Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mượn trả dựa trên thẻ từ

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lời nói đầu

Máy tính điện tử ra đời vào năm 1946 tại Hoa Kỳ, từ đó đã phát triển rất mạnh và
đến nay đã trải qua 5 thế hệ. Sự phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ tin học hiện nay,
ở bất kỳ một lĩnh vực nào cũng xuất hiện các hệ thống thông tin cùng các phần mềm ứng
dụng, hoạt động dựa trên các máy vi tính để hỗ trợ trong công việc, giúp cho chúng ta giảI
quyết nhanh chóng nhiều vấn đề đợc đặt ra
Trong xu hớng phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, việc tiếp cận với
công nghệ đòi hỏi mỗi ngời chúng ta phảI xác định cho bản thân phơng pháp tiếp cận nhanh
nhất. Việc cập nhật, phân tích, tổ chức và xử lý thông tin là vấn đề vô cùng quan trọng.
Để có thể xây dựng và triển khai một hệ thống thông tin. Chúng ta cần phảI tiếp
cận hệ thống, xác định đợc nhiệm vụ chính của hệ thống, các nguồn dữ liệu chính cần cung
cấp cho hệ thống. Từ đó, ta tổ chức và thiết kế hệ thống một các hợp lý nhất.
Hiện nay : Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
là một trong những hệ thống thông tin hiện đại và khá mới mẻ.
Đây là một hệ thống thông tin phức tạp và mang tính thực tế cao. Với những hiểu
biết có hạn. Em xin đợc trình bày cách tiếp cận, phân tích và thiết kế hệ thống nói trên, trong
những phần sau của để tài.

Phạm Quang Hiếu - Lớp 01B4- CNTH - Viện ĐH Mở HN 1
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
Đặt vấn đề
Từ trớc tới nay, khi học tập và nghiên cứu, ít nhiều chúng ta đã từng đọc và mợn
sách tại th viện. Ta thấy rằng, khi đến th viện, việc đầu tiên chúng ta phảI làm là viết phiếu
yêu cầu và nộp cho thủ th. Thủ th kiểm tra số thẻ bạn đọc và số sách yêu cầu mợn. Nếu thoả
mã thì tìm sách, lập phiếu mợn và giao sách cho bạn đọc. Ta thử hình dung, nếu việc quản lý
bạn đọc, quản lý sách, quản lý việc trả sách cũng đợc thực hiện thủ công nh vậy, thì sẽ phải
cần nhiều nhân sự, qua nhiều công đoạn .
Cùng với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là ngành khoa học máy tính.
Việc sử dụng chúng làm công cụ để phục cho cuộc sống ngày càng trở nên rộng rãi. Vậy thì

