Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Quản lý Hàng Hoá

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
LỜI MỞ ĐẦU

OBO
OK S
.CO
M

Chúng ta đang sống trong một thế giới có nền khoa học phát triển rất hiện
đại. Thế kỷ 20 là thế kỷ của cơng nghệ thơng tin nói chung và của tin học nói riêng.
Đó là một trong những thành tựu vĩ đại nhất mà con người đã đạt được trong thiên
niên kỷ này. Tin học giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong các hoạt động của tồn
nhân loại. Nhân loại ứng dụng tin học vào phục vụ cho nghiên cứu khoa học, cho
cơng nghệ sản xuất, phục vụ cho nghành quản lý kinh tế, sản xuất kinh doanh, du
lịch, y tế tạo điều kiện cho nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển đồng thời giảm
bớt đáng kể sức lao động của con người, đưa mức sống con người ngày càng cao
hơn.

Ở Việt Nam tin học cũng đang hồ nhập với thế giới để bắt kịp, sánh vai cùng
với sự phát triển chung của các nước năm châu. Máy vi tính đã và đang dần dần
được sử dụng rộng rãi ở hầu hết các lĩnh vực như kinh tế, văn hố xã hội, giáo dục,
y tế, quốc phòng. Tin học đã giúp cho các nhà quản lý điều hành cơng việc một
cách có khoa học, chính xác, nhẹ nhàng, mang lại hiệu quả cao hơn so với trước khi
chưa đưa máy tính vào.

Quản lý hàng hố là một trong những ví dụ điển hình về việc quản lý. Nếu như
khơng được tin học hố việc quản lý sẽ vất vả hơn rất nhiều với khối lượng hàng
hố của rất nhiều loại hàng.Hệ thống quản lý từ trước tới nay chủ yếu là phương

KIL

pháp thủ cơng, thơng qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp nên người quản lý gặp
rất nhiều khó khăn trong việc như nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch, Do
đó các thơng tin cần quản lý phục vụ kinh doanh khơng tránh khỏi sự dư thừa hoặc
khơng đầy đủ dữ liệu, thêm nữa phương pháp quản lý theo kiểu thủ cơng lai rất tốn
kém về thời gian, cơng sức và đòi hỏi về nhân lực. Chính vì lẽ đó mà việc quản lý
hàng hố với sự trợ giúp của máy tính, tin học ra đời ngồi việc giảm bớt thời gian
cơng sức cho người quản lý kinh doanhmà còn đảm bảo được u cầu “nhanh
chóng-chính xác-hiệu quả”.
1



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Với những suy nghĩ trên và được sự góp ý, giúp đỡ của thầy cơ giáo em đã quyết
định chọn đề tài thực tập tốt nghiệp “Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin
Quản lý Hàng Hố”.

KIL
OBO
OKS
.CO
M

Nội dung đề tài được trình bày trong 4 chương:

Chương 1: Một số vấn đề chung về hệ thống thơng tin quản lý.
Chương 2: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin"Quản lý Hàng Hố "

Chương 4. Đánh giá cơng việc và kết luận.

Chúng em xin chân thành cảm ơn cơ giáo Phạm Kim Phượng đã tận tình giúp đỡ,
chỉ bảo cho chúng em hồn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này .
Trong một khoảng thời gian có hạn trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài
báo cáo khơng thể tránh khỏi sai sót.

Chúng em mong được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy cơ giáo và bạn bè để
bài báo cáo của chúng em được tốt hơn .

2



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Chương I

KIL
OBO
OKS
.CO
M

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG
THƠNG TIN QUẢN LÝ

Bước đầu tiên cần thực hiện triển khai một đề án tin học hố là phải khảo sát hệ
thống .Người ta định nghĩa hệ thống là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc
lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt mục đích. Hệ thống mà ta xét ở đây là hệ

thống quản lý tức là một hệ thống sống động khơng chỉ chứa các thơng tin về quản
lý mà còn đóng vai trò thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt động của các tổ chức kinh tế xã
hội. Do đó cần phải xem xét phân tích các yếu tố đặc thù , những nét khái qt
cũng như các mục tiêu và ngun tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống
thơng tin quản lý ,từ đó rút ra những phương pháp cũng như các bước thiết kế xây
dựng một hệ thống thơng tin quản lý được tin học hố mang lại kết quả tốt.
I. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ
1.Phân cấp quản lý

Hệ thống quản lý trước tiên là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới,
có chức năng tổng hợp thơng tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong tồn hệ
thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp. Nhằm tạo điều kiện thuận
lợi cho việc quản lý từ trên xuống dưới. Thơng tin được tổng hợp từ dưới lên trên
và truyền từ trên xuống.

