Tìm hiểu nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH và thương mại Bùi Gia

Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ
----------***----------

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KỲ
Tên đề tài:
“Tìm hiểu nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
của Công ty TNHH và thương mại Bùi Gia”
Họ và tên sinh viên

:

Đặng Thị Thanh

Msv

:

0951010651

Lớp

:

A9

Khóa

:

48

GVHD

:

Ths. Nguyễn Thị Xuân Hường

Hà nội, tháng 8 năm 2012
1


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường
MỤC LỤC

2


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Công ty TNHH: Công ty trách nhiệm hữu hạn
Phòng ĐKKD sở kế hoạch và đầu tư: Phòng đăng kí kinh doanh

Trường THCS: Trường trung học cơ sở
NV: Nhân viên
KT: Kế toán
XNK: Xuất nhập khẩu
PTTT: Phương thức thanh toán
L/C: Letter of Credit (Thư tín dụng)
T/T: Telegraphic Transfer (Thanh toán bằng điện chuyển tiền)
TKHQ: Tờ khai hải quan
B/L: Bill of Lading (vận đơn đường biển)
C/O: Certificate of Origin (Giấy chứng nhận xuất xứ)
D/O: Delivery Order (Lệnh giao hàng)
CIF: Cost, Insurance and Freight (Tiền hàng, Bảo hiểm và Cước phí)
CFR: Cost and Freight (Tiền hàng và Cước phí)
DAF: Delivery at frontier (Giao hàng tại biên giới)

3


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức công ty
Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh- XNK
Bảng 2.1: Mặt hàng nhập khẩu chủ yếu
Sơ đồ 2.1: Quy trình nhận hàng nhập khẩu khi ra cảng

4

Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

LỜI MỞ ĐẦU
Kiến tập là hoạt động đóng vai trò rất quan trọng đối với những sinh viên sắp ra
trường vì trong quá trình kiến tập sẽ tạo điều kiện cho sinh viên có thể vận dụng lý
thuyết với thực tiễn và có thể trực tiếp xem những kiến thức mà mình được học trong
trường sẽ được sử dụng trong thực tế như thế nào. Là một sinh viên thuộc lĩnh vực
kinh tế và kinh doanh quốc tế thì giai đoạn này đặc biệt quan trọng bởi đây là giai
đoạn nghiên cứu mang tính thực tế rất cao.
Được sự cho phép của nhà trường và Ban lãnh đạo công ty TNHH thương mại Bùi
Gia, hiện nay em đang là sinh viên kiến tập tại phòng kinh doanh- XNK của quý công
ty. Qua 5 tuần thực tập, nghiên cứu vừa qua em đã được trực tiếp quan sát hoạt động
của các phòng ban khác nhau và bước đầu nắm rõ chức năng nhiệm vụ của các phòng
ban, sự phối kết hợp trong bộ máy của công ty. Cũng trong thời gian này, em đã được
đọc các tài liệu liên quan đến các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa, hợp đồng kinh
doanh và các báo cáo về tình hình hoạt động, kết quả kinh doanh của công ty TNHH
thương mại Bùi Gia.
Với sự tiếp thu của bản thân cùng với sự hướng dẫn tận tình của giảng viên
ThS. Nguyễn Thị Xuân Hường và các cán bộ nhân viên của công ty TNHH thương
mại Bùi Gia, em đã hoàn thành báo cáo kiến tập này. Bài viết được thực hiện chủ yếu
qua các phân tích định tính và tổng hợp thông tin, chủ yếu tập trung “Tìm hiểu
nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH thương
mại Bùi Gia” với mục đích kiểm nghiệm những kiến thức đã được học trong trường
Đại học Ngoại Thương , đồng thời trau dồi thêm kiến thức và kinh nghiệm thực tế.

5

Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

Ngoài phần mở đầu và kết luận báo cáo kiến tập gồm 3 phần chính sau:
Phần 1: Khái quát về công ty TNHH thương mại Bùi Gia
Phần 2: Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường
biển của công ty TNHH thương mại Bùi Gia.
Phần 3: Một số giải pháp đề xuất đối với nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu tại
công ty TNHH và thương mại Bùi Gia.
Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện đề tài nhưng do thời gian thực tập ngắn cùng với sự
hiểu biết còn hạn hẹp, nên bài báo cáo thực tập này không tránh khỏi những sai sót.
Rất mong quý thầy cô đóng góp ý kiến thêm để bài làm của em được hoàn thiện hơn.
Hà nội, ngày 04 tháng 08 năm 2012
Sinh viên thực hiện
Đặng Thị Thanh

6


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG
MẠI BÙI GIA
1.1.

