Hoàn thiện hệ thong kiếm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại công ty CP bitexco nam long
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (662.17 KB, 112 trang )
1ii
1.3.1..................................................................................................................
Kh
MỤC
LỤC
Trang
ải niệm về quản trị rủi ro trong khâu tiêu thụ sản phẩm...................29
1.3.2
Vai trò của hệ thong kiêm soát nội bộ trong việc tăng cưòng
Danhkiếm
mụcsoát
các chữ viết tắt.........................................................................iv
rủi ro trong khâu tiêu thụ...............................................................................30
1.3.3..................................................................................................................
Mộ
Danh
mục bảng, biểu, sơ đồ........................................................................V
t sổ hệ thong quản trị đang được áp dụng trong doanh nghiệp........31
PHẦN MỞ ĐẦU..........................................................................................i
a)................................................................................................................... Hệ
thống tiêu1 chuẩn
9001: VỀ
2000.............................................
31
CHƯƠNG
:_LÝ TCVN
LUẬN ISO
CHUNG
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ
VÀ VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG KIẾM SOÁT NỘI BỘ QUẢN LÝ HOẠT
b)................................................................................................................... Hệ
ĐỘNG TIÊU THỤ.......................................................................................4
thống quản lý chất lượng toàn diện TQM.............................................34
1.1 Hệ thống kiếm soát nội bộ....................................................................4
c) Phương pháp quản lý 6 Sigma........................................................37
1.1.1.................................................................................................................. Ki
êm soát nội bộ (Internal control').......................................................4
CHƯƠNG 2: THựC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIẾM SOÁT NỘI BỘ
ỉ. 1.2 Các bộ phận họp thành hệ thong kiêm soát nội bộ...............................7
TRONG
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
a) Môi trường kiểm soát........................................................................7
BITEXCO
NAM LONG..............................................................................................41
2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần Bitexco Nam Long và thực trạng
b) Đánh giá rủi ro............................................................................... 11
hệ
thống kiếm soát nội bộ trong công ty.........................................................41
c) Hoạt động kiểm soát.......................................................................13
2.1.1.................................................................................................................. Sự
hình thành và phát triên.....................................................................41
d) Thông tin và truyền thông.............................................................. 18
111
2.2.2.................................. Thực trạng hoạt động đánh giá rủi ro tại Công ty
............................................................................................................65
2.2.3.......................................... Thực trạng hoạt động kiêm soát của Công ty
............................................................................................................67
2.2.4....................................... Thực trạng hệ thong thông tin và truyền thông
............................................................................................................74
2.2.5....................................... Thực trạng về hoạt động giảm sát của Công ty
............................................................................................................76
CHƯƠNG 3:_PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ
THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI Bộ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG......................................77
3. lSự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội bộ tại Công
ty.. 77
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội bộ trong
khâu
tiêu thụ tại Công ty.......................................................................................82
3.2.1............................................................. Phương hướng hoàn thiện
IV
Danh mục các chữ viết tắt
B/L
Vận tải đơn đường biển
CIF
Giá CIF (giá đã bao gồm giá bán, bảo hiếm và chi phí
vận chuyển)
CP
Cổ phần
FOB
Giá FOB (Giá bán giao hàng tại cảng chưa bao gồm
bảo hiểm và chi phí vận chuyển (íreight))
HĐQT
Hội đồng quản trị
HTX
V
Danh mục bảng, biểu, sơ đồ
Bảng
1.1
Danh mục 6 công cụ chủ yếu khi triển khai 6 Sigma
Bảng 2.1
Bảng 2.2
Bảng 3.1
Quy trình bán hàng của Công ty
Bảng 3.2
Bảng 3.3
Danh sách cố đông sáng lập Công ty
Bảng
3.4
Biểu 2.1
ước lượng rủi ro trong quy trình bán hàng của Công ty
Biểu 2.2
Sơ
đồ
Ước lượng rủi ro trong quy trình sản xuất của Công ty
2.1
Sơ
đồ
2.2
Sơ
2.3
đồ
Các thủ tục đề nghị phê duyệt đối với đối với quy trình
bán hàng
1
Phần mỏ' đầu
Công ty CP Bitexco Nam Long là một doanh nghiệp chuyên về sản xuất
xuất khấu mặt hàng khăn bông. Trong thời gian qua, Công ty đã không ngừng
phát triến và trở thành một trong những doanh nghiệp lớn nhất ở Miền Bắc
chuyên về sản phâm này. Trong xu thế mới, bên cạnh những thuận lợi về môi
truờng kinh doanh, về lợi thế so sánh, Công ty cũng phải đổi mặt với những
khó khăn và thách thức mói do sức ép cạnh tranh ngày một lớn. Nhằm mục
tiêu thúc đấy hoạt động tiêu thụ tại công ty bằng cách hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thong kiếm soát nội bộ
trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty CP Bitexco Nam Long".
