Công bố tài liệu tại trung tâm lưu trữ quốc gia III đánh giá kết quả và kiến nghị

Đại học quốc gia Hà nội
TRƯờNG ĐạI HọC KHOA HọC Xã HộI Và NHÂN VĂN
-----  -----

NGUYỄN LAN PHƯƠNG

Công bố tài liệu tại trung tâm Lưu trữ
quốc gia III - đánh giá kết quả và kiến
nghị

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LƯU TRỮ

Hà Nội - 2008


Đại học quốc gia Hà nội
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----  -----

NGUYỄN LAN PHƯƠNG

Công bố tài liệu tại trung tâm Lưu trữ
quốc gia III - đánh giá kết quả và kiến nghị
Chuyên ngành:
Mã số:

Lưu trữ
60.32.24

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LƯU TRỮ

Người hướng dẫn khoa học:

PGS. Nguyễn Văn Hàm

Hà Nội - 2008


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
1. LTNN: Lưu trữ nhà nước.
2. LTVN: Lưu trữ Việt Nam.
3. TTLTQG I: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.
4. TTLTQG III: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
5. UBND: ủy ban nhân dân.
6. VNDCCH: Việt Nam Dân chủ Cộng hòa.
7. VTLT: Văn thư Lưu trữ.
8. VTLTVN: Văn thư Lưu trữ Việt Nam.
9. VT & LTNN: Văn thư và Lưu trữ nhà nước.


Mục lục
Trang
Dẫn luận
1.

Lý do chọn đề tài ....................................................................... 01

2.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ................................................. 03

3.

Đối tượng, phạm vi và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài .......... 03

4.

Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................ 05

5

Các nguồn tài liệu tham khảo ................................................... 10

6.

Phương pháp nghiên cứu đề tài ................................................ 11

7.

Đóng góp mới của đề tài ............................................................ 11

8.

Bố cục của đề tài ........................................................................ 12

chương 1. giới thiệu khái quát trung tâm lưu trữ quốc gia III
1.1. Chức năng.......................................................................................... 14
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn .................................................................... 14
1.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................... 15
1.4. Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
1.4.1. Thành phần tài liệu lưu trữ…………………………………….16

1.4.2. Nội dung tài liệu lưu trữ
1.4.2.1. Khối tài liệu hành chính……………………………………16
1.4.2.2. Khối tài liệu khoa học kỹ thuật…………………………….19
1.4.2.3. Khối tài liệu nghe nhìn……….…………………………….20
1.4.2.4. Khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ…………………...21
1.4.2.5. Khối tài liệu sưu tầm……………………………………….22
1.4.3. Đặc điểm tài liệu lưu trữ
1.4.3.1. Về nội dung tài liệu…………………………….................24


1.4.3.2. Về hình thức tài liệu………………………………………...27
1.4.3.3. Về tình trạng vật lý của tài liệu……………………………..28
1.4.4. Giá trị của tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bảo quản
1.4.4.1. Về chính trị………………………………………………….29
1.4.4.2. Về kinh tế. ………………………………………………….30
1.4.4.3. Về văn hóa - xã hội…………………………………………31
1.4.4.4. Về nghiên cứu khoa học…………………………………….32
Tiểu kết chương 1…………………………………………………………33
Chương 2. tình hình công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
2.1. Quá trình hình thành Tổ Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ………………………………………..35
2.2. Công tác công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III…………………………………………………………………..............38
2.2.1. Tuyên truyền trên các phương tiện truyền thông đại chúng
2.2.1.1. Thông báo và trao danh mục tài liệu lưu trữ………...38
2.2.1.2. Viết bài công bố tài liệu lưu trữ………………….......40
2.2.2. Xuất bản các ấn phẩm lưu trữ.
2.2.2.1. Xuất bản sách theo các chuyên đề ...........................63
2.2.2.2. Làm quà lưu niệm…………………………………......70
2.2.2.3. Xây dựng các bộ phim về lưu trữ………………….....71

2.2.3. Trưng bày, triển lãm tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III thực hiện……………………………………………………………….72
2.3. Hiệu quả của hoạt động công bố tài liệu.
2.3.1. Phục vụ công tác quản lý…………………………………….77


2.3.2. Phục vụ cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức…………..78
2.3.3. Phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu khoa học....................78
2.3.4. Phục vụ cho việc bảo vệ quyền lợi của cá nhân……............80
Tiểu kết chương 2………………………………………………………....81
Chương 3. nhận xét và Kiến nghị một số giải pháp nhằm đẩy
mạnh hoạt động công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
3.1 Nhận xét.
3.1.1. Ưu điểm………………………………………………………...82
3.1.2. Hạn chế…………………………………………………….......86
3.2. Kiến nghị.
3.2.1. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần ban hành các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ về công tác công bố tài liệu tại các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia.………………………………………………………………89
3.2.2. Nâng cao trình độ cán bộ và tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất
cho hoạt động công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III……..89
3.2.3. Đẩy mạnh việc bổ sung và thu thập tài liệu quý hiếm ở trong và
ngoài nước…………………………………………………………………90
3.2.4. Tổ chức khoa học tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
đang bảo quản……..............................................................................91
3.2.5. Nghiên cứu phương pháp nghiệp vụ công bố tài liệu đang được
bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III…………………………...93
3.2.6. Xây dựng kế hoạch cụ thể về công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III……………………………………………………………93