Giới thiệu về Công ty TNHH thương mại Bùi Gia
• Tên công ty:
Công ty TNHH thương mại Bùi Gia
• Trụ sở chính:
Số 184 Đường Nguyễn Tuân, Quân Thanh
Xuân, Hà Nội.
 Cơ sở số 1:

Số 8D, Tập thể tổng cục hậu cần, Xuân

Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội.
 Cơ sở số 2:
Số 224 đường Tam Trinh, Quận Hai Bà
•
•
•
•
•
•

Trưng, Hà Nội.
Mã số thuế:
Điên thoại:
Fax:
Email:
Đại diện:
Chức vụ:

0103146205
04.35576191

04.35576192

Ông Bùi Thanh Tình
Giám đốc công ty

1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH thương mại Bùi Gia được thành lập theo giấy phép kinh
doanh số 0102037008 ngày 30 tháng 03 năm 2005 do Phòng ĐKKD Sở kế
hoạch và đầu tư TP Hà Nội cấp. Những năm đầu mới hình thành công ty chỉ
hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, thương mại, chuyên nhập khẩu &
cung cấp các sản phẩm về INOX, sắt và thép chất lượng cao. Tuy mới thành
lập nhưng công ty TNHH thương mại Bùi gia có đội ngũ cán bộ nhân viên
có trình độ Đại học và trên đại học dày dặn kinh nghiệm được trực tiếp đào
tạo, huấn luyện đã tạo được vị thế vững chắc trong các lĩnh vực của mình.
Với sự nhanh nhạy, tiếp thu, học hỏi đáp ứng nhu cầu phát triển không
ngừng của xã hội, công ty đã dần khẳng định được vị thế trong lĩnh vực
hoạt động của mình. Với vốn đầu tư ban đầu chỉ 10 tỷ đồng, sau 7 năm hoạt
động công ty đã dần mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh. Nâng mức đầu
tư của vốn chủ sở hữu lên 20 tỷ đồng, tổng tài sản công ty đạt gần 30 tỷ
đồng.
1.1.2. Nghành nghề kinh doanh và Lĩnh vực hoạt động.

7


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

Công ty TNHH thương mại Bùi Gia là môt trong những công ty chuyên
doanh mặt hàng vật tư inox, nhôm và các loại thép đặc chủng khác, cung
cấp các loại vật tư dùng trong nhu cầu dân dụng và công nghiệp và Bán
buôn kim loại và quặng kim loại, hóa chất (trừ hóa chất Nhà nước cấm).
Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng. Sau đây là 1 số mặt
hàng chủ đạo của công ty:
• Inox các loại: Tấm phẳng chống trượt, cuộn, dây, thanh tròn đặc, góc
ống công nghiệp (ống đúc &ống hàn) xuất xứ Đài Loan, Nhật Bản.
• Thép các loại có xuất xứ từ Đài Loan, Nhật Bản, Trung Quốc như:
─ Thép chế tạo S45C, SKD61và các mặt hàng theeos không gỉ, thép đen
tấm cuộn theo tiêu chuẩn ASTM, BS…
─ Thép tấm cán nóng hợp kim, không tráng phủ mạ sơn
─ Mác thép SUS 309, SUS 310 chịu nhiệt cao, dùng trong sản xuất xi
măng
• Nhôm các loại:
─ Nhôm tấm cuộn mác dùng cho dân dụng.
─ Nhôm thanh định hình các loại A 6063-T5, A6005-T6 dùng trong trang
trí nội thất và các nhu cầu công nghiệp khác
• Nhập khẩu - phân phối nguyên vật liệu Inox, Thép.
• Tư vấn khách hàng.
• Và một số mặt hàng khác…
1.1.3. Một số hoạt động tiêu biểu trong thời gian qua.
Trong thời gian qua, Công ty TNHH thương mại Bùi gia đã cung cấp thiết
bị bếp cho các công trình với quy mô nhỏ - vừa đến lớn, điển hình như:
•

Các công trình trường học như: Bếp ăn tập thể của Đại học mỏ địa chất
tại Từ Liêm, Hà Nội; Trường THCS Xuân Đỉnh, Từ liêm, Hà nội.

•

Các công trình Doanh Trại Quân đội như: Các thiết bị Inox cho tổng cục
hậu cần tại xã Xuân Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội và bếp ăn tập thể cho Học
viện Biên Phòng Hà Nội…

Hiện nay, công ty đã và đang mở rộng quan hệ kinh doanh bạn hàng với
nhiều đối tác, liên tục thiết lập nhiều kênh thông tin hỗ trợ khách hàng,
nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng trên cả nước.
8


Báo cáo kiến tập

1.2.

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

Cơ cấu tổ chức và quản trị nhân sự của Công ty TNHH thương mại Bùi

Gia
1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các phòng ban trong Công ty
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức công ty
GIÁM ĐỐC CÔNG TY

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG TỔ
CHỨC NHÂN SỰ

PHÒNG KINH

DOANH- XUẤT
NHẬP KHẨU

PHÒNG KẾ
TOÁN

KẾ TOÁN
TRƯỞNG

KT
Tổng
Hợp

KT
Thuế

Nhân
Viên
Kinh
Doanh
KT
Công
Nợ

Nhân
Viên
Xuất
Nhập
Khẩu

PHÒNG HÀNH
CHÍNH

NV Bảo
vệ, Tạp
vụ…

(Nguồn: Tài liệu từ phòng hành chính của công ty)

Một số phòng ban chính:
•

Giám đốc công ty: Là người đứng đầu công ty đại diện theo pháp
luật, là người quản lí điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh
của công ty. Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức
các chức danh quản lí trong công ty, bảo vệ quyền lợi của cán bộ

9

NV
Hành
Chính


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường
công nhân viên, quyết định lương thưởng và phụ trách chung về các
vấn đề tài chính đối nội, đối ngoại.