Phương pháp nghiên cún chung của luận văn là kết hợp giữa nghiên cứu lý
luận với tống kết thực tiễn, trên cơ sở đó sử dụng các phương pháp phân tích,
tống hợp, so sánh, chứng minh để nghiên cứu và đề xuất các giải pháp thực
hiện. Nội dung luận văn gồm 3 chương chính là:
Chương I: Lý luận chung về hệ thống kiếm soát nội bộ và vai trò của hệ
thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ.
11
Chương I. Lý luận chung về hệ thống kiếm soát nội bộ và vai trò của hệ
thống kiếm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ.
1.1 Hệ thống kiếm soát nội bộ
1.1.1
Kiêm soát nội bộ (Internal control)
Theo định nghĩa của coso, kiểm soát nội bộ là một quá trình do người
quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiếp
lập đế cung cấp một sự bảo đảm họp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
-
Báo cáo tài chính đáng tin cậy;
-
Các luận lệ và quy định được tuân thủ;
-
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
1.1.2
Các bộ phận họp thành hệ thống kiếm soát nội bộ
a) Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung
của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiếm soát của mọi thành viên trong đơn vị
và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố
chính thuộc về môi trường kiếm soát là:
111
b) Đánh giá rủi ro: Đối với mọi hoạt động của mọi đon vị đều có thế
phát sinh những rủi ro và khó có thế kiếm soát được tất cả. Vì vậy, các nhà
quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro
làm cho những mục tiêu, kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng
hoạt động của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát đế tối
thiểu hoá những tốn thất do các rủi ro này gây nên. Để giới hạn được rủi ro ở
mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên mục tiêu đã được xác định
của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi
ro.
c) Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những chính sách và
thủ
tục đế đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính
sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp
kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thế gặp phải. Có nhiều loại hoạt
động kiểm soát khác nhau được áp dụng trong các đơn vị nhưng một số hoạt
động kiểm soát chủ yếu hay được áp dụng có thể kể đến là:
-
Phân chia trách nhiệm đầy đủ
-
Kiếm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ
IV
trọng. Đầu vào của hệ thống này là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới
dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán. Quá trình
vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và
tổng họp.
e) Giám sát: Giám sát là quá trình mà mọi người quản lý đánh giá chất
lượng của hệ thống kiếm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác
định kiếm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần
thiết phải sửa đối chúng cho phù hợp với tòng giai đoạn phát triến của đơn vị
hay không. Đế đạt kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động
giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
1.1.3
Vai trò và trách nhiệm của các đoi tượng có liên quan đến
kiếm
soát
nội bộ
a) Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị có trách nhiệm thay mặt cho Đại
hội đồng cố đông đế lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát tòan bộ hoạt động của đơn
vị, biết sắp xếp thời gian cần thiết đế hòan thành được trách nhiệm của mình.
Trong nhiều trường hợp, do thiếu năng lực hoặc kinh nghiệm mà Ban Giám
đốc có thế rơi vào tình trạng kiếm soát chồng chéo, hoặc không kiếm soát
được những hoạt động diễn ra tại đơn vị.