2.Luồng thơng tin vào

3



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau.
-Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi ,thông tin này mang tính
chất thay đổi lâu dài.

nhập vào và xử lý.

KIL
OBO

OKS
.CO
M

-Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn luôn cập

-Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp ,được tổng hợp từ các thông
tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian.

4



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
3.Luồng thông tin ra

KIL
OBO
OKS
.CO
M

Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu
quản lý trong từng trường hợp cụ thể .

Bảng biểu và các báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được tổng hợp
phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích
quản lý của hệ thống. Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác kịp thời.
4.Quy trình quản lý

Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được đưa vào
sổ sách .Từ sổ sách đó các thông tin được kiết suất để lập các bảng biểu, báo cáo
cần thiết .việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn trồng chéo nhau.Do đó sai
sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc dư thừa thông tin . Trong quá trình
quản lý do khối lượng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu
và đối tượng quan trọng vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ.
II. MÔ HÌNH MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.Mô hình luân chuyển dữ liệu

Mô hình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các
modul sau :

-Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ tra cứu
-Cập nhập thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên.
-Lập sổ sách báo cáo

Mỗi modul và hệ thống cũng cần phải có giải pháp kỹ thuật riêng tương ứng.
5



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

2.Cập nhật thông tin động
Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng

KIL
OBO
OKS
.CO

M

hợp .Lưu ý loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần sử lý thường được
cập nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và độ tin cậy cao.Khi thiết kế modul cần quan tâm
đến các yêu cầu sau :

-Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ thông tin động .

-Giao diện màn hình phải hợp lý ,giảm tối đa các thao tác cho người nhập dữ
liệu .

6



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
3.Cập nhật thơng tin cố định có tính chất tra cứu
Thơng tin loại này cần cập nhật nhưng khơng thường xun,u cầu chủ yếu với

KIL
OBO
OKS
.CO
M

loại thơng tin nàylà phải tổ chức hợp lý để tra cứu các loại thơng tin cần thiết.
4.Lập sổ báo cáo

Để thiết kế được phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứ kỹ các
bảng biểu mẫu. Thơng tin được sử dụng trong việc này thuận lợi là đã được sử lý từ

các phần trước nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu này được giảm nhẹ .
III. CÁC NGUN TẮC ĐẢM BẢO

Xây dựng hệ thống thơng tin quản lý hồn chỉnh là một việc làm hết sức khó
khăn ,chiếm nhiều thời gian và cơng sức ,việc xây dựng hệ thống thơng tin quản lý
thường dựa trên một số ngun tắc cơ bản sau :
1.Ngun tắc cơ sở thơng tin thống nhất

ý nghĩa của ngun tắc này thể hiện ở chỗ thơng tin được tích luỹ và thường
xun cập nhật .Đó là các thơng tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài
tốn quản lý vì vậy thơng tin trùng lặp cần được loại trừ.

Do vậy người ta tổ chức thành các mảng thơng tin cơ bản mà trong đó trường
hợp trùng lặp hoặc khơng nhất qn về thơng tin đã được loại trừ.Chính
mảng thơng tin cơ bản này sẽ tạo thành mơ hình thơng tin của đối tượng điều khiển.
2.Ngun tắc linh hoạt của thơng tin

Thực chất của ngun tắc này là ngồi các mảng thơng tin cơ bản cần phải có
cơng cụ đặc biệt để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở
các mảng thơng tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thơng tin cần thiết
tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài tốn cụ thể.

7



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Việc tn theo ngun tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thơng tin sẽ
làm giảm nhiều cho nhiệm vụ hồn thiện và phát triển sau này.