•

Phó giám đốc công ty: Là người tham mưu cho Giám đốc đưa ra các
quyết định tài chính, kinh doanh cho công ty.

•

Phòng tổ chức nhân sự - hành chính: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng
lao động; kế hoạch tiền lương hàng năm; Quản lý cán bộ, nhân sự
lao động và tiền lương theo các quy định của Nhà nước và của Công
ty TNHH thương mại Bùi Gia; Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị
văn phòng của Công ty; Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ
theo quy định.

•

Phòng kế toán: Có nhiệm vụ tham mưu giúp ban Giám đốc về mặt
quản lý tài chính và thực hiện công tác hạch toán kinh doanh của
công ty, cân đối các nguồn vốn đảm bảo hoạt động cho toàn công ty.
Quản lý chỉ đạo việc ghi chép ban đầu chế độ báo cáo thống kê, kế
toán, báo cáo tài chính, chế độ kiểm kê định kỳ, thực hiện phân tích
hoạt động kinh doanh, kiểm tra chấp hành việc thực hiện các nguyên
tắc tài chính.

•

Phòng kinh doanh- Xuất nhập khẩu: Chủ động tìm kiếm đối tác để
phát triển mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị trường trong
và ngoài nước. Nghiên cứu và tham mưu cho Ban Giám đốc trong
công tác định hướng kinh doanh và xuất nhập khẩu.

Tại công ty TNHH thương mại Bùi Gia bộ máy quản lý của công ty được
tổ chức theo mô hình tập trung. Tức là mọi quyền hành đều thuộc ban lãnh
đạo do vậy mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều do giám
đốc trực tiếp chỉ đạo và điều hành. Điều này tạo sự thống nhất trong công
ty, các cửa hàng của công ty đều nhận sự chỉ đạo của giám đốc trong việc
tổ chức kinh doanh nhằm đảm bảo tuân thủ theo chiến lược chung của
công ty và mục tiêu lợi nhuận được hoàn thành một cách tốt nhất. Tuy
nhiên điều này cũng có một số hạn chế nhất định như: giám đốc phải gánh
10


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

quá nhiều trách nhiệm; không thúc đẩy sự sáng tạo trong công ty và các
cửa hàng tiến hành kinh doanh một cách thụ động, kém linh hoạt khi có sự
thay đổi thị nhu cầu thị trường.
1.2.2. Giới thiệu cơ cấu phòng ban được thực tập

Trong quá trình tiến hành thực tập giữa khóa tại Công ty TNHH thương
mại Bùi Gia, tôi được phân công thực tập tại phòng kinh doanh- XNK
của công ty TNHH thương mại Bùi Gia. Dưới đây là sơ đồ về cơ cấu
phòng kinh doanh- XNK:
Sơ đồ 1.2. Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh- xuất nhập khẩu

Trưởng phòng

Phó phòng

NV kinh
doanh

NV
marketing

NV chứng từ
XNK

NV giao nhận và
khai hải quan

(Nguồn: Do tác giả tự rút ra trong quá thực tập tại phòng kinh doanh- XNK)
Chức năng và nhiệm vụ:
Chủ động tìm kiếm đối tác mở rộng mạng lưới phân phối trong và ngoài
nước.
• Thực hiện và quản lí các hoạt động bán hàng, marketing sản phẩm và
tiến hành đàm phán, kí kết hợp đồng với khách hàng, đối tác.
• Lập đầy đủ các chứng từ xuất nhập khẩu và các chứng từ cần thiết để
•

thanh toán, làm thủ tục cần thiết cho việc nhập khẩu hàng hóa, lưu trữ
hồ sơ
• Tiến hành liên hệ, giao dịch với nhà cung cấp, hãng vận chuyển, làm các
thủ tục cần thiết cho nhập khẩu và giao nhận hàng hoá.

11

Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO
NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI BÙI GIA
2.1.

Các mặt hàng nhập khẩu và phương thức nhập khẩu chủ yếu
Mặt hàng nhập khẩu của công ty chủ yếu là sắt thép và một số mặt hàng inox
theo hợp đồng đã được kí kết với khách hàng trong nước. Sau đây là những mặt
hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty trong những năm vừa qua:
Bảng 2.1. Mặt hàng nhập khẩu chủ yếu
ĐVT: USD/ Tấn
Chủng loại
Thép hợp kim được cán
phẳng.
Thép cuộn hợp kim cán
nóng không tráng phủ mạ