V
d) Nhân viên: Suy cho cùng, kiếm soát nội bộ liên quan đến trách
nhiệm
của mọi thành viên trong một đơn vị. Thông qua các hoạt động hàng ngày,
mọi thành viên đều sẽ tham gia vào các hoạt động kiểm soát ở những mức độ
khác nhau, tù’ người trưởng phòng phê duyệt nghiệp vụ bán chịu cho đến
người thủ kho bảo quản hàng hóa theo các chính sách của đơn vị.
ĩ. 1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiêm soát nội bộ
-
Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn,
đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, ...;
-
Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng
với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị;
-
Chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến
những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong
các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua;
-
Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra
cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai
sót hay gian lận gây ra;
VI
dịch quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã đuợc thực hiện cho khách
hàng, đồng thời thu được tiền hàng hoá hoặc được quyền thu tiền bán hàng.
1.2.2
Nội dung của hoạt động tiêu thụ sản phẩm
-
Thứ nhất là điều tra nghiên cứu thị trường
-
Thứ hai là lựa chọn sản phấm thích ứng và tiến hành sản xuất
-
Thứ ba là tố chức hoàn chỉnh sản phấm và đưa hàng hoá về kho thành
phẩm đế chuẩn bị tiêu thụ
-
Thứ tư là định giá bán và chào báo giá tới khách hàng;
-
Thứ năm là lên phương án phân phối vào các kênh tiêu thụ và lựa
chọn các kênh phân phối sản phấm;
-
Thứ sáu là xúc tiến bán hàng
-
Thứ bẩy là thực hiện các kỹ thuật nghiệp vụ bán hàng và đánh giá kết
quả tiêu thụ sản phấm
vii
-
Xác định được khả năng rủi ro đó có thể xảy ra;
-
Xác định được cách quản lý các rủi ro;
- Xác định được khả năng của doanh nghiệp trong việc giảm thiếu xác
suất và tác động của rủi ro đến hoạt động tiêu thụ;
- Xác định được chi phí và lợi ích của quản lý rủi ro và các biện pháp
áp dụng;
Chương 2: Thực trạng hoạt động kiếm soát nội bộ trong quản lý hoạt
động tiêu thụ tại Công ty cố phần Bitexco Nam Long
2.1 Tống quan về Công ty cố phần Bitexco Nam Long và thực trạng
hoạt
động tiêu thụ tại Công ty
2.1.1
Sự hình thành và phát triến
Công ty CP Bitexco Nam Long có tên giao dịch đối ngoại là Bitexco
Nam Long Joint Stock Company, viết tắt là Bitexco Nam Long, có trụ sở
chính tại Lô A2, Khu CN Nguyễn Đức Cảnh, TP Thái Bình, tỉnh Thái Bình.
Bitexco Nam Long là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân
viii
IX
xuất kinh- Cúc
doanh
loại
chính
sản phấm
của công
khác:
ty Ngoài
bao gồm:
ba dòng
Dệt vải,
sản phẩm
sản xuất
chính
cáctrên,
loại Công
sợi, chỉ
ty
khâu, chỉcòn
thêu;
có Sản
một xuất
số loại
và sản
hoàn
phấm
thiệnkhác
khănnhư
bông
khăn
cácthế
loại;
thao,
Hoàn
khăn
thiện
dùng
các
trong
sản
phẩm dệt.
bệnh
Công
viện,
ty có
vảivốn
bông....
điều lệ là 41.500.000.000 đồng.
c)
QuáĐặc
trình
điểm
phátvềtriển
hoạtcủa
động
Công
tiêutythụ
cósản
thếphẩm
chia thành 3 giai đoạn:
Hoạt
- Giai
động
đoạn
tiêu
1 (1995-2000):
thụ sản phẩm Giai
của Công
đoạn ốn
ty bao
địnhgồm
sản 2xuất
quyvàtrình
xâychính
dựng là
quy trìnhthuơng
sản xuất
hiệu;
sản phấm và quy trình bán hàng.
