đẻ bài viết dễ theo dõi, sau đây tôi xin trình bày theo hình

thức
bám sát vào từng yếu tổ của hệ thống KSNB, áp dụng vào thực tế tại 02 công
ty

mà

tôi thực hiện nghiên cúư và các CTCP nằm trong diện khảo sát.
2.2. THỰC TRẠNG HỆ THÓNG KĨẺM SOÁT NỘI BỘ TRONG

CỒNG
CỚ PHÀN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI.

TY


28

hướng theo ISO, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng, nhờ vậy mà từ cán bộ
đến
nhân viên đều hiểu rõ công việc, quyền hạn và nghĩa vụ của mình. Bên cạnh
đó
Công ty cũng xây dựng một hệ thống các nội quy, quy chế tương đối hoàn
thiện,

rõ

ràng, dễ hiểu và dễ thực hiện do đó tạo điều kiện để tất cả cán bộ công nhân
viên
trong Công ty thực hiện triệt để và nghiêm túc, làm gia tăng hiệu quả công
việc

cũng như tăng cường hiệu quả cho công tác KSNB.
Việc xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO và việc ban hành
hệ
thống các nội quy, quy chế thê hiện ý thức và trách nhiệm của Ban Giám đốc
cũng
như đội ngũ quản lý Công ty về tầm quan trọng và sự cần thiết của hệ thống
KSNB
trong Công ty.
HASO tiền thân là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty
Hóa
chất Việt Nam. Sau khi chuyến đổi sang hoạt động dưới hình thức CTCP cho
đến
nay, vốn Nhà nước tại Công ty vẫn chiếm 80% vốn điều lệ và đến thời điểm
hiện
nay, các chức vụ quan trọng trong Công ty đều do Tổng Công ty bổ nhiệm.
Hiện
nay, Giám đốc Công ty kiêm giữ chức vụ Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT),
đồng
thời là đại diện phần vốn của Tổng Công ty tại Công ty. Lợi ích của việc này
là

mọi