KHIẾU NẠI VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH

MỤC LỤC
Chương 1. Một số vấn đề về công tác hộ tịch
1.1. Khái niệm hộ tịch, đăng ký hộ tịch và quản lý hộ tịch
1.1.1. Khái niệm về hộ tịch
1.1.2. Khái niệm đăng ký hộ tịch
1.1.3. Khái niệm quản lý hộ tịch
1.2. Vị trí, vai trò của hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch
1.3. Quản lý nhà nước về hộ tịch
1.3.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tư pháp trong quản lý hộ tịch
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Ngoại giao trong quản lý hộ tịch
1.3.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Tỉnh trong quản lý hộ tịch
1.3.4. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện trong quản lý hộ tịch
1.3.5. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Xã trong quản lý hộ tịch
1.3.6. Nhiệm vụ, quyền hạn của Cơ quan Ngoại giao Lãnh sự Việt Nam trong quản
lý hộ tịch
1.4. Việc ghi chép sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch, lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ
tịch
1.4.1. Việc quản lý và sử dụng sổ sách, biểu mẫu hộ tịch
1.4.2. Ghi chép sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch
1.4.3. Việc lưu trữ sổ sách, hồ sơ hộ tịch
1.5. Thống kê, báo cáo về hộ tịch
1.6. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại liên quan đến việc đăng ký và quản lý hộ
tịch
1.6.1. Quyền khiếu nại của cá nhân, tổ chức
1.6.2. Thẩm quyền, trình tự và thủ tục giải quyết khiếu nại
1.7. Tố cáo và giải quyết tố cáo đối với hành vi VPPL trong đăng ký và quản lý
hộ tịch
1.7.1. Quyền tố cáo của công dân
1.7.2. Thẩm quyền, trình tự, thủ tục giải quyết tố cáo
1.8. Xử lý vi phạm trong đăng ký và quản lý hộ tịch
1.8.1. Xử lý vi phạm đối với cán bộ, công chức có thẩm quyền đăng ký và quản lý

hộ tịch.
1.8.2. Xử lý vi phạm đối với người yêu cầu đăng ký hộ tịch
Chương 2. Đăng ký hộ tịch
2.1. Đăng ký khai sinh
2.1.1. Thẩm quyền đăng ký khai sinh
2.1.2. Thời hạn đăng ký khai sinh
2.1.3. Thủ tục đăng ký khai sinh
2.1.4. Khai sinh cho những trường hợp đặc biệt
2.2. Đăng ký kết hôn
2.2.1. Thẩm quyền đăng ký kết hôn
2.2.2. Thủ tục đăng ký kết hôn
2.2.3. Xác nhận tình trạng hôn nhân trong tờ khai đăng ký kết hôn
2.3. Đăng ký khai tử
2.3.1. Thẩm quyền đăng ký khai tử
2.3.2. Thời hạn đi khai tử

Trang
4
4
4
4
5
5
6
6
7
7
7
8
9

10
10
10
10
11
11
11
12
13
13
13
14
14
14
15
15
15
15
15
16
17
18
18
19
19
19
20


2.3.3. Thủ tục đăng ký khai tử

2.3.4. Đăng ký khai tử đối với một số trường hợp đặc biệt
2.4. Đăng ký việc nuôi con nuôi
2.4.1. Thẩm quyền đăng ký nuôi con nuôi
2.4.2. Điều kiện xin con nuôi và điều kiện trở thành con nuôi
2.4.3. Thủ tục đăng ký việc nuôi con nuôi
2.4.4. Bổ sung, sửa đổi giấy khai sinh của con nuôi
2.4.5. Một số điểm cần lưu ý trong khi đăng ký nuôi con nuôi
2.5. Đăng ký giám hộ
2.5.1. Thẩm quyền đăng ký việc giám hộ
2.5.2. Điều kiện để được hưởng chế độ giám hộ
2.5.3. Thủ tục đăng ký giám hộ
2.5.4. Đăng ký chấm dứt, thay đổi việc giám hộ
2.6. Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con
2.6.1. Thẩm quyền đăng ký việc nhận cha, mẹ, con
2.6.2. Thủ tục đăng ký việc nhận cha, mẹ, con
2.6.3. Từ chối đăng ký nhận cha, mẹ, con
2.6.4. Bổ sung, cải chính sổ đăng ký khai sinh và giấy khai sinh của người con
2.6.5. Một số điểm cần lưu khi đăng ký nhận cha, mẹ, con
2.7. Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ
sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch
2.7.1. Phạm vi, điều kiện thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định
lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch
2.7.2. Thẩm quyền thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới
tính, bổ sung hộ tịch
2.7.3. Thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới
tính, bổ sung hộ tịch
2.7.4. Điều chỉnh nội dung trong sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác
2.7.5. Thông báo và ghi vào sổ hộ tịch các việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định
lại dân tộc, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch
2.7.6. Ghi vào sổ hộ tịch các thay đổi hộ tịch khác

2.8. Đăng ký quá hạn, đăng ký lại
2.8.1. Đăng ký quá hạn
2.8.2. Đăng ký lại
Chương 3. Đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài
3.1. Thẩm quyền đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài
3.2. Trình tự, thủ tục đăng ký các việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài
3.2.1. Đăng ký khai sinh
3.2.2. Đăng ký khai tử
3.2.3. Đăng ký giám hộ
3.2.4. Ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã đăng ký tại cơ
quan có thẩm quyền của nước ngoài
3.2.5. Đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi
Chương 4. Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch , cấp lại bản chính giấy
khai sinh
4.1. Bản sao và thẩm quuyền cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch
4.2. Nguyên tắc ghi bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch
4.3. Cấp lại bản chính giấy khai sinh và thẩm quyền cấp lại bản chính giấy
2

20
21
22
22
23
23
25
25
26
26
26

27
28
28
28
28
29
29
29
29
30
31
31
32
33
33
33
33
34
37
37
37
37
38
38
39
39
41
41
42
41

khai sinh
4.4. Thủ tục cấp lại bản chính giấy khai sinh
4.5. Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch và cấp lại bản chính giấy khai sinh cho người
nước ngoài và Việt Nam định cư ở nước ngoài
Bài tập
Phụ lục

3

41
41
45
46


CHƯƠNG1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC HỘ TỊCH
* Đặt vấn đề:
Quản lý Nhà nước về hộ tịch là lĩnh vực thể hiện chức năng xã hội của Nhà nước, là cơ sở
để Nhà nước hoạch định các chính sách phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội và an ninh, quốc
phòng; là một trong những phương thức để Nhà nước bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của
công dân; đồng thời góp phần bảo đảm trật tự xã hội. Nhận thức tầm quan trọng ấy, Đảng và Nhà
nước ta đã dành sự quan tâm đến công tác này ngay từ những ngày đầu mới thành lập nước Việt
Nam dân chủ cộng hòa. Giữa bộn bề công việc của những ngày đầu cách mạng nước ta mới giành
được chính quyền, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh ngày 10/10/1945 tạm thời quản lý hộ
tịch không trái với nền độc lập của nước Việt Nam và chính thể dân chủ cộng hòa; sau đó, bản
Điều lệ hộ tịch đầu tiên được ban hành kèm theo Nghị định số 764/TTg ngay 8/5/1956 của Thủ
tướng Chính phủ Việt Nam dân chủ cộng hòa được coi là văn bản pháp lý đầu tiên của Nhà nước

ta về công tác hộ tịch. Trải qua nhiều giai đoạn phát triển của cách mạng, công tác quản lý hộ tịch
đã được triển khai thuận lợi, nhiều văn bản mới đã được ban hành và phát huy hiệu quả thiết thực
trong việc quản lý xã hội, đồng thời công tác này đã đạt được nhiều thành tích và kinh nghiệm
quý báu.
Bước sang thế kỷ XX, khi sự nghiệp đổi mới đất nước chuyển sang giai đoạn đẩy mạnh
công nghiệp hoá, hiện đại hoá, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực, mở rông giao lưu
và hợp tác quốc tế nhiều mặt thì công tác quản lý xã hội nói chung, trong đó có công tác quản lý
Nhà nước về hộ tịch cần được nâng cấp ngang tầm nhiệm vụ mới.
Với tinh thần ấy, việc học tập và nghiên cứu chuyên đề Công tác hộ tịch là hoàn toàn cần
thiết đối với sinh viên Trung cấp luật và Đại học luật chuyên ngành Hành chính – Nhà nước. Môn
học nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc nghiên cứu và tìm hiểu vấn đề quản lý,
đăng ký hộ tịch ở nước ta hiện nay.
1.1. KHÁI NIỆM HỘ TỊCH, ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH
1.1.1. Khái niệm về hộ tịch
Khái niệm về “hộ tịch” được quy định cụ thể tại Điều 1 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP
ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ tịch (sau đây gọi là NĐ 158): “Hộ tịch là những sự
kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết”. Công tác hộ
tịch bao gồm hoạt động quản lý hộ tịch, đăng ký hộ tịch và những hoạt động khác có liên quan
đến quản lý hộ tịch và đăng ký hộ tịch
1.1.2. Khái niệm đăng ký hộ tịch
Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan có thẩm quyền:
a. Xác nhận các sự kiện: sinh; kết hôn; tử; nuôi con nuôi; giám hộ; nhận cha, mẹ, con;
thay đổi, cải chính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch; xác định lại giới tính; xác định lại dân tộc;
b. Căn cứ vào quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, ghi vào sổ hộ tịch các
việc: xác định cha, mẹ, con; thay đổi quốc tịch; ly hôn; hủy việc kết hôn trái pháp luật; chấm dứt
nuôi con nuôi ".
Đăng ký hộ tịch có hai nhóm hành vi với tính chất khác nhau rõ ràng:
- Hành vi xác nhận các sự kiện. Đối với các sự kiện hộ tịch nói trên, cơ quan đăng ký hộ
tịch xác nhận bằng cách đăng ký vào sổ dành riêng cho từng loại việc, đồng thời cấp cho đương
sự giấy chứng nhận về việc đó như Giấy khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn.... Hành vi xác nhận

của cơ quan đăng ký hộ tịch đã làm phát sinh hiệu lực pháp lý của các sự kiện được đăng ký. Chỉ

