Chương trình quản lí bán hàng máy tính tại công ty máy tính Dương Thư Thái NGuyên

Lời nói đầu
Ngày nay, CNTT có một vai trò hết sức to lớn và quan trọng trong
rất nhiều lĩnh vực khoa học, kinh tế, giáo dục, xã hội Việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào các lĩnh vực ấy làm sao đạt đợc hiệu quả cũng là
một vấn đề đợc quan tâm. Sự phát triển của CNTT kéo theo sự phát triển
của các phần mềm ứng dụng. Do đó ngời sử dụng cần có sự lựa chọn và
vận dụng những phần mềm sao cho phù hợp và đạt đợc kết quả tốt.
Để lựa chọn một phần mềm phù hợp bao giờ cũng quan trọng đối
với các doanh nghiệp. Ngày nay các phần mềm đã đợc ứng dụng và phát
triển rộng rãi trong hầu hết mọi doanh nghiệp. Thế nhng yêu cầu của ngời
sử dụng phần mềm ngày càng đa dạng và nhiều tính năng hơn. Do đó yêu
cầu ngời làm phần mềm phải đáp ứng đợc yêu cầu trên .
Đề tài Chơng trình quản lý bán hàng máy tính tại công ty máy tính
Dơng Th Thái Nguyên đợc ra đời nhằm phục vụ cho việc quản lý bán
hàng và tổng kết bán hàng của công ty máy tính Dơng Th. Phần mềm về cơ
bản phải đạt đợc một số yêu cầu sau:
+ Theo dõi quá trình bán hàng hằng ngày
+ Lập hóa đơn , phiếu nhập.
+ Hệ thống mang tính bảo mật.
+ Thêm, xóa, sửa.
+ Tra cứu, tìm kiếm, cập nhật về các mặt hàng đợc cửa hàng quản lý.
+ Báo cáo tình hình trong tháng.
+ Thống kê tổng số hàng nhập, hàng bán trong tháng.
+ In hóa đơn, phiếu nhập, danh sách hàng hóa, danh sách phiếu
nhập,
1
+ Danh sách hóa n.
Đề tài Chơng trình quản lý bán hàng máy tính tại công ty máy
tính Dơng Th Thái Nguyên Đề tài đợc chia thành 5 chơng.
Chơng 1: Khảo sát và phân tích hiện trạng.
Chơng 2: Lập kế hoạch dự án phần mềm.

Chơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý máy tính.
Chơng 4: Cài đặt.
Chơng 5: Kết thúc dự án.
Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, song thời gian có hạn
và kinh nghiệm kiến thức cha nhiều nên việc phân tích thiết kế không tránh
khỏi thiếu sót. Vì vậy chúng em mong nhận đợc ý kiến đóng góp của thầy
cô và bạn bè để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn.
Chúng em xin gửi lời cảm ơn tới cô Lơng Thị Hồng Lan đã tận tình
chỉ bảo hết lòng giúp đỡ chúng em để chúng em hoàn thành tốt đề tài này.
Nhúm sinh viờn thc hin:
TRN TH THANH HG
HONG NễNG C TRNG
NễNG VN LM
HA TH SANG
MA TH THCH
DNG TUN LINH
DNG QUC HI

Chơng 1. Khảo sát và Phân tích hiện trạng
1.1 Khảo sát hệ thống
2
1.1.1 Giới thiệu về công ty máy tính Dơng Th
Công ty máy tính Dơng Th -Thái Nguyên đợc thành lập và đi vào hoạt
động tại 106A, đờng Lơng Ngọc Quyến, Phờng Hoàng Văn Thụ, TP Thái
Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên. Công ty kinh doanh các chủng loại máy tính,
các bộ phận của máy tính, ngoài ra còn kinh doanh một số trang thiết bị
phục vụ cho ngành tin học. Công ty gồm có một giám đốc là ngời trực tiếp
chịu trách nhiệm pháp lý trớc pháp luật mọi hoạt động kinh doanh của
công ty, hai phó giám đốc: Phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc kỹ
thuật, bên cạnh đó có các phòng: kỹ thuật, kinh doanh, kế toán, các nhân

