Tố chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai tại tồng cục quản lý đất đai bộ tài nguyên và môi trường

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ THÙY DƯƠNG

TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU Lưu TRỮ
PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DAT ĐAI TẠI TONG CỤC
QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI
- BỌ TÀI NGUỶÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
9

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƯU TRỮ

Hà Nội, 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THI THÙY DƯƠNG

TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU Lưu TRỮ PHỤC VỤ
CỒNG TÁC QUẢN LÝ DAT ĐAI TẠI TONG CỤC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI
- Bộ TÀI NGUYÊN VÀ MỒI TRƯỜNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: Lưu TRỮ
Mã số: 60 32 03 01

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS.
NGUYỄN MINH PHƯỚNG

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
dưới Sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Minh Phương, không
trùng lặp
với bất cứ công trình nào.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về những lời cam đoan trên.

Hoc viên

Nguyễn Thị Thùy Dương


MỤC LỤC


2.2.5 Khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác thống kê, Mần kê đất đái và hiện trạng
2.4
CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI
THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC vụ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI TẠI
TỒNG cục QUAN LÝ ĐẤT ĐAI - BỘ TÀI NGUYÊN YÀ MÔI TRƯỜNG .............
.............................................................................................................................. 92
3.1 Đe xuất giải pháp bổ sung hoàn thiện văn bản quy định của Tổng cục về công tác
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

109


DANH MỤC CHỮVIÉT TẮT
CNTT
CSDL
TNMT
TLLT
QLĐĐ

Công nghệ thông tin
Cơ sở dữ liệu
Tài nguyên và môi trường
Tài liệu lưu trữ
Quản lý đất đai

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Nội dung
Trang
Bảng 1.1: Cơ cấu tổ chức của Tồng cục Quản lý đất đai hiện nay
Bảng 1.2: Bảng Tông hợp sô lượng tài liệu đã được thu thập vào kho
lưu trữ từ năm 2009-2013
Bảng 1.3: Thông kê sô lượng đĩa tài liệu nộp vê Kho Lưu trữ từ 20102013
Bảngl. 4 :Phân loại tài liệu chuyên ngành
Bảng 1.5: Thông kê tài liệu hành chính quét (scan) năm 2013
Bảng 1.6: Phân loại thông kê hô sơ quét tại Tông cục Quản lý đât đai
Bảng 1.7: Thông kê sô giao nhân tài liệu dạng sô (đĩa CD,DVD)
Bảng 1.8: Mâu sô giao nhận tài liệu nộp lưu:
Bảngl.9 : Mâu sô xuât tài liệu lưu trữ

Bảng 1.10: Mầu sổ thống kê vị trí hồ sơ trong kho lưu trữ Tổng cục
Quản lý đất đai
Bảng 1.11: Mâu sô thông kê Kho Tông cục Quản lý đât đai
Bảng 1.12: Bảng kê các Hô sơ trong Mục lục hô sơ hành chính
Bảng 1.13: Mâu thông kê mục lục văn bản hành chính
Bảng 1.14: Mâu Sô thông kê mục lục hô sơ tài liệu chuyên ngành
Bảng 1.15: Mục lục bản đô hiện trạng sử dụng đât năm 2010
Bảng 1.16: Mục lục hô sơ tài liệu quét (scan):
Bảng 2.1: Quy trình khai thác trực tiêp
Bảng 2.2: Mầu sổ khai thác tài liệu trực tiếp tại Kho Lưu trữ Tổng
cục Quản lý đất đai
Bảng 2.3: Quy trình khai thác gián tiêp
Bảng 2.4: Thông kê kêt quả sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tông cục
Quản lý đất đai từ 2011-2013
Bảng 2.5: Kêt quả sô lượt người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ
2011-2013 tại Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai
Bảng 2.6: Thực tiên khai thác thông tin đât đai tại một sô tình
Bảng 2.7: Thông kê sô lượng người, sô hô sơ tài liệu lưu trữ được
khai thác từ 2011-2013 tại Tổng cục Quản lý đất đai


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa, sự с ấp thiết của đề tài
Tài liệu lưu trữ là một ừong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt
của mỗi dân tộc. Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác
sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội.
Tài liệu lưu trữ về đất đai được hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan đơn vị thuộc Tổng cục Quản lý đất đai, đóng vai trò quan trọng
trong quản lý nhà nước về đất đai. Đó là chứng cứ pháp lý chủ quyền về lãnh

thổ, quyền sở hữu, thể hiện quyền lực của nhà nước trong quản lý đất đai, sự
ứng xử con người với đất đai qua từng giai đoạn lịch sử. Các nước tiên tiến trên
thế giói đều rất coi trọng và lưu trữ tối đa các loại tài liệu này, đây cũng là một
phần thể hiện lịch sử của một quốc gia. Bởi thế, công tác lưu trữ tài liệu đất đai
ngày càng được chú trọng và phát triển nhờ áp dụng những tiến bộ của khoa học
công nghệ và sự hoàn thiện hơn các thể chế, chính sách về lưu trữ, quản lý và
chia sẻ dữ liệu. Tài liệu được lưu trữ tốt, đảm bảo đầy đủ, được tổ chức khoa
học, có khả năng truy cập rộng rãi sẽ làm tăng giá trị của tài liệu và thể hiện sự
minh bạch trong công tác quản lý hành chính về đất đai.
Công tác quản lý đất đai là một công việc quan trọng nên các nhà quản lý
phải thu thập nhiều nguồn thông tin đế đưa ra những quyết định chính xác, phù
hợp cho sự phát triển bền vững không những của ngành đất đai mà còn của toàn
xã hội. Mặt khác, do các hoạt động quản lý đất đai luôn có tính kế thừa và sáng
tạo nên cần sử dụng rất nhiều tài liệu đã có, những kết quả nghiên cứu đã đi
trước để tham khảo. Vì vậy, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả
sẽ góp phần quan trọng phục vụ lâu dài công tác quản lý đất đai.
Tài liệu về đất đai là loại tài liệu đặc thù, đóng vai trò quan trọng trong
lĩnh vực quản lý nhà nước về đất đai, được hình thành trong quá trình hoạt động
quản lý nhà nước về đất đai và đo đạc lập bản đồ. Tài liệu được lập ở tất cả các
đơn vị hành chính và các cấp hành chính, ở các thời kỳ lịch sử khác nhau và sử
dụng nhiều phương tiện kỹ thuật khác nhau. Do đó tài liệu về đất đai có những
đặc điểm riêng, đánh dấu sự phát triển ừong quản lý nhà nước về lĩnh vực đất
đai qua các giai đoạn lịch sử. Các loại tài liệu về đất đai thường có giá trị sử
dụng lâu dài, hay vĩnh viễn. Điều đó đồng nghĩa với việc để có thể sử dụng tài
liệu về đất đai lâu dài thì công tác lưu trữ phải thật sự được quan tâm và thực
hiện một cách khoa học, họp lý góp phần bảo vệ nguồn tài liệu lưu trữ, làm nền
tảng để xây dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin đất đai nhanh chóng kịp
thời, chính xác, tin cậy khi xã hội ngày càng phát triển, giúp cho công tác quản
lý đất đai chặt chẽ hơn nhằm đáp ứng yêu cầu thực tế.
Hiện nay, tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai của Tổng cục

Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường được lưu trữ tại Trung tâm Lưu
trữ và Thông tin đất đai thuộc Tổng cục Quản lý đất đai. Có thể nói, Tổng cục
trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường quản lý đầu ngành về lĩnh vực đất đai
trong cả nước. Vì thế, Tổng cục có nhiệm vụ tổ chức xây dựng hệ thống thông
9


tin, lưu trữ dữ liệu về đất đai; cung cấp thông tin về đất đai, Lưu trữ hồ sơ, dữ
liệu về đất đai theo quy định của pháp luật. Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất
đai là đơn vị sự nghiệp có chức năng giúp Tổng cục trưởng thực hiện việc thu
thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin, dữ liệu về đất đai; xây dựng cơ sở dữ
liệu đất đai, hệ thống thông tin đất đai và thực hiện các nhiệm vụ khác về đất đai
theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, công tác lưu trữ nói chung và công tác
tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác quản lý đất đai tại
Tổng cục Quản lý đất đai nói riêng còn nhiều hạn chế như: Tài liệu được thu
thập, bổ sung chưa đầy đủ do Tổng cục Quản lý đất đai mới được thành lập từ
2008 đến nay, cơ sở vật chất phục vụ việc tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu còn
thiếu, chưa bố trí được máy móc thiết bị phục vụ tra tìm hiệu quả, chưa ban
hành các văn bản quy định hướng dẫn cụ thể về nghiệp vụ, công tác thống kê lập
mục lục tài liệu đã được thực hiện nhưng chưa đảm bảo yêu cầu để ứa tìm thuận
lơi nên tài liệu lưu trữ chưa thực sự phát huy hết giá trị của nó. Trên thực tế,
công tác tố chức khai thác, sử dụng tài liệu về đất đai để phục vụ công tác quản
lý đất đai về cơ bản đã được thực hiện nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu, chưa
được quan tâm đúng mức và chưa được thực hiện một cách khoa học, hợp lý.
Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do chưa có quy định
thống nhất về việc giao nộp, thu nhận, lưu giữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu về
đất đai, tài liệu được thu thập hàng năm còn thiếu, chưa đầy đủ, kinh phí cho
việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu hạn hẹp chưa đáp ứng được yêu cầu khai
thác, các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu chưa phong phú và chủ yếu mới
phục vụ được cán bộ trong cơ quan là chính. Điều này gây khó khăn trong việc

quản lý lưu trữ tài liệu, khai thác sử dụng và cung cấp thông tin.
Đối vói công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan nếu
được thu thập thường xuyên, đầy đủ, hồ sơ có chất lượng sẽ thu hút được sự
quan tâm rất lớn của các nhà nghiên cứu, của độc giả đến nghiên cứu tài liệu,
đặc biệt là có giá trị trong việc phục vụ mục đích quản lý nhà nước về đất đai.
Sự tin cậy, tính xác thực của nội dung thông tin chứa đựng trong những tài liệu
lưu trữ về đất đai sẽ là một trong những yếu tố rất quan trọng đối với người khai
thác, sử dụng tài liệu góp phần nâng cao nhận thức, ý thức của nhiều lãnh đạo,
của từng cán bộ, công chức, viên chức ừong cơ quan.
Mặt khác, hiện nay các vụ khiếu kiện liên quan đến đất đai diễn ra thường
xuyên, liên tục và chiếm đến hom 90% các vụ khiếu kiện mà các cơ quan thanh
tra phải giải quyết mà nguyên nhân là do còn nhiều bất cập trong quản lý đất đai,
trong việc ban hành các văn bản pháp luật dẫn đến hiểu sai, làm sai và gây hậu
quả nghiêm trọng. Vì vậy, việc đẩy mạnh khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm
mục đích phục vụ hiệu quả công tác quản lý đất đai là một yêu cầu cấp thiết.
Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn nghiên cứu hiếu sâu hom về
thực tiễn khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai và đề ra các giải pháp góp
phần hoàn thiện việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công
tác quản lý đất đai đang được bảo quản tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài
1
0


3.

-

4.
-

nguyên và Môi trường nhằm phát huy giá trị của khối tài liệu này, tác giả đã lựa
chọn đề tài “Tố chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý
đất đai tại Tồng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường” làm nội
dung nghiên cứu của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Đe tài hướng tới 3 mục tiêu chính:
- Khảo sát tình hình công tác lưu trữ tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài
Nguyên và Môi trường và cách tổ chức lưu trữ ở đây;
- Giới thiệu tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai để phục vụ
công tác quản lý đất đai ở Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài Nguyên và
Môi trường - Những kết quả, hạn chế, nguyên nhân;
- Đe xuất các giải pháp chính nhằm góp phần đấy mạnh việc tố chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai.
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Đe đạt được 3 mục tiêu nghiên cứu, đề tài cần phải thực hiện các nhiệm vụ
nghiên cứu sau:
- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tổng
cục Quản lý đất đai;
Nghiên cứu nội dung của công tác quản lý đất đai;
- Nghiên cứu kinh nghiệm một số địa phương về khai thác sử dụng tài liệu
đất đai phục vụ công tác quản lý đất đai;
- Khảo sát và đánh giá việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý đất đai tại cơ quan lưu trữ của Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ
Tài nguyên và Môi trường;
- Khảo sát và đánh giá kết quả sử dụng khối tài liệu lưu trữ đất đai đã phục
vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên
và Môi trường;
- Nhận xét về tình hình khai thác, sử dụng khối tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý đất đai hiện đang được bảo quản ở Tổng cục Quản lý đất
đai quá đó có đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của các hạn chế

đó;
- Trên cơ sở phân tích nguyên nhân của các hạn chế để nghiên cứu đề xuất
các giải pháp chính nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ ở Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và
Môi trường phục vụ quản lý đất đai.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đổi tượng nghiên cứu của đề tài'.
+ Hệ thống lý thuyết về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;
+ Những kinh nghiệm về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Tổng cục
Quản lý đất đai và một số địa phương, một số nưóc về quản lý đất đai;
4- Thành phần, nội dung và ý nghĩa của khối tài liệu lưu trữ hiện đang được
bảo quản tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường;
1
1


4- Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai
phục vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên
và Môi trường;
- Phạm vỉ nghiên cứu của đề tài: đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu về việc sử
dụng tài liệu lưu trữ hiện được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ và Thông
tin đất đai, Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường để
phục vụ công tác quản lý đất đai ở Tổng cục Quản lý đất đai; phạm vi
khảo sát chủ yếu là tài liệu tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên
và Môi trường, ngoài ra còn có sự liên hệ, tìm hiểu thông tin tại một số Sở
Tài nguyên và Môi trường như Hà Nôi, Nghệ An, Quảng Ninh, Quảng
trị,... và trên website Lưu trữ và cơ quan quản lý đất đai ở một số nước
trên thế giói như Thụy Điển, úc, Hà Lan, Hàn Quốc...
Thời gian khảo sát tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý đất đai chỉ từ năm 2009-2013 do năm 2008 Tổng cục Quản lý

đất đai mới được thảnh lập.
5. Phương pháp nghiên cứu
Đe thực hiện được các mục tiêu đặt ra, trên cơ sở phương pháp luận của chủ
nghĩa Mác - Lênin (Chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử),
tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu như sau:
- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin về nhận thức khoa học giúp
cho người nghiên cứu có sự so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn
một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện,
là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra.
Đặc biệt, khi áp dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lê Nin đề
tài đã gắn lý luận vói thực tiễn, nghiên cứu về quy chế khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ ở một số địa phương và có sự liên hệ so sánh.
- Phương pháp khảo sát thực tế: vận dụng khi tiến hành khảo sát, đánh giá
thành phần, nội dung khối tài liệu lưu trữ liên quan đến công tác quản lý
đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài Nguyên và Môi trường;
khảo sát tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý đất đai tại Tổng cục và một số địa phương như Quảng
Ninh, Hà Tĩnh, Nghệ An, Quảng trị, Hà Nội, Đồng Nai, Thành phố Hồ Chí
Minh,...
- Phương pháp mô tả, thống kê: vận dụng khi tiến hành thống kê các văn
bản liên quan đến công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý đất đai
đã được Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tổng cục quản lý đất đai ban hành
từ trước tới nay;
- Phương pháp hệ thống: vận dụng khi tiến hành tổng hợp những vấn đề lý
luận và thực tiễn của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ,
đánh giá giá ữị của các tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai tại
Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường

1
2

-

Phương pháp phân tích - tổng hợp: vận dụng khi tiến hành tổng kết, đánh
giá về tình hình khai thác sử dụng khối tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý đất đai ở Tổng cục Quản lý đất đai; Đề xuất một số giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ ở Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường phục vụ
quản lý đất đai.
- Phương pháp phỏng vấn: được sử dụng khi phỏng vấn các chuyên gia về
Lưu trữ, chuyên gia về đất đai, các cán bộ lưu trữ có kinh nghiệm làm
việc tại Tổng cục,....
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là một hướng nghiên cứu được
rất nhiều người quan tâm. vấn đề này đã được nghiên cứu bởi các nhà lưu trữ
học của nhiều nước trên thế giói. Ở Việt Nam cũng đã có nhiều tác giả nghiên
cứu dưới các góc độ khác nhau như cuốn sách “Lý luận và thực tiễn công tác
Lưu trữ” của PGS. Vương Đĩnh Quyền chủ biên; các công trình nghiên cứu, các
bài viết đăng trên tập chí chuyên ngành như: “Quản lý và khai thác sử dụng tài
liệu nghe nhìn phục vụ hoạt động văn hóa đối ngoại trong thời kỳ đổi mới và hội
nhập” của tác giả Nguyễn Anh Thư -Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số
6/2010; “Vài nét về hoạt động khai thác sử dụng tài liệu khoa học kỹ thuật tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III của tác giả Lê Thị Lý, tạp chí Văn thư Lưu trữ
Việt Nam số 6/2010, ...Tuy nhiên, các bài viết này tập trung nghiên cứu về mặt
lý luận chung của công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, chỉ có một số bài
có đề cập đến các cơ quan cụ thể.
Khi thực hiện đề tài tôi cũng đã tìm hiểu một số cồng trình có liên quan
đến đề tài như sau:
- Đề tài “Nghiên cứu cơ sở lý luận, thực tiễn và đề xuất giải pháp nâng cao

chất lượng lưu trữ, cơ chế quản lý, khai thác và chia sẻ thông tin đất đai
phuc vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội” do Bà Nguyễn Thị Xuân
Hương, Tổng cục Quản lý đất đai làm chủ nhiệm đề tài được thực hiện từ
2011 - 2013 với mục tiêu chính là đề xuất mỏ hình lưu trữ, khai thác
thông tin đất đai phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội. Đe tài đi sâu
nghiên cứu xác định những vấn đề lý luận và đánh giá thực trạng tình
hình lưu trữ, khai thác và chia sẻ thông tin đất đai tại Việt Nam để từ đó
đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng lưu trữ, quản lý, khai thác và chia
sẻ thông tin đất đai và đề xuất mô hình lưu trữ hiện đại. Đe tài có phạm vi
nghiên cứu rộng và hướng tới đề xuất mô hình lưu trữ hiện đại. Tuy
nhiên, việc đề xuất các giải pháp cụ thể đối vói việc khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai
thì đề tài chưa đề cập đến.
Ngoài ra, tôi có tham khảo một số Luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp,
báo cáo khoa học của học viên, sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng đề cập đến vấn đề này như:
1
3


-Đề tài Luận văn thạc sỹ: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chuyên môn
bảo quản tại Trung tâm Khí tượng Thuỷ văn Quốc gia - Bộ Tài nguyên và Môi
trường”, Luận văn thạc sĩ của Dương Thị Hòa, năm 2009.
- Đe tài: “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản
lý đô thị ừong phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội” Luận văn
thạc sĩ của Đào Thị Thanh Xuân, năm 2010
- Đe tài Luận vãn thạc sỹ: “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
nghiệp vụ cảnh sát tại Cục hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát - Bộ Công an phục vụ
công tác đấu tranh phòng chống tội phạm”, Luận văn thạc sỹ của Ngô
Kim Phương, năm 2014

