QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS CHI NHÁNH HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:
QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG
NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ
NỘI

Giáo viên hướng dẫn

Sinh viên thực hiện

TH.S TRƯƠNG QUANG MINH

NGUYỄN THỊ LAN ANH
Lớp: K47E5
Mã sinh viên : 11D130242

1


HÀ NỘI - 2015

2


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập tại trường Đại học thương mại cũng như thời gian

thực tập tại công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội, em đã được các
thầy cô trong khoa Thương mại quốc tế và Ban giám đốc cùng các anh chị nhân
viên trong Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp.
Vì vậy, em xin chân thành cảm ơn các thầy, các cô khoa Thương mại quốc tếtrường Đại học Thương mại, đã tận tình chỉ dạy em những kiến thức cơ bản và hữu
ích trong công việc thực tế tại nơi em thực tập cũng như trong quá trình nghiên cứu
phân tích và viết khóa luận. Và em xin gửi lời cảm ơn đặc biệt tới Th.S Trương
Quang Minh người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận này.
Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo, cùng anh chị nhân
viên trong Công ty, đã tạo điều kiện cho em thực tập tại Công ty cũng như cung cấp
cho em những thông tin thực tế để em hoàn thành khóa luận .
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội ngày, 14 tháng 04 năm 2015
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Lan Anh


MỤC LỤC


DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2

Ký hiệu
B/L
H.B/L

M.B/L
CFR

Tên tiếng Anh
Bill of Lading
House Bill of Lading
Master Bill of Lading
Cost & Freight

3

CIF

Cost, Insurance & Freight

4
5
6
7
8

CFS
C/O
D/O
FCL
FIATA

Certificate of Free Sale
Certificate of Origin
Delivery Order

Full Container Load
International Federration
of Freight Forwarders
Association

9
10

FOB
ICD

Free on Boad
Inland Container Depot

11
12
13
14

L/C
LCL
NOR
VISABA

15

XNK

Letter of Credit
Less than Container Load

Notice of Readiness
Viet Nam Ship Agents &
Brokers Association
Xuất nhập khẩu

Ý nghĩa
Vận đơn
Vận đơn nhà
Vận đơn chủ
Tiền hàng ,và cước phí (theo
Incoterm)
Tiền hàng, bảo hiểm và cước phí
(Theo Incoterm)
Giấy chứng nhận lưu hành tự do
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
Thông báo hàng đến
Hàng nguyên Container
Liên đoàn các hiệp hội giao nhận
và kho vận quốc tế

Giao hàng lên tàu (theo Incoterm)
Cảng thông quan nội địa (cảng
cạn)
Thư tín dụng
Hàng lẻ
Thông báo hàng đến
Hiệp hội đại lý và môi giới hàng
hải Việt Nam

Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ NỘI

1.1 Tính cấp thiết của đề tài.

Hòa cùng với xu thế khu vực hóa và toàn cầu hóa về hợp tác kinh tế đang nổi
trội, với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường, với tính phụ thuộc lẫn
nhau về kinh tế và thương mại giữa các quốc gia ngày càng sâu sắc, Việt Nam đã và
đang không ngừng cố gắng đẩy mạnh sự nghiệp công nghiệp hóa-hiện đại hóa đất
nước đưa nền kinh tế hòa nhập vào nền kinh tế thế giới.
Trong bối cảnh đó, hoạt động xuất nhập khẩu sẽ là hoạt động chủ lực, có vai
trò quyết định trong việc hội nhập kinh tế của Việt Nam. Để hoạt động này thực sự
mang lại hiệu quả kinh tế cao cần phải có những chiến lược phát triển hợp lý mà
một trong số đó là đẩy mạnh giao nhận hàng nhập khẩu. Đây là một hoạt động phụ
trợ có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động nhập khẩu. Dịch vụ giao nhận
hàng nhập khẩu làm đẩy mạnh đáng kể tốc độ lưu chuyển hàng hóa của hàng hóa
nhập khẩu, làm phong phú thêm các mặt hàng trong nước.
Trong lĩnh vực giao nhận, giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là
phương thức có nhiều ưu điểm như chuyên chở được hàng hóa có khối lượng lớn,
cồng kềnh, trên những tuyến đường xa, giúp tiết kiệm chi phí. Nghiệp vụ giao nhận
hàng nhập khẩu bằng đường biển là một quy trình phức tạp bao gồm nhiều khâu
trong mối quan hệ với nhiều bên như: khách hàng, hãng tàu, cơ quan cấp giấy phép,
hải quan, cảng vụ… Nên các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận cũng mắc
nhiều lỗi như chậm tiến độ giao hàng, sai sót trong chuẩn bị chứng từ và các tài liệu
có liên quan, hàng hóa bị hỏng hóc, mất mát, giao sai, vướng mắc về thủ tục hải
quan, chậm trễ trong toàn quy trình do thiếu khả năng quản lý nguồn lực. Những tác
động này ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và hạn chế
sự phát triển của ngành giao nhận vận tải việt Nam trong bối cảnh cạnh tranh quốc
tế gay gắt như hiện nay.
Công ty Cổ phần hàng hải MACS là một doanh nghiệp hoạt động trong nhiều

