.8 cách động viên nhân viên thời khủng hoảng

8 cách động viên nhân viên thời khủng hoảng
Gia Trịnh
DNSG Cuối tuần
Do gặp khó khăn về tài chính, năm nay nhiều doanh nghiệp đã cắt
giảm các khoản tiền thưởng, hủy bỏ các buổi tiệc tùng cuối năm.
Những điều này ít nhiều sẽ làm cho tinh thần của nhân viên đi
xuống. Theo Ed Hess và Charlie Goetz – hai tác giả của cuốn
sách So you Want to Start a Business? 8 Step to take Before
Making the Leap (tạm dịch: Bạn muốn khởi nghiệp? 8 điều cần
làm để tăng trưởng vượt bậc? thì ngay cả trong thời khủng hoảng,
các doanh nghiệp vẫn có thể động viên tinh thần của nhân viên
bằng những cách sau đây.
1. Nói lời cảm ơn
Ngay cả trong những lúc khó khăn, tồi tệ nhất thì việc công nhận
các nhân viên làm việc tích cực bằng những lời cảm ơn cũng có
thể làm cho họ lên tinh thần và giúp chủ doanh nghiệp củng cố
mối quan hệ giữa lãnh đạo với các nhân viên. Đây là một việc làm
hết sức đơn giản nhưng tiếc là ngày càng có nhiều chủ doanh
nghiệp không biết tận dụng nó.
2. Những món quà thưởng không đắt tiền
Có thể doanh nghiệp không đủ điều kiện để thưởng cho nhân viên
những món tiền lớn, nhưng tại sao không thể cảm ơn họ bằng
những phiếu quà tặng, phiếu ăn uống ở nhà hàng hay vé xem các
chương trình giải trí? Cũng có thể cho họ nghỉ hưởng lương một
vài ngày. Những biểu hiện tuy nhỏ này sẽ chứng tỏ rằng chủ
doanh nghiệp thật sự quan tâm đến nhân viên của mình và không
chỉ nghĩ đến họ như những công cụ để kiếm tiền của mình.


3. Những bữa ăn miễn phí
Cho dù đó là một bữa ăn nhanh được đặt phục vụ tại văn phòng

sau giờ làm việc hay bữa điểm tâm và cà phê mỗi sáng thì cách
làm đó giống “con đường nhanh nhất để đi đến trái tim là qua dạ
dày”. Đừng quên những chiếc bánh sinh nhật hay một chai rượu
Champagne vào những dịp lễ đặc biệt.
4. Trao các giải thưởng
Không có điều gì làm cho người ta cảm thấy tuyệt vời hơn khi
được hưởng những phút giây đăng quang. Một dải ruy băng xanh
hay một tờ giấy chứng nhận thành tích có thể là một cách làm thú
vị để cho các nhân viên thấy rằng thành tích của họ được doanh
nghiệp đánh giá cáo. Dù giải thưởng có nhỏ bé thì vẫn nên trao nó
cho người nhận trước mặt toàn thể nhân viên và giải thích với mọi
người lý do trao thưởng.
5. Viết một tấm thiệp cảm ơn
Một lời nhắn nhủ ngắn thể hiện sự tri ân đối với nhân viên sẽ có
thể đọng lại mãi trong tâm trí họ. Không nên dùng những lời sáo
mòn, mơ hồ như “Cảm ơn vì đã làm việc tích cực”. Lời cảm ơn
càng cụ thể càng được các nhân viên đánh giá cao. Điều này cũng
khiến chủ doanh nghiệp nhớ rằng các nỗ lực của nhân viên chính
là một đóng góp lớn giúp doanh nghiệp vượt qua những thời khắc
khó khăn nhất.
6. Tổ chức các lớp học
Luôn giúp nhân viên mở rộng hoặc đào sâu kiến thức bằng cách
gửi họ tham gia các khóa học ở các cuộc hội thảo chuyên môn.
Những lớp học như vậy không nhất thiết phải liên quan đến công
việc. Giúp nhân viên theo đuổi mối quan tâm của họ và nâng cao


năng lực làm việc sẽ động viên họ tự tin hơn, doanh nghiệp cũng
sẽ tạo được môi trường làm việc năng động, vui vẻ hơn.
7. Mua thẻ hội viên tập thể dục cho các nhân viên

