Phân tích thiết kế phần mềm quản lý tiến độ và chi phí dự án CNTT tại công ty cổ phần truyền thông văn hóa việt

LỜI CẢM ƠN
Khóa luận tốt nghiệp của em: “Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý tiến độ và
chi phí dự án công nghệ thông tin tại Công ty Cổ phần truyền thông văn hóa Việt – Hà
Nội” đã được hoàn thành cùng với sự hướng dẫn của TS Trương Văn Tú và các anh
chị tại Công ty Cổ phần truyền thông văn hóa Việt – Hà Nội
Lời cảm ơn đầu tiên, em gửi đến thầy giáo TS Trương Văn Tú, người đã hướng
dẫn và giúp đỡ tận tình em trong suốt quá trình thực tập và làm khóa luận. Em cũng
xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trường ĐH Công nghệ thông tin & Truyền thông đã hướng dẫn, tạo điều kiện cho em
học tập, nghiên cứu trong bốn năm học qua.
Em xin chân thành cảm ơn các anh chị tại Công ty Cổ phần truyền thông văn hóa
Việt – Hà Nội đã tạo điều kiện cung cấp cho em những thông tin nghiệp vụ về quản lý
các dự án công nghệ thông tin, các hóa đơn chứng từ liên quan đến quá trình làm khóa
luận tại doanh nghiệp. Xin cảm ơn bạn bè và gia đình đã trao đổi, thảo luận, giúp đỡ
em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.

Thái Nguyên, ngày tháng năm 2013
Sinh viên thực hiện


LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan toàn bộ nội dung trong khóa luận này là do em nghiên cứu các tài
liệu, khảo sát công tác tại Công ty Cổ phần truyền thông văn hóa Việt – Hà Nội, từ đó
viết cơ sở lý thuyết liên quan đến việc thực hiện khóa luận tốt nghiệp: “Phân tích và
thiết kế phần mềm quản lý tiến độ và chi phí dự án công nghệ thông tin tại Công ty Cổ
phần truyền thông văn hóa Việt – Hà Nội” và tự xây dựng chương trình thực hiện các
chức năng đã phân tích trong khóa luận.
Khóa luận tốt nghiệp không sao chép từ bất kỳ một chương trình hay một sản phẩm
nào khác.

Người cam đoan

Nguyễn Thị Thu Hương


MỤC LỤC
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN........................................................................1
1.1. Những vấn đề chung về quản lý dự án.............................................................................1
1.1.1. Quản lý dự án............................................................................................................1
1.1.2. Quản lý tiến độ dự án................................................................................................9
1.1.3. Quản lý chi phí dự án..............................................................................................17
1.2. Tìm hiểu về ngôn ngữ lập trình Visual C# và hệ quản trị cơ sở dự liệu Microsoft SQL
Server....................................................................................................................................21
1.2.1. Ngôn ngữ lập trình Visual C#.................................................................................21
1.2.2. Giới thiệu về SQL SERVER...................................................................................26
1.3. Vài nét về công ty Cổ phần Truyền thông Văn Hóa Việt..............................................32
2.1. Khảo sát thực trạng quản lý tiến độ và chi phí các dự án của công ty Cổ phần Truyền
thông Văn Hóa Việt..............................................................................................................33
2.2. Phân tích hệ thống quản lý tiến độ và chi phí các dự án của công ty Cổ phần Truyền
thông Văn Hóa Việt..............................................................................................................34
2.3. Thiết kế hệ thống quản lý tiến độ và chi phí các dự án của công ty Cổ phần Truyền
thông Văn Hóa Việt..............................................................................................................37
2.3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng...................................................................................37
2.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu..............................................................................................38
2.3.2.1. Mức ngữ cảnh.................................................................................................38
2.3.2.2. Mức đỉnh..........................................................................................................39
2.3.2.3. Mức dưới đỉnh chức năng quản lí hồ sơ dự án................................................40
2.3.2.4. Mức dưới đỉnh chức năng quản lí tiến độ dự án.............................................41
2.3.2.5. Mức dưới đỉnh chức năng quản lí chi phí dự án..............................................42
2.3.2.6. Mức dưới đỉnh chức năng báo cáo dự án.........................................................43
2.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu.....................................................................................................44

2.4.2. Các bảng dữ liệu......................................................................................................45
2.4.3. Sơ đồ thực thể liên kết.............................................................................................48

CHƯƠNG 3.................................................................................................................49
THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ VÀ CHI PHÍ CÁC DỰ ÁN CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VĂN HÓA
VIỆT............................................................................................................................ 49
3.1. Mô tả bài toán................................................................................................................49
3.2. Giao diện và một số chức năng của chương trình..........................................................50
3.2.1. Giao diện đăng nhập...............................................................................................50
3.2.2. Giao diện chính của hệ thống..................................................................................51
3.2.3. Giao diện cập nhật khách hàng...............................................................................52
3.2.4. Giao diện cập nhật phòng ban.................................................................................52
3.2.5. Giao diện cập nhật nhân viên..................................................................................53
3.2.6. Giao diện cập nhật hồ sơ dự án...............................................................................54
3.2.7. Giao diện cập nhật danh sách công việc.................................................................55
3.2.8. Giao diện kiểm tra tiến độ công việc......................................................................56
3.2.9. Giao diện cập nhật chi phí nhân công.....................................................................57
3.2.10. Giao diện cập nhật chi phí nhân công...................................................................58
3.2.11. Giao diện cập nhật chi phí nhân công...................................................................59
3.2.12. Giao diện cập nhật tính tổng chi phí dự án...........................................................60

