Phân tích chương trình quản lý bán hàng

LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây, đi đôi với sự phát triển mạnh mẽ của
khoa học kỹ thuật, tin học đã đi sâu ứng dụng vào mọi ngành nghề và
các lĩnh vực khác nhau trong đời sống xã hội. Sự phát triển của các
quan hệ kinh tế, sự mở rộng mạng lưới nghiệp vụ và sự tăng cường quy
mô của nó, nhất là mạng Internet ra đời đã làm tăng cường vượt bậc
khối lượng các luồng thông tin. Các sự kiện đó đang làm cho công việc
quản lý trở nên phức tạp. Cách quản lý dựa trên kinh nghiệm trực giác
không còn đem lại hiệu quả như mong muốn. Do đó phải thiết lập một
phương thức quản lý hiện đại hơn.
Tin học hoá công tác quản lý các đơn vị kinh tế, hành chính,
trường học… là một trong những lĩnh vực quan trọng của tin học. Việc
áp dụng tin học vào quản lý không những làm tăng đáng kể về năng
suất và chất lượng lao động mà còn tạo điều kiện cho việc xây dựng
một hệ thống thông tin quản lý chặt chẽ, có cơ sở khoa học và chính
xác.
Là những sinh viên đang học CNTT, việc học tập, trang bị và tiếp
thu các kiến thức về tin học từ thực tế cũng như công tác quản lý là cần
thiết. Chính vì vậy mà dưới sự hướng dẫn của Thầy giáo Đào Phan Vũ,
em đã bước đầu làm quen với việc tìm hiểu, phân tích và vận dụng
những kiến thức đó vào thực tế.
Đề tài của em là tìm hiểu, phân tích là bài toán quản lý bán hàng
trong thời gian qua em đã cố gắng tìm hiểu nhưng với kiến thức còn
hạn chế nên đề tài của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất
mong được sự đóng góp ý kiến của Thầy giáo và bạn bè để đề tài của
em được hoàn thiện hơn mà thực tế đòi hỏi.
1
A.phân tích tổng quát về bài toán quản lý bán hàng
Các hình thức kinh doanh phổ biến thường thấy ở các doanh nghiệp
nhỏ và -...thật nhỏ là:
Các tiệm tạp hóa, các sạp hàng nhu yếu phẩm, các cửa hiệu bán sách,

văn phòng phẩm, các đại lý phân phối sản phẩm của đủ mọi ngành
hàng. Hoạt động chủ yếu là mua sỉ bán lẻ. Nhà hàng, quán ăn, tiệm giải
khát .. Hoạt động chủ yếu là mua-bán hoặc mua-chế biến-bán.Phương
thức quản lý được áp dụng cho các hình thức kinh doanh nêu trên khá
đơn giản:
Tuân thủ theo nguyên tắc giá bán cao hơn giá mua. Ghi chép theo
"toa", phiếu, sổ với cách tổ chức "đặc biệt" theo từng nơi.
Vào sổ cuối ngày, tổng kết tùy theo yêu cầu quản lý của từng nghiệp
chủ. Ước lượng và dựa theo ... trí nhớ là điều thường xuyên phải làm.
Với quy mô nhỏ cỡ một tiệm tạp hóa trong xóm nhỏ thì chỉ cần như vậy
là đủ rồi. Nhưng khi tiệm tạp hóa đó bắt đầu lớn dần lên trở thành một
đại lý phân phối hàng hóa cỡ trung bình thì bắt đầu nẩy sinh nhiều vấn
đề cho nghiệp chủ:
Đặt hàng và giao hàng, dự trù hàng hóa Công nợ với nhà cung cấp và
các bạn hàng Theo dõi chi phí hoạt động Lúc này, ghi chép của các
cuốn sổ làm bằng tập vở học trò cũng như trí nhớ của người điều hành
không còn kham nổi với số giao dịch ngày càng tăng. Nhu cầu về một
phương thức quản lý chuyên nghiệp hơn bắt đầu xuất hiện. Theo quan
niệm của khá nhiều người hiện nay, giải pháp hữu hiệu nhất là dùng
máy vi tính. Họ đi mua máy vi tính để rồi sau đó thất vọng về mức độ
đóng góp của cái máy vạn năng này.
2
Thực ra máy vi tính chỉ là một công cụ cần thiết nhưng không phải là
yếu tố quyết định trong quy trình quản lý mà họ mong đợi. Phương
thức quản lý được thể hiện trong cách thức thu thập và lưu trữ thông tin
cũng như cách thức khai thác các thông tin ấy. Để có thể đưa máy vi
tính vào một quy trình quản lý một cách có hiệu quả cần phải có các
phần mềm chuyên dụng phù hợp với quy trình ấy.
Quản lý bán hàng:
Bao gồm 2 mảng chính là Quản lý nhập xuất tồn hàng hóa và quản lý

