Tiểu luận môn quản trị học chức năng kiểm tra trong quản trị

BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI
KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
……

THUYẾT TRÌNH
ĐỀ TÀI: CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ

GVHD: Th.sĩ Trần Văn Tuyến
Thực hiện: Nhóm 8

BỘ CÔNG THƯƠNG


QUẢN TRỊ HỌC

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI
KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

THUYẾT TRÌNH
ĐỀ TÀI: CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ
DANH SÁCH NHÓM 8:
STT

HỌ VÀ TÊN

LỚP

MASV

1

Bùi Thị Bảo Ngân

XNK18G

1410010405

2

Trương Thùy Trang

XNK18G

1410010447

3

Lê Thị Thu Hương

XNK18H

1410010028

4

Nguyễn Kim Loan

XNK18H

1410010414

5

Phùng Kim Thúy Oanh

XNK18H

1410010023

6

Huỳnh Thị Cẩm Tiên

XNK18H

1410010096

7

Trần Thị Thùy Trang

XNK18H

1410010430

8

Nguyễn Phương Uyên

XNK18H

1410010432

9

Lê Thị Kim Yến

XNK18H

1410011152

10

Nguyễn Thị Ái Phùng

TATM17L

1310020398

MỤC LỤC
GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 2


QUẢN TRỊ HỌC

GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 3

QUẢN TRỊ HỌC

NỘI DUNG ĐỀ TÀI
I. KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA
1. Khái niệm kiểm tra
Theo Henri.Fayol (nhà sáng lập phương pháp quản
lí hiện đại) cho rằng: “kiểm tra là việc kiểm chứng
xem mọi việc có thực hiện theo kế hoạch đã được
vạch ra và theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã
được ấn định hay không .Nó có nhiệm vụ vạch ra
những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn
ngừa sự vi phạm. Nó đối phó với mọi sự bao gồm sự
vật, con người và hành động”.

Theo RobertJ. Mockler: “kiểm tra quản trị là một nỗ lực
hệ thống phản hồi thông tin nhằm so sánh những thành tựu thực
hiện với những định mức đã đề ra xác định mức độ sai lệch và
thực hiện điều chỉnh để đảm bảo nguồn nhân lực đã và đang sử
dụng có hiệu quả nhất để đạt mục tiêu của đơn vị”.
Dưới cái nhìn của nhà quản trị kiểm tra được hiểu là: “quá
trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với
những tiêu chuẩn đã xây dựng, trên cơ sở đó phát hiện những sai
lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó, đồng thời đề ra các giải
pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sai lệch để đảm bảo cho
doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định”.

GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 4


QUẢN TRỊ HỌC
2. Bản chất của kiểm tra
- Là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động
Được xây dựng theo nguyên tắc của hệ thống phản hồi. Theo hệ thống này
các nhà quản trị tiến hành đo lường kết quả thực tế, so sánh các kết quả này với các
tiêu chẩn, xác định và phân tích sai lệch. Sau đó, để thực hiện những điều chỉnh cần
thiết, họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện
chương trình nhằm đi tới kết quả mong muốn.

- Là hệ thống phản hồi dự báo
Ngược lại với hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt độn, hệ thống kiểm
tra dự báo sẽ giám sát ngay từ đầu vào và cả quá trình đó có đảm bảo cho hệ thống
thực hiện kế hoạch hay không. Nếu không thì những đầu vào hoặc quá trình trong
hệ thống sẽ được thay đổi để thu được kết quả mong muốn.

GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 5


QUẢN TRỊ HỌC

Đầu vào

Quá trình thực hiện
Đầu ra

Hệ thống kiểm tra

3. Vai trò của kiểm tra
Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị.
Kiểm tra thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình
và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản trị; tính phù hợp của các phương pháp
mà cán bộ quản trị đã và đang sử dụng để đưa doanh nghiệp tiến tới mục tiêu của
mình. Như vậy:
- Kiểm tra giúp các nhà quản lý đảm bảo cho kế hoạch được thực hiện với
hiệu quả cao thông qua việc xác định lại các nguồn lực của tổ chức (ở đâu, ai sử
dụng, sử dụng như thế nào) để từ đó sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực này.
- Kiểm tra giúp các nhà quản lý đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch, tìm
kiếm nguyên nhân và biện pháp khắc phục.
- Kiểm tra giúp các nhà quản lý kịp thời ra các quyết định cần thiết để đảm
bảo thực thi quyền lực quản lý và hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
- Kiểm tra còn giúp các tổ chức theo sát và ứng phó với sự thay đổi của môi
trường.

GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 6


QUẢN TRỊ HỌC
4. Nhiệm vụ và mức độ
a. Nhiệm vụ kiểm tra
Nhiệm vụ chung của kiểm tra trong doanh nghiệp là thông qua kiểm nhằm
phát hiện ra những sai lệch của thực tế so với mục tiêu công tác kiểm tra phải đạt
được những mục đích cơ bản sau:
- Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

- Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu.
- Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự
quan trọng.
- Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết
trong các vấn đề như: Thị trường, sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, cơ sở vật
chất...
- Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm
để sửa sai.
- Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền, chỉ huy, quyền hành và trách
nhiệm
- Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình, báo cáo để loại bớt những gì ít quan
trọng hay không cần thiết.
- Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến sự hoàn tất
công tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người để gia tăng năng suất và
thu lợi nhuân cao.
Muốn thực hiện được những nhiệm vụ trên cần phải xác định rõ nội dung
kiểm tra. Trên thực tế, mỗi một sai lầm điều có thể phát sinh từ nhiều khâu, có liên
quan tới nhiều bộ phận và cá nhân khá nhau. Vì vậy cần phải tổ chức kiểm tra một
cách toàn diện.
Tuy nhiên, điều này không phải khi nào cũng thực hiện được và không phải
khi nào cũng cần thiết phải thực hiện.
Cách hiệu quả nhất là thực hiện một cách khoa học, có kế hoạch, có tổ chức
chặt chẽ, có phương pháp chiến lược đúng đắn ít tiêu tốn nguồn lực và tài lực nhất.
Để đạt được điều này công tác kiểm tra cần phải tập trung vào những khu
vực trọng tâm và những điểm thiết yếu:
- Các khu vực hoạt động thiết yếu là những lĩnh vực, khía cạnh yếu tố của
doanh nghiệp.
- Các điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm thường xảy ra thiếu sót, hạn chế
và khi xảy ra thì thường có ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 7


QUẢN TRỊ HỌC
Để thấy rõ điều này, chúng ta có thể tham khảo một số điểm kiểm tra thiết
yếu trong những lĩnh vực quan trọng của doanh nghiệp như sau:
Sản xuất
- Chủng loại SP
- Số lượng SP
- Chi phí SX
- Mức độ hoàn
thành kế hoạch
SX

Marketing
- Doanh thu tiêu thụ
- Chi phí bán hàng
- Mức độ hài lòng
của người tiêu dùng
- Kết quả bán hàng
của từng nhân viên

Quản trị nhân sự
- Năng suất lao động
- Mối quan hệ giữa
những người lao
động
- Những cá nhân tập
thể điển hình

- Phát triển lực lượng
quản trị viên

Tài chính kế toán
- Tài sản của
doanh nghiệp
- Kết quả sản xuất
kinh doanh
- Dự trữ
- Lưu chuyển tiền
tệ