viên trong phòng chịu sự quản lý trực tiếp của trởng phòng. Công ty sử
dụng hai kho hàng là nơi chứa máy tính. Sau đây là một số hoạt động kinh
doanh của cửa hàng:
1.1.2.Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty
Công ty máy tính Dơng Th đứng đầu là giám đốc ngời có quyền lực
cao nhất, chịu trách nhiệm trớc pháp luật về tình hình hoạt động kinh
doanh của công ty. Giúp việc cho giám đốc có hai phó giám đốc và các tr-
ởng phòng khác.
Ta có thể khái quát bộ máy quản lý của Công ty máy tính Dơng Th
bằng sơ đồ sau:
3
Giám đốc:
Ban giám đốc bao gồm: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc.
+ Giám đốc là ngời điều hành hoạt động kinh doanh của công ty,
chịu trách nhiệm trớc pháp luật và cơ quan cấp trên, là ngời chỉ huy cao
nhất.
+ Phó giám đốc: là ngời giúp việc cho giám đốc, bao gồm:
o Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm về tình hình kinh
doanh của công ty.
o Phó giám đốc kỹ thuật: giúp giám đốc trong việc lập, đôn đốc,
kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch sản xuất.
Phòng kế toán:
Thu thập sử lý thông tin, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về
hoạt động kinh tế, tài chính của công ty theo đúng chuẩn mực và chế độ kế
toán.
giám đốc
giám đốc
phó giám đốc kinh doanh

phó giám đốc kinh doanh

phó giám đốc kỹ thuật
phó giám đốc kỹ thuật
Phòng
kinh
doanh
Phòng
kinh
doanh
Phòng
kế toán
Phòng
kế toán
Phòng kĩ
thuật
Phòng kĩ
thuật
Quản
lý kho
Quản
lý kho
4
Kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ nộp,
thanh toán công nợ. Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình
thành tài sản cố định, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật
kế toán.
Thực hiện tham mu cho lãnh đạo về các chế độ chính sách nhà nớc,
hạch toán tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cho ra kết quả kinh doanh
của từng tổ, đội.
Kế toán trởng: Kế toán trởng là ngời do giám đốc công ty đề

nghị HĐQT bổ nhiệm, có trách nhiệm tham mu giúp việc cho giám đốc
công ty hoàn thành nhiệm vụ mà hội đồng quản trị giao.
Kế toán trởng có trách nhiệm giúp giám đốc công ty :
+Tổ chức phân tích kinh tế trong công ty một cách thờng xuyên, bảo
đảm hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng
tăng.
+Tổ chức thi hành, củng cố và hoàn thiện chế độ hoạch toán kinh tế
của công ty cổ phần theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý kinh tế .
Trởng các phòng nghiệp vụ:
Trởng các phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm toàn bộ các mặt công tác
nghiệp vụ trong bộ phận mình quản lý trớc lãnh đạo công ty. Điều hành và
phục vụ tôt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị , kiểm tra , đôn
đốc các đơn vị sản xuất, thi công xây lắp hoàn thành nhiệm vụ ...
1.1.3. quy trình quản lý
Quy trình quản lý nhập hàng :
- Phòng kinh doanh trình đơn đặt hàng lên giám đốc ký duyệt.
- Nếu đơn đặt hàng đợc ban giám đốc ký duyệt thì phòng kinh doanh
sẽ lập phiếu nhập hàng theo mẫu số và nhận hàng về kho.
5
- Phòng kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh toán
tới bộ phận kế toán để thanh toán với công ty.
- Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật tại cơ sở dữ liệu.
Quy trình quản lý xuất hàng :
- Đơn đặt hàng đợc gửi đến phòng kinh doanh để xem xét. Nếu hàng
trong kho còn đủ thì lập phiếu xuất hàng theo mẫu phiếu và cung cấp cho
đơn vị nhận hàng theo đơn đặt hàng. nếu số lợng hàng trong kho nhỏ hơn
số lợng tối thiểu thì báo cáo cho ban điều hành để kịp thời nhập hàng.
- Phiếu xuất hàng bao gồm: Thông tin đầy đủ về danh sách mặt
hàng, số lợng, ngày xuất.
Quản lý hàng tồn kho.