tại sao chúng ta lại không áp dụng tin học hoá vào khâu quản lý. Khi đó, việc quản lý thông
tin về sách, bạn đọc và hoạt động mợn trả sách sẽ trở nên đơn giản hơn. Bởi mọi thứ đều đợc l-
u trữ, xử lý trên máy tính thông qua chơng trình phần mềm. Các thông tin về sách, bạn đọc, m-
ợn trả đều đợc quản lý bằng cơ sở dữ liệu (CSDL). Việc thêm mới, cập nhật, thống kê tìm
kiếm sách hay bạn đọc đều đợc thực hiện nhờ chơng trình phần mềm cài đặt trên máy tính.
Một trong những cách đó là ta quản lý dựa trên thẻ từ. Theo cách này, mỗi bạn đọc khi làm thẻ
th viện sẽ đợc cấp một thẻ từ. Trên đó có ghi đầy đủ số thẻ, họ tên,Những thông tin này đã
đợc lu trong một cơ sở dữ liệu dùng để quản lý bạn đọc. Tơng tự nh vậy đối với sách, sau khi
đợc phân loại, ta dán cho mỗi quyển một mã vạch riêng. Mỗi mã vạch thể hiện thông tin của
một cuốn sách. Khi đến th viện, muốn mợn sách hoặc trả sách, bạn đọc đều phải xuất trình thẻ
đó để thủ th kiểm tra. Đối với cách quản lý thông thờng, để kiểm tra bạn đọc thủ th sẽ phải
nhập vào máy tính số thẻ của bạn đọc, máy tính kiểm tra, nếu hợp lệ thì bạn đợc phép tiến
hành các hoạt động mợn trả. Sau khi kiểm tra bạn đọc, để kiểm tra sách, thủ th cũng phảI nhập
mã sách vào máy tính. Đối với cách quản lý bằng thẻ từ thì toàn bộ thông tin bạn đọc sẽ đợc
mã hóa và lu trên thẻ từ. Khi bạn xuất trình thẻ, thủ th chỉ việc dùng máy quét thẻ từ đó. Máy
tính sẽ tự động đọc và kiểm tra các dữ liệu trên thẻ từ, sau đó sẽ đa ra các thông tin liên quan
đến thẻ từ đó. Máy quét thẻ từ đợc sử dùng để đọc thẻ từ và quét mã vạch của sách. Việc kiểm
tra sách cũng sẽ trở nên đơn giản hơn. Bởi vì thủ th sẽ không phảI nhập, mà chỉ việc dùng máy
để quét mã vạch của cuốn sách.
Với công nghệ dùng thẻ từ, việc quản lý sách, việc quản lý bạn đọc và các hoạt
động mợn, trả sách của bạn đọc sẽ đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian hơn và có độ chính xác
cao, bởi vì đều đợc tự động hoá. Tuy nhiên cho đến nay công nghệ thẻ từ dùng cho th viện ở
Việt Nam vẫn cha phát triển rộng rãi. Chi tiết về việc mô tả hệ thống, phân tích hệ thống và
thiết kế hệ thống sẽ đợc trình bày ở các phần sau của đề tài hệ thống quản lý thông tin bạn
đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ.
Phạm Quang Hiếu - Lớp 01B4- CNTH - Viện ĐH Mở HN 2
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
Nội dung đề tài các phần chính sau:
Phần I: Mô tả hệ thống.
Quy trình hoạt động gồm các chức năng chính:

Quản lý bạn đọc
Quản lý sách
Quản lý mợn trả
Thống kê và tìm kiếm
Mẫu biểu:
Mẫu đơn đăng ký làm thẻ th viện.
Phần II: Phân tích hệ thống.
Phân tích hệ thống về chức năng :
Sơ đồ chức năng nghiệp vụ.
Sơ đồ dòng dữ liệu:
+ sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh.
+ các sơ đồ dòng dữ liệu mức dới đỉnh.
Đặc tả tiến trình
Phân tích dữ liệu.
Mô hình thực thể liên kết
Mô hình dữ liệu quan hệ
Phần III: Thiết kế hệ thống.
Một số giao diện chính.
Cơ sở dữ liệu.
Phạm Quang Hiếu - Lớp 01B4- CNTH - Viện ĐH Mở HN 3
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
Phần I : Mô tả hệ thống
I. mô tả hoạt động của hệ thống :
Hệ thống quản lý th viện dựa trên thẻ từ đợc xây dựng nhằm mục đích. Giúp cho
thủ th quản lý bạn đọc, quản lý sách, theo dõi các hoạt động mợn, trả sách của bạn đọc, in các
báo cáo thống kê, in phiếu đòi sách, in phiếu phạt, một cách nhanh chóng mà không phảI thực
hiện nhiều thao tác. Qua hệ thống này, bạn đọc cũng sẽ không phải mất nhiều thời gian để
loàm thủ tục mợn, trả sách. Th viện có thể có nhiều phòng đọc. Hệ thống máy tính dùng để
đọc thẻ từ và quét mã vạch sách, dự kiến sẽ đợc đặt gần của ra vào của mỗi phòng đọc. Hệ
thống sẽ bao gồm các chức năng chính sau:

1.Chức năng quản lý bạn đọc:
Nếu bạn đọc là ngời mới, để có thể mợn sách của th viện, bạn đọc phải đăng ký
làm thẻ th viện. Muốn làm thẻ th viện, bạn phải xin giấy giới thiệu, đến th viện nộp giấy giới
thiệu và khai đầy đủ các thông tin vào mẫu đăng ký làm thẻ th viện đã đợc thảo sẵn. Sau 1
tuần bạn sẽ nhận đợc thẻ bạn đọc là thẻ từ.
Khi bạn đọc đợc cấp thẻ, trên thẻ từ sẽ có một mã số riêng, đồng thời các thông tin
cá nhân của bạn đọc sẽ đợc cập nhật vào một cơ sở dự liệu trong máy tính. Bao gồm : Số thẻ,
Tên bạn đọc, Năm sinh, Giới tính, Nghề nghiệp, Trình độ, Ngày đăng ký, Ngày hết hạn, Nơi
công tác, Điện thoại, Địa chỉ liên hệ, Email. Cơ sở dữ liệu về bạn đọc, liên kết với các cơ sở dữ
liệu khác thông qua mã thẻ. Mỗi năm, bạn đọc phảI xin gia hạn sử dụng thẻ một lần. Nếu
không xin gia hạn, coi nh thẻ mất hiệu lực. Qua chức năng quản lý bạn đọc, thủ th có thể cập
nhật hồ sơ bạn đọc mới, thống kê, tìm kiếm bạn đọc, dễ dàng nắm bắt đợc những thông tin về
bạn đọc:
+ Các thông tin cá nhân của bạn đọc
+ Thẻ của bạn đọc có hợp lệ không
+ Đã hết hạn sử dụng hay cha
+ Đã xin gia hạn sử dụng cha
+ Bạn đọc hiện đang mợn những cuốn sách nào
+ Những vi phạm của bạn đọc nh : làm hỏng sách, mất sách
Thủ th sẽ dựa vào những thông tin này để quản lý và xử lý bạn đọc :
+ Gia hạn sử dụng thẻ nếu bạn đọc xin gia hạn và không vi phạm nội qui
+ Tạm dừng hạn sử dụng thẻ nếu bạn đọc vi phạm(làm hỏng hoặc làm mất sách)
2. Chức năng quản lý sách:
Chức năng quản lý sách sẽ làm các công việc :
+ Bổ sung sách mới
+ Cập nhật thông tin sách(xem, sửa, xoá)
+ Thống kê, tìm kiếm để biết tình trạng sách
+ In các báo cáo thống kê
Phạm Quang Hiếu - Lớp 01B4- CNTH - Viện ĐH Mở HN 4
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ

Sách mới đợc bổ sung bằng nhiều nguồn khác nhau. Tại đây sách đợc đánh số cá
biệt và phân loại theo: tác giả,ngày xuất bản, nhà xuất bản, lĩnh vực, ngôn ngữ,Các thông tin
về sách cũng đợc lu trong một cơ sở dữ liệu để quản lý. Mỗi cuốn sách sẽ đợc dán một mã
vạch riêng.
Cũng tơng tự nh chức năng quản lý bạn đọc, thủ th dùng chức năng này để bổ
sung sách mới. Thống kê, tìm kiếm sách theo tên tác giả, nhà xuất bản, ngày xuất bản, lĩnh
vực, ngôn ngữQua đó, thủ th có thể biết đợc tình trạng của sách trong th viện.
Thủ th sẽ in báo cáo theo tháng hoặc theo quí, báo cáo lên cấp trên về số sách mới
đợc bổ sung, về tình trạng của sách trong th viện. Sách quá cũ, rách nát, bị mất hoặc nội dung
không còn phù hợp nữa thì loại bỏ khỏi hệ thống, nghĩa là dữ liệu về cuốn sách đó sẽ bị xoá
khỏi cơ sở dữ liệu, không còn lu trữ trong máy tính nữa.
Th viện cũng cho phép bạn đọc dùng chức năng tìm kiếm để tìm kiếm những cuốn
sách mà mình cần tìm nhờ vào sự trợ giúp của hệ thống máy tính trong th viện. Bạn đọc chỉ có
thể xem thông tin về sách, tìm kiếm sách, nhng không thể xoá hoặc sửa những thông tin đó.
3. Chức năng mợn, trả sách:
Những mục trớc, đã nói về cách thức hoạt động của các chức năng : quản lý sách,
quản lý bạn đọc. Ta thấy rằng, các chức năng đó cha phải là đặc điểm vợt trội của hệ thống
quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ. Đặc điểm vợt trội của hệ thống
này đợc thể hiện ở chức năng mợn, trả sách.
Khi đến th viện, nếu đã có thẻ th viện, bạn đọc có thể tự mình tìm sách trong kho
sách hoặc dùng chức năng tìm kiếm trên máy tính. Sau khi đã tìm đợc những cuốn sách mà
mình muốn mợn, bạn đọc phảI đến nơI đặt hệ thống máy tính quét thẻ từ để làm thủ tục mợn.
Tại đây, cùng với sự trợ giúp của hệ thống, thủ th sẽ giúp bạn đọc làm thủ tục mợn sách.
Trớc tiên, thủ th dùng máy quét thẻ từ để kiểm tra thẻ th viện của bạn đọc. Máy
tính sẽ tự đọc số thẻ. Tìm bạn đọc trong cơ sở dữ liệu, xử lý dữ liệu và đa ra các thông báo:
+ Nếu thẻ bạn đọc hợp lệ(cha hết hạn sử dụng)
+ Nếu bạn đọc không nợ sách.
Thủ th dùng máy quét mã vạch của từng cuốn sách bạn đọc muốn mợn. Mỗi bạn
đọc chỉ đợc mợn tối đa năm cuốn sách. Máy tính sẽ ghi số thẻ bạn đọc và thông tin về những
cuốn sách bạn đọc mợn vào một bản ghi, trong cơ sở dữ liệu mợn trả.

