Phân Tích Công Việc (Job Analysis)

CHƯƠNG 3:
PHÂN TÍCH
CÔNG VIỆC
(JOB
ANALYSIS)
1


NỘI DUNG






Khái niêm
Vai trò của phân tích công việc
Nội dung, trình tự phân tích công việc
Các phương pháp thu thập thông tin
Nội dung cơ bản của bản mô tả công việc
và bản tiêu chuẩn công việc
2


Khái niệm
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC LÀ QUÁ TRÌNH

NGHIÊN CỨU NỘI DUNG CÔNG VIỆC
NHẰM XÁC ĐỊNH CÁC NHIỆM VỤ,
TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN,
MỐI QUAN HỆ CÔNG VIỆC,

ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC,
VÀ CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ
KHI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

CÙNG CÁC PHẨM CHẤT,
KỸ NĂNG CẦN CÓ
ĐỂ THỰC HIỆN
TỐT CÔNG VIỆC

3


CÁC NHIỆM VỤ
CỤ THỂ

PHÂN
TÍCH
CÔNG
VIỆC

CÁC TRÁCH NHIỆM
CỤ THỂ

CÁC QUYỀN HẠN
CỤ THỂ

ĐK LÀM VIỆC
CỤ THỂ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

TIÊU CHUẨN MẪU ĐÁNH GIÁ
KQ CÔNG VIỆC
Y/CẦU PHẨM CHẤT, KỸ NĂNG
CẦN THIẾT CỦA CV

KIẾN THỨC
LÝ THUYẾT

KỸ NĂNG
THỰC HÀNH

KHẢ NĂNG
CẦN THIẾT KHÁC

4


Nhiệm vụ – Trách nhiệm – Quyền hạn





Nhiệm vụ: Phần công việc được phân công,
được giao
Trách nhiệm – Hoàn thành nhiệm vụ
Quyền hạn – Phương tiện để hoàn thành
nhiệm vụ

5

VD: Chức năng - Nhiệm vụ của
trưởng phòng TC HC











Tham mưu cho giám đốc về đường lối pt và qt NNL
Cố vấn cho lãnh đạo và các NV trong Cty về vấn đề nhân
sự, hành chánh
Thiết lập/phối hợp cùng lãnh đạo trực tuyến thiết lập chiến
lược, chính sách, chế độ, quy chế nhân sự và thủ tục hành
chính văn phòng
Phối hợp/ điều hành các hoạt động ctrình nhân sự và hành
chính văn phòng
Chỉ đạo việc kiểm tra tình hình thực hiện nhằm đảm bảo hệ
thống các chiến lược, chính sách qtns, hành chánh văn
phòng thực thi có hiệu quả
Phối hợp với các lãnh đạo trực tuyến thực hiện các chức
năng của QTNS: lên kế hoạch NNL, phân tích CV, tuyển
dụng, thực hiện các chương trình đào tạo huấn luyện nhân
viên, kích thích động viên nhân viên, quy định về lương

thưởng phúc lợi, đánh giá nhân viên, giải quyết các tranh
chấp lao động trong Cty …
6


VD: Quyền hạn
của trưởng phòng TC HC






Tham gia vào quá trình ra quyết định và
điều phối nhân sự thực hiện các HĐ kd
chung của Cty
Giữ vai trò chủ chốt về nhân sự trong
tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen
thưởng, kỷ luật, bố trí công việc, giải
quyết chính sách chế độ cho nhân viên
Được quyền thu chi để thực hiện các hoạt
động trong phạm vi chức năng công tác
hành chính nhân sự. Quy định tối đa
là…….đồng
7


Mối quan hệ công việc







BÊN TRONG
Quan hệ với cấp trên:
VD: Chòu sự lãnh đạo trực tiếp của GĐ; đònh kỳ báo
cào và chòu trách nhiệm với GĐ về toàn bộ các HĐ
Hành chánh – VP- Nhân sự trong Cty
Quan hệ với cấp dưới
VD: Phụ trách bộ phận TC-HC, quản lý điều hành
và chòu trách nhiệm về toàn bộ công việc của
Phòng
Quan hệ với các bộ phận khác:
VD: Phối hợp với các trưởng phòng khác trong việc
thực hiện các HĐ QTNS: tuyển chọn, huấn luyện,
bố trí, đánh giá, trả lương, thưởng, động viên kích
thích, duy trì quan hệ lao động tốt, và kiểm tra đôn
đốc tình hình thực hiện chính sách nhân sự của Cty
8


