Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu công văn

LI GII THIU

Ngy nay, song song vi quỏ trỡnh phỏt trin cụng ngh khoa hc v k
thut thỡ nghnh khoa hc tớnh toỏn ó úng vai trũ quan trng. Trờn th gii
cng nh Vit Nam, cụng ngh thụng tin ó tr thnh mt nghnh cụng ngh
mi nhn, nú l mt nghnh khoa hc k thut khụng th thiu trong vic ỏp
dng vo cỏc hot ng xó hi nh qun lý, iu hnh, kinh t.
Mt trong nhng ng dng ca cụng ngh thụng tin ú l ỏp dng vo
qun lý cỏc hot ng xó hi. Thụng tin, d liu c lu tr v biu din di
dng s hoỏ v cỏc thut toỏn. Cỏc chng trỡnh c xõy dng trờn nhng cụng
ngh mi ca c s d liu ó lm tng thờm ỏng k cỏc cụng vic cú liờn quan
n cụng tỏc qun lý nh: qun lý sinh viờn, qun lý bỏn hng, qun lý th
vin.
Vi mong mun ỏp dng Visual Basic vo cụng tỏc qun lý, em xin thc
hin ti: Qun lý cụng vn n trong bỏo cỏo ny. Cụng vic qun lý cụng
vn bng th cụng l rt phc tp v d gõy nhm ln vỡ cỏc thao tỏc th cụng
nhm chỏn, ng thi vic tỡm kim cụng vn s rt lõu v khú, vỡ vy cú mt
phn mm h tr vic s dng mỏy tớnh qun lý cỏc cụng vn s giỳp ngi
qun lý d dng hn.
H thng qun lý ti liu cụng vn n s c xõy dng trờn h qun tr
d liu Microsoft Access, v s dng ngụn ng lp trỡnh Visual Basic 6.0.
Bỏo cỏo ny gm 5 phn:
Phn I: Gii thiu v c s thc tp.
Phn II: Phõn tớch h thng.
Phn III: Thit k h thng.
Phn IV: Mụ t giao din v hng dn s dng.
Phn V: Kt lun v hng phỏt trin.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Phần I: Giới thiệu về cơ sở thực tập

I. Giới thiệu chung
1. Một vài nét về công ty
Tên công ty: Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghệ Đại Việt
Địa chỉ: 141 Chùa Bộc - Đống Đa – Hà Nội
Tel: 84.4.5635678 / 5636818
Fax: 84.4.5635748
Email:
Web: http:// www.daiviet.com.vn
Giám đốc: Trần Quang Toản
Số lượng nhân viên: 40 người
2. Các hoạt động chính của công ty
+Công ty Đại Việt luôn quan tâm đến chất lượng phục vụ khách hàng, luôn
mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất.
+Cung cấp và bảo hành theo tiêu chuẩn của chính hãng sản xuất các sản phẩm,
thiết bị tin học, máy văn phòng do các hãng hàng đầu thế giới sản xuất như:
IBM, COMPAQ, INTEL …
+Phân phối các loại linh kiện, phụ kiện máy tính của nhiều nhà phân phối với
chất lượng cao và giá thành hợp lý.
+Cung cấp các thiết bị ngoại vi, hệ thống mạng và giảI pháp tổng thể về mạng,
cơ sở dữ liệu …
+Cung cấp các linh kiện, phụ kiện, vật dụng văn phòng chính hãng cho các loại
máy tính, máy in, máy photocopy.
+Dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng thường kỳ, dàI hạn hệ thống máy tính, máy văn
phòng khác … với nhiều hình thức phong phú.
+Tư vấn, cài đặt phần mềm ứng dụng, nâng cấp máy tính theo yêu cầu của
khách hàng.
3. Sơ đồ tổ chức công ty
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

Với diện tích và quy mơ khơng lớn, tổ chức của cơng ty khá đơn giản gồm có

các phòng chính là:
+ Phòng kinh doanh
+Phòng kỹ thuật
+Phòng kho
+Phòng bảo hành
+Phòng kế tốn
Ngồi ra còn có một số bộ phận khác như tạp dịch, văn thư …..
Sơ đồ tổ chức cơng ty
















II. Đơn vị được bố trí thực tập
1. Tên đơn vị:
Phòng kỹ thuật của cơng ty.
2. Nhiệm vụ chức năng của đơn vị:
Giám đốc
P.giám đốc