Trên thực tế, việc xác định được những điểm thiết yếu trong kiểm tra không
phải khi nào cũng dễ dàng và thuận lợi. Để tìm được những nội dung kiểm tra hữu
hiệu, chúng ta cần phải trả lời được những câu hỏi cơ bản như sau:
- Những điểm nào phản ảnh rõ nhất mục tiêu của tổ chức?
- Những điểm nào phản ảnh rõ nhất tình trạng không đạt được mục tiêu?
- Những điểm nào đo lường tốt nhất sự sai lệch?
- Những điểm nào xác định rõ nhất trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận có
liên quan?
- Những điểm nào thực hiện một cách thuận tiện nhất và ít tốn kém nhất?
b. Mức độ kiểm tra
Nếu mức độ kiểm tra quá khắt khe, thái quá có thể gây ra sự chống đối, mất
ổn định trong tổ chức, dễ gây ra sự căng thẳng mất đoàn kết, ảnh hưởng đến các
hoạt động trong doanh nghiệp. Ngược lại nếu mức độ kiểm tra buông lỏng sẽ gây ra
tình trạng lười nhát, ỷ lại trong tổ chức điều này cũng không tốt trong các hoạt
động trong doanh nghiệp.
Vì vậy, cần phải xác định mức độ và phạm vi kiểm tra một cách khoa học để
tránh hai khuynh hướng thái quá hoặc buông lỏng kiểm tra. Nói cách khác, khi thiết
lập hệ thống kiểm tra cần phải đảm bảo sự cân đối tốt nhất giữa kiểm tra và quyền

tự do cá nhân, giữa chi phí cho kiểm tra và lợi ích mà kiểm tra mang lại.

GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 8


QUẢN TRỊ HỌC
Bên cạnh đó, các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình kiểm tra luôn có sự thay
đổi nên quá trình kiểm tra, phương pháp kiểm tra cũng phải thường xuyên đổi mới
cho phù hợp.
5. Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra
 Kiểm tra phải có trọng điểm
Xác định rõ mục đích kiểm tra, tập trung vào các khu vực hoạt động thiết yếu
hay xảy ra sai sót.
Kiểm tra tập trung vào những điểm thiết yếu
có nghĩa là không tiến hành kiểm tra như nhau
đối với ng hoạt động kiểm tra vào những vấn đề
quan trọng nhất, có ý nghĩa nhất đối với chiến
lược kinh doanh cũng như các kế hoạch triển
khai thực hiện chiến lược kinh doanh.
Tránh tình trạng kiểm tra tràn lan, trên phạm
vi rộng, gây tốn kém thời gian, tiền bạc, công sức... dẫn đến việc kiểm tra kém hiệu
quả.
 Kiểm tra tại nơi xảy ra hoạt động và có kế hoạch rõ ràng
Kiểm tra không chỉ dựa vào các số liệu và báo cáo thống kê mà cần tiến hành
ngay tại nơi đang diễn ra hoạt động để kịp thời đưa ra các biện pháp giải quyết
thích hợp với sự biến động nhanh chóng của môi trường kinh doanh hiện nay, tránh
tình trạng đánh giá theo xu hướng phát triển tĩnh.
 Kiểm tra cần chú trọng đến số lượng nhỏ các nguyên nhân

Là một yêu cầu rất quan trọng tạo cơ sở khoa học cho các nhà quản trị xác
định các khu vực hoạt động, kiểm tra thiết yếu.
Có những nhân tố tuy sự thay đổi không nhiều so với dự đoán chiến lược
kinh doanh nhưng vì những nhân tố này có tác động lớn đến các mục tiêu chiến
lược kinh doanh hoặc chiến thuật nên không được phép bỏ qua khi tiến hành kiểm
tra đánh giá.

GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 9


QUẢN TRỊ HỌC
 Bản thân người hoạt động phải tự kiểm tra
Để tự hoàn thiện và thể hiện trình độ phát triển cao của một hệ thống đòi hỏi
mỗi người, mỗi bộ phận phải tự kiểm tra chính mình.
 Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và
căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra
Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường là dựa vào kế hoạch. Vì vậy nó phải
được thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức.
Kiểm tra còn cần được thiết kế theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra.
 Kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị
Những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được diễn đạt rõ
ràng, rành mạch, và tùy theo đúng chuyên môn của nhà quản trị để họ có thể hiểu
và sử dụng những thông tin đó. Ngược lại, nếu họ không hiểu hoặc không sử dụng
được thông tin đó, thì quá trình kiểm tra không còn tác dụng.
 Kiểm tra phải công khai, khách quan, chính xác
Việc đánh giá hiệu suất công việc của cấp dưới không thể là sự phán đoán
chủ quan.
Cần tránh những định kiến có sẵn để đưa ra những nhận xét và đánh giá đúng

mức, tránh những tổn thất không đáng có cho tổ chức.
 Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hóa của tổ chức
Tùy vào phong cách lãnh đạo của nhà quản trị (nét văn hóa của doanh
nghiệp) mà đưa ra các kế hoạch kiểm tra phù hợp.
VD: Đối với nhà quản trị có phong cách lãnh dân chủ, nhân viên có ý thức tự
giác, trách nhiệm, tính sáng tạo thì việc kiểm tra không nên thực hiện thường
xuyên. Ngược lại, với nhà quản trị có phong cách độc đoán thì nhân viên có ý thức
ỷ lại không có khả năng linh hoạt thì không thể áp dụng cách kiểm tra, mà phải
nhấn mạnh đến sự tự giác của mỗi người.

GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 10


QUẢN TRỊ HỌC
 Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm
Kiểm tra có hiệu quả khi chúng làm sáng tỏ nguyên nhân, điều chỉnh những
sai lệch tiềm tàng và thực hiện với mức chi phí nhỏ nhất.
Mặc dù yêu cầu này đơn giản nhưng lại khó trong thực hành, thông thường
các nhà quản trị phải bỏ ra nhiều chi phí tốn kém cho công tác kiểm tra nhưng kết
quả thu được do kiểm tra lại không tương xứng.
 Kiểm tra phải đưa đến hành động
Dựa vào kết quả kiểm tra, các nhà quản trị (quản lý) phải nhận ra những sai
lệch so với kế hoạch đặt ra để điều chỉnh cho thích hợp.
Nếu không điều chỉnh thích hợp việc kiểm tra sẽ mất đi ý nghĩa và tác dụng.
 Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng
Để quá trình kiểm tra đạt được hiệu quả thiết thực thì trong công tác kiểm tra
cần tiến hành đồng bộ ở nhiều khâu và kết hợp nhiều phương pháp với nhau. Các
phương pháp kiểm tra, hình thức kiểm tra phải được áp dụng linh hoạt, uyển

chuyển phù hợp với từng đối tượng, quy mô và mục đích đề ra.
II. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA VÀ KỸ THUẬT KIỂM TRA
1. Các hình thức kiểm tra
Các hình thức kiểm tra rất đa dạng và được phân theo nhiêu tiêu chí khác
nhau như: quá trình hoạt động, mức độ tổng quát của nội dung, tần suất tiến hành
kiểm tra và chủ thể tiến hành kiểm tra
a. Các hình thức kiểm tra xem xét theo quá trình hoạt động
 Kiểm tra lường trước: được tiến hành trước khi hoạt động thực sự để tiên liệu
các vấn đề có thể phát sinh và tìm cách ngăn ngừa trước như theo tên gọi của
nó vậy. Đây là hình thức kiểm tra được các nhà quản trị đặc biệt chú trọng,
quan tâm đến vì họ cần hình thức kiểm tra này để nắm chắc những vấn đề nảy
sinh và tác động kịp thời.

GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 11


QUẢN TRỊ HỌC
 Kiểm tra đồng thời: được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra. Thông
qua việc giám sát trực tiếp nhà quản trị có thể đánh giá hoặc điều chỉnh các sai
sót ngay lập tức.
 Kiểm tra phản hồi: được thực hiện sau khi hoạt
động đã diễn ra. Trong hình thức kiểm tra có
nhược điểm là độ trễ về mặt thời gian thường khá
lớn.
Bên cạnh đó nó cũng có hai ưu điểm hơn hẳn
hai hình thức trên đó là: cung cấp cho nhà quản trị
thông tin cần thiết để lập kế hoạch hữu hiệu trong giai
đoạn hoạch định của quá trình quản trị; giúp cải tiến

động cơ, thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn và cung cấp những thông tin cần
thiết để nâng cao các hoạt động của mình trong tương lai.
b. Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra
 Kiểm tra toàn bộ: nhằm đánh giá thực hiện mục tiêu, kế hoạch của doanh nghiệp
một cách tổng thể.

Kiểm tra bộ phận: kiểm tra các lĩnh vực, bộ phận, phân hệ cụ thể của
doanh nghiệp.
 Kiểm tra cá nhân: kiểm tra những con người, nhân viên cụ thể trong doanh
nghiệp.
c. Theo tần suất của các cuộc kiểm tra

Kiểm tra đột xuất: là kiểm tra không theo định kì định sẵn.
 Kiểm tra định kì: là kiểm tra thực hiện theo kế hoạch đã định trong từng thời
gian và tập trung vào một số chức năng quản trị.
 Kiểm tra liên tục: là giám sát thường xuyên trong mọi thời điểm, với mọi cấp,
mọi đối tượng, mọi khâu và mọi nội dung kiểm tra.
d. Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra
 Là hoạt động kiểm tra của lãnh đạo doanh nghiệp và cán bộ chuyên nghiệp đối
với đối tượng quản lý.
 Tự kiểm tra: giúp phát hiện những nhà quản trị và nhân viên có năng lực và ý
thức kỉ luật cao; có khả năng giám sát bản thân và áp dụng thành thạo kiến
thức, kỹ năng, kỹ xảo để hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch với hiệu quả cao.
GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 12


QUẢN TRỊ HỌC
2. Các kỹ thuật kiểm tra

Các kĩ thuật kiểm tra là những công cụ, phương tiện để tiến hành công tác
kiểm tra
a. Các công cụ kiểm tra truyền thống
- Các dữ liệu thống kê:
• Các dữ liệu thống kê dù mang tính lịch sử hay
dự đoán đều rất quan trọng đối với công tác
kiểm tra.
• Phản ánh rõ ràng kết quả thực hiện kế hoạch
trong từng lĩnh vực hay toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp (lỗ, lãi, doanh số, giá cao, chi
phí, khả năng thu hồi vốn đầu tư, năng suất,
tình hình sản xuất sản phẩm...)
• Các dữ liệu thống kê có thể được thể hiện dưới
nhiều dạng (như biểu, bảng). Muốn cho các dữ liệu trở nên có ý nghĩa, ngay cả
khi chúng được thể hiện trên các biểu đồ cũng cần sáng tỏ được những vấn đề
nhất định.
• Có bảy dạng biểu đồ được sử dụng rộng rãi trong kiểm tra:
 Biểu đồ nhân quả: là sự trình bày bằng hình ảnh các bước trong một quá
trình.
 Lưu đồ (hay biểu đồ dòng quá trình): là sự trình bày bằng hình ảnh các
bước trong một quá trình.
 Biểu đồ Pareto: được sử dụng theo tập hợp dữ liệu để phân cấp các
nguyên nhân sao cho có thể chỉ ra được các mức độ ưu tiên. Dùng để
tạo ra quy tắc 80-20, trong đó thì 80% vấn đề xuất phát từ 20% các
nguyên nhân.
 Biểu đồ khuynh hướng: cho thấy sự biến thiên của kết quả hoạt động
trong một giai đoạn.
 Biểu đồ phân bố: dùng để đo tần số xuất hiện một vấn đề nào đó.
 Biểu đồ phân tán: minh họa mối quan hệ giữa hai biến số.
 Biểu đồ kiểm tra: là công cụ tiên tiến nhất trong bảy loại, được dùng để

phản ánh sự biến đổi trong hệ thống.

GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 13


QUẢN TRỊ HỌC
- Một trong những dữ liệu thống kê quan trọng nhất được cung cấp qua các
báo cáo kế toán tài chính.
• Báo cáo tài chính là những bản phân tích tổng hợp nhất về tình hình tài
chính như tài sản, công nợ cũng như kết quả kinh doanh trong kỳ của
doanh nghiệp. Là công cụ để giám sát ba điều kiện tài chính chủ yếu
của doanh nghiệp là:
 Khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
 Điều kiện tài chính chung của doanh nghiệp (cân bằng giữa các khoản
nợ và có).
 Khả năng sinh lợi của doanh nghiệp.
- Những điều kiện để kiểm tra ngân quỹ có hiệu
quả là:
• Việc lập và quản lý ngân quỹ phải thu
hút được sự quan tâm đặc biệt của cả
những nhà lãnh đạo doanh nghiệp và
những nhà quản trị viên cấp dưới.
• Phải xác định được những tiêu chuẩn
hợp lý để dựa vào đó, các chương trình và công việc có thể chuyển
thành nhu cầu về lao động, chi phí hoạt động, chi phí về vốn, về thời
gian, không gian và các nguồn lực khác.
• Có được một hệ thống thông tin phản hồi có hiệu quả để biết được các
ngân quỹ đang và sẽ được thực hiện như thế nào.

- Các báo cáo và phân tích chuyên môn: thường được sử dụng trong phạm vi
các vấn đề riêng lẻ có tầm quan trọng đặc biệt đối với doanh nghiệp.
b. Các công cụ kiểm tra hiện đại
- Phương pháp đánh giá và kiểm tra chương trình .
- Lập ngân quỹ theo chương trình mục tiêu.
Đây là một phương pháp tiếp cận mới đối với việc lập ngân quỹ. Theo
phương pháp này, người ta gắn việc lập ngân quỹ với việc lập chương trình mục
tiêu nào đó.
Các công cụ và phương tiện kiểm tra:
GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 14


QUẢN TRỊ HỌC
- Điên thoại, máy fax, máy vi tính, hệ thống vô tuyến điện.
- Các thiệt bị dụng cụ theo dõi đo lường chính xác, các thiết bị kiểm tra
tâm lý...
III. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA
Robert J.Mockless định nghĩa về quá trình kiểm tra: “Kiểm tra trong quản trị
là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế
hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh thực hiện với các tiêu chuẩn,
xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng
mọi nguồn lực đã sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong công việc thực hiện mục
tiêu”.
Quá trình kiểm tra gổm 3 giai đoạn:
Xác định hệ thống tiêu chuẩn và lựa
chọn phương pháp kiểm tra

Đo lường và đối chiếu với tiêu chuẩn

Sự thực hiện hoạt động có phù hợp
với các tiêu chuẩn không?

Có
Không cần điều chỉnh

Không
Tiến hành điều chỉnh

1. Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn và phương pháp kiểm tra
a. Khái niệm tiêu chuẩn kiểm tra
- Là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và doanh nghiệp phải thực
hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả.
GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 15


QUẢN TRỊ HỌC
- Các tiêu chuẩn của kiểm tra phong phú là do:
• Tính đặc thù của doanh nghiệp, các bộ phận và con người.
• Sự đa dạng của các sản phẩm và dịch vụ được tạo ra.
- Có vô vàng các kế hoạch, chương trình được xây dựng.
Để tạo hiệu quả cho quá trình kiểm tra thì các tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý và
có khả năng thực hiện được trên thực tế.
Chú ý: Tránh trường hợp xây dựng hệ thống tiêu chuẩn vượt quá khả năng
thực hiện rồi phải điều chỉnh hạ thấp bớt các tiêu chuẩn là một điều nên tránh ngay
từ đầu.
b. Các dạng tiêu chuẩn của kiểm tra