4


sau khi được đăng ký, các sự kiện đó mới phát sinh, thay đổi, chấm dứt các quyền, nghĩa vụ của
cá nhân.
- Hành vi ghi vào sổ hộ tịch khác với hành vi xác nhận, đối với các việc hộ tịch này, cơ
quan đăng ký hộ tịch chỉ đơn thuần căn cứ vào các quyết định (bằng văn bản) của cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền (Ví dụ: Bản án hoặc quyết định của Toà án giải quyết việc ly hôn; quyết
định của Tòa án tuyên bố một người mất tích; quyết định của Chủ tịch nước cho một người thôi
quốc tịch Việt Nam..) ghi chú việc đó vào sổ hộ tịch. Hành vi này không làm phát sinh hiệu lực
pháp lý. Bởi vì bản thân các quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đã đem lại hiệu lực
pháp lý của việc đó (VD: Bản thân bản án xử ly hôn của Tòa án đã có hiệu lực pháp lý chứ không
phải chờ đến khi được ghi vào sổ hộ tịch mới có hiệu lực pháp lý.)
1.1.3. Khái niệm quản lý hộ tịch
Quản lý hộ tịch là công việc thường xuyên của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, tạo cơ sở xây dựng, phát triển kinh tế,
xã hội, an ninh quốc phòng và chính sách dân số, kế hoạch hóa gia đình. Quản lý hộ tịch có
những đặc điểm sau:
- Xét đối tượng quản lý: đối tượng quản lý của quản lý hộ tịch bao gồm tổng thể rất nhiều
đặc điểm nhân thân của cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết: ngày, tháng, năm sinh/dân tộc/quốc
tịch/nơi sinh/quê quán/quan hệ gia đình/quan hệ hôn nhân/tình trạng năng lực hành vi dân sự...
- Xét từ phương diện bảo vệ quyền nhân thân thì quản lý hộ tịch là những biện pháp giúp
cá nhân thực hiện tổng thể rất nhiều quyền nhân thân cơ bản của mình.
- Nhiệm vụ quản lý hộ tịch là hoạt động chuyên môn của ngành Tư pháp,
1.2. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA HOẠT ĐỘNG ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH
Nhìn chung, hoạt động quản lý hộ tịch là lĩnh vực thể hiện sâu sắc chức năng xã hội của
Nhà nước xét trên ba phương diện cơ bản:
- Thứ nhất, quản lý hộ tịch là cơ sở để Nhà nước hoạch định các chính sách phát

triển kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng... và tổ chức thực hiện có hiệu quả các
chính sách đó. Một hệ thống quản lý dữ liệu hộ tịch đầy đủ, chính xác, được cập nhật kịp thời,
thường xuyên sẽ là nguồn tài sản thông tin hết sức quí giá luôn sẵn sàng hỗ trợ đắc lực cho việc
hoạch định các chính sách xã hội một cách chính xác, có tính khả thi, tiết kiệm chi phí xã hội.
Một hệ thống quản lý hộ tịch đầy đủ, chính xác, kịp thời có thể cung cấp những thông tin cơ bản
về tình hình dân số (cơ cấu dân số theo độ tuổi, giới tính, dân tộc, tôn giáo, nơi cư trú, tỷ suất
sinh, chết và phát triển dân số; tình hình hôn nhân...) vào bất cứ thời điểm nào.
Trên địa bàn một đơn vị cấp xã, khi cần triển khai chính sách cộng đồng liên quan đến
dân cư: bảo vệ sức khỏe nhân dân, chăm sóc y tế đối với bà mẹ và trẻ em, phổ cập giáo dục, hôn
nhân và gia đình... chính quyền thường căn cứ vào các sổ hộ tịch đăng ký khai sinh, khai tử, kết
hôn... để xác định đối tượng và triển khai các biện pháp phù hợp với đặc điểm dân cư trong xã.
- Thứ hai, hoạt động quản lý và đăng ký hộ tịch thể hiện tập trung nhất, sinh động
nhất sự tôn trọng của Nhà nước đối với việc thực hiện một số quyền nhân thân cơ bản của
công dân đã được ghi nhận trong Hiến pháp 1992 và Bộ luật dân sự như: quyền đối với họ tên,
quyền thay đổi họ tên, quyền xác định dân tộc, quyền đối với quốc tịch, quyền kết hôn, quyền
được nuôi con nuôi và được nhận làm con nuôi... Ở phương diện này, đăng ký hộ tịch chính là
phương tiện để người dân thực hiện, hưởng thụ các quyền nhân thân đó. Các dữ liệu về căn cước
của mỗi cá nhân thể hiện trên chứng thư hộ tịch (giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn...) là sự
khẳng định có giá trị pháp lý về đặc điểm nhân thân của mỗi người, mà qua đó, các cơ quan, tổ
chức, cá nhân khác có thể đánh giá người đó có khả năng, điều kiện để tham gia vào các quan hệ
pháp luật nhất định hay không. Quản lý hộ tịch là một lĩnh vực hoạt động thể hiện sâu sắc chức
năng xã hội của Nhà nước.
5


Với ý nghĩa như vậy, việc Nhà nước tổ chức quản lý, đăng ký hộ tịch chính là sự bảo hộ
đối với việc thực hiện các quyền con người. Điều này chỉ có trong các xã hội mà nền dân chủ
được mở rộng và phát huy, khi mà các giá trị quyền con người được Nhà nước tôn trọng và có
trách nhiệm bảo hộ.
- Thứ ba, quản lý hộ tịch có vai trò to lớn đối với việc bảo đảm trật tự xã hội. Hệ thống

sổ bộ hộ tịch có thể giúp việc truy nguyên nguồn gốc của cá nhân một cách dễ dàng. Các chứng
thư hộ tịch do người có thẩm quyền lập theo thủ tục chặt chẽ có giá trị là sự khẳng định chính
thức của Nhà nước về vị thế của một cá nhân trong gia đình và xã hội.
Trong lĩnh vực hoạt động tư pháp, khi cần đánh giá năng lực chủ thể của một cá nhân, các
cơ quan tiến hành tố tụng luôn cần đến Giấy khai sinh của cá nhân đó. Giấy khai sinh chứa đựng
các dữ liệu gốc về nhân thân của cá nhân như ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh, dân tộc, quốc tịch,
họ tên, cha mẹ... Do đó, khi được sử dụng với tính cách là chứng cứ, các thông tin thể hiện trên
Giấy khai sinh có thể giúp cơ quan tiến hành tố tụng đánh giá nhiều vấn đề trong các vụ án hình
sự, dân sự, lao động...
Bởi những ý nghĩa quan trọng như vậy, nên trong sự phát triển của mỗi quốc gia, vấn đề
xây dựng hệ thống quản lý hộ tịch và khai thác hiệu quả của nó phục vụ cho công tác quản lý
Nhà nước luôn được quan tâm.
1.3. QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ HỘ TỊCH
1.3.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tư pháp trong quản lý hộ tịch
Căn cứ Điều 75 NĐ 158, thì Bộ tư pháp giúp Chính phủ thống nhất quản lý hộ tịch trong
phạm vi cả nước, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a. Soạn thảo, trình cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền văn
bản quy phạm pháp luật về đăng ký và quản lý hộ tịch.
b. Hướng dẫn, chỉ đạo chung việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về đăng ký
và quản lý hộ tịch.
Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng của Bộ tư pháp đã được Chính phủ giao.
Nội dung chính của nhiệm vụ này là:
+ Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước về hộ tịch, Bộ tư pháp có
văn bản hướng dẫn thi hành văn bản pháp luật này
+ Hướng dẫn bằng văn bản cho các địa phương để giải quyết những khó khăn, vướng mắc
mới phát sinh chưa được pháp luật quy định. Trong trường hợp những vướng mắc mới phát sinh
này mang tính phổ biến ở nhiều địa phương, thì có thể ra văn bản hướng dẫn tạm thời cho các địa
phương trong cả nước để kịp thời đáp ứng yêu cầu đăng ký hộ tịch của nhân dân.
c. Ban hành, hướng dẫn việc sử dụng thống nhất các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch
d. Kiểm tra, thanh tra việc đăng ký và quản lý hộ tịch

Việc thanh tra, kiểm tra về việc đăng ký và quản lý hộ tịch nhằm mục đích bảo đảm việc
tuân thủ của các cơ quan quản lý và đăng ký hộ tịch trong quá trình thực hiện các văn bản pháp
luật của Nhà nước về hộ tịch. Mục đích của việc thanh tra, kiểm tra nhằm:
+ Bảo đảm nguyên tắc pháp chế Xã hội chủ nghĩa;
+ Uốn nắn kịp thời các sai phạm của cơ quan quản lý về đăng ký hộ tịch;
+ Nâng cao hiệu quả quản lý và đăng ký hộ tịch, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu của
quản lý Nhà nước và yêu cầu đăng ký hộ tịch của công dân.
e. Tổng hợp tình hình và số liệu thống kê hộ tịch báo cáo Chính phủ theo định kỳ hằng
năm;
f. Giải quyết khiếu nại, tố cáo về hộ tịch theo thẩm quyền
g. Nghiên cứu việc áp dụng công nghệ tin học trong đăng ký, quản lý hộ tịch
h. Hợp tác quốc tế về hộ tịch.
6


1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Ngoại giao trong quản lý hộ tịch
Điều 76 Nghị định 158/NĐ-CP qui định rõ:
Bộ Ngoại Giao phối hợp với Bộ Tư pháp thực hiện quản lý Nhà nước về hộ tịch đối với
công dân Việt nam ở nước ngoài, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra. Thanh tra việc thực
hiện đăng ký và quản lý hộ tịch của các Cơ quan Ngoại giao, lãnh sự Việt Nam;
- Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch cho viên chức Lãnh sự của các cơ quan Ngoại
giao, Lãnh sự Việt Nam;
- Lưu trữ sổ hộ tịch do các cơ quan Ngoại giao, Lãnh sự Việt Nam chuyển về;
- Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch;
- Tổng hợp tình hình và số liệu thống kê hộ tịch của Cơ quan Ngoại giao. Lãnh sự Việt
Nam giữ cho Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo về hộ tịch theo thẩm quyền.
1.3.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Tỉnh trong quản lý hộ tịch (Điều 77)
* UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là UBND cấp tỉnh) thực hiện

quản lý Nhà nước về hộ tịch trong địa phương mình, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Hướng dẫn, chỉ đạo việc tổ chức thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đối với
UBND cấp huyện và UBND cấp xã;
- Xây dựng hệ thống tổ chức đăng ký và quản lý, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm
công tác hộ tịch;
- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về hộ tịch;
- Kiểm tra, thanh tra việc đăng ký và quản lý hộ tịch trong phạm vi địa phương; giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về hộ tịch theo thẩm quyền;
- Quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp;
- Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch;
- Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch;
- Tổng hợp tình hình và số liệu thống kê hộ tịch, báo cáo Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng
và hàng năm;
- Hàng năm bố trí kinh phí cho việc mua và in các sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch, đáp ứng
yêu cầu đăng ký hộ tịch ở địa phương; trang bị cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động đăng ký
và quản lý hộ tịch;
- Quyết định việc thu hồi và huỷ bỏ những giấy tờ hộ tịch do Giám đốc Sở Tư pháp và
UBND cấp huyện cấp trái với quy định của Nghị định này.
* Sở Tư pháp giúp UBND cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong quản lý Nhà
nước về hộ tịch quy định tại các điểm từ điểm a đến điểm g, khoản 1 Điều này (riêng việc giải
quyết tố cáo tại điểm d, khoản 1 Sở Tư pháp chỉ thực hiện khi được giao), thực hiện đăng ký các
việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp. Trong trường hợp do buông lỏng quản lý mà dẫn
đến những sai phạm, tiêu cực của cán bộ, công chức thuộc Sở Tư pháp trong đăng ký và quản lý
hộ tịch, thì Giám đốc Sở Tư pháp phải chịu trách nhiệm.
* Chủ tịch UBND cấp tỉnh chịu trách nhiệm về tình hình đăng ký và quản lý hộ tịch của
địa phương. Trong trường hợp do buông lỏng quản lý mà dẫn đến những sai phạm, tiêu cực của
cán bộ, công chức trong đăng ký và quản lý hộ tịch ở tại địa phương mình, thì Chủ tịch UBND
cấp tỉnh phải chịu trách nhiệm.
1.3.4. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện trong quản lý hộ tịch
Điều 78 Nghị định 158/NĐ-CP qui định rõ:

* UBND cấp huyện thực hiện quản lý Nhà nước về hộ tịch trong địa phương mình, có
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
7


- Chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức, thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đối với
UBND cấp xã;
- Thực hiện giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên và
xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường
hợp, không phân biệt độ tuổi;
- Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch cho cán bộ Tư pháp hộ tịch;
- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về hộ tịch;
- Quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp;
- Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch;
- Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch;
- Tổng hợp tình hình và số liệu thống kê hộ tịch, báo cáo UBND cấp tỉnh theo định kỳ 6
tháng và hàng năm;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về hộ tịch theo thẩm quyền;
- Quyết định việc thu hồi, huỷ bỏ những giấy tờ hộ tịch do UBND cấp xã cấp trái với quy
định tại nghị định này (trừ việc đăng ký kết hôn vi phạm về điều kiện kết hôn theo quy định của
pháp luật về hôn nhân và gia đình).
* Phòng Tư pháp giúp UBND cấp huyện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong quản lý
Nhà nước về hộ tịch theo quy định tại khoản 1 Điều này (riêng việc giải quyết tố cáo tại điểm i
khoản 1 chỉ thực hiện khi được giao). Đối với việc giải quyết khiếu nại quy định tại điểm i khoản
1 Điều này do UBND cấp huyện thực hiện.
* Chủ tịch Uỷ ban nhân cấp huyện chịu trách nhiệm về tình hình đăng ký và quản lý hộ
tịch của địa phương. Trong trường hợp do buông lỏng quản lý mà dẫn đến những sai phạm, tiêu
cực của cán bộ, công chức trong đăng ký và quản lý hộ tịch ở tại địa phương mình, thì Chủ tịch
UBND cấp huyện phải chịu trách nhiệm.
1.3.5. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Xã trong quản lý hộ tịch

a) Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã (Điều 79): trong lĩnh vực quản lý Nhà nước
về hộ tịch, UBND cấp xã có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện đăng ký các việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã theo quy định
của Nghị định này;
- Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về hộ
tịch;
- Quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp;
- Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch;
- Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch;
- Tổng hợp tình hình và số liệu thông kê hộ tịch báo cáo UBND cấp huyện theo định kỳ 6
tháng và hàng năm;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về hộ tịch theo thẩm quyền.
* Cán bộ Tư pháp hộ tịch có trách nhiệm giúp UBND cấp xã thực hiện các nhiệm vụ,
quyền hạn cụ thể theo quy định tại khoản 1 Điều này (Trừ trường hợp giải quyết tố cáo tại điểm g
khoản 1 Điều này).
* Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm về tình hình đăng ký và quản lý hộ tịch của địa
phương. Trong trường hợp do buông lỏng quản lý mà dẫn đến những sai phạm, tiêu cực của cán
bộ, công chức trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở địa phương mình, thì Chủ tịch UBND
cấp xã phải chịu trách nhiệm.
b) Cán bộ tư pháp hộ tịch xã.
Cán bộ Tư pháp hộ tịch là công chức cấp xã, giúp UBND cấp xã thực hiện các nhiệm vụ,
quyền hạn trong đăng ký và quản lý hộ tịch. Đối với những xã, phường, thị trấn có đông dân cư,
8


số lượng công việc hộ tịch nhiều, thì phải có cán bộ chuyên trách làm công tác hộ tịch, không
kiêm nhiệm các công tác tư pháp khác.
Cán bộ tư pháp hộ tịch phải có đầy đủ các tiêu chuẩn của cán bộ công chức cấp xã theo
qui định của pháp luật về cán bộ, công chức và phải có thêm các tiêu chuẩn sau đây:
- Có bằng tốt nghiệp trung cấp luật trở lên;

- Được bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác hộ tịch;
- Chữ viết rõ ràng.
* Nhiệm vụ của cán bộ Tư pháp hộ tịch trong đăng ký và quản lý hộ tịch (Điều 82).
Trong đăng ký và quản lý hộ tịch, cán bộ Tư pháp hộ tịch giúp UBND cấp xã thực hiện
các nhiệm vụ sau đây:
- Thụ lý hồ sơ, kiểm tra, xác minh và đề xuất với Chủ tịch UBND cấp xã xem xét, quyết
định việc đăng ký hộ tịch theo qui định của Nghị định
- Thường xuyên kiểm tra và vận động nhân dân đi đăng ký kịp thời các sự kiện hộ tịch.
Đối với những khu vực người dân còn bị chi phối bởi phong tục, tập quán hoặc điều kiện đi lại
khó khăn, cán bộ Tư pháp hộ tịch phải có lịch định kỳ đến tận nhà dân để đăng ký những sự kiện
hộ tịch đã phát sinh.
Cán bộ hộ tịch phải chịu trách nhiệm trước UBND cấp xã về những sự kiện hộ tịch phát
sinh trên địa bàn xã, phường, thị trấn mà không được đăng ký
- Sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo qui định của Bộ Tư pháp;
- Tổng hợp tình hình và thống kê chính xác số liệu hộ tịch để UBND cấp xã báo cáo
UBND cấp huyện theo định kỳ 6 tháng và hàng năm;
- Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các qui định của pháp luật về hộ
tịch;
- Giữ gìn, bảo quản, lưu trũ sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch; khi thôi giữ phải bàn giao cho
người kế nhiệm.
* Những việc cán bộ Tư pháp hộ tịch không được làm:
- Cửa quyền, hách dịch, sách nhiễu, gây khó khăn, phiền hà cho cơ quan, tổ chức, cá nhân
khi đăng ký hộ tịch;
- Nhận hối lộ;
- Thu lệ phí hộ tịch cao hơn mức qui định hoặc tự ý đặt ra các khoản thu khi đăng ký hộ
tịch;
- Làm sai lệch các nội dung đã được đăng ký trong sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch;
- Cố ý cấp các giấy tờ hộ tịch có nội dung không chính xác
Những qui định nói trên cũng được áp dụng đối với cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp
và cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp.

1.3.6. Nhiệm vụ, quyền hạn của Cơ quan Ngoại giao Lãnh sự Việt Nam trong quản
lý hộ tịch (Điều 80)
Cơ quan Ngoại giao, Lãnh sự Việt Nam thực hiện việc quản lý Nhà nước về hộ tịch, có
nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Thực hiện đăng ký các việc hộ tịch cho công dân Việt Nam ở nước ngoài theo hướng
dẫn của Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao;
- Quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo qui định của Bộ Tư pháp;
- Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch;
- Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; Tổng hợp tình hình và số liệu thống kê hộ tịch
báo cáo Bộ Ngoại giao theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.
Viên chức Lãnh sự làm công tác hộ tịch có trách nhiệm giúp Cơ quan Ngoại giao, Lãnh sự
Việt Nam thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể theo các qui định nói trên (trừ trường hợp
giải quyết tố cáo).
9


1.4. VIỆC GHI CHÉP SỔ HỘ TỊCH, BIỂU MẪU HỘ TỊCH; LƯU TRỮ SỔ HỘ
TỊCH, GIẤY TỜ HỘ TỊCH
1.4.1. Việc quản lý và sử dụng sổ sách, biểu mẫu hộ tịch
Sổ sách và các biểu mẫu hộ tịch là những tài liệu và giấy tờ có ý nghĩa quan trọng đối với
cơ quan quản lý Nhà nước, cũng như đối với từng công dân. Vì vậy, việc quản lý và sử dụng sổ
sách, biểu mẫu về hộ tịch phải theo đúng quy định của pháp luật nói chung và Bộ Tư pháp nói
riêng. Cụ thể là:
- Đối với các biểu mẫu do Bộ Tư pháp thống nhất in ấn và phát hành, các cơ quan Tư
pháp địa phương không được phép sử dụng các loại sổ sách và biểu mẫu lưu hành ngoài thị
trường. Hằng năm Sở Tư pháp có trách nhiệm tổng hợp nhu cầu của các địa phương trong tỉnh và
đăng ký số lượng với Bộ Tư pháp trước ngày 15/10 hằng năm; Bộ Tư pháp sẽ in và cung cấp theo
số lượng đăng ký của các Sở Tư pháp.
- Đối với những loại sổ sách, biểu mẫu hộ tịch Bộ Tư pháp chỉ quản lý về mặt nội dung,
thì các Sở Tư pháp phải căn cứ vào mẫu của Bộ Tư pháp để in và phát hành cho các Cơ quan hộ

tịch trong tỉnh.
- Sổ sách hộ tịch đang sử dụng trong năm hoặc đã được đưa vào lưu trữ phải được giữ gìn
cẩn thận, không được để rách nát, hư hỏng; chỉ những người có trách nhiệm mới được khai thác
các nội dung của Sổ đăng ký hộ tịch.
1.4.2. Ghi chép sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch
a. Nguyên tắc ghi chép sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch (Điều 68)
- Khi đăng ký hộ tịch, cán bộ Tư pháp hộ tịch, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp hoặc
cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp phải tự mình ghi vào sổ hộ tịch và biểu mẫu hộ tịch: nội dung ghi
phải chính xác: chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xoá.
- Sổ hộ tịch phải viết liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống, phải đóng dấu
giáp lai từ trang đầu tiên đến trang cuối sổ.
- Sổ đăng ký trong sổ hộ tịch được ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm. Đối với sổ hộ
tịch được sử dụng tiếp cho năm sau, thì số thứ tự của năm sau sẽ bắt đầu từ số 01, không lấy thứ
tự tiếp theo của năm trước.
- Số ghi trong biểu mẫu hộ tịch là số tương ứng với số thứ tự ghi trong sổ hộ tịch
b. Sửa chữa sai sót do ghi chép (Điều 69)
- Trong khi đăng ký, nếu có sai sót do ghi chép trong sổ hộ tịch, thì cán bộ Tư pháp hộ
tịch, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp phải trực tiếp gạch
bỏ phần sai sót, viết lại xuống dòng phía dưới, không được chữa đè lên chổ cũ, không được tẩy
xoá để viết lại. Cột ghi chú của sổ hộ tịch phải ghi rõ nội dung sửa; họ, tên, chữ ký của người đã
sửa và ngày, tháng, năm sửa chữa. Cán bộ Tư pháp hộ tịch, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp
hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp đóng dấu vào phần đã sửa chữa. Nếu có sai sót trong các
giấy tờ trong hộ tịch, thì huỷ giấy tờ hộ tịch đó và viết lại giấy tờ hộ tịch khác.
- Nghiêm cấm việc tự ý tẩy xoá, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung đã ghi trong sổ
hộ tịch, giấy tờ hộ tịch.
1.4.3. Việc lưu trữ sổ sách, hồ sơ hộ tịch
Theo quy định của Nghị định, việc lưu trữ sổ sách, hồ sơ hộ tịch được đưa vào lưu trữ
theo từng năm. Cụ thể là:
a. Lưu trữ sổ sách hộ tịch (Điều 70)
Sổ đăng ký hộ tịch là tài liệu gốc, là căn cứ pháp lý để phục vụ cho việc tra cứu, sao lục,

cấp các giấy tờ chứng nhận về tình trạng nhân thân của cá nhân khi cấn thiết; do đó phải được lưu
trữ, bảo quản lâu dài, không được để hư hỏng, mất mát nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý của
Nhà nước.
10


- Những việc hộ tịch thuộc thẩm quyền đăng ký của UBND cấp xã phải được đăng ký vào
2 quyển sổ (đăng ký kép), 1 quyển lưu tại UBND cấp xã, nơi đăng ký hộ tịch; 1 quyển chuyển
lưu tại UBND cấp huyện.
- Những việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp và UBND cấp huyện, thì chỉ đăng
ký vào 1 quyển và lưu tại Sở Tư pháp và UBND cấp huyện.
- Đối với sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thì chỉ cần lập 1 quyển và lưu tại
UBND cấp xã.
b. Khóa sổ hộ tịch và lưu sổ hộ tịch (Điều 71)
- Khi sử dụng hết sổ hộ tịch, thì thực hiện việc khoá sổ. Khi khoá sổ hộ tịch, cán bộ Tư
pháp hộ tịch, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp phải ghi rõ
vào trang cuối tổng số trang và tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký; Chủ tịch UBND cấp xã, Chủ
tịch UBND cấp huyện hoặc Giám đốc Sở Tư pháp ký xác nhận và đóng dấu.
- Đối với các sổ hộ tịch của UBND cấp xã, thì sau khi xác nhận và đóng dấu, UBND cấp
xã có trách nhiệm chuyển quyển sổ thứ hai cho UBND cấp huyện để thực hiện việc lưu trữ.
- UBND cấp xã, UBND cấp huyện và Sở Tư pháp có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản sổ hộ
tịch; phải thực hiện các biện pháp an toàn: phòng chống bão lụt, cháy, ẩm ước, mối mọt.
c. Lưu trữ giấy tờ hộ tịch (Điều 72)
Các giấy tờ đương sự đã nộp khi đăng ký hộ tịch phải được lưu trữ, bảo quản tại cơ quan
đăng ký hộ tịch trong thời hạn 5 năm. Việc lưu trữ tiếp theo sau thời han 5 năm được thực hiện
theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Hồ sơ hộ tịch do đương sự nộp khi đăng ký hộ tịch phải được lưu trữ tại cơ quan đăng ký
hộ tịch trong thời hạn 05 năm. Việc lưu trữ tiếp theo sau thời hạn 5 năm được thực hiện theo quy
định chung của Nhà nước về lưu trữ.
1.5. THỐNG KÊ, BÁO CÁO VỀ HỘ TỊCH (Điều 73)

