QUẢN TRỊ DỰ TRỮ TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

Đề tài thảo luận: Các quyết định cơ bản trong quản lý dự
trữ. Liên hệ thực tế quản lý dự trữ tại các DNTM hiện
nay.
I.
Các quyết định cơ bản trong quản lý dự trữ
I.1. Quyết định mô hình kiểm tra dự trữ
a. Mô hình kiểm tra thường xuyên dự trữ
Đây là mô hình phải thường xuyên kiểm tra tình trạng và các thông số dự trữ,
mô hình này thường áp dụng đối với những sản phẩm thuộc nhóm A, có tốc
độ chu chuyển nhanh.
đối với mô hình này điểm tái đặt hàng được xác định như sau:
*công thức: Dd= m * Th + Db.
trong đó:
Dd: điểmtáiđặthàng.
m: mức tiêu thụ hàng hóa bình quân ngày.
Th:thờigiantrungbìnhthựchiệnmộtđơnhàng.
Db:dữtrữbảohiểm.
Cácbướctiếnhành:
+Xác định điểm tái đặt hàng.
+Xác định dự trữ thực tế tại thời điểm kiểm tra .
+Xác định lượng hàng đang đặt.
+Tiến hành so sánh và đưa ra quyết định đặt hàng.
Khi kiểm tra dự trữ, nếu xảy ra: Dk + Qd

Dd. thì tiến hành đặt hàng với quy

mô lô hàng kinh tế.
trong đó :
Qd: quy mô lô hàng đã đặt.
Dk: dự trữ thực tế tại thời điểm kiểm tra.
b. Mô hình kiểm tra định kì thông thường

Với mô hình này, sau một thời gian nhất định thì lại tiến hành kiểm tra dự trữ
và xác định các thông số dự trữ . mô hình này thường được áp dụng với
những sản phẩm thuộc nhóm C, có chu kì kiểm tra dài ngày.
đối với mô hình này, điểm tái đặt hàng được tính theo công thức:
D d =m( Th + ) + Db.
trong đó: L: chu kỳ kiểm tra dự trữ ( ngày).
c. Mô hình kiểm tra biến dạng
 Mô hình hệ thống chu kỳ đặt hàng cố định : mô hình này thường áp dụng
trong trường hợp hệ thống đơn đặt hàng có nhiều mặt hàng, có cùng thời
điểm đặt hàng.
đối với mô hình này, chu kỳ kiểm tra cũng đồng thời là chu kỳ đặt hàng, do


đó
D d = D k.
quy mô lô hàng được xác định như sau:
Qb=Dmax-Dk-Qd.
trong đó: Dmax: mức dự trữ bổ xung mục tiêu : Dmax = m( Th + L)+ Db.
dự trữ trung bình sẽ là : D=

+Db

 Mô hình 2 mức dự trữ: mô hình này thường được áp dụng đối với sản phẩm
thuộc nhóm B, có chu kỳ kiểm tra ngắn hạn.
với hệ thống này, tại thời điểm kiểm tra nếu
Dk + Qd < Dmin thì tiến hành đặt hàng với quy mô lô hàng Qh = Dmax –Dk-Qd.
Trong đó: Dmin:dự trữ thấp nhất và Dmin = Dd = m.Th + Db.
dự trữ trung bình cũng được tính theo công thức của mô hình trên.
I.2. Quyết định quy mô lô hàng nhập
 Trường hợp đơn giản

Khi nhu cầu liên tục và có tốc độ ổn định, phải xác định qui mô lô hàng và tần số
nhập hàng. Đây là bài toán xác định qui mô lô hàng để có tổng chi phí thấp nhất.
Công thức xác định qui mô lô hàng như sau:
Qo =

M- Tổng mức tiêu thụ hàng hoá trong kỳ kế hoạch
fh- Chi phí một lần đặt hàng
kd- Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ
pk- Giá phí hàng hoá nhập kho

2 Mf h
k d pk

 Trường hợp giảm giá mua và vận chuyển vì lượng
Do những chính sách marketing mà nguồn hàng và đơn vị vận tải có thể giảm giá
khi mua hoặc vận chuyển với đơn đặt hàng có qui mô lớn. Có 2 chính sách giảm
giá: chính sách giảm giá toàn phần và chính sách giảm giá từng phần. Chúng ta
nghiên cứu phương pháp xác định qui mô lô hàng đối với từng chính sách.
Việc xác định qui mô lô hàng kinh tế dựa trên cơ sở xác định tổng chi phí thấp nhất
của chi phí giá trị hàng hoá mua, chi phí đặt hàng và chi phí dự trữ. Công thức xác
định tổng chi phí này như sau:

F=

pim .M

M . f h k d . pim .Qi
+
+
Qi

2

Trong đó:
F- Tổng chi phí mua và dự trữ cho cả thời kỳ với qui mô lô hàng Qi
pim - Giá mua với qui mô lô hàng Q

i

M- Nhu cầu cho cả thời kỳ kế hoạch


fh- Chi phí một lần đặt hàng
Qi- Qui mô lô hàng cần mua; kd- Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ

Chính sách giảm giá vì lượng toàn phần.
Với chính sách này, nguồn hàng sẽ giảm giá cho tất cả các đơn vị hàng hoá khi qui
mô lô hàng vượt quá giới hạn nhất định. Có thể tóm tắt chính sách này như sau:
Qui mô lô hàng(Qi)
Giá(pi)
0 < Qi < Q1
p1
Q i ≥ Q1
p2
Trong đó: Qi- Qui mô lô hàng cần mua; Q1-Giới hạn qui mô lô hàng có mức giá p1
p2- Giá hàng hoá khi qui mô lô hàng vượt quá giới hạn Q1
Tổng chi
phí F

Chi phí với
0 < Qi

0

Chi phí với
Qi ≥ Q1

Q1

Qui mô lô hàng

Đường cong xác định (hiện thực)
Đường cong không xác định (không hiện thực)
Đồ thị tổng chi phí trong chính sách giảm giá vì lượng toàn phần
Quá trình xác định qui mô lô hàng kinh tế theo các bước như sau:
- Bước 1: Tính qui mô lô hàng kinh tế Qo2 với mức giá thấp nhất p2. Nếu Qo2 xác
định thì đó là qui mô lô hàng cần tìm. Nếu không, tính tiếp ở bước 2.
Bước 2: Tính qui mô lô hàng tối ưu với mức giá thấp hơn Q 01 (giá trị nằm trong
khoảng xác định). Tính tổng chi phí F theo qui mô lôChi
hàng
tối ưu Q 0i1với mức giá p1
phí với
0
<
Q
i và theo các qui mô lô hàng giới hạn Qi với mức giá thấp hơn p2.
- Bước 3: So sánh các phương án chi phí trên, phương án nào có chi phí thấp hơn thì
qui mô lô hàng ứng với phương án đó là qui mô lô hàng kinh tế cần tìm.