KẾT LUẬN................................................................................................................. 61
TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................................................62


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN.........................................................68


DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1:Bảng danh mục phòng ban..........................................................................45
Bảng 2.2: Bảng nhân viên...........................................................................................45
Bảng 2.3: Bảng khách hàng........................................................................................46
Bảng 2.4: Bảng hồ sơ dự án........................................................................................46
Bảng 2.5: Bảng danh sách công việc...........................................................................46
Bảng 2.6: Bảng kiểm tra tiến độ công việc..................................................................47
Bảng 2.7: Bảng chi phí nhân công..............................................................................47
Bảng 2.8: Bảng chi phí máy móc thiết bị....................................................................47


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1: Chu trình quản lý dự án...............................................................................7
Hình 2.2: Quy trính sản xuất công ty Cổ phần truyền thồng văn hóa Việt...............33
Hình 2.1: Quy trính sản xuất công ty Cổ phần truyền thồng văn hóa Việt...................36
Hình 2.2: Phân tích hệ thông quản lý tiến độ dự án.......................................................37
Hình 2.3: Phân tích hệ thống quản lý chi phí dự án.......................................................38
Hình 2.4: Biểu đồ phân cấp chức năng.........................................................................39
Hình 2.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh............................................................43
Hình 2.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh....................................................................44
Hình 2.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lí hồ sơ dự án`........45
Hình 2.8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lí tiến độ dự án.......46
Hình 2.9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lí chi phí dự án.......47
Hình 2.10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng báo cáo dự án................48
Hình 2.11: Sơ đồ thực thể liên kết.................................................................................51

LỜI MỞ ĐẦU
 Lí do chọn đề tài


Một xã hội phát triển không ngừng, một nền kinh tế ngày càng lớn mạnh và vấn

đề quản lý luôn là bài toán khó khăn nhất trong bài toán kinh doanh cũng như nhiều
lĩnh vực đời sống xã hội. Khi thực hiện dự án, người quản lý phải phân tích chi tiết dự
án cần thực hiện, đưa ra một kế hoạch đầy đủ và các thông tin liên quan để quản lý chỉ
đạo và thực hiện tốt công việc.
Dự án đầu tư thường kéo dài trong nhiều năm, với nhiều giai đoạn phát triển
phức tạp. Để quản lý một dự án trong toàn bộ vòng đời từ khi bắt đầu đến khi kết thúc
đòi hỏi một nguồn lực lớn và có kiến thức rộng rãi. Dự án hoàn thành đúng tiến độ, đạt
chất lượng và trong phạm vi tài chính hạn hẹp vừa là mục tiêu vừa là thách thức đối
với bất kỳ các đơn vị và cá nhân tham gia quản lý dự án
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này kết hợp với những tìm hiểu thực
tế tại Công ty cổ phần Truyền thông văn hóa Việt tôi lựa chọn đề tài “ Phân tích và

thiết kế phần mềm quản lý tiến độ và chi phí dự án công nghệ thông tin tại Công
ty Cổ phần truyền thông văn hóa Việt – Hà Nội”.
Công nghệ thông tin phát triển cùng với sự ra đời của các ngôn ngữ lập trình
cho phép chúng ta có thể thiết kế và xây dựng các phần mềm quản lý dưới nhiều
hình thức khác nhau. Với sự hỗ trợ của các loại cơ sở dữ liệu quan hệ, ta có thể
kết hợp chúng với: ASP, C#, PHP, VB… để có thể xây dựng và triển khai ứng
dụng với nhiều mục đích khác nhau. C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL không
nằm ngoài mục đích dùng để xây dựng các phần mềm quản lý tối ưu. Mỗi Script
và loại cơ sở dữ liệu đều có điểm mạnh và điểm yếu. Tuy nhiên, với độ phức tạp
và quy mô ứng dụng chọn C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL là một lựa chọn
tốt nhất cho mọi loại hình quản lý.
 Mục tiêu của đề tài
“Quản lý tiến độ và chi phí các dự án” được thực hiện dựa trên các chuẩn mực
quản lý dự án của Công ty Cổ phần Truyền thông văn hóa Việt, nó là công cụ giúp
công việc quản lý thông tin tiến độ, chi phí các dự án được thuận tiện, dễ dàng, tiết
kiệm thời gian, tiền của và hiệu quả cao, chuyên nghiệp hơn.
Cũng qua đề tài này em đã bổ sung được nhiều kiến thức mới, ôn lại kiến thức
cũ, thực hiện nhuần nhuyễn các thao tác trên from, report, menu... và nắm được cách

tổ chức, sắp xếp, lưu trữ và quản lý dự án.