Hoạt động này sẽ mang lại nhiều lợi ích khác nhau. Bên cạnh việc
thể hiện cho nhân viên thấy rằng doanh nghiệp luôn quan tâm đến
họ, thể dục còn tạo cho nhân viên sức khỏe tốt hơn, từ đó làm việc
có hiệu quả hơn. Nhân viên khỏe mạnh còn giúp doanh nghiệp tiết
kiệm chi phí y tế và tiền lương trong những ngày nhân viên nghỉ
ốm.
8. Lắng nghe ý kiến của nhân viên
Bằng cách kêu gọi những nỗ lực của đội ngũ nhân viên hoàn thiện
môi trường làm việc và giúp họ làm việc tốt hơn, doanh nghiệp
làm cho họ cảm thấy có vai trò và đóng góp quan trọng hơn trong
công ty. Các nhân viên thường không muốn rời xa doanh nghiệp
mà họ đã bỏ nhiều công sức để xây dựng. Hãy thể hiên rằng bạn
đánh giá cao các đề xuất của họ bằng cách triển khai thực hiện
một số đề xuất càng nhanh càng tốt.
Nguồn: DNSG Cuối tuần

B. Động viên nhân viên
Tính cách, hành vi của cá nhân:
Từ nhận thức, nhớ, hồi tường, suy nghĩ, làm…
- Cách cá nhân học


- Cách cá nhân xem, nghe, nhìn
- Cách cá nhân nhận xét đúng/ sai
- Cách cá nhân phát triển thông qua các hoạt động, thói quen
- Cách cá nhân phản ứng với sự vật, sự việc, con người: vui , buồn,
bực tức, kháng cự…
- Cách cá nhân muốn được khen tặng: muốn được cảm thấy là
mình đặc biệt
- Cách cá nhân kỳ vọng, thái độ lúc chán nản.

Cá nhân luôn khác nhau:
- Cá nhân khác nhau khi quê quán, thành phần xuất thân, điều kiện
gia đình, nền văn hóa, nếp sống khác nhau.
- Cá nhân có thể trạng tâm lý, sinh lý, tinh thần (trí não) khác nhau
thì hành vi khác nhau
- Cá nhân có trình độ, cấp bậc, đẳng cấp, kinh nghiệm, chuyên
môn ngành nghề khác nhau…hành vi khác nhau
- Cá nhân có vị trí chức vụ khác nhau: lãnh đạo, quản lý, chuyên
môn…thì tâm lý khác nhau
Tóm lại: tất cả mọi người đều khác nhau về nhu cầu, ước muốn, kỳ
vọng về cuộc sống …
Các nhân tố ảnh hưởng tâm lý và hiệu quả


Các mô hình động viên:
- HERZBEG với “Thỏa mãn – bất mãn”
- Mc CLELLAND với “ Nhu cầu cho sự phát triển, thành tựu”
- Mc GREGOR với “ Lý thuyết “X”, Lý thuyết “Y”
- Lý thuyết Nhật: JAPAN STYLE , LÝ THUYẾT “Z”
- MASLOW với 5 bước nhu cầu
1. HERZBEG với “Thỏa mãn – bất mãn”


2. Mc GREGOR với “ Lý thuyết “X”, Lý thuyết “Y” , dẫn đến
lý thuyết Nhật: LÝ THUYẾT “Z”
Thuyết X:
- Cá nhân không thích làm việc
- Cá nhân có khuynh hướng chỉ làm khi bị ép buộc và bị kiểm soát

chặt chẽ
- Cá nhân muốn được nói , được bảo làm cái gì…và cứ thế làm…
né tránh trách nhiệm.
Động viên họ:
- Có những kỹ luật đi kèm
- Cung cấp cho họ nhu cầu an toàn tương lai (đảm bảo công việc
lâu dài)…để khuyến khích họ
- Có những tưởng thưởng , khuyến khích họ (tiền, cho học nâng
cao …)
Thuyết Y:
- Cá nhân có thể tự tìm thấy yêu thích công việc
- Cá nhân tự nguyện làm để đạt đựơc các mục đích của công ty, tổ
chức
- Cá nhân làm và tự chịu trách nhiệm
- Cá nhân có tính sáng tạo cao, đầu óc cầu thị, ham học hỏi , lăn xả
với công việc.
Động viên:
- Giao cho những công việc có tính thử thách
- Tạo cơ hội cho họ bước lên những nấc thang nhu cầu cao hơn
(Tự thể hiện và nắm lấy quyền lực)
- Giúp họ thêm tính sáng tạo và cảm thấy gần đạt được mục đích
và có tiến triển trong công việc
- Tiền, hoặc các lớp , khóa học nâng trình độ (chuyên môn, quản
lý…)
JAPANESE STYLE , LÝ THUYẾT “Z”:


- Để một nhóm người có năng lực tạo ra lực lượng chủ chốt
- Tạo ra mối quan hệ phối hợp các cá nhân lại với nhau để đạt
được mục tiêu của nhóm, của tổ chức

- Tạo ra bầu không khí thân mật nơi làm việc như trong gia đình
- Tạo ra nếp làm việc suốt đời cho công ty (con cái được ưu tiên
tuyển dụng, được có học bổng)
- Sắp xếp di chuyển nhiều vị trí công việc khác nhau trước khi đề
bạt thăng tiến
- Làm việc với nhau như một nhóm
- Cùng nhau suy nghĩ, chia sẻ và giải quyết vấn đề
- Cơ hội để làm những công việc khác nhau
- Cùng nhau phát hiện, tìm ra các biện pháp cải tiến công việc tốt
hơn
3. Mc CLELLAND “ Nhu cầu cho sự phát triển, thành tựu”
Những tính cách tạo tiền đề cho sự phát triển:
- Thiết lập và làm theo mục tiêu đã thống nhất
- Đối mặt với thử thách, vấn đề, không rời bỏ sự thay đổi
- Sẵn lòng đón nhận rủi ro
- Tập trung nhiều hơn vào sự thành đạt của cá nhân nhiều hơn là
sự khen tụng
- Quan tâm đến sự phản hồi thông tin trên những hoạt động đã và
đang diễn ra
- Suy nghĩ đến những điều tốt hơn
- Thường là những người sinh ra từ tầng lớp trung lưu và là con
đầu
4. 5 bước nhu cầu Maslow


5. TIỀN… một nhân tố động viên:
- Thỏa mãn trước mắt cho 2 nhu cầu cơ bản : vật chất và an toàn
tương lai
- Thỏa mãn một phần cho nhu cầu cao hơn: Xã hội và tự thể hiện
- Là một biểu hiện của sự quyền lực

- Là một biểu hiện của sự công nhận/ đựợc công nhận
- Là một biểu hiện của sự thành đạt/ thành tựu đạt đựơc
Tính cách nhóm:
Ưu điểm
- Nhóm hình thành một cấu trúc xã hội thu nhỏ
- Nhóm sẽ tự lựa chọn 1 trưởng nhóm
- Nhóm sẽ ảnh hưởng hành vi cá nhân nhiều hơn người quản lý
- Nhóm sẽ phản ứng đối với những thay đổi tiềm ẩn theo một cách
không dự đoán được, không lường trước được.


- Năng suất nhóm sẽ tăng khi những thành viên trong nhóm tham
gia ra quyết định để giải quyết vấn đề tác động ảnh hưởng lẫn
nhau.
Nhược điểm:
- Nhóm, vì để hòa bình, vĩ hòa di quý, sẽ có những quyết định xấu
- Nhóm họat động lâu dễ có những công việc tẻ nhạt cần tác động
qua lại của những thành viên khác nhóm
- Nhóm có thể ảnh hưởng hoặc không ảnh hưởng lên cá nhân khi
giải quyết vấn đề
- Nhóm từ những bộ phận khác nhau có thể mâu thuẫn với nhau
trong khi giải quyết vấn đề chung (mâu thuẫn lợi ích cục bộ)
Trưởng nhóm và hoạt động tổ chức:
Nhấn mạnh tập thể hơn là cá nhân
- Lãnh đạo dựa vào nhóm:
+ Thiết lập mục tiêu cần đạt đến
+ Chuẩn hóa, vạch ra lộ trình, các kỹ thuật, công cụ hỗ trợ cần
thiết
+ Thông tin bên ngoài và sự phối hợp bên trong nhóm
+ Phản ứng lại với những lệch lạc để điều chỉnh hành vi, thách