Đơn giá

Cảng, cửa khẩu PTTT

620

Cảng Hải Phòng

CFR

628

Cảng Hải Phòng

CFR

630

Ga Hà Nội

DAF

710

Cảng Hải Phòng

CIF

725

Cảng Cái Lân

CIF

1715

Cảng Hải Phòng

CIF

1.470

Cảng Cái Lân

CIF

sơn.
Thép tấm cán nóng hợp
kim, không tráng phủ mạ
sơn
Thép cuộn H08AB, tròn
trơn, cán nóng, không hợp
kim.
Thép hợp kim dạng thanh
tròn, cán nóng
Thép dây cán nóng không
gỉ dạng cuộn
Tấm inox(3x1200)mm, mới
100%

Một số mặt hàng khác…
( Nguồn: Tài liệu phòng kinh doanh- XNK)
Theo bảng thống kê trên ta thấy, công ty nhập khẩu theo các phương thức như:
CIF, CFR, DAF…trong đó hơn 70 % hàng hóa là nhập khẩu theo phương thức
CIF. Vơi hình thức này, nghĩa vụ của người mua (Công ty) được đảm bảo hợp
lý và chịu trách nhiệm ít hơn so với các hình thức nhập khẩu khác. Công ty
12

Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

không phải tốn chi phí mua bảo hiểm, thuê tàu và chịu các trách nhiệm phát
sinh trong việc chuyên chở nguyên phụ liệu nhập khẩu đến cảng. Công ty có
nhiệp vụ khai hải quan cho hàng nhập khẩu. Thực hiện thanh toán hàng bằng
L/C hay T/T. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ cầm bộ chứng từ phù hợp và ra
cảng nhận hàng. Vì vậy, trong mục 2.2, tôi xin trình bày về quy trình nhận
hàng nhập khẩu theo đường biển bằng phương thức CIF của công ty TNHH
2.2.

thương mại Bùi Gia.
Tìm hiểu quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển theo phương

thức CIF
2.2.1. Quy trình chuẩn bị trước khi ra cảng nhận hàng.
Bước 1: Kí kết hợp đồng nội và tiến hàng đặt hàng với đối tác nước ngoài
Tiến hành kí kết hợp đồng nội với khách hàng trong nước và đặt hàng
với nhà cung cấp nước ngoài theo các nội dung theo như hợp đồng nội đã kí.
Bước 2: Đàm phán và kí hợp hợp đồng nhập khẩu
Cán bộ phụ trách đặt hàng tiến hành đàm phán hoặc đặt hàng với nhà
cung cấp. Trong quá trình đàm phán thỏa thuận việc mua bán, công ty đưa mẫu
hàng cho đối tác xem đồng thời yêu cầu chào hàng .Qua đại diện của nhà cung
cấp ở trong nước, công ty sẽ đặt hàng bằng cách lên những đơn đặt hàng với
các điều khoản giống như một hợp đồng để giao đối tác nước ngoài, nếu như cả
hai bên đồng ý thì coi như hợp đồng đã được ký kết và được chuyển giao bằng
fax.
Tuy nhiên, trên thực tế thì Công ty thường tiến hành đàm phán qua điện
thoại đặc biệt là đối với những khách hàng có quan hệ mua bán lâu dài, giao

dịch dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau. Đối với những mặt hàng được ký kết nhiều
lần chỉ cần thay đổi một chút ít về giá cả quy cách phẩm chất, thời gian giao
hàng…thì 2 bên chỉ cần thông báo qua điện thoại hoặc mail những thay đổi
trong đơn đặt hàng trước cho những lần giao dịch sau.

Bước 3: Tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp

13


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

Căn cứ vào điều khoản thanh toán, cán bộ phụ trách đặt hàng sẽ chuyển
yêu cầu thanh toán cho phòng kế toán. Kế toán trưởng sẽ thực hiện các nghiệp
vụ chuyển tiền cho nhà cung cấp, thông thường có 2 loại hình thanh toán với
những nhà cung cấp nước ngoài:
─ Thanh toán bằng hình thức L/C (mở thư tín dụng – Letter of Credit)

─ Thanh toán bằng hình thức T/T (thanh toán bằng điện chuyển tiền –
Telegraphic Transfer)
Bước 4: Nhà cung cấp tiến hành chuyển hàng và thông báo hàng đến
Sau khi nhận được thanh toán từ phía công ty, các nhà cung cấp sẽ tiến
hành việc chuyển hàng.

─ Nếu điều khoản thương mại là CIF, CIP hay CFR...thì trách nhiệm
tìm hãng vận tải để chuyển hàng sẽ thuộc nhà xuất khẩu đồng thời có
trách nhiệm cung cấp cho công ty các chứng từ vận tải và thông báo
về thời gian hàng lên tàu, đến cảng.

