Ứng dụng HORENSO trong thực tế công việc

Ứng dụng HORENSO trong thực tế công việc
Những ví dụ thực tế, cụ thể là cách tốt nhất để hiểu hơn về HORENSO, chiếc đũa thần trong truyền
thông nội bộ và quản lý công việc của người Nhật.
Ví dụ 1
Khi đi làm trễ vài phút, có cần thiết phải báo cáo với cấp trên không? Nếu có thì liên lạc bằng cách nào?
- Nếu liên lạc thì sợ làm to chuyện, mất thời gian cấp trên, kết quả ngược lại. (Bình thường trễ vài phút
cũng không có vấn đề gì). Nếu không liên lạc thì cũng không lo.
- Có tìm cách liên lạc, nhưng cấp trên không nhấc điện thoại, có nên liên lạc tiếp hay không?
Ví dụ 2
Có điều không hiểu muốn hỏi cấp trên hoặc đồng nghiệp nhưng lúc nào trông cấp trên/đồng nghiệp cũng
bận rộn, không tiện xen vào. Làm cách nào để hỏi? (Khi nào hỏi? Hỏi như thế nào để không tạo cảm giác
làm phiền?
Ví dụ 3
Cấp trên giao một việc phải xong trước 5h chiều. Bây giờ là 5h, còn chút nữa là xong nhưng chưa hoàn
chỉnh.
Nếu gửi thì sợ chưa hoàn chỉnh, bị cấp trên mắng.
Nếu không gửi thì sợ bị mắng vì tội không làm đúng hẹn.
Làm thế nào bây giờ?
Nguyên tắc của người Nhật: Không tước quyền được nhận báo cáo của sếp. Vậy nên, trong bất cứ
trường hợp nào cũng phải báo cáo đúng thời điểm đã hẹn trước.


Nguyên tắc của người Nhật là không được tước quyền được nhận báo cáo của sếp.
Báo cáo: Hokoku
Mục đích: Cấp trên nắm được tiến độ công việc, kịp thời điều chỉnh nhằm đạt được kết quả tốt nhất.
Đối tượng nhận: Người ra chỉ thị trực tiếp (cấp trên/khách hàng).
Quyền lợi của cấp trên/khách hàng: Muốn bỏ qua báo cáo phải có sự đồng ý.
Thời điểm: đúng thời hạn quy định.
Nội dung:
- Sự việc đã xảy ra;
- Việc đã được giao;

- Việc đã xử lý xong;
- Sự việc thực tế, cảm tưởng, kết quả.
Nguyên tắc:
Tin càng xấu báo càng sớm;
Báo cáo trước khi hỏi.
Hình thức:
Văn bản, miệng (nên trịnh trọng, chính thức).
Phải chắc chắn là báo cáo đến nơi.
Liên lạc- Renraku
Mục đích: Chia sẻ thông tin, thông báo trạng thái, chia sẻ trách nhiệm.
Đối tượng nhận: Mọi đối tượng liên quan.
Quyền lợi của đồng nghiệp: Không tự ý bỏ qua.
Thời điểm: Càng sớm càng tốt.
Nội dung:
- Sự việc đã xảy ra;
- Tình hình thực tế;
- Tình trạng hiện tại;


- Thông tin cần chia sẻ.
Nguyên tắc:
- Phản hồi trước thông tin đã nhận được;
- Ngắn gọn, tránh làm mất thời gian.
Hình thức:
- Trực tiếp, email, điện thoại;
- Có thể informal, nhẹ nhàng.
Câu hỏi thảo luận:
- “Liên lạc” có cần phải chắc chắn là thông tin đến nơi không?
- Email, tin nhắn có khả năng không đến nnơi, dùng cho “báo cáo”, “liên lạc” được không?
Thảo luận/hỏi ý kiến- Soudan

