Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
LỜI MỞ ĐẦU
Các công ty của nước ngoài thường đầu tư khoảng 10% chi phí cho ứng dụng công nghệ
thông tin (CNTT) trong các hoạt động sản xuất kinh doanh. Họ luôn chú ý xây dựng hệ thống cơ
sở dữ liệu (CSDL) đầy đủ để quản lý nhân sự và mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Để theo
kịp sự phát triển của các công ty nước ngoài, các công ty của Việt Nam không thể không chú ý
đến xu hướng ất yếu đó.
Trong thời gian học tập, chuẩn bị tài liệu để thực hiện đề án tốt nghiệp, em đã khảo sát
hoạt động của Công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia và chọn đề tài: Xây dựng hệ
thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia để
vận dụng các kiến thức đã học, phát triển một ứng dụng công nghệ thông tin cụ thể.
Do thời gian và trình độ còn hạn chế, nên việc thực hiện cũng như kết quả của đề tài
này còn nhiều thiếu sót, như một số chức năng còn chưa đầy đủ (chưa thực hiện được hoặc
chưa hoàn chỉnh). Em rất mong các thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến cho đề tài của em
có thể hoàn thiện hơn nữa, thực sự tạo ra một sản phẩm có chất lượng và có ý nghĩa thực
tiễn.
Đề tài này là một thành công đầu tiên của em trong việc tổng hợp các kiến thức đã
được các thầy cô truyền đạt với kiến thức tham khảo trên sách báo. Qua đây em xin chân
thành cảm ơn thầy giáo PGS.TS Hàn Viết Thuận, người đã tận tình hướng dẫn em, cùng
các thầy cô giáo trong khoa đã truyền thụ cho em những kiến thức quý báu để em có thể
hoàn thành đồ án tốt nghiệp này và cũng là hành trang cho em bước vào đời.
Em xin chân thành cảm ơn!
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI TRẦN VŨ GIA
I. Giới thiệu chức năng hoạt động của Công ty
Công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia được thành lập theo quyết định số
0102026082 ngày 24/04/2006 do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
- Tên viết tắt: TVG Co., Ltd
- Trụ sở của Công ty: Số 17 ngõ 72/2 Phúc Xá, Ba Đình, Hà Nội
- Điện thoại: 190058582

- Hotline: 0989241169 – 0904139487
- Email: –
Với một mục tiêu kết nối cung cầu Công ty THHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ
Gia đã thiết lập hệ thống điện thoại 1900-5858-82 và website: www.1900raovat.com để
phục vụ khách hàng đa chiều. Quý khách có thể tự đăng ký thông tin mua bán qua hệ thống
điện thoại và tìm kiếm thông tin thương mại và sẽ đáp ứng các thông tin về 18 lĩnh vực
như trên website: www.1900raovat.com
Thông tin của khách hàng gọi điện đến 1900-5858-82 sẽ được lưu trong hệ thống
điện thoại và trên trang www.1900raovat.com và mọi thông tin trên trang này sẽ được cập
nhật hàng ngày hàng giờ. Với sự kết hợp hệ thống điện thoại và website phong phú này
Công ty chắc chắn mang đến những thông tin bổ ích và cập nhật cho quý khách.
Bất kỳ khi nào, công ty luôn luôn đón nhận ý kiến phản hồi của người sử dụng dịch
vụ. Các ý kiến phản hồi. Các thông tin góp ý của khách hàng sẽ trực tiếp phản ánh với
phòng Chăm sóc khách hàng tại số máy: 1900-5858-82.
Thay cho những click chuột và lướt phím thông thường, cũng chẳng cần đến hàng
giờ lang thang trên web, giờ đây chỉ mất 1 giây để nhấc điện thoại và thực hiện cuộc gọi
tới tổng đài 1900 58 58 82, bạn sẽ có những thông tin đầy đủ và cập nhật nhất về thương
trường “nóng bỏng”.
Và thông điệp “Kết nối cung cầu” thương hiệu gắn liền với tổng đài 1900.58.58.82
được Công Ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia triển khai không nằm ngoài mục
đích này. Với các dịch vụ tiện ích cho các doanh nghiệp có nhu cầu khuyếch trương sản
phẩm, và các cá nhân có nhu cầu mua và bán. 1900.58.58.82 như 1 số lựa chọn không thể
thiếu của các doanh nhân và các cá nhân muốn bước vào thị trường kinh doanh hiện nay.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

“Thời gian là vàng” và “Thời gian của doanh nhân” không phải là vàng” mà được
tính bằng kim cương. Không mất nhiều thời gian ngồi đọc báo hay tìm kiếm thông tin trên
mạng, chỉ cần nhấc máy điện thoại gọi điện tới tổng đài 1900.58.58.82 là khách hàng sẽ
được cung cấp đầy đủ thông tin về các lĩnh vực:
Ø Bất động sản