- - Quy
xuất sản phẩm:
Quá
trình
sản xuất
hàng
bông
Giaitrình
đoạnsản
2 (2001-2005):
Giai
đoạn
khẳng
địnhmặt
uy tín
và khăn
phát triển;
bao gồm 4 công đoạn chính như sau:
- Giai đoạn 3 (2005 - nay): Tiếp tục khẳng định uy tín và phát
triển
2. ỉ.2 Thực trạng hoạt động tiêu thụ tại Công ty
a) Đặc điếm về thị truờng tiêu thụ: Thị truờng xuất khâu chính của Công
ty là thị truờng Nhật Bản (chiếm khoảng 97% giá trị xuất khẩu của Công ty),
ngoài ra Công ty đã xuất sang một số thị trường khác như Pháp, Mỹ, Đức,
Canada...
d) Đặc điểm hoạt động thanh toán
phương thức thanh toán chủ yếu được áp dụng là phương thức tín dụng chứng
từ (L/C - Letter of credit).
2.2 Thực trạng hệ thống kiếm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu
thụ
tại Công ty cố phần Bitexco Nam Long
2.2.1
Thực trạng môi trường kiêm soát
Công ty CP Bitexco Nam Long được thành lập đế đảm nhận toàn bộ hoạt
động kinh doanh dệt may từ công ty mẹ. Đối với các nhà lãnh đạo của tập
đoàn, hoạt động của Bitexco Nam Long không chỉ đơn thuần vì mục tiêu lợi
nhuận mà còn là gìn giữ hoạt động sản xuất truyền thống của gia đình, và vì
mục tiêu phát triến bền vững. Bitexco Nam Long là công ty gia đình. Đa phần
cán bộ văn phòng cũng như các lãnh đạo xí nghiệp là “người nhà”, do vậy
phong cách điều hành và quản lý của công ty phần nào mang phong cách gia
đình, dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên trong một môi trường
làm việc tương đối thoải mái, không có nhiều áp lực.
Bitexco Nam Long cơ cấu tổ chức theo các phòng ban chức năng, phòng
ban nghiệp vụ và các xí nghiệp sản xuất, có chức năng và nhiệm vụ cụ thế.
Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị bầu ra, là người lãnh đạo cao nhất và
chịu trách nhiệm chung trong công tác quản lý và phân công trách nhiệm cho
tùng phòng; chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Hội đồng quản trị về mọi
hoạt động của Công ty. Giúp việc cho Tổng giám đốc là hai phó Tổng giám
đốc phụ trách về tài chính và phụ trách kế hoạch.
XI
đối soát nào. Căn cứ đế lãnh đạo công ty duyệt chi là trên hoá đơn và dựa trên
giải trình của cán bộ thực hiện. Việc điều hành hoạt động của phòng kế toán
được giao phó cho kế toán trưởng thực hiện. Cơ sở quản lý của Ban Giám đốc
đối với các phòng nghiệp vụ chủ yếu dựa trên niềm tin.
Các hoạt động nhận dạng rủi ro ở công ty chủ yếu được tiến hành ở cuối
các quy trình, ơ các xí nghiệp sản xuất, cuối mỗi quy trình đều có bộ phận
kiếm soát chất lượng sản phấm (KCS) kiếm tra chất lượng thành phấm. Đối
với bộ phận nghiệp vụ, hoạt động kiếm soát thế hiện ở chữ ký của cán bộ
quản lý nhiều lúc chỉ mang tính tượng trưng, thủ tục.
2.2.3
Thực trạng hoạt động kiêm soát
Đặc điểm hoạt động kiếm soát của Công ty được thể hiện ở nhiều góc độ.
