KHÁI NIỆM VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

KHÁI NIỆM VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

1. Khái niệm cơ bản về dự án đầu tư
Dự án đầu tư có thể xem xét từ nhiều góc độ. Về mặt hình thức, dự án đầu tư là
một tập hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và
chi phí theo một kế hoạch để đạt được những kết quả và thực hiện được những
mục tiêu nhất định trong tương lai.
Trên góc độ quản lý, dự án đầu tư là một công cụ quản lý việc sử dụng vốn, vật
tư, lao động để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế – xã hội trong một thời gian
dài.
Trên góc độ kế hoạch hoá, dự án đầu tư là một công cụ thể hiện kế hoạch chi tiết
của một công cuộc đầu tư sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế xã hội, làm
tiền đề cho các quyết định đầu tư và tài trợ. Dự án đầu tư là một hoạt động kinh
tế riêng biệt nhỏ nhất trong công tác kế hoạch hoá nền kinh tế quốc dân nói
chung.
Xét về mặt nội dung, dự án đầu tư là một tập hợp các hoạt động có liên quan với
nhau được kế hoạch hoá nhằm đạt được các mục tiêu đã định bằng việc tạo ra
các kết quả cụ thể trong một thời gian nhất định, thông qua việc sử dụng các
nguồn lực xác định.
Như vậy một dự án đầu tư bao gồm 4 thành phần chính:


- Mục tiêu của dự án được thể hiện ở 2 mức: 1/Mục tiêu phát triển là những lợi
ích kinh tế – xã hội do thực hiện dự án đem lại. 2/ Mục tiêu trước mắt là các
mục đích cụ thể cần phải đạt được của dự án.
- Các kết quả: đó là những kết quả cụ thể, có thể định lượng, được tạo ra từ các
hoạt động khác nhau của dự án. Đây là điều kiện cần thiết để thực hiện được các
mục tiêu của dự án.
- Các hoạt động: Là những nhiệm vụ hoặc hành động được thực hiện trong dự án
để tạo ra những kết quả nhất định. Những nhiệm vụ hoặc hành động này cùng
với một lịch biểu và trách nhiệm cụ thể của các bộ phận thực hiện sẽ tạo thành

kế hoạch làm việc của dự án.
- Các nguồn lực: về vật chất, tài chính và con người cần thiết để tiến hành các
hoạt động của dự án. Giá trị hoặc chi phí của các nguồn lực này chính là vốn
đầu tư cần cho dự án.
Trong 4 thành phần trên thì kết quả được coi là cột mốc đánh dấu tiến độ của dự
án. Vì vậy, trong quá trình thực hiện dự án phải thường xuyên theo dõi đánh giá
các kết quả đạt được. Những hoạt động nào có liên quan trực tiếp đối với việc
tạo ra các kết quả được coi là hoạt động chủ yếu cần phải được đặc biệt quan
tâm.
2. Quá trình hình thành và phát triển một dự án đầu tư
Quá trình hình thành và thực hiện dự án đầu tư trải qua 3 giai đoạn: Chuẩn bị
đầu tư, thực hiện đầu tư và vận hành các kết quả đầu tư. Các bước công việc,


các nội dung nghiên cứu ở các giai đoạn được tiến hành tuần tự nhưng không
biệt lập mà đan xen gối đầu cho nhau, bổ xung cho nhau nhằm nâng cao dần
mức độ chính xác của các kết quả nghiên cứu và tạo thuận lợi cho việc tiến hành
nghiên cứu ở các bước kế tiếp.
Các bước công việc của các giai đoạn hình thành và thực hiện một dự án đầu tư
có thể được tóm tắt trong bảng sau:
Chuẩn bị đầu tư

Thực hiện đầu tư

Vận hành kết quả
đầu tư

Nghiê

Nghiên

Nghiê

Đánh

Hoàn

Thiế

Thi

Chạy

Sử

Sử

Công

n cứu

cứu

n cứu

giá

tất

t kế

côn

thử và

dụng

dụng

suất

phát

tiền

khả thi

và

thủ

và

g

nghiệ

chưa

công

giảm

hiện

khả thi

quyết

tục

lập

xây

m thu

hết

suất

dần

cơ hội

sơ bộ

định

để

dự

lắp

sử

công

ở

và

đầu tư

lựa

(thẩm

triển

toán

côn

dụng

suất

mức

thanh

chọn

định

khai

xây

g

cao

lý

dự án

dự

thực

lắp

trình

nhất

án)

