Hệ thống quản lý ký túc xá

Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

Hệ thống quản lý ký túc xá
Tóm tắt
Báo cáo này giới thiệu hệ thống quản lý ký túc xá để quản lý việc đăng ký vào ký túc xá của sinh
viên, quản lý các sinh viên nội trú, các trang thiết bị và nhân sự cán bộ trong ký túc xá. Đồng thời,
hệ thống này còn giúp đưa ra các thông tin thống kê về nhiều mặt tình trạng của ký túc xá như tình
hình an ninh, trang thiết bị, tình trạng phòng, sức khỏe chung của ký túc xá để giúp ban quản lý
quản lý ký túc xá tốt hơn.

I.

Giới thiệu
Ngày nay, số lượng các trường đại học trên cả nước ngày càng tăng đã dẫn đến sự gia tăng nhanh
chóng số lượng sinh viên. Vì các trường hầu hết tập trung ở một số thành phố lớn, trong khi phần
lớn sinh viên lại thuộc các tỉnh khác nên nhu cầu về chỗ ở trọ của sinh viên ngày càng trở nên cấp
thiết. Số lượng sinh viên ở xa của các trường đại học thường xin vào ở trong ký túc xá của trường
do ký túc xá đảm bảo an ninh, tiền phòng không quá đắt và có điều kiện để học tập. Chính vì có
đông sinh viên ở trong ký túc xá nên quá trình quản lý ký túc xá gặp nhiều khó khăn, cần nhiều
nhân lực và công sức để quản lý. Do đó đòi hỏi cần có một hệ thống quản lý ký túc xá nhằm giúp
cho ban quản lý ký túc xá dễ dàng hơn trong quá trình quản lý sinh viên.
Nhóm em đã tiến hành phân tích chức năng nghiệp vụ của một hệ thống quản lý ký túc xá, từ trên
cơ sở phân tích các chức năng đó mới có thể làm được phần mềm quản lý ký túc xá.
Báo cáo được tổ chức như sau: Phần 2 giới thiệu về các hệ thống quản lý ký túc xá tương tự mà
các nhóm khác đã xây dựng. Phần 3 giới thiệu về hệ thống quản lý ký túc xá mà nhóm em xây
dựng. Các so sánh, đánh giá về hệ thống sẽ được nêu lên trong phần 4. Phần 5 sẽ nêu lên một số
kết luận.

II.

Các hệ thống quản lý ký túc xá tương tự

Hầu hết các hệ thống quản lý ký túc xá được các nhóm xây dựng dựa trên cơ sở hướng chức năng
của hệ thống. Cách tiếp cận hướng chức năng này có ưu điểm là giảm sự phức tạp, dễ dàng xây
dựng hệ thống, tập trung vào ý tưởng, chuẩn mực hóa tiến trình, hướng về tương lai (kiến trúc),
giảm tính nghệ thuật trong kiến trúc, …
Nhìn chung, các nhóm đã xây dựng được một hệ thống quản lý ký túc xá về cơ bản có những chức
năng đáp ứng việc đăng ký vào và ra khỏi ký túc xá của sinh viên; quản lý hồ sơ thông tin của các
sinh viên hiện đang ở trong ký túc xá; cũng như là quản lý được trang thiết bị và việc đóng tiền
điện nước hàng tháng của các phòng trong ký túc xá [1], [2], [3].

1 Nhóm 2, lớp K18KTĐT


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

Ngoài ra, một số hệ thống quản lý ký túc xá đã xây dựng thêm chức năng quản lý, tìm kiếm hồ sơ
thông tin về các thành viên trong ban quản lý ký túc xá và chức năng tìm kiếm hồ sơ thông tin của
sinh viên nội trú [1]. Có hệ thống lại thêm chức năng xét kỷ luật sinh viên và quản lý trực tự quản
của sinh viên [2].
Trong báo cáo xây dựng hệ thống quản lý ký túc xá của nhóm em, chúng em đã tiến hành khảo sát
tại ký túc xá Ngoại Ngữ - Trung tâm hỗ trợ sinh viên Đại học Quốc Gia Hà Nội thuộc Đại học
Quốc Gia Hà Nội – 144 Xuân Thủy – Cầu Giấy – Hà Nội. Dựa trên thực tế quy trình xử lý các
công việc của ban quản lý ký túc xá Ngoại Ngữ, nhóm em đã thêm chức năng thống kê vào hệ
thống quản lý ký túc xá. Các thống kê này là những thống kê theo tháng như thống kê về tình hình
tài chính, an ninh, trang thiết bị của ký túc xá, khám chữa bệnh của sinh viên và công nhân viên,
tình trạng phòng.
Ngoài ra, trong 3 nhóm chức năng cơ bản của hệ thống quản lý ký túc xá là (i) quản lý việc tiếp
nhận đăng ký vào ở ký túc xá của sinh viên, (ii) quản lý phòng và (iii) quản lý sinh viên, nhóm em
đã bổ sung khoảng 10 chức năng con trong nhóm 3 chức năng cơ bản này, ví dụ như chức năng
tiếp nhận đăng ký ở ký túc xá trong thời gian nghỉ hè của sinh viên nội - ngoại trú hoặc các thí sinh
– phụ huynh đưa con đi thi vào đại học – cao đẳng; chức năng tiếp nhận đăng ký tiếp tục ở ký túc