Tiểu kết chương 3…………………………………………………………95
Kết luận…………………………………………………………………... 96
Danh mục TàI LIệU THAM KHảO……………………………….. …...98
PHụ LụC………………………………………………………………...114


Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

DẪN LUẬN
1. Lý do chọn đề tài.
Tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Đó là những
bằng chứng cụ thể, sống động minh chứng cho từng sự kiện ở từng thời điểm.
Có thể nói, đó là những nhân chứng lịch sử. Từ tài liệu lưu trữ, chúng ta có
thể khai thác, nhận biết được quá khứ một cách chính xác. Trải qua bao thế
hệ, dân tộc Việt Nam đã lưu giữ được một khối lượng khổng lồ tài liệu lưu
trữ. Các thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ là những thông tin gốc, xác
thực, có độ tin cậy cao, phản ánh trung thực mọi mặt của đời sống xã hội ...
Đó là nguồn tài nguyên đặc biệt, không bao giờ cạn kiệt mà luôn được bổ
sung ngày càng phong phú. Việc tổ chức quản lý và khai thác tốt nguồn sử
liệu này sẽ mang lại những hiệu quả xã hội và kinh tế hết sức to lớn.
Từ nhận thức đó, trong quá trình xây dựng ngành Lưu trữ Việt Nam,
Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm chỉ đạo các cấp, các ngành, các cơ quan
lưu trữ đẩy mạnh công tác tổ chức sử dụng tài liệu và coi mục đích cuối cùng
của công tác này là đưa tài liệu ra để phục vụ tốt nhất cho mọi yêu cầu nghiên
cứu sử dụng trong xã hội, coi đó là biểu hiện tính chính trị sâu sắc nhất của
công tác lưu trữ.
Năm 1997, phát biểu tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết

định của Ban Bí thư Trung ương Đảng về phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam, đồng chí Lê Khả Phiêu đã khẳng định: Chức năng cơ bản của công tác
lưu trữ là đảm bảo thông tin quá khứ phục vụ lãnh đạo và quản lý, phục vụ
nghiên cứu khoa học, biên soạn lịch sử, tổng kết kinh nghiệm, giáo dục truyền
thống. Nhiệm vụ cơ bản của công tác lưu trữ là bảo vệ an toàn tuyệt đối tài
liệu lưu trữ và tổ chức việc quản lý khai thác sử dụng có hiệu quả các nguồn
Luận văn cao học

1

Nguyễn Lan Phương


Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ là cầu nối quan
trọng giữa quá khứ với hiện tại và tương lai [60, 3]. Quán triệt tinh thần này,
trong “Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia” do ủy ban Thường vụ Quốc hội thông
qua ngày 04.4.2001 đã chỉ rõ: Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai
thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội, trừ tài liệu
thuộc danh mục bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm; Người
đứng đầu lưu trữ lịch sử phải thông báo, giới thiệu danh mục tài liệu lưu trữ
lịch sử để phục vụ việc khai thác, sử dụng (Điều 18) [58, 16-17] và trong Văn
kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X năm 2006 có nhấn mạnh đến việc:
Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ [16, 107]
Trong những năm gần đây, ở nước ta cùng với sự phát triển mạnh mẽ
của khoa học công nghệ thì nhu cầu sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ là
yêu cầu cấp bách đặt ra với nhiều lĩnh vực nghiên cứu xã hội. Để thực hiện tốt
chức năng nhiệm vụ của mình, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã và đang
đẩy mạnh việc công bố tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau. Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia III là một trong những Trung tâm đã làm tốt công tác này.
Xuất phát từ tình hình thực tế hoạt động công bố tài liệu của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III, nên tôi chọn đề tài: Công bố tài liệu tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III - Đánh giá kết quả và kiến nghị làm luận văn cao học
của mình. Thuật ngữ công bố tài liệu chúng tôi sử dụng trong luận văn này
được hiểu theo nghĩa rộng là công bố một cách trực tiếp (dưới dạng toàn văn,
trích đoạn tài liệu) trên báo, tạp chí…định kỳ hoặc công bố một cách gián tiếp
(giới thiệu danh mục hồ sơ tài liệu trưng bày, triển lãm hoặc dưới dạng các
tập, tuyển tập văn kiện theo chủ đề nhất định; giới thiệu tóm tắt nội dung của
tài liệu kèm theo chỉ dẫn nơi bảo quản để độc giả tra cứu khi cần thiết). Trong
đề tài của mình, chúng tôi cũng chỉ đề cập đến việc công bố tài liệu chữ viết
là chủ yếu. Hy vọng rằng, kết quả nghiên cứu này sẽ giúp cho chúng ta hình
Luận văn cao học