lĩnh vực, trong đó giao nhận hoạt động chủ lực. do vậy công ty cũng không tránh
khỏi những khó khăn chung của ngành. Chính vì vậy, việc phân tích, nghiên cứu,
đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

7


tại công ty, từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động đó là một vấn đề
thực tiễn mang tính cấp thiết. Việc tiếp cận quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của
công ty nhưng ở góc độ quản trị sẽ giúp nhìn nhận được thực trạng một cách tổng
quát, khoa học, từ đó có thể có cách đánh giá, điều chỉnh những sai sót hiệu quả hơn
và mang tính thống nhất trong cả quá trình. Nghiên cứu trên góc độ quản trị cũng
giúp nâng cao năng lực quản lý của nhà quản tri, giúp họ điều phối những nguồn
lực cho quy trình hớp lý hơn.
Từ thực tế trên, qua quá trình thực tập tại công ty Cổ phần hàng hải MACS và
dựa trên những kiến thức đã được trang bị ở trường, em xin chọn đề tài: “Quản trị quy trình
giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi
nhánh Hà Nội” giai đoạn 2011-2014 làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bao gồm nhiều khâu, nhiều bên liên quan
do vậy công tác quản trị quy trình lại càng khó khăn và phức tạp. Không những thế,
giao nhận hàng hóa bằng đường biển trong XNK hiện nay rất phổ biến, chiếm
khoảng 80% trong giao nhận quốc tế, vì thế mà đối với các doanh nghiệp làm giao
nhận thì giao nhận đường biển rất được quan tâm, chú trọng, nó bao gồm các khâu
như thuê phương tiện vận chuyển, khai báo hải quan, lập bộ chứng từ…đòi hỏi phải
đảm bảo được các quy tắc và những yêu cầu về độ an toàn, chính xác và quyền lợi
của các bên liên quan.
Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu thì cũng có một vài đề tài khóa luận có
liên quan như :
-

“ Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa XNK chuyên chở bằng đường biển tại
công ty kho vận ngoại thương VIETRANS”- khóa luận tốt nghiệp năm 2007 của
Trương Thị Hương Giang, Khoa Thương Mại Quốc Tế.

-

" Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị giao nhận hàng hóa XNK
bằng đường biển tại công ty cổ phần VINAFCO”- khóa luận tốt nghiệp năm 2008
của Vũ Thúy Hằng, Khoa Thương Mại Quốc Tế.
Cả 2 bài viết này đều có điểm chung đó là các phân tích lập luận chưa có cơ sở
vững chắc, phần lớn là chỉ dựa vào các dữ liệu thứ cấp, chưa có điều tra thực tế
thông qua các câu hỏi trắc nghiệm và phỏng vấn. Mặt khác trong phần tình hình

8


giao nhận của Công ty các nghiên cứu này cũng chỉ nêu lại như trong lý thuyết, do
đó tình hình hoạt động của Công ty chưa nêu được rõ rang nên giải pháp đưa ra
cũng còn nhiều hạn chế và thiếu sót.
Từ năm 2009, Nhà trường đã có những thay đổi mới trong quy cách làm khóa
luận nên các khóa luận sau này có những thay đổi tích cực. Ví dụ như:
-

“Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng container của Công ty
TNHH Royal Cargo”- Khóa luận tốt nghiệp năm 2010 của Hoàng Thị Phương
Biên , Khoa Thương Mại Quốc Tế.

-

“Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển tại Công ty Cổ
phần vận tải OVC”- Khóa luận tốt nghiệp năm 2010 của Ngô Thị Thúy Duyên,
Khoa Thương Mại Quốc Tế.
Các khóa luận này đã tiếp cận được cả dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp nên
phân tích có độ chính xác cao hơn, cho chúng ta cái nhìn cụ thể và đa chiều hơn về
thực trạng của Công ty và đưa ra các giải pháp thiết thực để nâng cao nghiệp vụ
giao nhận.
1.3 Mục đích nghiên cứu

-

Hệ thống hóa được các cơ sở lý luận cơ bản về quản trị quy trình giao nhận hàng
nhập khẩu bằng bằng đường biển

-

Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
của Công ty Cổ phần Hàng hải MACS- Chi nhánh Hà Nội một cách toàn diện và
chính xác hơn.