Ớ góc độ phân chia trách nhiệm, Công ty đã tuân thủ đúng nguyên tắc phân
công, phân nhiệm theo đó các phòng, ban, xí nghiệp đều có chức năng, nhiệm
vụ cụ thể. Các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm toàn bộ trước Ban giám đốc
công ty về các nghiệp vụ phát sinh tù’ bộ phận mình và được giao quyền
quyết
định tối đa nhằm rút ngắn thời gian sản xuất, tăng tính cạnh tranh của Công
ty-
Tuy nhiên, trong hoạt động kiểm soát của công ty vẫn còn một số bất
cập. Đứng ở góc độ kiếm soát nội bộ, thì các quy trình nghiệp vụ của Công ty
xii
Hệ thống chứng từ kế toán của công ty bao gồm 4 hệ thống là: Chứng tù'
kế toán, hệ thống số kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng
tống hợp, cân đối kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán liên quan đến khâu tiêu
thụ sản phẩm của Công ty (xuất khẩu sản phẩm), các chứng từ kế toán yêu
cầu bao gồm: phiếu nhập kho, phiếu đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho, tờ khai
hải quan, bộ chứng từ xuất khẩu, xác nhận thanh toán của Ngân hàng. Hiện tại
Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán, cho phép chiết xuất báo cáo theo
các hình thức sổ khác nhau. Phòng kế toán của Công ty vẫn đang cung cấp 2
hệ thống báo cáo là Báo cáo tài chính (theo quy định của Bộ tài chính) và Báo
cáo quản trị nhằm đưa đến cho Ban Tổng Giám đốc những thông tin kịp thời,
chính xác tù' đó đưa ra các quyết định quản lý phù hợp. Liên quan đến khâu
tiêu thụ, Công ty có các báo cáo quản trị như: báo cáo tống hợp doanh thu
(lập theo tháng, quí, năm, khách hàng, mã hàng), báo cáo tình trạng tồn kho
(lập theo tuần, theo mã hàng), báo cáo công nợ (lập theo tuần),...
2.2.5 Thực trạng về hoạt động giám sát của Công ty
Mặc dù là công ty cổ phần nhưng công ty không có Ban kiểm soát nội
bộ. Việc đánh giá hoạt động của các bộ phận được giao cho phòng Tổ chức
nhân sự và đánh giá cảm tính của Ban giám đốc dựa trên kết quả sản xuất
kinh doanh của Công ty......
Chương 3: Phương hướng, giải phát hoàn thiện hệ thống kiếm soát
nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại
Công ty cổ phần Bitexco Nam Long
xiii
Thứ nhất là nhu cầu của hội nhập và phát triên: Hội nhập kinh tể quốc
tế
là một xu thế khách quan và Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đó. Việc
Việt Nam gia nhập WTO đã đem lại cho các doanh nghiệp dệt may đứng
truớc nhiều cơ hội và thách thức;
Thứ hai là do nhu cầu phát triền của Công ty: Bitexco Nam Long là một
trong những doanh nghiệp hàng đầu của miền Bắc chuyên về lĩnh vục sản
xuất khăn bông, và tham vọng của Công ty trong thời gian tới sẽ trở thành
doanh nghiệp hàng đầu của miền Bắc chuyên về sản xuất khăn bông xuất
khẩu. Muốn vậy, công ty cần phải xây dụng cho mình một hệ thống quản lý
khoa học, hợp lý và hiệu quả mà bước khởi đầu chính là hoàn thiện hệ thống
kiếm soát nội bộ.
Thứ ba là ỷ nghĩa của to chức hệ thống kiếm soát nội bộ tại Công ty:
-
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây
thiệt
hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng
sản phẩm...).
-
Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt,
trộm cắp.
XIV
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội bộ trong khâu
tiêu
thụ tại Công ty
Phương hướng hoàn thiện
3.2.1
Trong phạm vi của luận văn, các biện pháp được đưa ra nhằm hoàn thiện
hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ giới hạn trong việc kiểm soát rủi ro trong khâu
tiêu thụ sản phẩm. Các giải pháp cụ thế trước mắt được đưa ra căn cứ trên cơ
sở ước lượng các rủi ro có thể xảy ra trong khâu tiêu thụ, tình hình hoạt động
thực tế của công ty, tù' đó đưa ra các quy trình kiếm soát nhằm hạn chế sự xảy
ra của các rủi ro này. Các giải pháp cụ thể trước mắt đưa ra này là các giải
pháp tức thời, tuy nhiên về lâu dài, Ban lãnh đạo công ty cần chủ động xây
dựng một quy trình kiểm soát chuẩn trong toàn bộ các hoạt động của Công ty
căn cứ trên các mô hình quản trị đã được chấp nhận rộng rãi trên thế giới, qua
đó củng cố năng lực quản lý của Công ty cũng như củng cố được uy tín của
Công ty trên thị trường thế giới.
