Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thái Vinh.docx

LỜI MỞ ĐẦU
1
Nền kinh tế Việt Nam, sau 40 năm chịu ảnh hưởng của cơ chế kế hoạch
hoá tập trung quan liêu bao cấp nay đã và đang dần thích nghi với cơ chế kinh
tế mới – cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước.
Trong nền kinh tế thị trường, công tác tiêu thụ có ý nghĩa quyết định
đến mọi hoạt động của doanh nghiệp. Vì rằng, chỉ khi tiêu thụ được hàng hoá
thì các hoạt động khác của doanh nghiệp mới có thể diễn ra một cách liên tục,
mới có thể đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện được các chỉ tiêu của hoạt
động sản xuất kinh doanh, mới đảm bảo cho doanh nghiệp đứng vững và phát
triển trên thị trường.
Mặt khác, thị trường luôn luôn biến động, nó vận động theo những quy
luật vốn có của nó và trong đó quy luật cạnh tranh. Mọi doanh nghiệp đều
muốn chiến thắng trong cạnh tranh và có uy tín trên thị trường. Muốn vậy chỉ
có cách là phải củng cố công tác tiêu thụ của doanh nghiệp .
Với mục đích tìm hiểu về hiệu quả trong quá trình tiêu thụ hàng hoá tại
doanh nghiệp em đã tiến hành tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Thái Vinh.
Dưới đây là những nhận định ban đầu, cái nhìn khái quát về Công ty, về cơ
cấu tổ chức và công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Thái
Vinh.
2
PHẦN I
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ KINH DOANH Ở
CÔNG TY TNHH THÁI VINH
1. Lịch sử hình thành và phát triển
Trong công cuộc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế ở nước ta, Đảng và
Nhà nước thực hiện chuyển nền kinh tế tập trung bao cấp sang phát triển nền
kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ
nghĩa. Điều này đòi hỏi tính độc lập tự chủ trong sản xuất kinh doanh của các
doanh nghiệp cao. Mỗi doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo trong kinh
doanh, phải tự chịu trách nhiệm và bảo toàn được vốn kinh doanh và quan

trọng hơn là phải kinh doanh có lãi.
Công ty TNHH Thái Vinh được thành lập từ năm 2004, gồm 3 cổ đông
sáng lập, hiện nay mặt hàng chính của Công ty là kinh doanh máy photocopy,
linh kiện máy, phần mềm, kỹ thuật mạng máy tính và các loại máy văn
phòng . Công ty đặt trụ sở chính tại 115 phố Đào Tấn, phường Ngọc Khánh,
quận Ba Đình, Hà Nội.
Công ty TNHH Thái Vinh là một loại hình doanh nghiệp tư nhân, hạch
toán kinh tế độc lập. Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của Công ty
như sau:
* Từ năm 2004 đến năm 2005
Công ty mới đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt động tìm kiếm
thị trường tiêu thụ. Giai đoạn này mang tính chất thăm dò, lợi nhuận đem lại
chưa cao
* Từ năm 2005 đến 2006
Đây là giai đoạn đẩy mạnh kinh doanh, ban đầu sản phẩm chủ yếu
được tiêu thụ tại Hà Nội. Trong thời gian này công ty không ngừng đẩy mạnh
quá trình quảng bá hình ảnh sản phẩm, xây dựng đội ngũ nhân viên tiếp thị
3
giới thiệu sản phẩm tới từng khách hàng, doanh nghiệp, tạo cho khách hàng
niềm tin vào chất lượng sản phẩm mà Công ty kinh doanh
* Từ năm 2006 đến nay
Là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh. Công việc
kinh doanh đi dần vào ổn định và đưa lại mức lợi nhuận ngày một cao cho
Công ty.
Với ý thức không ngừng vươn lên, sau 3 năm phát triển đến nay Công ty
đã xây dựng được mạng lưới tiêu thụ tại nhiều tỉnh thành , xây dựng các đại lý
phân phối sản phẩm của Công ty tới các cơ quan đơn vị có nhu cầu ở mỗi tỉnh.
Hiện nay thị trường truyền thống là Hà Nội vấn chiếm tỷ lệ cao về tiêu thụ
sảm phẩm. Lấy phương châm luôn luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm giữ chữ tín
với khách hàng, gắn liền với tiêu thụ nên số lượng sản phẩm bán ra ngày càng