bán hàng - công nợ.
I/ Quản lý nhập xuất tồn hàng hóa:
Để quản lý nhập xuất tồn, đầu tiên bạn phải có các phần sau:
Quản lý danh mục hàng hóa,
- Nhập,
- Xuất.
- Xây dựng phương pháp tính giá thành(LIFO,FIFO,bình quân gia
quyền)
- Xây dựng các trường hợp đặt biệt hàng hóa bị hư hỏng phải thanh
lý…
II/ Quản lý bán hàng
- Quản lý các khoản thu( thu tiền hàng và thu khác)
- Quản lý các khoản chi
- Quản lý danh mục khách hàng
- Quản lý công nợ
- Xây dựng Module báo nợ đến hạn cần phải thu
III/ Hệ thống các báo cáo:
3
1/ Báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho
2/ Báo cáo doanh số, thu nhập
3/ Báo cáo công nợ tổng hợp
4/ Báo cáo công nợ chi tiết
4
B.Phân tích chương trình quản lý bán hàng
I. Mô tả yêu cầu chương trình
- Yêu cầu xây dựng một hệ thống quản lý việc mua bán hàng
của đại lý bán
- Người quản lý nắm được tình hình mua bán, doanh thu của đại
lý, việc thống kê được thực hiện hàng tháng, hàng quí cũng có
khi đột xuất theo yêu cầu.

- Thủ kho quản lý số lượng hàng trong kho theo mã số hàng
hoá, kiểm kê hàng hoá trong kho.
- Nhân viên bán hàng sẽ tính tiền những mặt hàng mà khách
mua và lập hoá đơn cho khách.
- Khách hàng là người mua hàng từ đại lý. Có 2 dạng khách
hàng: khách hàng bình thường
và khách hàng là đại lý nhỏ. Nếu khách hàng là khách hàng thân
thiện thì mã số khách hàng sẽ được
lưu trong hệ thống và được hưởng quyền lợi từ chương trình
này.
- Việc quản lý mua bán hàng ở đại lý được thực hiện như sau:
Người quản lý trực tiếp liên hệ với nhà sản xuất để nhập hàng
vào đại lý, cũng như quan hệ với đối tác để bán hàng ra ngoài.
Người quản lý sẽ quản lý thông tin khách hàng thân thiện, thống
kê doanh thu của đại lý hàng tháng, hàng quí.
- Khi hàng hoá được nhập vào thì Thủ Kho sẽ Tạo Phiếu Nhập
Hàng ghi đầy đủ thông
5
tin về việc nhập hàng đó. Khi hàng được bán trực tiếp cho đối
tác lớn hay hàng hoá được đưa lên quầy thì Thủ Kho sẽ Tạo
Phiếu Xuất Hàng. Thủ Kho kiểm kê hàng hoá trên kho, khi có
mặt hàng nào hết hạn sử dụng thì Tạo Phiếu Trả Hàng cho nhà
sản xuất.
- Nhân viên bán hàng làm việc theo ca, khi đến ca làm việc của
mình, nhân viên phải đăng nhập vào hệ thống. Khi khách hàng
lựa chọn hàng hoá mua và yêu cầu tính tiền, nhânviên sẽ tính
tiền và lập hoá đơn cho khách.
II.Xác định các người dùng
1. Nhân viên bán hàng:
Là nhân viên làm việc trong đại lý. Nhân viên bán hàng, đứng ở