Mối quan hệ công việc (tiếp)
BÊN NGOÀI:
 Tổ chức cấp trên:Các vấn đề về tổ chức
nhân sự
 Các công ty khác: Điều phối nhân sự
 Chính quyền: Thực thi quy chế luật pháp,
các hoạt động cộng đồng

 Sở LĐ, Công đoàn, nhà cung ứng LĐ: phối
hợp tuyển chọn và giải quyết chính sách chế
độ
9


Điều kiện làm việc










Cơ sở vật chất của doanh nghiệp
- Máy móc, thiết bò: số lượng, chủng loại, quy trình
kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản
Chế độ lương bổng, khen thưởng
Tầm quan trọng của của công việc trong DN
Tiêu hao trí lực và thể lực
Rủi ro trong công việc
Điều kiện vệ sinh lao động
Sự cố gắng về thể lực
Sự tiêu hao năng lược trong quá trình làm việc…
10

VD: Điều kiện làm việc của trưởng
phòng TC HC






Phòng làm việc: Tốt, máy lạnh, nhiệt
độ, ánh sáng tốt, không bụi, không
ồn ào
Trang bị dụng cụ máy móc tại nơi
làm việc: Máy vi tính, điện thoại, fax,
photocopy
Thời gian, ca làm việc: Giờ hành
chính
11


Tieâu chuaån đánh giá KQ CV




Quy định các kết quả tổi thiểu
đạt được khi thực hiện công việc
Là cơ sở để đánh giá sự thực
công việc của người nhân viên

phải

hiện

12


VD: Tiêu chuẩn mẫu đánh giá thực
hiện CV của trưởng phòng TCHC




Duy trì các biện pháp khuyến khích tăng
NSLĐ nhằm nâng cao mức sống cho NV,
đồng thời gia tăng hiệu quả kd trong Cty:
doanh số/nhân viên đạt…%; Chi phí nhân
viên/doanh số dưới mức…%; Thu nhập
bình quân đầu người đạt…/năm
Đảm bảo các chế độ chính sách của nhà
nước và của Cty về quyền lợi và nghĩa vụ
của NV được thực hiện tốt; không xảy ra
tranh chấp, khiếu nại về vi phạm quyền lợi
của nhân viên
13


VD: Tiêu chuẩn mẫu đánh giá thực
hiện CV của trưởng phòng TCHC (tiếp)


Thực hiện các chức năng QTNS có

hiệu quả: Đảm bảo hiệu quả tuyển
dụng và đào tạo cao. Tỷ lệ nhân viên
thuyên chuyển, nghỉ việc dưới…%;
Tổ chức tốt các khoá đào tạo, đảm
bảo chất lượng các khoá đào tạo tại
công ty có chất lượng…% từ khá trở
lên; số lượt người tham dự đào tạo,
nâng cao trình độ là… lượt; tối
thiểu…% nhân viên có kỹ năng thực
hành công việc đáp ứng yêu cầu.
14


VD: Tiêu chuẩn mẫu đánh giá thực
hiện CV của trưởng phòng TCHC (tiếp)






Phát triển các giá trị văn hoá tinh
thần và không khí làm việc phù hợp
với Chiến lược KD của Cty (thông
qua tổ chức các hội thi, hội diễn…)
Có tinh thần trách nhiệm cao,
nghiêm túc gương mẫu trong công
việc
Hành vi tác phong trong công việc:
Tích cực, vui vẻ hoà nhã với mọi

người, tạo được uy tín tốt trong Cty
15


Phẩm chất kỹ năng cần thiết









Trình độ học vấn
Kinh nghiệm công tác
Tuổi tác, sức khỏe
Kỹ năng: kỹ năng chung (đánh máy, ngoại
ngữ, giải quyết vấn đề, ra quyết đònh…) kỹ
năng riêng ( cho các ngành nghề cụ thể…)
Phẩm chất: đạo đức, tác phong, cách đối
nhân xử thế, tham vọng…
Sở thích, ngoại hình
16