xá năm sau của sinh viên nội trú; chức năng quản lý việc bàn giao phòng cuối năm của sinh viên
cho ban quản lý để về nghỉ hè; chức năng đăng ký tham gia du lịch hoặc tham gia các khóa học
ngắn để lấy bằng lái xe máy, lấy chứng chỉ kế toán, tin học do ban quản lý ký túc xá tổ chức,…
Ngoài ra, nhóm chúng em cũng xây dựng việc quản lý cán bộ, công nhân viên trong ký túc xá
thành một nhóm chức năng để đáp ứng nhu cầu quản lý hồ sơ thông tin, tìm kiếm thông tin của các
cán bộ cũ và mới.

III. Phân tích và xây dựng hệ thống quản lý ký túc xá
IV.1. Mô tả bài toán
IV.1.1. Sơ đồ tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong ký túc xá
Sơ đồ tổ chức các bộ phận trong ký túc xá:

2 Nhóm 2, lớp K18KTĐT


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

Ban giám đốc ký
túc xá

Bộ phận tổ

Bộ phận

Bộ phận

Bộ phận

chức hành

quản trị

công tác

kế toán tài

chính

thiết bị

sinh viên

vụ

Trạm y tế

Các bộ phận trên có vai trò như sau:
- Ban giám đốc KTX: Tổ chức chỉ đạo, kiểm tra, giám sát thực hiện kế hoạch thuộc mảng công
việc phụ trách. Điều hành các hoạt động công việc khác khi được giám đốc đại học / hiệu trưởng
giao cho. Báo cáo và chịu trách nhiệm trước giám đốc đại học / hiệu trưởng thường xuyên, định kỳ
tình hình, kết quả công việc được giao theo quy định.
- Bộ phận tổ chức hành chính: thực hiện các công tác tổ chức cán bộ, hành chính tổng hợp, văn
thư lưu trữ, lễ tân. Thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ viên chức, bảo vệ chính trị nội bộ.
Quản lý về công tác thư viện trong ký túc xá. Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và khai thác tư
liệu thông tin, sách báo, tạp chí phục vụ sinh viên, cán bộ công nhân viên. Tổ chức thực hiện công
tác quản lý các dịch vụ phục vụ sinh viên.
- Bộ phận quản trị thiết bị: thực hiện các công tác quy hoạch, xây dựng cơ bản, phát triển, quản lý
và sử dụng cơ sở vật chất (đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc, tài sản máy móc thiết bị ...) của ký túc
xá. Thực hiện mua sắm tài sản lớn và theo dõi dử dụng tài sản phục vụ nhiệm vụ của ký túc xá.
- Bộ phận công tác sinh viên: thực hiện các công tác quản lý sinh viên nội trú, ngoại trú. Quản lý

các câu lạc bộ của sinh viên trong ký túc xá. Phối hợp với chính quyền địa phương đảm bảo trật tự,
an ninh và phòng chống các tội phạm, tệ nạn xã hội tại khu vực trong và ngoài ký túc xá.
- Bộ phận kế toán – tài vụ: thực hiện các công tác quản lý hoạt động tài chính và kế toán.
- Trạm y tế: Quản lý về công tác y tế, an toàn vệ sinh môi trường lao động, an toàn vệ sinh hệ
thống căn tin, hàng quán phục vụ sinh viên. Thực hiện theo dõi, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ
công nhân viên và sinh viên.
3 Nhóm 2, lớp K18KTĐT