Chính sách giảm giá vì lượng từng phần

Đối với chính sách này, khi qui mô lô hàng mua vượt quá giới hạn xác định thì
nguồn hàng sẽ giảm giá mua cho số lượng đơn vị hàng hoá vượt quá giới hạn. Có
nghĩa:
Qui mô mua (Qi)
Giá mua (pi)
Qi ≤ Q1
p1
Qi > Q 1
p1cho Q1 và p2Có thể diễn tả đường cong tổng chi phí theo chính sách giảm giá như sau:


Tổng chi
phí F

Chi phí với
0 < Qi ≤Q1

Chi phí với
Qi > Q1

0

Q1

Qui mô mua

Đồ thị tổng chi phí với chính sách giảm giá vì lượng từng phần
Ngoài ra còn có các mô hình: Mô hình xác định qui mô lô hàng khi đã biết chi phí
do thiếu hàng, Mô hình xác định qui mô lô hàng trong trường hợp bị giới hạn về

vốn dự trữ hoặc diện tích kho bảo quản,…
d. Quyết định mức dự trữ bảo hiểm
• Khái niệm:
Quyết định dự trữ bảo hiểm nhằm khắc phục sự biến động trong ngắn hạn
của nhu cầu hoặc chu kỳ nhập hàng
• Vai trò:
Dự trữ bảo hiểm nhằm khắc phụ trong ngắn hạn sự biến động trong nhu cầu
hoặc chu kỳ nhập hàng nên giúp doanh nghiệp khai thác tốt cơ hội thị
trường. Doanh nghiệp có hoạt động dự báo lượng hàng tiêu thụ tuy nhiên
không chính xác tuyệt đối, qua phân tích và tính chủ quan của nhà quản trị sẽ
xác định lượng dự trữ bảo hiểm nhất định. Một phần là nhu cầu người tiêu
dùng biến động, phần khác rủi ro do phương tiện vận chuyển hỏng hóc, hàng
hóa phải đổi lại hay quá trình xử lý đơn hàng chậm trễ làm cho chu kỳ nhập
hàng dài hơn dự tính. Từ đó làm tăng giá trị dịch vụ khách hàng, hàng hóa
luôn có sẵn để phục vụ khách hàng.
Dự trữ bảo hiểm góp phần giảm chi phí chung. Khi tiến hành dự trữ dĩ nhiên
sẽ tiêu tốn một lượng tiền nhất định cho bảo quản, đặt hàng. Tuy nhiên khi
hàng hóa thiếu và không thỏa mãn tốt mong đợi khách hàng sẽ mất đi chi phí
lớn hơn. Bởi khách hàng là điểm mấu chốt cho hoạt động kinh doanh của các
doanh nghiệp, khi mất khách hàng có nghĩa doanh nghiệp không có thu
nhập.
Công thức tính mức dự trữ bảo hiểm
Độ lệch tiêu chuẩn của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng
δ=√(t+1)δ2c +m2δ2t
Trong đó δ: độ lệch tiêu chuẩn chung
δc: độ lệch tiêu chuẩn nhu cầu
δt: độ lệch tiêu chuẩn thời gian thực hiện đơn hàng


Dự trữ bảo hiểm phụ thuộc vào độ lệch tiêu chuẩn và xác suất có hàng

để bán
Db= δ.z
Trong đó Db: dự trữ bảo hiểm
z: hệ số phụ thuộc vào xác suất có hàng để bán.
II. Liên hệ thực tế tại Công ty TNHH MTV thực phẩm và đầu tư FOCOCEV
2.1. Giới thiệu về công ty
2.1.1 Quá trình hình thành
Trung tâm KD-XNK và dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng thành lập vào ngày
18/10/1996 trên cơ sở hợp nhất các cửa hàng đã có từ trước thuộc công ty TNHH
MTV thực phẩm và đầu tư FOCOCEV miền Trung tại khu vực Đà Nẵng.
Tên giao dịch đối ngoại: Foodstuff Company of Control Vietnam
Trụ sở chính: 93 Phan Châu Trinh-TP.Đà Nẵng
Tài khoản 004100000176 tại Ngân hàng Ngoại Thương Đà Nẵng
Điện thoại: 0511.382115- 3816703
Trung hiện có tài khoản tại các ngân hàng :
Ngân hàng Công Thương
Ngân hàng Ngoại Thương
Ngân hàng Hàng Hải
Trung tâm là đơn vị thuộc doanh nghiệp nhà nước, hoạt động thương mại hàng
hóa và dịch vụ tổng hợp, được phép kinh doanh Xuất Nhập khẩu trực tiếp, là
một bộ phận của công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ miền Trung. Có tư
cách pháp nhân, có tài khoản riêng để giao dịch theo quy định của nhà nước.
2.1.2. Quá trình phát triển
Được thành lập vào năm 1996 nhưng Trung tâm đã sớm tạo được uy tín trên thị
trường Đà Nẵng và là một đơn vị cung cấp, phân phối hàng hóa thuộc Công ty
thực phẩm và đầu tư công nghệ miền Trung. Bước đầu do Trung tâm mới
thành lập nên gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình kinh doanh, Trung tâm
phải đối đầu với những khủng hoảng chung về tài chính, tiền tệ năm 1997. Song
với nỗ lực của toàn thể cán bộ Trung tâm, từng bước khắc phục được khó khăn
của mình. Hoàn thành tốt các chỉ tiêu đề ra, nộp đầy đủ các khoản ngân sách Nhà

