Hệ thống quản lý thuê phòng khách sạn

HỌC VIỆN KĨ THUẬT QUÂN SỰ
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÀI TẬP MÔN HỌC

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG QUẢN LÝ THUÊ PHÒNG KHÁCH SẠN

GIÁO VIÊN PHỤ TRÁCH: NGUYỄN HOÀI ANH

HÀ NỘI, 11/2012

1


Mục lục

Lời nói đầu
Khoa học công nghệ ngày càng phát triển hơn đem đến sự tiện nghi, hiện đại
hơn cho cuộc sống. Cùng với đó là sự phát triển của công nghệ thông tin rộng rãi


trong mọi lĩnh vực cần tin học hóa để đơn giản công việc và dễ dàng hơn trong công
tác quản lý, thực hiện. Từ kinh tế, giáo dục, quốc phòng cho đến những công việc
phổ biến và đơn giản hơn như quản lý nhà hàng, khách sạn, siêu thị v..v.. đều có thể
sử dụng những ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ cho những nghiệp vụ riêng.
Để xây dựng được những ứng dụng công nghệ thông tin vào những cơ quan, tổ chức
như vậy bắt buộc phải thực hiện phân tích thiết kế hệ thống để mô phỏng nắm bắt
được hiện tượng, quy trình nghiệp vụ từ thế giới thực để từ đó xây dựng hệ thống để
giải quyết các yêu cầu đề ra.

Em thực hiện đề tài “Quản lý thuê phòng khách sạn” với mục đích giải quyết
các vấn đề trong khâu quản lý đặt, thuê phòng cũng như các yêu cầu dịch vụ của
khách hàng ở mức độ vừa và nhỏ. Em chọn đề tài này do bản thân đã tiếp xúc với hệ
thống này từ môn học trước đó nên đã nghiên cứu sơ bộ về quy trình nghiệp vụ và sẽ
cố gắng hoàn thiện thêm trong môn học này. Các chức năng, quy trình nghiệp vụ đều
do kiến thức xã hội của bản thân em và tham khảo thêm ý kiến bạn bè qua đó tự đề ra
những yêu cầu, chức năng em thấy hợp lý.
Em xin cảm ơn cô Nguyễn Hoài Anh đã tận tình hướng dẫn và cung cấp tài
liệu cho em trong quá trình thực hiện đề tài Do kiến thức có hạn nên không tránh
khỏi sai sót mong cô thông cảm và đóng góp ý kiến để em rút kinh nghiệm và hoàn
thiện hệ thống hơn nữa.
Em xin chân thành cảm ơn !

Chương I : Khảo sát hệ thống


I. Mô tả hệ thống
1. Nhiệm vụ cơ bản
Do hệ thống phân tích với quy mô vừa và nhỏ nên sẽ tập trung vào các chức
năng chính xung quanh nghiệp vụ quản lý phòng khách sạn, các chức năng
không trực tiếp tham gia vào nghiệp vụ như quản lý nhân viên, quản lý sổ sách,
báo cáo thống kê hàng tháng v..v..sẽ được bỏ qua.Hệ thống sẽ có các chức năng
chính sau :
- Quản lý thuê, đặt phòng
- Quản lý tình trạng phòng
- Cung cấp dịch vụ cho khách hàng
- Quản lý hành chính
- Quản lý tài chính
Dựa vào các chức năng chính ở trên để xây dựng hệ thống quản lý khách sạn
có 3 bộ phận chính

- Bộ phận lễ tân
- Bộ phận hành chính
- Bộ phận tài chính
2. Cơ cấu tổ chức
- Cơ cấu tổ chức gồm có các bộ phận và chức năng chính của từng bộ phận như
sau :
• Lễ tân : nơi tiếp nhận các yêu cầu thuê, đặt phòng từ phía khách hàng, lập
phiếu thuê phòng cho khách hàng, thực hiện kiểm tra tình trạng các phòng
xem phòng nào trống, chưa được dọn dẹp hay cần sửa chữa ,tiếp nhận yêu cầu
dịch vụ từ phía khách hàng , quản lý thông tin về phòng và khách hàng, lập
nội dung chi tiết thanh toán để chuyển sang bộ phận tài chính lập phiếu thanh
toán cho khách hàng , lập phiếu dịch vụ cho khách hàng để chuyển sang bộ
phận hành chính cung cấp dịch vụ trực tiếp cho khách hàng.