2

Nguyễn Lan Phương


Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

dung một cách rõ nét về tình hình công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III cũng như những biện pháp để đẩy mạnh hơn nữa công tác này.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.
Trong đề tài của mình, chúng tôi đã xác định những mục tiêu cơ bản
sau:
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về công bố tài liệu để
vận dụng vào một đơn vị cụ thể là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
- Nghiên cứu tổng hợp về vấn đề công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III. Trên cơ sở những kết quả đã đạt được rút ra những ưu điểm và

hạn chế của công tác này.
- Từ những nhận xét, đánh giá đó, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy
mạnh hơn nữa hoạt động công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
3. Đối tượng, phạm vi và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài.
a. Đối tượng nghiên cứu:
Để đạt được những mục tiêu đã đề ra, chúng tôi tập trung vào các đối
tượng nghiên cứu sau đây:
- Lý luận về công bố tài liệu. Đây là cơ sở khoa học quan trọng để tiến
hành khảo sát thực tế hoạt động công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III và đảm bảo cho những kết quả nghiên cứu có tính thuyết phục cao hơn.
- Kết quả công bố tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thể
hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như: Các bài công bố tài liệu lưu trữ của
Trung tâm trên các phương tiện truyền thông đại chúng; Các ấn phẩm lưu trữ
do Trung tâm biên soạn; Các cuộc trưng bày hoặc triển lãm tài liệu do Trung
tâm thực hiện.
Luận văn cao học

3

Nguyễn Lan Phương


Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

- Thông qua kết quả hoạt động công bố tài liệu của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III, nêu lên những nhận xét và đề xuất một số biện pháp nhằm đẩy
mạnh hơn nữa công tác này trong thời gian tới.
b. Phạm vi nghiên cứu:
Trong luận văn này, chúng tôi chỉ nghiên cứu kết quả công bố tài liệu
tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thể hiện dưới các hình thức như:

- Các bài viết trên các phương tiện truyền thông đại chúng: báo, tạp chí,
website…
- Các ấn phẩm lưu trữ như: sách, quà lưu niệm...
- Các cuộc trưng bày, triển lãm do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực
hiện.
Thời gian giới hạn từ khi thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đến
cuối tháng 9.2008.
c. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Để đạt được những mục tiêu trên đây, chúng tôi xác định, đề tài này
cần phải giải quyết một số nhiệm vụ sau đây:
- Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III. Thông qua đó để thấy được tình hình hoạt động của
Trung tâm về các mặt nghiệp vụ như: thu thập, chỉnh lý, chuẩn bị tài liệu cho
việc công bố tài liệu lưu trữ…
- Khảo sát, tổng hợp tình hình công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III. Đây là phần chính của luận văn. Trong phần này, chúng tôi trình
bày về thực trạng và hiệu quả hoạt động công bố tài liệu lưu trữ tại Trung
tâm.
Luận văn cao học

4

Nguyễn Lan Phương


Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

- Trên cơ sở đó rút ra những nhận xét về mặt ưu điểm cũng như những
hạn chế còn tồn tại và đề xuất một số biện pháp để đẩy mạnh công tác công
bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.
Với bất kỳ một đề tài nghiên cứu nào thì tính kế thừa luôn đóng một vai
trò quan trọng, là cơ sở để các kết quả nghiên cứu đưa ra cách nhìn mới, toàn
diện và sát thực hơn. ở một số nước trên thế giới như: Mỹ, Nga, Trung Quốc,
Hàn Quốc, Singapore... việc nghiên cứu về lý luận và hoạt động thực tiễn
công tác công bố tài liệu đã được quan tâm từ rất lâu, trong khi đó ở Việt Nam
vấn đề này mới được quan tâm khoảng bốn thập niên trở lại đây. Trong phần
này, chúng tôi sẽ điểm qua về tình hình công bố tài liệu lưu trữ ở trong và
ngoài nước.
 ở nước ngoài:
- Tại Liên Xô (cũ), sau khi cuộc Cách mạng Tháng Mười thành công,
các nhà công bố học Xô Viết đã nghiên cứu và biên soạn nhiều tài liệu lý
luận, sách giáo khoa về công bố tài liệu văn kiện. Đặc biệt, có hàng chục báo
cáo khoa học của các nhà sử học, lưu trữ học, công bố học thuộc nhiều nước
Cộng hòa trong Liên bang Xô Viết đã được đăng tải trên nhiều tạp chí khoa
học. Các công trình nghiên cứu đó đề cập đến những vấn đề cơ bản về lý luận
và phương pháp của công bố học Xô Viết như: lựa chọn đề tài, phân chia các
kiểu, các loại và các hình thức công bố văn kiện... hoặc những nghiên cứu
tổng quát về lịch sử công bố học của Liên Xô trước và sau Cách mạng Tháng
Mười. [30, 27-30]
Từ những năm 90 của thế kỷ XX, Lưu trữ Liên bang Nga đã cải tạo kho
chứa tài liệu thành khu trưng bày triển lãm rộng 600 m2 và thu hút được rất
nhiều khách tham quan. [38, 1]
Luận văn cao học

