Thuyết trình kỹ năng viết thư và sử dụng email trong kinh doanh

BÀI THUYẾT TRÌNH
NHĨM 7

KỸ NĂNG VIẾT THƯ VÀ
SỬ DỤNG EMAIL HIỆU QUẢ


THÀNH VIÊN NHĨM 7
1. Tìm tài liệu
Thái Thùy Ân
Nguyễn Tấn Cường
Lê Khắc Bình
2.

Tổng hợp và biên tập
Đại Đăng Kha
Phạm Thị Hồng Hà

3. Làm slide
Trần Phương Anh
4. Thuyết trình
Nguyễn Đăng Hữu


KỸ NĂNG VIẾT THƯ HIỆU QUẢ
1. Phân loại thư
2. Cấu trúc cơ bản của một bức thư
3. Kỹ năng viết thư hiệu quả


1. Phân loại thư:

- Thư xin việc
- Thư thôi việc
- Thư ngỏ
- Thư xin nghỉ phép
- Thư cảm ơn
- Thư mời thầu
- Thư khiếu nại
…


2. Cấu trúc cơ bản của một bức thư:
Địa chỉ người gửi

a. Địa chỉ

Địa chỉ người nhận
TP.HCM, Ngày…tháng…năm 2016
Kính thưa Ông/Bà + Tên Họ
Vấn đề
Trình bày rõ hơn về vấn đề
Đề xuất ý kiến

b. Ngày tháng

c. Phần chào hỏi

d. Nội dung thư

Trân trọng,
hay Chân thành cảm ơn,

e. Kết thư

Họ tên người gửi
Chức danh

f. Ký tên


3. Kỹ năng viết thư hiệu quả:


3. Kỹ năng viết thư hiệu quả:
a. Quy trình viết thư tín trong kinh doanh - Quy trình 5D
(Business Mail Writing Process – BizMailWP)
b. Chiến thuật GIRO
c. Nguyên tắc STARS


3. Kỹ năng viết thư hiệu quả:
a. Quy trình viết thư tín trong kinh doanh
(Business Mail Writing Process – BizMailWP)
Quy trình 5D:
Bước 1: Xác định mục đích và cách đạt được mục đích
(Determing the End(s) and the Means)
Bước 2: Xác định người đọc và bối cảnh có liên quan
(Defining the Reader and the Situation)
Bước 3: Viết phác thảo bức thư
(Developing the Message)
Bước 4: Kiểm tra, phát hiện những thiếu hụt, sai sót

(Detecting Deficiencies)
Bước 5: Phát hành bức thư
(Distributing the Message)


3. Kỹ năng viết thư hiệu quả:
b. Chiến thuật GIRO

Gaining attention (Tạo sự chú ý)
Increasing desire (Nâng cánh ước mơ/ Khởi nguồn khát vọng)
Reducing resistance (Giảm bớt khó khăn, trở ngại)
Orchestrating action (Lên kế hoạch)


3. Kỹ năng viết thư hiệu quả:
b. Chiến thuật GIRO
Những điểm cần lưu ý khi sử dụng chiến thuật GIRO
- Ln giữ đạo đức, giữ chữ tín, khơng hứa hão, nói bừa
- Biết cách thu hút người đọc nhưng khơng phóng đại q mức,
khơng nịnh hót sáo rỗng, trơ trẽn
- Phải tự tin và biết cách hành văn quả quyết, đầy sức thuyết phục,
nhưng không áp đặt, dồn ép đối tác
- Những luận cứ đưa ra phải có tính khoa học, hợp lý
- Chú ý ảnh hưởng của văn hóa (văn hóa dân tộc, văn hóa tổ chức
và tính cách cá nhân) đến cách viết thư


3. Kỹ năng viết thư hiệu quả:
c. Nguyên tắc STARS

S – Specific (Chính xác, cụ thể)
T – Thoughtful (Cẩn trọng)
A – Affirmative (Khẳng định, quả quyết)
R – Respectful (Kính trọng)
S – Simple (Đơn giản)


CÁCH SỬ DỤNG EMAIL HIỆU QUẢ
1. Lịch sử ra đời của email
2. Một format email chuẩn
3. 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp


1. Lịch sử ra đời của email:
• Email = Electronic Mail = Thư điện tử
• Phần mềm thư điện tử:
Email client
VD: Microsoft Outlook, Microsoft Outlook
Express, Netscape Communicator,…

Webmail
VD: mail.Yahoo.com, hay @hotmail.com,
@gmail.com, ,
( Thư nội bộ )


1. Lịch sử ra đời của email:
- 1961: Tom Van Vleck phát triển hệ thống giao dịch tin
nhắn nhiều người dùng trên 1 máy tính.
- 1971: Ray Tomlinson phát triển hệ thống giao dịch tin

nhắn nhiều người trên nhiều máy tính và gửi bức thư điện
tử đầu tiên trên mạng ARPANET.
- 1977: Định dạng chuẩn (RFC 733) được Dave Crocker
đề xuất để phổ biến phương thức giao tiếp bằng thư điện
tử qua mạng Internet.