 Phạm vi nghiên cứu
Quản lý tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc xác định thời gian thực
hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiên các công
việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định.
Quản lý chi phí dự án là quá trình phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động của
dự án nhằm đảm bảo thực hiên tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của
dự án.
 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn
Nhằm giúp một dự án hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu ký
thuật và chất lượng trong phạm vi dự toán được duyệt và theo đúng tiến độ thời
gian cho phép.
Nhằm giúp liên kết các hoạt động, các công việc của dự án đồng thời tăng
cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham
gia dự án.
Tạo điều kiện phát hiện những vướng mắc phát sinh và điều chỉnh kịp thời trước
những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán trước được.
 Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án
Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý tiến độ và chi phí dự án công
nghệ thông tin
Chương 3: Thiết kế phần mềm quản lý tiến độ và chi phí các dự án của công
ty Cổ phần Truyền thông Văn hóa Việt


CHƯƠNG 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

1.1. Những vấn đề chung về quản lý dự án
1.1.1. Quản lý dự án
 Khái niệm về dự án
Theo Ngân hàng thế giới “Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi
phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong
một thời gian nhất định”.
Cũng có tài liệu cho rằng dự án phải nhằm vào việc sử dụng có hiệu quả các
đầu vào để thu được đầu ra vì mục tiêu cụ thể. Đầu vào ở đây là các nguồn lao động,
vật tư, tiền vốn và đất đai. Đầu ra là các sản phẩm, dịch vụ hoặc là sự giảm bớt đầu
vào. Sử dụng đầu vào được thể hiện trong các biện pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức
và các luật lệ.
Theo Lyn Squire “dự án là tổng thể các giải pháp nhằm sử dụng các nguồn tài
nguyên hữu hạn vốn có nhằm đem lại lợi ích thực cho xã hội càng nhiều càng tốt”.
Dự án là một chuỗi các hoạt động liên kết được tạo ra nhằm đạt được kết quả
nhất định trong phạm vi ngân sách và thời gian xác định.
Theo điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng (ban hành kèm theo Nghị định số
177/CP ngày 20 tháng 10 năm 1994 của Chính phủ), dự án đầu tư được hiểu như
sau:"Dự án đầu tư là tập hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc
cải tạo những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến
hoặc nâng cao chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ nào đó trong một khoảng thời
gian xác định."
Theo Luật đầu tư số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005 “Dự án đầu tư là tập hợp
các đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ
thể, trong khoảng thời gian xác định”.
Có rất nhiều cách định nghĩa dự án. Tùy thuộc theo mục đích mà nhấn mạnh
một khía cạnh nào đó.
Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: Cách hiểu “tĩnh” và
cách hiểu “động”. Theo cách hiểu “tĩnh” thì dự án là hình tượng về một tình huống
(một trạng thái) mà ta muốn đạt tới. Theo cách hiểu thứ hai: “Dự án là một lĩnh vực
1

hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng,
nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới”.
Trên phương diện quản lý: “Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra
một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”.
Định nghĩa này nhấn mạnh hai đặc tính: (1) Nỗ lực tạm thời, nghĩa là mọi dự án
đầu tư đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự
án đã đạt được hoặc dự án bị loại bỏ, (2) Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Sản phẩm
hoặc dịch vụ duy nhất là sản phẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm
tương tự đã có hoặc dự án khác.
 Đặc trưng cơ bản của dự án
- Dự án có mục đích, kết quả xác định. Tất cả các dự án đều phải có kết quả được
xác định rõ. Kết quả này có thể là một tòa nhà, một dây chuyền sản xuất hiện đại hay
là chiến thắng của một chiến dịch vận động tranh cử vào một vị trí chính trị. Mỗi dự án
lại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện. Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại
có một kết quả riêng, độc lập. Tập hợp các kết quả cụ thể của các nhiệm vụ hình thành
nên kết quả chung của dự án. Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được
phân chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiệnvà quản lý nhưng đều
phải thống nhất đảm bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việc hoàn thành
với chất lượng cao.
- Dự án có chu kì phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn. Dự án là một sự
sáng tạo, giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành,
phát triển, có thời điểm bắt đầu, kết thúc… Dự án không kéo dài mãi mãi. Mọi dự án
đều có chu kì sống, nó bắt đầu khi một mong muốn hoặc một nhu cầu của người yêu
cầu và nếu mọi việc tốt đẹp nó sẽ được kết thúc sau khi bàn giao cho người yêu cầu
một sản phẩm hoặc dịch vụ như là một sự thỏa mãn cho nhu cầu của họ.
Theo mô hình này: mức độ sử dụng các nguồn lực (vật tư, máy móc thiết bị…)
tăng dần và đạt cao nhất ở giai đoạn thực hiện dự án, nó tỷ lệ với chi phí của dự án.
Chu kì sống của dự án được coi là biến động vì nó diễn ra theo các giai đoạn rất

khác nhau, chúng được phân biệt bằng bản chất các hoạt động của chúng cũng như
bằng số lượng và loại nguồn lực mà chúng đòi hỏi. Ví dụ: với các dự án đầu tư xây
dựng giai đoạn xác định dự án và chuẩn bị đầu tư cần các nhà dự báo, lập quy hoạch,
họ có các phiếu giao việc hoặc hợp đồng lập một quy hoạch tổng thể giao thông vận
tải vùng hoặc quy hoạch chi tiết giao thông vận tải chuyên ngành. Giai đoạn chuẩn bị
đầu tư: trước hết cần các tư vấn thiết kế, chuyên gia dự báo, chuyên gia phân tích kinh
2