Ø Thông tin việc làm: các nhà tuyển dụng, hồ sơ xin việc.
Ø Ôtô, xe máy
Ø Điện tử, máy tính
Ø Thực phẩm, nông sản…
Với mục tiêu giảm chi phí tối đa và thời gian cho khách hàng, Công ty TNHH Dịch
vụ thương mại Trần Vũ Gia đã kết hợp tổng đài 1900.58.58.82 và trang thương mại điện tử
www.1900raovat.com để phát huy tối đã khả năng khuyếch trương sản phẩm, dịch vụ của
các doanh nghiệp và thông tin mua bán của các cá nhân.
“Những gì họ nhận được là quá nhiều cho 1 cuộc điện thoại trị giá 1,364đồng/phút
từ cố định và 1,69đồng/phút từ di động”. Lý do để khách hàng lựa chọn 1900 58 58 82
trong series những đầu số bắt đầu bằng 1900XXXX là vì họ đã tìm thấy được những thông
tin thực sự hữu ích, không mang giá trị giải trí thông thường. Nhiều doanh nhân đã tìm
thấy những chiến lược kinh doanh hoàn hảo từ đầu số này.
Trong thời gian ra mắt phiên bản mới của www.1900raovat.com, Trần Vũ Gia đang
có chương trình khuyến mại đặc biệt dành cho các doanh nghiệp có cơ hội đặt banner miễn
phí tại trang chủ của trang thương mại điện tử. Hãy đến để khám phá sức mạnh của Thời
đại số và có cơ hội chứng tỏ Đẳng cấp Doanh nhân của bạn.
II. Khảo sát hệ thống:
Công Ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia có nhu cầu quản lý nhân sự, hồ
sơ, trình độ văn hoá, chuyên môn, chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm…của nhân sự công
ty. Khâu quản lý nhân sự hết sức phức tạp và phải trải qua nhiều bước như sau:
- Khi một nhân viên mới vào công ty, thì cần cập nhật hồ sơ của nhân viên đó. Sau
đó, từ kho dữ liệu ta có thể lấy ra để xem xét các thông tin nhân sự, nếu sai sót hay có thay
đổi, thì đưa ra sửa chữa.
- Trong quá trình công tác nếu có sự biến động thông tin của nhân viên như chuyển
phòng ban, thêm dữ liệu…thì phải cập nhật kịp thời, chính xác.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Thông tin nhân viên nghỉ hưu, chuyển đổi công tác khác hay bị sa thải phải được
theo dõi trong kho lưu hồ sơ.
- Định kỳ (tháng, quý, năm) phải báo cáo phục vụ cho công tác của ban điều hành,

lãnh đạo công ty.
- In ấn báo cáo dữ liệu tại bất kỳ thời điểm nào, về bất ký nhân viên nào theo yêu
cầu của lãnh đạo.
III. Phân tích hiện trạng hệ thống
1. Bộ máy quản lý kinh doanh dịch vụ của Công ty
Công tác tổ chức nhân sự của Công ty được thể hiện trong sơ đồ sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty:
Hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty
Công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia với mục tiêu kết nối cung cầu,
kinh doanh mua bán trên các lĩnh vực Bất động sản; Thông tin việc làm: các nhà tuyển
dụng, hồ sơ xin việc; Ôtô, xe máy; Điện tử, máy tính; Thực phẩm, nông sản...Công ty có 7
phòng ban chính:
• Ban Giám đốc
• Phòng Hành chính tổng hợp
• Phòng Nhân sự
GIÁM ĐỐC
Phòng
Hành
chính
Phòng
Nhân
sự
Phòng
Kinh
doanh
Phòng
Maketi
ng
Phòng
Chăm

Sóc
KH
Phòng
Kế
toán
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
• Phòng Kinh doanh
• Phòng Maketing
• Phòng Chăm sóc khách hàng
• Phòng Kế toán
Giám đốc công ty:
Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty. Giám đốc là
đại diện của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước toàn thể cán bộ công nhân
viên và kết quả kinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm về tổ chức hoạt động đúng pháp
luật và thực hiện đầy đủ các chính sách đã quy định của Nhà nước. Giám đốc có quyền
quyết định các phương án kinh doanh của Công ty cũng như tham gia vào sắp xếp tuyển
chọn nhân lực theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Có thể sử dụng chương trình để xem danh sách nhân viên theo từng phòng ban.
- Xem báo cáo thống kê lương theo từng phòng ban và của toàn công ty.
- Xem báo cáo về quản lý nhân sự, những thay đổi về nhân sự. Các báo cáo về thuế
thu nhập, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
Phòng Hành chính tổng hợp:
Có nhiệm vụ làm công tác tổ chức hành chính lao dộng, công tác lao động, thư ký
Giám đốc, Y tế, vệ sinh, an ninh quân sự tại nơi công ty đặt địa điểm hoạt động.
Phòng nhân sự:
Có nhiệm vụ quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi về tuyển dụng nhân viên khi công ty
có nhu cầu, thuyên chuyển công tác của nhân viên.
- Có thể sử dụng chương trình để tiến hành cập nhật hồ sơ nhân viên mới.
- Xem danh sách các nhân viên theo từng phòng ban, thông tin chi tiết của từng
nhân viên.

- Thêm, cập nhật khi có tuyển dụng thêm nhân viên mới.
- Xoá các nhân viên đã thôi việc trong công ty.
- Lưu hồ sơ, lý lịch của từng nhân viên.
- Tìm kiếm nhân viên theo các tiêu chuẩn.
- Báo cáo hồ sơ nhân viên theo từng phòng ban.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phòng kinh doanh:
Có nhiệm vụ tìm kiếm, theo dõi chăm sóc khách hành của Công ty. Chuyên về các
hoạt động kinh doanh trên mạng cũng như cung cấp các yêu cầu của công ty liên quan đến
máy tính. Quản lý và phân tích, tìm ra những phương án tối ưu để công việc thêm hiệu quả.
Phòng Marketing:
Chuyên nghiên cứu thị trường để tìm thị trường mới cho công ty mình.
Phòng Chăm sóc khách hàng:
Có nhiệm vụ giúp khách hàng tra cứu các thông tin trên các thị trường kinh doanh
dịch vụ của Công ty, giải thích những thắc mắc của khách hàng.
Phòng kế toán tài chính:
- Kế toán trưởng: Làm công tác tổng hợp các số liệu, các chi phí các khoản nộp
ngân sách, các quỹ, các báo cáo hàng năm, hàng quý của Công ty.
- Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản thanh toán thu chi tiền mặt tại quỹ, tiền
gửi ngân hàng, tiền vay, công nợ và khách mua bán hàng, thường xuyên thanh quyết toán
với kế toán bán nhằm đối chiếu kiểm tra và thanh toán kịp thời tránh tình trạng khách hàng
chiếm dụng vốn kinh doanh.
- Kế toán mua bán: Phản ánh tình hình mua bán trên các thị trường kinh doanh của
Công ty theo hoá đơn, chứng từ, đối tượng mua bán. Cùng với kế toán thanh toán, chi
nhánh theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán công nợ đồng thời phát hiện những lãng phí
nhằm đề xuất các phương án giúp cho Công ty hoạt động có hiệu quả hơn.
- Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt theo phiếu thu chi đã ký duyệt, nhận tiền
khách trả, nhận tiền ở ngân hàng, làm báo cáo thống kê hàng tháng đối với cấp trên.
2. Cơ cấu lao động trong công ty
- Theo cơ cấu lao động trực tiếp, lao động gián tiếp: Hiện tại doanh nghiệp có 90% là