tăng, năm sau cao hơn năm trước.
Phương thức bán hàng và thể thức thanh toán là bán thẳng trực tiếp, thu
tiền ngay đối với các khách hàng là người sử dụng, ghi công nợ và thanh toán
định kỳ đối với các đại lý.
2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty:
* Chức năng của Công ty:
Là một doanh nghiệp tư nhân hạch toán kinh tế độc lập, Công ty phải
đảm bảo có kế hoạch kinh doanh cho phù hợp với thị trường thực tế, đem lại
hiệu quả cao, góp phần tích luỹ vốn cho doanh nghiệp và đóng góp ngày càng
cao cho xã hội đồng thời tạo ra việc làm và thu nhập ngày càng ổn định cho
doanh nghiệp.
* Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty:
- Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp luật và đúng ngành nghề
theo đăng ký kinh doanh do Nhà nước cấp.
- Thực hiện các chỉ tiêu nộp ngân sách, bảo hiểm xã hội, tổng doanh thu
số bán ra.
4
- Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản, tiền vốn, đội ngũ lao động và bảo
toàn, tăng trưởng vốn kinh doanh.
- Thực hiện phân phối lao động hợp lý, đảm bảo đời sống vật chất tinh
thần cho đội ngũ nhân viên. Đảm bảo sử dụng 100% nhân viên có trình
độ, năng lực làm việc.
3/ Các mặt hàng kinh doanh chính của Công ty:
Theo chủ trương của UBND thành phố Hà Nội cần thiết phải cho ra đời
những Công ty kinh doanh phục vụ nhu cầu đổi mới đáp ứng nhu cầu về công
nghệ thông tin. Công ty TNHH Thái Vinh được thành lập để đáp ứng nhu cầu
cấp bách này.
Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh bao
gồm 2 lĩnh vực cụ thể:
* Kinh doanh dịch vụ:

Cung cấp các thiết bị cho các Công ty ở Việt Nam, cho các khách hàng
có nhu cầu cần thiết về thiết bị văn phòng.
* Hoạt động kinh doanh:
Công ty được phép kinh doanh các loại hình sau:
+ Tổ chức các dịch vụ lắp đặt bảo hành, sửa chữa máy văn phòng, thiết
bị viễn thông, mạng máy tính.
+ Tổ chức kinh doanh máy photocopy, các linh kiện máy và các loại
máy văn phòng khác.
Do đặc thù kinh doanh máy văn phòng nên đối tượng khách hàng của
Công ty là tất cả các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam , các đại lý và cá
nhân người tiêu dùng. Đa số sản phẩm được tiêu thụ chủ yếu tại Hà Nội.
4/ Công tác tổ chức và bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh:
4.1/ Cơ cấu lao động của Công ty:
Hiện nay Công ty TNHH Thái Vinh là một công ty phát triển. Việc
sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động, Công ty
có số lượng nhân viên là 40 người, hầu hết đã qua các trường đào tạo về
5
chuyên môn. Với đà phát triển này thì công ty sẽ tiếp tục tuyển dụng thêm lao
động có trình độ để nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ
của Công ty trong điều kiện hiện nay. Bao gồm:
- Giám đốc: 1 người
- Phó giám đốc: 1 người
- Phòng kỹ thuật: 10 người
- Phòng nhân sự: 4 người
- Phòng kế toán: 6 người
- Phòng hành chính: 3 người
- Phòng kinh doanh: 15 người
Mỗi nhân viên đều trách nhiệm những công việc khác nhau vì thế dưới
đây là bảng công nhân viên của Công ty TNHH Thái Vinh.
Bảng danh sách nhân viên của công ty TNHH Thái Vinh