Việc thực hiện chế độ thống kê, báo cáo hằng năm về hộ tịch là một trong những cơ sở để
đánh giá kết quả hoạt động về công tác hộ tịch trong 1 năm của các địa phương, ngoài ra nó còn
có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với các cơ quan Nhà nước ở Trung ương cũng như đối với cơ
quan Nhà nước ở từng cấp chính quyền ở địa phương; do vậy, việc thực hiện chế độ thống kê,
báo cáo hằng năm là nhiệm vụ quan trọng của UBND các cấp. Theo quy định tại Điều 73 thì số
liệu thống kê hộ tịch phải được lập (theo mẫu quy định) theo định kỳ 6 tháng và 1 năm. Số liệu
thống kê hộ tịch phải bảo đảm chính xác và phải gửi báo cáo đúng thời hạn quy định. Thời hạn
gửi báo cáo số liệu thống kê hộ tịch được thực hiện như sau:
- Đối với UBND cấp xã, báo cáo số liệu thống kê hộ tịch 6 tháng đầu năm phải gửi cho
Phòng Tư pháp trước 10/7 hằng năm; báo cáo 1 năm phải gửi trước ngày 10/01 của năm sau.
- Đối với UBND cấp huyện, báo cáo số liệu thống kê hộ tịch 6 tháng đầu năm phải gửi
cho Sở Tư pháp trước 31/7 hằng năm; báo cáo 1 năm phải gửi trước ngày 31/01 của năm sau.
- Đối với Sở Tư pháp, báo cáo số liệu thống kê hộ tịch 6 tháng đầu năm phải gửi cho Bộ
Tư pháp trước 31/8 hằng năm; báo cáo 1 năm phải gửi trước ngày 01/03 của năm sau.
Số liệu thống kê hộ tịch 6 tháng đầu năm được tính từ ngày 01/01 hằng năm đến hết ngày
30/6 của năm đó; số liệu thống kê hộ tịch 1 năm được tính từ ngày 01/01 hằng năm đến hết ngày
31/12 của năm đó.
* Lưu ý: Các quy định về lưu trữ sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch; báo cáo số liệu thống kê hộ
tịch cũng được áp dụng đối với các Cơ quan Ngoại giao, Lãnh sự Việt Nam.
1.6. KHIẾU NẠI VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC ĐĂNG
KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH
1.6.1. Quyền khiếu nại của cá nhân, tổ chức (Điều 84).
11


Cá nhân, tổ chức (sau đây gọi là người khiếu nại) có quyền khiếu nại với cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền về những quyết định hành chính của cơ quan đăng ký và quản lý hộ tịch
hoặc hành vi hành chính trong đăng ký và quản lý hộ tịch của cán bộ, công chức làm công tác hộ
tịch khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp
pháp của mình

1.6.2. Thẩm quyền, trình tự và thủ tục giải quyết khiếu nại
a
a. Giải quyết khiếu nại của Chủ tịch UBND cấp xã (Điều 85)
* Chủ tịch UBND cấp xã thụ lý và giải quyết khiếu nại đối với quyết định hành chính,
hành vi hành chính của mình hoăc hành vi hành chính của cán bộ Tư pháp hộ tịch trong đăng ký
và quản lý hộ tịch.
Trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại phải thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu
nại, cụ thể như sau:
- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết,
Chủ tịch UBND cấp xã phải thụ lý để giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại
biết.
- Trong trường hợp khiếu nại không được thụ lý thì phải thông báo bằng văn bản và nêu
rõ lý do.
* Thời hạn giải quyết khiếu nại không quá 30 ngày, kể từ ngày thụ lý; đối với vụ việc
phức tạp thì thời hạn giải quyết khiếu nại không quá 45 ngày.
Đối với khu vực vùng sâu, vùng xa, đi lại khó khăn, thì thời hạn giải quyết khiếu nại
không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết; đối với vụ việc phức tạp, thì thời hạn giải
quyết khiếu nại có thể kéo dài hơn nhưng không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết.
* Việc giải quyết khiếu nại phải thể hiện bằng quyết định giải quyết khiếu nại.
Trước khi ra quyết định giải quyết khiếu nại, Chủ tịch UBND cấp xã phải gặp gỡ, đối
thoại trực tiếp với người khiếu nại, người bị khiếu nại để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu của
người khiếu nại và hướng giải quyết khiếu nại.
* Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hết thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 2 của
Điều này mà khiếu nại không được giải quyết hoặc kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết
khiếu nại của Chủ tịch UBND cấp xã mà người khiếu nại không đồng ý, thì có quyền khiếu nại
lên Chủ tịch UBND cấp huyện hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại toà án theo quy định của pháp
luật. Đối với khu vực vùng sâu, vùng xa, đi lại khó khăn, thì thời hạn nói trên được kéo dài,
nhưng không quá 45 ngày.
b. Giải quyết khiếu nại của Chủ tịch UBND cấp huyện (Điều 86)
* Chủ tịch UBND cấp huyện thụ lý và giải quyết khiếu nại đối với quyết định hành chính,

hành vi hành chính của mình; hành vi hành chính của cán bộ Phòng Tư pháp trong đăng ký và
quản lý hộ tịch; giải quyết khiếu nại về hộ tịch mà Chủ tịch UBND cấp xã đã giải quyết, nhưng
còn có khiếu nại.
* Thời hạn, trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại lần đầu thực hiện tương tự theo quy định
tại Điều 85 của Nghi định này.
* Trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại lần tiếp theo phải thực hiện theo quy định của pháp
luật về khiếu nại, cụ thể như sau:
- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết,
Chủ tịch UBND cấp huyện phải thụ lý để giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu
nại biết.
Trong trường hợp khiếu nại không được thụ lý thì phải thông báo bằng văn bản và nêu lý
do.
Việc giải quyết khiếu nại phải thể hiện bằng quyết định giải quyết khiếu nại.
12


Người giải quyết khiếu nại lần tiếp theo phải gặp gỡ, đối thoại trực tiếp với người khiếu
nại, người bị khiếu nại trong trường hợp cần thiết
* Thời hạn giải quyết khiếu nại lần tiếp theo không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý giải
quyết; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết có thể kéo dài hơn, nhưng không quá 60
ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết.
Ở vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn thì thời hạn giải quyết lần tiếp theo không quá 60
ngày; kể từ ngày thụ lý để giải quyết; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết có thể kéo
dài hơn, nhưng không quá 70 ngày kể từ ngày thụ lý để giải quyết.
* Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hết thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 3
Điều 86 mà khiếu nại không được giải quyết hoặc kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết
khiếu nại lần đầu mà người khiếu nại không đồng ý thì có quyền khiếu nại lên người có thẩm
quyền giải quyết khiếu nại tiếp theo, trừ trường hợp đó là quyết định giải quyết khiếu nại cuối
cùng. Đối với vùng sâu, vùng xa, đi lại khó khăn thì thời hạn trên có thể kéo dài nhưng không
quá 45 ngày.

* Đối với khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp dưới nhưng quá thời hạn quy
định mà chưa được giải quyết thì thủ trưởng cơ quan cấp trên yêu cầu cấp dưới giải quyết.
c. Giải quyết khiếu nại của Giám đốc Sở Tư pháp (Điều 87)
* Giám đốc Sở Tư pháp thụ lý và giải quyết khiếu nại đối với quyết định hành chính, hành
vi hành chính của mình; hành vi hành chính của cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp trong đăng ký và
quản lý hộ tịch.
* Thời hạn, trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại thực hiện tương tự theo quy định tại Điều
85 của Nghị định này.
d. Giải quyết khiếu nại của Chủ tịch UBND cấp tỉnh (Điều 88)
* Chủ tịch UBND cấp tỉnh thụ lý và giải quyết khiếu nại về hộ tịch mà UBND cấp huyện
đã giải quyết nhưng còn khiếu nại.
* Thời hạn, trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại của Chủ tịch UBND cấp tỉnh thực hiện
tương tự theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 86 của nghị định này.
* Quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch UBND cấp tỉnh là quyết định giải quyết
khiếu nại cuối cùng.
e. Giải quyết khiếu nại của Bộ trưởng Bộ Tư pháp (Điều 89)
* Bộ trưởng Bộ Tư pháp thụ lý và giải quyết khiếu nại về hộ tịch mà Giám đốc Sở Tư
pháp đã giải quyết nhưng còn có khiếu nại; xem xét lại quyết định giải quyết khiếu nại cuối cùng
của Chủ tịch UBND cấp tỉnh có vi phạm pháp luật gây thiệt hại đến lợi ích của Nhà nước, quyền,
lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan, tổ chức theo kiến nghị của Tổng thanh tra.
* Trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết khiếu nại của Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện
tương tự theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 86 của Nghị định này.
* Quyết định giải quyết khiếu nại của Bộ trưởng Bộ Tư pháp là quyết định giải quyết cuối
cùng.
1.7. TỐ CÁO VÀ GIẢI QUYẾT TỐ CÁO ĐỐI VỚI HÀNH VI VI PHẠM PHÁP
LUẬT TRONG ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH
1.7.1. Quyền tố cáo của công dân (Điều 90)
Công dân (sau đây gọi là người tố cáo) có quyền tố cáo với cơ quan, tổ chức, cá nhân có
thẩm quyền về hành vi vi phạm pháp luật của cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc cán bộ, công chức
làm công tác hộ tịch gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của chính mình

hoặc của người khác.
1.7.2. Thẩm quyền, trình tự, thủ tục giải quyết tố cáo
a. Tiếp nhận tố cáo (Điều 91)
13


Người tố cáo phải gửi đơn đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết tố cáo.
Trong đơn tố cáo phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ của người tố cáo và người bị tố cáo, cơ quan bị tố
cáo, nội dung bị tố cáo. Trong trường hợp người tố cáo đến tố cáo trực tiếp thì người có trách
nhiệm tiếp nhận việc tố cáo phải ghi rõ nội dung tố cáo, họ, tên, địa chỉ của người tố cáo và người
bị tố cáo, cơ quan bị tố cáo. Bản ghi nội dung tố cáo phải được người tố cáo ký xác nhận.
b. Thẩm quyền giải quyết tố cáo (Điều 92)
* Chủ tịch UBND cấp xã thụ lý và giải quyết tố cáo đối với hành vi vi phạm pháp luật
trong đăng ký và quản lý hộ tịch của cán bộ Tư pháp hộ tịch.
* Chủ tịch UBND cấp huyện thụ lý và giải quyết đối với hành vi vi phạm pháp luật trong
đăng ký và quản lý hộ tịch của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã, cán bộ Phòng Tư pháp cấp
huyện được phân công phụ trách công tác hộ tịch.
* Giám đốc Sơ Tư pháp thụ lý và giải quyết việc tố cáo đối với những hành vi vi phạm
pháp luật trong đăng ký và quản lý hộ tịch của cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp.
* Chủ tịch UBND cấp tỉnh thụ lý và giải quyết tố việc cáo đối với những hành vi vi phạm
pháp luật trong đăng ký và quản lý hộ tịch của lãnh đạo Sở Tư pháp, lãnh đạo UBND cấp huyện
được giao phụ trách công tác hộ tịch.
* Thủ trưởng cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp của người giải quyết tố cáo thụ lý giải
quyết tiếp theo trong trường hợp tố cáo đã được giải quyết nhưng người tố cáo có căn cứ cho
rằng việc giải quyết tố cáo đó không đúng pháp luật và tố cáo tiếp.
c. Trình tự, thủ tục giải quyết tố cáo (Điều 93)
Trình tự, thủ tục giải quyết tố cáo được thực hiện theo quy định của Luật khiếu nại, tố cáo
và các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thi hành.
1.8. XỬ LÝ VI PHẠM TRONG ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH
1.8.1. Xử lý vi phạm đối với cán bộ, công chức có thẩm quyền đăng ký và quản lý hộ