Việc trả sách cũng đợc tiến hành tơng tự nh vậy. Khi bạn đọc đến trả sách, thủ th
cũng dùng máy quét thẻ từ để đọc số thẻ của bạn đọc. Máy tính sẽ tìm bản ghi chứa số thẻ của
bạn đọc, trong cơ sở dữ liệu mợn trả.
+ Nếu bạn đọc mang trả đủ sách
+ Nếu sách không bị hỏng
Sau đó quét mã vạch của từng cuốn sách bạn đọc mang trả. Máy tính sẽ tự động
xoá bản ghi khỏi cơ sở dữ liệu.
+ Nếu bạn đọc còn nợ sách, máy tính sẽ không xoá cả bản ghi mà chỉ xoá thông
tin những cuốn sách bạn đọc mang trả.
+ Nếu bạn đọc làm mất hoặc hỏng sách thì xử lý phạt.
Phạm Quang Hiếu - Lớp 01B4- CNTH - Viện ĐH Mở HN 5
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
ii. mẫu biểu :
1. Phiếu đăng ký làm thẻ th viện:
Th viện thành phố hà nội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập Tự do Hạnh phúc

phiếu đăng ký làm thẻ th viện
Họ và tên :..................................................................Nam,Nữ :............................................
Năm sinh :......................................................Nơi sinh :........................................................
Nghề nghiệp :.................................................Trình độ :........................................................
Địa chỉ cơ quan :....................................................................................................................
Địa chỉ nhà riêng :..................................................................................................................
Điện thoại :.........................................E-mail:........................................................................
Khi cần :
Báo tin cho ai :.......................................................................................................................
ở đâu :....................................................................................................................................
Tôi xin cam đoan những điều khai trên là hoàn toàn đúng.
Ngàythángnăm
Ngời khai ký tên

Phạm Quang Hiếu - Lớp 01B4- CNTH - Viện ĐH Mở HN 6
2 ảnh
3x4
2 ảnh
3x4
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
Phần II : Phân tích hệ thống
I. phân tích hệ thống về chức năng :
1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ :
Hệ thống này gồm có 3 chức năng chính. Mỗi chức năng chính lại đợc phân rã
thành các chức năng con:
a. Chức năng quản lý bạn đọc:
Quản lý hồ sơ bạn đọc :
- Cập nhật hồ sơ bạn đọc :
+ nhập mới hồ sơ bạn đọc
+ xem bản ghi
+ sửa bản ghi
+ xoá bản ghi
- Thống kê, tìm kiếm bạn đọc
Quản lý thẻ bạn đọc :
- Cấp thẻ bạn đọc
- Gia hạn thẻ bạn đọc
- Huỷ thẻ bạn đọc
b. Chức năng quản lý sách :
Cập nhật thông tin sách :
- Bổ sung sách mới
- Xem bản ghi
- Sửa bản ghi
- Xoá bản ghi
Thống kê, tìm kiếm sách