TT Đơn vị Tổng số Dài Hạn Ngắn Hạn Ghi chú
1 Ban lãnh đạo 2 x
2 Phòng nhân sự 4 x
3 Phòng hành chính 3 x
4 Phòng kế toán 6 x
5 Phòng kỹ thuật 10 x
6 Phòng kinh doanh 15 x
4.2/ Mô hình tổ chức bộ máy quản lý:
Công ty tổ chức theo mô hình Công ty TNHH, bộ máy quản lý của
Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến và được tổ chức như sau:
* Hội đồng quản trị : gồm 3 thành viên là cơ quan quyết định mọi vấn
đề liên quan đến quyền lợi và mục đích của Công ty.
* Ban giám đốc:
- Giám đốc : là người được Hội đồng quản trị bổ nhiệm, có quyền quyết
định điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc là người chịu trách
nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trước pháp luật.
6
Được đề nghị với Hội đồng quản trị thay thế hoặc miễn nhiệm những
cán bộ hoặc người lao động khi xét thấy họ không đảm đương được
nhiệm vụ được giao.
- Phó giám đốc : có nhiệm vụ giúp giám đốc giải quyết các công việc
được phân công, có quyền ra mệnh lệnh cho các bộ phận do mình quản
lý với quan hệ mang tính chỉ huy và phục tùng.
* Các phòng ban chức năng : Đây là một ban tham mưu giúp việc cho
Giám đốc, chịu sự điều hành của Giám đốc. Ngoài việc thực hiện chức
năng của mình, các phòng ban còn phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau
nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu và giúp đỡ nhau hoàn thành công việc
được giao.
+ Phòng hành chính:
• Là đơn vị tổng hợp hành chính quản trị giúp giám đốc chỉ đạo quản lý,

công tác pháp chế, thi đua, tuyên truyền.
• Xây dựng chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của các phòng
ban về phân công, phân cấp quản lý.
• Tổ chức các phong trào thi đua và đề xuất khen thưởng.
+ Phòng nhân sự:
• Là đơn vị tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo quản lý về tổ chức cán bộ,
lao động tiền lương, xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ,
tuyển dụng nguồn lực, ban hành các quy chế nội bộ.
• Giải quyết các chế độ chính sách , quyền lợi của nhân viên trong Công
ty.
+ Phòng tài chính kế toán:
• Là đơn vị tham mưu giúp giám đốc về quản lý tài chính và tổ chức
công tác hạch toán kế toán toàn công ty.
7
• Thực hiện đúng các chế độ quy định về quản lý vốn, tài sản và các chế
độ khác của nhà nước, có kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm trình
Giám đốc.
• Hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê, kế
toán, các quy định của Nhà nước trong công tác hạch toán kế toán và
luật thuế.
• Tổng hợp quyết toán tài chính và phân tích tình hình tài chính hàng
quý, hàng năm.
• Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách theo chế độ quy định của Nhà nước.
• Theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng và đề xuất biện pháp quản lý
mạng lưới kinh doanh của Công ty.
+ Phòng kinh doanh:
• Giúp giám đốc chỉ đạo công ty kinh doanh, trực tiếp tiến hành các hoạt
động nghiên cứu, thăm dò để tìm ra thị trường tiềm năng cho Công ty.
• Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, tổng hợp tình hình thực hiện
kế hoạch kinh doanh trình Giám đốc.

• Lập báo cáo định kỳ về tình hình kinh doanh của Công ty
• Phối hợp với phòng tài chính kế toán xây dựng hệ thống giá bán phù
hợp với thị trường, xúc tiến bán hàng.
+ Phòng kỹ thuật : Phòng kỹ thuật của công ty được chia ra làm các tổ
kỹ thuật với nhiệm vụ sửa chữa và lắp đặt máy móc cho các đơn đặt
hàng của công ty.
4.3/ Mối quan hệ với các bên liên quan:
- Công ty tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm qua 2 kênh bán hàng là
bán lẻ và đại lý. Công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn
chung có một số nhóm khách hàng: Các đại lý của Công ty tại các tỉnh,
các cửa hàng bán buôn tại Hà Nội và các khách hàng khác. Các đại lýý
8
và các cửa hàng bán buôn mua hàng qua các hợp đồng kinh tế, còn
khách lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng.
- Hàng hoá của Công ty được nhập từ hai Công ty Thái Việt và Thiên
Minh. Hai đơn vị này nhập khẩu hàng hoá trực tiếp từ công ty mẹ và
phân phối hàng cho các đơn vị có nhu cầu .
- Đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, đơn vị quản lý thuế
là Chi cục thuế Ba Đình.
4.4/ Đánh giá hoạt động của Công ty:
Tuy còn rất trẻ về tuổi đời nhưng Công ty TNHH Thái Vinh đã có
những bước phát triển đáng khâm phục. Chỉ qua 3 năm hoạt động Công ty đã
tạo cho mình chỗ đứng vững chắc trên thị trường, có được điều này là do
Công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm. Hiện nay Công ty là
một đơn vị làm ăn có lãi và nộp đủ thuế cho ngân sách nhà nước. Ta có thể sơ
qua một số chỉ tiêu mà Công ty đạt được trong một số năm qua như sau:

ĐVT: 1000đ
( Theo số liệu của phòng tài chính kế toán)
* Phương hướng phát triển trong thời gian tới:

9
Obj100
Công ty đặt mục tiêu chung trong những năm tới là đảm bảo sự tăng
trưởng và phát triển bền vững, giữ vững và phát triển thị trường truyền thống,
khai thác thêm thị trường mới, nâng cao đời sống nhân viên.
Chiến lược phát triển lâu dài của đơn vị đó là trở thành nguồn cung cấp
máy văn phòng chính hãng hàng đầu Việt Nam
PHẦN II
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA
CÔNG TY TNHH THÁI VINH
1/ Tổ chức bộ máy kế toán:
1.1/ Khái quát chung về tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty:
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công tác
kế toán được thực hiện tại phòng Tài chính kế toán của Công ty. Bao gồm:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thái Vinh
Kế toán là cộng cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính
toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản vật rẻ tiền vốn nhằm đảm
10
bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh chủ động tài chính của Công
ty.
Phòng tài chính kế toán của Công ty có chức năng và nhiệm vụ như
tham mưu cho ban giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết
quả doanh thu từng quý và năm hoạt động kinh doanh của Công ty.
Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng kế toán
tài vụ của công ty có 06 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về một
phần việc của mình gồm:
- Một kế toán trưởng
- Một kế toán thanh toán và tiền lương
- Một kế toán phụ trách hàng hoá và bán hàng
- Một kế toán tổng hợp và thuế

- Một thủ kho
- Một thủ quỹ
1.2/ Chức năng, nhiệm vụ của các nhân viên kế toán:
Công ty TNHH Thái Vinh là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách
pháp nhân, có tài khoản, con dấu riêng. Phòng kế toán có 5 nhân viên, tất cả
đều đã được đào tạo về chuyên ngành kế toán.
*Kế toán trưởng
- Giúp giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán
thống kê của Công ty.
- Lập kế hoạch, tìm nguồn vốn tài trợ, vay vốn ngân hàng của Công ty.
- Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán, các
chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng như chế độ
chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính
sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng.
- Có nhiệm vụ báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định
của Nhà nước cũng như của các ngành chức năng.
* Kế toán thanh toán và tiền lương
11
- Về tiền lương, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấp thông tin
về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền lương và các
khoản trích nộp BHXH, BHYT.
- Về thanh toán: phụ trách giao dịch với ngân hàng, theo dõi thực hiện
các khoản thanh toán với khách hàng, người bán, với công ty
* Kế toán hàng hóa và bán hàng:
Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý chặt chẽ tình hình biến
động và dự trữ hàng hoá, phát hiện xử lý kịp thời hàng hoá ứ đọng. Phản ánh
doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu bằng những ghi chép
kế toán tổng hợp và chi tiết hàng hoá tồn kho, hàng hoá bán. Theo dõi thanh
toán các khoản thuế nộp ở khâu tiêu thụ, thuế giá trị gia tăng. Lập báo cáo nội
bộ về tình hình thực hịên kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh

nghiệp, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng mặt hàng tiêu thụ
chủ yếu.
* Kế toán tổng hợp và kế toán thuế:
- Kế toán thuế : căn cứ vào các hoá đơn mua bán hàng hoá, tài sản…
căn cứ vào kết quả kinh doanh của Công ty tính toán, tổng hợp thuế và các
khoản phải nộp ngân sách Nhà nước.
- Kế toán tổng hợp: sau khi các bộ phận đã lên báo cáo, cuối kỳ kế toán
tổng hợp kiểm tra, xem xét lại tất cả các chỉ tiêu, xác định kết quả kinh doanh
và giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính.
* Thủ kho
Phụ trách quản lý hàng hoá, công cụ dụng cụ, thực hiện các nghiệp vụ
nhập xuất hàng hoá, công cụ dụng cụ trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã được
kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt.
* Thủ quỹ:
Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt có nhiệm vụ thu
chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên.
12