Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Trường Mầm non

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG: MN HOA HỒNG XÃ PẮC TA
TỔ CHUYÊN MÔN: GDMN2

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TẠI TRƯỜNG MẦM NON

Lĩnh vực/Môn: VĂN THƯ LƯU TRỮ
Tên tác giả: HÀ NGỌC ĐOÀI

NĂM HỌC 2014 - 2015

-1-


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
- Khái quát về lý luận: Ngày nay trước tình hình phát triển, đổi mới ngày
càng sâu rộng, mạnh mẽ của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển, sự trao
đổi thông tin, công văn, văn bản, chỉ thị.... giữa các cơ quan, đơn vị, các ngành
ngày càng nhiều, riêng ngành Giáo dục và Đào tạo thì số lượng các văn bản giữa
các cơ quan trong ngành là rất nhiều nên công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phải có
một số kiến thức nhất định để xử lý tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời
và hiệu quả.
Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ
phận tiếp nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị; Thông tư; Thông báo; báo cáo…)
của các cấp ban ngành đến đơn vị, thông báo đến nhà trường, các đoàn thể trong
nhà trường và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thông báo các thông tin trên…) quá
trình thực hiện, hoạt động của đơn vị đối với cấp trên, cơ quan đơn vị chủ quản.

- Về mặt thực tiễn: Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận thực hiện
chức năng giúp việc, phục vụ cho nhà trường, là nơi giao thoa, đầu mối thực
hiện các hoạt động khác của nhà trường, các ban ngành đoàn thể khác trong nhà
trường, lưu trữ là bộ nhớ, bộ lọc của thủ trưởng cơ quan. Các vấn đề thông tin
được nhân viên văn thư lưu trữ thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển
đến thủ trưởng và ngược lại. Ngoài ra văn thư là cầu nối giữa nhà trường với nhà
trường, giữa nhà trường với các cơ quan ban ngành khác, đặc biệt là đơn vị chủ
quản cấp trên.
2. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu.
- Phạm vi: Ở một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì
cũng phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư - lưu trữ
ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn
thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác
văn thư-lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ công chức văn
phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp

-2-


vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư,
lưu trữ. Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi Trường mầm non Hoa Hồng
xã Pắc Ta thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân
viên văn thư trong tất cả các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình
- Đối tượng: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý
văn thư, lưu trữ tại trường mầm non
3. Mục đích
Với bản thân là người làm công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm non,
nhà trường vừa mới được thành lập, nơi mà cơ sở vật chất còn thiếu thốn, và khó
khăn xuất phát từ những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý và bảo
quản tốt các loại công văn đi, công văn đến. Lưu trữ thông tin đầy đủ khoa học là

bộ nhớ, bộ lọc của nhà trường trong khi điều kiện nhà trường rất khó khăn về cơ
sở vật chất. Từ những đúc kết kinh nghiệm, những khó khăn mà tôi đã khắc phục
trong quá trình công tác tôi mạnh dạn đưa ra sáng kiến kinh nghiệm: “Một số
biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại
trường mầm non” nhằm nâng cao công tác quản lý văn thư, lưu trữ cho nhà
trường .
Từ những nội dung trên bản thân tôi đã đúc kết nhiều kinh nghiệm, đầu tư
suy nghĩ tìm tòi, nghiên cứu, tìm hiểu về công tác quản lý văn thư, lưu trữ của
trường phải vượt qua những thuận lợi và khó khăn như sau:
4. Điểm mới của SKKN: Nâng cao được nhận thức và trách nhiệm của
nhân viên văn phòng về công tác văn thư, lưu trữ. Người làm công tác văn thư
lưu trữ tìm kiếm được văn bản đã lưu trữ một cách thật nhanh chóng; lưu trữ hồ
sơ, các văn kiện nhà trường theo trình từ logic và khoa học, giúp cho quá trình
bảo quản tài liệu được an toàn và lâu dài.
Đề tài này rất cần cho những đơn vị nhà trường vung sâu vùng xa nơi mà
điều kiện cơ sở vật chất chưa có phòng lưu trữ riêng.
Khai thác tốt năng lực của nhân viên văn phòng trong quản lý, khai thác
sử dụng văn bản, tài liệu lưu trữ, nhân viên lưu trữ của nhà trường có thể kiêm
nhiệm thêm các công viêc khác đối với những đơn vị còn thiếu nhân viên.