nước. Đồng thời ổn định đời sống vật chất tinh thần của cán bộ nhân viên Trung
tâm. Hoạt động kinh doanh của Trung tâm ngày càng được mở rộng có hiệu
quả, luôn tạo niềm tin cho các cán bộ công nhân viên để họ yên tâm làm việc tại
Trung tâm.
Hiện nay, Trung Tâm đã thực sự chiếm được ưu thế trong một số mặt hàng thuộc
ngành kinh doanh thực phẩm tại thị trường Quảng Nam – Đà Nẵng và khu vực
miền Trung, Trung Tâm đang thực hiện phương châm “ đa dạng hóa mặt hàng
kinh doanh” nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các nhu cầu ngày càng tăng của
người dân. Bằng cách chú trọng củng cố và mở rộng quy mô hoạt động, chú


trọng đến công tác nghiên cứu thị trường. Tăng cường khả năng cạnh tranh và
không ngừng củng cố hoàn thiện các mặt hàng chủ lực nhằm giữ vững và chiếm
lĩnh thị phần.
2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Bộ máy tổ chức của Trung tâm được xây dựng theo mô hình trực tuyến, chức
năng dựa trên yêu cầu gọn nhẹ và hiệu quả, phù hợp với đặc tính kinh
doanh của Trung tâm, phát huy được tinh thần sáng tạo của nhân viên cũng
như khả năng tham mưu của các phòng ban.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM
Giám đốc

Phòng kinh doanh

Kho

phòng kế toán

Các cửa hàng

Tổ bán hàng

Ghi chú:
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
Quan hệ phối hợp
Nhận xét:
Trung Tâm xây dựng cơ cấu tổ chức theo chức năng, phù hợp với đặc thù kinh
doanh của mình. Với cơ cấu tổ chức này, các nhân viên có thể phát huy được
năng lực chuyên môn trong công việc, cho phép chia sẽ kinh nghiệm giữa cấp
trên và cấp dưới. Tránh được tình trạng lãng phí nguồn lực đồng thời tiết kiệm
chi phí bởi tính đơn giản, gọn nhẹ của cơ cấu này.
Tuy nhiên, với cơ cấu tổ chức này sẽ làm giảm sự truyền thông trong từng bộ
phận phòng ban với nhau, có thể dẫn đến xung đột về thứ tự ưu tiên giữa các bộ
phận.
2.1.4. Ngành nghề kinh doanh của Trung tâm
Hiện nay Trung tâm kinh doanh bên lĩnh vực chuyên mua bán và XNK Thương
Mại các mặt hàng thực phẩm công nghệ và các mặt hàng thực phẩm khác.


Trung tâm kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau với những quy cách phong phú
và đa dạng, như dầu ăn các loại, các loại rượu ngoại nhập, rượu nội, đường, các
loại sữa, bơ các loại, đồ hộp và một số mặt hàng khác, trong đó dầu ăn các loại
chiếm tỷ trọng lớn nhất.
2.1.5.Cơ sở vật chất kỷ thuật tại Trung Tâm
Là đơn vị chuyên cung cấp các mặt hàng thực phẩm, nên Trung Tâm, để đảm bảo
uy tín, có đủ hàng kịp thời cung cấp cho khách hàng, do đó Trung Tâm chú
trọng xây dựng hệ thống kho bãi và đầu tư trang thiết bị cho việc bán hàng, vận
chuyển và DT hàng hóa. Cụ thể, hiện nay Trung Tâm có 4 xe oto, 5 xe ba gác, 2
kho để DT hàng hóa ( 31-Nguyễn Thạch, 109 - Trưng Nữ Vương).

Ngoài ra, Trung Tâm đầu tư trang thiết bị máy móc để bảo quản hàng hóa tại các
nhà kho: máy quay chống trộm, thiết bị giữ ẩm, các hóa chất diệt côn trùng…
Tại trụ sở, cũng như cửa hàng đều được bố trí hệ thống máy tình phục vụ việc
bán hàng, lưu trữ các thong tin về việc xuất nhập hàng cũng như các vấn đề bảo
mật khác.
2.3. Đặc điểm thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm
2.3.1. Đặc điểm thị trường và khách hàng
Là một đơn vị đóng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, Trung Tâm chủ yếu tổ chức
kinh doanh trên thị trường Đà Nẵng, vì đây là một thị trường có tiềm năng
kinh tế khá mạnh và đang trên đà phát triển. Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu ngày
càng tăng của người dân, cũng như nâng cao khả năng cung cấp hàng hóa của
mình, Trung Tâm còn tổ chức kinh doanh trên các thị trường lân cận như:
Quảng Nam, Huế, Quảng Ngãi, Quảng Bình…
Do đặc điểm của mặt hàng kinh doanh, đa phần người tiêu dung cuối cùng vẫn là
các hộ gia đình và một số tổ chức kinh doanh ăn uống. Hiện nay, khách hàng
chủ yếu của Trung Tâm là các đại lý, các cửa hàng bán lẻ và một số dịch vụ ăn
uống.
2.3.2. Đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm
Đóng trên địa bàn có nền kinh tế năng động, phát triển. Do đó, bối cảnh cạnh
tranh cũng khá gay go, phức tạp. Đối thủ cạnh trang của Trung Tâm là các
doanh nghiệp, Trung Tâm khác tại Đà Nẵng. Ngoài ra một số hàng nhập lậu,
hàng trốn thuế là nguyên nhân gây ra những khó khăn cho Trung Tâm về khả
năng cạnh tranh.
2.4. Phân tích đánh giá các hoạt động quản trị dự trữ của Trung tâm KD-XNK
và dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng:
2.4.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị dự trữ của trung tâm
a) Vốn kinh doanh:
Vốn được xem là một trong những yếu tố quan trong và tiên quyết trong vấn đề
kinh doanh của một doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp thương mại chuyên
kinh doanh bán buôn các loại hàng hóa, mặt hàng tiêu dùng thì nguồn vốn là thứ

phản ánh quy mô của doanh nghiệp. Đối với Trung tâm KD- XNK và dịch vụ tổng
hợp Đà Nẵng thì nguồn vốn là điều giúp cho trung tâm hoạt động ổn định công
việc kinh doanh của mình; nhất là trong các vấn đề đặt hàng, bổ sung hàng hóa
trong kho phục vụ cho nhu cầu dự trữ diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn trong các
thời điểm trong năm (dịp lễ tết, lễ hội...) hay do cầu từ thị trường biến đổi một cách
đột ngột.Dưới đây là bảng cơ cấu vốn của Trung Tâm :
Khoản mục