lao động trực tiếp và 10% là lao động gián tiếp. Tức là trong tổng số 60 lao động có 54 lao
động trực tiếp, 4 lao động gián tiếp.
- Theo giới tính( nam, nữ ): Trong tổng số 20 lao động của công ty có 10 người là nữ
chiếm 50%, 10 người là nam chiếm 50%.
- Theo trình độ: Hiện nay trong tổng số 20 cán bộ, nhân viên của Công ty sau một thời
gian phát triển thì hiện tại công ty có 90% tốt nghiệp đại học.
3. Ý nghĩa của việc lựa chọn đề tài
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Dựa vào những tìm hiểu và phân tích trên đây, ta có thể thấy Công ty TNHH Dịch
vụ thương mại Trần Vũ Gia có mô hình hoạt động khá rộng và các thủ tục tuyển dụng
nhân viên, quản lý hồ sơ nhân viên phức tạp, công ty Trần Vũ Gia cần phải xây dựng một
hệ thống Tin học hỗ trợ việc Quản lý nhân viên, giúp giải quyết phần lớn việc quản lý hồ
sơ nhân viên, tra cứu hồ sơ nhân viên... giảm bớt khối lượng công việc bằng tay, giảm thời
gian, chi phí. Ngoài ra Hệ thống tin học mới sẽ giúp nhân viên nghiệp vụ quản lý hồ sơ
nhân viên chặt chẽ, chính xác, dễ dàng tiến hành cập nhật số liệu nhân sự hàng ngày, xử lý
và truy vấn thông tin nhanh. Lưu trữ hồ sơ đầy đủ, phục vụ cho công tác báo cáo tổng hợp
danh sách nhân viên theo phòng ban đầy đủ, rõ ràng.
Quản lý nhân viên trong Công ty TVG là công việc quan trọng, đòi hỏi bộ phận
quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp. Việc xây dựng một Dự án quản lý nhân
sự sẽ giúp cho nhân viên quản lý của Công ty TVG cũng làm khối lượng công việc đó
nhưng với thời gian ngắn hơn và cho hiệu quả tốt nhất. Quá trình tuyển dụng nhân viên,
quản lý hồ sơ nhân viên sẽ được cập nhật liên tục và rất nhanh chóng từ nhân viên Phòng
Nhân sự bởi ứng dụng của phần mềm này. Bên cạnh đó nhân viên có thể tra cứu tìm kiếm
hồ sơ nhân viên, in các báo cáo về nhân viên các phòng ban hay một cá nhân bất kỳ cho
lãnh đạo và các bộ phận khác trong công ty.
Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý nhân sự,
giúp Công ty nắm bắt thông tin về nhân sự trong công ty ... một cách cụ thể và chi tiết. Vì
vậy, với đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH dịch
vụ thương mại Trần Vũ Gia” là một vấn đề đang được Công ty nói chung và cán bộ
nhân viên tại phòng nhân sự nói riêng rất quan tâm.

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
CHƯƠNG II
PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN HỆ THỐNG
I. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý
Quan điểm nhìn nhận sự vật trong sự thống nhất tương tác của các yếu tố cấu thành
sự vật, hiện tượng là một luận điểm khoa học. Quan điểm này có vai trò hết sức quan trọng
khi bộ môn toán học điều khiển và kỹ thuật tin học ra đời. Khi nghiên cứu các chiến lược
kinh tế xã hội cho đến việc giải quyết một bài toán kinh tế cụ thể và chính quan điểm nhìn
nhận sự vật hiện tượng có hệ thống giúp ta nhận biết, hiểu và đi đến giải quyết từng vấn đề
một cách có hiệu quả.
Chương trình tin học hoá công tác quản lý hoạt động của các đơn vị kinh tế hành
chính sự nghiệp đang được đặt ra như một nhu cầu tất yếu và phải đầu tư xây dựng từng
bước. Cho nên đối tượng chính của tin học quản lý không phải là gì khác mà chính là các
đơn vị hành chính sự nghiệp.
1. Khái niệm thông tin
Khái niệm thông tin xét trong quá trình trao đổi giữa hai đối tượng vật chất có thể
được hiểu là nội dung những trao đổi giữa hệ thống và môi trường được sử dụng nhằm
mục đích điều khiển hoạt động của hệ thống đó.
Định nghĩa trên nhấn mạnh các khía cạnh quan trọng sau của thông tin:
- Khái niệm thông tin chỉ có ý nghĩa khi gắn liền với khái niệm điều khiển. Các quá
trình thông tin chỉ tồn tại trong các hệ thống khi thực hiện chức năng điều khiển có hướng
vì tính bất định của hệ thống sẽ giảm đi sự tích luỹ thông tin về nó tăng lên. Thông tin
được sử dụng để duy trì, cải tiến cơ cấu của hệ thống làm cho nó thích nghi với môi
trường.
- Thông tin liên quan chặt chẽ tới những vật mang tin và chỉ tồn tại trong sự tác
động qua lại giữa hai hệ thống là nguồn phát và nguồn thu thông tin. Nếu mất đi sự tác
động qua lại này thì bản thân khái niệm thông tin cũng mất ý nghĩa.
Trong quản lý kinh tế người ta đưa ra một khái niệm thông tin như sau: “ Thông tin
phục vụ quản lý là thông tin có ít nhất một cán bộ quản lý cần tới hoặc có ý nghĩa sử dụng
để thực hiện chức năng quản lý của mình”.