-

Đề xuất một số giải pháp đối với Công ty và đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn
thiện hơn nữa công tác quản trị quy trình giao nhận hàng hóa XNK bằng đường
biển của Công ty Cổ phần Hàng hải MACS- Chi nhánh Hà Nội, góp phần nâng cao
hiệu quả hoạt động, nâng cao khả năng cạnh tranh cho Công ty.
1.4 Đối tượng nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu về hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
bằng đường biển của Công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội trong
giai đoạn 2011-2014.

1.5 Phạm vi nghiên cứu

-

Về mặt không gian nghiên cứu: Luận văn tập trung tìm hiểu và nghiên cứu trên giác
độ vi mô, tức là nghiên cứu quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng

9


đường biển của một doanh nghiệp, cụ thể là Công ty Cổ phần Hàng hải MACS- Chi
nhánh Hà Nội.
-

Về mặt thời gian nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu quản trị quy trình giao
nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Hàng hải MACSChi nhánh Hà Nội trong giai đoạn 2011- 2014.
1.6 Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
1.6.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu thứ cấp được thu thập chủ yếu thông qua quá trình điều tra trắc
nghiệm và phỏng vấn các anh chị làm việc trong Công ty.
1.6.1.2 Phương pháp nghiên cứu dữ liệu thứ cấp

 Đối với nguồn dữ liệu thu thập từ nội bộ Công ty:

Dữ liệu thứ cấp cung cấp những số liệu cụ thể về tình hình kinh doanh của đơn
vị, những số liệu này được thu thập từ phòng kế toán, phòng gian nhận của Công ty
 Đối với nguồn dữ liệu thu thập từ bên ngoài:

Những dữ liệu này được thu thập chủ yếu qua internet, khóa luận các năm

trước,các báo, tập san và tạp chí chuyên ngành.
1.6.2 Phương pháp sàng lọc và phân tích dữ liệu
1.6.2.1 Đối với dữ liệu sơ cấp
Sau khi thu thập phiếu điều tra trắc nghiệm và ghi chép nhật ký phỏng vấn
chuyên gia, em đã tiến hành tổng hợp các dữ liệu sơ cấp và phân tích kết quả
thu được.
1.6.2.2 Đối với dữ liệu thứ cấp
-

Dữ liệu thu thập được từ nguồn nội bộ Công ty: tiến hành tập trung phân tích
những số liệu kế toán từ 2011 đến 2014.

-

Dữ liệu thu thập được từ bên ngoài: được dùng làm cơ sở để nghiên cứu mở rộng
vấn đề. Tuy nhiên do đặc tính đa dạng của nguồn dữ liệu này, vì vậy, những thông
tin được sử dụng trong luận văn đã được sàng lọc một cách kỹ càng, nhằm tránh
tình trạng thông tin không chính xác, gây ảnh hưởng đến hiệu quả nghiên cứu vấn
đề.

10


1.7 Kết cấu của khóa luận
Trong bài khóa luận, ngoài các phần như: Lời cảm ơn, Danh mục bảng biểu,
Danh mục từ viết tắt, Tài liệu tham khảo, và Phụ lục, nội dung của Luận văn gồm 4
chương sau:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập
khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội
Chương 2: Một số vấn đề lý luận về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập

khẩu bằng đường biển
Chương 3: Thực trạng công tác quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
bằng đường biển của Công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp quản trị quy trình giao
nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi
nhánh Hà Nội
Chương 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO
NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
2.1. Một số lý luận về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng
đường biển
2.1.1 Giao nhận hàng hóa quốc tế
2.1.1.1 Khái niệm về giao nhận và người giao nhận
* Khái niệm về dịch vụ giao nhận
Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA về
dịch vụ giao nhận, thì dịch vụ giao nhậnđược định nghĩa như là bất ký loại dịch vụ
nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối
hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ
trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng
từ liên quan đến hàng hoá.
Theo Luật thương mại Việt Nam năm 2005 thì giao nhận hàng hoá là hành vi
thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi,
tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có
liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận
tải hoặc của người giao nhậnkhác.