quầy thu tiền và tính tiền cho khách hàng. Thông qua các mã
vạch quản lý trên từng mặt hàng được nhân viên bán hàng nhập
vào hệ thống thông qua một đầu đọc mã vạch..
2. Thủ kho:
Là người chịu tráh nhiệm Tạo Phiếu Nhập Hàng khi hàng hoá
được nhập về, tạo Phiếu Xuất Hàng khi xuất hàng lên quầy,
kiểm kê hàng trong kho, Tạo Phiếu Trả Hàng nếu mặt hàng đó
hết hạn sử dụng hay có lỗi.
3. Người quản lý:
Là người nắm được tình hình mua bán, doanh thu của đại lý,
quản lý nhân viên.Việc thống kê được thực hiện hàng tháng,
hàng quí hoặc cũng có khi thống kê đột xuất
6
III. xác định các quyền của người sử dụng
1. Nhân viên bán hàng:
- Lập hoá đơn.
- Đăng nhập.
2. Thủ kho:
- Tạo phiếu nhập hàng.
- Tạo phiếu xuất hàng.
- Kiểm kê hàng hoá.
- Tạo phiếu trả hàng.
3. Người quản lý:
- Quản lý nhập hàng.
- Quản lý xuất hàng.
- Quản lý khách hàng thân thiện.
- Thống kê.
7
IV.Xây dựng biểu đồ công việc
8

NV bán hàng
Đăng nhập
Tạo phiếu
xuất hàng
Thủ kho
Kiểm kê
hàng hóa
Tạo phiếu
nhập hàng
Lập hóa đơn
Người quản lý
Quản lý khách hàng
Quản lý nhập hàng
Quản lý xuất
hàng
Tạo phiếu
kiểm tra
hàng
Thống kê
V.Mô tả chi tiết công việc của người sử dụng
Đăng nhập
Tiêu đề: Đăng nhập vào hệ thống.
Tóm tắt: Chức năngnày cho phép nhân viên bán hàng đăng
nhập vào hệ thống, do nhân viên làm việc theo ca nên cần đăng
nhập để tiện việc quản lý.
Người sử dụng: Nhân viên bán hàng.
Mô tả
a) Điều kiện tiên quyết:
- Nhân viên phải có tên truy nhập và mật khẩu
- Hồ sơ nhân viên đã được cập nhật trong hệ thống.

b) cách đăng nhập:
1. Nhân viên bán hàng nhập tên truy nhập và mật khẩu của
mình.
2. Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ hợp lệ của tên truy nhập và mật
khẩu nếu đúng thì đăng nhập thành công nếu sai thi phải đăng
nhập lại.
Lập hóa đơn
Tiêu đề: Lập hoá đơn.
Tóm tắt: Chức năngnày bắt đầu khi nhân viên chọn chức năng
lập hoá đơn để tính tiền và xuất hoá đơn cho khách hàng.
Người sủ dụng: Nhân viên bán hàng.
Mô tả
9
a) Điều kiện tiên quyết:
- Khách hàng có mua hàng trong đại lý và có nhu cầu tính tiền.
- Các mã hàng, đơn giá đã được cập nhật trong hệ thống.
b) Cách sử dụng:
1) Nhân viên quét mã của từng mặt hàng.
2) Hệ thống tự động tính tổng số tiền khách phải trả dựa trên
đơn giá của mặt hàng, số lượng
hàng mà khách mua, thuế giá trị gia tăng đã được lưu trong hệ
thống.
3) Nhân viên bán hàng in hoá đơn cho khách hàng.
Quản lý nhập hàng
Tiêu đề: Quản lý nhập hàng.
Tóm tắt: Chức năngnày cho phép người quản lý nhập hàng vào
đại lý. Khi hàng hoá hết hay có nhu cầu thêm hàng, người quản
lý sẽ nhập thông tin hàng cần nhập, thông tin này làm cơ sở cho
Thủ kho nhập hàng vào kho.
Người sử dụng: Người quản lý.

Mô tả scenario
a) Điều kiện tiên quyết:
- Mã hàng và thông tin nhà sản xuất đã được cập nhật trong hệ
thống.
b) Cách sử dụng:
1) Người quản lý chọn chức năng Quản lý nhập hàng của hệ
thống.
10