Tuy nhiên, qua nghiên cứu của tác giả, những công trình nghiên cứu trên
chủ yếu tập trung vào các hướng sau đây:
- Xây dựng cơ sở khoa học cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ;
- Nghiên cứu kinh nghiệm và khảo sát thực trạng công tác khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ tại từng cơ quan, từng lĩnh vực cụ thể, từ đó phân tích
hiệu quả của việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ữong thực tiễn.
Nhìn chung các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận, luận văn thạc sĩ,
các bài viết trên các tạp chí...đã đề cập khá cụ thể chi tiết về công tác khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ ở nhiều đơn vị nhưng chưa có đề tài nào đi sâu nghiên
cứu về tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác
quản lý đất đai. Vì thế, trong quá trinh thực hiện đề tài chúng tôi có tham khảo
và kế thừa nội dung về mặt lý luận chung về công tác này nhưng không trùng
lặp với bất cứ các công trình nghiên cứu trước nào trước đây.
7. Các nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình nghiên cứu, tiến hành thực hiện đề tài này, tôi đã tham khảo
các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, của Bộ Tài nguyên và Môi
trường về quản lý đất đai, các vãn bản quy định của Tổng cục Quản lý đất đai về
công tác tổ chức quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Giáo trình,
tài liệu khoa học, nghiệp vụ về lưu trữ; Các Báo cáo khoa học, khóa luận, luận
văn thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ có nội dung liên quan đến việc tổ chức khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đặc biệt là đối với khối tài liệu lưu trữ khoa học kỹ
thuật; một số đề tài của Tổng cục Quản lý đất đai, Bộ Tài nguyên và Môi trường
liên quan đến cơ sở lý luận, thực tiễn và giải pháp nâng cao chất lượng lưu trữ,
cơ chế quản lý, khai thác và chia sẻ thông tin đất đai phuc vụ mục tiêu phát triển
kinh tế - xã hội, các tư liệu chuyên ngành về quản lý đất đai; kinh nghiệm khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai của một số Sở Tài nguyên môi trường ở
địa phương; kinh nghiệm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một số chuyên ngành
như quy hoạch đô thị, khí tượng thủy văn; một số tài liệu giới thiệu liên quan
đến ngành Lưu trữ của nước ngoài (tài liệu dịch, tài liệu tiếng nước ngoài) và

nhiều bài viết, bài nghiên cứu ừao đổi trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam,

1
4


8.

9.
-

website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng như một số các website của
Lưu trữ nước ngoài.
Đóng góp của đề tài
Ket quả nghiên cứu đề tài có những đóng góp như sau:
- Giới thiệu đặc điểm các loại tài liệu lưu trữ về đất đai và cách tổ chức lưu
trữ tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường;
- Trình bày về tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai phục vụ
công tác quản lý đất đai ở Tổng cục Quản lý đất đai - Những kết quả,
những hạn chế, nguyên nhân;
- Đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai,
trong đó tập trung vào việc đề xuất:
+ Bổ sung hoàn thiện Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Tổng cục Quản
lý đất đai;
+ Đe xuất xây dựng Thông tư quy định về giao nộp, lun trữ, cung cấp, khai
thác và sử dụng dữ liệu về đất đai;
+ Lập dự án ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và tra tìm
khai thác sử dụng tài liệu đất đai để phục vụ công tác quản lý đất đai
Ngoài ra có một số đề xuất kiến nghị đối với Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước

trong việc phối họp nghiên cứu ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác lưu
trữ tài liệu đất đai.
Bố cục của đề tài
Luận vãn được trình bày theo 3 phần chính:
PHẦN MỞ ĐẦU
PHẬN NỘI DUNG
PHẦN KẾT LUẬN
Phần Nội dung, gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về Công tác lưu trữ tài liệu đất đai tại Tổng cục
Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Nôi dung chính của chương này là giới thiệu khái quát về Tổng cục Quản
lý đất đai, về công tác lưu trữ tài liệu đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ
Tài nguyên và Môi trường; thành phần, đặc điểm, nội dung của khối tài liệu lưu
trữ liên quan đến lĩnh vực quản lý đất đai tại Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất
đai - Tổng cục Quản lý đất đai.
Chương 2: Tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường
Nôi dung chính của chương 2 gồm: Trình bày tình hình khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai; Trình bày về thực trạng công
tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: các hình thức khai thác, sử dụng, các công
cụ tra cứu tài liệu, số lượng, đối tượng độc giả khai thác và sử dụng tài liệu,
thành phần, nội dưng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai được khai
thác chủ yếu; nhận xét đánh giá về vấn đề này
1
5


Chương 3: Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất
đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường

Nôi dung chính: Sau khi đã đánh giá nhận xét về thực trạng khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ ở Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường
thì Chương 3 tập trung vào việc đề xuất các giải pháp chính nhằm nâng cao hiệu
quả tố chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đế phục vụ công tác quản lý đất
đai.
Mặc dù đã cố gắng nhưng do đây là một đề tài tương đối mới, liên quan
đến lĩnh vực khá đặc thù và do thời gian, khả năng có hạn nên luận văn không
thể tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp
của thầy cô và các bạn để luận văn có thể hoàn thiện hơn.
Qua đây, tác giả xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo, các
cơ quan, cá nhân và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của PGS.TS.
Nguyễn Minh Phương đã hướng dẫn, giúp đỡ tác giả hoàn thành đề luận văn
này.
Xỉn chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2014 Học viên

CHƯƠNG 1

Nguyễn Thị Thùy Dương

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐẤT ĐAI TẠI TỔNG CỤC

QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI - BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
1.1.
1.1.1.

Vài nét về công tác quản lý đất đai
Khái niệm chung về đất đai
Đất đai là tài nguyên vô cùng quý giá đối với mỗi quốc gia, là điều kiện tồn
tại và phát triển của con người và các sinh vật trên trái đất.

Luật đất đai 1993 của nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam có ghi: “
Đất đai là tài nguyên vô cùng quý giá, là tư liệu sản xuất đặc biệt, là thành phần
quan trọng hàng đầu của môi trường sống, là đại bàn phân bố các khu dân cư,
xây dựng các cơ sở kinh tế, văn hoá xã hội, an ninh quốc phòng. Trải qua nhiều
thế hệ, nhân dân ta đã tốn bao nhiêu công sức, xương máu mới tạo lập,bảo vệ
được vốn đất đai như ngày nay !".
Từ sự quan trọng của đất đai đối với đời sống kinh tế xã hội nên ta phải tập
trung quản lý đất đai, phải có biện pháp để sử dụng đất đai một cách hiệu quả
nhất, hợp lý nhất.
Khái niệm Quản lý đất đai là tổng hợp các hoạt động của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền để thực hiện và bảo vệ quyền sở hữu của nhà nước về đất đai, đó
là các hoạt động trong việc nắm chắc tình hình sử dụng đất đai, trong việc phân
1
6


phối lại theo quy hoạch, kế hoạch, trong việc kiểm tra, giám sát quá trình sử
dụng đất đai. [62, tr21]
1.1.2
Mục đích yêu cầu của Quản lỷ nhà nước về đất đai
Quản lý nhà nước về đất đai nhằm mục đích:
- Bảo vệ quyền sở hữu nhà nước đối với đất đai, bảo vệ quyền và lợi ích họp
pháp của người sử dụng đất;
- Đảm bảo sử dụng hợp lý quỹ đất quốc gia;
- Tăng cường hiệu quả sử dụng đất;
- Bảo vệ đất, cải tạo đất, bảo vệ môi trường;
- Yêu cầu của công tác quản lý đất đai là phải đăng ký thống kê đầy đủ theo
đúng quy định của pháp luật về đất đai ở từng địa phương theo các cấp
hành chính.
Theo quy định pháp luật hiện hành Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước

về đất đai trong phạm vi cả nước. Bộ Tài nguyên và Môi trường chịu trách
nhiệm trước Chính phủ trong việc thống nhất quản lý nhà nước về đất đai. Bộ,
cơ quan ngang bộ có liên quan trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có
trách nhiệm giúp Chính phủ trong quản lý nhà nước về đất đai. ủy ban nhân dân
các cấp có trách nhiệm quản lý nhà nước về đất đai tại địa phương theo thẩm
quyền quy định tại Luật này.
Ngoài ra đổi vói các cơ quan quản lý đất đai, hệ thống tổ chúc cơ quan
quản lý đất đai được tổ chức thống nhất từ trung ương đến địa phương. Cơ quan
quản lý nhà nước về đất đai ở trung ương là Bộ Tài nguyên và Môi trường trong
đó Tổng cục Quản lý đất đai là cơ quan trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi
trường, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trường Bộ Tài nguyên và Môi
trường quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về đất đai trong phạm vi
cả nước.
Cơ quan quản lý đất đai ở địa phương được thành lập ở tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương và ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tổ chức dịch vụ
công về đất đai được thành lập và hoạt động theo quy định của Chính phủ.
1.1.3
Nội dung chứ yếu của công tác quản lý đất đai
Đất đai là quan trọng nên nhà nước luôn chú ứọng quản lý về đất đai thông
qua các nội dung sau:
Điều 22. Luật đất đai 2013 quy định về Nội dung quản lý nhà nước về
đất đai bao gồm các nội dung:
1. Ban hành văn bản quy phạm pháp luật về quản lý, sử dụng đất đai và tổ
chức thực hiện văn bản đó.
2. Xác định địa giới hành chính, lập và quản lý hồ sơ địa giói hành chính,
lập bản đồ hành chính.
3. Khảo sát, đo đạc, lập bản đồ địa chính, bản đồ hiện trạng sử dụng đất và
bản đồ quy hoạch sử dụng đất; điều tra, đánh giá tài nguyên đất; điều tra
xây dựng giá đất.
4. Quản lý quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất.

1
7


5. Quản lý việc giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng
đất.
6. Quản lý việc bồi thường, hỗ trợ, tái đinh cư khi thu hồi đất.
7. Đăng ký đất đai, lập và quản lý hồ sơ địa chính, cấp Giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
8. Thống kê, kiểm kê đất đai.
9. Xây dựng hệ thống thông tin đất đai.
10.Quản lý tài chính về đất đai và giá đất.
11.Quản lý, giám sát việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của người sử dụng
đất.
12.Thanh ừa, kiểm tra, giám sát, theo dõi, đánh giá việc chấp hành quy định
của pháp luật về đất đai và xử lý vi phạm pháp luật về đất đai.
13.Phổ biến, giáo dục pháp luật về đất đai.
14.Giải quyết tranh chấp về đất đai; giải quyết khiếu nại, tố cáo ừong quản lý
và sử dụng đất đai.
15.Quản lý hoạt động dịch vụ về đất đai. [47,trl0]
Việc Quy định cụ thể về 08 quyền của Nhà nước với tư cách đại diện chủ
sở hữu về đất đai và quy định rõ 15 nội dung cụ thể của Quản lý nhà nước về đất
đai nhằm khẳng định công tác quản lý nhà nước về đất đai cần thiết phải phát
triển cả chiều sâu và chiều rộng để đảm bảo quản lý chặt chẽ và khai thác tốt
nhất quỹ đất cho các mục đích phát triển, tập trung vào các mục tiêu sau:
Thứ nhất, Nhà nước thông quan điều tra, đo đạc, đánh giá và phân hạng đất
đai, lập bản đồ địa chính để nắm chắc toàn bộ quỹ đất đai về số lượng, chất
lượng để làm căn cứ khoa học nhằm sử dụng đất đai có hiệu quả và họp lý để
nắm rõ từng loại đất đai.
Thứ hai, Nhà nước hoạch định các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phân bổ

đất đai có căn cứ khoa học nhằm phục vụ cho mục đích kinh tế xã hội của đất
nước, bảo đảm sử dụng đứng mục đích, đạt hiệu quả cao và tiết kiệm, giúp nhà
nước quản lý chặt chẽ đất đai, giúp người sử dụng đất có biện pháp hữu hiệu để
bảo vệ và sử dụng đất có hiệu quả cao.
Thứ ba, Nhà nước ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý, sử
dụng đất đai và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật đó, làm cơ sở
pháp lý để bảo vệ quyền lợi chính đáng của người dân, của các tổ chức, của các
tổ chức, cá nhân trong quan hệ kinh tế về đất đai.
Thứ tư, Nhà nước giao đất, cho thuê đất để đáp ứng nhu cầu sử dụng đất đai
của người dân và thu hồi khi cần thiết theo quy định của pháp luật.
Thứ năm, Thông qua ban hành và thực hiện hệ thống chính sách về đất đai
như: chính sách giá cả, thuế, đầu tư,...để kích thích các tổ chức, chủ thể kinh tế,
các cá nhân sử dụng đầy đủ hợp lý đất đai.
Thứ sáu, Thông qua đăng ký đất đai, thống kê, kiếm kê đất đai, cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất đai để nắm tình hình biến động của đất đai, nắm
được số lượng, chất lượng của từng loại đất.
1
8


Thứ bảy, Nhà nước thanh toa việc thực hiện các chế độ, thế lệ về quản lý, sử
dụng đất đại nhằm phát hiện các vi phạm và xử lý các vi phạm đó, giải quyết
tranh chấp về đất đai, giải quyết các khiếu nại, tố cáo trong việc quản lý và sử
dụng đất đai.
1.2Khái quát về Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi
trường
1.2.1. Vài nét về Tổ chức cơ quan quản lý đất đai nước ta sau cách
mạng tháng 8 năm 1945
ạ) Từ năm 1945 đến 1975
Trong giai đoạn 1945 - 1975 đã thành lập ngành Quản lý mộng đất với cơ