11


Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên
quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng

(người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng).
* Khái niệm về người giao nhận
Theo FIATA, “người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở
theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác. Người giao nhận
cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo
quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa”.
Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay kho hàng,
người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh
dịch vụ giao nhận hàng hóa. Theo luật Thương mại Việt Nam thì người làm dịch vụ
giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ
giao nhận hàng hóa.
2.1.2 Giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
2.1.2.1 Cơ sở pháp lý và nguyên tắc giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
* Cơ sở pháp lý
Việc giao nhận hàng hoá nhập khẩu phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy
phạm pháp luật quốc tế, Việt Nam.... Đó là:
- Các Công ước về vận đơn, vận tải; Công ước quốc tế về hợp đồng mua bán
hàng hoá .... :Công ước Viên 1980 về buôn bán quốc tế.
- Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt nam về giao nhận vận
tải; các loại hợp đồng và L/C mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng nhập khẩu
Ví dụ: + Bộ luật hàng hải 2005
+ Luật thương mại 2005
+ Nghị định 29/2009NĐ- CP, 46/2006NĐ-CP
* Nguyên tắc
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hoá
nhập khẩu tại các cảng biển Việt Nam như sau:
- Việc giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại các cảng biển là do cảng tiến hành
trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng uỷ thác với cảng.
- Ðối với những hàng hoá không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì có thể
do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với người

12


vận tải (tàu). Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác
phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp
dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan.
- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện.
Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với
cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng.
- Khi được uỷ thác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với tầu, cảng nhận
hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng.
- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình
những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách
liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hoá ghi trên chứng từ. Ví dụ: vận
đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan....
- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo uỷ thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
2.1.2.2 Nhiệm vụ của các bên tham gia vào hoạt động giao nhận hàng hóa XNK
bằng đường biển
* Nhiệm vụ của các chủ hàng
- Ký kết hợp đồng uỷ thác giao nhận với cảng trong trường hợp hàng phải
thông qua cảng.
- Tiến hành giao nhận hàng hoá trong trường hợp hàng hoá không qua cảng
hoặc tiến hành giao nhận hàng hoá XNK với cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho hàng hoá với cảng.
- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hoá và tàu.
- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại
các bên có liên quan.
- Thanh toán các chi phí cho cảng.

* Nhiệm vụ của người giao nhận
- Khi người giao nhận đóng vai trò là người môi giới hải quan:

13


Người giao nhận sẽ chuẩn bị tất cả các thủ tục, chứng từ cần thiết cho việc
thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu theo đúng quy chế quản lý hàng hóa xuất nhập
khẩu của các nước.
- Khi người giao nhận đảm nhận công việc như một đại lý (agent):
Trước đây người giao nhận không đảm nhận vai trò của người chuyên chở.
Anh ta chỉ họat động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở
như là một đại lý của người chuyên chở hoặc của người gửi hàng. Người giao nhận
sẽ hoạt động theo sự ủy thác của người gửi hàng hoặc người chuyên chở và nhận
thù lao theo hợp đồng ủy thác.
-Khi người giao nhận đóng vai trò là người gom hàng (cargo consolidator):
Dịch vụ này đã xuất hiện rất sớm ở châu Âu, chủ yếu phục vụ cho đường sắt.
Đặc biệt trong vận tải hàng hóa bằng container, dịch vụ gom hàng càng không thể
thiếu được nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên container (FCL). Khi là
người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là những người chuyên chở
hoặc đại lý.
-Khi người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở (carrier):
Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở, tức là trực tiếp kí hợp
đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ nơi gửi hàng
tới nơi nhận hàng. Người giao nhận đóng vai trò là người kí chuyên chở theo hợp
đồng (contracting carrier), nếu anh ta kí hợp đồng mà không thực hiện việc chuyên
chở. Trường hợp người giao nhận trực tiếp chuyên chở thì anh ta là người chuyên
chở thực tế (performing carrier).
2.1.2.3 Các chứng từ sử dụng trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng
đường biển.

Khi nhận hàng nhập khẩu, người giao nhận phải tiến hành kiểm tra, phát hiện
thiếu hụt, mất mát, tổn thất để kịp thời giúp đỡ người nhập khẩu khiếu nại đòi bồi
thường.
Một số chứng từ có thể làm cở sở pháp lý ban đầu để khiếu nại đòi bồi thường như:
- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo- ROROC)
- Biên bản kê khai hàng thừa thiếu (Certificate of shortlanded cargo- CSC)
- Biên bản hàng hư hỏng đổ bỡ (Cargo outum report- COR)