- Các tiêu chuẩn định tính và định lượng.
- Các mục tiêu của doanh nghiệp, lĩnh vực, bộ phận và con người.
- Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình.
- Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ.
- Các định mức kinh tế - kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản
phẩm.
- Các tiêu chuẩn về vốn
- Các tiêu chuẩn về thu nhập.
 Yêu cầu trong quá trình xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra:
- Cần cố gắng lượng hóa các tiêu chuẩn kiểm tra.
- Số lượng tiêu chuẩn kiểm tra cần có giới hạn trong mức cần thiết.
- Có sự tham gia rộng rãi của những người thực hiện trong quá trình xây
dựng các tiêu chuẩn kiểm tra cho hoạt động của chính họ.
- Các tiêu chuẩn cần phải linh hoạt phù hợp với đặc điểm của từng doanh
nghiệp, từng bộ phận,con người trong doanh nghiệp.
c. Lựa chọn phương pháp kiểm tra
- Kiểm tra toàn bộ
- Kiểm tra chọn mẫu
- Kiểm tra bằng thiết bị
- Kiểm tra bằng trực quang.…
 Cần phải lựa chọn phương pháp kiểm tra một cách chính xác và phù hợp với
điều kiện của doanh nghiệp trong từng thời kỳ cụ thể.
GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 16


QUẢN TRỊ HỌC
2. Đo lường và đối chiếu với tiêu chuẩn
Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách

thích hợp và nếu có các phương tiện để xác định một
cách chính xác cấp dưới đang làm gì, các nhà quản
trị có thể đánh giá thành quả thực tế của những nhân
viên dưới quyền họ. Tuy nhiên, việc đánh giá đó
không phải bao giờ cũng thực hiện được. Có nhiều
hoạt động khó có thể đưa ra các tiêu chuẩn chính
xác và có nhiều hoạt động khó cho sự đo lường.
Ví dụ: nếu người ta dễ dàng đo lường số sản phẩm của một phân xưởng sản
xuất thì lại rất khó để kiểm tra công việc của bộ phận tuyên truyền công cộng trong
xí nghiệp. Lúc này nhà quản trị phải dựa vào những tiêu chuẩn gián tiếp như thái
độ của báo chí, công chúng đối với xí nghiệp, hay uy tín của xí nghiệp trong xã hội.
a. Đo lường sự thực hiện
 Các yêu cầu của việc đo lường kết quả thực hiện kế hoạch:
- Phải căn cứ vào những tiêu chuẩn đặt ra để đánh giá kết quả.
- Việc đo lường được tiến hành tại các khu vực hoạt động và các điểm kiểm
tra thiết yếu trên cơ sở nội dung xác định.
Bởi vì nếu kiểm tra trên một khu vực quá rộng sẽ lãng phí thời gian, vật chất
và không hiệu quả nhưng nếu chỉ dựa vào những chỗ khác biệt thì chưa đủ. Ví dụ:
nhà quản trị cần quan tâm nhiều nếu chi phí về lao động tăng 5% nhưng không cần
quá lo lắng nếu chi phí về tiền điện thoại tăng 20% so với mức dự trù.
- Phải đảm bảo tính khách quan: bởi vì nếu kiểm tra với những định kiến có
sẵn sẽ không đưa ra được những nhận xét và đáng giá đúng mức về đối tượng được
kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ sai lệch và làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất
lớn.
- Đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp, cá nhân, bộ phận thông qua kiểm tra
quản trị viên cấp cao đánh giá được năng lực quản trị viên cấp dưới, quản trị viên
cấp dưới có thể khẳng định vị trí của mình.
 Lợi ích của việc đo lường:
GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 17