Một sổ kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thong kiêm soát nội bộ
3.3.2
trong
quản
lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty cô phần Bitexco Nam Long
a) Giải pháp hoàn thiện môi trường kiếm soát:
- Các mục tiêu hoạt động và phương pháp quản lý của Công ty cần phải
được phố biến công khai trong toàn bộ đội ngũ cán bộ công nhân
viên,
XV
khăn nội địa. Chuyến bộ phận kỹ thuật về phòng kế hoạch ghép thành
phòng kế hoạch - kỹ thuật chuyên về tính toán kế hoạch, kỹ thuật sản
xuất sản phẩm.
-
Mạnh dạn xây dựng một lực luợng nhân lực thực sự mạnh, có chuyên
môn, có kỹ năng, năng động và có tính sáng tạo. Hiện nay cán bộ
quản lý của Công ty thực sự có truyền thong và kinh nghiệm, tuy
nhiên trong bối cảnh kinh doanh mới còn tồn tại một sổ bất cập về
trình độ ngoại ngữ, tin học và tính linh hoạt. Công ty cần phải có sự
đầu tu nâng kiến thức cho đội ngũ này đồng thòi tuyển chọn và đua
vào hoạt động đội ngũ trẻ, đuợc đào tạo chính quy và có năng lực
thực sự.
-
Đảm bảo công tác kế hoạch: Cụ thể trong quy trình tiêu thụ của Công
ty, công tác kế hoạch bao gồm: Ke hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên
vật liệu, kế hoạch tài chính, kế hoạch giao hàng... Hiện tại, cán bộ lập
kế hoạch vẫn còn nhiều bất cập đòi hỏi phải có sự thay đối phù hợp.
-
Thành lập phòng kiếm soát nội bộ chuyên biệt: Công ty cần phải xây
dựng một bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên biệt, có chức năng hỗ trợ
cho Tổng Giám đốc giám sát mọi hoạt động trong Công ty, đảm bảo
mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của Công ty; Báo cáo
kịp thời các kết quả kiếm tra, kiếm soát nội bộ và đề xuất các giải
pháp, kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn,
XVI
dựng cho mình một cơ chế bồi thường rủi ro trên cơ sở công ty sẽ là người
đứng ra bồi thường tốn thất cho khách hàng. Tuy nhiên, sau khi xác định được
nguyên nhân gây ra tốn thất, các bộ phận trực tiếp, gián tiếp liên quan sẽ phải
bồi thường một phần tốn thất lại cho công ty theo các mức nhất định.
c) Đe xuất cơ chế kiểm soát trong khâu tiêu thụ
-
Thủ tục phê duyệt: Phải phù hợp với quy chế và chính sách của công
ty.
-
Chế độ báo cáo bất thường
-
Áp dụng hệ thống chỉ tiêu vào trong quản lý
-
Áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Công ty phải thực hiện phân
tách rõ ràng các chức năng: Phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi
nhận tài sản.