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

IV.1.2. Quy trình xử lý
Qua điều tra khảo sát tại ký túc xá Ngoại Ngữ - Trung tâm hỗ trợ sinh viên Đại học Quốc Gia Hà
Nội, em thấy quy trình làm việc của ký túc xá như sau:
Để được ở trong ký túc xá, sinh viên phải đến bộ phận công tác sinh viên để đăng ký ở ký túc xá.
Sau khi nhận được đơn xin vào ở ký túc xá, bộ phận này sẽ phân loại đối tượng sinh viên có phải
thuộc loại đối tượng ưu tiên được ở trong ký túc xá hay không (ví dụ như con thương bệnh binh,
người dân tộc thiểu số, người vùng sâu vùng xa, hộ gia đình nghèo,…). Nếu sinh viên không thuộc
đối tượng ưu tiên thì viết phiếu hẹn để hẹn ngày thông báo kết quả xét duyệt; còn nếu sinh viên
thuộc đối tượng ưu tiên thì bộ phận công tác sinh viên tiến hành làm thủ tục cho vào ký túc xá.
Thủ tục vào ký túc xá như sau: đầu tiên sinh viên sẽ chọn loại phòng ở (hiện nay ký túc xá Ngoại
Ngữ có 3 loại phòng ở khác nhau là phòng loại 1, loại 2 và loại 3 với số lượng người ở và trang
thiết bị trong phòng khác nhau). Sau đó đóng tiền lệ phí ở nửa năm hoặc một năm học và phí sửa
chữa tài sản trong một năm cho bộ phận kế toán – tài vụ. Cuối cùng, sinh viên sẽ được bộ phận
công tác sinh viên sắp xếp phòng ở theo tiêu chí là các sinh viên nam ở dãy nhà B, còn các sinh
viên nữ thì ở hai dãy nhà còn lại là dãy A và dãy C; đồng thời các sinh viên học cùng trường sẽ ở
cùng phòng với nhau (ví dụ sinh viên Công Nghệ sẽ ở cùng phòng với sinh viên Công Nghệ, sinh
viên Ngoại Ngữ ở cùng với sinh viên Ngoại Ngữ). Sau khi hoàn tất thủ tục vào ký túc xá thì bộ
phận công tác sinh viên sẽ ghi thông tin sinh viên nội trú vào sổ thông tin sinh viên.
Khi sinh viên ở trong ký túc xá thì hàng tháng, sinh viên sẽ tiến hành đóng tiền điện nước theo

phòng cho bộ phận kế toán – tài vụ (hiện nay ký túc xá Ngoại Ngữ áp dụng phương thức dùng bao
nhiêu điện nước thì trả bấy nhiêu tiền chứ không bao cấp 10 số điện và 4 khối nước/người/tháng
như trước nữa). Bộ phận này sẽ ghi hóa đơn để đưa cho sinh viên và ghi các thông tin tiền điện
nước đã đóng vào sổ thu.
Ngoài ra, khi có hư hỏng gì về trang thiết bị (đèn, quạt, đường ống nước,…) hoặc mất mát tài sản
trong phòng thì sinh viên sẽ báo hư hỏng trang thiết bị cho bộ phận quản trị thiết bị. Tùy loại
thiết bị và tình hình hư hỏng của thiết bị mà bộ phận này sẽ xác định xem sinh viên có phải đóng
tiền để sửa chữa hoặc mua mới thiết bị hay không. Hàng tháng, bộ phận quản trị thiết bị sẽ tổng
kết tình hình trang thiết bị và nộp báo cáo tình hình trang thiết bị cho ban giám đốc và ghi các
thông tin về tình hình trang thiết bị vào sổ quản lý trang thiết bị.
Khi sinh viên vi phạm quy chế nào đó của ký túc xá thì sẽ bị bộ phận công tác sinh viên ghi thông
tin sinh viên vi phạm vào sổ thông tin sinh viên. Nếu lỗi vi phạm của sinh viên bị nặng thì sẽ
không được ở tiếp ký túc xá. Khi đó, sinh viên sẽ bị hủy thẻ nội trú và chuyển ra ngoài ở. Nếu lỗi
nhẹ hơn thì sẽ tiếp tục ở ký túc xá, nhưng khi đăng ký ở tiếp năm học sau thì tùy lỗi vi phạm sẽ
xem xét xem có được ở tiếp ký túc xá hay không. Các sinh viên thực hiện tốt quy chế cuối năm
bộ phận công tác sinh viên cũng sẽ đề xuất với Ban giám đốc để được khen thưởng.
4 Nhóm 2, lớp K18KTĐT


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

Khi sinh viên bị mất tài sản cá nhân hoặc bị đe dọa,… thì sinh viên báo cáo mất tài sản cá nhân
cho bộ phận công tác sinh viên. Bộ phận này sẽ ghi sự việc vào sổ thông tin sinh viên và báo cáo
với công an địa phương để giải quyết vấn đề. Hàng tháng, bộ phận này ghi thông tin về tình hình
an nin và nộp báo cáo về tình hình an ninh trật tự cho ban giám đốc ký túc xá.
Bộ phận công tác sinh viên cũng tổ chức các hoạt động du lịch hoặc các khóa học ngắn hạn cho
sinh viên như học để thi lấy bằng lái xe, thi lấy chứng chỉ kế toán, tin học,… Sinh viên nào có nhu
cầu tham gia thì đăng ký tham gia du lịch hoặc khóa học ngắn mà mình đã lựa chọn với bộ phận
công tác sinh viên. Bộ phận này sẽ viết phiếu hẹn cho sinh viên và tập hợp danh sách. Khi số
lượng danh sách đăng ký đủ người thì bộ phận công tác sinh viên báo cho những người đã đăng ký