tế - xã hội… Còn giai đoạn thực hiện dự án đòi hỏi các nhà kế hoạch phải xây dựng kế
hoạch chi tiết để thực hiện dự án, các nhà thiết kế kỹ thuật và một số lượng lớn các
nguồn lực đặc biệt là vật tư thiết bị.
- Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ). Khác với
quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm
sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao. Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại
là duy nhất, hầu như không lặp lại như Kim tự tháp Ai Cập hay đê chắn lũ Sông
Thames ở London. Tuy nhiên, ở nhiều dự án khác, tính duy nhất ít rõ ràng hơn và
dễ bị che đậy bởi tính tương tự giữa chúng. Nhưng điều khẳng định là chúng vẫn có
thiết kế khác nhau, vị trí khác nhau, khách hàng khác… Điều ấy cũng tạo nên nét
duy nhất, độc đáo, mới lạ của dự án.
- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận
quản lý chức năng với quản lý dự án. Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên
hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ
quan quản lý nhà nước… Tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà
sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau. Giữa các bộ phận quản lý chức
năng và bộ phận quản lý dự án thường xuyên có quan hệ với nhau và cùng phối hợp
thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau. Tính
chất này của dự án dẫn đến hai hậu quả nghiêm trọng: (1) không dễ các bên tham gia
có cùng quyền lợi, định hướng và mục tiêu; (2) khó khăn trong việc quản lý, điều phối
nguồn lực… Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần

duy trì thường xuyên mối liên hệ với các bộ phận quản lý khác.
- Môi trường hoạt động “va chạm”. Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia
nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức. Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau và
với các hoạt động tổ chức sản xuất khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị… Trong đó
có “hai thủ trưởng” nên không biết phải thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp
nào nếu hai lệnh lại mâu thuẫn nhau… Do đó, môi trường quản lý dự án có nhiều
quan hệ phức tạp nhưng năng động.
- Tính bất định và rủi ro cao. Hầu hết các dự án đòi hỏi quy mô tiền vốn, vật tư và
lao động rất lớn để thực hiên trong một khoảng thời gian nhất định. Mặt khác, thời
gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro
cao. Tuy nhiên các dự án không chịu cùng một mức độ không chắc chắn, nó phụ thuộc
vào: Tầm cỡ của dự án, mức độ hao mòn của dự án, công nghệ được sử dụng, mức độ
đòi hỏi của các ràng buộc về chất lượng, thời gian, chi phí, tính phức tạp và tính không
thể dự báo được của môi trường dự án…
Ngoài các đặc trưng cơ bản trên, dự án còn có một số đặc trưng như:
+ Tính giới hạn về thời gian thực hiện.
+ Bị gò bó trong những ràng buộc nghiêm ngặt: yêu cầu về tính năng của sản
phẩm dịch vụ, yêu cầu về chức năng của công trình, các chỉ tiêu kỹ thuật, các định
3


mức về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, thời hạn bàn giao… Các ràng buộc trên
phụ thuộc vào bối cảnh của dự án.
 Dự án công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công
cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi
thông tin số.
Dự án công nghệ thông tin là một dự án được thực hiện trong lĩnh vực công
nghệ thông tin.
Ví dụ dự án công nghệ thông tin: Dự án xây dựng hệ thông tính cước và chăm sóc

khách hang tại các bưu điện tỉnh thành, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
 Phân loại dự án
Dự án trong thực tế rất đa dạng, có thể phân loại theo nhiều cách khác nhau
• Theo quy mô dự án:
Dự án lớn: được đặc trưng bởi tổng kinh phí huy động lớn, số lượng các bên tham
gia đông, thời gian dàn trải, qui mô rộng lớn. Chúng tôi đòi hỏi phải thiết lập các cấu
trúc tổ chức riêng biệt, với mức phân cấp trách khác nhau, đề ra quy chế hoạt động và
các phương pháp kiểm tra chặt chẽ. Người quản lý các dự án này khó có thể đi sâu vào
từng chi tiết trong quá trình thực hiện. Nhiệm vụ chủ yếu của họ là một mặt thiết lập
hệ thống quản lý và tổ chức, phân chia dự án thành các bộ phận và phối kết hợp các dự
án bộ phận đó, cho phép mỗi mức thực hiện tốt trách nhiệm của mình; mặt khác đảm
nhận các mối quan hệ giữa dự án với bên ngoài
Việc xây dựng cả một hệ thống tin học lớn là một ví dụ. Dự án về Tin học hóa các
hoạt động điều hành và quản lý nhà nước tại các Bộ ngành và địa có thể xem như là dự
án lớn đối với mỗi nơi. Người quản lý chính của dự án này phải là một nhà tổ chức tốt,
xác định rõ mục tiêu đặt ra, cũng như các dự án nhánh cần phải thực hiện và theo dõi
phối hợp, thúc đẩy quá trình thực hiện toàn bộ dự án. Vai trò này ở các địa phương
đang là cấp UBND tỉnh, thành.
Dự án trung bình và nhỏ: không đòi hỏi kinh phí nhiều, thời gian ấn định ngắn,
không quá phức tạp… Ví dụ viết tài liệu nghiên cứu, khả thi hay lập trình cho 1 modul
đơn nào đó có thể coi như 1 dự án nhỏ, việc tin học hóa điều hành và quản lý tại một
văn phòng UBND tỉnh là một dự án mực trung bình… Người chủ dự án thường kiêm
luôn cả việc quản lý dự án (đối nội) lẫn việc quan hệ với các chuyên gia bên ngoài.
Kinh nghiệm các nước cho thấy những dự án trung bình hoặc nhỏ là những dự án
ít hơn 15 người trong 1 năm. Đó có thể là dự án mà 5 người làm trong 3 năm hoặc 15
4


người làm trong 1 năm. Dĩ nhiên càng ít người tham gia thì việc quản lý dự án càng đỡ
phức tạp hơn.