Theo dõi số lợng hàng nhập, xuất theo từng sản phẩm trong từng
tháng, từ đó trả lời các câu hỏi về quản lí: hiện tại số lợng hàng còn tồn kho
là bao nhiêu, cụ thể cho mỗi loại sản phẩm.
Quản lý khách hàng.
Mỗi khi có một khách hàng tới mua hàng, bộ phận bán hàng sẽ kiểm
tra trong file khách hàng xem đã có thông tin về khách hàng đó cha. Nếu
cha có thì bộ phận khách hàng sẽ la các thông tin về khách hàng này vào
file khách hàng: Họ và tên, địa chỉ, điện thoại và gắn cho khách hàng đó
một mã để tiện cho việc quản lý.
Quản lý và tra cứu (Tìm kiếm) thông tin các khách hàng theo: Mã, tên,
điện thoại, địa chỉ.
Quản lý doanh thu, lợi nhuận.
Quản lý doanh thu và lơị nhuận đơn vị, từng nhân viên kinh doanh,
khách hàng. Cho phép xem doanh thu, lợi nhuận của các khách hàng có t-
ơng xứng không.Trả lời đợc các câu hỏi về quản lý nh: Doanh thu, lợi
6
nhuận theo khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, nhóm mặt hàng, nhóm
khách hàng, nhóm nhà cung cấp, theo nhân viên bán hàng theo khoảng thời
gian bất kỳ. Trong ngày, trong tháng, trong quý, trong năm.
Quản lý hàng bảo hành.
Mỗi khi khách hàng mang sản phẩm tới bảo hành, bộ phận tiếp
nhận hàng bảo hành sẽ gắn cho sản phẩm này một mã riêng (ma SPBH),
sau đó nhập thông tin vào file sản phẩm bảo hành, các thông tin: ma SPBH,
mã khách hàng, ngày nhận, ngày trả.
Cung cấp thông tin về số lợng hàng bảo hành trong từng tháng cho
lãnh đạo.
1.2 Đánh giá hiện trạng của hệ thống
1.2.1. . Phân tích hệ thống.
Hệ thống cũ nói chung có nhiều u điểm: Tính đồng nhất, chạy
nhanh, kích thớc dữ liệu nhỏ, không đòi hỏi cấu hình máy tính cao. Tuy

nhiên với tốc độ phát triển của khoa học kỹ thuật ngày nay và nhu cầu ngày
càng cao của thị trờng thì hệ thống xuất hiện những nhợc điểm sau:
- Khả năng quản lý dữ liệu bị hạn chế, chạy chậm khi khối dữ liệu
lớn.
- Khả năng bảo mật cha cao, độ chính xác còn hạn chế.
- Giao diện cũ, cha thân thiện với ngời dùng.
- Công việc tập hợp các chứng từ, các hoá đơn bán hàng, phiếu thu,
phiếu chi,.. rồi phân loại rồi ghi chép vào sổ thống kê bán hàng. Cuối
tháng phải tổng kết để ghi vào sổ tổng hợp. Chính công việc lặp đi lặp
lại này làm rất mất thời gian mà còn rất dễ nhầm lẫn, gây sai sót. Vì
việc quản lý kinh doanh dới dạng sổ sách, chứng từ nên thờng gây khó
khăn cũng nh không chính xác cho công việc kế toán thống kê.
7
- Việc giới thiệu chi tiết sản phẩm, các chủng loại sản phẩm với khách
hàng cũng rất khó khăn và thiếu chính xác.
- Do không chính xác trong việc thống kê các sản phẩm đã bán và những
sản phẩm tồn nên việc nhập hàng về là không đầy đủ. Ngoài ra còn một số
vấn đề thờng phát sinh trong quá trình kinh doanh nhất là đối với ngời
quản lý và nhân viên bán hàng.
Chính vì thế vấn đề đặt ra là phải xây dựng đợc hệ thống thông tin mới, có
khả năng giải quyết đợc những vấn đề hạn chế trên.
1.2.2 Yêu cầu của bài toán quản lý
- Phải đảm bảo những yêu cầu: Chạy nhanh, bảo mật tốt, độ chính xác
cao khi khối lợng dữ liệu lớn.
- Có khả năng thực hiện các chức năng mới nh: Tự động lập hoá đơn
chứng từ, đa ra đợc chiến lợc kinh doanh mới.
1.2.3 Tin học hóa trong công tác quản lý
Từ thực trạng đã nêu ở trên, với điều kiện ngành thông tin đang đợc
ứng dụng rộng rãi hiện nay thì việc xây dựng lại phần mềm phục vụ công
tác quản lý kinh doanh (thay cho hệ thống kém hiệu quả) là một yêu cầu