5

Nguyễn Lan Phương

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

- Tại Bungari, sau cách mạng xã hội chủ nghĩa tháng 9 năm 1944, các
nhà sử học, công bố học, lưu trữ học đã vận dụng một cách sáng tạo lý luận
của công bố học Xô Viết vào hoàn cảnh thực tiễn của đất nước mình và đã
cho xuất bản một số cuốn sách, tổ chức một số hội nghị, nhiều bài báo đã
được đăng trên các tạp chí chuyên ngành. Tại Khoa Lịch sử của Trường Đại
học Tổng hợp, bộ môn “Công bố học” đã được giảng dạy cho sinh viên. [70,
22-27]
- Tại Mỹ, từ năm 1935, Lưu trữ Quốc gia Mỹ đã xây dựng một toà nhà
trưng bày, triển lãm rộng hàng chục nghìn m2 tại Thủ đô Washington thu hút
mỗi năm hơn 1 triệu khách đến thăm. [38, 1]
- Tại Trung Quốc, từ cuối thập niên 80 của thế kỷ XX, Tổng cục Lưu
trữ Nhà nước đã quan tâm đến việc đa dạng hóa các hình thức tuyên truyền
như triển khai hoạt động cung cấp tài liệu lưu trữ về nông thôn, triển lãm tài
liệu lưu trữ, xuất bản Báo Lưu trữ Trung Quốc. Các hình thức tuyên truyền
này đã nâng cao nhận thức của người dân đối với công tác lưu trữ nói chung
và tài liệu lưu trữ nói riêng.[44, 4-11]
- Tại Hàn Quốc, nhiều hình thức tuyên truyền cho tài liệu lưu trữ đã
được áp dụng như: tổ chức các cuộc trưng bày tài liệu và các cuộc thi sáng tác
văn, thơ về lưu trữ. Đặc biệt các cuộc thi trực tuyến về lưu trữ đã thu hút được
rất nhiều người tham gia. [27, 18-23]
- Tại Singapore, từ năm 2000 hình thức công bố tài liệu lưu trữ thông
qua mạng Internet đã được quan tâm. Ngoài ra, lưu trữ Singapore còn xây
dựng các Trung tâm tưởng niệm Chiến tranh thế giới lần thứ 2, tổ chức các
cuộc triển lãm lưu động, các xuất bản phẩm… thu hút được hàng triệu người
đến tham quan. [157, 42-53]

Luận văn cao học

6

Nguyễn Lan Phương


Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Trên đây là một vài nét nghiên cứu về lý luận và hoạt động thực tiễn
công tác công bố tài liệu của một số nước trên thế giới đã đạt được trong thời
gian qua. Đó là những bài học quý giá để chúng ta tham khảo.
 ở trong nước:
Về vấn đề công bố tài liệu lưu trữ, ở trong nước có một số bài viết trên
tạp chí “Văn thư Lưu trữ Việt Nam” (trước đây là tập san “Văn thư Lưu trữ”),
giáo trình, một số luận văn tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ… Chúng tôi tạm chia
thành hai phần sau:
* Về cơ sở lý luận công bố tài liệu.
Trong nhóm này bao gồm các nguyên tắc, phương pháp công bố tài liệu
lưu trữ. Đầu tiên phải kể đến cuốn tập giáo trình Môn học Công bố tài liệu
văn kiện do giảng viên Nguyễn Văn Hàm biên soạn năm 1981 và được dùng
làm tài liệu giảng dạy cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ - Lịch sử của khoa
Sử trường Đại học Tổng hợp Hà Nội. Cuốn giáo trình này nêu lên những vấn
đề chung nhất về công bố học như đối tượng, nhiệm vụ, quan điểm, phương
châm nghiên cứu của môn học và một số nét chính về lịch sử công bố tài liệu
văn kiện (chủ yếu từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay). Giáo
trình cũng nêu lên nguyên tắc phương pháp công bố tài liệu văn kiện như:
phân loại các kiểu, các loại và các hình thức của xuất bản phẩm văn kiện,
cũng như các nguyên tắc và phương pháp cụ thể trong việc công bố tài liệu.
Ngoài ra, tác giả này cũng có một số bài viết như: Một số vấn đề về truyền đạt
văn bản của văn kiện trong công tác công bố tài liệu trên tập san “Văn thư
Lưu trữ” số 1/1982, Trao đổi một số nguyên tắc chung trong công bố tài liệu

trong tạp chí “Văn thư Lưu trữ Việt Nam”số 5/2005 và bài Một số vấn đề lý
luận công bố tài liệu lưu trữ trong Tạp chí “Dấu ấn thời gian” số 1/2005. Đặc
biệt, PGS. Nguyễn Văn Hàm còn là chủ nhiệm của đề tài nghiên cứu khoa
Luận văn cao học