quan trung ương là Vụ Quản lý ruộng đất. Trong thòi gian này, đã hình thành
khối lượng tài liệu đất đai về lập và chỉnh lý bản đồ, địa bạ về ruộng đất cho phù
họp với sự thay đổi về hình thể ruộng đất, về quyền sở hữu, sử dụng đất, về tình
hình canh tác và cải tạo đất; các tài liệu về thống kê diện tích, phân loại chất đất
và các văn bản hướng dẫn việc thi hành các luật lệ, thể chế về quản lý mộng đất
trong nông nghiệp; các tài liệu điều tra cơ bản về đất đai; tài liệu quy hoạch các
vùng sản xuất nông nghiệp; tài liệu ừanh chấp đất đai hoặc vi phạm chế độ,
nguyên tắc sử dụng đất đai....
b) Cơ quan quản lý đất đai từ năm 1975đến nay
Để tăng cường công tác quản lý đất đai, thống nhất các hoạt động quản lý
đất đai vào một mối, ngày 09/11/1979 Chính phủ đã ra Nghị định 404/CP về
việc thành lập Tổng cục Quản lý ruộng đất trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng (nay
là Chính phủ); Thời kỳ này, Tổng cục Quản lý ruộng đất cùng với các Ban Quản
lý ruộng đất trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh lưu trữ tài liệu về ruộng đất
chủ yếu gồm có bản đồ giải thửa hoặc sơ đồ giải thửa mộng đất, sổ mục kê kiểm
kê, thống kê đất đai.
Khối lượng tài liệu đất đai hình thành nhiều nhất kể từ sau năm 1980, thời
kỳ có nhiều thay đổi sâu sắc về quan hệ đất đai ừong cả nước, nhất là khi Thủ
tướng chính phủ ban hành chỉ thị số 299/TTg ngày 10111/1980 vói nội dung đo
đạc, phân hạng đất và đăng ký thống kê đất đai trong cả nước. Năm 1994 Tổng
cục Địa chính ra đời trên cơ sở họp nhất Tổng cục Quản lý ruộng đất và Cục Đo
đạc và Bản đồ Nhà nước.
Năm 2002 Bộ Tài nguyên và Môi trường được thành lập. Theo Quyết
định số 134/2008/QĐ-TTg ngày 02 tháng 10 năm 2008 của Thủ tướng Chính
phủ, Tổng cục Quản lý đất đai được thành lập, là cơ quan trực thuộc Bộ Tài
nguyên và Môi trường, để tập trung các hoạt động quản lý nhà nước về đất đai ở
cấp Trung ương.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cẩu tố chức của Tống cục
Quản lý đất đai
Tổng cục Quản lý đất đai được thành lập theo Quyết định số

134/2008/QĐ-TTg ngày 02 tháng 10 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Quản lý
1
9


đất đai trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường. Trải qua 05 năm hoạt động
Tổng cục đã đạt được những thành tựu đáng kể trong việc giúp Bộ trưởng Bộ tài
nguyên và Môi trường quản lý nhà nước về đất đai trong phạm vi cả nước. Năm
2013 Luật số 45/2013/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam khóa XIII thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2013 đã đánh dấu những
bước chuyển biến quan trọng trong việc hoàn thiện luật pháp về đất đai. Đe thực
hiện tốt hơn nhiệm vụ quản lý nhà nước về đất đai, ngày 13 tháng 3 năm 2014
Tổng cục Quản lý đất đai được Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số
21/2014/QĐ-TTg quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Tổng cục Quản lý đất đai thay thế Quyết định số 134/2008/QĐ-TTg ngày 02
tháng 10 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Quản lý đất đai
Chức năng
Tổng cục Quản lý đất đai là cơ quan trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi
trường thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi
trường quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về đất đai trong phạm vi
cả nước; thực hiện các dịch vụ công trong lĩnh vực đất đai theo quy định của
pháp luật.
Tổng cục Quản lý đất đai có tư cách pháp nhân, con dấu hình Quốc huy, có
tài khoản riêng; trụ sở tại thành phố Hà Nội.
Nhiệm vụ và quyền hạn:
+ Trình Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường:Dự án luật, dự thảo Nghị
quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo Nghị quyết của ủy ban thường vụ
Quốc hội; dự thảo Nghị định của Chính phủ, dự thảo Quyết định của Thủ tướng

Chính phủ; dự tháo thông tư, thông tư liên tịch về đất đai; Chiến lược, quy
hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, dự án, đề
án về đất đai; dự thảo quyết định, chỉ thị, quy trình chuyên môn, nghiệp vụ, đơn
giá, định mức kinh tế - kỹ thuật trong quản lý, sử dụng đất.
+ Rà soát, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về đất đai và pháp điển hóa
hệ thống quy phạm pháp luật về đất đai. Chủ trì, phối hợp thực hiện công tác
tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về đất đai; trả lời, giải đáp các vướng
mắc, kiến nghị về chính sách về đất đai.
* về Quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất’.
Tổng cục chịu trách nhiệm tổ chức việc lập, điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch
sử dụng đất cấp quốc gia; Hướng dẫn, theo dõi, kiểm fra và xử lý theo quy định
đối với việc thực hiện các chỉ tiêu quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất cấp quốc
gia, cấp tỉnh;
*vể đãng kỷ đất đai:
Chỉ đạo hướng dẫn, kiếm tra công tác đo đạc và chỉnh lý bản đồ địa chính;
việc lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính; Tổng hợp số liệu về: Đăng ký đất đai, đo
đạc lập bản đồ địa chính, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu

2
0


nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, lập hồ sơ địa chính của các tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương

về giá đất:

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc xây dựng, điều chỉnh bảng giá đất;
*về bồi thường, hỗ trợ, tái định cư khỉ Nhà nước thu hồi đất:
+ Hưóng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về bồi

thường, hỗ trỡ tái định cư khi Nhà nước thu hồi đất; hướng dẫn, kiểm tra việc
xác định người sử dụng đất thuộc đối tượng được bồi thường, được hỗ trợ hoặc
không được bồi thường, không được hỗ trợ;
*về phát trỉến quỹ đất, quản lỷ và phát triến thị frường quyền sử dụng
đất:
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện thu hồi đất, bồi thường, hỗ trợ, tái
định cư để phát triển quỹ đất, đấu giá quyền sử dụng đất; Hướng dẫn, kiểm tra
hoạt động của tổ chức phát triển quỹ đất trên phạm vi cả nước;
*về điều fra, đánh giá tài nguyên đất:
+ Tổ chức điều tra, đánh giá chất lượng, tiềm năng đất đai; thoái hóa đất, ô
nhiễm đất; phân hạng đất nông nghiệp của cả nước, các vùng theo định kỳ; Tổng
họp, công khai kết quả điều tra, đánh giá tài nguyên đất của cả nước và các
vùng;
* về xây dựng cơ sở dữ liệu và hệ thống thông tin đất đai:
+ Tổ chức xây dựng hệ thống thông tin đất đai thống nhất trên phạm vi cả
nước; triển khai và vận hành hệ thống thông tin đất đai quốc gia; cung cấp thông
tin, dữ liệu về đất đai cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật; Hướng
dẫn, kiểm tra việc xây dựng hệ thống thông tin đất đai; việc lưu trữ dữ liệu đất
đai và việc cung cấp thông tin về đất đai của địa phương.
* về idem soát việc quản lý, sử dụng đất đai:
+ Theo dõi, kiểm tra ừên thực địa việc quản lý, sử dụng đất của các khu kinh
tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao, các cụm công nghiệp, các sân Golf và
các nông, lâm trường và các dự án, công trình khác có sử dụng đất thuộc thẩm
quyền quyết định của Quốc hội, Chính phủ; Tổ chức xây dựng, quản lý và khai
thác hệ thống theo dõi, giám sát tài nguyên đất; thống kê, kiểm kê đất đai và lập
bản đồ hiện trạng sử dụng đất ừên phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật;
* Thanh tra chuyên ngành về đất đai trong phạm vi cả nước theo quy định
của pháp luật; tham gia hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thanh tra.,
kiểm tra, xử lý vi phạm pháp luật, giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo
trong lĩnh vực đất đai theo phân công của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và