đến để nộp tiền và nhận kế hoạch, lịch trình cụ thể của khóa học hoặc du lịch. Số tiền thu được
sẽ được ghi số tiền thu được vào sổ thu và ghi số tiền chi tiêu cho việc du lịch hoặc khóa học
ngắn vào sổ chi.
Cuối năm, bộ phận công tác sinh viên sẽ phát cho mỗi sinh viên nội trú (ngoại trừ sinh viên năm
cuối) một tờ đơn xin đăng ký ở tiếp ký túc xá. Sinh viên nào có nhu cầu ở tiếp ký túc xá thì điền
vào mẫu đơn và nộp đơn xin ở tiếp ký túc xá cho bộ phận công tác sinh viên. Bộ phận công tác
sinh viên sẽ dựa vào đơn xin ở tiếp ký túc xá và thông tin về tình trạng vi phạm nội quy ký túc xá ở
sổ thông tin sinh viên để xét xem sinh viên có được ở tiếp hay không. Nếu sinh viên được ở tiếp
ký túc xá thì tiến hành làm thủ tục ở tiếp ký túc xá.
Trước khi về quê nghỉ hè, sinh viên các phòng sẽ tiến hành bàn giao lại phòng cho bộ phận công
tác sinh viên. Bộ phận này sẽ xem xét tình trạng trang thiết bị có bị mất hay bị hư hỏng hay
không. Nếu có mất hoặc hư hỏng thì bộ phận này sẽ ghi tình trạng trang thiết bị vào sổ quản lý
trang thiết bị và lập biên bản, sau đó sinh viên sẽ dựa vào biên bản này để nộp tiền phí cho bộ
phận kế toán – tài vụ và lấy hóa đơn, sau đó trả phòng. Còn nếu không có hư hỏng gì thì bộ phận
công tác sinh viên tiến hành làm thủ tục bàn giao phòng ngay.
Trong thời gian nghỉ hè, ký túc xá tiếp nhận 2 loại đối tượng ở một thời gian ngắn trong ký túc xá
là sinh viên (ở trong 1 tháng hoặc 2 tháng hè) và thí sinh đi thi đại học cùng phụ huynh của thí sinh
(ở theo thời gian đợt thi đại học). Sinh viên hay thí sinh – phụ huynh đi thi đại học nào có nhu cầu
ở trong ký túc xá thời gian nghỉ hè thì đăng ký với bộ phận công tác sinh viên. Bộ phận này sẽ
xem xét xem còn chỗ trống hay không. Nếu còn thì xếp chỗ ở cho sinh viên/thí sinh-phụ huynh
vào ở, nếu không còn thì trả lời người đăng ký.
Tram y tế tiến hành khám sức khỏe định kỳ hoặc khám bệnh theo yêu cầu cho các sinh viên và
cán bộ, công nhân viên trong trường. Khi sinh viên hoặc cán bộ, công nhân viên đến khám thì sẽ
được ghi thông tin sức khỏe sinh viên, cán bộ, công nhân viên vào sổ theo dõi khám chữa bệnh.
Hàng tháng, trạm y tế sẽ tổng hợp sổ và nộp báo cáo về tình hình khám chữa bệnh cho ban giám
đốc.
5 Nhóm 2, lớp K18KTĐT


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

Khi có nhân sự mới được bổ sung vào ban quản lý ký túc thì bộ phận tổ chức hành chính sẽ bổ
sung nhân sự mới vào sổ hồ sơ quản lý nhân sự các cán bộ trong ký túc xá. Ngoài ra, bộ phận này
cũng thường xuyên cập nhật danh sách các cán bộ mới, cán bộ chuyển công tác và nghỉ hưu.
Nếu cán bộ nào cần cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận hay các giấy xác nhận thì
bộ phận này cũng cấp giấy tờ theo yêu cầu cho các cán bộ.
Hàng tháng, bộ phận kế toán – tài vụ sẽ thực hiện việc chi trả lương, các khoản phụ cấp cho cán
bộ công chức. Ngoài ra, khi bộ phận quản trị thiết bị mua thêm hoặc đổi mới cơ sở vật chất thì sẽ
đưa hóa đơn cho bộ phận kế toán – tài vụ, bộ phận này sẽ dựa vào hóa đơn để đưa tiền cho bên
quản trị thiết bị để trả tiền cho người bán. Hàng tháng, bộ phận này sẽ nộp báo cáo tình hình tài
chính cho ban giám đốc.

IV.1.3. Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ
Động từ + Bổ ngữ
1. Đăng ký ở KTX
2. Phân loại đối tượng sinh viên
3. Viết phiếu hẹn thông báo kết quả
đăng ký
4. Làm thủ tục cho vào KTX
5. Chọn loại phòng ở
6. Đóng tiền lệ phí nhà ở, phí sửa
chữa, điện nước
7. Sắp xếp phòng ở
8. Ghi thông tin sinh viên nội trú
9. Đóng tiền điện nước hàng tháng
10. Ghi hóa đơn
11. Ghi thông tin tiền điện nước đã
đóng
12. Báo hư hỏng trang thiết bị
13. Ghi thông tin về tình hình trang

thiết bị
14. Ghi thông tin sinh viên vi phạm
15. Hủy thẻ nội trú
16. Báo mất tài sản cá nhân
17. Ghi sự việc mất tài sản cá nhân
18. Ghi thông tin về tình hình an
ninh
19. Đăng ký tham gia du lịch hoặc
khóa học ngắn
20. Viết phiếu hẹn thời điểm học
6 Nhóm 2, lớp K18KTĐT