QUẢN TRỊ HỌC
- Dự báo được những sai lệch trước khi chúng trở nên trần trọng. Phát hiện
những dấu hiệu và thay đổi ảnh hưởng đến kết quả nhằm có tác động điều chỉnh kịp
thời.
- Rút ra những kết luận đúng đắn về hoạt động, kết quả thực hiện và nguyên
nhân của những sai lệch.
- Xây dựng được mối quan hệ truyền thống hợp lý giữa người tiến hành giám
sát, đo lường sự thực hiện với người đánh giá và ra quyết định điều chỉnh.
b. Đánh giá đối chiếu với tiêu chuẩn
Đánh giá là xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với tiêu chuẩn
- Nếu thực hiện phù hợp với tiêu chuẩn thì không cần điều chỉnh.
- Ngược lại thì phải điều chỉnh. Lúc này, cần phân tích những nguyên nhân
sai lệch và hậu quả của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp và xây dựng chiến
lược điều chỉnh.
3. Tiến hành điều chỉnh các sai lệch hoặc các tiêu chuẩn
Việc điều chỉnh các sai lệch trong thực tế có thể tiến hành theo các hướng:
điều chỉnh kế hoạch, thay đổi mục tiêu, sửa đổi công tác tổ chức, tăng cường nhân
viên, bố trí nhân sự, bồi dưỡng, huấn luyện nhân viên, đình chỉ, cách chức,…
 Cần đảm bảo yêu cầu:
- Chỉ điều chỉnh khi thực sự cần.
- Điều chỉnh đúng mức độ, tránh gây tác hại xấu
- Phải tính tới hậu quả khi điều chỉnh.
- Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ.
- Tùy điều kiện mà sử dụng phương pháp điều chỉnh cho hợp lý.
Nếu những tiêu chuẩn đặt ra phản ánh được cơ cấu tổ chức và hoạt động của
doanh nghiệp thì hiệu quả công việc cũng được kiểm định trên cơ sở những tiêu
chuẩn đó. Khi khám phá ra sự sai lệch, người quản trị cần phải tập trung phân tích

sự kiện tìm nguyên nhân sai lệch. Nếu đã biết rõ nguyên nhân thì không khó khăn
gì thực hiện các biện pháp thích hợp để điều chỉnh.
Sự khắc phục những sai lầm trong công việc có thể là điều chỉnh sai lệch
bằng cách tổ chức lại bộ máy trong xí nghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo
GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 18


QUẢN TRỊ HỌC
lại nhân viên, tuyển thêm lao động mới, thay đổi tác phong lãnh đạo của chính họ,
hoặc thậm chí có thể phải điều chỉnh mục tiêu.
Ở các trung tâm thương mại, các siêu thị, nhờ hoạt động kiểm tra thường
xuyên người ta có thể biết ngay số tồn kho, số lượng bán được, doanh số, lợi
nhuận, các sai lệch ngay khi chúng mới xuất hiện.
Ở các xí nghiệp sản xuất thường có hệ thống kiểm tra hữu hiệu để có thể báo
cáo bất kỳ thời điểm nào về mức sản xuất đã đạt, số giờ lao động đã được thực hiện
nhờ đó người ta biết được kế hoạch đúng hạn hay bị chậm trễ trong quá trình sản
xuất để có những điều chỉnh kịp thời, nếu cần thiết.
- Ủy quyền trong kiểm tra: trong trường hợp người quản trị không thể trực tiếp
thực hiện việc kiểm tra, cần ủy quyền cho người khác trên nguyên tắc đảm bảo
tương xứng giữa trách nhiệm với quyền hạn được giao.
 Đồng thời, trong quá trình kiểm tra, cần lưu ý:
- Thời điểm và thời hạn kiểm tra: chọn thời điểm thích hợp, kịp thời kiểm tra
các sai lệch, giảm tổn thất. Xác định thời hạn hợp lý sẽ tạo môi trường ổn định,
tránh sơ sài hoặc quá kéo dài.
- Quy định người có trách nhiệm kiểm tra và người có trách nhiệm xử lý kết
quả (qua đó có chương trình kiểm tra).
The end

GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN

Trang 19