─ Nếu điều khoản thương mại là EXW, FOB, FCA... cán bộ phụ trách

xuất nhập khẩu của Công ty có trách nhiệm thuê hãng vận tải đến
nhận hàng từ nhà cung cấp và vận chuyển hàng về đến Việt Nam.
Bước 5: Khai hải quan cho hàng nhập khẩu
Khai hải quan cho hàng nhập khẩu: Việc khai hải cho hàng nhập khẩu sẽ
được nhân viên khai hải quan tiến hành khai sau khi nhận được giấy thông báo
hàng đến của hãng tàu.
TKHQ thông quan sẽ được cán bộ chi cục hải quan đóng dấu xác nhận
ở trên cùng, góc phải của tờ khai và ô 36 của TKHQ (Phụ lục 1: Tờ khai hải
quan nhập khẩu mẫu). Trong quá trình này, nhân viên khai báo hải quan của
công ty cũng đã tự tính thuế cho lô hàng nhập khẩu (Phụ lục 2, đính kèm)
Bước 6: Chuẩn bị bộ chứng từ phù hợp để làm thủ tục hải quan
Sau khi có thông báo hàng đến, nhân viên XNK chuẩn bị bộ chứng từ
phù hợp để tiến hành làm thủ tục hải quan và nhận hàng đến bao gồm một số
chứng từ chính sau:
 Giấy phép nhập khẩu

14


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường
 1 B/L gốc, 1 B/L copy

 Bản kê khai chi tiết hàng hoá
 Hợp đồng mua bán ngoại thương
 Chứng từ xuất xứ (C/O)
 Hoá đơn thương mại

 Và các giấy tờ cần thiết khác.
2.2.2. Quy trình nhận hàng nhập khẩu khi ra cảng

Sơ đồ 2.1: Quy trình nhận hàng nhập khẩu khi ra cảng

Liên hệ với hãng
tàu2 để
Bước
nhận D/O

Bước 3
Đăng kí hải quan
Bước 4

Lấy phiếu xuất kho
Bước 5
Thanh lí tờ khai
Bướchải
6 quan

Đăng kí và Tiến hành
kiểm hóa

Chở hàng về nhập kho
công ty(Nguồn:
và kết thúc
Nhânquy
viên khai báo hải quan phòng kinh doanh– XNK)
trình
nhận

hàng
Sau đây, tôi xin trình bày chi tiết về quy trình nhập hàng nhập khẩu khi ra
cảng. Quy trình này gồm 6 bước như sau:
Bước 1: Liên hệ với hãng tàu để nhận D/O
Cầm B/L bản chính và giấy giới thiệu đến hãng tàu lấy D/O - lệnh giao
hàng (đối với thanh toán L/C phải sử dụng B/L có ký hậu). Sau khi nhân
viên giao nhận cung cấp đủ các giấy tờ hợp lệ và đóng các chi phí cần thiết,
đại lý hãng tàu sẽ cung cấp 3 bản D/O cho nhân viên giao nhận để tiếp tục
làm thủ tục nhận hàng với kho cảng và hải quan.
15


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

Bước 2: Lấy phiếu xuất kho
Nhân viên giao nhận phải tới phòng Thương vụ cảng để nhận phiếu xuất
kho. Tại đây, nhân viên giao nhận phải xuất trình các chứng từ sau:
─ D/O đã nhận từ đại lý hãng tàu (1 bản)
─ Packing list (1 bản copy)
─ Tờ khai hải quan

Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, Nhân viên thương vụ cảng sẽ
cung cấp cho nhân viên giao nhận 1 phiếu xuất kho gồm 3 liên, bao gồm
các thông tin đầy đủ về lô hàng được xếp trong cảng. Sau đó, nhân viên
Thương vụ cảng sẽ giữ lại 1 liên để làm chứng từ đối chứng sau này.
Bước 3: Đăng kí hải quan với hải quan giám sát
Để tiếp tục quy trình nhập khẩu hàng hóa, nhân viên giao nhận tiếp tục
đang ký hải quan với hải quan giám sát. Công ty phải cung cấp các chứng

từ sau:
─ Giấy phép nhập khẩu
─ Tờ khai hải quan (1 bản copy + 1 bản gốc)
─ Phiếu xuất kho và các giấy tờ cần thiết liên quan đến hàng

hóa.
Hải quan giám sát sẽ căn cứ vào tờ khai hải quan để xác nhận thuế cho
lô hàng nhập khẩu

Bước 4: Đăng kí và tiến hành kiểm hóa hàng hóa
Tất cả hàng xuất nhập khẩu, kể cả hàng được miễn thuế, đều phải trình
để hải quan kiểm hóa, nhằm mục đích kiểm soát sự thi hành kế hoạch ngoại
thương của quốc gia và tính thuế ( Phụ lục 3: Quy trình kiểm hóa, đính
kèm).

16


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

Sau khi cán bộ Hải Quan kiểm tra thực tế lô hàng, đồng ý là hàng hóa
thực nhập đúng với khai báo của chủ hàng trên tờ khai, cán bộ Hải quan ký
xác nhận thông quan lô hàng.
Bước 5: Thanh lí tờ khai hải quan
Sau khi được hải quan giám sát cảng xác nhận. Nhân viên giao nhận đến
văn phòng kho tại cảng để làm thủ tục thanh lý kho. Tại đây, các chứng từ
cần xuất là:
─ Phiếu xuất kho. (1 liên)

─ Tờ khai hải quan (1 bản copy – 1 bản gốc để đối chứng)
─ D/O (1 bản gốc)
Nhân viên văn phòng kho xác nhận, đóng dấu đã thu tiền (chí phí xếp
dỡ, lưu kho, lưu bãi tại cảng). Gửi trả lại nhân viên giao nhận 1 phiếu xuất
kho, D/O gốc và tờ khai hải quan gốc.
Bước 6: Nhận hàng và chở hàng về kho công ty
Nhân viên giao nhận đi đến khu vực kho giữ hàng của mình, liên lạc với
nhân viên kho để phối hợp lấy hàng và trình giấy xuất kho.
2.3.