• Hành chính - dịch vụ : trông coi, mang vác đồ đạc cho khách hàng ,dọn dẹp
phòng, hành lang, có các nhân viên kỹ thuật để sửa chữa thiết bị điện, nước,
giải quyết sự cố khi cần thiết. Nhận yêu cầu dọn dẹp, sửa chữa từ khách hàng.
Thực hiện trực tiếp các yêu cầu dịch vụ theo phiếu dịch vụ do bộ phận lễ tân
cung cấp cho khách hàng. Lập phiếu bảo dưỡng, sửa chữa , thay thế hoặc bổ
sung thêm mới thiết bị, phiếu dự trù các sản phẩm, dịch vụ cung cấp … và
chuyển cho bộ phận tài chính để được cấp kinh phí. Kiểm tra hiện trạng phòng
khi khách hàng trả phòng.
• Tài chính : quản lý thu chi trong khách sạn bao gồm các khoản thu từ dịch vụ
phòng, các dịch vụ cung cấp . Lập phiếu chi cho bộ phận hành chính để cung
cấp kinh phí cho các hoạt động sửa chữa, bổ sung, nâng cấp khách sạn …Lập


hóa đơn thanh toán cho khách hàng khi nhận được phiếu thuê phòng. Nhận và
lưu trữ các hóa đơn thanh toán dịch vụ, thanh toán chi phí sửa chữa v..v.. do

bộ phận HC-DV cung cấp.
3. Quy trình xử lý
- Quản lý thuê phòng (hình 3.1) : Bộ phận chính thực hiện chức năng này là bộ
phận lễ tân.
o Khách hàng khi muốn thuê phòng thì phải khai báo đầy đủ các thông tin họ
tên, SĐT, chứng minh thư, địa chỉ và những thông tin này sẽ được quản lý
trong thời gian khách hàng ở tại khách sạn.
o Lễ tân sẽ thực hiện lập phiếu thuê phòng (HĐ-03) cho khách hàng với những
thông tin trên kèm theo các thông tin về mã phòng khách hàng thuê và giao
cho khách hàng phiếu thuê phòng cùng với chìa khóa phòng

.
Hình : 3.1

- Quản lý đặt phòng (hình 3.2): Bộ phận chính thực hiện chức năng này là bộ phận
lễ tân.
o Có 2 hình thức đặt phòng là trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua điện thoại.
Khách hàng cũng phải thông báo đầy đủ các thông tin họ tên, SĐT, chứng
minh thư, địa chỉ, thời gian đặt ...
o Nhân viên lễ tân sẽ dựa vào các thông tin này để lập phiếu đặt phòng (HĐ09) cho khách hàng kèm theo số phòng.Lễ tân sẽ nhập thời gian hẹn khách


đến nhận phòng, sau thời gian đó nếu khách không đến làm thủ tục nhận
phòng thì coi như đăng ký đặt phòng đó bị hủy.
o Nếu khách hàng đăng ký trực tiếp thì có thể cầm phiếu đặt phòng qua bộ
phận tài chính để lập hóa đơn đặt phòng và đặt cọc (HĐ-02). Nếu đăng ký
gián tiếp thì trong vòng 24h phải đến bộ phận tài chính đặt cọc hoặc chuyển
khoản qua ngân hàng. Sau 24h nếu khách hàng ko thanh toán phí đặt cọc thì
đăng ký đặt phòng không có hiệu lực.

Hình 3.2

- Quản lý tình trạng phòng : dựa vào trạng thái phòng để các bộ phận thực hiện
nghiệp vụ. Mỗi phòng sẽ có 4 trạng thái : đang có người đặt hoặc thuê, đang
trống, cần dọn dẹp, đang sửa chữa bảo trì.
o Bộ phận lễ tân : dựa vào tình trạng phòng để thực hiện nghiệp vụ. Khi khách
đến đặt, thuê phòng thì kiểm tra tìm phòng trống cho khách. Thay đổi trạng
thái các phòng khách trả hoặc có thông báo có sự cố hỏng hóc.
o Bộ phận hành chính – dịch vụ : nếu phòng ở trạng thái cần được dọn dẹp
hoặc sửa chữa thì sẽ cử nhân viên đi thực hiện nghiệp vụ.