cần thiết. Đảm bảo đợc thời gian và độ chính xác cao còn lu trữ đợc một l-
ợng thông tin vô cùng lớn một cách gọn nhẹ.
Để khắc phục những nhợc điểm của phơng pháp quản lý thủ công, đáp
ứng tốt các yêu cầu cần thiết và tính chính xác, đầy đủ, nhanh chóng trớc
yêu cầu thực tế ngày càng đa dạng phong phú của công tác quản lý, thấy
rằng vấn đề tự động hoá từng bớc đáp ứng đợc mục đích và yêu cầu của
Công ty và chủ trơng tin học hoá công tác quản lý trong giai đoạn xây dựng
mới hiện nay. Bài toán đặt ra là: công ty cần phải xây dựng một phần mềm
Quản lý đủ mạnh để đáp ứng đợc các yêu cầu xử lý: nhanh chóng, kịp thời,
chính xác, tiết kiệm công sức cho ngời lao động, nâng cao hiệu quả trong
8
công việc. Việc giải quyết bài toán đặt ra đòi hỏi phải có quá trình phân
tích tỉ mỉ, khoa học nhằm cài đặt đợc một hệ thống chơng trình áp dụng đ-
ợc vào thực tế của đơn vị, có hiệu quả trong giai đoạn hiện tại đồng thời có
thể kết nối, mở rộng đợc trong tơng lai.
1.2.4 Yêu cầu phát sinh hệ thống mới
Để khắc phục những nhợc điểm của hệ thống quản lý nhân sự hiện tại
và đa công cụ tin học vào phục vụ công tác quản lý cụ thể là quản lý kinh
doanh cần phải thiết kế một hệ thống mới những đặc trng sau :
Có sự tham gia của máy tính, các công việc tính toán, sắp sếp, kết
xuất đợc sử lý tự động.
Dữ liệu đầu vào đợc nhập từ bàn phím, dữ liệu đầu ra là những báo
cáo, hóa đơn phục vụ cho công tác quản lý .
Hệ thống mới đợc nghiên cứu dựa trên nền của hệ thống cũ nhng theo
hớng tin học hoá nhằm khắc phục những thiếu sót hiện tại, đáp ứng những
nhu cầu trong tơng lai, thể hiện chiến lợc phát triển lâu dài của công ty.
Nhng bên cạnh đó hệ thống mới còn phải mang tính khả thi nhất định dựa
trên hiệu quả mà nó mang lại khi đợc sử dụng, đồng thời phải xét đến khả
năng tài chính, kinh tế cho phép triển khai dự án xây dựng hệ thống mới .
Chơng trình mới cũng phải đơn giản, dễ sử dụng để phù hợp với khả năng

quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới của ngời sử dụng. Hệ thống mới tổ chức lại
các hoạt động thủ công của hệ thống cũ, tự động hoá một phần nghĩa là có
máy tính trợ giúp nhng không đảo lộn hoạt động của công ty. Các mục tiêu
đợc đặt ra ở trên đối với hệ thống mới chính là thớc đo để kiểm chứng và
nghiệm thu dự án sau này.
Đây là sơ đồ chức năng của hệ thống mới:
9
Chơng 2
LậP Kế HOạCH Dự áN PHầN MềM
2.1.Phạm vi, đối tợng, nội dung nghiên cứu
+ Phạm vi nghiên cứu: Công ty máy tính Dơng Th.
Cập nhật Tìm kiếm Báo cáo Trợ giúp
Quản lý bán hàng
DMSP
DMKH
DMNCC
QT nhập SP
QT xuất SP
Theo MaSP
Theo MaKH
Theo MaNCC
Theo SoHDN
Theo SoHDX
Hàng nhập
Hàng xuất
Quyết toán
Giới thiệu
Trợ giúp
Thoát
Về Access