Định nghĩa trên có hai khẳng định rất có ý nghĩa thực tiễn là:
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Không bao giờ có hai đối tượng có cùng một nhu cầu thông tin. Thậm chí hai cán
bộ quản lý làm cùng một công việc cũng chắc chắn rằng họ không muốn nhận tập hợp các
thông tin giống hệt nhau. Do vậy, hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp luôn có
tính riêng đối với mỗi doanh nghiệp.
- Hệ thống thông tin quản lý phải lấy mục tiêu phục vụ nhà quản lý làm nguyên tắc
tồn tại.
2. Hai thành phần cơ bản của hệ thống thông tin
Nếu không con người và thiết bị, thì hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp có
hai thành phần cơ bản: Các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho
phép biến đổi các dữ liệu.
- Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng
hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách dữ liệu thành hai phần:
• Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan, như dữ liệu về nhân sự, nhà
xưởng,...Cấu trúc cơ quan không phải là cố định, mà có thể biến động khi có một sự
kiện tiến hoá xảy ra. Sự kiện tiến hoá thường xảy ra bất chợt, ngoài ý muốn của con
người. Sự điều chỉnh lại các dữ liệu cho thích hợp với sự kiện tiến hoá gọi là sự cập
nhật.
• Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của công ty, như là dữ liệu
về sản xuất, giao dịch,...hoạt động kinh doanh/ dịch vụ nhằm biến đổi luồng vào/ ra
của doanh nghiệp có thể xem là sự tiếp nối của hàng loạt các sự kiện sơ đẳng, gọi là
các sự kiện hoạt động. Khi một sự kiện hoạt động xảy ra thì phải ghi nhận nó, và
như vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của
doanh nghiệp.
- Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục đích
chính:
• Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, như: các báo cáo, các chứng từ
giao dịch...
• Trợ giúp cho các quyết định, thông thường là cung cấp những thông tin cần thiết

co việc lựa chọn một quyết định của lãnh đạo, nhưng cũng có thể là thực hiện
một sự lựa chọn quyết định.
Mỗi xử lý thông tin là sự áp dụng một quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo
một trật tự định sẵn ( gọi là thủ tục ). Các quy tắc quản lý các thủ tục có thể được ấn định
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
bởi hệ thống quyết định của doanh nghiệp và như vậy chúng có thể bị điều chỉnh theo ý
muốn, nhưng chúng có thể được ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp và như vậy doanh
nghiệp không được tự tiện thay đổi.
Đầu vào của xử lý có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp và/ hoặc
các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp.
Đầu ra có thể là: Các kết quả trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanh
nghiệp. Gọi kết quả ngoài; Các kết quả lưu giữ trở lại vào trong hệ thống, để sau này dùng
làm đầu vào cho các xử lý khác. Gọi là các kết quả trong.
3. Tính chất của hệ thống thông tin
- Tính định hướng của thông tin: Thông tin luôn phản ánh mối quan hệ giữa nguồn
tin và nơi nhận tin. Trong điều khiển không có người sử dụng thì khái niệm thông tin mất ý
nghĩa, thông tin tức là đưa cho người sử dụng tin tức, một cái gì đó chưa được biết .
- Tính tương đối của thông tin: Mỗi thông tin nhận được phần lớn đều phản ánh
không đầy đủ về sự vật hiện tượng được thông báo, nhất là thông tin kinh tế xã hội.
Nguyên nhân là do sự sai lệch từ nơi phát đến nơi nhận.
- Thông tin có tính thời điểm: Khi một người nhận được thông tin từ nơi phát, nghĩa
là có một khoảng thời gian thì trong thời gian đó hiện tượng hay sự vật được thông báo tới
đã vận động biến đổi khác trước, những biến đổi đó phụ thuộc vào thưòi gian từ nơi nhận
đến nơi phát tin, phụ thuộc vào cụ thể sự vật hay hiện tượng được xem xét.
Hoạt động quản lý là điều hành một hệ thống, đưa hệ thống đạt đến một mục tiêu
nhất định. Trước đây, người cán bộ quản lý chỉ dựa vào kinh nghiệm, nghệ thuật và trực
giác để giải quyết các nhiệm vụ quản lý. Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của thông tin
cùng với yêu cầu đa dạng của quản lý làm cho khối lượng thông tin ngày càng lớn và phức
tạp đòi hỏi người quản lý phải có công cụ để nắm bắt, xỷ lý nhanh chóng các nguồn thông
tin nhằm phục vụ ra quyết định kịp thời và chính xác để đạt được hiệu quả cao nhất, tránh

được những rủi ro trong khi ra quyết định.
4. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý
a. Hệ thống thông tin dưới giác độ điều khiển học
Dưới giác độ điều khiển học thì hệ thống thông tin phục vụ quản lý được chia thành
hai phân hệ: Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Luồng thông tin qua lại giữa hai cấp đó
là luồng thông tin quản lý và luồng thông tin phản hồi.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Thông tin vào là thông tin của môi trường tác động lên hệ thống giúp cho người
quản lý theo dõi được sự biến đổi của bên ngoài, thay đổi mục tiêu và đổi hệ thống cho
phù hợp. Những thông tin bên ngoài có thể là những thông tin thiếu chính xác và làm cho
hệ thống quản lý bị dao động. Nếu người quản lý không giỏi thì dẫn đến đổ vỡ hệ thống do
không biết lọc bỏ và loại trừ những thông tin thiếu chính xác.
- Thông tin ra là những công văn, giấy tờ trình lên cấp trên hoặc là những doanh
thu, số lượng và thông tin bên ngoài của các hệ thống khác. Nó là kết quả của thông tin vào
và là sự tương tác giữa thông tin quản lý và thông tin phản hồi.
- Thông tin quản lý là những quyết định của chủ thể quản lý lên đối tượng quản
lý nhằm đưa hệ thống đạt đến mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý, nó là thông tin cơ
bản tác động mạnh nhất lên hệ thống, nó là yếu tố tiên quyết nói lên hệ thống có thể tồn tại
hay không.
- Thông tin phản hồi là những luồng thông tin phản ứng của chủ thể quản lý lên
đối tượng quản lý trước khi ra quyết định quản lý. Nó giúp cho chủ thể quản lý điều chỉnh
lại quyết định của mình.
b. Thông tin dưới giác độ quản lý
Dưới giác độ quản lý thì thông tin được chia thành 3 cấp
(1)- Hệ thống thông tin tác nghiệp: Là nơi biến yếu tố đầu vào thành các yếu tố
đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh.
(2)- Hệ thống thông tin quản lý: Là bộ phận đầu não của hệ thống. Nơi ban hành các
quyết định quản lý và thực hiện các công việc quản lý khác.
(3)- Hệ thông tin phục vụ quản lý ( hệ thống bảo đảm mối liên hệ giữa hai hệ trên ):
Là hệ thống liên kết giữa hệ thống quản lý với hệ thống tác nghiệp. Nó cung cấp thông tin