tịch. (Điều 94)
* Người có thẩm quyền đăng ký và quản lý hộ tịch mà do thiếu tinh thần trách nhiệm
hoặc cố ý làm trái với các quy định của Nghị định này và các văn bản pháp luật khác về hộ tịch,
thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu
gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
* Việc xử lý kỷ luật và xác định trách nhiệm vật chất đối với cán bộ, công chức do vi
phạm pháp luật trong đăng ký và quản lý hộ tịch được thực hiện theo quy định chung của pháp
luật về phân cấp quản lý cán bộ; về chế độ thôi việc đối với cán bộ, công chức; về xử lý kỷ luật
và trách nhiệm vật chất đối với công chức.
* Trường hợp đã xử lý kỷ luật, nhưng xét thấy nếu để cán bộ, công chức đã bị kỷ luật tiếp
tục làm công tác hộ tịch không bảo đảm uy tín của cơ quan, thì phải bố trí cán bộ, công chức đó
làm việc khác.
1.8.2. Xử lý vi phạm đối với người yêu cầu đăng ký hộ tịch (Điều 95)
* Người yêu cầu đăng ký hộ tịch mà gian dối trong việc đăng ký hộ tịch, thì tuỳ mức độ vi
phạm có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp
luật.
Cá nhân, tổ chức có tránh nhiệm phải đi đăng ký hộ tịch mà không thực hiện đúng các
quy định của Nghị định này, thì bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật về xử phạt vi
phạm hành chính.

14


CHƯƠNG 2
ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH
2.1. ĐĂNG KÝ KHAI SINH
2.1.1. Thẩm quyền đăng ký khai sinh
Theo quy định tại Điều 13 NĐ 158 thì:
“* UBND xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là UBND cấp xã), nơi cư trú của nguời mẹ
thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em; nêú không xác định được nơi cư trú của người mẹ,

thì UBND cấp xã, nơi cư trú của người cha thực hiện việc đăng ký khai sinh.
* Trong trường hợp không xác định được nơi cư trú của người mẹ và người cha, thì
UBND cấp xã, nơi trẻ em đang sinh sống trên thực tế thực hiện việc đăng ký khai sinh.
* Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi được thực hiện tại UBND cấp xã, nơi cư trú
của người đang tạm thời nuôi dưỡng hoăc nơi có trụ sở của tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ
em đó.”
Khái niệm “nơi cư trú” nếu được hiểu theo nghĩa rộng (được quy định cụ thể tại điều 48 BLDS) thì nơi cư trú không chỉ được xác định tại nơi đượng sự có hộ khẩu thường trú mà còn
được xác định cả ở nơi đương sự có tài sản thậm chí là cả nơi đương sự đang sinh sống, làm việc
mà không có hộ khẩu thường trú và cũng không có hộ khẩu tạm trú.
Nhưng do việc đăng ký hộ tịch nói chung và đăng ký khai sinh nói riêng liên quan đến
quyền nhân thân của mỗi người nên đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ từ phía cơ quan Nhà
nước. Do đó, khái niệm “nơi cư trú” nêu trong Nghị định về cơ bản được hiểu theo nghĩa hẹp là
nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc nơi đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định pháp
luật về hộ khầu.
Và cũng để tạo điều kiện thuận lợi và thống nhất cho các cơ quan Nhà nước trong việc
quản lý hộ tịch, Nghị định 158 hướng việc đăng ký khai sinh tập trung chủ yếu vào nơi người mẹ
có hộ khẩu thường trú, chỉ trong trường hợp người mẹ không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ
khẩu thường trú nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định pháp luật về hộ
khẩu thì UBND cấp xã nơi người mẹ có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn thực hiện việc đăng
ký khai sinh cho trẻ. Trường hợp không xác định được nơi cư trú của người mẹ thì UBND xã, nơi
cư trú của người cha thực hiện việc đăng ký khai sinh. Nghị định cũng nêu rõ, trường hợp không
xác định được nơi cư trú của người mẹ và người cha thì UBND cấp xã, nơi trẻ đang sinh sống
trên thực tế thực hiện việc đăng ký khai sinh.
2.1.2. Thời hạn đăng ký khai sinh
Thời hạn đăng ký khai sinh là 60 ngày kể từ ngày sinh con cha mẹ có trách nhiệm đi khai
sinh cho con, nếu cha mẹ không thể đi khai sinh thì ông bà hoặc những người thân thích khác đi
khai sinh cho trẻ.
2.1.3. Thủ tục đăng ký khai sinh
Điều 15 của Nghị định 158 quy định: Người đi đăng ký khai sinh phải nộp và xuất trình
một số giấy tờ sau đây:

a. Phải nộp: Giấy chứng sinh (theo mẫu do Bộ Tư pháp ban hành TP/HT-1999-A.1) do
cơ sở y tế nơi trẻ em sinh ra cấp. Giấy này có thể thay thế bằng:
+ Văn bản xác nhận của hai người làm chứng (nếu trẻ sinh ra ngoài cơ sở y tế); Nếu
không có người làm chứng thì người đi khai sinh phải làm giấy cam đoan về việc sinh là có thật.
+ Văn bản xác nhận của người chỉ huy, người điều khiển các phương tiện giao thông như:
ô tô, tàu hỏa, tàu thủy… (nếu trẻ sinh ra trên các phương tiện giao thông).
b. Phải xuất trình:
- Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn của cha mẹ trẻ em (nếu có).
15


* Trong trường hợp cha mẹ đăng kí kết hôn và sau đó đăng ký khai sinh cho con tại cùng
một xã, phường, thị trấn mà cán bộ Hộ tịch - Tư pháp biết rõ cha mẹ đứa trẻ có đăng ký kết hôn
tại địa phương mình, thì có thể không phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn.
Sau khi kiểm tra các giấy tờ nêu trên, nếu đã đầy đủ và hợp lệ, thì cán bộ Hộ tịch - Tư
pháp điền đầy đủ các nội dung vào Sổ đăng ký khai sinh (tuyệt đối không để đương sự tự ghi vào
giấy khai sinh), trình Chủ tịch UBND cấp xã kí và cấp bản chính Giấy khai sinh (theo mẫu do Bộ
Tư pháp ban hành số TP/HT-1999 A.2) cho đương sự. Cán bộ Hộ tịch - Tư pháp trả lại các giấy
tờ mà đương sự đã xuất trình, riêng giấy chứng sinh phải lưu giữ cẩn thận. Nếu đương sự có yêu
cầu cấp ngay bản sao thì cấp, số lượng bản sao không hạn chế.
2.1.4. Khai sinh cho những trường hợp đặc biệt
a. Khai sinh cho trẻ chết sơ sinh
Nghị định 158 qui định: "Trẻ em sinh ra sống được 24h trở lên rồi mới chết, thì cũng phải
đăng ký khai sinh theo qui định của Nghị định, nếu chết trước khi sinh (chết lưu) hoặc sinh ra
sống chưa được 24h, thì không phải đăng ký khai sinh".
Mục đích của việc đăng ký khai sinh cho trường hợp này thể hiện sự tôn trọng của Nhà
nước đối với một con người mặc dù con người đó chỉ sống được trong một khoảng thời gian
ngắn, đồng thời còn giúp cho các cơ quan chức năng trong lĩnh vực y tế hoặc xã hội thống kê
được số trẻ sơ sinh bị chết, từ đó tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Tuy nhiên, phần
lớn những gia đình khi có trẻ sơ sinh chết đều rất đau buồn, không muốn đi đăng ký khai sinh cho

con. Vì vậy đối với những trường hợp này, cán bộ Hộ tịch - Tư pháp phải trực tiếp nắm thông tin,
đến đăng ký tại gia đình của họ, nếu gia đình không có yêu cầu cấp Giấy khai sinh thì không cấp,
cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ: "Trẻ chết sơ sinh".
b. Khai sinh cho con ngoài giá thú
Thế nào là con ngoài giá thú?
Con ngoài giá thú là con mà cha mẹ sinh không có đăng ký kết hôn.
Và mặc dù cha mẹ không đăng ký kết hôn nhưng pháp luật quy định: Trẻ em sinh ra đều
có quyền đăng ký khai sinh, bất kể sinh trong giá thú hay ngoài giá thú.
Tuy nhiên, khai sinh cho con ngoài giá thú cũng là một trường hợp đặc biệt nên khi đăng
ký khai sinh, cán bộ Hộ tịch - Tư pháp cần lưu ý một số điểm sau đây:
- Không tìm hiểu kỹ về tình trạng hôn nhân của mẹ đứa trẻ (thực tế có nhiều trường hợp
khi người mẹ tới khai sinh cho con mình, cán bộ hộ tịch vì tò mò mà tìm hiểu quá sâu vào đời tư,
vào chuyện hôn nhân của người mẹ, vô tình gây khó chịu cho người đi đăng ký khai sinh, xâm
phạm tới đời tư của người khác).
- Phần kê khai về cha của đứa trẻ nếu chưa rõ, thì trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai
sinh bỏ trống. Tuyệt đối không gạch chéo, không viết gì khác vào phần khai này trong giấy khai
sinh và trong Sổ đăng ký khai sinh.
- Nếu khi đăng ký khai sinh có người nhận là cha đứa trẻ, thì không ghi ngay tên của
người đó vào Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh mà yêu cầu người này làm thủ tục nhận con
theo quy định của pháp luật. Sau khi có Quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền công
nhận người đó là cha của đứa trẻ mới ghi tên của người được công nhận là cha trong Giấy khai
sinh và Sổ đăng ký khai sinh của người con.
- Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ: “Con ngoài giá thú”.
c. Khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi
UBND cấp xã nơi cư trú của người đang tạm thời nuôi dưỡng hoặc nơi có trụ sở của tổ
chức đang tạm thời nuôi dưỡng đứa trẻ đó có thẩm quyền đăng ký khai sinh cho trẻ sinh ra bị bỏ
rơi.
Điều 16 Nghị định 158 quy định:
16