7

Nguyễn Lan Phương


Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

học Nghiên cứu cơ sở khoa học của việc xây dựng các nguyên tắc và phương
pháp công bố tài liệu lưu trữ ở Việt Nam, mã số: QG.96.04 nghiệm thu năm
2001. Đề tài này đã trực tiếp đi vào giải quyết những vấn đề lý luận và
phương pháp chung của công bố giới thiệu tài liệu.
TS. Nguyễn Minh Phương đi sâu vào việc nghiên cứu phương pháp và
nguyên tắc công bố một số loại hình tài liệu cụ thể và đã viết nhiều bài trên
tạp chí “Lưu trữ Việt Nam” như: Trao đổi một số nguyên tắc và phương pháp
công bố tài liệu ảnh trên các báo và tạp chí trong số 1/1991, Mấy vấn đề công
bố tài liệu bản đồ ở nước ta trong số 3/1991, Một số vấn đề về công bố tài
liệu ghi âm ở Việt Nam, số 4/1991... Ngoài ra, ông còn là chủ nhiệm của hai
đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành: Sự phát triển các nguyên tắc và
phương pháp công bố tài liệu lịch sử áp dụng cho tài liệu khoa học kỹ thuật,
bản đồ và phim, ảnh, ghi âm mã số 88.98.058 nghiệm thu ngày 20.01.1992 và
Nghiên cứu những nguyên tắc và phương pháp công bố tài liệu lưu trữ mã số
96.98.040 nghiệm thu ngày 22.5.1998.
* Về thực tiễn công bố tài liệu.
Một số tác giả đi sâu vào việc nghiên cứu các văn bản của Đảng và Nhà
nước về công bố tài liệu như: Bước đầu tìm hiểu các quy định của Đảng và

Nhà nước về quyền công bố tài liệu văn kiện của Nguyễn Minh Phương trên
tạp chí “Lưu trữ Việt Nam” số 2/1990, Trần Thị Kim Ngân với bài viết
Những văn bản của Đảng, Nhà nước về công bố tài liệu lưu trữ và một vài
kiến nghị trên tạp chí “Lưu trữ Việt Nam” số 5/2003 và với luận văn cao học
năm 2002 Công bố tài liệu giai đoạn 1930 - 1945 tại Kho Lưu trữ Trung
ương Đảng - Tình hình và giải pháp...
Một số sinh viên chọn đề tài công bố tài liệu trên các báo, tạp chí cho
luận văn tốt nghiệp như: Công bố giới thiệu tài liệu trên tạp chí “Nghiên cứu
Luận văn cao học

8

Nguyễn Lan Phương


Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

lịch sử” từ năm 1960 đến 1985, nhận xét và đánh giá của Nguyễn Thu Huyền
năm 1998, Tìm hiểu tình hình công bố tài liệu văn kiện trên báo “Quân đội
nhân dân” 1990 – 1997 của Đinh Thị Lan năm 2007…
Các cán bộ công tác tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cũng thường
viết bài công bố về tài liệu của cơ quan mình như: Sơ bộ tìm hiểu, đánh giá
một số tình hình và việc công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ Hán Nôm ở Kho
Lưu trữ Trung ương Hà Nội của Võ Văn Sạch số 4/1983 và số 1/1984, Phạm
Thị Huệ với Vài nét về tài liệu ghi âm thời kỳ đệ II Cộng hòa trên tạp chí
“Lưu trữ Việt Nam” số 5/2003, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV - Một điểm
đến ý nghĩa về mặt lịch sử của Lê Khắc Niên trên tạp chí “Văn thư Lưu trữ
Việt Nam” số 8/2008. Ngoài ra, có một số bài viết trên Kỷ yếu Hội thảo Khoa
học Lưu trữ học và Quản trị văn phòng lần thứ 2 Công bố tài liệu ở Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia I Hà Nội - Thành tựu và kinh nghiệm của Đào Thị Diến...