Về lý thuyết, quản lý dự án lớn hay nhỏ cũng đều theo những phương pháp luận
như nhau cả. Dự án lớn có thể coi là chương trình; chương trình thường được phân
thành các dự án nhỏ hơn. Trong trường hợp đó sẽ tồn tại nhiều mức quản lý dự án
khác nhau, và để phân biệt có thể gọi những người quản lý bằng những tên khác nhau
như người quản lý chương trình, người quản lý dự án, người điều hành dự án, nhóm
trưởng… Thậm chí mỗi người tham gia vào dự án cũng phải biết cách tổ chức và quản
lý công việc mà mình được giao.
• Theo nội dung của dự án
Dự án trong sự phát triển công nghệ thông tin có thể phân thành 3 loại chính:
+ Dự án ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí và hoạt động nghiệp
vụ. Ví dụ như dự án tin học hóa hoạt động quản lý nhà nước tại các Bộ ngành
và địa phương.
+ Dự án xây dựng cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin trong đó có xây dựng về
cơ sở hạ tầng và kĩ thuật là dự án Mạng truyền thông dữ liệu quốc gia; xây
dựng cơ sở hạ tầng về thông tin như dự án các cơ sở dữ liệu quốc gia; phát triển
tiềm năng nhân lực như dự án xây dựng các khoa công nghệ thông tin tại các
trường đại học chính của cả nước…
+ Các dự án nhằm thực hiện nhiệm vụ đã phân công cho các bộ ngành như phát
triển nền Công nghiệp, công nghệ thông tin; đảm bảo đủ cán bộ tin học cho đất
nước…
Nội dung của mỗi dự án có thể bao gồm nhiều vấn đề khác nhau, nhưng lien
quan chặt chẽ và hỗ trợ lần nhau. Ví dụ như các hạng mục trong dự án tin học hóa
văn phòng, như xây dựng hệ thống thông tin, xây dựng mạng máy tính, phục vụ cho
dự án…
• Dự án một người hay dự án nhiều người
Một dự án có thể được thực hiện bởi một người hoặc nhiều người. Việc quản lý dự
án sẽ khó khăn hơn khi có từ hai người trở lên. Nên sử dụng số người tối thiểu (và vẫn
có những những thời hạn nhất định cho họ).
Như đã nêu trên, các dự án công nghệ thông tin tầm cỡ khó có thể do một người
thực hiện mà xong được. Do vậy, vấn đề quản lí dự án một cách nghiêm túc là hết

sức cần thiết và không phải là dễ dàng; đặc biệt vai trò phối hợp của những người
5


quản lý ở mức trên trong những dự án như vật rất quyết định cho sự thành bại của
toàn bộ dự án.
• Nội bộ hay bên ngoài
Dự án nội bộ là dự án của một đơn vị tổ chức thực hiện nhầm phục vụ cho yêu cầu
của chính tổ chức đó. Dự án bên ngoài là dự án được thực hiện để đáp ứng yêu cầu cho
một đơn vị nơi khác. Ví dụ như một người ký hợp đồng thực hiện một dự án cho đơn
vị nào đó.
 Khái niệm quản lý dự án
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám
sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời
hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ
thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt
nhất cho phép.
Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều phối
thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giám
sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định.
Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính
nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành
động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống
hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống.
Điều phối thực hiện: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao
động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Giai
đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án
(khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc), trên cơ sở đó, bố trí tiền vốn, nhân lực và thiết bị
phù hợp.
Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực

hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá
trình thực hiện. Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ cuối và
cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của
dự án.
Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ
việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập
kế hoạch dự án như trình bày trong hình:
6


Hình 1.1: Chu trình quản lý dự án
 Đặc điểm quản lý dự án
- Tổ chức quản lý dự án là một tổ chức tạm thời. Tổ chức quản lý dự án được hình
thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn. Trong thời gian tồn tại dự án, nhà
quản lý dự án thường hoạt động độc lập với các phòng ban chức năng. Sau khi kết thúc
dự án, cần phải tiến hành phân công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị.
- Quan hệ giữa chuyên viên quản lý dự án với phòng chức năng trong tổ chức.
Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng. Người đứng
đầu dự án và những người tham gia quản lý dự án, là những người có trách nhiệm phối
hợp mọi nguồn lực, mọi người từ các phòng chuyên môn nhằm thực hiện thắng lợi
mục tiêu của dự án. Tuy nhiên, giữa họ thường nảy sinh mâu thuẫn về vấn đề nhân sự,
chi phí, thời gian và mức độ thỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật.
Nội dung quản lý dự án:
Mục tiêu

Chất lượng
Thời gian

Chi phí

Hình 1.2: Nội dung quản lý dự án
7


Bốn yếu tố mục tiêu, chi phí, thời gian và chất lượng có mối quan hệ chặt chẽ với
nhau trong quá trình quản lý dự án. Trong đó 2 vấn đề chi phí và thời gian luôn được
chú trọng trong quản lý dự án.
-