- Người phát hiện trẻ sơ sinh bị bỏ rơi có trách nhiệm bảo vệ trẻ và báo ngay cho UBND
cấp xã hoặc Công an xã, phường, thị trấn nơi trẻ em bị bỏ rơi để lập biên bản và tìm người hoặc
tổ chức tạm thời nuôi dưỡng trẻ em đó.
Biên bản phải ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm phát hiện trẻ em bị bỏ rơi; giới tính; đặc
điểm nhận dạng: tài sản và các đồ vật của trẻ (nếu có): họ, tên, địa chỉ của người phát hiện. Biên
bản được lập thành hai bản, một bản lưu tại UBND cấp xã, nơi lập biên bản, một bản giao cho
người hoặc tổ chức tạm thời nuôi dưỡng trẻ.
- UBND cấp xã, nơi lập biên bản có trách nhiệm thông báo trên Đài phát thanh hoặc Đài
truyền hình để tìm cha, mẹ đẻ của trẻ. Đài phát thanh hoặc Đài truyền hình có trách nhiệm thông
báo miễn phí 3 lần trong 3 ngày liên tiếp các thông tin về trẻ bị bỏ rơi. Hết thời hạn 30 ngày, kể
từ ngày ra thông báo cuối cùng, nếu không tìm thấy cha, mẹ đẻ, thì người hoặc tổ chức đang tạm
thời nuôi dưỡng trẻ có trách nhiệm đi đăng ký khai sinh.
- Khi đăng ký khai sinh cho trẻ sơ sinh bị bỏ rơi, họ, tên của trẻ được ghi theo đề nghị của
người đi khai sinh; nếu không có cơ sở để xác định ngày sinh và nơi sinh, thì ngày phát hiện trẻ
bị bỏ rơi là ngày sinh; nơi sinh là địa phương nơi lập biên bản; quốc tịch của trẻ là quốc tịch Việt
Nam. Phần khai về cha, mẹ và dân tộc của trẻ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được
để trống. Trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “trẻ bị bỏ rơi”. Trong trường
hợp có người nhận trẻ làm con nuôi, thì cán bộ Tư pháp hộ tịch căn cứ vào Quyết định công nhận
việc nuôi con nuôi để ghi tên cha, mẹ nuôi vào phần ghi về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và
Giấy khai sinh của con nuôi; trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “cha, mẹ
nuôi”; nội dung ghi chú này phải được giữ bí mật, chỉ những người có thẩm quyền mới được tìm
hiểu.
- Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi không phải là trẻ sơ sinh, thì việc lập biên bản và thông báo
tìm cha, mẹ đẻ của trẻ em cũng được thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 của Điều
này. Khi đăng ký khai sinh, những nội dung liên quan đến khai sinh được ghi theo lời khai của
trẻ; nếu trẻ không nhớ được, thì căn cứ vào thể trạng của trẻ để xác định năm sinh, ngày sinh là
ngày 01 tháng 01 năm đó; họ, tên của trẻ được ghi theo đề nghị của người đi khai sinh; quốc tịch
của trẻ là quốc tịch Việt Nam; những nội dung không xác định được thi bỏ trống. Trong cột ghi
chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “trẻ bị bỏ rơi"

Lưu ý: các quy định về đăng ký khai sinh nói trên cũng được áp dụng để đăng ký khai
sinh trong các trường hợp sau:
- Trẻ sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;
- Trẻ sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn
người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài.
- Trẻ sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là người nước ngoài hoặc không quốc tịch cư trú
ổn định lâu dài tại Việt Nam.
- Trẻ sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là người nước ngoài hoặc không quốc tịch cư
trú ổn định lâu dài tại Việt Nam còn người kia là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.
- Trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu
vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới.
2.2. ĐĂNG KÝ KẾT HÔN
Đăng ký kết hôn có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm tuân thủ pháp luật trong việc
kết hôn và ngăn ngừa việc kết hôn trái pháp luật. Mặt khác đăng ký kết hôn bảo đảm quyền lợi
cho 2 bên nam nữ. Giấy chứng nhận kết hôn do UBND xã, phường, thị trấn cấp là một chứng cứ
viết xác nhận giữa hai bên nam nữ đã phát sinh quan hệ vợ chồng hợp pháp được pháp luật thừa
nhận và bảo vệ.
17


Ở nước ta, việc kết hôn phải được tiến hành trước cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước.
Mọi nghi thức kết hôn khác như: kết hôn theo tục lệ hoặc tôn giáo đều không có gía trị pháp lý và
không được pháp luật thừa nhận.
Các quy định về đăng ký kết hôn được quy định tại Điều 17, Điều 18 của Nghị định, tập
trung vào một số vấn đề sau:
2.2.1. Thẩm quyền đăng ký kết hôn
Điều 17 Nghị định 158 quy định:
- UBND cấp xã, nơi cư trú của hai bên nam hoặc nữ thực hiện việc đăng ký kết hôn.
- Trong trường hợp cả hai bên nam, nữ là công dân Việt Nam đang trong thời hạn công
tác, học tập, lao động ở nước ngoài về nước đăng ký kết hôn, đã cắt hộ khẩu thường trú ở trong

nước, thì việc đăng ký kết hôn được thực hiện tại UBND cấp xã, nơi cư trú trước khi xuất cảnh
của một trong hai bên nam, nữ.
Đối với quy định tại khoản 1 Điều 17, cần lưu ý những điểm sau:
+ Nếu bên nam hoặc bên nữ có đăng ký hộ khẩu thường trú thì việc đăng ký kết hôn được
thực hiện tại UBND cấp xã nơi bên nam hoặc bên nữ có hộ khẩu thường trú.
+ Trong trường hợp cả hai bên nam nữ không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu
thường trú, nhưng có nơi đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn thì UBND cấp xã nơi bên nam
hoặc bên nữ có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn thực hiện việc đăng ký kết hôn.
* Như vậy, để tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan Nhà nước trong việc đăng ký kết
hôn, pháp luật về hộ tịch hướng việc đăng ký kết hôn tập trung chủ yếu vào nơi bên nam hay bên
nữ có đăng ký hộ khẩu thường trú. Chỉ khi cả hai bên nam nữ không có đăng ký hộ khẩu thường
trú mới đăng ký kết hôn tại nơi bên nam hay bên nữ đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn.
2.2.2. Thủ tục đăng ký kết hôn
Khi đến xin đăng ký kết hôn, để thể hiện ý chí tự nguyện, hai bên nam nữ phải cùng có
mặt để nộp hồ sơ, nếu 1 trong 2 bên không thể đến nộp hồ sơ được mà không có lý do chính đáng
(như ốm đau, công tác…) thì phải có đơn xin nộp hồ sơ vắng mặt, trong đó nêu rõ lý do vắng mặt
và có xác nhận của UBND cấp xã nơi người đó cư trú.
a. Hồ sơ đăng ký kết hôn gồm những giấy tờ sau
Theo qui định tại Khoản 1 Điều 18 Nghị định 158 thì:
Khi đăng ký kết hôn, hai bên nam, nữ phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định) và xuất trình
giấy chứng minh nhân dân.
Trong trường hợp một người cư trú tại xã, phường, thị trấn này, nhưng đăng ký kết hôn tại
xã, phường, thị trấn khác, thì phải có xác nhận của UBND cấp xã, nơi cư trú về tình trạng hôn
nhân của người đó.
Đối với người đang trong thời hạn công tác, học tập, lao động ở nước ngoài về đăng ký
kết hôn, thì phải có xác nhận của Cơ quan Ngoại giao, Lãnh sự Việt Nam tại nước sở tại về tình
trạng hôn nhân của người đó.
Đối với cán bộ, chiến sĩ đang công tác trong lực lượng vũ trang, thì thủ trưởng của đơn vị
của người đó xác nhận tình trạng hôn nhân.
Việc xác nhận tình trạng hôn nhân nói trên có thể xác nhận trực tiếp vào Tờ khai đăng ký

kết hôn hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định tại Chương V của Nghị định này.
Việc xác định tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng, kể từ ngày xác nhận.
b. Trình tự đăng ký kết hôn
Khoản 2 Điều 18 Nghi định 158 quy định:
Trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét thấy hai bên nam, nữ có
đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình, thì UBND cấp xã đăng ký kết
hôn cho hai bên nam, nữ.
18


Trong trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 5
ngày.
Khi đăng ký kết hôn, hai bên nam, nữ phải có mặt. Đại diện UBND cấp xã yêu cầu hai
bên cho biết ý muốn tự nguyện kết hôn, nếu hai bên đồng ý kết hôn thì cán bộ Tư pháp - hộ tịch
ghi vào Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận kết hôn. Hai bên nam, nữ ký vào Giấy chứng
nhận kết hôn và Sổ đăng ký kết hôn. Chủ tịch UBND cấp xã ký và cấp cho mỗi bên vợ, chồng
một bản chính Giấy chứng nhận kết hôn, giải thích cho hai bên quyền và nghĩa vụ của vợ, chồng
theo qui định của luật HNGĐ. Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn được cấp theo yêu cầu của vợ,
chồng.
2.2.3. Về việc xác nhận tình trạng hôn nhân trong tờ khai đăng ký kết hôn
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được sử dụng vào việc đăng ký kết hôn hoặc vào các
mục đích khác.
a. Thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Điều 66 Nghị định 158 quy định:
- UBND cấp xã, nơi cư trú của người có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân thực hiện
việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đó.
- Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân
trong thời gian ở trong nước, thì UBND cấp xã, nơi người đó cư trú trước khi xuất cảnh, thực
hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
- Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân

trong thời gian ở nước ngoài, thì Cơ quan Ngoại giao, Lãnh sự Việt Nam ở nước mà người đó cư
trú, thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Việc xác nhận tình trạng hôn nhân trong tờ khai đăng ký kết hôn yêu cầu phải bảo đảm
tính xác thực là vào thời điểm xin đăng ký kết hôn, đương sự còn độc thân. Do đó, việc xác nhận
tình trạng hôn nhân trước hết phải do UBND cấp xã thực hiện, vì UBND cấp xã nơi đương sự
đang cư trú mới có thể nắm bắt được đúng thực trạng hôn nhân của đương sự trong quá trình
đương sự sống tại địa phương.
b. Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Theo qui định tại Điều 67 Nghị định 158 thì:
- Người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy
định).
Trong trường hợp người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ, có
chồng, nhưng đã ly hôn hoặc người kia đã chết, thì phải xuất trình trích lục Bản án/Quyết định đã
có hiệu lực pháp luật của Toà án về việc ly hôn hoặc bản sao Giấy chứng tử. Quy định này cũng
được áp dụng đối với việc xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn theo quy
định tại khoản 1 Điều 18 của Nghị định này.
Sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ, Chủ tịch UBND cấp xã hoặc viên chức Lãnh sự ký và cấp
cho đương sự Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (theo mẫu quy định).
Trong trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn xác minh là 5 ngày.
- Việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải được ghi vào Sổ cấp Giấy xác nhận
tình trạng hôn nhân để theo dõi.
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng, kể từ ngày xác nhận
2.3. ĐĂNG KÝ KHAI TỬ
Việc đăng ký khai tử được thực hiện theo các qui định từ Điều 19 đến Điều 24 của Nghị
định 158. Khi thực hiện đăng ký khai tử cần lưu ý một số điểm sau:
2.3.1. Thẩm quyền đăng ký khai tử
Điều 19 của Nghị định qui định:
19

- UBND cấp xã, nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử. Về
nguyên tắc, thẩm quyền đăng ký khai tử là UBND cấp xã, nơi người chết có đăng ký hộ khẩu
thường trú. Nếu người chết không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú nhưng có
đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thì việc đăng ký khai tử được thực hiện tại UBND cấp xã
nơi đương sự có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn.
- Trong trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết (tức là
người chết không có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú và cũng không có nơi đăng ký hộ khẩu tạm
trú có thời hạn), thì UBND cấp xã, nơi người đó chết thực hiện việc đăng ký khai tử.
* Việc xác định cụ thể thẩm quyền đăng ký khai tử đối với một số trường hợp chết đặc
biệt được thực hiện như sau:
- Đăng ký khai tử cho quân nhân đang làm nghĩa vụ quân sự, cho người chết tại nơi tạm
giam, tạm giữ, thẩm quyền thực hiện việc đăng ký khai tử là UBND cấp xã nơi người chết đăng
ký hộ khẩu thường trú trước khi đi nghĩa vụ hoặc trước khi bị tạm giam, tạm giữ không có hộ
khẩu thường trú mà chỉ có hộ khẩu tạm trú có thời hạn thì thẩm quyền đăng ký khai tử là UBND
cấp xã nơi đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn của người chết trước khi đi nghĩa vụ quân sự hoặc
trước khi bị tạm giam, tạm giữ.
- Thẩm quyền đăng ký khai tử cho sỹ quan quân đội, quân nhân chuyên nghiệp, công
nhân, viên chức quốc phòng, công an nhân dân được thực hiện tại UBND cấp xã nơi đăng ký hộ
khẩu thường trú hoặc nơi đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn (nếu không có nơi đăng ký hộ
khẩu thường trú)
- Đăng ký khai tử cho người chết trong khi thi hành án phạt tù, chết do bị thi hành án tử
hình hoặc chết tại cơ sở giáo dục, trường giáo dưỡng được thực hiện tại UBND cấp xã nơi giam
giữ của người đó. UBND cấp xã trong trường hợp này được hiểu là UBND cấp xã nơi có trại
giam hoặc nơi có cơ sở giáo dục, trường giáo dưỡng.
2.3.2. Thời hạn đi khai tử
a. Thời hạn đi khai tử
Thời hạn đi khai tử là 15 ngày, kể từ ngày chết. Qui định trên áp dụng thống nhất trên
phạm vi cả nước, không phân biệt là khu vực thành phố hay miền núi, nông thôn.
b. Trách nhiệm đi khai tử:
Thân nhân của người chết có trách nhiệm đi khai tử; nếu người chết không có thân nhân,