Môi trường.
* về hợp tác quốc tế và khoa học công nghệ
+ Đe xuất tham gia đàm phán, ký kết các điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc
tế; tham gia các tổ chức quốc tế, diễn đàn quốc tế về lĩnh vực đất đai theo sự
phân công của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường; Tổ chức thực hiện các

2
1


chương trình, dự án hợp tác quốc tế và khoa học công nghệ theo phân công của
Bộ trưởng;
* Tổ chức nghiến cứu chuyển giao, ứng dụng, phổ biến các tiến bộ khoa
học, kỹ thuật trong lĩnh vực đất đai
* Tổ chức thẩm định, kiểm định các sản phẩm, đề án, dự án về quản lý sử
dụng đất đai
Bảng 1.1: Cơ cẩu tổ chức của Tổng cục Quản lý đẩt đai hiện nay

Vụ Hợp tác Quốc tế và Khoa học
công nghệ

Trung tâm Điều tra, đánh giá Tài nguyên đất

Vụ Ke hoạch - Tài chính

Trung tâm Dữ liệu và Thông tin đất đai

Vụ Tô chức cán bộ

Trung tâm Đào tạo và Truyền thông đất đai

Văn phòng Tổng cục
Cuc Đăns kv đất đai

Trung tâm ứng dụng và phát triển công nghệ
địa chính

Cục Kinh tế và phát triển quỹ đất
Viện Nghiên cứu Quản lý đất đai
Cục Kiểm soát quản lý và Sử
dụng đất đai

1.3. Thành phần, nội dung, đặc điểm của tài liệu lưu trữ đất đai và
quy định về công tác lưu trữ tại Tổng cục Quản lý đất đai
1.3.1 Khái niêm và đăc điểm tài liêu lưu trữ đất đai
•

• •

Cục Quy hoạch đất đai

Trung tâm Định giá và Kiểm định địa chính

Tài liệu lưu trữ về đất đai: tài liệu lưu trữ về đất đai là tài liệu có giá
trị, được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của ngành đất đai, được bảo quản ừong các kho lưu trữ để khai thác
phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử..
.của toàn xã hội.
Từ lịch sử phát ữiển của ngành Quản lý đất đai cho thấy khối tài liệu
về đất đai rất đa dạng phong phú mang nhiều đặc thù riêng của ngành. Tài

liệu đất đai mang tính liên tục, những biến động trong quản lý đất đai được
2
2


bổ sung, cập nhật liên tục vào cơ sở dữ liệu đất đai. Bên cạnh đó nó còn
mang tính đầy đủ, toàn diện, nó là sự tổng hợp toàn bộ số liệu, tư liệu cần
thiết về tự nhiên, kinh tế, pháp quyền đất đai một cách kịp thời, chuẩn xác,
gắn liền với khu vực đo vẽ cụ thể.
Các loại tài liệu về đất đai có giá ứị sử dụng lâu dài, đa phần tài liệu
có giá trị sử dụng vĩnh viễn nên được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
Điều đó đồng nghĩa với việc để có thể sử dụng tài liệu về đất đai lâu dài thì công
tác lưu trữ phải thật sự được quan tâm và thực hiện một cách khoa học, hợp lý
góp phần bảo vệ nguồn tài liệu lưu trữ, làm nền tảng để xây dựng cơ sở dữ liệu
và cung cấp thông tin đất đai nhanh chóng kịp thời, chính xác, tin cậy khi xã hội
có yêu cầu, giúp cho công tác quản lý đất đai chặt chẽ hơn nhằm đáp ứng yêu
cầu thực tế.
Tài liệu lưu trữ đất đai có giá trị thực tiễn, thường xuyên và kéo dài, giá trị
thực tiễn của tài liệu đất đai kéo dài hàng thế kỷ. Đây là sự khác biệt đặc thù của
của tài liệu lưu trữ đất đai. Tài liệu lưu trữ còn mang tính trực quan sử dụng rộng
rãi để giải quyết mọi nhiệm vụ kinh tế, xã hội. Tài liệu Đất đai được thể hiện
bằng những bảng biểu, bản đồ để mọi người có thể xem xét không những về
kích thước, diện tích, tính chất mà cả về không gian, phân bố hiện trạng, đây
chính là những đặc điểm cơ bản của tài liệu lưu trữ đất đai.
về mặt thể loại, tài liệu lưu trữ đất đai rất đa dạng như khối tài liệu hành
chính, khối tài liệu khoa học kỹ thuật, khối tài liệu phim ảnh, khối tài liệu điện
tử...Một trong những tài liệu lưu trữ cơ bản nhất của lưu trữ đất đai là bản đồ địa
chính. Bản đồ địa chính là bản đồ chuyên Ngành Đất đai, trên đó thể hiện chính
xác vị trí, ranh giới, diện tích và một số thông tin khác của từng thửa đất, từng
vùng đất trong từng đơn vị hành chính. Bản đồ địa chính còn thế hiện các yếu tố

địa lý khác liên quan đến đất đai.
1.3.2

Quy định về công tác lưu trữ của Tổng cục Quản lý đất đai
Tại Tống cục Quản lý đất đai, sau khi thành lập và đi vào hoạt động, Quy
chế Công tác Văn thư lưu trữ đã được Tổng cục trưởng Tổng cục Quản lý đất đai
ban hành theo Quyết định số 160/QĐ-TCQLĐĐ ngày 20 tháng 3 năm 2009.
Theo đó, Quy chế được áp dụng thống nhất trong các đơn vị trực thuộc Tổng
cục. Nội dung chủ yếu là các quy định về văn thư lưu trữ. Riêng chương III về
công tác lưu trữ là từ điều 11 đến điều 19. Trong Quy chế văn thư lưu trữ của
Tổng cục Quản lý đất đai quy định khá rõ ràng, cụ thể về tổ chức lưu trữ và trách
nhiệm tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại Tổng cục Quản lý đất đai, về chế độ
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, về một số nội dung nghiệp vụ lưu trữ.
Như vậy, riêng về công tác lưu trữ, Quyết định số 160/QĐ-TCQLĐĐ
ngày 20 tháng 3 năm 2009 của Tổng cục quản lý đất đai ban hành Quy chế công
tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục cũng đã bám sát theo các văn bản hướng dẫn
yêu cầu về nghiệp vụ đối với lưu trữ do Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước và Bộ