-3-


PHẦN NỘI DUNG

Chương 1
1.1. Các định nghĩa, khái niện có liên quan đến tên của vấn đề SKKN
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan đơn vị.
Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản

lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công
việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng,
chính xác, bí mật, hiện đại. Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ
nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ,
đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu
trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan phải
đảm bảo tính khoa học, tính cơ mật. Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ
nếu biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian nghiên cứu, ứng
dụng tốt công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, đặc
biệt là khâu soạn thảo văn bản, cách sắp xếp lưu trữ dựa trên những ứng dụng
khoa học công nghệ thông tin.
“Một số biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn thư, lưu
trữ tại trường mầm non” là những kinh nghiệm được rút ra trong quá trình thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường mầm non nhằm khắc phục những
khó khăn về điều kiện cơ sở vật chất, con người tại đơn vị nhà trường.
1.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện vấn đề sáng kiến.
Trong những năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong các trường học
đã được các cấp lãnh đạo cấp trên quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực
hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

-4-


- Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ công tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính Phủ về sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính

Phủ công tác văn thư.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị đính số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính Phủ.
- Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
Phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
- Tổ chức xác định giá trị tài liệu, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo đúng
quy trình hướng dẫn của cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước tại công văn số
283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 về việc hướng dẫn Chỉnh lý tài liệu hành
chính và công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 09/12/2006 về việc hướng dẫn tổ
chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
- Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2014 về việc
ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lai Châu.

Chương 2
2.1. Viết vài nét về địa bàn thực hiện sáng kiến
Từ trước đến nay công tác văn thư lưu trữ ở các trường học trong địa bàn
huyện đều được kiêm nhiệm, đa số nhân viên văn thư ở các trường của huyện
đều là những người không đúng chuyên môn, công tác quản lý văn thư, lưu trữ
không được quan tâm đúng mức nên việc lưu trữ còn rất nhiều bề bộn và thiếu
sót, tình trạng chồng chéo, không khoa học hoặc là bị thất lạc hỏng mất thường
xuyên sảy ra.