thì chủ nhà hoặc người có trách nhiệm của cơ quan, đơn vị, tổ chức, nơi người đó cư trú hoặc
công tác trước khi chết khai tử.
Thân nhân của người chết được hiểu là những người thân trong gia đình, quan hệ huyết
thống, hôn nhân hoặc nuôi dưỡng đối với người chết (vợ, chồng, cha, mẹ, con cái, cháu chắt, anh
chị em, ông bà nội ngoại...)
2.3.3. Thủ tục đăng ký khai tử
Điều 21 Nghị định qui định rõ khi khai tử, người đi khai tử phải tuân theo những thủ tục
sau:
a. Người đi khai tử phải nộp Giấy báo tử (Theo mẫu Bộ Tư pháp ban hành số TP/HT1999-C1) hoặc giấy tờ thay cho Giấy báo tử
Giấy báo tử phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ của người chết; giờ, ngày, tháng, năm chết; địa
điểm chết và nguyên nhân chết.
* Thẩm quyền cấp Giấy báo tử:
- Đối với người chết tại bệnh viện hoặc tại cơ quan y tế, thì Giám đốc bệnh viện hoặc
người phụ trách cơ sở y tế đó cấp Giấy báo tử;
- Đối với người cư trú ở một nơi, nhưng chết một nơi khác, ngoài cơ sở y tế, thì UBND
cấp xã, nơi người đó chết cấp Giấy báo tử;
20


- Đối với người chết là quân nhân tại ngũ, công chức quốc phòng, quân nhân dự bị trong
thời gian tập trung huấn luyện hoặc kiểm tra tình trạng sẵn sàng chiến đấu, phục vụ chiến đấu và
những người được tập trung làm nhiệm vụ quân sự do các đơn vị quân đội trực tiếp quản lý, thì
thủ trưởng đơn vị đó cấp Giấy báo tử;
- Đối với người chết trong trại giam, trại tạm giam, nhà tạm giam hoặc tại nơi tạm giữ, thì
Thủ trưởng các cơ quan đó cấp Giấy báo tử;
- Đối với người chết tại trường giáo dưỡng, cơ sở giáo dục do ngành Công an quản lý, thì
Thủ trưởng các cơ quan đó cấp Giấy báo tử;
- Đối với người chết do thi hành án tử hình, thì Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình cấp
Giấy báo tử;
- Trường hợp một người bị Toà án tuyên bố là đã chết, thì quyết định của Toà án đã có

hiệu lực pháp luật thay cho Giấy báo tử;
- Trường hợp người chết có nghi vấn, thì văn bản xác định nguyên nhân chết của cơ quan
công an hoặc cơ quan y tế cấp huyện trở lên thay cho Giấy báo tử;
- Đối với người chết trên phương tiện giao thông, thì người chỉ huy hoặc điều khiển
phương tiện giao thông phải lập biên bản xác nhận việc chết, có chữ ký của ít nhất hai người
cùng đi trên phương tiện giao thông đó. Biên bản xác nhận việc chết thay cho Giấy báo tử;
- Đối với người chết tại nhà ở nơi cư trú, thì văn bản xác nhận việc chết của người làm
chứng thay cho Giấy báo tử.
* Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay cho Giấy báo tử được cấp cho thân nhân người chết để đi
khai tử. Trong trường hợp người chết không có thân nhân, thì Giấy báo tử được gửi cho UBND
cấp xã, nơi có thẩm quyền đăng ký khai tử theo quy định để UBND cấp xã đăng ký khai tử.
b. Sau khi kiểm tra các giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký khai
tử và Giấy chứng tử, Chủ tịch UBND cấp xã ký và cấp cho người đi khai tử một bản chính Giấy
chứng tử. Bản sao giấy chứng tử được cấp theo yêu cầu của người đi khai tử.
2.3.4. Đăng ký khai tử đối với một số trường hợp đặc biệt
a. Đăng ký khai sinh và khai tử cho trẻ chết sơ sinh
Theo qui định tại Điều 23 thì trẻ em sinh ra sống được từ 24 giờ trở lên rồi mới chết cũng
phải đăng ký khai sinh và đăng ký khai tử. Nếu cha, mẹ không đi khai sinh và khai tử, thì cán bộ
Tư pháp - hộ tịch tự xác định nội dung để ghi vào Sổ đăng ký khai sinh và Sổ đăng ký khai tử.
Đối với những trường hợp này cán bộ Tư pháp - hộ tịch phải chủ động nắm thông tin, đến trực
tiếp gia đình có có trẻ sơ sinh bị chết để đăng ký khai tử kết hợp với việc đăng ký khai sinh. Khi
đăng ký khai tử, cũng giống như việc đăng ký khai sinh, nếu gia đình có trẻ bị chết không yêu
cầu cấp Giấy chứng tử, thì không cấp, nhưng taị cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai tử phải ghi chú:
"Trẻ chết sơ sinh".
b. Đăng ký khai tử cho người bị Toà án tuyên bố là đã chết
- Việc đăng ký khai tử cho người bị Toà án tuyên bố là đã chết được thực hiện khi quyết
định của Toà án đã có hiệu lực pháp luật.
Người yêu cầu Toà án tuyên bố một người là đã chết phải thực hiện việc đăng ký khai tử.
- Trong trường hợp một người bị Toà án tuyên bố là đã chết, đã đăng ký khai tử, nhưng
sau đó còn sống trở về, được Toà án huỷ bỏ quyết định tuyên bố chết, thì UBND cấp xã, nơi đã

đăng ký khai tử căn cứ vào quyết định của Toà án đã có hiệu lực pháp luật, xoá tên người đó
trong Sổ đăng ký khai tử và thu hồi lại Giấy chứng tử đã cấp.
c. Đăng ký khai tử cho trường hợp chết có nghi vấn, chết do bệnh dịch
Những trường hợp chết có nghi vấn là những trường hợp sau đây:
- Chết đột ngột không rõ nguyên nhân;
- Chết do tai nạn
- Chết do bị giết, do tự tử hoặc nghi là bị giết, bị bức tử;
21


- Các trường hợp khác do pháp luật qui định.
Đối với những trường hợp chết có nghi vấn, chết do bệnh dịch, thì UBND cấp xã chỉ thực
hiện việc đăng ký khai tử khi có văn bản xác định nguyên nhân chết của Công an có thẩm quyền
(nếu chết có nghi vấn) hoặc văn bản của cơ quan y tế có thẩm quyền (nếu chết do bệnh dịch).
d. Đăng ký khai tử cho người chết không rõ tung tích
Thẩm quyền đăng ký khai tử thuộc về UBND cấp xã nơi phát hiện người chết không rõ
tung tích
- UBND cấp xã khi nhận được tin báo phát hiện người chết không rõ tung tích, phải làm
ngay những việc sau đây:
* Phải lập biên bản xác nhận tình trạng người chết không rõ tung tích. Biên bản phải bao
gồm những nội dung sau:
Ngày, tháng, năm, địa điểm phát hiện;
+ Giới tính, đặc điểm nhận dạng, tài sản và các đồ vật khác (nếu có);
+ Họ tên, địa chỉ, CMND của người phát hiện.
Biên bản phải có chữ ký của người phát hiện ra người chết không rõ tung tích, đại diện
của Công an xã, đại diện UBND và hai người làm chứng
* Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng để tìm người thân thích của người
chết không rõ tung tích. Lưu ý, khi thông báo phải có đầy đủ những thông tin liên quan đến người
chết được ghi trong Biên bản xác nhận người chết không rõ tung tích.
* Thực hiện việc mai táng và lưu giữ hình ảnh, dấu tích, đồ vật của người chết.

- Sau thời hạn 72 giờ, kể từ khi phát hiện người chết, nếu không tìm được người thân
thích và được phép của Công an cấp có thẩm quyền, thì UBND cấp xã nơi có người chết thực
hiện việc đăng ký khai tử. Khi đăng ký khai tử cho người chết không rõ tung tích, UBND cấp xã
cần lưu ý một số điểm sau đây:
+Chỉ thực hiện việc đăng ký khai tử sau khi có văn bản xác định nguyên nhân chết của cơ
quan Công an có thẩm quyền;
+Nếu không có cơ sở xác định ngày chết và nơi chết, thì ngày phát hiện ra người đó chết
là ngày chết, nơi chết là nơi lập biên bản, nguyên nhân chết được ghi theo văn bản xác định
nguyên nhân chết của cơ quan Công an;
+Những phần khai còn lại trong Giấy chứng tử và Sổ đăng ký khai tử, nếu không xác định
được nội dung thì để trống;
+Tại cột Ghi chú trong Sổ đăng ký khai tử phải ghi rõ "người chết không rõ tung tích" và
phải ghi rõ về địa điểm mai táng của người chết, số thẻ mộ (nếu có).
+Nếu sau khi đăng ký khai tử và mai táng mà sau đó phát hiện được tung tích của người
chết hoặc có người nhận là thân thích của người chết, sau khi xác định được đó là đúng sự thật,
thì UBND cấp xã ghi bổ sung những thông tin cần thiết vào những phần còn để trống trong Sổ
đăng ký khai tử và cấp cho thân nhân người chết Giấy chứng tử.
2.4. ĐĂNG KÝ VIỆC NUÔI CON NUÔI
2.4.1. Thẩm quyền đăng ký
- Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người nhận con nuôi thực hiện đăng ký việc nuôi
con nuôi.
UBND nơi "cư trú" được hiểu là nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của người nhận con
nuôi. Trong trường hợp người nhận con nuôi chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú nhưng có
đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo qui định pháp luật về đăng ký hộ khẩu thì UBND cấp
xã nơi người nhận con nuôi có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn thực hiện việc đăng ký nuôi
con nuôi.
22


- Trong trường hợp trẻ bị bỏ rơi được nhận làm con nuôi, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi

lập biên bản xác nhận tình trạng trẻ bị bỏ rơi đăng ký việc nuôi con nuôi; nếu trẻ em đó đã được
đưa vào cơ sở nuôi dưỡng, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi có trụ sở của cơ sở nuôi dưỡng đăng
ký việc nuôi con nuôi.
2.4.2. Điều kiện xin con nuôi và điều kiện trở thành con nuôi
a. Điều kiện xin con nuôi
Người muốn xin nhận trẻ làm con nuôi phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Là công dân Việt Nam, hiện đang thường trú ở trong nước;
- Có tư cách đạo đức tốt;
- Có mục đích nuôi con nuôi rõ ràng, nhằm đem lại tình cảm tốt đẹp giữa người nuôi và
con nuôi;
- Không mắc bệnh tâm thần mà không có khả năng nhận thức được hành vi của mình (Có
đầy đủ năng lực hành vi dân sự);
- Có đủ điều kiện về kinh tế để đảm bảo việc nuôi dưỡng con nuôi;
- Phải hơn con nuôi từ 20 tuổi trở lên;
- Không bị Tòa án tước quyền làm cha, mẹ
Các điều kiện nêu trên được xác định như sau:
- Nghiên cứu Đơn xin nhận trẻ làm con nuôi cũng như quá trình tiếp xúc với đương sự để
tìm hiểu mục đích xin nhận trẻ làm con nuôi.
- Căn cứ vào Sổ hộ khẩu gia đình, Chứng minh nhân dân hay các giấy tờ hợp lệ thay thế
của người xin nhận con nuôi và của người được nhận làm con nuôi để xác định người đó là công
dân Việt Nam, đang thường trú ở trong nước và xác định độ tuổi chênh lệch giữa cha, mẹ nuôi và
con nuôi.
- Qua quá trình tiếp nhận hồ sơ và xem xét, nếu thấy có nghi ngờ người xin nhận nuôi con
nuôi mắc bệnh tâm thần, thì yêu cầu người đó phải nộp Giấy khám sức khỏe của cơ quan y tế có
thẩm quyền về việc người đó có đủ sức khỏe để nuôi con nuôi.
- Đối với người xin nhận nuôi con nuôi là cán bộ, công chức Nhà nước thì phải có xác
nhận của cơ quan, đơn vị nơi người đó hiện đang công tác về việc người đó có tư cách đạo đức
tốt và đủ điều kiện kinh tế để có thể nuôi dạy con cái.
Trường hợp người xin con nuôi không làm việc tại các cơ quan đơn vị của Nhà nước, thì
việc xác nhận này do UBND cấp xã nơi người đó hiện đang thường trú hoặc tạm trú thực hiện.