Window
Số lượng hàng bảo hành
hàng tháng
Tổng thu hàng
tháng
Hàng bảo hành
10
+ Đối tợng nghiên cứu: Thông tin về các mặt hàng máy tính
+ Nội dung nghiên cứu: Xây dựng dự án phần mềm để quản lý
bán hàng của công ty máy tính Dơng Th.
2.2. Mục tiêu lập kế hoạch dự án
2.2.1.Mục tiêu
Phần mềm của chúng tôi nhằm hớng tới mục tiêu giúp công ty máy
tính Dơng Th quản lý việc bán hàng.
Nhóm chúng tôi thực hiện phần mềm này với mục tiêu:
- Hiểu sâu hơn về bài toán quản lý cho công ty máy tính Dơng Th liên
hệ bài toán ở mức cao hơn.
- Xây dựng đợc phần mềm quản lý bán hàng máy tính của công ty máy
tính Dơng Th thỏa mãn các yêu cầu của thực tiễn nh:
Lu trữ, tìm kiếm thông tin bảo đảm các yêu cầu sau:
+ Số liệu chính xác đầy đủ
+ Đầy đủ thông tin và tránh d thừa dữ liệu
+ Tìm kiếm thông tin nhanh
+ Lu trữ dữ liệu khoa học và an toàn
Giảm bớt thời gian và công sức trong công tác quản lý việc bán
hàng trong công ty máy tính Dơng Th.
Độ tính toán chính xác
Đảm bảo tính bảo mật trong lu trữ thông tin
Tra cứu, cập nhật. chỉnh sửa dữ liệu đơn giản, khoa học.
Tận dụng đợc khả năng làm việc của máy tính.

2.2.2 Chức năng chính của dự án
- Đây là phần của dự án đa công nghệ thông tin vào trong quản lý bán
hàng.
11
- Thực hiện việc quản lý học sinh mục tiêu xác định nh trên, dự án hớng
tới quản lý nhiều lĩnh vực nh: thông tin nhập hàng, xuất hàng, hàng tồn
kho
2.2.3. Vấn đề hiệu năng.
- Dự án phần mềm quản lý việc bán hàng của công ti máy tính Dơng
Th đợc xây dựng hớng tới việc giảiw quyết ở mức nhất các vấn đề thực tế
trong quản lý việc bán hàng của công ty cũng nh theo dõi thông tin nhập,
xuất, tồn kho
-Phần mềm này đợc xây dựng dựa trên những hỗ trợ của một số phần
mềm thông dụng khác đảm bảo cho việc thực hiện ở các công ty khác nữa.
- Từ dự án này ta có thể tiến hành nâng cấp xây dng tạo ra các dự án
cùng loại cho các trờng khác có cùng cơ chế bán hàng. cho phếp bổ sung khi
có những cơ chế thay đổi.
2.2.4. Ràng buộc quản lý kinh tế.
- Dự án phần mềm này đợc xây dựng từ thực tế, khả năng tài chính
của công ty máy tính Dơng Th có thể phân bố cho việc quản lý của quy mô
công ty.
- Dự án có thể đợc triển khai trên cơ sở vật chất hiện có của công ty cụ
thể là hệ thống máy tính của trờng, lực lợng triển khai có thể lấy từ đội ngũ
nhân viên của công ty.
2.3. Ước lợng của dự án.
2.3.1 Kỹ thuật ớc lợng.
- Việc ớc lợng cho dự án là ớc lợng những chi phí cho phần mềm bao
gồm ớc lơng cho hệ thống dựa trên máy tính. ớc lợng về chi phí và công sức
phần mềm. Quá trình tham biến cho con ngời, kỹ thuật. Môi trờng chính trị
có thể ảnh hởng đến chi phí chung cuộc của phần mềm có thể đợc biến đổi từ