Năm 2009

Năm 2010

Vốn lưu động

6.598.712

8.960.973

14.716.854

151.833

115.017

498.907

6.750.545

9.075.990

15.215.761

Vốn cố định
Tổng vốn KD

Năm 2011

b) Mối quan hệ với các nhà cung ứng:
Như đã biết trong mỗi quá trình Logistics và trong chuỗi cung ứng của mỗi doanh
nghiệp thì mối quan hệ với các nhà cung ứng rất là quan trọng. Mỗi doanh nghiệp
kinh doanh cần phải các nhiều nhà cung ứng nhằm phần bổ các rủi ro là doanh
nghiệp mình có thể gặp phải trong vấn đề mua hàng từ họ, và cần phải có sự lựa
chọn giữa các mặt hàng từ các nhà cung ứng như: mặt hàng của doanh nghiệp nào
được ưu chuộng hơn cả? Mặt hàng nào mang lại lợi nhuận chủ đạo cho công ty của
doanh nghiệp (quy tắc pareto)? Mặt hàng của doanh nghiệp nào chất lượng tốt, giá
cả phải chăng. Và đặc biệt cần xác định được mức độ ảnh hưởng tới các nhà cung
cấp. Có thể nói Trung tâm KD- XNK và dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng đã xây dựng
rất tốt mối quan hệ nhà cung ứng với các đối tác của mình
- Công ty dầu ăn thực vật Cái Lân: Dầu ăn Neptune, Symply, Meizan
- Công ty Tân Hưng Thịnh: Đồ hộp nhập khẩu
- Công ty sản xuất dịch vụ Tân Thịnh: Rượu liên doanh
c) Điều kiên tự nhiên và đặc điểm của hàng hóa
Có thể nói Đà Nẵng được coi là một trong những nơi được thiên nhiên ưu đãi tại
nước ta; đây là nơi có hai mùa khô và mùa mưa rõ rệt có thể nói rằng đây không
những là thành phố ít thiên tai, bão lũ mà ngược lại còn được thiên nhiên ưu đãi với
nhiều sản phẩm nổi tiếng về rượu không có các trình trạng ẩm ướt, khô nóng...
Tuy nhiên ngoài rượu và các sản phẩm đồ đóng hộp thì tương ớt, dầu ăn lại là sản
phẩm chính của doanh nghiệp với thời hạn sử dụng tương đôi ngắn nên Trung Tâm

cũng cần lưu ý đến các vấn đề kho bãi bảo quản hàng hóa của công ty.
d) Phương tiện vận tải và cơ sở hạ tầng kho bãi
Với quy mô kinh doanh không lớn, nguồn vốn còn hạn chế, dù có đầu tư để nâng
cấp, mở rông, cơ sở hạ tầng phục vụ cho công tác mua- bán- DT nhưng Trung Tâm
vẫn gặp không ít khó khăn. Phương tiện vận chuyển còn thiếu (4xe ô tô, 5 xe ba


gác), hệ thống kho bãi còn nhỏ, hiện Trung Tâm còn 2 kho để DT hàng hóa (31Nguyễn Thạch, 109- Trưng Nữ Vương). Để có thể đảm bảo cho quá trình DT, bảo
quản hàng hóa, giảm chi phí thuê kho bãi, Trung Tâm đang có kế hoạch mở rộng
kho bãi.
2.4.2 Thực trạng công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm
(a) Công tác QTDT hàng hóa về mặt hiện vật tại trung tâm

Quy trình nhận hàng tại Trung Tâm
Từ danh mục các mặt hàng mà mình kinh doanh, và dựa trên các nhà cung cấp lâu
năm của trung tâm. Trung tâm phần nào bớt được chi phí tìm kiếm nhà cung cấp,
nhưng vẫn đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng hàng hóa. Dựa trên tình hình
kinh doanh của kỳ trước, Trung Tâm lên kế hoạch để đặt mua hàng và lượng hàng
cần thiết đảm bảo cho việc kinh doanh trong kỳ.
Hiện nay Trung Tâm chủ yếu thực hiện hình thức mua hàng theo hợp đồng, sau khi
hai bên đã chấp nhận mọi yêu cầu, Trung Tâm sẽ lập đơn đặt hàng, theo đó nhà
cung ưng sẽ giao hàng cho Trung Tâm. Có hai hình thức tiếp nhận hàng
-Tiếp nhận tại kho: Nhà cung ứng sẽ đưa hàng hóa đến tại kho của Trung
Tâm, nhân viên thuộc bộ phận sẽ có nhiệm vụ kiểm tra giấy tờ có liên quan đến lô
hàng, dỡ hàng ra khỏi phương tiện, kiểm tra hàng về mặt số lượng cũng nhu chất
lượng. Nếu khớp với đơn đặt hàng thì lập chứng từ nhập hàng vào kho, giai đoạn
cuối là lập biên bản nhập hàng
-Tiếp nhận tại cảng: áp dụng cho mặt hàng rượu nhập khẩu, hàng hóa được
giao tại cảng, mọi thủ tục tiếp nhận có sự giám sát của nhân viên hải quan, sau đó
hàng sẽ được đưa vào ô tô của Trung Tâm, sau khi kiểm tra, nếu mọi thông tin đều

khớp với tờ khai thì cho đưa hàng về kho.
Ngoài ra, Trung Tâm tiến hàng kiểm tra ngay lô hàng tại địa điểm tiếp
nhận với đại diện của hai bên, mọi trường hợp sai xót sẽ được xử lý dựa trên thỏa
thuận, thương lượng hoặc điều khoản ghi trên hợp đồng.