-
Đối chiếu: Thủ tục đối chiếu cần kịp thời và phải điều tra rõ nếu có
khác biệt, tránh đối chiếu thông tin từ chung một nguồn. Ban Giám
XVII
giờ trong tuần (buối sáng trước giờ làm việc hoặc buổi trưa vào giờ
ăn
trưa); tận dụng hệ thống bảng tin có sẵn kết hợp với việc chuyến văn
bản;
- Xây dựng một hệ thống mạng nội bộ, đào tạo và đưa máy tính vào
từng bộ phận trong công ty. Xây dựng một quy trình lưu chuyển
thông tin bằng máy tính có tính liên thông. Mô hình hệ thống thông
tin máy tính trong công ty đề xuất như sau:
e) Xây dựng hệ thống giám sát và thâm:
Công ty phải xây dựng một bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên biệt, chịu
sự quản lý của Ban Giám đốc, thay mặt ban Giám đốc kiếm tra, giám sát hoạt
động của các bộ phận và lập báo cáo định kỳ, báo cáo bất thường trình Ban
Giám đốc; đề xuất phưong án giải quyết với Ban giám đốc khi có sự cố xảy ra
Kết luận
Hiện tại, hệ thống kiếm soát nội bộ của Bitexco Nam Long còn rất yếu,
mang tính tự phát và được hình thành từ kinh nghiệm. Hiện tại công ty vẫn
hoạt động hiệu quả và chưa phát sinh những tổn thất to lớn do nguyên nhân
chủ quan, nhưng trong bối cảnh mới, rõ ràng nếu công ty không chủ động xây
dựng cho mình một hệ thống kiếm soát nội bộ khoa học thì nguy CO' công ty
sẽ phải đối mặt với những tổn thất chủ quan nặng nề trong tương lai, giảm
1
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Đứng trước xu thế toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế quốc tế, một trong
những chiến lược phát triển hợp lý nhất mà Đảng và Nhà nước ta đã lựa chọn
và tiếp tục được khắng định trong Đại hội Đại biếu lần thứ IX của Đảng là:
"Chủ động hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực theo tinh thần phát huy tối đa
nội lực, đồng thời tranh thủ nguồn lực bên ngoài đế phát triển nhanh, có hiệu
quả và bền vững". Chiến lược này tiếp tục mang lại cho các doanh nghiệp sản
xuất khấu nước ta một môi trường hoạt động mới trong giai đoạn tới thuận lợi
và hiệu quả hơn.
Công ty CP Bitexco Nam Long là một doanh nghiệp chuyên về sản xuất
xuất khấu mặt hàng khăn bông. Trong thời gian qua, Công ty đã không ngừng
phát triển và trở thành một trong những doanh nghiệp lớn nhất ở Miền Bắc
chuyên về sản phẩm này. Trong xu thế mới, bên cạnh những thuận lợi về môi
trường kinh doanh, về lợi thế so sánh, Công ty cũng phải đối mặt với những
khó khăn và thách thức mới do sức ép cạnh tranh ngày một lớn. Đe tiếp tục
giữ vững được vị thế, phát triến và trở thành một doanh nghiệp hàng đầu cả
nước trong lĩnh vực này, bên cạnh phương án cải tiến và nâng cấp công nghệ,
đa dạng hoá sản phẩm, tìm kiếm các khách hàng và thị trường mới, thì trước
nhất Công ty cần phải xây dựng cho mình một hệ thống quản lý khoa học,
hiệu quả, phù họp với bối cảnh mới.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho
công tác quản lý, đó là sự tích hợp một loạt các hoạt động, biện pháp, kế
2
những điều muốn tránh. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp Việt Nam, khái
niệm và vai trò của hệ thống kiếm soát nội bộ vẫn còn chưa được nhiều nhà
quản lý quan tâm.
Trong một doanh nghiệp sản xuất xuất khấu thì xây dựng được một hệ
thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho Công ty giảm bớt nguy cơ rủi
ro tiềm ấn trong quá trình sản xuất, bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát
bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo tính chính xác của các số
liệu kế toán và báo cáo tài chính; Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy,
quy ché, quy trình hoạt của Công ty cũng như các quy định của luật pháp;
Đảm bảo Công ty hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt
được mục tiêu đặt ra...
Quá trình tiêu thụ sản phẩm là quá trình thực hiện mục đích của sản xuất
và tiêu dùng, đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Trong bất kỳ
một doanh nghiệp nào, tiêu thụ sản phẩm cũng là giai đoạn cuối cùng của quá
trình sản xuất kinh doanh, là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của
doanh nghiệp đó. Do vậy, dưới góc độ là một kế toán tại Công ty CP Bitexco
Nam Long, với mục đích xây dựng trong Công ty một hệ thống quản lý khoa
học, và hiệu quả trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, em chọn đề tài: Hoàn
thiện hệ thong kiếm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công
ty CP Bitexco Nam Long.