12
một nghệ thuật thành dãy các bớc hệ thống để đa ra các ớc lợng với độ rủi ro
chấp nhận đợc.
- Để đạt đợc các ớc lợng chi phí và công sức tin cậy, một số tùy chọn
nảy sinh:
1. Trì hoãn việc ớc lợng tới giai đoạn sau trong dự án.
2. Dùng các kỹ thuật phân rã tơng đối đơn giản đẻ sinh ra ớc lợng về
chi phí và công sức dự án.
3. P hát triển một mô hình kinh ngiệm cho chi phí và công sức phần
mềm.
4. Thu đợc một hay nhiều công cụ ớc lợng tự động.
- Chính vì vậymà chúng ta cần ớc lợng từ đầu sử dụng kĩ thuật ớc lợng: kĩ
thuật phân rã.
2.3.2 Ước lợng
`Kinh phí chi phí cho dự án: 10 triệu.
Nhân lực thực hiện: 4 đến 6 ngời.
Giả trị thành phần(tức là phần mềm quản lý việc bán hàng): 30 triệu.
Tổng thời gian thực hiện: 35 ngày.
Điều tra thực tiễn tại: 4 ngày.
Phân tích đánh giá sơ bộ: 2 ngày.
Lập kế hoạch xây dựng dự án:10 ngày.
Tiến hành thực hiện dự án:13 ngày.
Kiểm thử:3 ngày.
Triển khai hớng dẫn sử dụng:3 ngày.
Phơng tiện hỗ trợ: Máy tính cá nhân có trang bị các phần mềm cần thiết.
Thời gian bảo trì: 2 năm.
2.4.Rủi ro của dự án
2.4.1.Phân tích rủi ro
13
Ta quan tâm chủ yếu đến rủi ro về kỹ thuật và rủi ro về mặt quản lí.

Rủi ro về mặt kỹ thuật: Đây là rủi ro thờng thấy của bất kì dự án phần
mềm nào không phụ thuộc vào quy mô cũng nh phạm vi ứng dụng của nó.
Bởi một dự án phần mềm muốn triển khai đợc phải có một nền tảng kĩ
thuật hỗ trợ, đơn giản nhất là các máy tính cá nhân thông thờng. Đối với
các dự án lớn thì các phơng tiện kĩ thuật hỗ trợ không dừng lại ở mức đó
mà còn là một hệ thống máy móc và phơng tiện kĩ thuật hỗ trợ khác. ví dụ
nh dự án xây dựng nhằm phục vụ cho việc rút tiền sử dụng thẻ ATM nh
hiện nay, nhiều khi cơ sở kĩ thuật đó còn phải đợc tiến hành xây dựng từ
đầu và còn cần sự hỗ trợ của các chuyên gia lớn đến từ các nớc phát triển.
Đây là dự án theo đánh giá chủ quan của bản thân các thành viên tham gia
thì đây là dự án ở mức trung bình nhỏ, chỉ là một kế hoạch nhằm hỗ trợ và
nhanh chóng hóa quá trình quản lí máy tính của công ty máy tính Dơng
Th Tuy nhiên, qua xem xét thực tế về phơng tiện kĩ thuật của công ty máy
tính Dơng Th và đội ngũ nhân viên trong công ty thì còn một số khó khăn
sau:
Phần mềm quản lí việc bán hàng cha đủ mạnh để đáp ứng đợc các yêu cầu
xử lý: Nhanh chóng, kịp thời, chính xác, tiết kiệm công sức cho nhân viên,
nâng cao hiệu quả trong công việc. Việc giải quyết bài toán đặt ra đòi hỏi
phải có quá trình phân tích tỉ mỉ, khoa học nhằm cài đặt đợc một hệ thống
chơng trình áp dụng đợc vào thực tế của đơn vị, có hiệu quả trong giai đoạn
hiện tại đồng thời có thể kết nối, mở rộng đợc trong tơng lai.
*Rủi ro về mặt quản lí:
Xét trên phơng diện quản lí thì những rủi ro khi đa dự án vào triển khai
nh sau:
+ Sự hiểu biết chung về công nghệ thông tin của phần đông
nhân viên trong công ty mới ở mức họ sử dụng chứ không phải có một
14
nền tảng hiểu biết rõ ràng về nó. Vậy nên khi triển khai khó tìm đợc ph-
ơng án chung, thống nhất trong cách thức triển khai trên quy mô toàn
công ty.