So sánh thực tế với lý thuyết đã học.
Trong quá trình kiến tập em được quan sát các anh chị làm việc và tham
khảo các tài liệu liên quan đến nhập khẩu, phần lớn là giống với lí thuyết đã
được học trong trường nhưng cũng có một số điểm khác biệt nhằm giúp việc
giao nhận diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn như sau:
D/O có thể cầm 2 bản: một bản nộp cho thương vụ cảng khi lấy phiếu
xuất kho, 1 bản giữ lại để thanh lý cổng.
Nhân viên giao nhận có thể trực tiếp rút tờ khai hải quan đã thông quan
từ hải quan khi ra cảng nhận hàng mà không phải chuẩn bị trước.
Theo lý thuyết, các doanh nghiệp XNK thường làm thủ tục thanh toán
sau khi đã chắc chắn nhận hàng và phương thức thanh toán an toàn nhất là
thanh toán bằng L/C. Tuy nhiên, trên thực tế hầu hết các công ty nói chung và
công ty TNHH thương mại Bùi Gia nói riêng thường chấp nhận phương thức

17


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

thanh toán trả trước và thanh toán bằng hình thức T/T vì hình thức thanh toán
bằng L/C tốn thời gian và phải mất chi phí thanh toán nhất định.
2.4.

Nhận xét chung về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của
Công ty TNHH thương mại Bùi Gia
2.4.1. Ưu điểm và nguyên nhân
• Về nhân sự:
Đội ngũ nhân viên giao nhận có kinh nghiệm cao, được chuyên môn
hóa, mỗi người chuyên phụ trách một khu vực cụ thể. Đội ngũ làm thủ tục chủ
yếu là các nhân viên trẻ, năng động, giàu nhiệt huyết, có trình độ nghiệp vụ.
Các nhân viên này có khả năng thích ứng nhanh, khả năng cập nhật và nắm
bắt những thay đổi về các quy định của pháp luật liên quan đến các khâu thủ
tục xuất nhập khẩu. Tạo điều kiện cho quy trình giao nhận được thuận lợi hơn.
• Về quan hệ kinh doanh:
Công ty không ngừng mở rộng mạng lưới đối tác của mình để cung cấp
mức giá cạnh tranh nhất cho khách hàng với chất lượng tốt nhất.Hơn nữa, các
nhân viên giao nhận cũng xây dựng mối quan hệ khá tốt với cán bộ hải quan
cảng, do đó thủ tục ở khâu này được làm khá nhanh gọn, thuận lợi.
• Về phương thức nhập khẩu:
Đa số các mặt hàng nhập khẩu theo phương thức CIF, nên Công ty
không phải thực hiện nghĩa vụ mua bảo hiểm, giảm bớt được một khâu khá
phức tạp trong việc thực hiện các thủ tục cho các lô hàng nhập khẩu.
2.4.2.

Hạn chế và nguyên nhân

Bên cạnh những ưu điểm trên, nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu của
công ty còn có một số những hạn chế sau:

•

Về cơ sở vật chất:
Công việc của nhân viên giao nhận ở Công ty chủ yếu nhận
chứng từ và ra cảng làm thủ tục giao nhận vì thế cơ sở vật cho các
nhân viên giao nhận đang còn khá khiêm tốn và chưa được đầu tư
nhiều.

•

Về nhân sự:
Đội ngũ khai báo thủ tục còn trẻ, đang còn trong quá trình tích
lũy kinh nghiệm về nghiệp vụ nên có thể mắc nhiều sai sót trong quy
trình khai báo hải quan. Những sai sót trong việc đối chiếu thông tin

18


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường
giữa các loại giấy tờ, sai sót trogn khai báo hải quan, doanh nghiệp
phải xin nhiều loại giấy phép…sẽ gây ra sự chậm trễ trong việc hoàn
thiện bộ chứng từ.
Trình độ của các nhân viên chưa đồng đều, khả năng tiếp thu
những kinh nghiệm cũng như việc giải quyết sự việc trong mỗi tình
huống của một số nhân viên còn hạn chế.

• Về phương thức thanh toán:

Công ty đang áp dụng phương thức thanh toán trả trước. Tuy
phương thức này có lợi thế như: giao dịch đơn giản, ít thủ tục, chứng
từ; công ty có thể thương lượng để giảm giá nếu ứng trước nhưng lại
có rủi ro rất cao vì không có gì đảm bảo rằng công ty ( người nhập
khẩu ) sẽ nhận được hàng.

19


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI
NGHIỆP VỤ NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI BÙI GIA
3.1.