14


- Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of quality)
- Biên bản giám định số lượng/ trọng lượng
- Biên bản giám định của công ty bảo hiểm.
- Thư khiếu nại
- Thư dự kháng (Letter of reservation)
2.1.3 Quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.1.3.1 Quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế
Quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế là một hoạt động có chức năng quản trị
chung nhằm điều tiết dòng vận chuyển của hàng hóatừ nơi giao hàng hóa đến nơi
nhận hàng hóa thông qua các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức giao nhận, giám sát
và điều hành quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế.
2.1.3.2 Vai trò của quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế
* Đối với chủ hàng: Thực hiện tốt việc quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế
giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hóa được giao đi
đúng thời hạn, đảm bảo giao hàng theo quy định của hợp đồng, thu về lợi nhuận.
* Đối với người giao nhận: Thực hiện tốt việc quản trị giao nhận hàng hóa
quốc tế giúp giao, nhận hàng hóa đúng thời hạn, đủ số lượng, đảm bảo yêu cầu
trong hợp đồng với các bên liên quan, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh.
* Đối với người vận chuyển: Thực hiện tốt quản trị giao nhận hàng hóa quốc

tế giúp hoàn thành hợp đồng vận chuyển, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu
được lợi nhuận.
2.2 Công tác quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
2.2.1 Lập kế hoạch giao và nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
* Ý nghĩa việc lập kế hoạch
- Việc lập một kế hoạch giao nhận tốt sẽ giúp cho hàng hóa được giao đúng thời
gian, hàng hóa được chuyên chở một cách tốt nhất, an toàn nhất và tiết kiệm nhất.
- Lập kế hoạch giao nhận tốt sẽ định hướng cho các hoạt động của quá trình
giao nhận, xác định rõ nội dung công việc vào từng thời điểm và yêu cầu với các
nội dung công việc đó.
- Lập kế hoạch giao nhận tốt sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng hơn trong việc đưa
ra các quyết định

15


* Nội dung kế hoạch giao nhận hàng hóa nhập khẩu:
- Chuẩn bị để nhận hàng hóa
- Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận chuyển
- Lập chứng từ pháp lý ban đầu bảo vệ quyền lợi của chủ hàng
- Quyết toán
2.2.2 Tổ chức thực hiện giao và nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
* Chuẩn bị cho quá trình giao nhận hàng hóa
- Chuẩn bị thông tin
- Lựa chọn người giao nhận
Tiêu chí lựa chọn người giao nhận:
+ Thế mạnh và kinh nghiệm liên quan đến ngành hàng hóa cần giao nhận
+ Mức độ sẵn sang hỗ trợ chủ hàng trong quá trình giao nhận
+ Các dịch vụ phụ trợ
+ Tổng chi phí dành cho lô hàng

* Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Bước 1:Chuẩn bị để nhận hàng
-

Khai thác chứng từ
Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của

-

người bán (nếu mua FOB, CFR)
Lập phương án giao nhận hàng
Chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân bốc xếp…
Thông báo bằng lệnh giao hàng (D/O) để các chủ hàng nội địa kịp làm thủ tục giao
nhận tay ba hay dưới cần cẩu ở cảng.
Bước 2: Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận chuyển

•
•

Làm thủ tục hàng nhập khẩu
Xin giấy phép nhập khẩu (Import License), nếu có.
Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu
Nộp thuế nhập khẩu (nếu có).
Theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàng với người vận tải
- Lập “Bảng đăng ký hàng về bằng đường biển” giao cho cảng.
- Nhận và ký NOR (nếu là tàu chuyến)
- Thông báo cho chủ hàng nội địa thời gian giao hàng (nếu giao tay ba), và
kiểm tra lại kho bãi chứa hàng (nếu đưa về kho riêng).

16

- Xuất trình Vận đơn gốc cho đại diện hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng
(D/O), làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu.
- Kiểm tra sơ bộ hầm tàu, công cụ vận tải và tình trạng hàng hóa xếp bên trong
trước khi dỡ hàng (nếu nhận nguyên tàu hoặc nguyên container).
- Tổ chức dỡ hàng, nhận hàng và quyết toán với tàu theo từng B/L hoặc toàn tàu.
Hàng không lưu kho, bãi cảng
-

Chủ hàng nhận trực tiếp từ tàu và lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình nhân
hàng, chủ hàng có thể đưa hàng về kho riêng và mời Hải quan kiểm hóa.
Nếu hàng không còn niêm phong, kẹp chì phải mời Hải quan áp tải.
Hàng phải lưu kho, bãi cảng

-

Cảng nhận hàng từ tàu:
+ Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (do cảng làm).
+ Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận (Cán bộ giao nhân phải
cung cảng lập)
+ Đưa hàng về kho bãi

-

Cảng giao hàng cho chủ hàng
+ Khi nhận được thông báo hàng đến, người nhận phải mang O.B/L, giấy giới
thiệu đến hãng tàu để làm lệnh giao hàng (D/O- Delivery Order). Khai báo Hải
quan và nộp thuế nhập khẩu.
+ Nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai.

+ Xuất trình biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến văn
phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhân D/O và tìm vị trí hàng (tại đây lưu 1 bản
D/O).
+ Mang 2 bản D/O còn lại đến văn phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho.
+ Chuyển phiếu xuất kho đến kho cảng để nhận hàng, làm thủ tục hải quan và
nộp thuế nhập khẩu ( nếu có).
+ Chở hàng về kho riêng của mình.
Hàng nguyên container (FCL)

-

Khi nhận đc Notice of Arrival, người nhận mang O.B/L và giấy giới thiệu của cơ
quan đến hãng tàu để lấy D/O.

17


-

Mang D/O đến Hải quan làm thủ tục, nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm hóa (chủ
hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan

-

nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt).
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ đến văn

-

phòng quản lý để xác nhận D/O.

Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
Hàng lẻ container (LCL)

-

Chủ hàng mang O.B/L hoặc H.B/L đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để
lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định, nộp tiền lưu kho, phí bốc xếp và lấy
biên lai. Mang biên lai phí lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing List đến văn
phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O. Chủ hàng xuống kho tìm vị trí hàng,
tại kho lưu 1 D/O, mang 2 D/O còn lại đến văn phòng thương vụ cảng để làm phiếu

-

xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và lập 2 phiếu xuất kho ch chủ hàng.
Chuyển 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng
hàng hóa để chờ Hải quan kiểm tra. Sau khi Hải quan xác nhận “Hoàn thành thủ
tục Hải quan”, hàng được xuất kho mang ra khỏi cảng để đưa về kho của chủ
hàng
Bước 3: Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi của các
chủ hàng

-

Biên bản kiểm tra sơ bộ – Survey Record
Thư dự kháng – Letter of Indemnity/ Reservation (LOR) (Thay thế cho Notice of

-

Claim)
Biên bản hư hỏng đổ vỡ – Cargo outturn Report (COR)

Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu – Report on receipt of Cargo (ROROC)
Giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với sơ lược khai – Certificate of Shortover

-

landed Cargo and Outturn Report (CSC)
Biên bản giám định – Survey Report/ Certificate of Servey
Bước 4: Quyết toán

-

Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận
Tập hợp các chứng từ cần thiết tiến hành khiếu nại các cơ quan liên quan về tổn thất
hàng hóa (nếu có), và theo dõi kết quả khiếu nại của mình.
2.2.3 Giám sát, điều hành giao và nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
* Nội dung kiểm tra, giám sát

18


- Là việc kiểm tra giám sát tình hình thực hiện giao hàng của Công ty để dảm
bảo tránh sự chậm trễ hoặc sai sót trong toàn quy trình giao hàng. Kiểm tra giám sát
ở các nội dung:
+ Khối lượng hàng hóa: Chủng loại, số lượng của từng chủng loại
+ Chất lượng hàng hóa: sự tuân thủ về chất lượng, nơi cung cấp bao bì…
+ Chỉ định tàu cảng: đặc điểm của tàu, thời gian đến cảng, bốc hàng, đặc điểm
của tuyến vận chuyển…
+ Lịch nhận hàng: lịch trình nhận hàng, số lần nhận, thời điểm nhận hàng…
+ Các chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác
+ Cước phí: thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán cước phí

+ Thanh toán tiền cước: tiến độ thanh toán, hạn cuối cùng của từng lần thanh
toán, chứng từ cho mỗi lần thanh toán.
-

Các phương pháp giám sát quy trình:
+ Hồ sơ theo dõi
+ Phiếu giám sát
* Nội dung điều hành
- Là việc đề ra và thực hiện những quy định của những vấn đề không tính
trước phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện nhận hàng. Điều hành quá trình
giao hàng phải tập trung giải quyết các vấn đề sau:
+ Chất lượng: Giải quyết sự thay đổi chất lượng hàng hóa so với quy định
trong hợp đồng.
+ Tùy chọn số lượng: Đề cập đến giải quyết việc tăng giảm số lượng hàng hóa
quy định trong hợp đồng và mức giá cước áp dụng đối với số lượng tăng giảm đó.
+ Hợp đồng vận tải: Khi ký hợp đồng vận tải phải lưu ý những vấn đề phát
sinh trong khi bốc hàng lên tàu, hay dỡ hàng ra khỏi tàu.
+ Hợp đồng bảo hiểm (nếu có): Thông báo, thực hiện các thủ tục khiếu nại
công ty bảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất.
+ Khiếu nại và tranh chấp: Vì với vai trò là bên thứ ba giữa người bán và
người mua nên công ty có nghĩa vụ tham gia khi khách hàng cần trong việc giải
quyết tranh chấp. Khi đó công ty cần thu thập thông tin cần thiết cho khách hàng,
cùng khách hàng giải quyết.