+ T duy quản lí cũ theo hớng thủ công đã ăn nhập vào phần đông ngời
Việt Nam nếu không có một sự chỉ dẫn cụ thể chi tiết thì việc quản lí
máy tính theo hình thức nh dự án xác định là vô cùng khó khăn.
2.4.2.Quản lí rủi ro
Do ta quan tâm chủ yếu đến rủi ro về kỹ thuật và rủi ro về mặt quản
lí, nên muốn dự án đợc tiến hành một cách đạt hiệu quả thì việc quản lí
rủi ro phảiw đợc tiến hành trên cả hai mặt: phơng tiện kĩ thuật và mặt
rủi ro về quản lí. Ta tiến hành nh sau:
+ Trớc hết là xây dựng dự án phần mềm quản lí máy tính của công
ty thật cụ thể, chi tiết dựa trên tình hình cụ thể của công ty với các đối t-
ợng khách hàng khác nhau.để giảm thiểu rủi ro phần mềm quản lí xa lạ
với môi trờng quản lí tại công ty máy tính Dơng Th.
+ Tiếp sau đó là triển khai kế hoach xây dựng dự án, xây dựn kế
hoạch hớng dãn sử dụng và bảo trì đến đội ngũ nhân viên trong công ty
nhằm giảiw quyết đợc những khó khăn trong việc quản lý máy tính dới
sự hỗ trợ của phần mềm quản lí. Tức là hạn chế rủi ro về mặt quản lí.
2.5 Lập lịch
* Cấu trúc phân việc của dự án:
Các cấu trúc, kĩ thuật lập lịch đợc mô tả có thể đợc cài đặt với công
cụ lập lịch dự án tự động có sắn trên máy tính cá nhân. Những công cụ
nh vậy tơng đối dễ dùng và làm cho các phơng pháp phân tích đợc mô
tả thành có sẵn cho ngời quản lí dự án phần mềm.
15
Theo dõi và kiểm soát dự án. Chúng ta biết một ngày trớc so với lịch thì
hiếm khi làm hỏng cả dự án. Nhng một ngày kéo dài thêm và qua toàn bộ
chiều dài dự án thì trậm trễ nhỏ có thể gây ra vấn đề lớn.
ở đây chúng ta cần lu ý vai trò của quản lí dự án là theo dõi và kiểm
soát dự án phần mềm một khi nó đang tiến hành. Việc theo dõi có thể đ-
ợc thực hiện một trong những cách sau:
Tiến hành các cuộc họp nhóm xem xét hiện tợng dự án đều

đặn trong đó mỗi thành viên nhóm đều báo cáo lại tiến độ và vấn đề
mà đề tài của mình đang nghiên cứu.
Đánh giá kết quả của mọi cuộc họp xem xét đợc tiến hành
qua toàn bộ tiến trình công nghệ.
Xác định xem liệu các mốc dự án chính thức đã đợc đúng
tiến độ nh lập lịch cha .
So sánh ngay bắt đầu thực tế so với ngày bắt đầu theo kế
hoạch cho từng nhiệm vụ dự án đợc liên kết trong bảng tài nguyên.
Kiểm soát đợc nhóm sử dụng để quản trị tài nguyên dự án,giải quyết
vấn đề và chỉ huy tất cả các thành viên trong nhóm. Nếu dự án theo đúng
lịch và trong phạm vi ngân sách,các cuộc họp cho thấy có tiến bộ thực sự
và đạt đợc những cột mốc quan trọng,thì việc kiểm soát là nhẹ nhàng. nhng
khi vấn đề xuất hiện thì chúng ta phải biết thực thi kiểm soát để điều tiết
một cách nhanh chóng và phù hợp nhất. Sau khi vấn đề đã đợc chẩn đoán,
có thể tập trung thêm tài nguyên phụ vào miền có vấn đề. Để nhóm có thể
bố trí lại công việc của các thành viên trong nhóm hay có thể chỉnh lại lịch
biểu.
2.6 Tài nguyên dự án
2.6.1 Con ngời.
16
Việc lập kế hoạch cho dự án bắt đầu bằng việc ớc lợng phạm vi áp
dụng và lựa chọn kĩ năng, số lợng các thành viên thực hiện để hoàn thành
việc xây dựng và phát triển dự án.
Số ngời trong nhóm thực hiện dự án này là 8 thành viên.
2.6.2 Phần cứng và phần mềm
Phần cứng và phần mềm
+ Phần cứng: Phần cứng phục vụ thiết kế lập kế hoạch là các máy
tính cá nhân.
+Phần mềm: Sử dụng phần mềm hỗ trợ lập trình, hệ quản trị cơ sở dữ
liệu Access.