Định hướng chiến lược phát triển trong thời gian tới của Công ty
•

Phấn đấu trở thành doanh nghiệp phát triển bền vững trong lĩnh vực kinh

doanh sắt thép, inox.
• Nâng cao năng lực quản lý toàn diện, đầu tư các nguồn lực, đặc biệt là đầu
tư cho con người và mội trường làm việc.
• Xây dựng nền tài chính lành mạnh, Đảm bảo mức tăng trưởng doanh thu
và lợi nhuận.
• Tạo điều kiện và đề ra những chính sách tốt nhất để chăm lo đời sống cho
nhân viên.

• Tái cơ cấu tổ chức và hoàn thiện bộ máy quản lý nhằm tạo điều kiện cho
các phòng ban làm việc được dễ dàng và có sự liên kết chặt chẽ với nhau
hơn.
• Chú trọng đầu tư và phát triển dịch vụ xuất nhập khẩu – khai thuê hải
•

quan.
Tập trung cải tạo, nâng cấp và mở rộng hệ thống vận chuyển ở tất cả các
tỉnh thành, tiếp cận thêm các thị trường tiềm năng đặc biệt là khu vực tỉnh

•
3.2.

thành lân cận các thành phố lớn.
Đưa ra những chiến lược xúc tiến nhằm quảng bá thương hiệu, thu hút

thêm nhiều khách hàng mới
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận tại Công ty
Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận tại Công ty TNHH
thương mại Bùi Gia, tôi nhận thấy ban lãnh đạo Công ty đã hỗ trợ, và sự hợp
tác chặt chẽ giữa các phòng ban đã tạo được cho các nhân viên giao nhận có
được một điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên,
nếu muốn được hoàn thiện hơn nữa, chúng ta cần phải có một số giải pháp cụ
thể:
•

Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên
Đào tạo và nâng cao sự chuyên nghiệp của các nhân viên chứng từ, nhất là

các nhân viên khai báo hải quan, tránh sai sót gây nên hậu quả tốn kém, chậm

trễ cho cả quy trình. Do đó, nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên phòng
20


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

xuất nhập khẩu để rút ngắn thời gian và giảm chi phí là điều cần thiết nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Sau đây là một số giải pháp mà công
ty có thể áp dụng:
─ Thực hiện việc đào tạo ngắn hạn kết hợp với đào tạo dài hạn, vừa

làm vừa tích lũy thêm kinh nghiệm. Cử nhân viên tham gia các buổi
đào tạo của tổ chức như: chi cục Hải quan, Hiệp hội vận tải
FIATA… để có thể nâng cao trình độ nghiệp vụ, đồng thời có được
cơ hội cọ xát với các vấn đề như đàm phán, thương thảo và kí kết
hợp đồng…
─ Công ty nên tổ chức định kì các cuộc thi sát hạch về nghiệp vụ,
ngoại ngữ để tạo cho nhân viên ý thức luôn tự học tập, trau dồi và
nâng cao kiến thức cũng như trình độ của bản thân.
─ Tăng sự chia sẻ và giao tiếp, phối hợp giữa các nhân viên trong cùng
phòng ban và khác phòng ban về mục tiêu và phương hướng kinh
doanh của công ty trong từng giai đợn kinh doanh, đặc biệt là giữa
phòng kế toan và phòng kinh doanh – XNK.
─ Tăng thêm trợ cấp cho các nhân viên giao nhận để bù lại các chi phí
phát sinh trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, đồng thời đó cũng là
một nhân tố kích thích tinh thần hăng hái hơn trong công việc của
nhân viên.
• Khắc phục những sai sót trong khâu chuẩn bị chứng từ

Để khắc phục những sai sót trong quá trình giao nhận bộ chứng từ, các
nhân viên trong công ty cần phải kiểm tra đối chiếu cẩn thận giữa các
chứng từ với nhau. Nếu có sự sai lệch thông tin về hàng hóa giữa các chứng
từ thì cần phải tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự sai lệch đó và yêu cầu sửa
đổi chứng từ cho phù hợp với nhau.
Hiện tại, công ty có 03 nhân viên chuyên phụ trách việc lên tờ khai, các
nhân viên này có thể hỗ trợ lẫn nhau bằng cách kiểm tra chéo, như vậy có
thể hạn chế được việc nhập sai chứng từ.

21


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

Trong quá trình lập một số chứng từ cần thiết, công ty cần phải cập nhật
thông tin thường xuyên cũng như các văn bản hướng dẫn của các cơ quan
nhà nước và tuyệt đối phải tuân thủ những quy định đó.
•

Về phương thức thanh toán
Công ty nên yêu cầu đối tác đồng ý việc thanh toán bằng L/C để đảm
bảo an toàn trong kinh doanh cũng như hạn chế rủi ro thanh toán. Các bước
cơ bản để thực hiện thanh toán bằng L/C như sau:
─

Tiến hành việc mở L/C, thời gian mở L/C, nếu hợp đồng không
quy định gì, phụ thuộc vào thời gian giao hàng. Thông thường
L/C được mở khoảng 20 – 25 ngày trước khi đến thời gian giao

hàng (nếu khách hàng ở Châu Âu).