- Quản lý cung cấp dịch vụ cho khách hàng(hình 3.3) : thực hiện với những phòng
đang có trạng thái có khách thuê phòng
o Bộ phận lễ tân : khi có yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, bộ phận lễ tân sẽ kiểm
tra số phòng cùng thông tin khách hàng và các yêu cầu dịch vụ của khách


hàng để lập phiếu yêu cầu dịch vụ (HĐ-04) sau đó chuyển phiếu này cho bộ
phận hành chính – dịch vụ.
o Bộ phận hành chính – dịch vụ : dựa vào phiếu yêu cầu dịch vụ sẽ lập hóa
đơn thanh toán dịch vụ (HĐ-05) và thực hiện các dịch vụ khách hàng yêu
cầu, sau đó chuyển trực tiếp phục vụ đến phòng khách hàng và chuyển hóa
đơn cho khách hàng để thanh toán trực tiếp. Hóa đơn sẽ được in làm 2 bản, 1
bản chuyển cho khách hàng kí và mang về nộp cả hóa đơn dịch vụ và tiền
thanh toán cho bộ phận tài chính, một bản khách hàng sẽ giữ.

Hình 3.3

- Quản lý hành chính(hình 3.4) : bộ phận hành chính – dịch vụ là bộ phận chính
thực hiện chức năng này bao gồm dọn dẹp phòng, khách sạn, sửa chữa bảo trì

phòng, nâng cấp khách sạn…Cụ thể chức năng như sau
o Khi kiểm tra trạng thái các phòng, nếu thấy phòng có trạng thái cần dọn dẹp
hoặc cần sửa chữa thì sẽ cữ nhân viên đến thực hiện nghiệp vụ.
o Các phòng cần sửa chữa, thay thế hoặc nâng cấp thiết bị thì bộ phận hành
chính – dịch vụ sẽ lập phiếu yêu cầu cung cấp kinh phí (HĐ-07) và chuyển
cho bộ phận tài chính xin kinh phí sửa chữa, nâng cấp.
o Với những phòng đang có khách thuê, nếu khách hàng có yêu cầu được dọn
dẹp hoặc sửa chữa, khắc phục sự cố trong phòng thì sẽ liên hệ với lễ tân và lễ
tân sẽ thông báo lại cho bộ phận hành chính – dịch vụ để cử nhân viên đến.
Nếu phát hiện là lỗi từ phía khách sạn, nhân viên sẽ thực hiện luôn nghiệp
vụ. Ngược lại, lỗi từ khách hàng, nhân viên sẽ lập phiếu chi phí sửa chữa


(HĐ-06) nếu có hỏng hóc cần sửa chữa hoặc thay thế và khách hàng sẽ phải
thanh toán. Sau đó phiếu này sẽ chuyển về bộ phận tài chính.
o Sau khi có khách hàng trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ thông báo với bộ phận
HC-DV để cử nhân viên kiểm tra lại tình trạng, thiết bị trong phòng của
khách để nếu có vấn đề gì sẽ thông báo hoặc lập phiếu bổ sung chi phí thanh
toán của khách hàng.

- Quản lý tài chính(hình 3.5) : bộ phận tài chính là bộ phận chính thực hiện chức
năng này.
o Lập hóa đơn thanh toán thuê, đặt phòng (HĐ-01 , HĐ-02).
o Nhận hóa đơn thanh toán dịch vụ (HĐ-05) hoặc hóa đơn thanh toán chi phí
sửa chữa(HĐ-06) từ khách hàng cùng khoản tiền tương ứng đi kèm.
o Nhận phiếu thông báo tình trạng phòng, thiết bị và kinh phí(HĐ-07) từ bộ
phận HC-DV sau đó sẽ cho nhân viên kiểm tra lại tình trạng phòng, thiết bị
sau đó lập hóa đơn cấp kinh phí sửa chữa, nâng cấp(HĐ-08).

Hình 3.5
4. Mẫu biểu
- Hóa đơn thanh toán cho khách hàng ( HĐ-01 )
HOMEHOTEL
Mã hóa đơn : HĐ-01
101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội
Ngày :…………………..
HÓA ĐƠN THANH TOÁN
Tên khách hàng: ……….………………………………………………………
Địa chỉ:……………………………………………………………………………
Chứng minh thư : …………………………………SĐT :……………………
Ngày nhận phòng
Phòng số
Giá
Ghi chú

Tổng tiền :
Nhân viên thanh toán

- Hóa đơn đặt phòng (HĐ-02)

Khách hàng


HOMEHOTEL
Mã hóa đơn : HĐ-02
101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội
Ngày :…………………..
HÓA ĐƠN ĐẶT PHÒNG
Tên khách hàng: ……….…………………………………………………………..