Quy trình bảo quản hàng hóa DT tại Trung Tâm
Bảo quản là một khâu quan trọng trong nội dung QTDT hàng hóa về mặt hiện
vật, vậy nên Trung Tâm rất chú trọng đến khâu này. Cụ thể, sắp tới Trung Tâm sẽ
mở rộng diện tích kho tại 95A Nguyễn Hữu Thọ phục vụ cho việc lưu kho. Đối
với từng mặt hàng, Trung Tâm sẽ có phương pháp bảo quản khác nhau. Cụ thể:
- Phân bổ hàng hóa:
+ Sau khi tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung ứng và đưa hàng về kho, nhân viên
kho chịu trách nhiệm bốc dở hàng khỏi phương tiện, phân bổ chúng theo từng
vị trí của từng mặt hàng.
+ Hàng hóa được chia làm hai kho (kho hàng thực phẩm, kho rượu)
- Chất xếp hàng hóa:
+ Kho của Trung Tâm là kho tĩnh, hàng hóa ở yên vị trí của mình trong suốt
thời gian lưu kho.


+ Đối với mặt hàng thực phẩm, việc chất xếp ở kho cũng như ở cửa hàng là
xếp chồng lên nhau, từ 5 – 8 thùng/chồng theo từng loại sản phẩm: Dầu ăn
Meizan, Symly, Neptune 1:1:1… Tránh sự biến dạng của sản phẩm, dễ dàng
trong việc kiểm tra, xuất hàng.
+ Đối với mặt hàng rượu các loại: được cất giữ trên các kệ, tủ, các thùng hàng
không xếp chồng lên nhau, tránh va chạm trong quá trình lưu kho.
Kho luôn được vệ sinh sạch sẽ, lắp đặt máy chống trộm, hút ẩm. Tránh sự tiếp
xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời trong quá trình lưu kho.

Quy trình xuất kho tại Trung Tâm

Mọi hoạt động xuất kho đều tuân thủ theo phương pháp F.I.F.O
Trường hợp xuất hàng nội bộ, Trung Tâm tiến hàng xuất hàng đến các cửa hàng
trực thuộc Trung Tâm sau khi nhận phiếu xuất kho, kiêm vận chuyển nội bộ hợp
lý.
Các trường hợp xuất hàng bán theo đơn đặt hàng của khách hàng, thì Trung Tâm
tiến hành theo quy trình sau:
kiểm tra tính hợp lệ của
đơn hàng

Kiểm tra hàng hóa
(số lượng, chất lượng)

Hoàn tất thủ tục xuất kho

Xuất kho theo đơn hàng

Lập chứng từ liên quan

Công tác báo cáo nhập xuất tồn tại Trung Tâm
Để đảm bảo cho công tác DT, xây dựng được định mức DT hợp lý, Trung Tâm
thường xuyên kiểm tra lượng hàng tồn trong kho thông qua thẻ kho, hóa đơn bán
hàng, phiếu nhập xuất kho, từ đó lên danh sách các mặt hàng tồn để có biện pháp
điều chỉnh kịp thời.
Kết thúc mỗi tháng, kế toán của Trung Tâm có nhiệm vụ báo cáo tình hình nhập
– xuất– tồn hàng hóa của từng mặt hàng, với sự hổ trợ của phần mền tin học. Sau
đó, kế toán tiến hành ghi sổ sách, đối chiếu và lập báo cáo nhập– xuất– tồn
trong thàng và tổng kết vào cuối kỳ kinh doanh.
Đối với các mặt hàng dầu ăn của công ty dầu thực vật Cái Lân, Trung Tâm có
báo cáo tuần hàng tồn kho của đại lý, từ đó có thể dễ dàng theo dõi lượng hàng
tồn của mặt hàng này, vì đây là mặt hàng kinh doanh trọng điểm của Trung

Tâm.
( b ) Các quyết định trong dữ trữ của trung tâm
Cũng như các doanh nghiệp thương mại khác, công tác QTDT về mặt kinh tế tại
Trung Tâm nhằm đảm bảo 2 mục tiêu chính:


-

Mục tiêu an toàn: Có lượng hàng DT hợp lý, tránh sự gián đoạn.
Mục tiêu tài chính: Giảm đến mức thấp nhất có thể các chi phí liên
quan đến hoạt động DT.
Với đặc thù sản phẩm kinh doanh, mang tính thời vụ, dễ biến động trong các
ngày lễ, tết, sự kiện…nên Trung Tâm tiến hành DT thường xuyên (Dtx) để có đủ
hàng cung ứng kịp thời, không bị gián đoạn. Để đảm bảo mục tiêu an toàn,
Trung Tâm tiến hành xây dựng định mức hàng DT thường xuyên, cụ thể:
- Xác định lượng hàng DT tối thiểu, đảm bảo quá trình bán ra không bị gián
đoạn.
- Xây dựng lượng hàng DT dựa trên các nhân tố ảnh hưởng
Dtx = P * t
+ Dtx: mức DT thường xuyên tình theo đơn vị hiện vật.
+ P: mức tiêu thụ bình quân ngày đêm.
P = N (năm)/360 = N(quý)/90 = N(tháng)/30
+ t: chu kỳ cung ứng hàng hóa theo kế hoạch tính theo ngày.
Cùng với việc xây dựng lượng hàng DT, Trung Tâm áp dụng phương pháp ABC
để xác định tỷ trọng hàng DT hợp lý, từ phương pháp này Trung Tâm nhận thấy
rằng:

Mặt hàng dầu ăn chiếm tỷ trọng 85% tổng doanh số bán ra,
song lượng hàng DT mặt hàng này phải là thấp nhất, nhằm giảm chi
phí lưu kho, DT. Ngoài ra, do mặt hàng này có thời gian sử dụng

hạn chế, nguồn cung ứng ổn định.