 Vấn đề chi phí và thời gian trong quản lý dự án công nghệ thông tin
Vấn đề chi phí

Cùng với chất lượng và thời gian, chi phí là một trong bốn vấn đề quan trọng nhất
trong việc quản lí dự án phần mềm. Làm thế nào để dẫn dắt dự án đi đến kết thúc mà
không vượt quá chi phí ban đầu? Đây là một vấn đề rất khó khăn vì trong quá trình
thực hiện dự án chúng ta sẽ gặp phải rất nhiều các khó khăn có thể phát sinh và làm
tiêu tốn chi phí của dự án. Ví dụ khách hàng yêu cầu phát triển thêm một số phần,
nhân viên bỏ việc, phải trả tiền lương làm thêm giờ…
Ngay từ đầu dự án, ngân sách đã được tính toán dựa trên số phân tích về hệ thống,
số người lập trình, người lãnh đạo, thời gian làm việc của từng người…
Các lý do dẫn đến việc vượt quá chi phí:
- Về mặt nhân sự:
Đánh giá thấp hoặc không chính xác khả năng làm việc của nhân viên trong dự
án. Nhân viên không đáp ứng đuợc yêu cầu của công việc, hoặc có vấn đề với môi truờng
phát triển dự án.
Các vấn đề ngoài lề: Năng suất đối tác thấp, phát sinh yêu cầu mới từ bên ngoài
Vậy làm thế nào để quản lý đuợc chi phí:
Phát hiện sớm các triệu chứng về giá. Ví dụ : chi phí vượt giá hợp đồng
Phân tích nguyên nhân thực sự.
Dự tính ảnh hưởng theo quan điểm về giá

Chỉnh dự án theo giá chấp nhận. Ví dụ : có vấn đề về nhân sự hoặc có vấn đề về
nguời dùng hoặc có vấn đề về đối tác.
-Vấn đề thời gian :
Tiến độ là một trong ba yếu tố quan trọng cần quản lý trong khi thực hiện dự án.
Quản lý tiến độ là các hoạt động để hoàn thành dự án sao cho đúng thời hạn và không
vượt ngân sách bằng một kế hoạch tiến hành có cân nhắc kỹ, bằng việc kiểm tra liên tục
tiến độ đạt đuợc theo các chỉ số cụ thể và thực hiện phương án điều chỉnh ngay nếu cần.
Quản lý tiến độ cần được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Mục tiêu của quản lý tiến độ là :
+ Đúng hạn (Deadline).
+ Không vượt ngân sách (Cost).
+ Tiến hành trôi chảy (Smoothly).
8


Việc quản lý tiến độ nên tuân theo các giai đọan sau :
• Giai đoạn lên kế hoạch :
+ Kế hoạch phải được cân nhắc kỹ.
+ Kế hoạch phải tính đến mọi hoạt động cần thiết
+ Các thành viên phải nhất trí với nhau.
• Giai đoạn kiểm tra :
+ Phát hiện vấn đề càng sớm càng tốt.
+ Phát hiện sớm thì chi phí khắc phục thấp
+ Kiểm tra tiến độ nên thực hiện đều đặn
+ Muốn quản lý thực sự được tiến độ cần có báo cáo chính xác.
+ Báo cáo chính xác cấn có chỉ số chính xác.
+ Báo cáo chính xác phải dựa trên hiểu biết thực sự về quản lý dự án.
• Giai đoạn thực hiện :
Nếu có vấn đề xảy ra:
+ Tìm nguỵên nhân thực sự của vấn đề.

+ Tìm các ảnh hưởng mà vấn đề gây ra
+ Tìm giải pháp hạn chế thấp nhất ảnh hưởng
1.1.2. Quản lý tiến độ dự án
 Khái niệm quản lý tiến độ dự án
Quản lý tiến độ dự án bao gồm việc thiết lập các công việc, xác định thời
gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực
hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu
chất lượng đã định.
Mục đích của quản lý tiến độ dự án là làm so để dự án hoàn thành đúng thời gian
trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định về
chất lượng.
Quản lý tiến độ là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho
công việc dự án. Trong môi trường dự án, quản lý tiến độ quan trọng hơn trong môi
trường hoạt động kinh doanh thông thường vì nhu cầu kết hợp phức tạp và thường
xuyên liên tục giữa các công việc, đặc biệt trong trường hợp dự án phải đáp ứng một
thờ hạn cụ thể của khách hàng.
Xây dựng ước lượng thời gian theo các nguyên tắc sau:
- Đánh giá các tài liệu
- Các yêu cầu nghiệp vụ có rõ ràng và cụ thể hay không?
- Các yêu cầu chức năng có hỗ trợ các yêu cầu nghiệp vụ không?

