HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUÁN KARA

Phần I : Khảo sát
Quán kara “ hát cho nhau nghe 108 phan đình phùng” là quán giải trí
lớn đặt trên địa bàn thành phố vinh. Là một trong 6 cơ sở đặt trên địa bàn
khác nhau khắp các tỉnh thành. Tại thành phố vinh có hai cơ sở là 108
Phan Đình Phùng và 105 Lê Lợi. Do điều kiên thời gian nên chúng tôi chỉ
trực tiếp khảo sát tại “ Hát cho nhau nghe 108 Phan Đình Phùng”. Qua
khảo sát chúng tôi thu được một số kết quả sau :
I . Cơ cấu tổ chức
Lãnh đạo : 1 giám đốc, 1 phó giám đốc.
Quản lý : 1 quản lý.
Tổ trưởng : gồm 2 tổ trưởng tầng 1 và 2.
Nhân viên : 32 nhân viên.
Trong đó :
Đơn vị bảo vệ :
Bảo vệ : 1 người.
Vệ sỹ : 5 người.

Đơn vị phục vụ :
Phòng máy : 8 người.
Phục vụ bàn : 10 người.
Đơn vị lễ tân : 2 người.
Đơn vị kho hàng : 2 người.
Đơn vị nhà bếp : 3 người .
Đơn vị vệ sinh : 4 người.
Sơ đồ phân cấp chức năng :
Giám đốc

Phó giám đốc

Quản lý

Tổ trưởng
Nhân viên
Chức năng của từng đơn vị:
 Đơn vị bảo vệ : Gồm hai bộ phận bảo vệ và vệ sỹ.
Bảo vệ : Trông giữ xe cho khách và đồ đạc của khách nếu khách
yêu cầu.
1
Vệ sỹ: Được thuê từ một công ty đào tạo chuyên nghiệp nhằm giữ
trật tự an ninh cho quán.
 Đơn vị phục vụ : Gồm phục vụ bàn và phục vụ máy.
Phục vụ bàn : Tiếp hoa quả nước uống cho khách.
Phục vụ máy : Điều chỉnh âm thanh trong phòng hát.
 Đơn vị lễ tân: Trực máy để nhận điện thoại đặt phòng và giao dịch
với khách dồng thời thanh toán tiền cho khách.
 Đơn vị kho hàng : Quản lý hàng xuất ra và nhập vào
 Đơn vị nhà bếp : Phục vụ nhu cầu ăn uống cho nhân viên trong
quán
 Đơn vị vệ sinh : Vệ sinh cốc chén, quán .
HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUÁN:


II: ĐẶC TẢ HỆ THỐNG
Tại cơ sở 108 phan đình phùng quán có 17 phòng, 3 tầng, 1 quản lý
được giao quản lý toàn bộ hệ thống quán với 6 đơn vị. trừ đơn vị nhà bếp
các đơn vị còn lại chịu sự quản lý trực tiếp của tổ trưởng tầng 1và 2. khi
nhận thấy quán cần tuyển thêm người. Quản lý sẽ báo cáo với giám đốc
xin ý kiến. Nếu được đồng ý thì quán sẽ đưa ra thông báo tuyển nhân viên
dưới các hình thức như trực tuyến (“”). Phát
tờ rơi, treo biển tuyển nhân viên tại quán. Khi có người đến xin việc quản

lý gắp trực tiếp nhận hồ sơ, phỏng vấn. sau khi thấy các thông tin trong
hồ sơ của người xin việc đáp ứng yêu cầu ban đầu, quản lý sẽ đưa ra
thông báo cho người xin việc biết mình trúng tuyển. sau đó tiến hành thử
Quản lý quán
Đv bảo
vệ
Đv
phục
vụ
Đv
kho
hàng
Đv
nhà
bếp
Đv vệ
sinh
Đv lễ
tân
2
việc một tháng. Trong 7 ngày đầu thử việc nếu người xin việc không đáp
ứng được các yêu cầu của công việc thì quản lý thông báo chấm dứt thử
việc và người xin việc được nhận 100 nghìn đồng (tiền đi lại trong 7 ngày
thử việc). Ngược lại nếu đạt thì được tiếp tục thử việc những ngày còn lại
trong tháng và được hưởng 70% lương cơ bản. Sau đó được tiến hành ký
hợp đồng và trở thành nhân viên chính thức trong quán hưởng mức
lương theo qui định theo từng đơn vị. Quản lý lưu trữ các thông tin cơ
bản còn các thông tin khác được lưu trữ dưới dạng hồ sơ. Các thông tin
cơ bản gồm :
- Họ và tên