Mặt hàng rượu các loại, chiếm 10% trong tổng doanh số,
với đặc thù sản phẩm có giá trị lớn, chi phí cho mỗi lần đặt hàng
cao, nên cần DT với số lượng tương đối lớn, mặc khác, thời gian
sử dụng dài, ít bị hư hỏng về chất lượng. Tuy nhiên, Trung Tâm
tiến hành kiểm tra thường xuyên tình trạng lưu kho mặt hàng này,
tránh đến mức thấp sự va chạm, đổ vỡ…

Đối với mặt hàng thực phẩm khác, chiếm tỷ trọng nhỏ
trong tổng doanh số bán ra, giá trị mua vào không lớn, song đây
là mặt hàng thiết yếu, việc bán ra diễn ra thường xuyên, nên cần
DT với số lượng lớn hơn.
Từ tỉ trọng các mặt hàng mà Trung Tâm đã kinh doanh trên đây ta có
những quyết định về vấn đề dự trữ tại doanh nghiệp

Quyết định về mô hình kiểm tra dự trữ:
Dựa theo tỉ trọng các loại hàng hóa mà doanh nghiệp đang kinh doanh,
Trung Tam đưa ra mô hình kiểm tra theo 3 mặt hàng:

Mặt hàng dầu ăn chiếm tỉ trọng doanh số tới 85% và các mặt
hàng thực phẩm thiết yếu khác lợi nhuận đem lại chỉ ở mức độ


trung bình và dự trữ kho chỉ cho phép ở mức ít( trung tâm cũng chỉ
có khả năng lưu trữ kho 2 kho) thường được Trung Tâm kiểm tra dự
trữ theo mô hình kiểm tra định kì thông thường và mô hình Hệ
thống 2 mức dự trữ. Trong đó trong mô hình 2 mức dự trữ (hệ thống
min- Max) thì việc kiểm tra sẽ phụ thuộc vào lượng dự trữ là lớn
nhất hay là cao nhất với mặt hàng dầu ăn vì dầu ăn là loại sản phẩm

có chu kì biến động về cầu

Còn 10% còn lại về sản phẩm rượu thường áp dụng mô hình
kiểm tra thường xuyên dự trữ.

Quyết định về quy mô lô hàng nhập:
Đánh giá theo tính chất các mặt hàng, về tính chất hàng hóa, mức độ phổ
biến và tiêu thụ; một số mặt hàng với tính chất bảo quản thời gian lâu dài như
rượu thì có hia quyết định chính trong quy mô lô hàng nhập là: nhập theo từng
lần và quy mô lô hàng tái cung ứng.Ví dụ như đối với mặt hàng dầu ăn và thực
phẩm đồ hộp nhu cầu người tiêu dùng là ổn định lượng tồn kho hạn chế nên có
thể áp dụng quy mô lô hàng tái cung ứng ngay khi mà dự trữ giảm tới mức thấp
nhất.
Hiện nay, Trung Tâm áp dụng phương pháp xuất hết các lô, lô hàng nào nhập
trước thì xuất trước (F.I.F.O). Phương pháp này phù hợp với đặc thù sản phẩm
kinh doanh có thời gian sử dụng hạn chế của hàng thực phẩm, dễ hàng kiểm tra
số lượng lô hàng còn lại, việc định giá sản phẩm khi xuất kho là phù hợp.
QTDT hàng hóa về mặt kinh tế tại Trung Tâm với mục tiêu tài chính là đảm bảo
sao cho giảm thiểu đến mức tối đa các chi phí liên quan, để Trung Tâm có thể
chủ động trong việc lưu chuyển vốn, gia tăng lợi nhuận. Do đó, Trung Tâm có
những biện pháp để quản lý các loại chi phí liên quan này. Một số chi phí có ảnh
hưởng gồm:

Chi phí sản phẩm mua (Fm)
Đây là loại chi phí chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tổng chi phí DT, Trung Tâm
kiểm soát chặt chẽ chi phí này, bao gồm chi phí mua hàng, chi phí nhập kho, lưu
kho, kiểm tra hàng hóa, ký kết hợp đồng...Các chi phí này được xem là những
khoản không đổi, hoặc có sự biến động rất ít, nguyên nhân là do Trung Tâm
tạo dựng được mối quan hệ khá bền vững và uy tín với các nhà cung ứng.
Điều này thể hiện rõ qua kết quả mua hàng của Trung Tâm những năm gần đây.

Kết quả mua vào mặt hàng dầu ăn
ĐVT:1000
đồng

Chỉ tiêu

Năm 2009

Năm 2010

Năm 2011

Neptune 1:1:1

38.301.337

51.598.344

79.523.242

Cái Lân

19.411.873

33.307.200

35.564.489

Meizan

29.463.278

38.244.762

58.627.595

Simply

4.684.098

6.690.362

14.248.513


Chi phí kho bãi (Fk)
Để giảm thiểu được chi phí này, Trung Tâm có biện pháp để tận dụng tối đa
không gian kho bãi: bố trí hàng hợp lý, sắp xếp gọn gàng…phù hợp với đặc
điểm của từng loại hàng kinh doanh. Chi phí này chỉ phát sinh khi Trung Tâm
quyết định mở rộng diện tích, quy mô kho, hoặc đầu tư công nghệ, máy móc
cải tiến hệ thống kho. Tuy nhiên, chi phí này được Trung Tâm khấu hao hợp lý
qua các năm hoạt động kinh doanh.
Ngoài ra, Trung Tâm còn chú trọng quản lý một sô các loại chi phí khác, để đảm
bảo bài toán tổng chi phí có hiệu quả: Chi phí vận chuyển, chi phí quản lý, chi
phí di gián đoạn…
2.5. Kết luận chung về thực trạng QTDT hàng hóa tại Trung Tâm
2.5.1. Những thành công trong công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm
Với thực trạng công tác QTDT tại Trung Tâm, dễ dàng nhận thấy những

thành công mà Trung Tâm đạt được trong công tác này về mặt hiện vật, kế toán và
kinh tế.
Quy trình tiếp nhận hàng ở Trung Tâm diễn ra một cách trình tự, có
logic, phù hợp với lý thuyết. Song, dựa trên mối quan hệ mua hàng lâu năm,
uy tín của Trung Tâm với các nhà cung ứng, nên quy trình này diễn ra nhanh
chóng hơn, ít xảy ra mâu thuẫn, giúp Trung Tâm có được một nguồn hàng ổn
đình, đảm bảo cho công tác mua hàng và DT.
Việc bảo quản ở Trung Tâm được tiến hành cẩn thận, đảm bảo các yêu cầu
trong bảo quản “dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra”. Nhằm đáp ứng được nhu cầu DT,
Trung Tâm đã đầu tư mở rộng kho bãi, mua trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ kho.
Có phương pháp phân bổ, chất xếp hàng hóa lưu kho hợp lý với đặc thù của
từng mặt hàng, tạo điều kiện thuận lơi cho việc xuất kho.