Địa chỉ:……………………………………………………………………………
Chứng minh thư : ………………………SĐT:…………………………………
Ngày nhận
Ngày đặt phòng
Phòng số
Đặt cọc
Ghi chú
phòng

Tổng tiền :
Nhân viên thanh toán

Khách hàng

- Phiếu thuê phòng (HĐ-03)
HOMEHOTEL
101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội

Mã phiếu : HĐ-03
Ngày :…………………..

PHIẾU THUÊ PHÒNG
Tên khách hàng: ……….………………………………………………………..
Địa chỉ:……………………………………………………………………………
Chứng minh thư : ………………………SĐT: ………………………………
Ngày nhận phòng
Phòng số
Ghi chú

Nhân viên lập phiếu

- Phiếu yêu cầu dịch vụ (HĐ-04)

Khách hàng


HOMEHOTEL
101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội

Mã phiếu : HĐ-04
Ngày :…………………..

PHIẾU YÊU CẦU DỊCH VỤ
Tên khách hàng: ……….………………………………………………
Phòng số :……………………………………………………………
Dịch vụ
Số lượng
Ghi chú

Nhân viên lập phiếu

-

Hóa đơn thanh toán dịch vụ (HĐ-05)

HOMEHOTEL
101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội

Mã phiếu : HĐ-05
Ngày :…………………..

THANH TOÁN DỊCH VỤ
Tên khách hàng: ……….………………………………………………………….
Địa chỉ:…………………………………………………………………………
Chứng minh thư : ………………………SĐT: …………… Phòng số :………
Dịch vụ
Số lượng
Giá

Tổng tiền :
Nhân viên lập hóa đơn

-

Hóa đơn chi phí sửa chữa (HĐ-06)

Khách hàng


HOMEHOTEL
Mã phiếu : HĐ-06
101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội
Ngày :…………………..
CHI PHÍ PHÁT SINH
Tên khách hàng: ……….………………………………………………………….
Địa chỉ:……………………………………………………………………………
Chứng minh thư : ……………………SĐT: ………………… Phòng số :……
Phát sinh
Nội dung phát sinh
Chi phí dự kiến

Ghi chú

Tổng tiền :
Nhân viên lập hóa đơn

-

Khách hàng

Phiếu xin cấp kinh phí (HĐ-07)

HOMEHOTEL
101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội

Mã phiếu : HĐ-07
Ngày :…………………..

PHIẾU XIN CẤP KINH PHÍ
Phòng số : ……………………………………………………….
Thiết bị

Nội dung

Giá

Ghi chú

Tổng tiền :
Nhân viên lập phiếu

-

Hóa đơn cấp kinh phí (HĐ-08)


HOMEHOTEL
101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội

Mã phiếu : HĐ-08
Ngày :…………………..

HÓA ĐƠN CẤP KINH PHÍ
Phòng số : ……………………………………………………………...
Thiết bị

Nội dung

Giá

Tổng tiền :
Nhân viên ký nhận

-

Nhân viên lập phiếu

Phiếu đặt phòng (HĐ-09)

HOMEHOTEL
101 Hoàng Quốc Việt- Cầu Giấy-Hà Nội

Mã hóa đơn : HĐ-09
Ngày :…………………..

PHIẾU ĐẶT PHÒNG
Tên khách hàng: ……….…………………………………………………………..
Địa chỉ:……………………………………………………………………………
Chứng minh thư : ………………………SĐT:…………………………………
Ngày nhận
Ngày đặt phòng
Phòng số Ghi chú
phòng

Nhân viên lập phiếu

Khách hàng


5. Mô hình tiến trình nghiệp vụ

a. Định nghĩa kí hiệu

- Luồng thông tin : chỉ hướng dịch chuyển và tên của luồng thông tin

- Bộ phận trong hệ thống : biểu diễn tên bộ phận và các chức năng chính
của bộ phận đó

- Tác nhân tác động vào hệ thống : các tác nhân bên ngoài nhưng có sự tác
động vào hệ thống

b. Mô hình tiến trình nghiệp vụ


II. Phân tích hệ thống về chức năng
1. Sơ đồ phân rã chức năng

a. Xác định chức năng chi tiết
Tóm tắt chức năng chi tiết :