hiện

công

đầu

trình

tư

Trong 3 giai đoạn trên đây, giai đoạn chuẩn bị đầu tư tạo tiền đề và quyết định
sự thành công hay thất bại ở giai đoạn sau, đặc biệt là đối với giai đoạn vận
hành kết quả đầu tư. Do đó, đối với giai đoạn chuẩn bị đầu tư, vấn đề chất


lượng, vấn đề chính xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là
quan trọng nhất. Trong quá trình soạn thảo dự án phải dành đủ thời gian và chi
phí theo đòi hỏi của các nghiên cứu.
Tổng chi phí cho giai đoạn chuẩn bị đầu tư chiếm từ 0.5 – 15% vốn đầu tư của
dự án. Làm tốt công tác chuẩn bị đầu tư sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng tốt 85 –
99.5% vốn đầu tư của dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tư (đúng tiến độ, không
phải phá đi làm lại, tránh được những chi phí không cần thiết khác…). Điều này
cũng tạo cơ sở cho quá trình hoạt động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng
thu hồi vốn đầu tư và có lãi (đối với các dự án sản xuất kinh doanh), nhanh
chóng phát huy hết năng lực dự kiến (đối với các dự án xây dựng kết cấu hạ
tầng và dịch vụ xã hội).
Trong giai đoạn 2, vấn đề thời gian là quan trọng nhất. Ở giai đoạn này, vốn đầu
tư của dự án được chi ra nằm khê đọng trong suốt những năm thực hiện đầu tư.
Đây là những năm vốn không sinh lời. Thời gian thực hiện đầu tư càng kéo dài,

vốn ứ đọng càng nhiều, tổn thất càng lớn, lại thêm những tổn thất do thời tiết
gây ra đối với vật tư thiết bị chưa hoặc đang được thi công, đối với các công
trình đang được xây dựng dở dang. Đến lượt mình, thời gian thực hiện đầu tư lại
phụ thuộc nhiều vào chất lượng công tác chuẩn bị đầu tư, vào việc quản lý quá
trình thực hiện đầu tư, quản lý việc thực hiện những hoạt động khác có liên
quan trực tiếp đến các kết quả của quá trình thực hiện đầu tư đã được xem xét
trong dự án đầu tư.


Giai đoạn 3: Vận hành các kết quả của giai đoạn thực hiện đầu tư (giai đoạn sản
xuất kinh doanh dịch vụ) nhằm đạt được các mục tiêu của dự án. Nếu các kết
quả do giai đoạn thực hiện đầu tư tạo ra đảm bảo tính đồng bộ, giá thành thấp,
chất lượng tốt, đúng tiến độ, tại địa điểm thích hợp, với quy mô tối ưu thì hiệu
quả trong hoạt động của các kết quả này và mục tiêu của dự án chỉ còn phụ
thuộc trực tiếp vào quá trình tổ chức, quản lý hoạt động các kết quả đầu tư. Làm
tốt các công việc của giai đoạn chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư tạo thuận lợi
cho quá trình tổ chức quản lý phát huy tác dụng của các kết quả đầu tư.Thời
gian phát huy tác dụng của các kết quả đầu tư chính là đời của dự án, nó gắn với
đời sống của sản phẩm (do dự án tạo ra) trên thị trường
3. Quản lý dự án đầu tư
Phương pháp quản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự Mỹ
vào những năm 50, đến nay nó nhanh chóng được ứng dụng rộng rãi vào các
lĩnh vực kinh tế, quốc phòng và xã hội. Có hai lực lượng cơ bản thúc đẩy sự
phát triển mạnh mẽ của phương pháp quản lý dự án là: (1) nhu cầu ngày càng
tăng của những hàng hoá và dịch vụ sản xuất phức tạp, kỹ thuật tinh vi trong khi
khách hàng càng “khó tính”; (2) kiến thức của con người (hiểu biết tự nhiên, xã
hội, kinh tế, kỹ thuật) ngày càng tăng.
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và
giám sát quá trình phát triển nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời
hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về

kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều
kiện tốt nhất cho phép
Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều phối
thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và
thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định.
Lập kế hoạch. Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc
cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát
triển một kế hoạch hành động theo trình tự lôgic mà có thể biểu diễn dưới dạng
sơ đồ hệ thống.
Điều phối thực hiện dự án. Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền
vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là quản lý và điều phối tiến độ thời
gian. Giai đoạn này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn
bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc).
Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn
thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng.
Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động
từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho
việc tái lập kế hoạch dự án theo hình sau:


Lập kế hoạch

Thiết lập mục tiêu
Điều tra nguồn lực
Xây dựng kế hoạch

Giám sát

Điều phối thực hiện

Đo lường kết quả
So sánh với mục tiêu
Báo cáo
Giải quyết vấn đề

Điều phối tiến độ thời gian
Phân phối nguồn lực
Phối hợp các nỗ lực
Khuyến khích và động viên cán bộ và nhân viên


Hình 1: Chu trình quản lý của dự án
Quản lý dự án đầu tư bao gồm các nội dung sau:
3.1- Quản lý vĩ mô và vi mô đối với các dự án
a. Quản lý vi mô đối với dự án
Quản lý vĩ mô hay quản lý Nhà nước đối với các dự án bao gồm tổng thể các biện
pháp vĩ mô tác động đến quá trình hình thành, hoạt động và kết thúc dự án.
Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, Nhà nước mà đại diện là cơ quan quản
lý Nhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động
của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tếxã hội. Những công cụ quản lý vĩ mô chính của Nhà nước để quản lý dự án bao
gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách tiền tệ, tỷ giá, lãi suất,
chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những qui định về chế độ
kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lương,…
b. Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án
Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự án.
Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát,…các
hoạt động dự án. Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như quản lý thời gian,
chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán,…Quá trình quản

lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư
đến giai đoạn vận hành kết quả của dự án. Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng


quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với ba mục tiêu cơ bản của
hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành.
3.2- Lĩnh vực quản lý dự án
Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm các nội dung như trong bảng
dưới. Quản lý dự án bao gồm chín lĩnh vực chính cần được nghiên cứu, xem xét
( theo Viện nghiên cứu Quản trị Dự án Quốc tế- PMI) là:
- Quản lý phạm vi.
Quản lý phạm vi dự án là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục
tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện,
công việc nào ngoài phạm vi của dự án.
- Quản lý thời gian.
Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian
nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao
lâu, khi nào bắt đầu khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành.
- Quản lý chi phí.
Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi
phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích
số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí.
- Quản lý chất lượng.


Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất
lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp
ứng mong muốn của chủ đầu tư.
- Quản lý nhân lực.
Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên

tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử dụng
lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào?
- Quản lý thông tin.
Quản lý thông tin là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách
nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác
nhau. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời được các câu hỏi: ai cần thông
tin về dự án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng
cách nào?
- Quản lý rủi ro.
Quản lý rủi ro là việc xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lượng hoá mức độ rủi
ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro.
- Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán.
Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn, thương
lượng và quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang


thiết bị, dịch vụ,…cần thiết cho dự án. Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề:
bằng cách nào dự án nhận được hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức
bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lượng cung như thế nào.
- Lập kế hoạch tổng quan.
Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự
lôgic, là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và
hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các
lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và
đầy đủ.

Hình 3 : Các lĩnh vực quản lý của dự án


Lập kế hoạch tổng quan

* Lập kế hoạch
* Thực hiện kế hoạch
* Quản lý những thay đổi

Quản lý phạm vi
* Xác định phạm vi
* Lập kế hoạch phạm vi
* Quản lý thay đổi phạm vi

Quản lý thời gian
* Xác định công việc
* Dự tính thời gian
* Quản lý tiến độ

Quản lý chất lượng
Quản lý nguồn lực
Quản lý chi phí
* Lập kế hoạch chất lượng * Lập kế hoạch nhân lực
* Lập kế hoạch nguồn lực
* Đảm bảo chất lượng
* Tuyển dụng
* Tính toán chi phí
* Quản lý chất lượng
* Phát triển nhóm
* Lập dự toán
* Lập kế hoạch nguồn lực
* Tính toán chi phí
* Lập dự toán
* Lập kế hoạch chất lượng
* Đảm bảo chất lượng

* Quản
Quảnlýlýthông
chất lượng
Quản lý hoạt động cung ứng
tin
Quản lý rủi ro dự án
* Lập kế hoạch quản lý thông*tin
* Kế hoạch cung ứng
Xác định rủi ro
* *Lập
Phânkếphối
thông
tin
hoạch quản lý thông tin
* Chương trình quản lý rủi ro * Lựa chọn nhà cung
* *Xác
định
rủithông
ro tin
Phân
phối
* Quản lý tiến độ cung ứng
* Phản ứng với rủi ro
* *Chương
trình
quản
lý
rủi
ro
Báo cáo tiến độ

* Phản ứng với rủi
* Kế hoạch cung ứng
* Lựa chọn nhà cung
* Lập kế hoạch
III
* Thực hiện kế hoạch
* Quản lý những
* Xác định phạm vi
* Lập kế hoạch phạm vi
* Quản lý thay đổi phạm vi
* Quản lý chi phí