Danh từ
Sinh viên
Đơn xin vào KTX
Bộ phận công tác sinh viên

Nhận xét
Tác nhân
=
Tác nhân

Bộ phận kế toán – tài vụ
Sổ thông tin sinh viên
Bộ phận quản lý trang thiết bị

Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân

Sổ thu
Trang thiết bị
Sổ quản lý trang thiết bị
Công an địa phương
Báo cáo tình hình an ninh

Hồ sơ dữ liệu
=
Hồ sơ dữ liệu
=
Hồ sơ dữ liệu

Báo cáo tình hình tài chính
Báo cáo tình hình trang thiết bị

Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu

Báo cáo tình trạng phòng
Trạm y tế
Sổ theo dõi khám chữa bệnh
Báo cáo tình hình khám chữa bệnh
Sổ quản lý cán bộ

Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu

Ban giám đốc
Các hoạt động du lịch hoặc khóa

Tác nhân
=


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

hoặc du lịch
21. Nộp tiền và nhận kế hoạch
học/du lịch
22. Ghi số tiền thu được
23. Ghi số tiền chi tiêu
24. Đăng ký ở tiếp KTX năm sau
25. Kiểm tra tình trạng vi phạm nội
quy năm trước của sinh viên
26. Xét ở tiếp ký túc xá
27. Làm thủ tục ở tiếp ký túc xá
28. Bàn giao phòng cuối năm
29. Xem xét tình trạng trang thiết bị
30. Làm thủ tục bàn giao phòng
31. Đăng ký ở KTX thời gian nghỉ
hè
32. Kiểm tra chỗ trống
33. Xếp chỗ ở
34. Thông báo người đăng ký
35. Đăng ký khám chữa bệnh
36. Ghi thông tin sức khỏe
37. Báo cáo tình hình khám chữa

bệnh
38. Bổ sung nhân sự cán bộ
39. Cập nhật danh sách cán bộ
40.Tìm kiếm thông tin về cán bộ
41. Cấp giấy tờ xác nhận cho cán bộ

7 Nhóm 2, lớp K18KTĐT

học ngắn
Sổ chi
Đơn xin ở tiếp ký túc xá
Thí sinh – phụ huynh đưa con đi thi
đại học

Hồ sơ dữ liệu
=
=


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

IV.2. Phân tích tiến trình nghiệp vụ
IV.2.1. Biểu đồ ngữ cảnh

8 Nhóm 2, lớp K18KTĐT


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

IV.2.2. Biểu đồ phân rã chức năng

9 Nhóm 2, lớp K18KTĐT


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

IV.2.3. Miêu tả các chức năng lá
-

-

-

-

-

Đăng ký ở ký túc xá trong năm học: Khi sinh viên muốn ở trong ký túc xá trong năm học
thì đến bộ phận công tác sinh viên để đăng ký. Bộ phận này sẽ tiếp nhận đơn đăng ký và
xem xét.
Đăng ký ở ký túc xá trong thời gian nghỉ hè: Khi sinh viên muốn ở trong ký túc xá trong
thời gian nghỉ hè thì đến bộ phận công tác sinh viên để đăng ký. Bộ phận này sẽ tiếp nhận
đơn đăng ký và xem xét.
Đăng ký ở ký túc xá năm sau: Khi sinh viên đang ở ký túc xá mà muốn ở trong ký túc xá
tiếp năm sau thì đăng ký với bộ phận công tác sinh viên. Bộ phận này sẽ tiếp nhận đơn
đăng ký và xem xét.
Thay đổi thông tin sinh viên nội trú: khi thông tin về sinh viên nội trú thay đổi như số
phòng,… thì cập nhật thông tin.
Hủy thẻ nội trú của sinh viên: Khi sinh viên xin chuyển ra ngoài hoặc hết thời gian ở
trong ký túc xá mà không đăng ký ở tiếp thì hủy thẻ nội trú của sinh viên đó.