VD: Phẩm chất kỹ năng cần thiết










Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành
QTKD, Ktê LĐ, Hành Chính hoặc Luật kinh
tế
Đã qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về quản lý
hành chính văn phòng, qtrị NNL
Có kinh nghiệm công tác và đạt được
thành tích tốt trong lĩnh vực này ít
nhất…….năm
Nắm vững luật LĐ và các quy định của NN
liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của
NV
Am hiểu đường lối CL KD của Cty
17














Nắm vững và có kinh nghiệm thực hiện
các kỹ năng thực hành QTNS
Điềm tĩnh, chín chắn trong giải quyết CV
Có khả năng làm việc độc lập cao
Có khả năng giao tiếp tốt và biết thu hút,
tập hợp nhân viên
Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao
Làm việc khoa học, có tổ chức và hiệu quả
Sử dụng thông thạo tiếng Anh
Thông thạo vi tính Văn phòng
18


2. Vai trò của việc phân tích CV
Lên kế hoạch NNL
-Tuyển dụng
-Đào tạo, huấn luyện
-Đánh giá năng lực
thực hiện
-Trả công khen thưởng
-Quan hệ lao động
-

Phân tích
công việc

19

3. Các bước tiến hành phân tích
công việc










Bước 1: Xác đònh mục đích của phân tích công việc,
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn (sơ đồ tổ chức,
văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn, quy
trình công nghệ, bản mô tả công việc cũ)
Bước 3: Chọn các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt
để phân tích công việc nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí
trong việc thực hiện các công việc tương tự nhau.
Bước 4: Thu thập thông tin sơ cấp (quan sát tại nơi làm việc,
phỏng vấn, bảng câu hỏi)
Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin:
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công
việc
20


Mục đích










Mục đích
- Lập KH NNL



- Tuyển dụng
- XĐ n/cầu đào tạo
- Đánh giá năng lực
thực hiện
- Trả công











Phân tích công việc để
- Xác đònh nguồn cung cấp nhân sự
trong nội bộ hay bên ngồi Cty
- Xây dựng tiêu chuẩn TD
- Khâu nào tốt? Chưa tốt? Nguyện
vọng của NV?
- Quan sát nhân viên làm việc +
XD mẫu đánh giá
- XĐ tầm quan trọng của NV + mức
độ hoàn thành CV
21


Các loại thông tin cần thu thập khi
PTCV







TT về hoạt động thực tế của NV tiến hành tại
nơi làm việc: Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền
hạn, các mối quan hệ trong thực hiện CV (với
KH, với các nhân viên khác, với MMTB…)
TT về các yếu tố của điều kiện làm việc
TT về các loại MMTB
TT về những phẩm chất mà nhân viên cần có
TT về tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện CV:

gồm tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết
quả thực hiện công việc
22


Caực phửụng phaựp thu thaọp thoõng tin
phaõn tớch coõng vieọc








Phng vn
Bng cõu hi
Quan sỏt ti ni lm vic
Ghi chộp li trờn nht ký
Bng danh sỏch kim tra
Phi hp cỏc phng phỏp
Cỏc phng phỏp khỏc
23


Phỏng vấn:












Đối tượng PV
- Cá nhân
- Nhóm nhân viên thực hiện cùng một CV
- Cán bộ phụ trách
Nội dung phỏng vấn chủ yếu
- Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm
- Đặc điểm CV
- Cách thức thực hiện CV tốt nhất
- Điều kiện cần thiết để thực hiện CV một
cách tốt nhất
24








Thường sử dụng khi mục đích của phân tích CV là
xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực
hiện của nhân viên; xác đònh nhu cầu đào tạo, xác
đònh giá trò công việc

Ưu điểm: Có nhiều thông tin về các hoạt động, các
mối quan hệ, giải thích các yêu cầu và chức năng
của công việc
Nhược điểm: người bò phỏng vấn có thể cung cấp
thông tin sai, không muốn trả lời đầy đủ; tốn nhiều
thời gian
25