Tổng chi phí đầu tư hệ thống kho bãi
ĐVT: 1000 đồng

Chỉ tiêu

Năm 2009

Năm 2010

Năm 2011

Trang thiết bị

11.587

4.712

9.225

Nhà xưởng – kho bãi

240.658

258.157

347.650

Công tác báo cáo nhập xuất tồn diễn ra khá đơn giản nhờ sự hổ trợ của hệ
thống tin học, với việc chú trọng xây dựng định mức hàng DT, Trung Tâm
phần nào đảm bảo được lượng hàng bán ra, cũng như dễ dàng kiểm soát lượng
hàng tồn.
Báo cáo nhập – xuất – tồn mặc hàng dầu ăn năm 2011
ĐVT:1000 đồng

Chỉ tiêu

Tồn ĐK

Nhập mua
khác

Nhập mua

Xuất bán
khác
Xuất bán

Tồn CK

79.484.58 7
Neptune

2.696.713

69.067

79.523.242

271.460

2.532.974
34.666.21 6

Cái lân

425.389

47.789

35.564.489

59.781

1.311.670
56.596.70 7

Meizan

3.185.933

1.556.999

58.627.595

1.343.864

5.429.956
13.351.77 5

Simply

478.268

638.432

14.248.513

598.627

Qua đó ta nhận thấy rằng, xét riêng mặt hàng dầu ăn, trong năm 2011,
Trung Tâm đã có kế hoạch mua và DT hàng hợp lý, kịp thời cho hoạt động bán
ra, không gây tình trạng thiếu hụt hàng. Điều này giúp cho Trung Tâm khẳng
định được sự uy tín của mình với các khách hàng trung thành, cũng như nâng
cao được hình ảnh trong tâm trí những khách hàng mới trên địa bàn Đà Nẵng
cũng như các thị trường lân cận.
Bảng báo cáo nhập xuất tồn cho thấy, Trung Tâm không tồn đọng

hàng trong năng 2011 đối với mặt hàng dầu ăn, mặt hàng kinh doanh chủ lực.
Điều này thể hiện sự kinh doanh khá hợp lý và có hiệu quả của Trung Tâm,

1.414.811


tránh được tình trang ứ đọng vốn hoặc khả năng tăng nợ, đây là một thành
công đáng ghi nhận đối với một doanh nghiệp thương mại trong năm qua.
2.5.2. Những hạn chế trong công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm
Mặc dù rất chú trọng đến công tác QTDT hàng hóa, tuy nhiên Trung
Tâm vẫn còn một số hạn chế, khó khăn nhất định cần phải khắc phục, để có thể
hoàn thiện công tác này, kinh doanh hiệu quả hơn.
- Nguồn vốn còn ít, ít chủ động trong việc đặt hàng thời gian cao điểm,
mất không ít cơ hội kinh doanh.
- Khả năng dự báo nhu cầu tiêu dùng của nhà quản lý còn thiếu tính chính
xác, dẫn đến việc xây dựng định mức hàng DT không chính xác, ảnh hưởng
đến công tác bán ra.
- Phương tiện vận chuyển còn ít, làm tăng chi phí thuê ngoài khi gặp những lô
hàng số lượng lớn.
- Đặc thù sản phẩm kinh doanh có thời gian sử dụng ngắn ngày, cùng với ảnh
hưởng của điều kiện tự nhiên, dù là yếu tố khách quan, nhưng có ảnh hưởng
rất lớn trong công tác bảo quản, lưu kho.
- Công tác quản lý hàng DT về mặt giá trị gặp không ít khó khăn, do sự biến động
giá cả thị trường, kinh doanh nhiều mặt hàng do đó giá mua vào khác nhau, việc
định giá trước khi xuất kho phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng.
- Trong năm 2011, mặc dù đạt hiệu quả trong hoạt động kinh doanh hoàn thành
mục tiêu đề ra, song vì quá chú trọng mặt hàng chủ lực là dầu ăn, nên Trung
Tâm đã bỏ lỡ không ít cơ hội cho các mặt hàng khác: gạo, đồ hộp, đường…
III. Một số đề suất về công tác quản trị dự trữ của Trung Tâm
QTDT về mặt kinh tế tại bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào điều

đảm bảo hai mục tiêu:
- Mục tiêu an toàn
- Mục tiêu tài chính
Về mặt kinh tế, DT cần phải đảm bảo đủ số lượng hàng hóa, không gây gián
đoạn trong qua trình kinh doanh, nhưng phải giảm đến mức tối thiểu các chi
phí liên quan nhằm thực hiện mục tiêu lợi nhuận. Do đó, Trung Tâm phải xác
định được lượng hàng DT hợp lý, mặt hàng nào cần DT, DT với số lượng bao
nhiêu. Mối liên hệ giữa QTDT và các công tác Quản trị tác nghiệp khác (mua
hàng, bán hàng…) để thực hiện bài toán tổng chi phí. Trên cơ sở các yêu cầu đó,
một số giải pháp sau có thể giúp Trung Tâm trong công tác QTDT hàng hóa về
mặt kinh tế
3.1. Dự báo nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của khách hàng
Để giúp cho công tác tiêu thụ hàng hóa có hiệu quả, Trung Tâm cần đo
lường nhu cầu hiện tại của thị trường, để biết được dung lượng thị trường,
những thuận lợi, khó khăn để từ đó có chính sách, biện pháp, chiến lược thích
ứng kịp thời nhằm nắm bắt cơ hội kinh doanh, đẩy mạnh doanh số bán ra, biết