2.7 Tổ chức đội ngũ
2.7.1 Cấu trúc nhóm
Với số lợng các thành viên tham gia nh trên đã có sự phân công,
điều chỉnh thống nhất nhằm hớng tới sự hữu ích của phần mềm hỗ trợ quản
lí. Bao gồm một thành viên chuyên sâu về việc thu thập số liệu và khảo sát
tình hình thực tế ở công ty về các mặt : nh số lợng nhân viên , địa bàn mà
công ty thành lập, khả năng tài chính chung của công ty cũng nh khả năng
tài chính có thể của công ty đầu t về mặt quản lí nhân viên. một thành viên
có nhiệm vụ chính là dựa vào các thông tin đã thu thập thực tế tại công ty
lên kế hoạch xây dựng phần mềm quản lí ở mức tổng thể có đánh giá phân
tích về các mặt. Hai thành viên có nhiệm vụ xây dựng chơng trình cụ thể.
Thành viên còn lại có nhiệm vụ hỗ trợ việc xây dựng và tiến hành tổng kết
chung. Ngoài ra tất cả các thành viên trong nhóm còn tiến hành thảo luận
định hớng chung cho tất cả các phần.
2.7.2 Làm báo cáo quản lí dự án
17
Mục đích là hớng tới hoàn thiện dự án ở từng bớc nhỏ: Xây dựng ý t-
ởng dự án,lập kế hoạch xây dựng dự án,tiến hành xây dựng dự án và bảo
trì,bổ sung cho dự án khi nó đợc đa và thực tế áp dụng tại công ty máy tính
Dơng Th. Cũng nh chính các bớc xây dựng và hoàn thiện dự án các giai
đoạn viết báo cáo dự án trớc triển khai đồng bộ cùng với các quá trình xây
dựng dự án. và đợc phân cho các thành viên thực hiện cụ thể .
Giai đoạn xây dựng ý tởng dự án quản lí máy tính: Xuất phát từ quá
trình khảo sát thực tế nhận thấy phần mềm quản lí máy tính tại công ty vẫn
cha đợc triển khai một cách hiệu quả,và việc sử dụng phần mềm cha thực
sự hữu ích.
Giai đoạn lập kế hoạch dự án:
+ Dự án đợc triển khai giúp cho việc đồng bộ hóa đợc quá trình quản
lí, làm giảm bớt công sức cũng nh nhân lực trong quá trình quản lí.
+ Lên kế hoạch xây dựng dự án quản lí tiến hành các bớc ớc l-

ợng,tính toán rủi ro,những yêu cầu cần thiết về con ngời,phơng tiện kĩ thuật
hỗ trợ.
+ Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên tham gia xây dựng
dự án phù hợp với năng lực của từng ngời.
Giai đoạn xây dựng phần mềm:
Việc xây dựng tuân thủ theo các quy tắc nhằm đảm bảo đạt đ-
ợc các mục tiêu đã đặt ra trớc khi xây dựng dự án.
Giai đoạn bổ sung, kiểm thử và tiến hành bảo trì trong thực tế.
Sau khi dự án đợc xây dựng tiến hành test thử trên những dữ liệu tự
tạo có tính đến các khả năng khác nhau. Tiếp tục tiến hành bảo trì bổ sung
định kì khi đa phần mềm này ra áp dụng ở công ty.
2.8 Kiểm thử và bảo trì
18
Sau khi hoàn thành phần mềm cần phải đợc kiểm thử theo từng chu kì
nhất định. Giao cho một ngời hoặc hai ngời đảm nhận việc kiểm thử, bảo
trì và tiến hành bổ sung, sửa đổi nếu có sai sót, thay đổi. Đảm bảo sản
phẩm đúng nh yêu cầu của khách hàng. Phần mềm nên bảo trì thờng
xuyên, tránh để thời gian lâu sẽ khó bảo trì, dẫn đến mất uy tín với khách
hàng
Chơng 3
Phân tích và thiết kế quản lý bán hàng máy tính
Bảo Minh - thái nguyên
3.1 Phân tích thiết kế hệ thống về xử lý.
Phân tích thiết kế hệ thống là phơng pháp nghiên cứu lựa chọn các giải
pháp thích hợp cho bài toán quản lý. Phân tích là công việc đầu tiên của
quá trình xây dựng hệ thống trên máy tính. Không thể đa máy tính vào hoạt
động mà không qua giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống. Hiệu quả đem lại
19