Bên cạnh đó, còn có một số cuốn sách, bài viết do các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I xuất bản như: Lịch sử Hà Nội qua tài liệu lưu trữ (tập 1) Nhà xuất
bản Văn hóa Thông tin phát hành năm 2000 và Tuyển tập những bài công bố,
giới thiệu tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I xuất bản năm
2002... và một số bài công bố tài liệu rời lẻ của các Trung tâm.
Đi vào vấn đề công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, có 5
cuốn sách đã được Trung tâm biên soạn và xuất bản như: Tình cảm bạn bè
quốc tế với nhân dân Việt Nam trong cuộc kháng chiến thực dân Pháp (19461954) qua tài liệu lưu trữ do Nhà Xuất bản Quân đội nhân dân phát hành năm
2005; Sách “Chỉ dẫn các phông lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III” do Nhà Xuất bản Văn hóa - Thông tin phát hành năm 2006; Nam Bộ
kháng chiến (1945 - 1954) qua tài liệu lưu trữ do Nhà Xuất bản Quân đội
nhân dân ấn hành tháng 12.2007; Chủ tịch Hồ Chí Minh với thương binh, liệt
sĩ do Nhà Xuất bản Chính trị quốc gia ấn hành tháng 12.2007; Hà Nội - Sự
Luận văn cao học

9

Nguyễn Lan Phương


Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

kiện - Sự việc (1945- 1954) qua tài liệu lưu trữ do Nhà Xuất bản Chính trị
Quốc gia ấn hành tháng 1.2008. (Xem thêm phần 2.2.2.1.). Ngoài ra, còn một
số bài viết như: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III với chương trình phát huy giá
trị tài liệu của Nguyễn Thị Ngọc Diệp đăng trên tạp chí “Văn thư Lưu trữ
Việt Nam” tháng 6.2007 nêu lên một số hoạt động của Trung tâm trong tháng
5.2007 như: trưng bày chuyên đề, trưng bày khu tài liệu quý hiếm, trang trí lại
hành lang phòng đọc… Ngoài ra, còn có tham luận: Một số hoạt động trong
việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III của

tác giả Vũ Xuân Hưởng trong cuốn Kỷ yếu Hội nghị Khoa học quốc tế “Phát
huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc”
tại Hà Nội tháng 4 năm 2008. Tuy nhiên, những bài viết này mới chỉ điểm sơ
qua một số hoạt động trong việc công bố tài liệu lưu trữ tại Trung tâm III.
Như vậy, có thể thấy trong những năm qua, nghiên cứu về tình hình
công bố tài liệu lưu trữ đã trở thành một vấn đề mang tính cấp thiết trong
hoàn cảnh thực tế hiện nay. Các tác giả sau khi nghiên cứu đã xây dựng được
nguyên tắc, phương pháp công bố đối với loại hình tài liệu nghe nhìn và bản
đồ, còn đối với tài liệu hành chính và cá nhân thì chưa có tác giả nào nghiên
cứu. Về tình hình công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, các tác
giả chưa nêu lên được bức tranh toàn cảnh về hoạt động này.
Xét về mặt nội dung, việc nghiên cứu tình hình công bố tài liệu tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện tại chưa có tác giả nào khai thác, đặc biệt
là trình bày dưới dạng một luận văn thạc sĩ. Điều này góp phần khẳng định sự
lựa chọn hướng và nội dung nghiên cứu của đề tài là phù hợp.
5. Các nguồn tài liệu tham khảo.
Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi đã sử dụng những nguồn tài liệu
tham khảo chính sau đây:
Luận văn cao học

10

Nguyễn Lan Phương


Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

- Nhóm tài liệu về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (bao gồm các văn
bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình tài liệu).
- Nhóm tài liệu về tình hình công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III (bao gồm các văn bản của Trung tâm; Các cuốn kỷ yếu, hội thảo
khoa học; Các sách, giáo trình, luận văn của sinh viên và học viên cao học về
công tác này…).
Nhìn chung, đây là vấn đề tương đối mới mẻ nên nguồn tư liệu không
nhiều và khá tản mạn ở nhiều nơi. Điều này đã gây ra khó khăn nhất định cho
quá trình nghiên cứu.
6. Phương pháp nghiên cứu đề tài.
Với một công trình nghiên cứu thì việc định ra phương pháp phù hợp là
vô cùng cần thiết nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Trong đề tài của mình,
chúng tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản chính sau đây:
- Phương pháp nghiên cứu lý luận: phương pháp phân tích – tổng hợp,
phân loại - hệ thống hóa.
- Phương pháp nghiên cứu khảo sát thực tiễn hoạt động công bố tài liệu
tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
7. Đóng góp mới của đề tài.
Đề tài hoàn thành sẽ có những đóng góp nhất định đối với công tác
công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Thứ nhất, lần đầu tiên chúng tôi giới thiệu một cách có hệ thống về
công tác công bố tài liệu lưu trữ tại Trung tâm. Vấn đề này, từ trước tới nay
chưa được ai nghiên cứu.
Thứ hai, từ những kết quả đã đạt được, nêu ra những ưu điểm và hạn
chế trong công tác công bố tài liệu lưu trữ tại Trung tâm.
Luận văn cao học