Quản lý điện nước: hàng tháng sinh viên sẽ đóng tiền điện nước mà mình đã dùng theo
phòng cho bộ phận kế toán – tài vụ.
Quản lý trang thiết bị: khi bị mất mát hoặc hư hỏng tài sản gì trong phòng thì sinh viên
báo cho bộ phận quản trị thiết bị để bộ phận này sửa chữa hoặc mua mới thiết bị.
Quản lý bàn giao lại phòng cuối năm học: hết thời gian một năm học 10 tháng thì sinh
viên tiến hành bàn giao lại phòng để về nghỉ hè 2 tháng.
Tìm kiếm thông tin về phòng: hiển thị các thông tin về tình trạng phòng như số lượng
người hiện đang được sắp xếp ở trong phòng, tình hình vi phạm nội quy của phòng, sinh
viên ở trong phòng đang theo học trường đại học thành viên nào,… theo đúng yêu cầu về
số phòng của người tìm kiếm.
Tìm kiếm chỗ ở trống: tìm kiếm chỗ ở trống theo yêu cầu về dãy nhà, hoặc theo trường
đại học thành viên, hoặc theo từng phòng,…theo yêu cầu của người tìm kiếm.
Xử phạt sinh viên vi phạm nội quy: khi sinh viên vi phạm nội quy nào đó của ký túc xá
thì sẽ bị lập biên bản và ghi vào sổ quản lý sinh viên.
Báo mất tài sản cá nhân: khi sinh viên bị mất tài sản cá nhân thì báo cho bộ phận công tác
sinh viên.
Đăng ký tham gia du lịch hoặc khóa học ngắn: sinh viên có nhu cầu đi du lịch hoặc tham
gia các khóa học ngắn thì đăng ký với bộ phận công tác sinh viên.
Đăng ký khám, chữa bệnh: sinh viên và các cán bộ, công nhân viên đăng ký khám bệnh
hoặc khám sức khỏe định kỳ.
Tìm kiếm thông tin sinh viên: tìm kiếm các thông tin liên quan đến sinh viên đang ở nội
trú như các thông tin cá nhân, số lần vi phạm nội quy, tình hình khám chữa bệnh,…
Thêm mới cán bộ ký túc xá: bổ sung cán bộ mới vào hồ sơ danh sách quản lý cán bộ.
Cập nhật danh sách cán bộ: cập nhật danh sách và thông tin cán bộ mới và các cán bộ
chuyển công tác, nghỉ hưu,…

10 Nhóm 2, lớp K18KTĐT


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

-

-

Cấp giấy tờ xác nhận cho cán bộ: khi cán bộ ký túc xá cần cấp giấy công tác, giấy giới
thiệu, giấy chứng nhận hay các giấy xác nhận thì bộ phận tổ chức hành chính cấp giấy tờ
cho các cán bộ.
Tìm kiếm thông tin cán bộ: hiển thị các thông tin về cán bộ quản lý.
Báo cáo tình hình tài chính: báo cáo thống kê hàng tháng về tình hình tài chính trong ký
túc xá.
Báo cáo tình hình an ninh: báo cáo thống kê hàng tháng về tình hình an ninh trong ký túc
xá.
Báo cáo tình trạng phòng: báo cáo thống kê hàng tháng về tình trạng các phòng trong ký
túc xá.
Báo cáo tình hình khám chữa bệnh: báo cáo thống kê hàng tháng về tình hình khám chữa
bệnh của sinh viên và cán bộ, công nhân viên.
Báo cáo tình hình trang thiết bị: báo cáo thống kê hàng tháng về tình hình trang thiết bị
của ký túc xá.

IV.2.4. Danh sách hồ sơ dữ liệu
o
o
o
o
o
o
o

Sổ thông tin sinh viên

Sổ thu
Sổ chi
Sổ thống kê
Sổ quản lý trang thiết bị
Sổ theo dõi khám chữa bệnh
Sổ quản lý cán bộ

IV.2.5. Ma trận thực thể - chức năng
Các thực thể
a. Sổ thông tin sinh viên
b. Sổ thu
c. Sổ chi
d. Sổ thống kê
e. Sổ quản lý trang thiết bị
f. Sổ theo dõi khám chữa bệnh
g. Sổ quản lý cán bộ
Các chức năng nghiệp vụ
1. Tiếp nhận sinh viên
1.1. Đăng ký ở KTX trong năm học
1.2. Đăng ký ở KTX trong thời gian
nghỉ hè
1.3. Đăng ký ở KTX năm sau
1.4. Thay đổi thông tin của sinh viên
1.5. Hủy thẻ nội trú của sinh viên
11 Nhóm 2, lớp K18KTĐT

a
C
U
U

U
U

b

c

d

e

f

g


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

2. Quản lý phòng
2.1. Quản lý điện nước
2.2. Quản lý trang thiết bị
2.3. Quản lý việc bàn giao phòng cuối
năm học
2.4. Tìm kiếm thông tin về phòng
2.5. Tìm kiếm chỗ ở trống
3. Quản lý sinh viên
3.1. Xử phạt sinh viên vi phạm nội
quy
3.2. Báo mất tài sản cá nhân
3.3. Đăng ký tham gia du lịch hoặc

khóa học ngắn
3.4. Đăng ký khám chữa bệnh
3.5. Tìm kiếm thông tin sinh viên
4. Quản lý cán bộ
4.1. Thêm mới cán bộ ký túc xá
4.2. Cập nhật danh sách cán bộ
4.3. Cấp giấy tờ xác nhận cho cán bộ
4.4. Đăng ký khám, chữa bệnh
4.5. Tìm kiếm thông tin về cán bộ
5. Thống kê
5.1. Thống kê tình hình tài chính
5.2. Thống kê tình hình an ninh
5.3. Thống kê tình trạng phòng
5.4. Thống kê tình hình khám chữa
bệnh
5.5. Thống kê tình hình trang thiết bị