─

Căn cứ mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Khi
mở L/C, công dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫu gọi là ”
Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu”.

─

Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu kèm theo bản sao hợp
đồng và giấy phép nhập khẩu được chuyển đến ngân hàng ngoại
thương cùng với hai uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi đã ký quỹ
theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả
thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C.

─

Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại
thương đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ và
nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền cho ngân hàng.

( Phụ lục 4: Quy trình thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa bằng L/C,
đính kèm)

22


Báo cáo kiến tập

•

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

Giữ gìn và phát triển mối quan hệ bền vững, tốt đẹp với các đối tác
Công ty nên gìn giữ và tăng cường hơn nữa việc việc duy trì một mối
quan hệ tốt đối với ngân hàng ủy quyền của mình trong thanh toán quốc tế
về thanh toán L/C, T/T cho các lô hàng nhập khẩu cũng như xuất khẩu.
Điều này có thể giúp công ty nâng cao khả năng thanh toán. Ngoài ra, tạo
mối quan hệ với các nhân viên hải quan để có thể thuận lợi hơn trong công
tác hành chính tại cơ quan hải quan.

23


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, Hoạt động kinh tế đối đóng vai trò vô
cùng quan trọng đối với sự phát triển của nền kinh tế. Công ty TNHH thương mại Bùi
Gia là một công ty đã sớm tham gia vào thị trường XNK hàng hóa ngay từ khi mới
thành lập. Sau 7 năm hoạt động, từ một công ty với số vốn ít ỏi và quy mô nhỏ, đến
nay, công ty đã đi vào hoạt động kinh doanh ổn định và đã gặt hái được khá nhiều
thành công trong công việc. Công ty đã tạo lập được mối quan hệ thân thiết với các
khách hàng là những công ty có uy tín lớn trên thị trường nội địa cũng như trong khu
vực.
Trong bối cảnh thị trường có tính chất thường xuyên thay đổi như hiện nay,
cùng với môi trường cạnh tranh khốc liệt. Để công ty có thể đứng vững và không

ngừng phát triển, mở rộng thị trường hoạt động kinh doanh của mình, công ty cần đưa
ra và thực hiện các chính sách phát triển phù hợp với mục tiêu, chiến lược của công
ty. Đây sẽ là một nhiệm vụ khó khăn cho công ty. Để làm được điều này, công ty cần
có sự nỗ lực làm việc của tất cả các thành viên trong công ty đông thời mỗi cá nhân
trong công ty phải luôn tự ý thức về vai trò cũng như trách nhiệm của mình trong
công việc.
Khoảng thời gian thực tập tại công ty đã giúp em kiểm chứng lại những kiến
thức đã được học ở trường, liên hệ lý thuyết vào thực tế và tìm ra điểm khác biệt giữa
chúng. Mặc dù chỉ là khoảng thời gian ngắn nhưng nhờ sự hướng dẫn tận tình của các
cô chú, anh chị trong công ty mà em đã tích lũy nhiều điều, góp phần hoàn thiện kiến
thức chuyên môn của mình.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Nhà trường, ThS. Nguyễn Thị Xuân
Hường, Ban giám đốc và toàn thể các anh chị trong công ty đã giúp em hoàn thành đề
tài thực tập giữa khóa này.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

24


Báo cáo kiến tập

GVHD: Th.s. Nguyễn Thị Xuân Hường

1. PGS.TS. Nguyễn Hồng Đàm (2005), Vận tải và giao nhận trong ngoại thương,
NXB Lý luận chính trị.
2. PGS.TS. Nguyễn Thị Hường (2003), Tập 2, Kinh doanh quốc tế, NXB Lao
động- Xã hội.
3. GS.TS. Nguyễn Văn Tiến, (2011), Thanh toán quốc tế và tài trợ trong ngoại
thương, NXB thống kê.

4. PGS.TS. Nguyễn Hồng Đàm (chủ biên), (2003), Vận tải và giao nhận trong
ngoại thương, NXB giao thông vận tải.
5. PGS.TS. Vũ Hữu Tửu, (2002), Kĩ thuật nghiệp vụ ngoại thương, NXB giáo
dục.
6. PGS.TS. Võ Thị Thanh Thu, TS. Đoàn Thị Hồng Vân, (2000), Incoterm 2000
và hỏi đáp về incoterm, NXB thống kê.
7. Bộ Tài chính (2010), Thông tư 194/2010/TT-BTC ngày 6/12/2010 hướng dẫn
về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập
khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
8. Công ty TNHH thương mại Bùi Gia, Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty.
Các trang web, link tham khảo sau:
1. Xuất
khẩu giá CIF, Nhập khẩu giá FOB Lời giải cho bài toán nhập siêu.
2. Thanh toán bằng

thư tín dụng.
3. Hướng dẫn
khai tờ khai hải quan.
4. />period_id=1&cat_id=17&news_id=24, Thủ tục đăng kí tờ khai hải quan.
5. Các bước thực hiện hợp đồng ngoại thương.
6. Quy trình nhập khẩu hàng hóa.
7. />aspx, Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu.
8. , Website tổng cục hải quan việt nam.

25