c. Chức năng quản lý hoạt động mợn trả :
Quản lý mợn sách :
- Kiểm tra bạn đọc
- Khống chế số lợng sách mợn
- Tạo và lu bản ghi trong kho mợn trả
Quản lý trả sách :
- Xác nhận bạn đọc trả sách
- Kiểm tra tình trạng sách
- Tìm và xoá bản ghi trong kho mợn trả
Báo cáo thống kê
- Thống kê sách mợn quá hạn
- In phiếu đòi sách

Phạm Quang Hiếu - Lớp 01B4- CNTH - Viện ĐH Mở HN 7
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
Phạm Quang Hiếu - Lớp 01B4- CNTH - Viện ĐH Mở HN
8
Sơ đồ chức năng nghiệp vụ:
Quản lý thư viện
Quản lý mư
ợn trả
Kiểm
tra bạn
đọc
Khống
chế số
lượng
sách
mượn
Bổ

sung
sách
mới
Quản lý
thẻ bạn đọc
Cấp
thẻ
bạn
đọc
Huỷ
thẻ
bạn
đọc
Gia
hạn
thẻ
bạn
đọc
Quản lý
bạn đọc
Cập
nhật
hồ sơ
bạn
đọc
Thống
kê, tìm
kiếm
bạn
đọc

Quản lý
hồ sơ bạn
đọc
Xem
bản
ghi
Xoá
bản
ghi
Sửa
bản
ghi
Tạo và
lưu
bản
ghi
Xác
nhận
bạn
đọc
trả
sách
Thống
kê
sách
mượn
quá
hạn
In
phiếu

đòi
sách
Tìm và
xoá
bản
ghi
Kiểm
tra tình
trạng
sách
Quản lý
sách
Cập nhật
thông tin
sách
Thống kê,
tìm kiếm
sách
Xem
bản
ghi
Sửa
bản
ghi
Xoá
bản
ghi
Nhập
mới hồ
sơ bạn

đọc
Quản lý
mượn sách
Quản lý
trả sách
Báo cáo
thống kê
Quản lý
bạn đọc
Quản lý
sách
Quản lý
mượn
trả
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
2. Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ (Data Flow Diagrams):
Một số ký hiệu sử dụng trong các sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ:
Chức năng hoặc tiến trình
Dòng dữ liệu
Kho dữ liệu
Tác nhân ngoài
Hệ thống quản lý thông tin sách, bạn đọc và mợn trả bằng thẻ từ gồm có :
a. Các chức năng chính :

b. Các kho dữ liệu chính :
c. Các tác nhân ngoài :

jjjjjjjjjjjjjjjjjjjjj
Phạm Quang Hiếu - Lớp 01B4- CNTH - Viện ĐH Mở HN 9
Kho bạn đọc

Kho sách
Kho mợn trả
Bạn đọc Thủ thư Nguồn cung cấp sách Ban giám đốc
thư viện
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
Phạm Quang Hiếu - Lớp 01B4- CNTH - Viện ĐH Mở HN
10
Quản lý
mượn trả
Bạn đọc
Bạn đọc
Nguồn cung
cấp sách
Sách
Mượn trả sách
Quản lý
bạn đọc
Quản lý
sách
Yêu cầu cấp thẻ
Trả lời
yêu cầu
Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh
Sách mới
Thông tin
sách cần tìm
Kết quả tra cứu
Yêu
cầu
mượn

sách
Trả
lời
yêu
cầu
Thủ thư
Thẻ bạn đọc
Mã vạch sách
Bạn đọc
Trả
Sách
Thông
tin phản
hồi
Bạn đọc
Ban giám đốc
thư viện
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
thống kê
Yêu
cầu
báo cáo
Báo cáo
thống kê