sau khi đã phân tích và xử lý cho lãnh đạo về tình hình hoạt động của hệ thống tác nghiệp
và nó truyền cho các chỉ thị của người quản lý tới hệ thống tác nghiệp sau khi đã diễn dịch
chỉ thị đó.
Người quản lý và điều hành một tổ chức phải nắm bắt chính xác các thông tin và xử
lý chúng khi ra quyết định. Thông tin không chính xác sẽ dân đến những quyết định sai
lầm, gây hậu quả lớn. Vì vậy công tác quản lý không chỉ dựa trên kinh nghiệm, mà còn
phải dựa vào công cụ, phương tiện công nghệ thông tin để nắm bắt, xử lý nhanh, chính xác
các luồng thông tin để phục vụ ra quyết định.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần
mềm dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong
một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các
thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học, đầu vào (Input) của hệ thống thông tin được lấy ra từ các
nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu được lưu trữ
từ trước. Kết quả xử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào
kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
Sơ đồ hệ thống thông tin
Hình 2: Mô hình hệ thống thông tin
Như hình trên minh họa, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ
liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống thông tin phục vụ
quản lý chung.
Nguồn
Thu nhập
Kho d li uữ ệ
Xử lý và lưu trữ
Phân phát
Đích
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Hệ thống thông tin phục vụ quản lý

Hình 2.1: Sơ đồ quản lý hệ thống
- Hệ thống lãnh đạo là nơi ban hành các quyết định quản lý.
- Hệ thống thừa hành là kết quả thực hiện các quyết định quản lý, biến các yếu tố
đầu vào của hệ thống thành các yếu tố đầu ra.
- Hệ thống thông tin là trung gian của hai hệ thống trên có chức năng thu thập, lưu
trữ và truyền thông tin trong hệ thống, đưa thông tin vào quá trình xử lý và truyền đạt
thông tin ra một cách kịp thời.
Hệ thống thông tin gồm tập hợp các thông tin hữu ích, có cấu trúc, luân chuyển
trong hệ thống kinh tế và các quy tắc quản lý, các phương tiện xử lý thông tin. Các thành
Đầu vào
Hệ thống thông tin
phục vụ quản lý
Đầu ra
Đầu vào Đầu ra
Hệ thống thừa hành
Thông tin
ngoài vào
Thông tin
đã được
xử lý
Thông tin

ra
Thu thập
thông tin
Hệ thống lãnh đạo
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
viên trong hệ thống kinh tế có quan hệ với nhau thông qua các phương tiện xử lý thông tin.
Hoạt động của tổ chức được đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lượng của việc xử
lý, sự phù hợp của thông tin.
Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý nhân sự


Hình 2.2: Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý nhân sự
5. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý
Phân hệ quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý nhân
sự
Bộ phận quản lý nhân sự
Văn bản quyết
định QLNS
Thông báo
c a phòng ủ
nhân sự
Dữ liệu
quản lý
Thông tin xử lý
dạng báo cáo
Hồ sơ
nhân viên
Kiểm tra hồ
sơ nhận

Hồ sơ được chấp
nhận
Báo cáo tổng hợp
nhân viên
Hồ sơ
nhân viên
Thông tin
nhân sự
Lương của
nhân viên
Tra cứu
nhân sự
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Hệ thống thông tin phục vụ quản lý được tổ chức theo lối phân cấp từ trên xuống
dưới. Thông tin được tập hợp từ dưới lên trên và quyết định đưa từ trên xuống dưới qua
cấp trung gian.
a. Luồng thông tin đầu vào
Luồng thông tin này bao gồm cả thông tin định hướng của hệ thống cấp trên và các
thông tin liên hệ trao đổi môi trường. Mỗi bô phận có lượng thông tin lớn và đa dạng cần
phải xử lý. Các thông tin cần phải xử lý gồm hai loại sau:
• Các thông tin luân chuyển: Là thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày
của hệ thống. Những thông tin này lớn đòi hỏi xử lý nhanh và kịp thời, thông
tin này mang tính nội tại sự biến đổi của hệ thống. Nó phản ánh những thông
tin quyết định quản lý và thông tin phản hồi của đối tượng quản lý và magn
tính thời sự cao.
• Các thông tin tổng hợp định kỳ: Là các thông tin báo cáo của cấp dưới lên
cấp trên, những thông tin này được ghi chép trực tiếp từ các bộ phận tác
nghiệp.
• Các thông tin dùng để tra cứu: Là cắc thông tindùng chung trong hệ thống,
các thông tin này tồn tại trong thời gian dài và ít thay đổi, được dùng để tra