- Nếu có nghi ngờ về việc người xin con nuôi đã bị tước quyền làm cha, mẹ thì phải xác
minh thận trọng trước khi từ chối đăng ký việc nuôi con nuôi.
b. Điều kiện trở thành con nuôi.
- Người từ 15 tuổi trở xuống mới được nhận làm con nuôi.
Trong trường hợp người xin được nhận làm con nuôi là thương binh, người tàn tật, hay
làm con nuôi người già yếu cô đơn thì con nuôi có thể trên 15 tuổi. Tuy nhiên, độ tuổi chênh lệch
giữa người nuôi và con nuôi vẫn phải bảo đảm là 20 tuổi. Đối với những trường hợp này, cán bộ
Tư pháp hộ tịch phải trực tiếp kiểm tra, xác minh về hoàn cảnh đặc biệt đó, nếu đúng sự thật mới
đề xuất trình UBND cấp xã xem xét, giải quyết.
2.4.3. Thủ tục đăng ký việc nuôi con nuôi
a. Hồ sơ đăng ký việc nuôi con nuôi
Điều 26 Nghị định qui định hồ sơ đăng ký việc nuôi con nuôi gồm có:
- Giấy thoả thuận về việc cho và nhận con nuôi (theo mẫu quy định).
Giấy thoả thuận về việc cho và nhận con nuôi phải do chính cha mẹ đẻ và người nhận con
nuôi lập, kể cả trong trường hợp cha, mẹ đẻ đã ly hôn. Trong trường hợp một bên cha hoặc mẹ đẻ
đã chết, mất năng lực hành vi dân sự hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự, thì chỉ cần chữ ký
của người kia; nếu cả cha và mẹ đẻ đã chết, mất năng lực hành vi dân sự hoặc hạn chế hành vi
23


dân sự, thì người hoặc tổ chức giám hộ trẻ em thay cha, mẹ đẻ ký Giấy thoả thuận. Đối với trẻ em
đang sống tại cơ sở nuôi dưỡng mà không xác định được địa chỉ của cha, mẹ đẻ, thì người đại
diện của cơ sở nuôi dưỡng ký Giấy thoả thuận.
Nếu người được nhận làm con nuôi từ đủ 9 tuổi trở lên, thì trong Giấy thoả thuận phải có ý
kiến của người đó về việc đồng ý làm con nuôi, trừ trường hợp người đó bị mất năng lực hành vi
dân sự hoặc hạn chế hành vi dân sự.
Trong trường hợp người nhận con nuôi không cư trú tại xã, phường, thị trấn, nơi đăng ký việc
nuôi con nuôi nói tại khoản 2 Điều 25 của Nghị định này, thì Giấy thoả thuận về việc cho và nhận
con nuôi phải có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người nhận con nuôi cư trú về việc
người đó có đủ điều kiện nuôi con nuôi theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình.

- Bản sao Giấy khai sinh của người được nhận làm con nuôi.
Đây là cơ sở để xác định tuổi của người được nhận làm con nuôi, nhằm tránh tình trạng
lợi dụng việc nuôi con nuôi để phục vụ, che dấu những động cơ, mục đích khác
- Biên bản xác nhận tình trạng trẻ bị bỏ rơi, nếu người được nhận làm con nuôi là trẻ bị bỏ
rơi.
Trong thời hạn 5 ngày, sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, UBND cấp xã nơi đã thụ lý
hồ sơ nghiên cứu, xem xét, nếu thấy người xin nhận, người giao hoặc người được nhận làm con
nuôi không đủ điều kiện để nhận nuôi con nuôi thì có quyền từ chối.
UBND mời người xin nhận con nuôi và người cho con nuôi đến để thông báo việc từ chối
và giải thích rõ lý do từ chối cho đương sự bằng văn bản, không hoàn trả lệ phí cho đương sự.
b. Trình tự đăng ký việc nuôi con nuôi
Trình tự đăng ký nuôi con nuôi được qui định cụ thể tại Điều 27, cụ thể trải qua các bước
sau:
- Người nhận con nuôi phải trực tiếp nộp hồ sơ nhận con nuôi cho UBND cấp xã, nơi
đăng ký việc nuôi con nuôi.
- Trước khi đăng ký việc nuôi con nuôi, cán bộ Tư pháp - hộ tịch phải kiểm tra, xác minh
kỹ các nội dung sau đây: Tính tự nguyện của việc cho và nhận con nuôi; Tư cách của người nhận
con nuôi; Mục đích nhận con nuôi.
Thời hạn kiểm tra, xác minh các nội dung trên không quá 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ
sơ hợp lệ. Trường hợp cần phải xác minh thêm, thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 5 ngày.
Sau thời hạn nói trên, nếu xét thấy việc cho và nhận con nuôi có đủ điều kiện theo quy
định của Luật Hôn nhân và gia đình, thì Ủy ban nhân dân cấp xã đăng ký việc nuôi con nuôi.
* Thủ tục bàn giao:
Khi đăng ký việc nuôi con nuôi, bên cho, bên nhận con nuôi phải có mặt; nếu người được
nhận làm con nuôi từ đủ 9 tuổi trở lên, thì cũng phải có mặt. Bên giao, bên nhận con nuôi phải
cùng ký tên vào Sổ đăng ký nhận nuôi con nuôi và Biên bản giao nhận con nuôi theo mẫu TP/HT
- 1999-D4. Cán bộ Tư pháp - hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký việc nuôi con nuôi và Quyết định công
nhận việc nuôi con nuôi. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho mỗi bên một bản chính
Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi.
Bản sao Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi được cấp theo yêu cầu của các bên cho

và nhận con nuôi. Bên cho con nuôi có trách nhiệm giao cho cha, mẹ nuôi bản chính Giấy khai
sinh của con nuôi.
Trong thời hạn 7 ngày, kể từ ngày thông báo, nếu bên giao, bên nhận và con nuôi không
đến đăng ký việc nhận nuôi con nuôi mà không có lý do chính đáng, thì UBND hủy việc xin
đăng ký nhận nuôi con nuôi và thông báo cho đương sự biết. Sau đó, nếu đương sự xin đăng ký
lại việc nhận con nuôi, thì thủ tục đăng ký được thực hiện theo qui định về việc đăng ký lại việc
nuôi con nuôi.
c. Thủ tục chấm dứt việc nuôi con nuôi
24


Kể từ khi Chủ tịch UBND cấp xã ký Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi sẽ phát
sinh quyền và nghĩa vụ giữa cha mẹ và con cái theo qui định của pháp luật về HNGĐ.
Nếu một trong hai bên muốn chấm dứt việc nuôi con nuôi, thì có thể gửi đơn đến Tòa án
nhân dân có thẩm quyền xin được chấm dứt việc nuôi con nuôi.
Cha mẹ nuôi không được tự ý chấm dứt việc nuôi con nuôi và trao lại đứa trẻ cho người
khác trông nom, nuôi dưỡng hoặc tự ý cho người khác nuôi con nuôi.
2.4.4. Bổ sung, sửa đổi giấy khai sinh của con nuôi
Điều 28 Nghị định qui định rõ:
- Trong trường hợp con nuôi là trẻ bị bỏ rơi mà phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh
và Sổ đăng ký khai sinh còn để trống, thì UBND cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, căn cứ vào
Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi ghi bổ sung các thông tin của cha, mẹ nuôi vào phần
khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của con nuôi, nếu cha mẹ nuôi có
yêu cầu. Trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ "cha, mẹ nuôi".
- Trong trường hợp giữa cha, mẹ đẻ và cha, mẹ nuôi có sự thoả thuận về việc thay đổi
phần khai về cha, mẹ từ cha, mẹ đẻ sang cha, mẹ nuôi trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai
sinh của con nuôi, thìỦy ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký khai sinh cho con nuôi đăng ký khai
sinh lại theo những nội dung thay đổi đó. Trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ
"cha, mẹ nuôi". Việc đăng ký khai sinh lại phải được ghi rõ trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai
sinh trước đây. Bản chính và bản sao Giấy khai sinh của con nuôi được cấp theo nội dung mới.

Giấy khai sinh cũ phải thu hồi.
Việc thay đổi phần khai về cha, mẹ như đã nói trên phải được sự đồng ý của con nuôi,
nếu con nuôi từ đủ 9 tuổi trở lên.
2.4.5.Một số điểm cần lưu ý trong khi đăng ký nuôi con nuôi
Ngoài những nội dung đã nêu trên, khi tiến hành đăng ký việc nuôi con nuôi, cần chú ý
một số điểm sau đây:
a. Việc những người có quan hệ họ hàng nhận nhau là cha, mẹ nuôi:
Vấn đề này, pháp luật về hộ tịch không qui định cụ thể việc ông, bà, cô, dì, chú bác, anh
chị em ruột, anh chị em cùng cha khác mẹ hay anh chị em cùng mẹ khác cha hoặc anh chị em họ
trong phạm vi ba đời có thể được nhận nhau là con nuôi. Nhưng trên thực tế nếu có xảy ra thì
xem xét như sau:
Xét về mặt đạo lý của người phương Đông và phong tục tập quán của người Việt Nam, thì
nếu việc nhận con nuôi không làm thay đổi thứ bậc trong quan hệ họ hàng như cô, dì, chú bác
bên nội hay bên ngoại xin nhận cháu làm con nuôi, thì có thể xem xét giải quyết.
Trong trường hợp xin nhận con nuôi mà làm thay đổi thứ bậc hay làm đảo lộn mối quan
hệ trong gia đình, họ hàng, không phù hợp với thuần phong mỹ tục như việc ông bà bên nội hay
bên ngoại xin nhận cháu làm con nuôi hoặc anh chị em ruột, anh chị em cùng cha khác mẹ hoặc
cùng mẹ khác cha nhận nhau làm con nuôi ....thì không xem xét, giải quyết.
b. Vấn đề nuôi con nuôi thực tế.
Đăng ký việc nuôi con nuôi là việc Nhà nước xác nhận mối quan hệ giữa người nuôi và
con nuôi có quan hệ cha mẹ và con kể từ ngày được cơ quan Nhà nước có thầm quyền công nhận.
Trong đăng ký việc nuôi con nuôi không có đăng ký quá hạn, do vậy những người trước đây đã
nhận nuôi con nuôi trên thực tế, nhưng không làm thủ tục đăng ký việc nuôi con nuôi thì không
được Nhà nước công nhận về mặt pháp lý.
Nếu như trên thực tế có trường hợp xin đăng ký việc nuôi tương tự như trên, thì UBND
cấp xã từ chối và không thụ lý hồ sơ.
c. Việc từ bỏ ý định xin con nuôi sau khi đã nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ:
Khi đương sự đã nộp hồ sơ và lệ phí đầy đủ và UBND cấp xã đã ấn định về ngày đăng ký
mà một trong các bên muốn thay đổi ý định thì có quyền xin rút lui không làm thủ tục đăng ký
25