Trưởng
phòng
kỹ thuật
Trưởng
phòng
kho
Trưởng
phòng
kế tốn
Trưởng
phòng
kinh
doanh
Nhân
viên
Trưởng
phòng
bảo
hành
Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân
viên
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Lp rỏp, ci t, sa cha mỏy vi tớnh theo yờu cu ca khỏch hng, hng dn

cỏch s dng cho khỏch hng
III. C s vt cht
1.Cỏc mỏy tớnh
+1 server, 3 tin trm
+1 moderm ngoi
+1 mỏy in
+1 mỏy photocopy
*Cu hỡnh
Mỏy server
Chip: Intel Pentium 4 1.4GHz SK 478/Bus 400 / 256 Kb
Main: Gigabyte titan SK 478 INTEL 845 2.4G,SDRam
Ram: SDRam 256 Kb Hyunix Bus133
HDD: Maxtor Seagate 20Gb 5400 RPM
Fax moderm internal 56Kb V90 Motorola
Keyboard + mouse: Mitsumi Malaysia
VGA: 32 Mb TNT 2 VõNT
CD Rom: Samsung 52 X
Monitor: Samsung551V 15
Printer: Laser Cannon LBP 1120 A4/14 ppm/512 Kb
*Cỏc mỏy khỏc:
Chip: Intel celeron 1.13GHz SK 370 256 Kb/Bus 133
Main: Giga 6.0_XT chipset Intel 815 EP BUS 133 Upto
1.3 Ghz On sound (Tuatalin)
Ram: SD Ram 128 Mb Hynuix Bus 133
HDD: Seagate 20 Gh.



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Phn II: Phõn tớch h thng
I. KhỏI nim v mc tiờu ca h thng thụng tin
1.Khỏi nim v h thng thụng tin.
Mt h thng thụng tin bao gi cng cú chc nng chớnh sau:
1.1H thng thụng tin a vo
D liu gc thng c ghi li mt s kin hay mt vn .
Dng cõu hi thng l mt yờu cu v thụng tin.
Dng tr li cho li nhc cú hoc khụng.
Dng lnh di dng ghi tp hoc bn ghi.
1.2H thng thụng tin x lý
Sp xp d liu hay bn ghi theo mt trt t no ú.
Thõm nhp, ghi, sa i thụng tin d liu trong h thng.
Tỡm kim, tra cu thụng tin trong h thng.
La chn cỏc thụng tin theo tiờu chun.
Thao tỏc x lý nhanh v chớnh xỏc.
1.3 H thng thụng tin lu tr
Cho phộp lu tr thụng tin theo dng vn bn, hỡnh nh, ting núi, thụng
tin s hoỏ, hoc cỏc thụng tin ó c mó hoỏ.
Tớnh bo mt ca d liu c lu tr.
1.4 H thng thụng tin ra
Thụng tin c in ra di dng file, di dng tI liu, di dng bỏo cỏo
hoc ra mn hỡnh
u ra ca h thng ny cú th l lung Iu khin, u vo ca h thng
khỏc.
2.Mc tiờu ca h thng thụng tin.
Phi ỏp ng c nhng yờu cu cho ngi s dng, h thng phI d s
dng v cú tớnh ph bin cao, lm vic n nh.
Cỏc chc nng ca h thng phi x lý nhanh v chớnh xỏc.
II. Cỏc chc nng theo nhúm ca h thng qun lý cụng vn n.

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

1. Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý.
1.1Chức năng quản lý công văn đến.
Nhập tài liệu mới ( bổ xung tài liệu).
Sửa đổi thông tin về các tài liệu ( hiệu đính ).
Huỷ tài liệu.
1.2 Chức năng tìm kiếm
Tìm kiếm theo tên tài liệu.
Tìm kiếm theo thể loại công văn.
Tìm kiếm theo ngày.
Tra cứu theo nội dung công văn.
1.3 Chức năng thống kê
Thống kê theo tên công văn.
Thống kê theo loại công văn.
Thống kê theo ngày.
1.4 Chức năng trợ giúp
Thay đổi mật khẩu.