- Giới tính
- Ngày sinh
- Dân tộc
- Số CMND
- Địa chỉ thường chú
- Địa chỉ tạm chú
- Điện thoại
Mổi ngày quán chia làm 2 ca.1 ca làm việc chính và một ca làm
thêm giờ.Ca làm chính gồm hai buổi sáng và chiều. Ca làm thêm giờ vào
ban đêm. Hệ số của mổi ca được tính hệ số một. Tiền lương mổi ca là như
nhau. Đầu mổi buổi làm việc. quản lý chấm công nhân viên, nếu bận thì
quản lý giao cho tổ trưởng tầng chấm công và báo cáo lại ngay với quản
lý. Đồng thời quản lý cùng tổ trưởng theo dõi quá trình làm việc của nhân
viên để xét khen thưởng, kỷ luật và xếp loại nhân viên theo tháng. Có các
mức xếp loai sau mức A( có khen thưởng được cộng vào tiền lương 100
nghìn). loại B(mức bình thường không cộng), loại C ( mức kỷ luật, trừ từ
20 – 100 nghìn đồng). nếu nhân viên nào nghỉ từ 10 buổi thì xét thôi việc.
Viêc nghỉ cũng phải báo trước từ 2 đến 3 ngày để quản lý lên kế hoạch
làm việc. Nếu nhân viên muốn làm thêm giờ thì đăng ký trực tiếp và được
xác nhận của quản lý thì mới tham gia làm việc. Quản lý đưa những
thông tin làm việc như ngày công, khen thưởng, kỷ luật, xếp loại, xác
nhận làm thêm giờ vào hệ thống. cuối tháng quản lý sẽ tổng hợp ngày
công, khen thưởng, kỷ luật. tiền nợ của nhân viên, tiền phụ cấp và báo
cáo giám đốc để lĩnh tiền chi trả cho nhân viên. Quán cũng cho nhân viên
ứng tiền tháng và số tiền đó được trừ vào tháng kế tiếp. Nếu nhân viên
nào làm từ năm thứ 2 thì được hưởng tiền phụ cấp thâm niên 1 tháng 1
trăm nghìn đồng. Mức lương cơ bản của từng nhân viên được đề xuất rõ
và in một bảng đề xuất mức lương tháng công khai cho tất cả nhân viên
được biết. sau khi trả lương nếu có gì thắc mắc, khiếu nại thì báo trực tiếp
cho quản lý. quản lý kiểm tra lại bảng chấm công, bảng xếp loại. Nếu

đúng thì viết phiếu hoàn trả, nếu sai thì làm rõ cho nhân viên hiểu mức
lương mà họ được nhận. Ngoài ra quản lý còn giải quyết các yêu cầu của
nhân viên như chuyển đơn vị, thôi việc, nghỉ phép. Khi thông tin của
3
tuyển dụng
tệp nhân viên
mới
Ds nhân viên mới
Ds nhân viên mới theo đv
Ds
Nhân
Viên
Ký hđ
cập nhật
tt
tệp ttnv
Ds nhân viên theo đv
Ds
Nhân
Viên
Theo đv
chấm công
tệp chấm công
bảng chấm công
thời gian làm việc
quản lý lương
tệp tiền lương
bảng lương
Ngày công
Xn trả lương

Nhân viên nợ tháng
Tb tuyển dụng
thử việc
Ký hợp đồng
bảng
chấm công
và xếp loại
Đk và xn làm thêm giờ
Khen thưởng, kỷ luật
Xét thôi việc
chấm công
xếp loại
bảng
lương
ứng lương
trả lương và xn trả
khiếu nại lương
chuyển
đv, nghỉ
phép
nhân viên có sự thay đổi các thông tin sẽ được cập nhật lại. Tuy số lượng
nhân viên không nhiều nhưng mổi người đăng ký ca làm khác nhau nên
quán có sử dụng phần mềm quản lý do thầy LƯƠNG XUÂN PHÚ.giảng
viên trường ĐẠI HỌC VINH
LƯU ĐỒ HỆ THỐNG

…………….