cứu trong việc xử lý các thông tin luân chuyển và tổng hợp.
b. Luồng thông tin đầu ra
Luồng thông tin này được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu
cầu quản lý cụ thể. Đầu ra của quá trình quản lý thường là các thông tin kết quả và các
thông tin mang tính chất định kỳ theo thời gian.
- Các thông tin cần phải xử lý được chia thành hai loại
• Thông tin đã xử lý: Là thông tin đã được xử lý nhằm cô đọng, chọn lọc, tổng hợp,
làm giàu thông tin cung cấp giúp cán bộ lãnh đạo ra quyết định quản lý.
• Thông tin ra quyết định: Là các thông tin do hệ thống quản lý ban hành, chuyển qua
hệ thống thông tin nhân bản, cụ thể hoá thông tin thành các nhiệm vụ chuyển xuống
cho hệ thống thừa hành.
- Nguyên tắc của việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo
• Đối với cán bộ quản lý cấp cao - người xây dựng mục tiêu của hệ thống, đặt ra
hướng đi cho cả hệ thống thì thông tin ngoài là quan trọng nhất vì lãnh đạo chỉ cần
quan tâm tới những thông tin mang tính chất khái quát đề cập tới những vấn đề có
tính chất vĩ mô, có ảnh hưởng lứon đến hệ thống.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
• Đối với cán bộ quản lý cấp trung gian ( có nhiệm vụ cụ thể hoá mục tiêu của hệ
thống quản lý cấp cao thành nhiệm vụ cụ thể, liên kết các bộ phận trong tổ chức )
thì thông tin bên trong quan trọng hơn, thông tinmang tích chất chi tiết định hướng
cao.
• Đối với cán bộ cơ sở ( trực tiếp thực hiện nhiệm vụ cụ thể ) thì cần cung cấp cho họ
đầy đủ các thông tin bên rong của hệ thống và càng chi tiết càng tốt.
6. Mô hình thông tin phục vụ quản lý
Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý ta cần xây dựng các module dữ liệu bao
gồm:
a. Các module cập nhật, xử lý, tổng hợp và thông tin luân chuyển
Vì lượng thông tin này lớn đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh khi xây dựng cần quan tâm
tới các yêu cầu sau:
- Tổ chức màn hình hợp lý làm giảm thao tác cho người dùng

- Nắm vững các thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật
- Tự động nạp các giá trị đã biết và các giá trị lặp lại
- Kiểm tra và phát hiện nhanh các sai sót khi cập nhập dữ liệu và có các thông
báo cho người sử dụng biết.
b. Các module cập nhật thông tin tra cứu
Các thông tin tra cứu được dùng trong một thời gian dài. Nó được cập nhật
thường xuyên do đó việc tổ chức các module này cần đảm bảo để dễ tra cứu nhất.
c. Các module bảng biểu, báo cáo
Các module này được thiết kế dựa trên sự tìm hiểu các bảng biểu báo cáo theo
quy định của hệ thống.
7. Yêu cầu của thông tin trong hệ thống quản lý
- Thông tin trong hệ thống thường được dùng để giải quyết nhiều khau của quá trình
quản lý. Điều đó đòi hỏi các thông tin trong hệ thống không được trùng lặp. Thông tin cần
được tổ chức hợp lý đảm bảo tính nhất quán cao trong hệ thống, Vì vậy, thông tin thường
được tổ chức thành các mảng cơ bản
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Giảm nhỏ nhất lượng thông tin sai lệch nhằm tăng năng suất và hiệu quả sử dụng
máy. Điều cần thiết là phải thay thế các công việc luân chuyển và xử lý thủ công sang tự
động trong toàn hệ thống. Công việc này sẽ đảm bảo truy xuất nhanh, chính xác thông tin.
- Đảm bảo vấn đề logic toán học cho hệ thống.
- Một quyết định không dựa trên tất cả thông tin trong hệ thống mà nó chỉ dựa vào
một nhóm các thông tin bộ phận. Do đó, phải hết sức tiết kiệm các thao tác xử lý, biến đổi
hợp nhất thông tin bằng cách phân loại hoặc sử dụng các mảng cơ bản.
8. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý
a. Phương pháp tổng hợp
Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nghiệp vụ cho từng bộ phận. Nhưng phải
bảo đảm mô hình toán học cho hệ thống để sau này có thể xây dựng được các mảng cơ bản
trên cơ sở nghiệp vụ đó.
- Ưu điểm: Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc theo từng
giai đoạn và nhah chóng thu kết quả.

- Nhược điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp sinh ra các thao tác không cần thiết.
b. Phương pháp phân tích
Trong phương pháp này nhiệm vụ đầu tiên là cần phải xây dựng bảo đảm toán học
cho hệ thống. Sau đó xây dựng các chương trình làm việc cho chương trình đó.
- Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc thiết lập các mảng làm việc một cách
thủ công.
- Nhược điểm: Hệ thống chỉ hoạt động khi đưa vào đồng thời các mảng làm việc.
c. Phương pháp tổng hợp phân tích
Đây là phương pháp kết hợp đồng thời cả hai phương pháp trên. Tiến hành đồng
thời xây dựng các mảng cơ bản và một thao tác cũng như nhiệm vụ cần thiết. Nhưng yêu
cầu là phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính nhất quán của thông tin trong hệ thống.
9. Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý
Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường
cũng rất phức tạp. Do đó phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép
tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được
đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc
để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là:
- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình.
Trong phần trên đã định nghĩa ba mô hình của hệ thống thông tin, đó là mô hình
logic, mô hình vật lý ngài và mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng
chúng ta thấy ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp
phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do
đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức.
- Nguyên tắc thứ 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
- Nguyên tắc thứ 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và
từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
Các giai đoạn phát triển của hệ thống
Phương pháp được đưa ra ở đây có 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các

công đoạn. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tùy theo kết quả của một giai đoạn có
thể và đôi khi là cần thiết phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai
sót. Bao gồm các giai đoạn sau.
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế logic.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phưong án của giải pháp.
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.
+) Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu.
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đích
thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ
thống. Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm
các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
- Làm rõ yêu cầu.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Đánh giá khả năng thực thi.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
+) Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết.
Phân tích chi tiết được thực hiện sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục
đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định
những nguyên nhân đích thực của vấn đề, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp
đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Giai
đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại.
- Nghiên cứu hệ thống thực tại.
- Đưa ra chuẩn đoán chính xác và xác định các yếu tố giải pháp.