-5-


Từ năm 2010 trở lại đây do yêu cầu đổi mới của Nhà nước về nhiều mặt

trong hoạt động hành chính cũng như trong Giáo dục và Đào tạo, chương trình
Phổ cập giáo dục mầm non 5 tuổi và giáo dục phổ cập đúng độ tuổi, chương
trình đổi mới phương pháp dạy học, thay sách giáo khoa của ngành Giáo Dục và
Đào tạo… Nên từ đó các loại văn bản chỉ đạo; Hướng dẫn; Thông tư; Văn bản
chuyên môn ngày càng nhiều, việc báo cáo giữa nhà trường với Phòng Giáo dục
và các cơ quan chủ quản cấp trên cũng thực hiện thường xuyên, vì thế nhà
trường không thể thiếu đi một cán bộ văn thư để quản lý và bảo quản, lưu trữ
các công văn đi, đến, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu của nhà trường liên quan đến
việc giảng dạy, thực hiện nhiệm vụ năm học của nhà trường.
Trong những năm gần đây, nhận thức được việc phải cần có một cán bộ
văn thư phụ trách bảo quản, quản lý sắp xếp các loại văn bản, công văn, các
quyết định, hồ sơ sổ sách…Một cách ngăn nắp và có khoa học. Nên hầu hết các
trường đều có bố trí cán bộ làm công tác này nhưng nhìn chung cán bộ làm công
tác văn thư, lưu trữ chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý
văn thư, lưu trữ nên một số nơi vẫn còn bề bộn làm việc không có khoa học và
chưa được ngăn nắp gọn gàng hoặc là chưa được quan tâm đúng mức.
2.2. Viết thực trạng vấn đề được nghiên cứu trong sáng kiến.
a.Thuận lợi, khó khăn.
Được sự quan tâm, lãnh chỉ đạo của Phòng Giáo Dục & Đào Tạo huyện
Tân Uyên, sự ưu tiên của BGH nhà trường trong công tác quản lý văn thư, lưu trữ,
tạo mọi điều kiện thuân lợi nhất nhằm quản lý hồ sơ, tài liệu, công văn hiệu quả và
đảm bảo. Số lượng giáo viên trong nhà trường ít, nên lượng tài liệu cần quản lý, lưu
trữ không nhiều so với các đơn vị trường khác. Nhà trường mới được thành lập và
đi vào hoạt động từ tháng 9 năm 2013 nên khối lượng lưu trữ chưa nhiều đảm bảo
cho việc sắp xếp từ đầu, không có sự xáo trộn tài liệu trong lưu trữ.
Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin tốt có trình độ về công nghệ thông
tin, vì vậy để ứng dụng trong công tác văn thư lưu trữ sẽ rất thuận lợi.
Mặc dù có nhiều thuận lợi song việc quản lý, bảo quản lưu trữ hồ sơ sổ
sách công tác văn phòng gặp không ít khó khăn:

-6-


Trường mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta là trường vừa mới được thành lập
nên cơ sở vật chất còn nhiều thiếu thốn, không có văn phòng dành riêng cho công
tác quản lý văn thư, lưu trữ, các cơ sở vật chất để lưu trữ còn sơ sài, thiếu và hầu
như không có, văn phòng chỉ có một phòng 30m 2 là nơi làm việc tập trung của
Ban giám hiệu nhà trường, kế toán, văn thư, đồng thời cũng là phòng hội đồng
của nhà trường vì vậy không gian hẹp nhưng lại có rất nhiều tài liệu, các loại tài
liệu khác nhau gây khó khăn rất nhiều trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ.
Cán bộ làm công tác văn thư chưa qua trường lớp chuyên môn nghiệp vụ.
Nên việc bảo quản hồ sơ sổ sách chưa theo hệ thống.
Việc giao nhận các loại văn bản, công văn còn nhiều thiếu sót và chưa có
nhiều kinh nghiệm trong công việc.
Sắp xếp việc lưu trữ các loại tài liệu, văn bản của nhà trường chủ yếu
bằng thủ công chưa có khoa học. Chưa có thiết bị đồ chuyên dụng phục vụ công
tác lưu trữ. (Cả nhà trường chỉ có 01 tủ đồ mượn của tiểu học để lưu trữ tất cả
các hồ sơ, tài liệu của nhà trường).
Nhân viên trong nhà trường còn thiếu, (chưa có nhân viên y tế học đường,
nhân viên bảo vệ), nên nhân viên văn thư còn phụ trách kiêm nhiệm các công
việc khác nên việc chú tâm vào công tác văn thư lưu trữ chưa được chuyên cần.
Địa bàn trường khá rộng dân cư sống phân tán, đời sống còn gặp nhiều
khó khăn. Một bộ phận người dân làm thuê làm mướn nên mỗi khi đi làm ăn xa
thường đến rút học bạ (năm học 2013 – 2014 có 10 trường hợp học sinh chuyển
trường, chuyển lớp đi và đến), chuyển trường không phù hợp với thời điểm của
năm học, các thành phần trong hồ sơ thường xuyên bị thiếu hoặc là bị mượn lại
để phục vụ các công tác khác, nên công tác quản lý lưu trữ gặp nhiều khó khăn.
- Trình độ chuyên môn về công tác văn thư lưu trữ còn yếu, kinh nghiệm
còn ít do kinh nghiệm trong công tác lâu năm chưa cao.
2.3. Nguyên nhân