2
3


Tài nguyên và Môi trường ban hành. Điều này giúp cho quản lý nhà nước về lưu
trữ được thống nhất ừong Tổng cục.
1.3.3
Tổ chức lưu trữ tại Tổng cục Quản lý đất đai
Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai là đơn vị sự nghiệp trực thuộc
Tổng cục Quản lý đất đai, có chức năng giúp Tổng cục trưởng thực hiện việc thu
thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin, dữ liệu về đất đai; xây dựng hệ thống
thông tin đất đai và thực hiện các nhiệm vụ khác về đất đai theo quy định của

pháp luật.
Theo Điều 12, Quyết định số 160/QĐ-TCQLĐĐ ngày 20 tháng 3 năm
2009, Tổ chức lưu trữ của Tổng cục Quản lý đất đai được quy định như sau:
Hệ thống lưu trữ của Tổng cục Quản lý đất đai được tổ chức theo nguyên
tắc tập trung, thống nhất, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ
cấu tổ chức của Tổng cục và thuận tiện cho công tác quản lý, khai thác sử dụng
hồ sơ, tài liệu lưu trữ, bao gồm: Lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng cục (sau đây gọi
là lưu trữ Tổng cục), Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai và lưu trữ của các
đơn vị trực thuộc Tổng cục.
1. Lưu trữ Tổng cục có chức năng giúp Lãnh đạo Tổng cục và Chánh văn
phòng thực hiện công tác quản lý nhà nước về lưu trữ tại cơ quan Tổng
cục.
2. Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai có chức năng giúp Tổng cục
trưởng thực hiện công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành về đất đai.
3. Lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Tổng cục có trách nhiệm lưu trữ, quản
lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị và bàn giao hồ sơ, tài liệu để lưu trữ, theo quy
định sau:
- Đối với tài liệu quản lý nhà nước, bàn giao cho lưu trữ Tổng cục.
- Đối với tài liệu chuyên ngành về đất đai, bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ
và Thông tin đất đai.
Định kỳ hàng năm ( trước ngày 10 tháng 12) các đơn vị trực thuộc báo cáo
lãnh đạo Tổng cục về công tác bàn giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
Tuy nhiên, thực tế tài liệu lưu trữ bao gồm cả tài liệu quản lý nhà nước và tài
liệu lưu trữ chuyên ngành về đất đai đều nộp về Trung tâm Lưu trữ và Thông tin
đất đai.
1.3.4

Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ về đất đai

Quá trình hoạt động của Tổng cục Quản lý đất đai sản sinh ra khối tài liệu

khá phong phú, bao gồm các tài liệu hành chính và tài chuyên ngành đất đai là
chủ yếu và tài liệu lưu trữ điện tử.
Ket quả khảo sát và tìm hiểu, cho thấy trong kho lưu trữ của Tổng cục
tính đến thời điểm hiện tại có khoảng 348,2m giá tài liệu. Trong đó, tại Trung
tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai đã thực hiện các nghiệp vụ để bảo quản tài
liệu, đã chỉnh lý và lưu trữ trong kho từ năm 2009 đến năm 2013 của các đơn vị
trong tổng cục giao nộp với khối lượng: 264 mét tương đương 4.685 hồ sơ và
2
4


1563 hộp (trong đó: 4.049 hồ sơ vĩnh viễn, lâu dài; 636 hồ sơ tạm thời); có
20799 tờ bản đồ, 2537 đĩa CD sản phẩm tài liệu. [55,ữ2]
1.3.4.1.
Tài liệu hành chỉnh
Khối lượng:
Năm 2012, Tổng cục đã giao cho Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai
chỉnh lý, sắp xếp lưu trữ tài liệu dạng giấy (không có dạng số) 43 mét tài liệu
hành chính. Sản phẩm sau khi hoàn thảnh gồm 654 hồ sơ có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn, gồm 55.542 tờ vãn bản, tương đương khoảng 90.000 trang vãn bản.
Thành phần, nội dung tài liệu:
Các tài liệu hành chính này là các vãn bản được ban hành trong thời gian
từ năm 1994 đến năm 2011 do Tổng cục Quản lý đất đai phát hành, các văn bản
đến của Trung ương, Bộ Tài nguyên Môi trường về vấn đề đất đai, các chế độ
chính sách, các văn bản trả lòi các sự vụ về lĩnh vực đất đai đối với cá nhân, tổ
chức ở Trung ương, địa phương và rất cần thiết trong quá trình xử lý công việc
của cán bộ, lãnh đạo khối quản lý của Tổng cục.
Một số loại tài liệu là văn bản đi của Tổng cục Quản lý đất đai và các đơn
vị trực thuộc chia theo tên loại, tài liệu giải quyết vấn đề, tài liệu các dự án, đề
án, đề tài khoa học công nghệ, tài liệu văn bản đến Tổng cục Quản lý đất đai và

các đơn vị trực thuộc có liên quan đến đất đai: Theo tên loại văn bản, hồ sơ vấn
đề.
Tài liệu hành chính gồm: Tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi đến như
Thủ tướng Chính phủ, Văn Phòng chính phủ, Bộ Tài nguyên và Môi trường,
UBND thành phố,....phản ánh các mặt hoạt động của Tổng cục Quản lý đất đai
và các quy định về tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ, quy định về lĩnh vực tài
nguyên và môi trường.
Tài liệu của các Sở, ban, ngành gửi đến: chủ yếu là các công văn, thông
báo, báo cáo về tình hình quản lý các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực đất đai,
cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với các cá nhân, tổ chức người nước
ngoài,....
Tài liệu hình thành ừong quá trinh hoạt động của Tổng cục bao gồm: các
văn bản hành chính thông thường như công văn, Quyết định, báo cáo, tờ trình,
+ Hồ sơ khiếu nại, thanh ứa, kiểm tra +
Công văn đi
+ Công văn đến Trung ương + Công văn
đến địa phương + Đảng, Công đoàn,
Đoàn thanh niên + Quyết định;
+ Báo cáo công tác, chương trình, kế hoạch hàng năm, dài hạn.
+ Tài liệu hoạt động của lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình, giải trình, trả
lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu các sự kiện lớn...)
+ Hồ sơ xây dựng phát triển ngành, cơ quan.

2
5