9


- Quan trọng nhất là các yêu cầu kỹ thuật có được phác thảo rõ ràng và đầy đủ
hay không?
Đảm bảo ước lượng bao gồm các thành phần:
- Danh sách các giả định dùng trong việc xây dựng ước lượng
- Phạm vi biến động cho ước lượng được đưa ra
- Khoảng thời gian ước lượng có hiệu lực

Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT – Program evaluation and
review technique) và phương pháp đường găng (Critical path method - CPM)
Một trong những kỹ thuật cơ bản để quản lý tiến độ dự án là kỹ thuật tổng quan
và đánh giá dự án (PERT) và phương pháp đường găng (CPM). Kỹ thuật tổng quan và
đánh giá dự án lần đầu được sử dụng trong hải quân Mỹ vào năm 1958 để lập kế hoạch
và quản lý chương trình phát triển tên lửa xuyên lục địa. Tham gia chương trình có
khoảng 200 nhà cung ứng, 9000 nhà thầu, hang ngàn nhà bác học và công nhân kỹ
thuật bậc cao. Dự liến thực hiện chương trình trong 7 năm. Nhờ áp dụng kỹ thuật quản
lý dự án nên thời gian thực hiện dự án xuống chi đã giảm còn 4 năm.
Phương pháp đường găng (CPM) được công ty Dupont và Remington Rand phát
triển trong cùng một thời kỳ để trợ giúp việc quản lý xây dựng và bảo trì các nhà máy
hóa chất. Tuy có những nét khác nhau, ví dụ PERT xem thời gian thực hiện các công
việc dự án là một đại lượng biến đổi nhưng có thể xác định nhờ lý thuyết xác suất còn
CPM lại sử dụng các ước lượng thời gian xác định, nhưng cả hai kỹ thuật đều chỉ rõ
mối quan hệ liên tục giữa các công việc, đều dẫn đến tính toán đường găng, cùng chỉ
ra thời gian dự trữ các công việc.
Về phương pháp thực hiện, có 6 bước cơ bản được áp dụng chung cho cả PERT
và CPM:
+ Bước 1: Xác định các công việc cần thực hiện của dự án
+ Bước 2: Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc
+ Bước 3: Vẽ sơ đồ mạng công việc
+ Bước 4: Tính toán thời gian và chi phí ước tính cho từng công việc dự án
+ Bước 5: Xác định thời gian dự trữ của các công việc và sự kiện
+ Bước 6: Xác định đường găng
 Dự tính thời gian thực hiện từng công việc
10


Có 2 phương pháp chính để dự tính thời gian thực hiện các công việc: phương
pháp tất định và phương pháp ngẫu nhiên, Phương pháp tất định bỏ qua các yếu tố bất

định trong khi phương pháp ngẫu nhiên tính đến sự tác động của các nhân tố ngẫu
nhiên khi dự tính thời hạn thực hiện các công việc.
Phương pháp ngẫu nhiên
Trong khi lập kế hoạch tiến độ, việc dự án hoàn thành vào một ngày nào đó là
một yếu tố bất định vì nó chịu tác động của nhiều yếu tố ngẫu nhiên. Mặc dù không
thể biết chắc chắn ngày cụ thể nào là ngày hoàn thành dự án nhưng các nhà quản lý dự
án có thể dự tính được ngày sớm nhất và ngày muộn nhất từng công việc và do đó toàn
bộ các công việc dự án phải hoàn thành. Trên cơ sở này, sử dụng các phương pháp
toán học có thể xác định tương đối chính xác ngày dự án sẽ hoàn thành. Giả sử thời
gian hoàn thành từng công việc như sau: thời gian cực đại – thời gian dự tính bi quan
tương ứng trường hợp công việc tiến hành trong điều kiện không thuận lợi là a, thời
gian cực tiểu – thời gian dự tính lạc quan tương ứng trường hợp công việc tiến hành
thuận lợi là b và thời gian hoàn thành công việc – tương ứng trường hợp dự án tiến
hành bình thường là m. Giả định thời gian hoàn thành từng công việc dự án tuân
theoquy luật phân phối β thì giá trị trung bình (thời gian trung bình để thực hiện từng
công việc) được tính như sau:
Bước 1: Vẽ sơ đồ mạng công việc
Các thông số trong sơ đồ mạng công việc:
-

Thời điểm sớm của sự kiện

=0

-

Thời điểm muộn của sự kiện

11

-

Thời gian dự trữ của sự kiện

Bước 2: Tính thời gian thực hiện và phương sai mỗi công việc

Trong đó:
: Thời giant rung bình để thực hiện công việc
a: Thời gian cực đại – thời gian dự tính bi quan tương ứng với trường hợp công việc
không được tiến hành trong điều kiện không thuận lợi.
b: Thời gian cực tiểu – thời gian dự tính lạc quan tương ứng với trường hợp cộng việc
được tiến hành trong điều kiện thuận lợi.
m: thời gian thông thường hoàn thành công việc – tường hợp dự tính thời gian công
việc tiến hành bình thường.
Như vậy khi phương sai càng lớn thì tính không chắc chắn về thời gian hoàn thành dự
án tăng
Giả sử các công việc độc lập với nhau thì thời gian hoàn thành dự án là tổng thời gian
kỳ vọng thực hiện các công việc trên tuyến găng và phương sai hoàn thành dự án cũng
là tổng phương sai của các công việc trên tuyến găng đó.