KIL
OBO
OKS
.CO
M

VI. CÁC BƯỚC XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ

Một cách tổng qt việc xây dựng một hệ thống thơng tin quản lý tự động hố
thường qua 5 giai đoạn :

1. Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án

ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống ,phát hiện nhược
điểm còn tồn tại ,từ đó đề suất các giải pháp khắc phục ,cần cân nhắc tính khả thi
của dự án. Từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo.
2. Phân tích hệ thống

Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược
đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới.
3. Thiết kế tổng thể

Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới .Phân định rõ
phần việc nào sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào thủ cơng .
4. Thiết kế chi tiết

-Thiết kế các thủ tục thủ cơng nhằm xử lý thơng tin trước khi đưa vào máy tính .
-Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thơng tin cho máy tính .
-Thiết kế chương trình ,các giao diện người sử dụng các tệp dữ liệu .
-Chạy thử chương trình

5. Cài đặt chương trình

Chương trình sau khi chạy thử tốt sẽ được đưa vào cài đặt và sử dụng
8



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

CHNG II

KIL
OBO
OKS
.CO
M

H QUN TR C S D LIU MICROSOFT ACCESS
I - TNG QUAN V ACCESS

1. MS ACCESS L Gè?

MS Access l mt h qun tr C s d liu (CSDL). Cng ging nh cỏc h
CSDL khỏc, Access lu tr v tỡm kim d liu, biu din thụng tin v t ng lm
nhiu nhim v khỏc na. Vi vic s dng Access , chỳng ta cú th phỏt trin cỏc
ng dng mt cỏch d dng v nhanh chúng.

Access cng l mt ng dng mnh trong mụi trng Windows v l mt sn
phm chy trong mụi trng Microsoft Windows nờn mi th mnh ca Windows
cng th hin c trong Access. Bn cú th ct, dỏn d liu t bt c mt ng

dng trong mụi trng Windows no cho Access v ngc li. Bn cng cú th liờn
kt cỏc i tng OLE (Object Linking and Embedding) trong Excel, Paintbrush v
Word for Windows vo trong mụi trng Access.

Access khụng ch l mt h qun tr CSDL m cũn l mt h qun lý CSDL
quan h (relational database) cú th giỳp chỳng ta truy nhp ti tt c cỏc dng d
liu. Nú cú th lm vic vi nhiu bng (table) ti cựng mt thi im gim bt
s rc ri ca d liu v lm cho cụng vic d dng thc hin hn. Access cung cp
cụng c ngi s dng cú th to bng, thit k biu mu (Form), xõy dng cõu
hi (Query) v thit k bỏo cỏo (Report). ng thi, Access cng l mt mụi
trng phỏt trin cỏc ng dng. Bng cỏch s dng cỏc tp lnh (Macro) t ng
thc hin cỏc cụng vic, chỳng ta cú th to cỏc ng dng hng ti ngi s dng
hiu qu tng t nh l c to bi cỏc ngụn ng lp trỡnh, hon thin vi cỏc
nỳt bm (Button), thc n (Menu) v cỏc khung i thoi (Dialog box). Bng cỏch
9



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
lập trình trong Access Basic, chúng ta có thể tạo được các ứng dụng mạnh mẽ như
chính bản thân Access .

Thực tế, rất nhiều cơng cụ trong Access, ví dụ như

KIL
OBO
OKS
.CO
M

Wizard cũng được viết bằng Access Basic.
2. ACCESS CUNG CẤP NHỮNG CƠNG CỤ GÌ ?

2.1- MỘT HỆ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ THỰC SỰ

Access cung cấp hệ thống quản lý CSDL quan hệ thực sự, hồn thiện với những
định nghĩa khố chính (primary key) và khóa ngoại lai (foreign key), các loại luật
quan hệ (một-một, một-nhiều, nhiều-nhiều), các mức kiểm tra sự tồn vẹn của dữ
liệu cũng như định dạng và những định nghĩa mặc định cho mỗi trường (field)
trong một bảng. Bằng việc thực hiện sự tồn vẹn dữ liệu ở mức cơ cấu xử lý dữ liệu
(database engine), Access ngăn chặn được sự cập nhật và xố thơng tin khơng phù
hợp.

Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏi với kiến trúc mềm
dẻo của nó. Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặc theo mơ
hình Client/Server. Thơng qua ODBC (Open Database Connectivity), chúng ta có
thể kết nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngồi, ví dụ như Oracle, Sybase, thậm chí cả
với những CSDL trên máy tính lớn như DB/2.

Với Access, chúng ta cũng có thể phân quyền cho người sử dụng và cho các
nhóm trong việc xem và thay đổi rất nhiều kiểu đối tượng dữ liệu.
2.2- DỄ DÀNG SỬ DỤNG CÁC WIZARD (PHÙ THUỶ) :

Với Wizard, những cơng việc tốn hàng giờ đồng hồ có thể giảm xuống chỉ còn
một ít phút. Chúng ta chỉ cần trả lời một vài câu hỏi, sau đó Wizard sẽ tự động xây
dựng các đối tượng cho chúng ta. Dùng Wizard, chúng ta có thể thiết kế rất nhiều
loại biểu mẫu, báo cáo, đồ họa, các đối tượng và các thuộc tính.
2.3 - XUẤT NHẬP VÀ KẾT NỐI VỚI CÁC DỮ LIỆU BÊN NGỒI :

Access cho phép chúng ta xuất ra và nhập vào nhiều dạng thường gặp, bao gồm

dBase, Paradox, Lotus 1-2-3, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve và nhiều dạng
10



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
ASCII khỏc. Trong khi vic nhp to ra mt bng trong Access thỡ vic xut mt
bng trong Access s to mt tp tin cú dng nh chỳng ta xut ra.