1. Lịch sử ra đời của email:
Email ra đời:
- 1978: Cậu bé Shiva đã tạo một hệ thống điện tử để gửi thư
giữa các phòng trong nội bộ trường ĐH Y và Nha khoa New
Jersey (UMDNJ).
- 1979: Các thành phần như To, From, Cc, Bcc, Subject, body,
Attachment, Inbox, Outbox… được chuyển thành một hệ thống
điện tử.
- 1980: Hệ thống điện tử kể trên được ứng dụng thực tế cho
trường ĐH Y và Nha khoa New Jersey.


1. Lịch sử ra đời của email:
Email ra đời:
- 30/8/1982: Thuật ngữ "email" và hệ thống được trao bản quyền
chính thức.
- 1985: Hệ thống phát triển hình thức email offline (khi không kết
nối mạng), cho phép người nhận lưu trữ email trên máy tính.
- 1988: Microsoft Mail là hịm thư điện tử thương mại đầu tiên
được phát triển dành cho MAC.


1. Lịch sử ra đời của email:

Những năm đầu 90:
- 1991: IBM ra mắt Lotus Notes 1.0 - mơ hình email server đầu
tiên. Đầu những năm 90, vấn nạn thư rác bắt đầu hoành hành.
- 1992: Microsoft Outlook phiên bản dành cho MS-DOS ra đời.
- 1993: AOL và Delphi kết nối hệ thống email độc quyền của họ
vào Internet.
- 1993: IBM liên doanh với BellSouth sản xuất dịng điện thoại
thơng minh đầu tiên Simon Personal Communicator, trong đó
có tính năng email.


1. Lịch sử ra đời của email:
Những năm đầu 90:
- 1996: Sabeer Bhatia và Jack Smith khởi động "HoTMaiL" website cung cấp dịch vụ email miễn phí đầu tiên trên thế giới và
nhanh chóng Hotmail trở thành dịch vụ email được sử dụng nhiều
nhất thế giới.
- 1997: Yahoo! cho ra đời Yahoo! Mail, cạnh tranh với Hotmail.
- 1999: Blackberry cho phép truy cập dịch vụ email qua ĐTDĐ.
Khả năng gửi email qua điện thoại khiến việc sử dụng email
nhanh chóng hơn bao giờ hết.
- Cuối những năm 90, email sử dụng ngôn ngữ HTML ra đời cho
phép định dạng văn bản phong phú hơn so với văn bản thuần túy.


1. Lịch sử ra đời của email:
Những năm đầu thế kỉ 21:
- 2003: Microsoft Outlook 2003 phát triển bộ lọc thư rác và
thư lừa đảo.
- 2006: Outlook 2007 ra đời hỗ trợ duyệt tin qua RSS và nhận
tin nhắn.

- 4/2007: Gmail đi vào hoạt động, sau 4 năm chạy bản beta.


1. Lịch sử ra đời của email:
Những năm đầu thế kỉ 21:
- 2010: Outlook Mobile dành cho Windows Phone 7 và Outlook
dành cho Mac 2011 ra đời. Facebook công khai kế hoạch kết hợp
ứng dụng Microsoft Office nền web vào hệ thống nhắn tin mới.
- 2011: Hệ thống quy ước AP Stylebook của Hoa Kỳ chính thức
sử dụng chữ "email" trên các phương tiện truyền thông thay cho
"e-mail".
- Hiện nay: Email Mọi lúc, mọi nơi, mọi thứ, bất kì ai…. ( Cần :
Thiết bị kết nối, kết nối. Đủ: Biết sử dụng )


Đặc điểm của Email:
- Tốc độ cao ( So sánh với thư viết tay truyền thống, fax )
- Thuận tiện
- Có thể giao tiếp nhiều người một lúc.
- Tính di động cao.
- Có thể đính kèm tài liệu, ảnh, file,...
- Có thể kiểm tra, chỉnh sửa trước khi thực hiện.
- Phù hợp với mơi trường hiện tại.
- Chi phí thấp
- Phải có kết nối internet, thiết bị có thể kết nối
- Có thể bị xâm phạm từ bên ngồi


Tại sao phải sử dụng Email ?

1. Nhu cầu truyền đạt thơng tin
2. Tốc độ cao
3. Thuận tiện
4. Chi phí thấp


2. Một format email chuẩn:


3. 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp:
Nguyên tắc 1: Sử dụng email đúng dịp
- Nội dung liên lạc cần được lưu lại
- Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt
- Nội dung trả lời khơng cần thiết phải tức thì
- Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác
nhau
- Nội dung khơng địi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp


2. 10 Nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp:
Nguyên tắc 2: Cài đặt email chuyên nghiệp
- Background luôn luôn trắng
- Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm
- Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time
New Roman, Tahoma,…
- Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) cho
toàn bức thư