Trong đó:
: phương sai hoàn thành dự án
i: là các công việc găng
: phương sai của các công việc găng và được tính như sau:
12


Bước 3: Dùng phương pháp đường găng để xác định các công việc găng và đường
găng. Đường găng là đường nối các sự kiện găng. Sự kiện găng là sự kiện có thời gian

dự trữ bằng 0.
Độ dài thời gian hoàn thành các công việc găng

i là công việc găng
Bước 4: Xác định khả năng hoàn thành dự án trong thời gian mong muốn
Giả sử thời gian hoàn thành các công việc của dự án biến động tuân theo quy luật
chuẩn và giả trị trung bình trong phân phối chuẩn( tương ứng với thời gian trung bình
ở đây) là thời gian hoạt động kỳ vọng theo đường găng thì đại lượng z trong phân phối
chuẩn được tính như sau:

Trong đó:
S: Thời gian dự kiến hoàn thành toàn bộ dự án
D: Độ dài thời gian hoàn thành các công việc găng
: Độ lệch chuẩn của thời gian hoàn thành các công việc găng
Ví dụ:
Công
việc
A1
A2
A3
A4
A5
A6
A7
A8

Trình tự
Sau A1
Sau A2
Sau A3

Sau A3
Sau A4,A5
Sau A6,A7

Sự
kiện
1-2
1-3
2-4
3-5
4-5
4-6
5-6
6-7

a

M

b

1
2
1
2
1
1
3
1

2
3
2
4
4
2
4
2

3
4
3
6
7
9
11
3

2
3
2
4
4
3
5
2

a, Xác định thời gian sớm nhất hoàn thành dự án
b, Xác định xác suất hoàn thành dự án, muộn nhất là 16 ngày
13

2
3
2
4
4
3
5
2

4/36
4/36
4/36
16/36
36/36
64/36
64/36
4/36


Giải:
Ta có:
=0

=0+2=2

=0+3=3

= 2+ 2 = 4

) = Max (3+4 ; 4+4) = 8

) = Max (4+3; 8+5) = 13

= 13+ 2 = 15

=

= 15

= 15 – 2 = 13

= 13 – 5 = 8

= Min (8 – 4 ; 13 – 3) = 4

=8–4=4

14


=4–2=2

= Min ( 2 – 2 ; 3 – 2) = 0

Sự kiện
i

Sự kiện
j

Công
việc,

Hình 1.3: Cách biểu diễn sơ đồ mạng công việc
Các thông số trong sơ đồ mạng công việc:
-

Thời điểm sớm của sự kiện

=0

-

Thời điểm muộn của sự kiện

15


-

Thời gian dự trữ của sự kiện

Sơ đồ mạng công việc :
2
2

2
0

A3, 2

A1, 2
4
4

1
0

A6, 3
4

0

0
0

6
13

A5, 4

A7, 5

13
0

5
A2, 3

A4, 4
3
3

8

8

A8, 2

0
4

7

1

15

15

0
Hình 1.4: Sơ đồ mạng công việc
Đường găng: 1-2-4-5-6-7
Thời gian ngắn nhất hoàn thành dự án là: D= 2 + 2+ 4 + 2 + 5 = 15

=

Phương sai:

16


= 0,57
Tra bảng phân phối chuẩn p=0.7157 = 71,57%
1.1.3. Quản lý chi phí dự án
Ngân sách dự án là một bộ phận của ngân sách chung của doanh nghiệp, phản ánh
tình hình thu- chi của dự án. Trong một số loại hình tổ chức, ngân sách dự án chỉ gồm
các khoản chi phí; trong khi nhiều tổ chức khác ngân sách lại bao gồm cả thu và chi.
Những tổ chức thực hiện đồng thời nhiều dự án thì ngân sách dự án là tổng ngân sách
của từng dự án. Dự án bao gồm nhiều công việc, nhiều khoản mục chi phí khác nhau
nên ngân sách dự án có thể đươc dự toán theo khoản mục chi phí hoặc theo công việc.
Với mỗi tổ chức, ngân sách là hữu hạn nên ngân sách cần được quản lí chặt chẽ, sao
cho việc chi đạt hiệu quả cao.
Trong quản lí dự án, điều chỉnh tiến độ thời gian thực hiện các công việc có thể
làm tăng hoặc giảm nguồn lực liên quan khác. Nhiều trường hợp muốn rút ngắn thời
gian thực hiện công việc thì cần tăng thêm chi phí và ngược lại muốn giảm bớt chi phí
cho công việc phải kéo dài thêm thời gian thực hiện. Nguyên tắc này là cơ sở để xây
dựng một số phương pháp quản lí dự án.
Dự toán ngân sách được thực hiện cùng lúc với dự tính thời gian của dự án. Theo
nghĩa rộng, dự toán ngân sách dự án bao gồm cả việc cơ cấu phân tách công việc và
việc xác định xác định xem cần dùng những nguồn lực vật chất nào (nhân lực, thiết bị,
nguyên liệu) và mỗi nguồn cần bao nhiêu để thực hiện từng công việc của dự án. Theo
nghĩa hẹp có thể định nghĩa như sau:
Dự toán ngân sách là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án
nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án.
Kế hoạch ngân sách là một trong những kế hoạch quan trọng nhất quyết định đến
sự thành bại của dự án. Dự toán ngân sách có những tác dụng chủ yếu sau:
- Dự toán ngân sách là là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức. Kế hoạch
ngân sách phản ánh nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của đơn vị.

- Đánh giá chi phí dự tính của một dự án trước khi hiệu lực hóa việc thực hiện
- Xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí dự toán của dự án.
- Là cơ sở để chỉ đạo và quản lí tiến độ chi tiêu cho các công việc dự án.
17