19


2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
bằng đường biển
2.3.1 Các nhân tố môi trường bên ngoài

* Biến động kinh tế thế giới
Trong mấy năm trở lại đây, tình hình thế giới có nhiều biến động lớn trên tất
cả những lĩnh vực kinh tế và đời sống. Đầu tiên phải kể đến xu hướng toàn cầu hóa
và hội nhập kinh tế quốc tế. Tiêu biểu là sự kiện năm 2006, Việt Nam đã trở thành
thành viên chính thức thứ 150 của Tổ chức Thương mại thế giới WTO. Hay sắp tới
đây, Việt Nam sẽ chính thức thực hiện PPP như đã cam kết và gia nhập cồng đồng
Asean. Để tăng cường hội nhập, các nước đang phát triển trong đó có Việt Nam
đang đứng trước những yêu cầu mở cửa thị trường dịch vụ giao nhận. Trước cơ hội
phát triển và sự cạnh tranh gay gắt trong tương lai, công ty phải có những chiến
lược dài hạn, giải pháp hoàn thiện tốt hơn nữa công tác quản trị quy trình giao nhận
hàng để nâng cao vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường. Bên cạnh đó có
những dấu hiệu biến động như giá vàng, giá dầu tăng cao, thị trường chứng
khoán chao đảo, động đất sóng thần, chiến tranh,… làm ảnh hưởng tới tình hình
XNK trên thế giới.
* Cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nước
Hiện nay Nhà nước có những chính sách thông thoáng, rộng mở sẽ thúc đẩy
sự phát triển của giao nhận vận tải, ngược lại sẽ kìm hãm nó. Cơ chế ở đây bao gồm
tất cả các chính sách có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu nói chung. Chính
phủ Việt Nam đã đưa ra nhiều chính sách tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập
khẩu, từ đó tạo ra nguồn hàng cho hoạt động giao nhận như áp mức thuế suất 0%
cho hàng xuất khẩu, đổi mới Luật Hải quan, luật thuế XNK, thuế VAT,…..
Đối với chính sách về hải quan, nếu như trước đây bên hải quan sẽ giúp chủ
hàng khai hải quan, thì bây giờ trách nhiệm khai hải quan thuộc về chủ hàng. Điều
này khiến dịch vụ khai thuê hải quan rất phát triển, mà người thành thạo trong lĩnh
vực này không ai khác là người giao nhận. Từ đó vị trí của người giao nhận càng
được nâng cao.
* Đối thủ cạnh tranh

20

Theo thống kê ước tính có khoảng hơn 1000 doanh nghiệp tham gia vào thị
trường kinh doanh dịch vụ giao nhận tại Việt Nam. Trong đó 80% là các doanh
nghiệp tư nhân, đa phần các doanh nghiệp có quy mô nhỏ bé, hạn chế vốn và công
nghệ.Ngoài ra, rất nhiều các tập đoàn logistics lớn đã có mặt tại nước ta với quy mô
lớn, cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, kinh nghiêmk lâu năm và khả năng cung ứng
toàn bộ chuỗi dịch vụ logistic trong đó bao gồm cả dịch vụ giao nhận hàng hóa, họ
là đối thủ cạnh tranh lớn đối với các công ty trong nước.
* Cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, hạ tầng thông tin
Đa số các công ty giao nhận của Việt Nam đều có nguồn vốn hạn chế đẫn đến
khó khăn trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và phương tiện kỹ thuật chủ yếu phải đi
thuê, mượn làm cho chi phí phải trả rất lớn, lợi nhuận giảm. Kinh doanh dịch vụ
giao nhận không thể không nói tới vai trò của công nghệ thông tin, bởi lẽ đây là đặc
thù của ngành. Mọi hoạt động của ngành: tìm kiếm khách hàng, liên lạc hãng tàu
không thể không thông qua công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin hiện đại sẽ là
ưu thế cạnh tranh của công ty. Do đó việc trang bị các phương tiện kỹ thuật cao,
phục vụ cho việc tìm kiếm, truyền tải, bảo mật thông tin là rất cần thiết.
2.3.2. Các nhân tố môi trường bên trong
* Chất lượng nhân sự
Nhân sự ngành giao nhận phải có chuyên môn vững vàng về xu hướng phát
triển của thị trường giá cước, thành thạo những điều khoản, thuật ngữ trong hợp
đồng ngoại thương, nghiệp vụ thuê tàu, nắm vững luật hàng hải quốc tế, các tập
quán thương mại, xếp dỡ hàng hóa của các nước khác nhau và các thủ tục, yêu cầu
cụ thể với việc giao nhận hàng hóa XNK của từng loại hàng hóa, trên từng tuyến
đường vận chuyển. Chỉ một sự non nớt khi ký kết hợp đồng ủy thác giao nhận có
thể gây thiệt hại to lớn cho doanh nghiệp, một sự bất cẩn khi kiểm nhận hàng có thể
dẫn đến sự tranh chấp không đáng có. Điều này có nghĩa là chất lượng nhân sự sẽ là
yếu tố cạnh tranh quan trọng trên thị trường kinh doanh dịch vụ giao nhận.
Đặc biệt hơn với vận tải biển, chuyên chở những hàng hóa siêu trường, siêu
trọng, mức độ rủi ro cao hơn các phương tiện vận tải khác thì chất lượng nhân sự lại