IV.3. Thiết kế logic
IV.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

12 Nhóm 2, lớp K18KTĐT

U
U
U

U

C
U

R

U
U
U

U

U
R

U
C
U
R
U
R
R

R
R

R

C
C
C
C
C

R
R


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

13 Nhóm 2, lớp K18KTĐT


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

14 Nhóm 2, lớp K18KTĐT


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

15 Nhóm 2, lớp K18KTĐT


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

IV.3.2. Mô hình ERM

16 Nhóm 2, lớp K18KTĐT


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

IV.3.3. Mô hình quan hệ

17 Nhóm 2, lớp K18KTĐT


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

IV.3.4. Mô hình quan hệ sau khi chuyển đổi quan hệ n-n thành 2 quan hệ 1-n

18 Nhóm 2, lớp K18KTĐT


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

19 Nhóm 2, lớp K18KTĐT


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

IV.4. Thiết kế vật lý
IV.4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
IV.4.1.1. Xác định các thực thể và định danh tương ứng:

Thực thể
Sinh viên
Hợp đồng
Trang thiết bị
Phòng
Sổ
Hoạt động
Điện nước
Cán bộ

Khen thưởng kỷ luật

Định danh (Khóa)
Mã Sinh viên
Mã Hợp đồng
Mã Trang thiết bị
Mã Phòng
Mã Sổ
Mã Hoạt động
Mã Điện nước
Mã Cán bộ
Mã Khen thưởng kỷ luật

IV.4.1.2. Xác định các thuộc tính:
Sinh
viên

Hợp
đồng

Trang
thiết bị

Phòng

Mã Sinh
viên

Mã Hợp
đồng

Mã
Trang
thiết bị

Mã
Phòng

Tên sinh
viên

Tên Hợp
đồng

Tên thiết
bị

Số người

Ngày
sinh

Ngày bắt
đầu

Ngày
mua

Quê
quán

Ngày kết
thúc

Tình
trạng

Ngày
vào
KTX

Sổ

Hoạt
động

Cán bộ

Điện
nước

KTKL

Mã Sổ

Mã Hoạt
động

Mã Cán
bộ

Mã
Điện
nước

Mã
KTKL

Tên sổ

Tên
Hoạt
động

Tên Cán
bộ

Chỉ số
đầu

Lý do

Khu nhà

Nội
dung

Ngày
Sinh

Chỉ số
cuối

Hình
thức

Tình
trạng
phòng

Địa
điểm

Quê
quán

Mã sổ

Mã sinh
viên

Ngày bắt
đầu

Chức vụ

Mã
phòng

20 Nhóm 2, lớp K18KTĐT

Mã cán
bộ


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

Ngày rời
KTX

Ngày kết
thúc

Mã sổ

Ngày
vào

Mã
Phòng

IV.4.1.3. Sau quá trình thiết kế logic ta được các quan hệ sau:
SINHVIEN (MASV, TENSV, NGAYSINH, QUEQUAN, NGAYV, NGAYR, MAP )
HOPDONG (MAHD, TENHD, NGAYBD, NGAYKT)
TRANGTHIETBI (MATTB, TENTB, NGAYM, TINHTRANG, MAP, MAS)
PHONG (MAP, SONGUOI, KHUNHA, TTPHONG)
SO (MAS, TENSO)
HOATDONG (MAHD, TENHD, NOIDUNGHD, DIADIEM, NGAYBD, NGAYKT)
CANBO (MACB, TENCB, NGAYSINH, QUEQUAN, CHUCVU, NGAYV)
DIENNUOC (MADN, MAP, CSD, CSC, MAS)

KTKL (MAKTKL, LYDO, HINHTHUC, MASV, MACB)
QLSV (MASV, MAS, NGAYV)
QLCB (MACB, MAS, NGAYV)
SVTGHD (MASV, MAHD, NGAYBD)
CBTGHD (MACB, MAHD, NGAYBD)

IV.4.2. Từ điển dữ liệu vật lý
Xây dựng các bảng trên cơ sở dữ liệu vật lý:
IV.4.2.1. Bảng Sinh viên (SINHVIEN):
STT

Tên trường

Kiểu

21 Nhóm 2, lớp K18KTĐT

Độ rộng

Khóa chính/Khóa
Mô tả
phụ (PF/FK)