- Đánh giá lại tính khả thi.
- Thay đổi đề xuất của dự án.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Trong báo cáo phải đưa ra sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu của hệ
thống hiện tại.
Một số khái niệm:
- Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động.
Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng
các sơ đồ.
- Sơ đồ luồng dữ liêu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng
thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử
lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối
tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống làm gì và
để làm gì.
- Ký pháp dùng trong sơ đồ luồng dữ liêu:
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liêu sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình,
kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Nguồn hoặc đích
Tên người/bộ phận
phát/nhận tin
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý
Tệp dữ liệu Kho dữ liệu
+) Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông
tin, cho phép loại bỏ của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở
giai đoạn trước. Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu.

- Thiết kế xử lý.
- Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic.
- Hợp thức hóa mô hình logic.
Có hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ thông tin ra.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu logic bằng phương pháp mô hình hóa.
Trong đề tài này lựa chọn thiết kế bằng phương pháp mô hình hóa.
+) Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp.
Sau khi mô hình logic được người sử dụng lựa chọn thì cần xây dựng các phương
án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Những người sử dụng các phương án khác nhau
để cụ thể hoá mô hình logic. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp
ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Giai đoạn này
gồm các công đoạn:
- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
- Xây dựng các phương án của giải pháp.
Tên tiến
trình xử
lý
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Đánh giá các phương án của giải pháp.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các giải pháp.
+) Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài.
Sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn sẽ tiến hành thiết kế vật lý
ngoài. Những công đoạn chính của giai đoạn này là:
- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).
- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá.
- Thiết kế các thủ tục thủ công.
Chuẩn bị và trình bày bào cáo về thiết kế vật lý ngoài.

II. Ứng dụng tin học trong quản lý
Hiện nay, thông tin ngày càng phon g phú và đa dạng, việc áp dụng các phương
pháp quản lý thủ công đơn điệu một cách máy móc không thể được áp dụng với nhu cầu
thực tế. Thông tin không được xử lý kịp thời sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm làm ảnh
hưởng tới hoạt động của hệ thống. Việc áp dụng tin học trong công tác quản lý sẽ nâng cao
hiệu quả hoạt động của hệ thống lên rất nhiều.
1. Phương pháp tin học hoá đồng bộ
Đó là tin học hóa đồng bộ tất cả các chức năng quản lý thiết lập một cấu trúc hoàn
toàn tự động thay đổi cho cấu trúc cũ.
- Ưu điểm: Các chức năng quản lý được tin học hoá một cách triệt để nhất, đảm bảo
tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống, tránh được sự dư thừa thông tin.
- Nhược điểm: Phương pháp này triển khai lâu và khó khăn, đầu tư về trang thiết bị
lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo. Mặt khác, khi thay đổi hệ thống cũ sẽ vấp phải thói
quen của những người làm việc trong hệ thống, đây là yếu tố khó vượt qua.
2. Phương pháp tin học hoá từng phần
Đây là phương pháp tin học hoá từng chức năng theo một trình tự nhất định theo
yêu cầu của từng bộ phận trong hệ thống. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
được thực hiện một cách độc lập với những giải pháp riêng so với những phân hệ khác.
Các phân hệ này thường được cài đặt ứng dụng trong hoạt động của hệ thống phân tán.
- Ưu điểm: Tính đơn giản khi thực hiện vì công việc được phát triển tương đối độc
lập với nhau. Đầu tư ban đầu không lớn. Một trong những ưu điểm được đánh giá cao của
phương pháp này là không kéo theo những thay đổi cơ bản và sâu sắc cấu trúc của hệ
thống nên dễ được chấp nhận. Mặt khác, sự phát triển và thay đổi về sau của phân hệ này
sẽ không ảnh hưởng đến hoạt động của phân hệ khác nên tăng được tính mềm dẻo. Nhờ có
tin học hoá từng phần, con người có thể can thiệp vào từng giai đoạn xử lý tự động của hệ
thống, làm mất đi tính làm việc một cách máy móc, không năng động với từng trường hợp
và hoàn cảnh cụ thể.
- Nhược điểm: Tính nhất quản không cao trong hệ thống, do đó không tránh được
sự trùng lặp, dư thừa thông tin.

Trong thực tế, người ta áp dụng cả hai phương pháp trên nhằm giảm tối đa những
nhược điểm của từng phương pháp. Nhưng trong quản lý kinh tế chỉ áp dụng phương pháp
này hay phương pháp kia thì đều phải tính đến sự phù hợp của phương pháp đó so với trình
độ quản lý, quy mô hoạt động, tiềm năng tài chính của hệ thống đó.
III. Phân tích và thiết kế hệ thống
1. Khảo sát hệ thống
Việc khảo sát hệ thống thường được tiến hành qua hai giai đoạn sau:
- Khảo sát sơ bộ: Nhằm xác định tính khả thi của đề tài.
- Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định tính chính xác của những gì sẽ thực hiện và
khẳng định những lợi ích kèm theo. Trong giai đoạn này chúng ta cần xác định rõ ràng về
những giới hạn của công việc ( những gì làm được, chưa làm được và những gì vượt ra
ngoài phạm vi của vấn đề). Điều này được thể hiện ở khai khía cạnh: Thứ nhất là chức
năng công việc; Thứ hai là các đơn vị tổ chức điều hành các chức năng đó hoặc sử dụng
những thông tin được cung cấp bởi chức năng đó.
2. Phân tích hệ thống
Một khái niệm được sử dụng rất rộng rãi trong xử lý dữ liệu là quá trình phát thông
tin các hệ thống mới có sử dụng máy tính được xem như bao gồm một số giai đoạn phân
biệt. Tất cả những giai đoạn này tạo thành một quá trình phát triển hệ thống.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phân tích là trung tâm của quá trình phát triển hệ thống và là giai đoạn nhà thiết kế
hệ thống phải làm việc hai mức khái niệm khác nhau liên quan đến việc xem xét tình
huống vấn đề và giải pháp có thể cả mức độ là cái gì và mức độ như thế nào.
Nhà phân tích thiết kế hệ thống bao giờ cũng phải đi qua tất cả những giai đoạn của
việc xây dựng một hệ thống thông tin, nhưng muốn thu được kết quản thì cách thức tiến
hành phải theo một phương pháp nào đó sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Trong phân tích
thiết kế hệ thống người ta thường sử dụng phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc.
Đây là một cách tiếp cận hiện đại tới các giai đoạn phân tích và thiết kế của chu trình phát
triển hệ thống được chấp nhận để khắc phục những ưu điểm của cách tiếp cận truyền
thống. Nó bao gồm việc dùng một nhóm các công cụ kỹ thuật, chúng được tích hợp với
nhau qua cấu trúc hoặc khuôn khổ và các bước, các giai đoạn để xây dựng các mô hình ở