KIL
OBO
OKS
.CO
M

Vic kt ni (attach) cú ngha l chỳng ta cú th s dng mt tp tin d liu bờn
ngoi bỡnh thng m khụng cn to bng ca Access. Vic kt ni vi cỏc bng
bờn ngoi, sau ú t quan h ca chỳng vi cỏc bng khỏc trong Access l mt
im rt mnh ca Access.

2.4 - CC BIU MU V BO CO C THIT K THEO KIU WYSIWYG :

WYSIWYG (What You See Is What You Get) cú ngha l Cỏi gỡ bn thy l cỏi bn

cú. iu ú cú ngha l khi chỳng thit k cỏc biu mu v bỏo cỏo nh th no thỡ
lỳc hin lờn s hon ton nh vy. Vớ d: nu chỳng ta nh dng mt dũng ch
dựng phụng .VnTime, loi ch m thỡ ngay lỳc thit k chỳng ta s thy ch m,
phụng .VnTime, v tt nhiờn khi hin lờn thỡ cng nh vy.

Chỳng ta cú th xem cỏc biu mu v bỏo cỏo theo ch xem trc (preview)

phúng to thu nh, v chỳng ta cng cú th nhỡn cỏc bỏo cỏo vi mt vi d liu
vớ d m khụng mt thi gian ch i d liu ca mt tp tin ln khi chỳng ta ch
thit k.

c bit quan trng Acces cú b to bỏo cỏo rt mnh. Chỳng ta cú th to ra
c mt lot cỏc dng bỏo cỏo rt chớnh xỏc v mang tớnh thm m cao.
2.5- KH NNG DDE (DYNAMIC DATA EXCHANGE) V OLE (OBJECT LINKING AND
EMBEDDING)

Vi kh nng DDE v OLE, chỳng ta cú th chốn mt i tng vo biu
mu v bỏo cỏo ca Access. Nhng i tng ny cú th l õm thanh, hỡnh nh,
ha, thm chớ c video.

3. JET ENGINE - CT LếI CA MS ACCESS

11



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Microsoft Jet Database Engine (gi tt l Jet Engine) l mt c cu x lý d liu
(database engine) dựng chung cho h qun tr c s d liu (QTCSDL) Access v
cụng c lp trỡnh Visual Basic (c hai sn phm u do Microsoft phỏt trin v

KIL
OBO
OKS
.CO
M

chy trờn Windows). Jet Engine cho phộp lm vic vi nhiu dng thc c s d
liu khỏc nhau v cung cp giao din lp trỡnh hng i tng lm vic vi
CSDL. Jet Engine bao gm mt b cỏc tp tin th vin liờn kt ng (DLL) cho
phộp lm vic vi nhiu CSDL khụng phi Access nh nhng d liu bỡnh thng
ca nú. iu chỳ ý l cỏc th vin ny cú th ci t riờng khi cú nhu cu.
JET ENGINE BAO GM CC THNH PHN:

3.1- DATA ACCESS OBJECT (CC I TNG TRUY CP D LIU THNG C VIT TT L
DAO):

L cỏc i tng v cụng c dựng cho vic truy cp d liu, phc v cho ngụn
ng nh ngha d liu (DDL - Data Definition Language) v ngụn ng x lý d
liu (DML - Data Manipulation Language) theo phong cỏch hng i tng (mi
i tng cú nhng thuc tớnh v cỏc phng thc i kốm). Da vo DAO, nh lp
trỡnh cú th truy cp d liu bng mó ngun.
3.2-QUERY MANAGER:

L b qun lý cỏc cõu hi da trờn ngụn ng SQL, cho phộp thc hin vic cp
nht qua SQL rt phong phỳ v linh hot. Ngoi cỏc cõu hi d liu tnh (snapshot),
Jet Engine cũn cho phộp to ra cỏc cõu hi d liu ng (dynaset) cho phộp cp
nht li d liu gc tng ng ngay t bng kt qu nhn c. B qun lý ny s
ni kt vi b qun lý ISAM v remote.
3.3-ISAM MANAGER:

Thụng qua b qun lý ny, Jet Engine cú th lm vic vi nhiu dng thc
CSDL ISAM khỏc nhau khi b iu khin (driver) tng ng (tp tin DLL) c
ci t. Mt b iu khin ni ti gi l Jet ISAM cho phộp Jet Engine lm vic vi
CSDL Access chun.
12

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
3.4-REMOTE MANAGER:

B qun lý ny nhn cỏc yờu cu t b qun lý cõu hi Query Manager v

KIL
OBO
OKS
.CO
M

chuyn thnh cỏc lnh ODBC API tng ng gi n b qun lý ODBC thc
hin, sau ú s gi tr d liu truy vn c v b qun lý cõu hi Query Manager.
Nu database engine trong Visual Basic v Accesss cú cựng phiờn bn Jet
Engine, thnh phn x lý d liu ca ngụn ng (cỏc i tng truy cp d liu
DAO, DDL, DML,...) s cú nhiu im tng ng.
3.5 VAI TRề CA DATABASE ENGINE

Khi s dng mt h qun tr CSDL, nh phỏt trin trc tiờn s nh ngha loi d
liu lu tr (do h ny cung cp). Khi cn thao tỏc trờn d liu (truy xut hay lu
tr), chng trỡnh s gi yờu cu n h, vic x lý cỏc yờu cu ny do Database
Engine ca h m nhim mt cỏch t ng.
Giao din ngi dựng
ca ng dng

Cỏc yờu cu truy xut
hay lu d liu
Database Engine

Nh vy, Database Engine chớnh l c

cu x lý d liu ca mt h qun tr

CSDL, l chic cu ni gia ng dng
v cỏc tp tin d liu vt lý. Ngi phỏt

trin ng dng khụng trc tip lm vic
vi CSDL m thụng qua database

CSDL

Hỡnh 3.2 Vai trũ ca Database Engine

engine ca h qun tr CSDL. Nu

database engine cho phộp x lý nhiu
dng CSDL khỏc nhau (ngoi CSDL

chun ca h) thỡ ta cú th vit ng dng theo phong cỏch c lp vi CSDL
Client/Server (khỏch/ch) vỡ rng mi h qun tr CSDL u cú nhng im mnh,
yu khỏc nhau. Nu ta mun khai thỏc im mnh thỡ phi ph thuc vo kin trỳc
CSDL v chớnh h qun tr CSDL to ra nú, ch khụng th ung dung s dng mt
cụng c truy xut CSDL tng quỏt ca mt nh phỏt trin th ba.
4. KT NI ODBC

13

THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
ODBC viết tắt từ Open Database Connectivity (tạm dịch là hệ thống kết nối
CSDL mở). Trong chiến lược cạnh tranh giảm kích thước trên lĩnh vực CSDL,
Microsoft muốn định ra một chuẩn giao tiếp mở bao gồm các phương thức nối kết

KIL
OBO
OKS
.CO
M

dữ liệu, cho phép một hệ quản trị CSDL có thể truy cập nhiều dạng CSDL khác
nhau do các hệ quản trị CSDL khác tạo ra bằng cách sử dụng giao diện lập trình
ODBC (ODBC API) không quá phức tạp.

Điều đáng lưu ý là ODBC không cho phép tạo ra CSDL. CSDL được tạo ra
trước bằng chính hệ quản trị CSDL gốc của nó.

Chúng ta có thể sử dụng bất kỳ ngôn ngữ lập trình nào trên Windows cho phép
gọi đến các thủ tục, hàm trong thư viện DLL để khai thác ODBC API, như Visual
C++, Visual Basic, Access (Microsoft), Borland C++, Delphi (Borland)... Hiển
nhiên là sử dụng ODBC để kết nối với CSDL chắc chắn sẽ chậm hơn khi ta sử
dụng chính các công cụ phát triển của hệ quản trị CSDL gốc. Tuy nhiên, ưu điểm
lớn nhất của ODBC nằm ở tính cơ động.