11

Nguyễn Lan Phương


Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Thứ ba, nêu ra một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động công bố tài
liệu lưu trữ tại Trung tâm.
Kết quả nghiên cứu của Đề tài này là rất cần thiết vì nó giúp Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III đẩy mạnh hơn nữa việc phát huy giá trị của tài liệu.
Đóng góp của Đề tài còn là sự tổng kết về mặt lý luận và thực tiễn khi
tiến hành công bố tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói chung và
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng. Đề tài có thể làm tài liệu tham khảo
cho các nhà quản lý để xây dựng các văn bản có liên quan tới việc công bố tài
liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
8. Bố cục của đề tài.
Toàn bộ kết quả nghiên cứu được thể hiện ở các chương như sau:
- Chương 1. Giới thiệu khái quát Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
- Chương 2. Tình hình công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III.
- Chương 3. Nhận xét và kiến nghị một số giải pháp nhằm đẩy mạnh
hoạt động công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi có gặp một số thuận lợi và khó
khăn sau:
Thuận lợi: Vì đang công tác tại Tổ Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ
thuộc Phòng Tổ chức sử dụng nên tôi có điều kiện tiếp cận các tư liệu, tài liệu
tham khảo. Ngoài ra, tôi còn được sự hướng dẫn hướng dẫn sát sao của giáo
viên hướng dẫn.
Khó khăn: Nguồn tư liệu tham khảo còn phân tán, quỹ thời gian gian
dành cho quá trình nghiên cứu không nhiều với những áp lực nhất định từ
công việc chuyên môn.
Luận văn cao học

12

Nguyễn Lan Phương


Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Tuy nhiên, với sự giúp đỡ tận tình của Ban Giám đốc và các cán bộ
công chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, cùng với sự nỗ lực của bản
thân, tôi đã hoàn thành đúng tiến độ đã đề ra. Nhân đây, tôi cũng xin gửi lới
cảm ơn đến các thầy cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng và đặc biệt
là đến PGS. Nguyễn Văn Hàm – Người thầy đã tận tình hướng dẫn tôi trong
quá trình thực hiên luận văn này. Đồng thời, tôi cũng xin chân thành cảm ơn
Ban Giám đốc, các cán bộ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và các đồng nghiệp
trong Phòng Tổ chức sử dụng đã động viên tôi trong thời gian làm đề tài này.
Hà Nội, ngày 05 tháng 10 năm 2008
Học viên
Nguyễn Lan Phương

Luận văn cao học

13

Nguyễn Lan Phương


Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Chương 1
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
1.1. Chức năng.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập theo Quyết định số

118/TCCB ngày 10.6.1995 của Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức – Cán bộ
Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ). Sau khi các cơ quan chủ quản thay đổi tên thì
ngày 06.4.2004, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ra Quyết
định số 35/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như sau: là tổ chức sự nghiệp của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, bổ sung,
bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
Trung ương; các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu của
nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam có
trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc; các cơ quan, tổ
chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từ
năm 1945 đến năm 1976; hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới và mốc
giới hành chính các cấp theo quy định của pháp luật.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và
cá nhân ở trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao.
- Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc
nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản tài liệu, tư liệu
lưu trữ đã nộp vào Trung tâm.
Luận văn cao học

14

Nguyễn Lan Phương


Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

- Phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia lập bản sao
bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
- Phối hợp với Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ thuộc Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước để thực hiện việc tu bổ, phục chế và khử nấm
mốc, khử trùng, khử axít đối với tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III.
- Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư
liệu lưu trữ; thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước;
- Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài
liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III.
- Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và
kinh phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
1.3. Cơ cấu tổ chức.
Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm có:
Ban Giám đốc và 9 phòng:
- Phòng Thu thập, bổ sung tài liệu.
- Phòng Chỉnh lý tài liệu.
- Phòng Bảo quản tài liệu.
- Phòng Lưu trữ tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
- Phòng Tin học và Công cụ tra cứu.
Luận văn cao học

15

Nguyễn Lan Phương

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

- Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu.
- Phòng Hành chính, Tổ chức.
- Phòng Kế toán.
- Phòng Tu bổ tài liệu.
(Xem thêm Phụ lục1)
1.4. Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà
nước Trung ương, các bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu, khu
được thành lập từ những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa
cho tới nay. Đồng thời, qua những tài liệu này là những chứng cứ lịch sử phản
ánh chân thực, khách quan và toàn diện cả một quá trình thành lập, xây dựng
và bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập hơn 60 năm qua.
1.4.1. Thành phần tài liệu lưu trữ.
Ngay sau khi thành lập, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tiếp nhận từ
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I khoảng 3,6 km/giá tài liệu thuộc thẩm quyền
quản lý của mình. Từ đó đến nay, sau hơn 13 năm hoạt động, Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III đã thu thập thêm được nhiều tài liệu đưa tổng số lên hơn 12
km/giá gồm 5 khối tài liệu chính sau:
- Tài liệu hành chính.
- Tài liệu khoa học kỹ thuật.
- Tài liệu phim ảnh ghi âm.
- Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.
- Tài liệu sưu tầm.
Luận văn cao học