thức
+ Để nâng cao hiệu quả, năng suất và hướng nhóm đến hoạt động
có mục tiêu, cần đối mặt và ảnh hưởng thay đổi các mâu
thuẫn….tạo ra các yêu tố bức thiết, kích thích phát triển, kích thích
sáng kiến…(khó thực hiện, và phải khéo léo)
- Lãnh đạo nhóm QLDA:
+ Huấn luyện và kèm cặp
+ Tham gia vào các nội dung QLDA
+ Giao tiếp tốt giữa các thành viên trong PMU, giao tiếp tốt với


bên ngoài
+ Cam kết thực hiện những mục tiêu có lợi cho cả Công ty và nhân
viên
+ Chia sẻ nhận thức, trách nhiệm với cả PMU để họ cùng thực
hiện
Nhân tố phát hiện và bồi dưỡng trưởng nhóm

Câu hỏi của vị chủ doanh nghiệp nhỏ trên thực sự không mấy xa lạ
trong thực tế kinh doanh ngày nay, khi mà đội ngũ nhân viên rất
cần được khích lệ để hoàn thành tốt các công việc của mình, đáp
ứng tốt các đòi hỏi của môi trường kinh doanh cạnh tranh.


Sự thất vọng và chán nản trong việc làm của nhiều nhân viên đang
gia tăng. Có một số lý do giải thích cho việc làm này, chẳng hạn
như họ cảm thấy không có bất cứ ai trong các nhà quản lý doanh
nghiệp đã và đang lắng nghe những mối quan tâm, khúc mắc, đề
xuất và phàn nàn của họ; họ cảm thấy rằng mình đang đâm đầu
vào những vị trí mà không có triển vọng thăng tiến nào cảl; họ

chán nản bởi vì các nhiệm vụ quá đều đều và đơn lẻ, họ không
được động viên, khích lệ để thực hiện những dự án mới hay những
trách nhiệm mới trong công ty; họ chỉ toàn nhận được những ý
kiến phản hồi tiêu cực.

Theo câu trả lời của Jane Miller đối với chủ doanh nghiệp kia,
những gì quan trọng mà mọi nhà quản lý cần biết về việc động
viên nhân viên đó là: bạn quả thực không thể động viên bất cứ ai
làm bất cứ việc làm gì, nhưng bạn có thể tạo ra các điều kiện thích
hợp cho sự khích lệ này tự nhiên xuất hiện bên trong bản thân một
ai đó.


Chắc chắc rằng khi mà ngày nay các hoạt động của các doanh
nghiệp ngày một mở hơn, tiếp xúc nhiều hơn với các nguồn lực
bên ngoài, việc quan tâm tới các biện pháp động viên nhân viên là
rất quan trọng.

Các nhân viên nếu được làm việc trong một môi trường tràn ngập
sự khích lệ dường như cũng nảy sinh nhiều ý tưởng sáng kiến hơn.
Họ sẽ phát huy được sự năng động của mình để thích nghi với
những thay đổi tại công sở; và qua đó giúp hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp trở nên năng động hơn, có khả năng cạnh tranh
tốt hơn.

Là một nhà quản lý kinh doanh, bạn phải tạo dựng được các điều
kiện lý tưởng trong một môi trường làm việc giúp đặt ra nền móng
sáng tạo và cách tân cho sự động viên nếu quả thực bạn muốn các
nhân viên đào sâu thêm một chút, làm việc chăm chỉ hơn một chút.

Những gì không thể động viên hiệu quả

Tiền bạc. Tất cả chúng ta đều cần tiền để lo lắng cho bản thân và
gia đình. Tiền bạc chắc chắn là một động cơ lớn. Nhưng lương
thưởng sẽ không thể động viên tốt tinh thần làm việc của các nhân


viên; nó thông thường khiến các nhân viên thực hiện tối thiểu các
yêu cầu cần thiết trong bản miêu tả công việc làm của họ.

Cạnh tranh. Cho dù dưới hình thức ganh đua bán hàng, trả lương
theo khoán sản phẩm hay giám sát chặt chẽ của đồng nghiệp, các
phương thức cạnh tranh dường như chỉ nâng cao hiệu suất công
việc về mặt bên ngoài.

Trong nhất thời, họ có thể cải thiện kết quả làm việc, song mặt trái
ở chỗ cho dù có sự gia tăng trong hiệu suất, niềm đam mê của từng
cá nhân đối với các hoạt động sẽ không còn nữa, họ không thấy
mình là một phần của thành công chung.