14

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
5. CC I TNG TRONG ACCESS

i vi nhng ngi s dng, cú th dựng c Access cho cỏc ng dng

KIL
OBO
OKS
.CO
M

ca h thỡ ch tn rt ớt thi gian. Tuy nhiờn nh vy thỡ ch s dng c cỏc cụng
c cú sn v mc x lý thụng tin rt s ng, do ú ch cú th x lý c cỏc bi
toỏn n gin. cú th khai thỏc c tt c cỏc mt mnh ca mt ngụn ng núi
chung v Access núi riờng thỡ chỳng ta phi i sõu vo nghiờn cu nhng gỡ bờn
trong, nhng cỏi ct lừi ca ca ngụn ng. Tt nhiờn cụng vic ny s ũi hi nhiu
cụng sc hn nhng i li, chỳng ta s cú th x lý vn mt cỏch mm do
hn, tt hn. Vỡ vy, trong phn ny, tụi s cp n mt s i tng trong
Access.

Access l cụng c x lý d liu, do vy cỏc i tng trong Access cng l
cỏc i tng liờn quan n d liu. Ngụn ng lp trỡnh ca Access - Access Basic
- l mt ngụn ng lp trỡnh hng i tng. Cỏc i tng ca nú s gn lin vi
cỏc thuc tớnh v cỏc phng thc. Hỡnh sau õy s cho ta cỏi nhỡn tng th v cỏc
i tng x lý d liu trong Access.

Các đối tợng trong Access

DBEngine

Workspaces

Databases

TableDefs

QueryDefs

Fields

Fields

Indexes

Parameters

Fields

Recordsets

Fields

Relations

Containers

Errors

Users

Groups

Groups

Users

Documents

Qua hỡnh nh trờn, ta thy cỏc i tng c t chc theo tng tp hp
(Collection). Mi tp hp cỏc i tng gm nhiu i tng, mi i tng li
gm mt hoc nhiu cỏc tp hp i tng khỏc mc thp hn. mc trờn cựng
15



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
l DBEngine, õy chớnh l Jet Engine ca Access. Nú gm tp cỏc vựng lm vic
khỏc nhau v tp cỏc li. Mi vựng lm vic ny li gm nhiu CSDL khỏc nhau

KIL
OBO
OKS
.CO
M

cựng vi thụng tin v nhúm lm vic v ngi s dng.

II - NHNG C IM CA ACCESS 2000

Access 2000 l h c s d liu cung cp cho ta nhng cụng c mnh x lý,

tỡm kim, thụng tin mt cỏch mau l. Nú cho phộp d dng liờn kt cỏc thụng tin cú
liờn quan, Access 2000 hn hn cỏc chng trỡnh c s d liu khỏc do nú cú nhiu
c tớnh kt ni mnh m. Nú bao gm cỏc chng trỡnh c s d liu ph bin trờn
PC, trờn mỏy ch Access hon ton h tr cụng ngh ActiveX.Access 2000 khụng
ch l h c s d liu m nú cũn b sung cho cỏc h c s d liu khỏc do mt s
tớnh nng mnh nh kh nng cú th lm vic vi cỏc d liu t cỏc ngun khỏc
nhau. truy cp v x lý thụng tin Access 2000 h tr hai mụ hỡnh truy cp d
liu kiu Data Access Objects (DAO) truyn thng v ActiveX Data Objects
(ADO) nhm vo phng tin c s d liu nhanh chúng v d dng .
Access 2000 l bn u tiờn h tr ADO thao tỏc d liu JET . ADO s dng
mụ hỡnh chng trỡnh thụng thng hng s truy cp vo d liu ph bin. Nú
da vo nh cung cp OLE DB liờn kt mc thp n cỏc ngun d liu. Cỏc
ký thut OLE DB cui cung s thay th cho ODBC ó li thi cng nh ADO s
thay th cho DAO. Vi cỏc cụng c ny chỳng ta cú th thit k v x lý d liu
theo yờu cu.

16



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
CHƯƠNG III

KIL
OBO
OKS
.CO
M

Phân tích hệ thống thơng Tin

Quản Lý Hàng hố

I. Giới thiệu về hoạt động của bài tốn

Việc hoạt động Quản Lý Hàng Hố của cơng ty Hải Phong dựa trên các thơng
tin như sau:

Khi khách hàng muốn mua loại mặt hàng nào đó thì sẽ ghi các thơng tin vào đơn
đặt hàng và đưa cho nhân viên của cơng ty, nhân viên sẽ căn cứ vào các thơng tin
trên để tìm hàng trong kho cho khách ,nếu hàng trong kho hết hoặc thiếu thì nhân
viên phải liên hệ với nhà nhà cung cấp đặt mua mặt hàng mà cơng ty còn thiếu (khi
nhà cung cấp là cũ ) .Còn nếu khách hàng u cầu một mặt hàng hồn tồn mới ,thì
người quản lý có trách nhiệm tìm nhà cung cấp mới có đủ khả năng đáp ứng u
cầu của khách hàng ,sau đó cập nhập nhà cung cấp mới đó vào hệ thống quản lý
của cơng ty để tiện theo dõi.