2. Mục tiêu nghiên cứu
-
Hệ thống hoá các vấn đề lý luận về hệ thống kiếm soát nội bộ và vai trò
3
xây dựng một hệ thống kiếm soát nội bộ thực sự trở thành công cụ quản lý
đắc lực của Công ty.
3. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cún chung của luận văn là kết hợp giữa nghiên cún
lý luận với tống kết thực tiễn. Trên cơ sở đó luận văn sử dụng các phương
pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, chứng minh đế nghiên cứu và đề xuất các
giải pháp thực hiện.
Bên cạnh đó, luận văn cũng sử dụng các phương pháp kỹ thuật như:
phương pháp điều tra, khảo sát, phương pháp thu thập thông tin, tố chức sơ
đồ, biếu mẫu... để trình bày kết quả nghiên cứu một cách cụ thể, rõ ràng. Do
vậy, các phân tích của luận văn sẽ dựa trên cơ sở các lý luận chung và so sánh
với tình hình thực thế của doanh nghiệp.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cún cua đề tài
Đe tài tập trung vào nghiên cứu lý luận về vai trò của hệ thống kiểm soát
nội bộ trong quản lý nói chung và tác dụng cụ thế của hệ thống này trong việc
kiếm soát rủi ro tiêu thụ tại các doanh nghiệp sản xuất xuất khấu áp dụng cụ
thế trong Công ty cố phấn Bitexco Nam Long, một doanh nghiệp hoạt động
trong lĩnh vực dệt may.
5. Ket cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, cấu trúc của luận văn gồm 3 phần:
4
CHƯƠNG 1:
LÝ LUẬN CHƯNG VÈ HỆ THỐNG KIẺM SOÁT NỘI BỘ VÀ
VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG KIẾM SOÁT NỘI Bộ QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG TIỀU THỤ
1.1 Hệ thống kiếm soát nội bộ
1.1.1
Kiêm soát nội bộ (Internal control)
Khái niệm “kiểm soát nội bộ ” ra đời tù' đầu thế kỷ XX trong thuật ngữ
của các kiểm toán viên độc lập, mô tả các hoạt động tự kiểm soát tại doanh
nghiệp, qua đó kiếm toán viên sẽ tìm hiểu và đánh giá hệ thống này nhằm
phục vụ cho việc điều chỉnh các hoạt động kiếm toán. Dưới góc độ quản trị,
thoạt đầu hoạt động kiểm soát nội bộ được đồng nghĩa với hoạt động tự kiếm
tra của kế toán với mục tiêu tìm kiếm các giải pháp quản trị tài chính cũng
như phát hiện gian lận trong các báo cáo tài chính.
Bước sang những năm 30 của thế kỷ XX, với việc phá sản của hàng loạt
các tố chức tài chính, tín dụng lớn ở Bắc Mỹ và Tây Âu, phương pháp tự'
kiểm tra của kế toán đã bộc lộ yếu điểm của mình so với yêu cầu quản lý,
5
trước đó mà đã bao gồm cả hoạt động đối soát và đánh giá hệ thống quản lý
của doanh nghiệp.
Nhằm thống nhất định nghĩa về kiếm soát nội bộ cũng như công bố đầy
đủ một hệ thống tiêu chuẩn đế giúp cho các đơn vị xây dựng, đánh giá và
hoàn thiện hệ thống kiểm soát của mình, Uỷ ban các tổ chức đồng bảo trợ
(COSO) của Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ đã
công bố Báo cáo coso 1992 (Intemal Control - Intergrated Framework) đưa
ra một khuôn mẫu về kiếm soát nội bộ. Báo cáo này đã cung cấp một cái nhìn
toàn diện về kiểm soát nội bộ và đặt nền tảng cho các lý thuyết về kiểm soát
nội bộ sau này.
Theo định nghĩa của co so, kiểm soát nội bộ là một quá trình do người
quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiếp
lập đế cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
-
Báo cáo tài chính đáng tin cậy;
-
Các luận lệ và quy định được tuân thủ;
-
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