Mục đích:
- Tìm kiếm sự tương trợ;
- Chia sẻ thông tin, thu thập ý kiến, kinh nghiệm.
Đối tượng:
- Những người có kinh nghiệm, có kỹ năng giải quyết vấn đề;
- Là quyền lợi của bản thân.
Thời điểm: ngay khi cần thiết.
Nội dung:
- Vấn đề gặp phải;
- Những việc khó;
- Những việc muốn giải quyết.
Nguyên tắc:
- Chuẩn bị trước nội dung;
- Lập sẵn các phương hướng giải quyết cho cấp trên cân nhắc;
- Không hỏi How, What và hỏi Which;
- Lựa chọn thời điểm thích hợp, tránh làm phiền.
Hình thức: Nên gặp trực tiếp.
Ví dụ 4
Hỏi sếp một câu, bị mắng lại “một việc thế này mà cũng phải hỏi tôi à!” Làm thế nào bây giờ? Những gì
cần hỏi? Những gì không nên hỏi?
Ví dụ 5
Đã hỏi khách hàng một việc nhưng chờ mãi không thấy trả lời. Hỏi nhiều thì ngại làm phiền khách hàng.
Làm thế nào bây giờ? Để vẫn lấy được thông tin mà không tạo ấn tượng xấu với khách hàng.
Ví dụ 6
Sếp A: Cuối giờ hôm qua sao không gửi Hợp đồng cho tôi, để lỡ hết kế hoạch.
Nhân viên B: Cuối giờ hôm qua em đã gửi qua Email cho anh rồi.
Sếp A: Sao giờ tôi vẫn chưa thấy mail tới. (Mail đã bị rơi vào Spam Mail).
Ai có lỗi? Làm thế nào để tránh xảy ra trường hợp này?
Mối quan hệ giữa Horenso và PDCA
Ở giai đoạn nào, hình thức nào cần được chú trọng?

Thực hiện Horenso theo một quy trình nhất định.
Cách báo cáo (nâng cao): Báo cáo theo quy trình PDCA.
Ví dụ tình huống:
- Một tổ công nhân gồm 10 người, gọi là tổ A.
- Một tổ trường quản lý 10 tổ viên đó (Ms. B).
- Cấp trên (Ms. Boss) là người giao việc cho tổ trưởng, và nghe tổ trưởng báo cáo.
Một ngày, Ms. Boss gọi Ms. B lên:
Ms. Boss: “ngày mai, bố trí tổ A kiểm tra lại toàn bộ lô hàng máy ảnh mà phân xưởng C đã sản xuất tuần
trước. Do một sơ xuất trong dây chuyền sản xuất, màn hình của một số máy ảnh có thể bị mờ ở vài
điểm.
Nhiệm vụ của tổ A là kiểm tra lại toàn bộ máy ảnh, máy nào lỗi thì lọc ra, thống kê lại tỷ lệ phế phẩm, rồi
báo cáo lại cho tôi.
Việc này sẽ mất vài ngày, nhớ hàng ngày viết báo cáo tình hình cho tôi.”
Tình huống 1: Sau khi nhận nhiệm vụ trên, Ms. B về tổ triển khai.
Báo cáo ngày đầu tiên của Ms. B gửi lên cấp trên như sau: “Tổ A đã bắt đầu làm công việc được giao.
Hôm nay 10 người đã check được 2000 sản phẩm, phát hiện được 10 sản phẩm màn hình bị mờ”.
Câu hỏi: Nội dung báo cáo này đã ổn chưa?
Theo PDCA nên:
- Plan: Tất cả bao nhiêu sản phẩm phải kiểm tra? Dự tính 1 ngày kiểm tra được bao nhiêu sản phẩm?
- Do: Đã kiểm tra được bao nhiêu sản phẩm?
- Check: Kết quả “Do”, “Do” so với dự định thế nào? Nhanh hay chậm?
- Action: Nếu đang chậm hơn tiến độ thì dự định làm thế nào để cải thiện.
Tình huống 2:
Một ngày Ms. B phát hiện ra là do sơ suất của mình, có 1 số sản phẩm kiểm tra sót, chưa kiểm tra nhưng
đã xem là đạt, gửi cho công đoạn sau rồi.
Hành động đúng là:
1.
Liên lạc trực tiếp với công đoạn sau, tìm cách thu hồi lại những sản phẩm đã bị sót?

2.

Liên lạc ngay với cấp trên về sai lầm đã mắc phải?
Vì vậy, Horenso là một kỹ năng rất nên học hỏi và áp dụng của người Nhật.