Công nhận. Lời khen ngợi và các phần thưởng là cách thức tuyệt
vời để nói “Công việc đã được hoàn thành tốt”. Chúng cần thiết
cho các nhân viên đánh giá kết quả công việc của mình, nhưng
không nên sử dụng điều này như một công cụ động viên.

Việc sử dụng phần thưởng và lời khen như vậy sẽ khiến các nhân
viên băn khoăn rằng động cơ làm việc của họ tiếp theo là gì. Nói
cách khác, các nhân viên sẽ cho rằng: “Lúc này, sếp sẽ còn muốn
gì từ mình nữa?”

Hành động Kỷ luật. Những phản hồi tiêu cực có thể gây ra các kết
quả hết sức tiêu cực nếu nhân viên qua đó cảm thấy mình thiếu
năng lực hay không thể kiểm soát.

Chắc chắn là chúng ta không thể bỏ qua các kết quả công việc kém
cỏi, nhưng chúng ta có thể giải quyết và phản hồi lại theo những
cách thức thích hợp hơn. Điều này đơn giản có nghĩa rằng chúng ta
cần cố gắng thấy được những gì từ quan điểm của các nhân viên
và từ đó chúng ta đưa ra cho họ cơ hội để tự sửa đổi.

Những động viên hiệu quả

Khi mà sự khích lệ bên trọng là chìa khoá cho hành động và sự
hoàn thành tốt công việc của các nhân viên, bạn cần xây dựng một
môi trường nơi mà những khích lệ bên trong luôn tràn ngập! Cách
thức là:

Đảm bảo các nhân viên có chuyên môn và các công cụ họ cần để
cảm thấy và có đủ khả năng thực hiện tốt công việc được giao. Đó
có thể là các công cụ vật chất, các thiết bị văn phòng, đào tạo kỹ
năng hay các chiến lược giao tiếp nhất định.


Cố gắng hiểu được quan điểm của các nhân viên bằng việc thấy
được các suy nghĩ và viễn cảnh của họ. Bạn không biết đó là gì?
Hãy trực tiếp hỏi họ. Hãy tiến hành các cuộc điều tra nếu cần thiết.
Và hãy nói chuyện cả với các khách hàng của bạn.

Cho phép các nhân viên tự đưa ra những lựa chọn của riêng họ.

Hãy để các nhân viên lựa chọn cách thức và phương pháp đạt được
các kết quả bạn tìm kiếm. Hãy để họ có tiếng nói trong việc thực
hiện nhiệm vụ được giao và trong những kết quả chờ đợi.

Luôn nhiệt tình với các nhân viên. Hãy cho các nhân viên thấy bạn
nhìn nhận họ những con người với các giá trị và nguyên tắc cá
nhân họ mang tới công việc.

Để họ khám phá ra sự chân thực của mình, điều mà đến lượt nó sẽ
dẫn dắt các nhân viên hành động thích hợp nhất. Hãy hỗ trợ các
nhân viên trong việc khám phá ra số mệnh của họ, cả trong và
ngoài công việc. Sau đó, hãy khai phá những cách thức mà các giá
trị, nguyên tắc và vận mệnh của các nhân viên đứng thẳng hàng
với các giá trị, nguyên tắc và vận mệnh của công ty bạn. Những
kết quả tuyệt vời sẽ đến không lâu sau đó!

Nhìn chung, nghệ thuật động viên nhân viên đồng nghĩa với việc


sử dụng những nguồn lực và phương pháp sẵn có để thuyết phục
một ai đó làm việc chăm chỉ hơn hay phát huy tối đa sở trường đối
với những công việc mà họ đang làm.

Chúng ta có thể động viên ở bất cứ đâu, theo nhiều phương cách
khác nhau và không quan tâm tới khả năng tài chính ra sao. Sự đầu
tư cho động viên nhân viên luôn đem lại các kết quả rõ nét mà bạn
sẽ nhìn thấy, nghe thấy và cảm thấy, bao gồm sự sáng tạo và hiệu
suất làm việc gia tăng, các cách thức giải quyết vấn đề mau lẹ, tỷ
lệ thay thế nhân viên giảm….
dịch từ Business Know-how