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

1

MASV

Text

10

PK

2

TENSV

Text

25

Tên Sinh viên

3

NGAYSINH

Date/Time

12

Ngày sinh

4

QUEQUAN

Text

50

Quê quán

5

NGAYV

Date/Time

12

Ngày vào KTX

6

NGAYR

Date/Time

12

Ngày rời KTX

7

MAP

Text

10

FK

Mã Sinh viên

Mã phòng

IV.4.2.2. Bảng Hợp đồng (HOPDONG):
STT

Tên trường

Kiểu

Độ rộng

Khóa chính/Khóa
Mô tả
phụ (PF/FK)

1

MaHD

Text

10

PK

2

TENHD

Text

50

Tên Hợp đồng

3

NGAYBD

Date/Time

12

Ngày bắt đầu

4

NGAYKT

Date/Time

12

Ngày kết thúc

Mã Hợp đồng

IV.4.2.3. Bảng Trang thiết bị (TRANGTHIETBI):
STT

Tên trường

Kiểu

Độ rộng

Khóa chính/Khóa
Mô tả
phụ (PF/FK)

1

MATTB

Text

10

PK

2

TENTB

Text

25

Tên thiết bị

3

NGAYM

Date/Time

12

Ngày mua

4

TINHTRANG

Text

30

Tình trạng thiết bị

5

MAP

Text

10

FK

Mã phòng

6

MAS

Text

10

FK

Mã sổ

IV.4.2.4. Bảng Phòng (PHONG):
22 Nhóm 2, lớp K18KTĐT

Mã Trang thiết bị


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

STT

Tên trường

Kiểu

Độ rộng

Khóa chính/Khóa
Mô tả
phụ (PF/FK)

1

MAP

Text

10

PK

2

SONGUOI

Number

3

KHUNHA

Text

5

Khu nhà

4

TTPHONG

Text

30

Tình trạng phòng

Mã Phòng
Số người

IV.4.2.5. Bảng Sổ (SO):
STT

Tên trường

Kiểu

Độ rộng

Khóa chính/Khóa
Mô tả
phụ (PF/FK)

1

MAS

Text

10

PK

2

TENSO

Text

25

Mã Sổ
Tên sổ

IV.4.2.6. Bảng Hoạt động (HOATDONG):
STT

Tên trường

Kiểu

Độ rộng

Khóa chính/Khóa
Mô tả
phụ (PF/FK)

1

MAHD

Text

10

PK

2

TENHD

Text

25

Tên Hoạt động

3

NOIDUNGHD Text

50

Nội dung hoạt động

4

DIADIEM

Text

50

Địa điểm

5

NGAYBD

Date/Time

12

Ngày bắt đầu

6

NGAYKT

Date/Time

12

Ngày kết thúc

23 Nhóm 2, lớp K18KTĐT

Mã Hoạt động


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

IV.4.2.7. Bảng Cán bộ (CANBO):
STT

Tên trường

Kiểu

Độ rộng

Khóa chính/Khóa
Mô tả
phụ (PF/FK)

1

MACB

Text

10

PK

2

TENCB

Text

25

Tên Cán bộ

3

NGAYSINH

Date/Time

12

Ngày sinh

4

QUEQUAN

Text

50

Quê quán

5

CHUCVU

Text

10

Chức vụ

6

NGAYV

Date/Time

12

Ngày vào

Mã Cán bộ

IV.4.2.8. Bảng Điện nước (DIENNUOC):
STT

Tên trường

Kiểu

Độ rộng

Khóa chính/Khóa
Mô tả
phụ (PF/FK)

1

MADN

Text

10

PK

Mã điện nước

2

MAP

Text

10

FK

Mã Phòng

3

CSD

Number

Chỉ số đầu

4

CSC

Number

Chỉ số cuối

5

MAS

Text

10

IV.4.2.9. Bảng Khen thưởng/kỷ luật (KTKL):

24 Nhóm 2, lớp K18KTĐT

FK

Mã sổ


Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội

STT

Tên trường

Kiểu

Độ rộng

Khóa chính/Khóa
Mô tả
phụ (PF/FK)

1

MAKTKL

Text

10

PK

2

LYDO

Text

25

Lý do

3

HINHTHUC

Text

25

Hình thức

4

MASV

Text

10

FK

Mã Sinh viên

5

MACB

Text

10

FK

Mã cán bộ

Mã Khen
thưởng/kỷ luật

IV.4.2.10. Bảng Quản lý sinh viên (QLSV):
STT

Tên trường

Kiểu

Độ rộng

Khóa chính/Khóa
Mô tả

phụ (PF/FK)

1

MASV

Text

10

FK

Mã Sinh viên

2

MAS

Text

10

FK

Mã Sổ

3

NGAYV

Date/Time

12

Ngày vào

IV.4.2.11. Bảng Quản lý cán bộ (QLCB):
STT

Tên trường

Kiểu

Độ rộng

Khóa chính/Khóa
Mô tả
phụ (PF/FK)

1

MACB

Text

10

FK

Mã Cán bộ

2

MAS

Text

10

FK

Mã Sổ

3

NGAYV

Date/Time

12

25 Nhóm 2, lớp K18KTĐT

Ngày vào