Công tác quản lý văn thư, lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế là do
nhà trường vừa mới thành lập nên về mặt con người chưa đáp ứng được với nhu
cầu của công việc, cơ sở vật chất chưa đảm bảo, còn đang trong quá trình xây

-7-


dựng nên xảy ra tình trạng như trên là điều khó tránh khỏi. Việc nhân viên văn
thư lưu trữ còn yếu về trình độ chuyên môn trong công tác quản lý tài liệu và lưu
trữ cũng do thời gian công tác và điều kiện làm việc chưa được đầy đủ để hoàn
thành tốt nhiệm vụ của mình.

Chương 3
3.1. Các biện pháp khắc phục những hạn chế, nâng cao hiệu quả trong
công tác văn thư lưu trữ:
a. Biện pháp quản lý văn bản đi, văn bản đến đúng nơi quy định, giám sát
thời gian, tiến trình thực hiện, báo cáo phản hồi các văn bản chỉ thị, hướng
dẫn… một cách hiệu quả không chậm muộn hoặc thiếu sót.
- Biện pháp này nhằm khắc phục việc chuyển văn đi, văn bản đến đúng
địa chỉ, đúng thời gian, việc thực hiện các báo cáo, chỉ đạo, các hướng dẫn đúng
nội dung, thời gian thực hiện đúng theo yêu cầu của văn bản chỉ đạo.
- Hiện nay thời đại công nghệ thông tin phát triển nên công tác văn thư
cũng phần nào ứng dụng công nghệ thông tin trong việc chuyển văn bản đến các
cơ quan đơn vị trong và ngoài ngành, việc chuyển công văn đi đến bằng email
giúp cho nhân viên văn thư đỡ vất vả đi nhiều, tuy nhiên việc chuyển như vậy
cũng có nhiều hạn chế. Ví dụ: Chuyển một báo cáo đến nhiều cơ quan đơn vị,
nhưng có đơn vị chưa nhận được hoặc do thiếu sót trong quá trình chuyển hoặc
trong quá trình chuyển đơn vị nhận chưa nắm bắt được thời gian chuyển nên báo
cáo chuyển đến mà không được nhận đúng thời gian yêu cầu.
Vì vậy đối với người làm công tác văn thư thì những địa chỉ, cơ quan đơn

vị, cá nhân thường xuyên nhận văn bản cần có một danh sách số điện thoại
người nhận hoặc đơn vị nhận để kiểm tra quá trình chuyển những văn bản quan
trọng và thời gian gấp rút. Hoặc trong nội dung gửi thư yêu cầu có phản hồi đã
nhận thư lại địa chỉ gửi, nhằm giúp người quản lý việc chuyển văn bản tài liệu
nắm được số lượng đơn vị đã nhận và chưa nhận.
- Đối với văn bản đến việc vào sổ công văn và chuyển đến người nhận để