Về q trình nhập và xuất hàng bao gồm những vấn đề sau :
Hàng sẽ nhập theo đơn đặt hàng ,nhân viên sẽ có nhiệm vụ kiểm tra lại hố đơn,
đối chiếu số lượng và đơn giá với số lượng và đơn giá ghi trên hố đơn(với loại
hàng là cũ),còn khi nhập mặt hàng mới thì nhân viên phải cập nhập mặt hàng mới
đó vào hệ thống quản lý của cơng ty. Đối tượng nhập là các loại hàng phục vụ cho
hoạt động của cơng ty.

Nhập xong nhân viên tiến hành kiểm tra lại hố đơn với lượng hàng trong kho.
Trong chương trình có các chức năng dùng để theo dõi việc nhập hàng vào kho,
việc đưa danh sách đã đăng ký, phân loại theo mặt hàng, phân loại theo nhà cung
cấp để phục vụ khách hàng. Tiếp theo ta phải tổng hợp hàng hố nhập ,lập danh
17

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
sỏch thng kờ tng mt hng ó nhp vi s lng l bao nhiờu. Bỏo cỏo lng
hng cũn trong kho trc khi nhp b xung vo tp hng , tớnh s lng hng
trong kho vo thi im hin ti. Hng s c xut theo n t hng, nhõn viờn

KIL
OBO
OKS
.CO
M

s cú nhim v kim tra n t hng v lng hng xut sau ú lp v lu biờn
bn xut hng. i tng xut l nhng sn phm do cụng ty nhp v t ni khỏc
hoc ó qua h thng lp rỏp ca cụng ty, vi iu kin theo yờu cu ca khỏch
hng .

Mó hng xut c t theo quy nh ca cụng ty.

Chng trỡnh cũn cú chc nng theo dừi vic xut hng, a danh sỏch ó ng
ký, phõn loi theo mt hng xut, phõn loi theo khỏch hng phc v cho cụng
tỏc qun lý hng hoỏ ca cụng ty. Vi hng hoỏ xut kho thỡ ta phi lp danh sỏch
thng kờ vi s lng tng mt hng ó xut ra vi s lng l bao nhiờu .
Bỏo cỏo s lng tn sau khi xut (trong mt khong thi gian no ú)
Cỏc mt hng nhp vo hay xut ra hng ngy ,s lng hng, thnh tin (hng
hoỏ c qun lý theo nhúm nht nh, trong mi nhúm cú th cú mt hay nhiu
loi hng hoỏ).

Cỏc thụng tin v khỏch hng phi c lu tr chi tit c th (khỏch hng mua,
nh cung cp hng ,a ch v cỏc thụng tin liờn quan) tin cho vic giao dch.

Cỏc chng t nhp hng hay chng t xut hng phi c kờ khai chi tit, chớnh
xỏc cỏc thụng tin liờn quan n vic mua bỏn v s tin tr, ó tr bao nhiờu phn
trm hoc cha tr (nu cú).

Cỏc chng t phi c lu tr thnh h thng phc v khi giao dch vi khỏch
hng. Khi khỏch hng n thanh toỏn nt s n trc cn phi c i chiu vi
chng t xut. Khi nh cung cp thu tin thỡ phi i chiu vi chng t nhp.
Hng hoỏ trong kho cn phi c lu tr riờng theo dừi lng hng tn, cụng
n ca khỏch hng cn c theo dừi thng xuyờn.

18



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
II. Phân tích hệ thống quản lý hàng hố
Để xây dựng thiết kế một hệ thống thơng tin quản lý thì vấn đề đầu tiên là phải
phân tích hệ thống ngằm tìm và lựa chọn giải pháp thích hợp và biện pháp cụ thể.

KIL
OBO
OKS
.CO
M

Phân tích là cơng việc đầu tiên của q trình xây dựng hệ thống quản lý trên máy
tính. Nó là giai đoạn quan trọng nhất vì kết quả của giai đoạn này cho ta mơ tả
logic của hệ thống mới dựa trên kết quả, đó là căn cứ cho ta thiết kế sau này.
Khơng thể tin học hố cơng tác quản lý mà khơng qua giai đoạn phân tích, hiệu quả
cơng việc tin học hố hồn tồn phụ thuộc vào q trtìnhphân tích ban đầu.