2. Khái quát sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý công văn đến.
Các chức năng chính của hệ thống quản lý công văn đến, bao gồm các chức
năng chính là:
Quản lý công văn đến.
Tra cứu.
Thống kê.
Trợ giúp.
2.1 Quản lý công văn đến:
Chức năng quản lý công văn đến, chức năng hủy công văn, chức năng sửa công
văn
2.2 Tra cứu:

chức năng tra cứu công văn.
2.3 Thống kê:
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

Chc nng thng kờ cụng vn n.
2.4 Tr giỳp:
Tr giỳp thay i mt khu truy nhp.
3.Gii thớch chi tit cỏc chc nng trong h thng qun lý cụng vn n.
3.1 Chc nng qun lý cụng vn n
Cụng vn sau khi nhn c s c chuyn cho vn th ca cụng ty, nhõn
viờn vn th s tin hnh phõn loi cụng vn, ỏnh mó s cho cụng vn phự
hp vi cụng tỏc qun lý. Sau ú chc nng cp nht cụng vn s nhp thụng tin
ni dung liờn quan n cụng vn vo c s d liu. Nhim v quan trng nht
ca cụng tỏc cp nht, b xung l cung cp mt cỏch kp thi, hp lý ngun tin
m ngi dựng tin v c quan thụng tin ang cn.
Trong mt s trng hp cn phi cú s iu chnh mt s thụng tin ca cụng
vn do khi cp nht cú sai sút hoc b xung thờm thụng tin, cỏn b ca cụng ty
ch cn cung cp mó cụng vn ú tỡm thụng tin v cụng vn, sa i v cp
nht li. Trong quỏ trỡnh kim kờ v sp sp li cụng vn, mt s cụng vn
khụng cũn cụng dng hay khụng cú nhu cu thc t s c gom li v quyt
nh hy b. Khõu cui cựng v quan trng nht l lờn danh sỏch cụng vn v in
ra phớch tra cu, cụng vic ny lm hon ton bng mỏy nờn tin cy cho cỏc
phớch rt cao, cỏc phớch ny cú th c thay i theo quyt nh.
3.2 Chc nng tra cu.
Chc nng ch yu dnh cho ngi dựng tin. Ta cú th tỡm c thụng tin c
bn ca ti liu, tờn cụng vn hay ni dung c bn ca cụng vn. Chc nng tra
cu cụng vn to Iu kin thun li h tr cỏc nhõn viờn trong vic tỡm kim
cụng vn, tr li cỏc cõu hi ca ngi hi.
3.3 Chc nng thng kờ.
Thc cht ca chc nng ny l nhn cỏc bỏo cỏo ca cỏc chc nng trờn

nghiờn cu v a ra nhng bin phỏp v phng hng phỏt trin ca h thng.
Chc nng ny a ra cỏc thụng tin v s lng cụng vn trong cụng ty.
3.4 Chc nng tr giỳp.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Chức năng này nhằm giúp người sử dụng có thể đưa ra những thay đổi khi
cần đối với chương trình như thay đổi mật khẩu, xố đi các thơng tin khơng cần
thiết.
III. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý cơng văn đến.
1.Sơ đồ mức khung cảnh.
Mục đích xây dựng biểu đồ mức khung cảnh là để vạch ra danh giới của hệ
thống và xem xét một cách tổng thể tồn bộ hệ thống. Biểu đồ này chỉ ra các
quan hệ chính giữa các tác nhân ngồi là nơi cung cấp tin và nhận thơng tin đầu
ra của hệ thống và một bên là chức năng chính của hệ thống. Biểu đồ này chỉ ra
được các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong việc bàn giao thơng
tin giữa các chức năng. Trong biểu đồ chức năng chính là chức năng Hệ thống
quản lý, tác nhân ngồi là Văn thư.
Cơng văn cập nhật


u cầu thống kê

Báo cáo thống kê

u cầu bổ xung, huỷ tài liệu

Biểu đồ mức khung cảnh.
2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ( Mức vật lý )
Việc thiết kế biểu đồ này nhằm chỉ ra những phương tiện, biện pháp thực
hiện cơng việc của hệ thống, chỉ ra hệ thống làm việc như thế nào, các luồng dữ

liệu biểu thị cho các tài liệu liên qua trong lưu chuyển thơng tin của hệ thống,
các chức năng của hệ thống là những bộ phận hoạt động, đIều hành. Các kho dữ
liệu là các tệp tin lưu trữ thơng tin lâu dài, các tác nhân ngồi trao đổi thơng tin
với các bộ phận khác trong hệ thống.
Hệ thống
quản lý
Văn thư
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN



Yờu cu cp nht


TT tra cu
TT thng kờ

TT phn hi

Ti liu

Biu lung d liu mc nh(Mc vt lý)