-8-


giải quyết là chuyện tất nhiên, nhưng trong những giai đoạn mà số lượng văn
bản đến lớn, nhiều nội dung cần phải xử lý, thực hiện và có báo cáo phản hồi.
Để tránh cho việc xử lý chậm, hoặc không được thực hiện triển khai, báo cáo
phản hồi lại nội dung mà trong văn bản đến yêu cầu. Người làm công tác văn
thư phải phân luồng văn bản đến về nội dung, yêu cầu và người thực hiện, thời
gian thực hiện, những văn bản nào cần có báo cáo, phản hồi nhiều lần…
Ví dụ: những công văn của nhà trường được phân loại chuyển đến Ban giám
hiệu nhà trường, những công văn của Công đoàn thì chuyển đến Chủ tịch Công
đoàn, tương tự như vậy đối với các tổ chức đoàn thể khác trong nhà trường.
Tuy nhiên việc thực hiện chế độ báo cáo phản hồi, triển khai thì người cán
bộ văn thư phải có một quyển sổ riêng ngoài sổ đăng ký công văn đến.
Ví dụ: Công văn về công tác y tế trường học một năm báo cáo đinh kì 2
lần. Nhân viên văn thư cần phải có sổ theo dõi nhằm giám sát nhắc nhở nhà
trường về việc thực hiện chế độ báo cáo đúng thời gian quy định.
Sổ theo dõi việc triên khai công văn, việc thực hiện chế độ báo cáo cần
ghi theo tháng, vì có những công văn đến triển khai thực hiện có thể đến một
hoặc 2 tháng mới báo cáo phản hồi lại cơ quan cấp trên. Nên người quản lý văn
thư chỉ cần xem xét sổ để thông báo nhắc nhở tới người phụ trách việc báo cáo
phản hồi theo công văn yêu cầu, không để sảy ra tình trạng quyên không báo
cáo, không thực hiện triển khai ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ năm học

của nhà trường.
Vi dụ: Tháng 20/3/2014 phải báo cáo về Phòng Giáo dục và Đào tạo việc
thực hiện tuyên truyền ngày Thế giới nước năm 2014. Nhắc ban giám hiệu thực
hiện chế độ báo cáo cấp trên.
b. Biện pháp lưu trữ văn bản, công văn đi đến, tài liệu trong điều kiện
chưa có phòng lưu trữ, dụng cụ, thiết bị lưu trữ đầy đủ.
Biện pháp này giúp cho việc lưu trữ được đảm bảo nhưng lại không quá
tốn diện tích, đồ dùng thiết bị lưu trữ. Nhưng việc tìm tài liệu và nội dung của
tài liệu lại được tiến hành nhanh, không sợ thất thoát hay thiếu sót. Giúp giải
quyết vấn đề về cơ sở vật chất tại đơn vị, trông điều kiện thiếu thốn và tạm thời,

-9-


người làm công tác văn thư không mất quá nhiều thời gian vào việc lo lắng về
lưu trữ, bảo quản tài liệu trong điều kiện khó khăn.
- Việc lưu trữ văn bản tài liệu, công văn đi đến rất quan trọng đối với các
hoạt động của nhà trường, yêu cầu phải đảm bảo an toàn, không thất thoát, đầy
đủ các loại, các đầu theo quy định. Khi cần đến sử dụng thì phải nhanh chóng
tìm và đưa ra để phục vụ cho công tác thực hiện nhiệm vụ trong các hoạt động
của nhà trường. Vì vậy người làm công tác quản lý hồ sơ sổ sách, văn bản phải
sắp xếp sao cho khoa học đề đảm bào những yêu cầu về lưu trữ cũng như việc
tra cứu, sử dụng đến tài liệu.
- Để lưu trữ ngăn nắp, khoa học khoa học một khối lượng lớn công văn đi
đế, các văn bản, tài liệu phụ vụ các hoạt động dạy và học của nhà trường bằng
phương pháp thủ công, bằng cách sắp xếp đơn thuần thì cần một lượng thời gian
rất lớn, khối lượng công việc nhiều. Tuy nhiên do điều kiện về cơ sở vật chất
không cho phép nên việc này để thực hiện là khó khả thi. Vì vậy cần một giải
pháp khác là ứng dụng công nghệ thông tin nhằm giảm bớt gánh nặng về mặt
bằng diện tích và khối lượng công việc nhưng lại mang lại hiệu quả và chất