được nên DT mặt hàng nào, với số lượng bao nhiêu là hợp lý.
Các mặt hàng kinh doanh tại Trung Tâm tương đối đa dạng, tuy nhiên,
việc đo lường, dự báo nhu cầu áp dụng chủ yếu cho các mặt hàng chủ lực: trước
tiên là dầu ăn, sau đó đến mặt hàng rượu các loại
Có rất nhiều phương pháp để dự báo nhu cầu tiêu thụ, trong đó Trung Tâm
có thể sử dụng phương pháp san bằng số mũ giản đơn. Đây là phương pháp dễ
sử dụng, chỉ cần ít số liệu trong quá khứ.
Ft = α * Dt-1 + ( 1- α) * Ft-1
0.1 ≤ α ≤ 1
Ft : Dự báo nhu cầu cho thời kỳ t
Dt-1 : Nhu cầu thực tế của thời kỳ ngay trước đó
Ft -1 : Dự báo của thời kỳ ngay trước đó

α : Hệ số san bằng mũ
Trên thực tế, dự báo mới chính bằng dự báo cũ cộng với khoản chênh lệch
giữa nhu cầu thực tế và dự báo của giai đoạn đã qua, có điều chỉnh cho phù hợp.
Vì mô hình này rất đơn giản nên được sử dụng khá rộng rãi trong các
doanh nghiệp, tuy nhiên, việc chọn hệ số san bằng mũ α sao cho thích hợp cũng
như để đánh giá mức độ chính xác của dự báo, ta so sánh giữa kết quả dự báo
và nhu cầu thực tế trong kỳ. Sai số của dự báo được tính như sau:
Sai số dự báo (AD) = Nhu cầu thực tế (Dt) – Dự báo (Ft)
Để đánh giá mức sai lệch tổng thể của dự báo người ta còn dùng độ lệch
tuyệt đối trung bình MAD
n

Di
Fi

MAD=∑
i=1

MAD càng nhỏ thì trị số α càng hợp lý, vì nó cho biết kết quả dự báo càng ít
sai.
3.2.

Xây dựng kế hoạch DT phù hợp cho từng mặt hàng
Trung Tâm nên tiến hành DT thường xuyên với các mặt hàng thực phẩm,
với mức DT an toàn thích hợp.
Mức DT an toàn được xác định bởi công thức sau:
Mức DT an toàn = Điểm tái đặt hàng ở khả năng tối đa - điểm tái đặt hàng ở khả
năng bình thường
Thời giá chờ đợi: Là số ngày tính từ ngày đặt hàng đến ngày nhận hàng. Với thời
gian chờ đợi bình thường là 13 ngày, thời gian chờ đợi tối đa là 20 ngày.

Mô hình DT thường xuyên với mức DT an toàn đã được xác định có
nhiều ưu điểm cho Trung Tâm:
- Luôn có sẵn lượng hàng hóa đảm bảo đáp ứng nhu cầu. Thường sử dụng


đối với hàng hóa có qui mô nhu cầu lớn, tương đối ổn định về nguồn hàng.
- Có lượng hàng hóa đủ để cung cấp cho khách hàng trong thời gian chờ hàng.
- Giảm được lượng hàng hóa tồn kho ở mức thấp nhất, mà vẫn đảm bảo quá
trình bán diễn ra thuận lợi.
- Giảm được chi phí lưu kho, chi phí hao hụt và một số chi phí liên quan đến
tổng chi phí DT.
Ngoài ra, để giảm thiểu được các khoản chi phí liên quan đến DT, Trung
Tâm cần đảm bảo được một cơ cấu tỷ lệ chi phí như sau:
- Chi phí vốn: là chi phí bằng tiền, do đầu tư vốn cho DT và thuộc vào chi
phí cơ hội. Chi phí vốn phụ thuộc vào giá trị trung bình, thời gian hạch
toán và suất thu hồi vốn đầu tư. Thông thường, trên thị trường tiền tệ, tỷ
lệ chi phí vốn được tính theo lãi suất tiền vay ngân hàng. Tỷ lệ chi phí vốn
trung bình là 15%, dao động từ 8% - 40%.
- Chi phí công nghệ kho: thường gọi là chi phí bảo quản sản phẩm DT kho.
Trung bình, chi phí này là 2%, dao động 0 – 4%.
- Hao mòn vô hình: Giá trị sản phẩm DT giảm xuống do không phù hợp
với thị trường. Thể hiện chi phí này là % giảm giá bán. Chi phí này
trung bình là 1.2%, dao động từ 0.5 – 2%.
- Chi phí bảo hiểm: Là chi phí đề phòng rủi ro theo thời gian. Chi phí bảo
hiểm tùy thuộc vào giá trị sản phẩm và tình trạng cơ sở vật chất kỹ thuật.
Chi phí này trung bình 0.05%, dao động từ 0 – 2%.
3.3. Mối quan hệ với nhà cung cấp
Công ty cần lựa chọn các đơn vị sản xuất cung ứng hàng hóa có uy tín, tạo
lập mối quan hệ làm ăn bền vững, lâu dài với họ để khi cần thực hiện một hợp
đồng nào đó, công ty có thể mua hay huy động được số lượng hàng theo đúng yêu

cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất sau khi kí hợp đồng.
Ngoài ra công ty nên chủ động hơn trong việc tìm nguồn cung cấp và tìm
nguồn tiêu thụ, mặt khác có thể tổ chức tốt hơn trong công tác vận chuyển và tiêu
thụ hàng hóa nhằm tăng vòng quay dự trữ và số lượng hàng tồn kho. Chẳng hạn
khi mua hàng trung tâm có thời gian để tham khảo toàn diện giá cả cũng như điều
kiện mua hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn được nhà cung cấp
nhiều ưu đãi nhất, đồng thời giảm thiểu rủi ro.
Xây dựng mối quan hệ tốt với các bên liên quan, như ngân hàng, các tổ chức
tín dụng hay các cơ sở logistics khác.