16

Nguyễn Lan Phương


Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

1.4.2. Nội dung tài liệu lưu trữ.
1.4.2.1. Khối tài liệu hành chính.
Khối này bao gồm tài liệu của gần 300 phông là các cơ quan Trung
ương và địa phương. Đây là những tài liệu gốc, bản chính, trong đó có nhiều
bản viết tay hay có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều vị lãnh đạo
Nhà nước khác.
Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - Cơ
quan quyền lực cao nhất của nhà nước Việt Nam. ở đây bao gồm những hồ
sơ, tài liệu về cuộc tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06.01.1946, hồ
sơ về các kỳ họp của Quốc hội và ủy ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ
sơ về kỳ họp đầu tiên khóa thứ nhất của Quốc hội và hồ sơ về Hội nghị Hiệp
thương Chính trị thống nhất tổ chức tại Thành phố Hồ Chí Minh năm 1975.
Nói chung, tài liệu phông Quốc hội là những chứng cứ lịch sử phản ánh các
hoạt động lập pháp của nhà nước Việt Nam như quá trình xây dựng các đạo
luật cơ bản từ Hiến pháp đầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này, quá
trình soạn thảo và ban hành các đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng
của nhà nước. Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài
liệu này bao quát mọi lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ
những ngày đầu thành lập nước đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống
Mỹ, tiến tới thống nhất đất nước và xây dựng xã hội chủ nghĩa ngày nay.
Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tài
liệu hình thành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ năm 1945 - 1985.
Thành phần tài liệu phông Phủ Thủ tướng đã được phân loại thành các nhóm
chính sau:

- Tài liệu chung: ở đây bao gồm các nhóm tài liệu chính như hồ sơ các
cuộc họp Hội đồng Chính phủ và Thường vụ Hội đồng Chính phủ; các loại
Luận văn cao học

17

Nguyễn Lan Phương


Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

văn bản pháp quy, sắc lệnh, quyết định của Chủ tịch nước và của Thủ tướng
Chính phủ; các loại báo cáo định kỳ, báo cáo về tình hình kháng chiến của
Hội đồng Quốc phòng tối cao, của các ngành, các địa phương, các liên khu,
về các phong trào thi đua ái quốc.
- Tài liệu về nội chính phản ánh các vấn đề về tổ chức xây dựng và
củng cố chính quyền từ Trung ương đến địa phương; về trật tự trị an, tư pháp,
thanh tra; địa giới hành chính; về biên giới, hải đảo; về giảm tô và cải cách
ruộng đất; cải tạo công thương nghiệp; về hoạt động của các tổ chức ngụy
quyền, phản động; về tôn giáo, ngoại kiều và các vấn đề xã hội khác...
- Trong nhóm tài liệu về quân sự có các huấn lệnh, huấn thị, nhật lệnh,
kế hoạch, báo cáo về quân sự ... Nhóm tài liệu này thể hiện chiến lược, sách
lược quân sự trong từng thời kỳ, tình hình động viên, huấn luyện lực lượng
quân sự, về việc sản xuất quân trang, quân dụng và trang bị quân đội; về sự
điều hành chỉ đạo, lãnh đạo của Hội đồng Quốc phòng tối cao trong các cuộc
chiến tranh chống Pháp, chống Mỹ; về những tổn thất trong chiến tranh, về
chính sách tù binh, hàng binh và dân vận.
- Tài liệu về ngoại giao có các hồ sơ Hội nghị trù bị Việt - Pháp ở Đà
Lạt (năm 1946), Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954) và Hội nghị Pa-ri về lập lại hòa
bình ở Việt Nam; các Hội nghị quốc tế ủng hộ Việt Nam; các hồ sơ về việc

thiết lập quan hệ ngoại giao và ký kết các hiệp ước, Hiệp định hợp tác quốc
tế; về việc Việt Nam gia nhập Liên hợp quốc và các tổ chức quốc tế khác...
- Nhóm tài liệu về kinh tế - tài chính thể hiện chủ trương, chính sách,
biện pháp xây dựng và phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của cách mạng
Việt Nam, trong đó có các hồ sơ Hội nghị Cán bộ Kinh tế tài chính toàn quốc
và của Ban Kinh tế Trung ương, Ban Kinh tế Chính phủ; chương trình, kế
hoạch và báo cáo về tình hình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, công thương
Luận văn cao học

18

Nguyễn Lan Phương