……………

……
…………
……
…………
…..
………
…..
……
……
4
III :PHÂN CẤP CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG
An toàn bảo mật Quản trị hệ thống
Quản trị dữ liệu
Thông báo tuyển dụng
Nhận hồ sơ và phỏng vấn Tuyển dụng
Thử việc
Ký hợp đồng
Lương cơ bản
Phụ cấp Quản lý lương
Trả lương
Giải quyết khiếu nại lương
Chấm công ngày
Đăng ký thêm giờ và xác nhận Quản lý chấm công ql
nhân sự
Thông tin nghỉ
Khen thưởng, kỷ luật
Xếp loại
Cập nhật
Lưu trữ Quản lý thông tin nhân viên
Chuyển đơn vị

Xét thôi việc
Tuyển dụng
Lương Báo cáo
Chấm công
Khiếu nại
Trong đó :
Quản trị hệ thống :là nhằm đảm bảo an toàn bảo mật cho hệ
thống, hệ thống muốn làm việc tin cậy và an toàn phải có biện pháp ngăn
ngừa nguy cơ dẫn đến hư hỏng mất mát thông tin hoặc khôi phục được
nhiều nhất thông tin mà nó quản lý khi sảy các sự cố bất khả kháng. Dữ
liệu hệ thống phải được lưa trữ một cách khoa học trong cơ sở dữ liệu.
Các thành viên được uỷ quyền tham gia hệ thông với các quyền nhất định
trên mổi mảng hệ thống. Nhân viên chỉ có quyền xem thông tin mà không
có quyền chỉnh sửa.
*Tuyển dụng : Khi có nhu cầu tuyển dụng, quản lý báo cáo trực tiếp
hoặc báo cáo trên giấy và chờ quyết định của giám đốc. Nếu giám đốc
5
đồng ý thì tiến hành tuyển nhân viên dưới các hình thức như thư mời trực
tyuến, tờ rơi, trực tiếp treo biển tuyển dụng tại quán.
* Quản lý lương : cuối tháng quản lý phải tổng hợp chấm công, phụ
cấp, khen thưởng, kỷ luật, để qui thành tiền chi trả cho nhân viên. Đồng
thời giải quyết khiếu nại, thắc mắc nếu có.
* Quản lý chấm công: trước mổi buổi làm việc, quản lý trực tiếp
chấm công cho từng người, ghi lại thông tin nghỉ. Trong quá trình làm
việc quản lý kết hợp với tổ trưởng để theo dõi quá trình làm việc của nhân
viên, nhằm làm cơ sở đánh giá, khen thưởng, xếp loại.
* Quản lý thông tin nhân viên: Nhân viên sau khi được nhận sẽ
được lưu thông tin cá nhân vào hệ thống. Nếu có gì thay đổi sẽ được
chỉnh sửa phù hợp.
* Báo cáo: khi có yêu cầu của lãnh đạo hoặc khi có nhu cầu tuyển

dụng, các khiếu nại thì quản lý làm báo cáo trình lãnh đạo. và cứ cuối
tháng thì báo cáo chấm công, tiền lương cho giám đốc để nhận tiền từ
giám đốc chi trả cho nhân viên.
IV. THÔNG TIN ĐẦU VÀO
Là thông tin mà nhân viên cung cấp cho hệ thống.
1. Hồ sơ nhân viên:
Họ tên…………………………….
Giới tinh…………………………..
Ngày sinh………………………...
Dân tộc……………………………
Quê quán…………………………
Số chứng minh nhân dân…………
Nơi ở thường trú………………….
Nơi ở tạm trú……………………..
Họ tên bố………… ngày sinh………..
Quê quán
Họ tên mẹ…………..ngày sinh………
Quê quán……………………………...
2. Thông tin thời gian làm việc
Hợp đồng
Đơn vị
Chức vụ
Phiếu đăng ký làm thêm giờ
3. Thông tin khiếu nại
Tiền lương
Ngày công
V. THÔNG TIN ĐẦU RA
Các loại biểu mẩu, báo cáo: bảng lương, bảng chấm công, bảng đề
xuất mức lương tháng………
6