lượng rất cao. Điều kiện cho phép là việc thực hiện chuyển văn bản, công văn đi
và đến được thực hiện bằng hòm thư điện tử từ tháng 12 năm 2013 nên việc ứng
dụng là dễ ràng và tiện lợi.
Đối với văn bản đến nhân viên văn thư chỉ vào hòm thư đến tải về xem
xét qua nội dung nhằm phân loại để gửi đến người phụ trách những loại công
văn đó. Từ (File) mình tải về chỉnh sửa lại tên theo trích yếu nội dung và số ghi
trên công văn sau đó lưu vào Folder từng loại văn bản mình tạo ra theo từng
tháng, năm và loại văn bản.
Ví dụ: D/công văn đến/ năm 2014/tháng1/quyết định
Như vậy khi ta tìm đến quyết định, hướng dẫn, công tác tuyên truyền… là
đã có ngay không cần phải in, lưu sau đó khi cần phải đi tìm, lục trong đống
công văn.
Việc thực hiện lưu trữ trên máy cũng có hệ quả của nó, ví dụ máy tính
hỏng khôi phục lại bị mấy dữ liệu hoặc là trong quá trình sử dụng bị mất do

- 10 -


virut tấn công hoặc bất cẩn xóa file….để tránh gặp phải tình huống như vậy mỗi
tháng ta phải sao lưu dữ liệu lên dữ liệu điện toán đám mây, hoặc google drive.
Sau đó nhiều người có thể vào địa chỉ trên lấy văn bản, dữ liệu tài liệu bất cứ khi
nào và loại nào.
Đây là phương pháp lưu trữ đảm bảo an toàn đầy đủ, nhưng lại khắc phục
được khó khăn của nhà trường, tiết kiệm được văn phòng phẩm trong quá trình
in ấn và lưu trữ.
3.2. Hiệu quả của sáng kiến
Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công làm cán bộ văn thư
của trường mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta tôi thấy hiệu quả của những biện
pháp trên sau khi thực hiện như sau:
Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận

lợi trong công việc tìm kiếm các văn bản hàng ngày của tôi, không mất nhiều
công sức trong việc tìm kiếm tài liệu, thời gian in ấn, lưu trữ, quản lý văn bản.
Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp,
trong điều kiện về không gian không cho phép, tỉ mỉ trong công việc, xử lí công
việc trôi chảy không còn bỡ ngỡ, thiếu sót.
Góp phần giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ trong nhiều năm học
đúng thời gian quy định nhất là việc nhà trường đi vào hoạt động chưa lâu, công
việc của nhà trường sau khi thành lập tương đối nhiều. Đội ngũ cán bộ quản lý
thiếu, nhân viên thiếu…
Bản thân cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và tạo được một
môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu quả cao cho đơn vị khắc
phục được tình trạng thiếu nhân lực, vật lực.
3.3. Ứng dụng vào thực tiễn.
3.3.1. Bài học kinh nghiệm
Là người làm công tác văn thư, lưu trữ cần phải không ngừng nghiên cứu,
tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh
thực tế ở mỗi nơi. Biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công
việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao, luôn có tính kiên trì học hỏi tự

- 11 -


nâng cao trình độ chuyên môn của mình.
Công tác văn thư là một bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người
làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng
và chính xác…
Áp lực công việc đối với người làm công tác văn thư là rất lớn nên đòi hỏi
người làm công tác này phải bình tĩnh và có phương pháp khoa học giải quyết
công việc nhanh chóng không được vội vàng sảy ra dối trí, bế tắc.
Người làm công tác văn thư luôn luôn trực tiếp xử lý từng công việc một

