Chức Năng Kiểm Tra Trong Quản Trị Học

CHƯƠNG IIX
CHỨC NĂNG KIỂM TRA


CHỨC NĂNG KIỂM TRA
CHỨC NĂNG
HOẠCH ĐỊNH

CHỨC NĂNG
KIỂM TRA

HOẠT ĐỘNG
QUẢN TRỊ

CHỨC NĂNG
ĐIỀU KHIỂN

CHỨC NĂNG
TỔ CHỨC


CHỨC NĂNG KIỂM TRA
Kiểm tra quản trị là một nỗ lực có hệ
thống nhằm thiết lập những tiêu
chuẩn, những hệ thống thông tin,
nhằm so sánh những thành tựu thực
hiện với định mức đã đề ra và để đảm
bảo rằng những nguồn lực đã và đang
được sử dụng hiệu quả nhất, đề đạt
mục tiêu của tổ chức.

MỤC ĐÍCH KIỂM TRA
 Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và
những thay đổi cần thiết trong các vấn đề như thị
trường, sản phẩm, tài nguyên, cơ sở vật chất,…
 Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục
để cải tiến sự hoàn tất công tác tiết kiệm thời gian,
công sức của mọi người để gia tăng năng suất, đem
lại lợi nhuận.


MỤC ĐÍCH KIỂM TRA
 Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với
mục tiêu của tổ chức
 Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được
sử dụng một cách hữu hiệu
 Phát hiện kịp thời những vấn đề và những
bộ phận chịu trách nhiệm sửa sai.


NGUYÊN TẮC
XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM TRA








Thiết kế theo kế hoạch và cấp bậc
Thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị
Phải thực hiện ở những khâu trọng yếu
Phải khách quan
Phù hợp với bầu không khí của tổ chức
Tiết kiệm và hiệu quả
Việc kiểm soát phải đưa đến hành
động


QUY TRÌNH KIỂM TRA
 Quy trình kiểm tra cơ bản
 Quy trình kiểm tra dự phòng


QUY TRÌNH KIỂM TRA CƠ BẢN

PHÁT HIỆN
SAI LỆCH

HOẠT ĐỘNG
Hoạt động
sửa chữa

Thông tin
phản hồi
SỬA CHỮA
SAI LỆCH

KẾT QUẢ
THỰC TẾ
ĐO LƯỜNG
KẾT QUẢ
THỰC TẾ

KẾT QUẢ
MONG MUỐN

TIẾN TRÌNH
THỰC HIỆN
SỬA CHỮA

KIỂM TRA DỰ PHÒNG

THIẾT LẬP
CHƯƠNG TRÌNH
SỬA CHỮA

SO SÁNH VỚI
TIÊU CHUẨN

XÁC ĐỊNH
SAI LỆCH
PHÂN TÍCH
NGUYÊN
NHÂN


TIẾN TRÌNH KIỂM TRA

THIẾT LẬP
TIÊU CHUẨN KIỂM TRA

ĐO LƯỜNG
THÀNH QUẢ

Điều chỉnh
(nếu cần)

Phản hồi
ĐIỀU CHỈNH
SAI LỆCH


THIẾT LẬP
TIÊU CHUẨN KIỂM TRA
 Xây dựng các tiêu chuẩn
 Phương pháp đo lường các tiêu
chuẩn kiểm tra


TIÊU CHUẨN
 Tiêu chuẩn là những cột mốc
chỉ tiêu của nhiệm vụ cần
được thực hiện
 Tiêu chuẩn là cơ sở để đo
lường kết quả.


TIÊU CHUẨN KIỂM TRA

Tiêu chuẩn kiểm tra được đặt ra khác nhau tuỳ thuộc
vào đặc tính của đối tượng cần kiểm soát:
- Tiêu chuẩn kiểm tra định tính
– Sự hài lòng của khách hàng
– Thái độ của báo chí đối với doanh nghiệp
– Uy tín của doanh nghiệp đối với xã hội
– …………….
- Tiêu chuẩn kiểm tra định lượng
– Số giờ công
– Doanh thu
– Chi phí sản xuất


YÊU CẦU XÁC ĐỊNH
TIÊU CHUẨN KIỂM TRA
 Tiêu chuẩn phản ánh đúng bản chất
đối tượng kiểm soát
 Tiêu chuẩn mang tính hiện thực
 Các tiêu chuẩn không mâu thuẫn
 Tiêu chuẩn nên dễ dàng cho việc đo
lường


ĐO LƯỜNG THÀNH QUẢ
Căn cứ tiêu chuẩn đề ra để tiến hành
đo lường hoặc lường trước.
- Đo lường
Đối với những sự việc đang xảy ra
hoặc đã xảy ra và kết thúc
- Lường trước

Đối với những sự việc sắp xảy ra


MỤC ĐÍCH
ĐO LƯỜNG THÀNH QUẢ
Phát hiện sai lệch hoặc nguy cơ
sai lệch so với mục tiêu dự kiến


HIỆU QUẢ ĐO LƯỜNG
 Hiệu quả đo lường phụ thuộc:
– Cách thức đo lường
- Công cụ đo lường


ĐIỀU CHỈNH SAI LỆCH
 Phân tích nguyên nhân của sự
sai lệch
 Đưa ra các chương trình điều
chỉnh sai lệch
 Tiến hành điều chỉnh sai lệch.


SAI LỆCH
BẮT NGUỒN TỪ ĐÂU?
 Lỗi của người vận hành
 Giám sát tồi
 Huấn luyện không phù hợp
 Máy móc bị hỏng
 Nguyên vật liệu không đảm bảo

chất lượng.
 ……..


ĐIỀU CHỈNH SAI LỆCH
 Tổ chức lại bộ máy
 Phân công lại các bộ phận
 Đào tạo lại nhân viên
 Thay đổi phong cách lãnh đạo
 Động viên tin thần làm việc của nhân viên
 ……


CÁC LOẠI HÌNH KIỂM TRA
 Kiểm tra lường trước
 Kiểm tra trong quá trình thực hiện
 Kiểm tra sau quá trình thực hiện


KIỂM TRA LƯỜNG
TRƯỚC
 Tìm thông tin, số liệu trước đó
 Tiên liệu những vấn đề có thể phát sinh
để tìm cách ngăn ngừa
 Mục đích: Tránh sai lầm ngay từ đầu
 Kiểm tra lường trước là hình thức kiểm
tra ít tốn kém nhất


CƠ SỞ

KIỂM TRA LƯỜNG TRƯỚC
- Thông tin về môi trường bên ngoài
- Thông tin về môi trường nội bộ
- Dự báo, dự đoán về môi trường


NỘI DUNG
KIỂM TRA LƯỜNG TRƯỚC
Phòng ngừa sai lệch về số lượng và chất
lượng của những nguồn tài nguyên:
– Nguồn nhân lực
– Nguồn vật tư
– Nguồn tài chính


Ý NGHĨA
KIỂM TRA LƯỜNG TRƯỚC
Kiểm soát lường trước giúp doanh
nghiệp chủ động đối phó với
những bất trắc trong tương lai