1. Phân tích chức năng
1.1 Tổng qt

Hệ thống phải có cơ chế kiểm sốt chặt chẽ bảo đảm an tồn, bảo mật cho dữ
liệu lưu trữ. Thực hiện các chức năng: Xử lý nhập hàng, xuất hàng, xử lý cơng
nợ với nhà cung cấp hoặc với khách hàng, thống kê ,tìm kiếm hàng hố.
1.2 Các chức năng ở mức đỉnh

Qu¶n Lý Hµng Ho¸

Xư Lý NhËp
Xư Lý Xt

Xư Lý C«ng Nỵ
Thèng Kª

T×m KiÕm

Sơ đồ phân rã chức năng mức đỉnh

19



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

KIL
OBO
OKS
.CO

M

1.3 Cỏc chc nng chi tit
Chc nng "X Lý nhp"

H tr cho ngi qun lý trong cụng vic qun lý thụng tin v nh cung cp ,
thụng tin v mt hng , x lý cụng vic nhp hng hoỏ...
Chc nng ny bao gm cỏc chc nng con sau:
Xử Lý Nhập

Quản Lý Hàng Hoá

Quản Lý Nhà Cung Cấp
Thanh Toán

S phõn ró chc nng "X Lý nhp"

20



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Chc nng "X Lý Xut"
H tr cho ngi qun lý trong cụng vic qun lý thụng tin khỏch hng, thụng tin

KIL
OBO
OKS
.CO
M

v mt hng tn kho, x lý cụng vic xut hng hoỏ...
Chc nng ny bao gm cỏc chc nng con sau:

Xử Lý Xuất

Quản Lý Khách Hàng
Kiểm Tra Hàng Tồn
Lập Hoá Đơn Xuất

S phõn ró chc nng "X Lý Xut"

Chc nng "X Lý Cụng N"

H tr cho ngi qun lý trong cụng vic qun lý, theo dừi cụng n ca cụng ty
vi nh cung cp hay ca khỏch hng i vi cụng ty...
Chc nng ny bao gm cỏc chc nng con sau:

Xử Lý Công Nợ

Xử Lý Công Nợ Khách Hàng

Xử Lý Công Nợ Nhà Cung Cấp

S phõn ró chc nng "X Lý Cụng N"

21

KIL
OBO
OKS
.CO
M

THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

22



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Chc nng "Thng Kờ"
H tr cho ngi qun lý trong cụng vic thng kờ cỏc mt hng cũn tn kho cng

KIL
OBO
OKS
.CO
M

nh nhng mt hng ó xut trong nhng khong thi gian khỏc nhau.
Chc nng ny bao gm cỏc chc nng con sau:

Thống Kê

Thống Kê Mặt Hàng

Thống Kê Nhóm Hàng

Thống Kê Theo Thời Gian

S phõn ró chc nng "Thng Kờ"

23



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Chc nng "Tỡm Kim"
Cung cp kh nng tỡm kim nhanh nhng thụng tin ca cỏc mt hng ang kinh

KIL
OBO
OKS
.CO
M

doanh cng nh nhng thụng tin v khỏch hng hay nh cung cp ca cụng ty.
Chc nng ny bao gm cỏc chc nng con sau:

Tìm Kiếm

Tìm Mặt Hàng

Tìm Khách Hàng

Tìm Nhà Cung Cấp

Hỡnh 13. S phõn ró chc nng "Tỡm Kim"

Sau khi phõn tớch tng chc nng trong h thng ta cú th a ra s phõn ró
chc nng ca h thng thụng tin Qun Lý Hng Hoỏ .

24




KIL
OBO
OKS
.CO
M

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

S phõn ró chc nng

Qun lý h ng hoỏ

X lý xut

X lý
nhp
Qun Lý Mt H ng

Qun Lý Khỏch H ng

Thng Kờ Mt H ng

Qun Lý Nh

Lp Hoỏ n Xut

Thng Kờ Nhúm H ng

Kim Tra H ng Tn

Thng Kờ Theo Thi Gian

Cung Cp

Nhp Hoỏ n Nhp

Tỡm
Kim

X Lý
Cụng n

Thng kờ

25

X Lý Cụng N Khỏch
H ng

Tỡm mt h ng

X Lý Cụng N Nh

Tỡm Khỏch Hng

Cung Cp

Tỡm Nh

Cung Cp