- Khi khách hàng muốn thuê hoặc đặt phòng thì phải khai báo đầy đủ thông tin cần

-

-

-

thiết cho nhân viên lễ tân hoặc nếu muốn yêu cầu dịch vụ thì cũng sẽ liên hệ với
quầy lễ tân. Lễ tân sẽ nhận yêu cầu từ phía khách hàng, xem xét để giải quyết
và lập phiếu đặt, thuê phòng hoặc phiếu yêu cầu dịch vụ tùy theo yêu cầu của
khách hàng.
Sau khi lập phiếu cho khách hàng, lễ tân sẽ thực hiện chuyển phiếu yêu cầu
khách hàng đến bộ phận tương ứng. Phiếu thuê phòng thì giao cho khách hàng,
phiếu đặt phòng thì chuyển cho bộ phận tài chính, phiếu yêu cầu dịch vụ thì
chuyển cho bộ phậ hành chính.
Khi bộ phận hành chính nhận được yêu cầu về dịch vụ hoặc dọn dẹp, khắc phục sự
cố từ khách hàng thông qua bộ phận lễ tân. Bộ phận hành chính sẽ tiến hành đáp
ứng dịch vụ hoặc cử nhân viên đến đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
Khi có khách hàng đặt, thuê phòng, bộ phận lễ tân sẽ kiểm tra tình trạng phòng để

tìm phòng trống. Hoặc bộ phận hành chính kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị
khi khách hàng có yêu cầu trả phòng hoặc có phòng có sự cố cần khắc phục.
Sau khi thực hiện kiểm tra phòng, bộ phận hành chính sẽ có báo cáo chính thức về
tình trạng phòng, thiết bị, cách khắc phục cũng như chi phí sửa chữa thay mới.
Khi đó, bộ phậ hành chính sẽ lập yêu cầu cấp kinh phí sửa chữa và gửi đến bộ
phận tài chính.
Khi bộ phận tài chính nhận được yêu cầu kinh phí, bộ phận tài chính sẽ cử nhân
viên đi kiểm tra yêu cầu cấp kinh phí và kiểm tra tình trạng thực tế có đúng như
báo cáo không sau đó sẽ cấp kinh phí cho bộ phận hành chính khắc phục sự cố.
Khi khách hàng muốn trả phòng thì sẽ mang phiếu thuê phòng đến bộ phận tài
chính. Dựa vào phiếu đó, bộ phận tài chính sẽ thực hiện thanh toán và lập phiếu
thanh toán cho khách hàng.

Dựa theo hướng phân tích trên, ta sẽ có những chức năng chi tiết sau
(1) Nhận yêu cầu từ khách hàng
(2) Lập phiếu dựa theo yêu cầu khách hàng
(3) Chuyển phiếu yêu cầu khách hàng
(4) Đáp ứng dịch vụ hoặc yêu cầu dọn dẹp, khắc phục sự cố
(5) Kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị
(6) Lập yêu cầu xin cấp kinh phí
(7) Kiểm tra và đáp ứng yêu cầu cấp kinh phí
(8) Thanh toán và lập hóa đơn


b. Gom nhóm chức năng
- Dựa vào những tóm tắt và chức năng chi tiết ở trên, ta sẽ tiến hành gom nhóm
chức năng theo 3 nhóm chính
• Lễ tân : bộ phận trung gian, khách hàng có thế thông qua đó để thuê, đặt
phòng, yêu cầu dịch vụ hoặc các yêu cầu khác về dọn dẹp hay sự cố v..v..Lễ tâ
sẽ nhận các yêu cầu từ khách hàng, lập các phiếu yêu cầu tương ứng và

chuyển các phiếu đó đến các bộ phận tương ứng.
• Hành chính : nhận các yêu cầu của khách hàng thông qua lễ tân và sẽ thực
hiện các yêu cầu đó, hoặc đáp ứng dịch vụ. hoặc khắc phục sự cố, giải quyết
các yêu cầu trong quá trình khách hàng ở tại khách sạn. đồng thời, bộ phận
hành chính cũng giám sát và có vai trò quản lý các phòng, thiết bị đi kèm để
trong quá trình hoạt động, nếu có vấn đề gì thì sẽ khắc phục, sửa chữa. Trong
trường hợp cần đến kinh phí sẽ phải lập các yêu cầu, báo cáo rõ tình hình, chi
phí và chuyển cho bộ phận tài chính.
• Tài chính : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thu chi như thanh toán cho
khách, thực hiện kiểm tra yêu cầu cấp kinh phí khi nhận được yêu cầu từ phía
hành chính và đáp ứng kinh phí để bộ phận hành chính khắc phục vấn đề
trong các phòng.
- Từ đó, ta thưc hiện gom nhóm chức năng như sau
(1) Nhận yêu cầu từ khách hàng
(2) Lập phiếu dựa theo yêu cầu khách hàng
(3) Chuyển phiếu yêu cầu khách hàng
(4) Đáp ứng dịch vụ, dọn dẹp, khắc phục sự cố
(6) Yêu cầu cấp kinh phí sửa chữa
(5) Kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị
(8) Thanh toán cho khách hàng
(7) Kiểm tra yêu cầu xin cấp kinh phí