3.Biu lung d liu mc nh (biu logic).
Biu ny xõy dng phõn tớch h thng mt cỏch chi tit hn nhm gim
ri ro khi h thng a vo hot ng. Biu ny ch ra h thng lm cỏi gỡ, c
gng hon chnh cỏc chc nng ca h thng da trờn biu vt lý. Cỏc lung
d liu d liu trong biu ny ch ra cỏc thụng tin yờu cu i vi tng chc
nng, mụ t quỏ trỡnh trao i thụng tin qua li gia cỏc chc nng trong h
thng. Cỏc kho d liu l cỏc kho thụng tin d liu logic. Cỏc tỏc nhõn ngoi

cung cp thụng tin d liu cho h thng v nhn thụng tin tr li t h thng.
Vn th
B phn
cp nht
B phn
tra cu
B phn
thng kờ
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


Yêu cầu cập nhật

Y/C thống kê
Y/C
Tra
cứu

Báo cáo thống kê Số liệu

Tài liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh(Mức logic)

4.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
Trong phần xây dựng biểu đồ mức dưới đỉnh, các chức năng được đánh số ở
biểu đồ trên sẽ được phân rã chi tiết hơn, đầy đủ hơn và có giải thích cụ thể đối
với từng chức năng được phân rã. Biểu đồ mức đỉnh trên sẽ được vẽ lại thành 3
biểu đồ chi tiết hơn mô tả cụ thể từng chức năng.
4.1 Biểu đồ chức năng quản lý công văn đến.

Tài liệu

Yêu cầu
Văn thư
Hệ thống
quản lý
Thống
kê
Tra
cứu
PL công
văn
1.2
Huỷ
công văn
1.4
Nhận
thông tin
1.1
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

Biểu đồ chức năng quản lý cơng văn(1)

Giải thích: Chức năng quản lý cơng văn được phân rã thành các chức năng
con, chức năng nhận kế hoạch từ người quản lý sẽ quyết định để gửi thơng tin
đến cho chức năng sửa đổi thơng tin, chức năng huỷ tài liệu hay chức năng cập
nhật cơng văn. Chức năng sửa đổi thơng tin sẽ lấy ra thơng tin về cơng văn từ
văn thư qua loại cơng văn, sửa đổi theo u cầu và cập nhật lại cho văn thư.
Tương tự, chức năng huỷ cơng văn sẽ xố bỏ tồn bộ thơng tin về một cơng văn
thơng qua loại cơng văn được cung cấp. Chức năng cập nhật sẽ nhận u cầu bổ
xung thêm cơng văn cho hệ thống. Sau khi nhận cơng văn sẽ tiến hành phân loại
theo chủng loại hoặc nội dung, đánh mã cho từng cơng văn và cập nhật vào hệ
thống. Chức năng báo cáo là chức năng sẽ được hoạt động cuối cùng sau khi các
chức năng trên đã hồn thành, chức năng này lên các danh sách báo cáo.
4.2 Biểu đồ chức năng thống kê.


Báo cáo
DS Y/C thống
kê Thơng tin

Tài liệu


Biểu đồ chức năng thống kê (3)

Văn thư
Báo cáo

1.5
Sửa đổi
thơng tin
1.3
Văn thư
Tiếp nhận
thơng tin
Thống kê
cơng văn
In ấn
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Giải thích: Chức năng thống kê nhằm giúp cho văn thư biết được tình hình
công văn của công ty. Khi văn thư cần biết thông tin gì, họ sẽ gửi bản yêu cầu
thống kê, chức năng tiếp nhận yêu cầu thống kê sẽ phân loại yêu cầu để gửi đến
cho chức năng cụ thể hơn là chức năng thống kê công văn. Sau đó chức năng
tiếp nhận thông tin sẽ nhận các thông tin kết quả thống kê từ các chức năng con,
phân loại và lên báo cáo gửi cho người quản lý.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

4.3 Biểu đồ chức năng tra cứu (2)

Nội dung
Loại công văn



Tài liệu
Tên công văn
Người ký

Mức khẩn
Độ mật
Thông tin phản hồi

Biểu đồ chức năng tra cứu.(2)
5.Mô hình tổng thể mối quan hệ giữa các thực thể trong cơ sở dữ liệu của
hệ thống quản lý công văn đến.











Mô hình tổng thể của hệ thống quản lý công văn đến.

Y/C tra cứu
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

Phần III: thiết kế hệ thống.