dạng đồ hoạ của cả hai hệ thống: Hiện tại và Hệ thống cần xây dựng. Các mô hình này
được sử dụng để liên lạc với nhiều người tham gia vào quá trình phân tích hệ thống đó là:
Người sử dụng, Nhà thiết kế, Phân tích viên và Người cài đặt.
- Các công cụ và mô hình được dùng trong phân tích hệ thống có cấu trúc gồm:
• Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Function Diagrams - BFD)
• Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagrams - DFD)
• Mô hình dữ liệu
• Mô hình quan hệ
• Ngôn ngữ cấu trúc
• Từ điển dữ liệu
- Khuôn khổ chung của phương pháp luận phân tích hệ thống có cấu trúc:
• Tổ hợp và giao tiếp các sản phẩm của những mô hình khác nhau trong đó mỗi
mô hình là một cách nhìn khác nhau về hệ thống hiện tại hoặc hệ thống cần xây
dựng và cần phải phối hợp các quan điểm khác nhau này theo một cách nào đó
để nêu ra được đặc tả yêu cầu của hệ thống.
• Các mô hình và kỹ thuật phải kiểm tra chéo lẫn nhau giữa các mô hình để tạo độ
tin cậy cho hệ thống.
a. Phân tích sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Mục đích của phân tích chức năng là nắm được những ràng buộc do người sử dụng
áp đặt lên hệ thống. Điều này nói lên rằng khi phân tích những chức năng phải xác định rõ
ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà không bận tâm tới phương pháp thực hiện.
Như vậy, việc phân tích phải đề cập đến những mô tả cơ sở. Trong phần việc này
chúng ta sẽ phải xây dựng một sơ đồ chức năng nghiệp vụ. Một chức năng đầy đủ gồm có
các phần sau:
Tên chức năng
Mô tả có tính chất tường thuật
Đầu ra của chức năng
Các sự kiện gây ra sự thay đổi
Phân tích chức năng sẽ đưa ra được những chi tiết quan trọng mà chi tiết đó sẽ được

dùng trong các giai đoạn sau của phân tích. Sau khi lập được sơ đồ BFD chúng ta sẽ hiểu
nhiều hơn về nhu cầu của hệ thống.
Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ở
đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý. Tất cả
chức năng đó đều quan trọng và cần được xử lý như nhau như một phần của cùng một cấu
trúc.
b. Phân tích sơ đồ dòng dữ liệu (BFD)
Sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả
dữ liệu và quá trình. Nó chỉ ra thông tin vận chuyển từ một quá trình hoặc từ một chức
năng này trong hệ thống sang một chức năng khác. Điều quan trọng là nó chỉ ra thông tin
nào cần phải có trước khi cho thực hiện một hàm hoặc một quá trình. Sơ đồ dòng dữ liệu là
một trong những công cụ quan trọng nhất trong việc phân tích hệ thống có cấu trúc. Nó
đưa ra phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa các chức năng hoặc quá trình của hệ thống
với thông tin mà chúng sử dụng. Đó là phần đặc tả yêu cầu của hệ thống vì nó xác định
thông tin nào phải có mặt trước khi quá trình có thể được tiến hành. Một DFD có thể là vật
lý: Biểu thị cho điều thực tế xảy ra ( hoặc dự định xảy ra) hoặc là logic: Biểu thị cho chức
năng cần tiến hành ( nhưng chưa nói đến cách thực hiện). DFD được xây dựng bằng cách
dùng các chức năng đã được xác định trong việc mô hình hóa cho sơ đồ BFD.
c. Phân tích mô hình dữ liệu
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống
( các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng.
Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống
của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chương trình nào bởi nhiều người sử dụng khác
nhau.
- Các yếu tố cơ sở trong phân tích dữ liệu:
+ Thuộc tính: Là một phần thông tin được dùng để mô tả các đối tượng cần quản
lý. Mỗi thuộc tính bao giờ cũng được đặt một tên sao cho ngữ nghĩa mô tả được nội dung
của thành phần thông tin mà nó cần biểu diễn.
Phân loại các thuộc tính:

• Thuộc tính khoá: Là một hay một tổ hợp của một số thuộc tính sao cho các thuộc
tính còn lại trong thực thể phụ thuộc vào nó.
• Thuộc tính không khoá ( hay mô tả): Được dùng trong các thực thể để mô tả các
thành phần dữ liệu không phải là khóa. Chúng làm tăng thêm sự hiểu biết của chúng
ta về bản thân thực thể.
• Thuộc tính kết nối: Là một tổ hợp các thuộc tính được dùng để chỉ mối quan hệ
giữa hai thực thể.
+ Khái niệm thực thể: Thực thể là một bảng dữ liệu bao gồm các thuộc tính dùng
để mô tả đối tượng hay nhiệm vụ giao dịch.
Có hai loại nhóm thực thể:
• Nhóm thực thể tài nguyên: Chỉ đơn thuần mô tả dữ liệu mà không đề cập đến giao
dịch.
• Nhóm thực thể giao dịch: Đề cập đến các giao dịch giữa các thực thể.
+ Quan hệ giữa các kiểu thực thể:
• Quan hệ một - một: Là quan hệ giữa hai kiểu thực thể A và B sao cho ứng với một
trường hợp hay thực thể tương ứng ở kiểu thực thể B và ngược lại.
Có
Nhân viên Tài khoản
11