Lễ tân

Hành chính
Tài chính

Quản lý
khách sạn

c. Vẽ sơ đồ
Quản lý thuê phòng khách sạn

Lễ tân

Hành chính

Tài chính

Nhận yêu cầu từ khách hàng Đáp ứng dịch vụ, Khắc phục sự cố Thanh toán cho khách hàng

Yêu cầu cấp kinh phí sửa chữa
Lập phiếu dựa vào yêu cầu nhận được

Kiểm tra yêu cầu cấp kinh phí

Kiểm tra tình trạng phòng, thiết bị
Chuyển phiếu yêu cầu khách hàng

2. Sơ đồ luồng dữ liệu

a. Kí hiệu sử dụng
Luồng thông tin : chỉ hướng dịch chuyển và tên của
luồng thông tin

Tác nhân ngoài

Tác nhân tác động vào hệ thống : các tác nhân bên
ngoài nhưng có sự tác động vào hệ thống

Tên bộ phận
Bộ phận trong hệ thống


Kho dữ liệu

Kho dữ liệu bộ phận sử dụng

Giới hạn hệ thống, các bộ phận hệ thống đều nằm bên
trong
Tác nhân trong

b. DFD mức khung cảnh


c. DFD mức đỉnh

- Kho dữ liệu thông tin khách hàng xây dựng để lưu trữ các thông tin như

-

họ tên, chứng minh thư, địa chỉ, số đt của khách hàng nhằm mục đích cho
lễ tân và hành chính sử dụng để đáp ứng yêu cầu khách hàng dễ dàng,
nhanh chóng. Lưu trữ để khi có những vấn đề liên quan đến luật pháp
hoặc những yêu cầu thông tin khách hàng trong những trường hợp đặc
biệt.
Kho dữ liệu phiếu, hóa đơn xây dựng để lưu trữ toàn bộ các hóa đơn,
phiếu xuất hiện trong quy trình xử lý để sau này có thể thống kê, báo cáo
thu chi hoặc kiểm tra tài chính công khai thông qua các hóa đơn này.

d. DFD mức dưới đỉnh
i.

DFD mức 2 tiến trình “Lễ tân”

ii. DFD mức 2 tiến trình “Hành chính”


iii. DFD mức 2 tiến trình “Tài chính”


3. Đặc tả chức năng chi tiết

a. Nhận yêu cầu từ khách hàng
• Đầu vào : yêu cầu từ phía khách hàng


• Đầu ra : Lựa chọn thủ tục thực hiện yêu cầu cho khách hàng
• Nội dung xử lý

Lấy yêu cầu từ khách hàng
Nếu yêu cầu thuê,đặt phòng
thì làm thủ tục thuê, đặt phòng
không thì làm thủ tục về dịch vụ, tạp vụ và chuyển cho hành chính

b. Đáp ứng dịch vụ, khắc phục sự cố
• Đầu vào : yêu cầu chuyển đến từ lễ tân
• Đầu ra : Đáp ứng yêu cầu

Hóa đơn dịch vụ, hóa đơn sửa chữa
• Nội dung xử lý


c. Yêu cầu cấp kinh phí
• Đầu vào : Phòng có sự cố, hỏng hóc thiết bị

Có nhu cầu nâng cấp thiết bị
• Đầu ra : phiếu yêu cầu cấp kinh phí
• Nội dung xử lý
Thông tin về phòng, thiết bị
Nếu cần nâng cấp
Thì lập phiếu yêu cầu cấp kinh phí
Không thì hỏng hóc, sự cố
Nếu nguyên nhân do khách sạn
Thì kiểm tra hư hại, lập phiếu yêu cầu
Không thì yêu cầu phía gây thiệt hại thanh toán chi phí

d. Thanh toán cho khách hàng
• Đầu vào : Phiếu thuê phòng

Phiếu đặt phòng
• Đầu ra : Hóa đơn đặt phòng
Hóa đơn thanh toán
• Nội dung xử lý