nhưng với thái độ phải hết sức hoà nhã, ân cần, siêng năng, nhạy bén không
nóng nảy. Phải thật sự yêu quý công việc, xem việc của mình làm là tạo điều
kiện cho lãnh đạo để cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ trong năm học.
3.3.2. Ý nghĩa
Thời gian tham gia công tác ngắn, lại được điều động về nhà trường mới
được thành lập, nơi mà so với đơn vị cũ là mới là, thiếu thốn, công việc xử lý,
kiêm nhiệm nhiều, nhưng với sự nhiệt tình ham học hỏi, tự lao động sáng tạo đã
cho bản thân cơ hội được rèn luyện, học tập nâng cao được năng lực chuyên
môn, khả năng xử lý công việc một cách chính xác khoa học, góp phần giúp nhà
trường thực hiện thắng lợi nhiệm vụ năm học đầu tiên sau khi mới chia tách,
thành lập, đồng thời cho bản thân thêm nhiều kinh nghiệm trong công tác văn
thư lưu trữ.
3.3.3. Tính khả thi và khả năng áp dụng triển khai của sáng kiến ở mức
độ nào và đối tượng nào sẽ có kết quả
Việc áp dụng sáng kiến vào các đơn vị trong địa bàn là rất dễ dàng và
mang tính khả thi cao, vì hiện nay trường nào cũng có nhân viên văn thư lưu trữ.
Việc triển khai đối với công tác văn thư, lưu trữ trong ngành là đơn giản
và hiệu quả đối với những trường mà có mạng internet, nhân viên phụ trách văn
thư có trình độ về công nghệ thông tin, nhà trường có máy tính riêng phục vụ
cho công tác quản lý văn thư, lưu trữ. Không chỉ áp dụng đối với địa bàn trong
huyện mà còn đối với nhiều địa phương khác.
Đối với các ngành khác công tác văn thư lưu trữ được quan tâm hơn nhưng

- 12 -


cách áp dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ, loại bỏ phần nào cách lưu trữ truyền
thống sẽ giúp ích rất nhiều trong công tác văn thư lưu trữ ngày nay.
PHẦN KẾT LUẬN
1 Kết luận: Nội dung trên là tất cả những kinh nghiệm của tôi trong quá

trình thực hiện công tác văn thư lưu trữ của mình việc “Quản lý công tác văn
thư, lưu trữ công văn đi - công văn đến, hồ sơ, tài liệu tại trường mầm non
Hoa Hồng xã Pắc Ta’’ mà bản thân tôi đã, tìm tòi suy nghĩ, học hỏi, nghiên
cứu, đúc kết trong quá trình làm công tác “Văn thư, lưu trữ” đã đưa ra những
biện pháp thực hiện sáng tạo mới nhằm khắc phục những khó khăn ban đầu để
thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Góp phần không nhỏ vào việc bước đầu xây
dựng nhà trường mới thành lập đi vào hoạt động tốt đảm bảo thực hiện thắng lợi
nhiệm vụ năm học đầu tiên khi chia tách. Đây là mảng đề tài còn nhiều mới mẻ,
trong quá trình tìm tòi học hỏi chắc chắn còn nhiều thiếu sót, rất mong được sự
đóng góp của các anh, chị đồng nghiệp để đề tài ngày càng được hoàn thiện hơn.
Rất mong sự đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy cô trong Hội đồng
khoa học các cấp của ngành để nâng cao hiệu quả “Quản lý công tác văn thư,
lưu trữ” ngày đạt hiệu quả cao hơn.
2. Kiến nghị:
Các cấp Lãnh đạo cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc
nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ cơ sở vật
chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một tốt hơn.
Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với sự tiến bộ của khoa học
trong giai đoạn hiện nay. Khuyến khích cán bộ văn thư lưu trữ học hỏi ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ nhằm giảm tải công việc
đồng thời góp phần thực hiện chính sách tiết kiệm trong các hoạt động văn
phòng của nhà trường.
Cần mở thêm các khóa đào tạo ngắn hạn cho cán bộ văn thư, văn phòng
các trường trong huyện tập huấn và học tập về chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Các lớp sử dụng, hoặc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lưu trữ.

- 13 -


Để người làm công tác văn thư, lưu trữ, văn phòng an tâm công tác, các

cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn, tạo điều kiện làm việc tốt nhất
phù hợp với đặc thù của ngành và từng đơn vị.
Pắc Ta, ngày

tháng

Xác nhận của lãnh đạo đơn vị

Tác giả SKKN

(người viết SKKN)

(Ký, ghi rõ họ tên)

- 14 -

năm 201