càng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Quản trị quy trình giao hàng nhập khẩu bằng

21


đường biển có nghĩa là quản trị nhân sự thực hiện quy trình đó, đặc biệt là khâu tỏ
chức nhận hàng.
* Năng lực, cơ chế quản lý
Nhà quản trị chính là người trực tiếp lập kế hoạch, chỉ đạo thực hiện và giám
sát hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nên
năng lực quản lý là yếu tố tiên quyết quyết định hiệu quả của toàn bộ quy trình. Một
nhà quản trị giỏi sẽ thiết lập một kế hoạch và tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu
bằng đường biển phù hợp với môi trường kinh doanh và tận dụng được tối đa nguồn
lực hữu hạn của doanh nghiệp. Năng lực quản lý tốt giúp nhà quản trị có được tầm
nhìn rộng, từ đó dự đoán những biến động có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời tiến
trình giao nhận, đảm bảo được những mục tiêu đề ra.

22


* Nguồn lực tài chính
Hầu hết các Công ty giao nhận tại Việt Nam còn hạn chế về vốn kinh doanh
do vậy sẽ rất khó khăn khi muốn quảng bá, phát triển và mở rộng hoạt động kinh
doanh của mình. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường đang đua nhau phát triển như
hiện nay, vấn đề vốn đầu tư vào các hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp
là một vấn đề cần thiết, không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có.

23

Chương 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO
NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ NỘI.
3.1. Giới thiệu về Công ty
3.1.1. Giới thiệu chung về Công ty
Thông qua Quyết định của Bộ Giao Thông Vận Tải, Công ty Cổ Phần Hàng
Hải MACS (MACS SHIPPING CORPORATION) đã được thành lập vào tháng 3
năm 1994. MACS là một đơn vị trực thuộc Cục Hàng Hải Việt Nam
(VINAMARINE) - cơ quan thay mặt Chính phủ quản lý toàn bộ hoạt động của nền
Công nghiệp Hàng hải Việt Nam.
-Tên gọi đầy đủ bằng Tiếng Việt:CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS.
- Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh: MACS SHIPPING
CORPORATION.
- Tên Công ty viết tắt: MACS SHIPPING CORP.
- Địa chỉ: Số 89 Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP Hồ Chí Minh.
- Điện thoại: (08) 38243 215 – (08) 38243 216
- Fax: (08) 38244 107
- Email:
- Website:www.macsvietnam.com.vn
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần
3.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty
- Các chi nhánh/ văn phòng đại diện của Công ty:
+ Chi nhánh Hà Nội ( MACS HANOI).
+ Chi nhánh Hải Phòng (MACS HAIPHONG).
+ Chi nhánh Quảng Ninh ( MACS QUANGNINH).
+ Chi nhánh Đà Nẵng ( MACS DANANG).
+ Chi nhánh Nha Trang ( MACS NHATRANH).
+ Chi nhánh Vũng Tàu ( MACS VUNGTAU
- Chi nhánh MACS Hà Nội:
+ Địa chỉ: tầng 4 tòa nhà INFISCO, Số 9 Nguyên Hồng, Ba Đình, Hà Nội.

+ Điện thoại: 04 3514 3185 / 86- 04 3514 7560 (STX)

24


+ Fax: 04 3514 3184
+ Email:
- Cơ cấu tổ chức bộ máy:
MACS SHIPPING CORP có 6 chi nhánh/ văn phòng đại diện tại các đầu
mối kinh doanh chiến lược khắp Việt Nam với một số bộ phận chủ chốt như:
+ Phòng Đại lý vận chuyển/ Container.
+ Phòng Logistics.
+ Phòng Tài vụ.
+ Phòng hành chính.

(Nguồn: phòng tổ chức hành chính)
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty
3.1.3. Chức năng và nhiệm vụ
- Chức năng:
Công ty MACS hoạt động với các chức năng chủ yếu sau :
+ Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê và cho thuê kho bãi, lưu
cước các phương tiện vận tải (ô tô, tàu biển, máy bay, xà lan, container...) và thực
25