I.Tổng quan về thiết kế một hệ tin học ứng dụng trong cơng tác quản lý
cơng văn đến.
Hệ tin học ứng dụng trong cơng tác quản lý cơng văn đến là một thực thể
phức tạp vì vậy việc xây dựng một hệ tin học ứng dụng trong cơng tác quản lý
phải tn theo một quy trình chặt chẽ và là sự kết hợp của nhiều cán bộ chun

mơn, mà thành phần tối thiểu cần phải có là: cán bộ phân tích hệ thống, cán bộ
chun mơn trong lĩnh vực tin học, cán bộ tin học.
Nhiệm vụ tổng qt của việc thiết kế một hệ tin học ứng dụng trong trong
cơng tác quản lý cơng văn có thể được xác định như sau:
+Tập hợp các nhu cầu thơng tin và các nhu cầu ứng dụng tin học trong cơng
tác quản lý cơng văn đến.
+Tích nhập các nhu cầu đó trong một hệ tin học ứng dụng.
Mục tiêu phải đạt tới của q trình thiết kế hệ thống quản lý cơng văn đến tin
học hố đó là:
+ Việc cập nhật,lưu trữ các cơng văn đến phải đơn giản,dễ ràng,tránh được các
sai sót khi cập nhật.
+ Việc tìm kiếm đơn giản,nhanh chóng,chính xác.
+ Việc in ấn các cơng văn tiện lợi,đẹp,dễ nhìn.
II.Lựa chọn ngơn ngữ lập trình.
Visual Basic là cách nhanh nhất và dễ nhất để tạo nên một ứng dụng trên MS
Windows. Dù người lập trình đã có hoặc chưa có kinh nghiệm lập trình
Windows.
Visual Basic cũng cung cấp một tập hợp các cơng cụ hồn thiện giúp làm đơn
giản hố việc phát triển nhanh các ứng dụng.

Vậy “ Visual Basic “ là gì ?
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Phần “Visual” (trực quan ) cung cấp phương pháp được sử dụng để tạo
nên giao diện đồ họa (Graphic User Interface ). Thay cho việc phải viết
một số lượng lớn mã lệnh để mơ tả sự xuất hiện và vị trí của các phần tử
giao tiếp, ta có thể dễ ràng thêm các phần tử đã xây dựng từ trước vào một
chỗ trên màn hình. Nếu là người đã dùng chương trình vẽ như Paint thì sẽ
có hầu hết các kỹ năng cần thiết để tạo một giao diện người dùng hiệu quả.
Phần “Basic” cung cấp ngơn ngữ BASIC, một ngơn ngữ được sử dụng

bởi nhiều lập trình viên hơn bất cứ ngơn ngữ lập trình nào khác trong lịch
sử tồn tại của máy tính. Visual Basic được phát triển từ ngơn ngữ BASIC
ban đầu và bây giờ nó chứa hàng trăm câu lệnh, hàm, từ khố, phần lớn
trong số chúng có thể liên kết trực tiếp với giao diện đồ hoạ Windows.
Những người mới bắt đầu sử dụng có thể tạo các ứng dụng hữu ích bằng
cách học một số từ khố, còn phần mạnh của ngơn ngữ sẽ cho phép người
lập trình chun nghiệp hồn thành bất cứ thứ gì mà các ngơn ngữ lập
trình Windows nào khác có thể làm được.

Ngơn ngữ lập trình Visual Basic khơng chỉ dành riêng cho Visual Basic. Hệ
thống lập trình Visual Basic, Applications Editon ( ấn bản ứng dụng ) được chứa
trong MS Exel, MS Access và nhiều chương trình ứng dụng Windows khác sử
dụng cùng ngơn ngữ. VB Script là ngơn ngữ kịch bản được sử dụng rộng rãI và
là một tập con của ngơn ngữ Visual Basic.

Dù mục đích của ta là tạo ra một ứng dụng nhỏ cho chính mình hoặc cho một
nhóm, một hệ thống rộng lớn hoặc thậm chí tạo ra các ứng dụng phân tán mở
rộng tồn cầu qua Internet, Visual Basic cũng có nhiều cơng cụ mà ta cần:
Các đặc trưng truy cập dữ liệu cho phép tạo cơ sở dữ liệu, các ứng dụng
front-end, các thành phần server – side có thể thay đổi tỉ lệ được cho hầu hết
các định dạng cơ sở dữ liệu thơng thường bao gồm Microsoft SQL Server và
các cơ sở dữ liệu mức enterprise ( khó ) khác.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN