Bài tiểu luận môn hệ thống thông tin

Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Bài tiểu luận
Đề tài: TÌM HIỂU VỀ XU HƯỚNG ỨNG DỤNG CÁC HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ TÍCH HỢP

Nhóm 4

Page 1


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU

1

PHẦN 1:GIỚI THIỆU TỔNG THỂ VỀ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ CHỨC NĂNG

2

1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN……………………….

2

1.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ SẢN XUẤT-KINH DOANH………

5

1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING…………………………………

9

1.4 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC……………………..

12

PHẦN 2- TÌM HIỂU VỀ XU HƯỚNG ỨNG DỤNG CÁC HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ TÍCH HỢP

15

2.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI ÁP DỤNG CÁC HỆ THỐNG TÍCH HỢP………..

15

2.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP ERP……………………………………………………………
2.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG
CRM……………………………………………………………………………….
2.4 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DÂY CHUYỀN CUNG CẤP SẢN PHẨM
SCM ……………………………………………………………………...
2.5 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ TRI THỨC KMS …………………

16
22
30
35

KẾT LUẬN…………………………………………………………………

36

TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………

37

Nhóm 4

Page 2


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

PHẦN 1: GIỚI THIỆU TỔNG THỂ VỀ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ CHỨC NĂNG
Các hệ thống thông tin quản lí chức năng được thiết kế để thu thập, xử lí và cung cấp
thông tin theo chức năng, hỗ trợ các quá trình ra các quyết định theo chức năng, bao gồm: hệ
thống thông tin tài chính – kế toán , hệ thống thông tin quản lý sản xuất - kinh doanh, hệ
thống thông tin maketing và hệ thống thông tin quản trị nhân sự.
1.1-HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH- KẾ TOÁN.
1.1.1-Khái niệm
HTTT tài chính kế toán là một HTTT phản ánh mọi diễn biến của quá trình hoạt
động thực tế kiên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán của một tổ chức thông qua
một số phương pháp tính gắn liền với 3 lọai thước đo (tiền, hiện vật và thời gian) để
giúp người quản lý nhận thức được thực trạng và diễn biến của nguồn vốn trong tổ
chức.
HTTT tài chính kế toán bao gồm hai phân hệ: phân hệ tài chính và phân hệ kế
toán.Hai phân hệ này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.

1.1.2- Sơ đồ luồng dữ liệu vào-ra
1.1.2.1- Phân hệ thông tin tài chính
Phân hệ thông tin tài chính bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến các hoạt
động tài chính trong mỗi tổ chức với các chứuc năng chính sau:
- Tích hộ tất cả thông tin
- Cung cấp dữ liệu
- Phân tích dữ liệu
- Phân tích các hoạt động tài chính
Mô hình tổng quát:
Thông tin vào:
- Kế hoạch chiến lược
- Chính sách kinh doanh
- Dữ liệu giao dịch tài chính của tổ
chức.
- Dữ liệu từ bên ngoài về công tác tài
chính

Nhóm 4

Thông tin ra:
- Dự báo tài chính
- Báo cáo tài chính
- Thống kê tài chính về ngân sách, nhu
cầu vốn bằng tiền...

Page 3


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Thông tin vào

HTTT QUẢN LÝ TÀI
CHÍNH

Thông tin ra

CSDL Tài chính

Hình 1.1: Tổng quan về HTTT quản lí tài chính
1.1.2.2 Phân hệ thông tin kế toán
Đối tượng theo dõi, đo lường, và giám sát cuat HTTT kế toán là tài sản sở hữu và
sự biến động tài sản đó của tổ chức. Sự biến động tài sản của tổ hcức phần lớn được
diễn ra theo chu ký. Thước đo chung của chúng là giá trị được tính bằng tiền. Tiền
là thước đo kết quả của các hoạt động SXKD của tổ chức và được phản ánh trong
các hoạt động kế toán cơ bản như sau:
 Kế toán chi tiết:
- Lập chứng từ kế toán
- Lập và theo dõi biến động trên các tài khoản kế toán
- Ghi sổ kép
 Kế toán tổng hợp:
- Lập bảng kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
1.1.3-Phân loại HTTT tài chính – kế toán
1.1.3.1-Các HTTT kế toán mức tác nghiệp
Bao gồm các hệ thống sau đây:
 HTTT kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
-Chứng từ: thẻ thời gian
-Báo cáo: ghi chép lương
-Sổ sách: ghi chép lương

 HTTT kế toán tài sản cố định
-Các kiểu nghiệp vụ: tăng TSCĐ, khấu hao và thanh lí TSCĐ
-Các chứng từ: mua tài sản, khấu hao, thanh lí TSCĐ
-Các báo cáo: báo cáo chi tiết TSCĐ, bảng tính khấu hao TSCĐ
-Các sổ sách kế toán: sổ chi tiết TSCĐ
 HTTT kế toán hàng tồn kho
-Chứng từ: các chứng từ trong chu trình mua và bán hàng
Nhóm 4

Page 4


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
-Báo cáo: báo cáo tình trạng hàng tồn kho
-Sổ sách: sổ chi tiết hàng tồn kho
 HTTT kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
-Chức năng: tính toán ghi chép kế toán chi phí tạo thành sản phẩm
-Nghiệp vụ:tập hợp chi phí nguyên vật liệu
-Chứng từ: yêu cầu nguyên vật liệu
-Báo cáo:các loại báo cáo chi phí sản xuất
 HTTT kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm
 HTTT kế t6oán qua trình kinh doanh
 HTTT kế táon đầu tư – xây dựng cơ bản
 HTTT kế toán các loaị nguồn vốn
1.1.3.2-Các hệ thống thông tin tài chính mức chiến thuật
 HTTT quản lý ngân sách
 HTTT quản lý vốn bằng tiền
 Các HTTT dự toán vốn

- Gía trị hiện tại thuần – NPV

- Tỉ lệ thu thập trong kì của đầu tư – IRR
- Thiời hạn khấu hao và hoàn vốn – PP
 Các HTTT quản trị đầu tư
1.1.3.3 Các HTTT tài chính mức chiến lược
 Các HTTT này thường liên quan đến nhiều loại dòng thông tin khác nhau:

- Thông tin nội bộ phân tích điều kiện, tình hình tài chính của tổ chức
- Thông tin kinh tế và xã hội bên ngòai tổ chức, mô tả môi trường hiện tại và tương
lai của tổ chức
- Các dự báo về tương lai của tổ chức trong môi trường xác định
 HTTT phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp
 HTTT dự báo tình hình tài chính dài hạn
1.1.4. Các phần mềm tài chính kế toán
1.1.4.1 Các phần mềm đa năng
- Phần mềm bảng tính
- Phần mềm thống kê và dự báo
- Phần mềm ngôn ngữ truy vấn và sinh báo cáo
- Các phần mềm kiểm toán và tự động hóa
1.1.4.2 Các phần mềm chuyên dụng
a. Phần mềm tài chính chuyên dụng
Có nhiều phần mềm thương mại khác nhau có khả năng cung cấp cho các nhà
quản lý các công cụ phân tích và lập kế hoạch tài chính
Ví dụ:
Nhóm 4

Page 5


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
- Phần mềm IFPS

- Chương trình Managing Your Money – MYM
b. Phần mềm kế toán chuyên dụng
- Phần mềm fast accounting
-Phần mêm effect
-Phần mềm misa
-phần mềm accnetiz
1.2-HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ SẢN XUẤT-KINH DOANH
1.2.1-Khái niệm
Sản xuất là hoạt động của các tổ chức nhằm biến nguyên vật liệu, trí tuệ và năng
lượng thành sản phẩm cung cấp cho thị trường nhằm mục đích thu lợi nhuận.
Các hoạt động sản xuất bao gồm hai nhóm chính:
- Các hoạt động cần thiết để chuẩn bị cho quá trình sản xuất như:
+ Thiết kế và xây dựng các nhà máy sản xuất;
+ Đánh giá và lựa chọn địa điểm sản xuất;
+ Đánh giá và lập kế hoạch phát triển công nghệ;
+ Xác định tiến trình sản xuất, quy trình thiết kế sản phẩm;
+ Đặt ra các mục tiêu sản xuất để đáp ứng yêu cầu dự báo bán hàng do bộ
phận Marketing đặt ra.
- Các hoạt động sản xuất ra các sản phẩm mà hệ thống Marketing dự định đưa vào
kinh doanh, cụ thể là:
+ Mua sắm, lưu trữ và đảm bảo sẵn sàng nguyên vật liệu cũng như các yếu tố
cần thiết khác cho quá trình sản xuất.
+ Lên kế hoạch cho các thiết bị, điều kiện sản xuất và lực lượng lao động cần
thiết để biến đổi các nguyên vật liệu thành sản phẩm, sẵn sàng cho các hoạt
động kinh doanh của bộ phận marketing.
+ Thiết kế và kiểm nghiệm các sản phẩm.
+ Sản xuất đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng trong khuôn khổ chi phí
ngân sách theo dự toán vào đúng thời điểm như mục tiêu sản xuất đặt ra.
Sản xuất là 1 dây chuyền gồm nhiều công đoạn, mà sau mỗi công đoạn giá trị sử
dụng được cộng thêm cho sản phẩm. Một cách tổng quát, dây truyền sản xuất bao

gồm các nhóm hoạt động cơ bản sau :
- Mua nguyên vật liệu. Hoạt động này nhằm tìm kiếm và mua nguyên vật liệu và
thiết bị cần thiết để làm ra sản phẩm. Số lượng và hcủng loại nguyên vật liệu cần
mua phụ thuộc vào yêu cầu để làm ra sản phẩm và mức tồn kho.
- Dự trữ. Mục đích chính của dự trữ là đảm bảo nguồn nguyên liệu nhằm đáp ứng
cho dây chuyền sản xuất trong điều kiện không chắc chắn về mức độ sử dụng chúng.
Nhóm 4

Page 6


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
- Sản xuất. Sản xuất là hoạt động cơ bản biến đổi nguyên liệu thành sản phẩm cung
cấp cho thị trường, bao gồm thiết kế sản phẩm và lập kế hoạch sản xuất dựa trên
việc xem xét năng suất, nguồn lực, chất lượng sản phẩm và trang thiết bị dùng để
sản xuất.
- Phân phối. Bao gồm các hoạt động nhậo hoặc xuất hàng từ nơi mua nguyên vật
liệu đến nơi lưu trữ, từ kho lưu trữ đến nơi sản xuất và từ nơi sản xuất đến nơi bán
hàng.
Các HTTT quản lý sản xuất cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chứuc
thực hiện, điều chỉnh và quản lý sản xuất. Hệ thống này kiểm soát gần như toàn bộ
các giai đoạn của quá trình chuẩn bị các điều kiện tổ chức để sản xuất và quá trình
biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm.
Các chức năng cơ bản:
HTTT quản lý sản xuất cung cấp các thông tin hỗ trợ cho quá trình ra các quyết
định quản lý sản xuất và gồm các chức năng cơ bản như sau:
- Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào, đầu ra của quá trình sản xuất;
- Quản lý hàng dự trữ và giao nhận hàng;
- Hoạch định và theo dõi năng lực sản xuất, các điều kiện sản xuất;
- Phân chia nguồn lực, kiểm tra kế hoạch sản xuất;

- Thiết kế các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ;
- Lập kế hoạch và lựa chọn các địa điểm kinh doanh;
- Thiết kế và thanh lập các nhà máy sản xuất;
- Tìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuất;
- Xác định các quy trình thiết kế sản phẩm và tiến trình sản xuất...
1.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào – ra
Thông tin vào:
Thông tin ra:
-Kế hoạch chiến lược
-Báo cáo kiểm định chất lượng
-Chính sách kinh doanh
-Kế hoachj NVL
-Dữ liệu về sản xuất
-Lịch sản xuất
-Các dữ liệu từ bên ngoài về dây chuyền, -Mẫu thiết kế sản phẩm
công nghệ nơi sản xuất mới...
-Công nghệ sản xuất...
Thông tin vào

HTTT QUẢN LÍ SẢN
XUẤT

CSDL SXKD
Nhóm 4

Page 7

Thông tin ra

Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Hình 1.2. Tổng quan về HTTT quản lí sản xuất

1.2.3 Phân loại HTTT quản lý sản xuất
Dưới góc độ quản lý, các HTTT quản lý sản xuất trong tổ chức, doanh nghiệp được
chia thành 3 mức: mức chiến lược, mức chiến thuật và mức tác nghiệp.
- Ở mức độ tác nghiệp là các HTTT quản lý sản xuất trợ giúp các công việc trên dây
chuyền sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng, phân phối sản phẩm, kiểm tra
chất lượng)
- Ở mức chiến thuật là các HTTT quản lý sản xuất trợ giúp các nhà quản lý điều
khiển và kiểm soát quá trình sản xuất; phân bố, theo dõi các nguồn tài nguyên và
chi phí cho sản xuất.
- Ở mức chiến lược là các HTTT quản lý sản xuất trợ giúp xác định kế hoạch sản
xuất dài hạn, nơi đặt mặt bằng sản xuất, khi nào thì nên lựa chọn phương tiện sản
xuất mới...
1.2.3.1 Các HTTT sản xuất mức tác nghiệp
Có nhiều HTTT tác nghiệp hỗ trợ chức năng sản xuất như phân hệ mua hàng, giao
hàng, quản lý chất lượng...
a. HTTT mua hàng
Để có được hàng hóa đầy đủ và đều đặn phục vụ quá trình sản xuất, HTTT quản lý
mua hàng cần thực hiện các chức năng cụ thể sau:
- Quản lý mua hàng:
+ Phân hệ mua hàng
+ Phân hệ nhận hàng
- Quản lý mức tiêu dùng nguyên vật liệu
- Chọn nhà cung cấp
- Đàm phán và giám sát việc thực thi hợp đồng
b. HTTT giao hàng
Mắt xích cuối cùng của quá trình sản xuất là nhập thành phần vào kho hàng hoặc

giao trực tiếp cho khách hàng. HTTT giao hàng sẽ cung cấp thông tin chủ yếu cho hệ
thống hàng tồn kho và công nợ phải thu.
c. HTTT quản lý chất lượng
Chất lượng trong hệ thống sản xuất bao gồm hai loại:
- Chất lượng sản phẩm thể hiện trên các đặc tính cố hữu của sản phẩm được đo
theo các tiêu chuẩn chất lượng. Hệ thống cung cấp thông tin về chất lượng từ dạng
nguyên vật liệu đến sản phẩm dở dang và cho tới sản phẩm nhập kho.

Nhóm 4

Page 8


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
- Chất lượng của các tiến trình sản xuất được đánh giá dựa trên thời gian thực
hiện, mức độ tiêu tốn nguồn lực và mức đọ hoàn thiện của kết quả so với những chỉ
tiêu về thời gian, kinh phí, kết quả đã được hoạch định cho công việc
 Các thông tin kiểm tra chất lượng được sử dụgn cho nhiều mục đích khác
nhau:
- Có thể được hệ thông phát triển và thiết kế sản phẩm sử dụng để xác định các đặc
điểm thực tế cho một sản phẩm đang trong quá trình phát triển.
- Cần thiết cho bộ phận mua hàng để đánh giá chất lượng những hàng hóa đặt
mua.
-Giúp các nhà quản lí xác định các yếu điểm của máy móc và con người tham gia
sản xuất, những nhân lực không đủ năng lực cần thiết đối với công việc được giao.
1.2.3.2 Các HTTT sản xuất mức chiến thuật
a. HTTT quản lý hàng dự trữ (hay quản lý hàng tồn kho)
Có 2 cách cơ bản để quản lý hàng dự trữ:
+ Xác định mức tồn kho an toàn (hay mức đặt hàng lại RL- Reorder Level)
ĐẦU VÀO

-Nhu cầu hàng năm về
một số loại hàng dự trữ
-Số ngày sản xuất trong
năm
-Thời gian vận chuyển
một đơn hàng

Phương
pháp
Reorder
Level

ĐẦU RA
-Mức đặt hàng
lại(RL) hay mức
tồn kho an toàn

+ Xác định mức đặt hàng kinh tế (Economic Order Quantity hay EOQ)

ĐẦU VÀO
-Nhu cầu hàng năm về một
loại hàng dự trữ
-Giá một đơn vị hàng
-Chi phí đặt hàng trên một đơn
vị hàng
-Chi phí dự trữ trung bình trên
một đơn vị dự trữ trong năm
-Thời gian đặt hàng

Phương

pháp
Economic
Order
Quantity

ĐẦU RA
- Lượng hàng đặt tối
ưu mỗi lần
-Số lượng đơn hàng
-Khoảng cách giữa hai
lần đặt hàng
-Tổng chi phí dự trữ

Hình 1.3 Thông tin đầu vào, đầu ra của mô hình RL và EOQ
Nhóm 4

Page 9


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
 Có một số HTTT giúp giải quyết triệt để vấn đề quản lý hàng dự trữ như:

– HTTT lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu (Materials requirement planning )
– HTTT đúng thời điểm (Just-in-time)
b. HTTT lập kế hoạch sản xuất
c. HTTT phát triển và thiết kế sản phẩm
1.2.3.3 Các HTTT sản xuất mức chiến lược
Các HTTT này nhằn trợ giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược như:
- HTTT lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm sản xuất
- HTTT đánh giá và lập kế hoạch công nghệ

- HTTT xác định quy trình thiết kế sản phẩm
- HTTT thiết kế, triển khai doanh nghiệp
1.2.4 Các phần mềm quản lý sản xuất
1.2.4.1 Các phần mềm chung
Các phần mềm chung như CSDL, phần mềm bảng tính, phần mềm thống kê và phần
mềm quản lý dự án thường được các nhà quản lý sản xuất sử dụng để hỗ trợ và cải
thiện quá trình ra quyết định của họ.
− Phần mềm CSDL
− Phần mềm bảng tính
− Phần mềm thống kê
− Phần mềm quản lý dự án
1.2.4.2 Các phần mềm chuyên dụng
− Phần mềm kiểm tra chất lượng
− Phần mềm thiết kế sản phẩm
− Các phần mềm sản xuất khác
• Phần mềm lên kế hoạch yêu cầu vật tư
• Phần mềm lập kế hoạch các nguồn lực sản xuất
• Phần mềm sản xuất tích hợp CiM
1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING
1.3.1 Khái niệm
Chức năng marketing có trong hầu hết các tổ chức, dù la tổ chức sản xuất hay là
kinh doanh thương mại, tổ chức có mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận hay không có mục
tiêu tìm kiếm lợi nhuận.
Mục tiêu chủ yếu của marketing là thỏa mãn nhu cầu và ý muốn của khách hàng.
Chức năng marketing bao gồm một phạm vi rộng lớn các hoạt động cần thực hiện
để xác định rõ:
- Khách hàng hiện nay là ai?
Nhóm 4

Page 10

Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
- Ai sẽ à khách trog tương lai?
- Các khách hàng này cần và muốn những gì?
Lên kế hoạch và phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới để đáp ứng được nhu cầu
đó.định giá cho sản phẩm và dịch vụ, quảng cáo khuyến mãi chocác sản phẩm và
dịch vụ, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ này tới khách hàng.
Các HTTT marketing có tác dụng hỗ trợ chức năng marketing.
Các hệ thống này hỗ trợ cho các nhà quản lý tổ chức ói chung và các nhà quản lý
marketing nói riêng trong các hoạt động sau:
- Xác định khách hàng tiềm năng, xác định nhu cầu và sở thích của khách hàng;
- Lên kế hoạch phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới;
- Xúc tiến bán hàng;
- Phân phối sản phẩm hàng hóa và dịch vụ đến khách hàng......
1.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào – ra.
Thông tin vào:
-Kế hoạch chiến lược
-Chính sách kinh doanh
-Dữ liệu giao dịch marketing
-Dữ liệu từ bên ngoài...

Thông tin vào

Thông tin ra:
-Nghiên cứu marketing
-Báo cáo bán hàng
-Chính sách phân phối
-Chính sách phát triển sản phẩm, giá cả...

HTTT
MARKETING

Thông tin ra

CSDL
Marketing

Hình 1.4 Tổng quan về HTTT Marketing
1.3.3 Phân loại HTTT marketing.
Các HTTT marketing được phân thành 3 mức:
-Tác nghiệp
-Chiến thuật
-Chiến lược

Nhóm 4

Page 11


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
Một số hệ thống thông tin marketing như HTTT nghiên cứu thị trường và HTTT
theo dõi các đối thủ cạnh tranh hỗ trợ cả ở mức chến thuật và chiến lược.
1.3.3.1 Các HTTT marketing mức tác nghiệp.
a.HTTT khách hàng tương lai
Xác định các khách hàng tương lai thường là một công việc tốn thời gian và công
sức. Các nguồn thông tin phục vụ cho việc xác định các khách hàng tương lai
thường rất khác nhau: thông tin trên báo chí, danh bạ điện thoại, từ các phiếu thăm
dò khách hàng..... Các CSDL trực tuyến cũng là nguồn thông tin về khách hàng
tương lai.

b.HTTT liên hệ khách hàng
Hệ thống này cung cấp thôgn tin cho bộ phận bán hàng về khách hàng, về sở thích
các sản phẩm của họ và số liệu về quá trình mua hàng của họ trong quá khứ.
c.HTTT hỏi đáp/khiếu nại
khi khách hàng có khiếu nại hay thắc mắc về các sản phẩm thỳ khiếu nại đó cần
được ghi nhận, xử lí và lưu trữ lại phục vụ phân tích quản lí hoặc liên hệ kinh
doanh.
d.HTTT quảng cáo gửi thư trực tiếp
nhiều tổ chức nâng cao hiệu quả kinh doanh bằng cách gửi các cuốn sách nhỏ và
các catalog hàng hóa và dịch vụ tới khách hàng, bằng cách sử dụng hệ thống quảng
cáo gửi thư trực tiếp.
e.HTTT theo dõi bán hàng
HTTT nay cung cấp khả năng theo dõi đường đi của hàng hóa và dịch vụ thông qua
hệ thống phân phối nhằm xác định và sửa chữa nhưgx sai xót trong phân phối và
làm giảm thời gian phân phối.
f.Các hệ thống kế toán tài chính tác nghiệp hỗ trợ.
+Hệ thống xử lí đơn đặt hàng.
+HTTT hàng tồn kho
+HTTT tín dụng
1.3.3.2 Các HTTT marketing mức chiến thuật
a.HTTT quản lí bán hàng
HTTT quản lí cung cấp một lượng lớn dữ liệu về lịch sử bán hàng của mỗi nhân
viên bán hàng, mỗi địa điểm kinh doanh, mỗi sản phẩm và mỗi đoạn thị trường, từ
đó cung cấp các báo cáo phân tích hoạt động bán hàng để hôc trợ các nhà quản lí
trong quá trình ra quyết định đối với các nhân viên bán hàng, các sản phẩm và
khách hàng cũng như trả lời các câu hỏi:
-Nên săp xếp các điểm kinh doanh như thế nào?
-Bộ phận bán hàng cần được phân bố như thế nào trên các địa điểm này?
Nhóm 4

Page 12


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
-Có điểm gì cần chú ý về các sản phẩm được chào bán cũng như về các khách hàng
cần phục vụ?
-Nên thưởng cho nhân viên bán hàng như thế nào để nâng cao hiệu quả bán hàng?
-Đoạn thị trường nào cần nhấn mạnh để có thể đạt được mục tiêu kinh doanh tốt
nhất?
-Những sản phẩm và dịch vụ nào phù hợp nhất cho mỗi đoạn?
b.HHHT xây dựng kế hoạch khuyến mãi và quảng cáo.
Các HTTT xây dựng kế hoạch quảng cáo và khuyến mại hỗ trợ các nhà quản lí
marketing phát triển các chiến thuật quảng cáo khuyến mãi.
c.HTTT định giá sản phẩm
Các HTTT này trợ giúp cho các nhà quản lí trogn vuệc định giá cho sản phẩm.
d.HTTT thiết lập kênh phân phối
HTTT này có thể hỗ trợ cho các nhà quản lí marketig ban hành các quyết định mang
tính chiến thuật khác là sản phẩm của ác tổ chức được đưa như thế nào đến tay
người tiêu dùng?
1.3.3.3 Các HTTT marketing mức chiến lược
Các HTTT marketing chiến lược hỗ trợ quá trình quản lí ở mức cao nhất, bao
gồm:
-Phân đoạn thị trường thành những nhóm các khách hàng tiềm năng dựa trên các
đặc điểm hay nhu cầu, ý muốn của họ;
-Lựa chọn thị trường mục tiêu;
-Lên kế hoạch phát triển sản phẩm mới để có thể thỏa mãn nhu cầu của khách
hàng;
-Dự báo bán hàng đối với các thị trường và các sản phẩm.
 HTTT dự báo bán hàng
 HTTT phát triển sản phẩm mới

1.3.3.4 Các HTTT marketing mức chiến huật và chiến lược.
Có hai hệ thống cung cấp thông tin quan trọng hỗ trợ cho quá trình ra quyết định
ở cả hai mức chiến thuật và chiến lược:
 HTTT nghiên cứu thị trườg
 HTTT theo dõi các đối thủ cạnh tranh.
1.3.4 Các phần mềm marketing
Các nhà quản lí marketing có thể sử dụng các phần mếm máy tính chung để hỗ trợ
trong qua trình ra quyết định như phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm chế bản
điện tử, phần mềm quản trị tệp,phần mềm quản trị CSDL.....
Ví dụ: -Phần mềm Vpar CRM : đây là phần mền quản lý quan hệ khách hàng.
-Phần mềm Marketing Plan Pro: là phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ lập các kế
hoạch marketing.
Nhóm 4

Page 13


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
1.4 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
1.4.1 Khái niệm
Nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức, ví con người tham gia vào
hai hoạt động cơ bản của tổ chức: vừa là nguồn lực trực tiếp thực hiện các công
việc không thể tự động hóa, vừa là nguồn lực tri thức có vai trò điều khiển các loại
nguồn lực khác.
HTTT quản trị nhân lực của một tổ chức là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy
đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của con ngườitrong một tập thể,
nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại
và dự kiến trong tương lai.
1.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào -ra
Thông tin vào:

Thông tin ra:
-Kế hoạch chiến lược
-Báo cáo lương, thưởng, các khoản phúc
lợi, bảo hiểm...
-Chính sách kinh doanh
-Kế hoạch nhu cầu nhân lực
-Dữ liệu về NNL của tổ chức
-Các dữ liệu từ bên ngoài có liên quan -Hồ sơ, lý lịch nhân sự
đến công tác quản trị NNL
-Báo cáo kĩ năng làm việc
-Báo cáo thi đua khen thưởng

Thông tin vào

HTTT QUẢN TRỊ
NHÂN LỰC

Thông tin ra

CSDL Quản trị
nhân lực

Hình 1.5 Tổng quan về HTTT quản trị nhân lực
1.4.3 Phân loại HTTT quản trị nhân lực
HTTT quản trị nhân lực được phân làm 3 mức: mức tác nghiệp, mức chiến thuật
và mức chiến lược.

Nhóm 4

Page 14

Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
1.4.3.1 HTTT quản lí nhân lực, mức tác nghiệp
Các HTTT nhân lực mức tác nghiệp thực hiện việc thu thập thông tin, dữ liệu
nhân sự hỗ trợ các nhà quản lí ban hành các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp
lại. HTTT bao gồm:
+HTTT quản lí lương và các khoản trích theo lương.
+HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc.
+HTTT quản lí người lao động.
+HTTTquản lí vị trí việc làm.
+HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc.
+HTTT báo cáo lên cấp trên.
1.4.3.2 Các HTTT quản trị nhân lực mức chiến thuật.
Các HTTT này hỗ trợ các nhà quản lí ban hành các quyết định liên quan đến phân
bổ nguồn nhân lực trong tổ chức. HTTT quản trị nhân lực mức chiến thuật bao
gồm:
+HTTT phân tích và thiết kế công việc gồm các nội dung sau:
-Bản mô tả công việc
-Đầu vào cho HTTT phân tích và thiết kế công việc
-Đầu ra của HTTT phân tích và thiết kế công việc
+HTTT lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực
+HTTT quản lí lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp
+HTTT kế hoach hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
1.4.3.3 HTTT quản trị nhân lực mức chiến lược.
HTTT kế hoạch hóa nguồn nhân lực là HTTT ở mức chiến lược
Để tiến hành dự báo được các nhu cầu về nguồn nhân lực, hải trả lời hàng loạt các
câu hỏi kế hoạch hóa sau:
- Nguồn nhân lực của tổ chức phải như thế nào mới phù hợp với kế hoạch chiến
lược? Đặc điểm và mô tả công việc do kế hoạch chiến lược đề ra là gì?

- Để thực hiện kế hoạch chiến lược đề ra cần số lượng nhân lực với phẩm chất đã
nêu trên là bao nhiêu? Cần bao nhiêu vị trí cho mỗi công việc?
- Nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức như thế nào? Đã đáp ứng được bao nhiêu
nhu cầu về nhân lực của mỗi kế hoạch chiến lược?
- Còn những nguồn nhân lực nào khác có sẵn để thực hiện kế hoach chiến lược?
1.4.4 Các phần mềm quản trị nhân lực
1.4.4.1 Các phần mềm chung
- Phần mềm cơ sở dữ liệu
Nhóm 4

Page 15


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
- Các cơ sở dữ liệu trực tuyến
- Phần mềm bảng tính
- Phần mềm thống kê
1.4.4.2 Các phần mềm chuyên dụng
- Phần mềm thông tin nhân lực thông minh
- Phần mềm thông tin nhân lực chức năng hữu hạn.

Nhóm 4

Page 16


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

PHẦN 2- TÌM HIỂU VỀ XU HƯỚNG ỨNG DỤNG CÁC HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ TÍCH HỢP

2.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI ÁP DỤNG CÁC HỆ THỐNG TÍCH HỢP
Tích hợp hệ thống là sự kết hợp các thành phần đơn lẻ (gồm cả phần cứng,
phần mềm, các dịch vụ ứng dụng...) lại với nhau tạo thành một hệ thống thuần nhất.
Đối với hệ thống thông tin thư viện điện tử TTHL việc tích hợp hệ thống bao gồm
việc tích hợp các phần cứng hệ thống: mạng máy tính (máy chủ, máy trạm, các thiết
bị ngoại vi), mạng kết nối (LAN, WAN, Internet); tích hợp phần mềm hệ thống: hệ
thống thông tin quản lý thư viện, cổng thông tin điện tử, cổng thông tin thư viện và
tích hợp phần cứng và phần mềm hệ thống.
Tích hợp hệ thống ngoài việc giúp hệ thống thông tin thư viện điện tử vận hành
được thông suốt, ổn định, hạn chế các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng hệ
thống, mà còn giúp quá trình xử lý thông tin của hệ thống được thực hiện một cách
nhịp nhàng, chính xác và hiệu quả.
là :

Có 3 hệ thống quản lí tích hợp hay được nhắc đến phổ biến và nổi tiếng hiện nay
•

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

•

Quản trị quan hệ khách hàng CRM

•

Quản trị dây chuyền cung cấp SCM

Ngoài ra còn có HTTT Quản lý tri thức KMS
Các yêu cầu cho việc tích hợp hệ thống:
- Cài đặt, tích hợp hệ thống mạng máy tính: máy chủ, máy trạm, các thiết bị ngoại

vi, phần mềm quản trị, điều hành…. Đảm bảo hệ thống công nghệ thông tin ở trạng
thái sẵn sàng hoạt động.
- Cài đặt, thiết lập, cấu hình mạng kết nối: đảm bảo thông tin được lưu chuyển
thông suốt, ổn định giữa các thành phần của hệ thống (từ máy chủ đến máy trạm,
các thiết bị ngoại vi, kết nối Internet…).
- Tích hợp hệ thống các phần mềm ứng dụng bao gồm:
•

Tích hợp các thành phần của hệ thống thông tin thư viện: các phân hệ chức
năng, cơ sở dữ liệu, các dịch vụ quản trị điều hành hệ thống, các dịch vụ cung
cấp thông tin…

Nhóm 4

Page 17


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
•

Tích hợp các thành phần của cổng thông tin thư điện tử: các phân hệ chức
năng, cơ sở dữ liệu, dịch vụ…

•

Tích hợp các phần mềm tác nghiệp khác vào cổng thông tin điện tử…

•

Tích hợp hệ thống thông tin quản lý thư viện và cổng thông tin thành một hệ

thống thống nhất. Đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu dùng chung và các phân hệ chức
năng khác

- Tích hợp tổng thể hệ thống: Bao gồm việc tích hợp hệ thống mạng máy tính, mạng
kết nối với hệ thống các phần mềm ứng dụng.
•

Kiểm thử vận hành hệ thống

•

Tích hợp tổng thể hệ thống

•

Hiệu chỉnh hệ thống.

2.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP ERP (Enterprise Resource Planning)
Những năm gần đây, một khái niệm mới được giới thiệu tại Việt Nam - Hệ thống
Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP).
Không ít tập đoàn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới coi ERP là chìa
khóa cho thành công của doanh nghiệp. ERP cũng được giảng dạy như một môn học
tại các trường đại học hàng đầu về quản trị doanh nghiệp.
Tình hình ứng dụng hệ thống
Từ năm 1990 ,nhiều doanh nghiệp lớn đã triển khai và sử dụng trọn bộ giải pháp
ERP cho hoạt đôngj quản lý sản xuất kinh doanh trên 2 lĩnh vực :sản xuất chế tạo ,kinh
doanh dịch vụ
Ngày nay ,ERP được ứng dụng với mọi loại hình doanh nghiệp ,tổ chức với những
quy mô khác nhau

Tuy vậy ,tại Việt Nam ,các giải pháp ERP mới được triển khai ứng dụng ở một số ít tổ
chức như Unilever Vietnam, IBM Vietnam... do còn có hàng loạt khó khăn
2.2.1 Khái niệm

Nhóm 4

Page 18


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp- Enterprise Resource Planning
(ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp,
do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của
nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch
định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng,... Mục tiêu
tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như
nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằn cách sử
dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp
và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu
trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức
năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống
ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau
nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn.
Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:
• Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ
phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư,... Các
phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP;

• Mua hàng;
• Hàng tồn kho;
• Sản xuất;
• Bán hàng;
• Quản lý nhân sự và tính lương;
Nhóm 4

Page 19


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
• Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng.
2.2.2 Yêu cầu :
 Dữ liệu được chuẩn hóa bằng các biểu mẫu chung
 Dữ liệu được cập nhật một lần vào CSDL để chuyển đổi thành

thông tin dùng chung cho tất cả các bộ phận khác trong tổ
chức.
 Các quy trình khai thác thống nhất

2.2.3 Mục đích
 Nâng cao khả năng quản lý ,điều hành cho LĐ
 Nâng cao hiệu quả các hoath động tác nghiệp của

nhân viên
2.2.4 Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng ERP
-Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng
tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông
tin.Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào

nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình
hình tài chính và hoạt động của công ty.
-Công tác kế toán chính xác hơn
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các
công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách
hạch toán thủ công.
Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ
quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một
phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện
pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.
-Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty
theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu,
nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản
xuất.
-Tăng hiệu quả sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các
công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố képm hiệu quả trong qui trình
sản xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế
Nhóm 4

Page 20


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên
các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng
không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này
có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm
giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.

-Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình
quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời
giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.
-Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
2.2.5 Giai đoạn phát triển của ERP
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh
doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các
vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.
Khái niệm ERP đã có từ những năm 60. Hồi đó ERP mới đóng vai trò như một hệ
thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh. Kể từ đó tới nay,
hệ thống ERP luôn mở rộng chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp
với các giai đoạn sau:
•

Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRPMaterial Requiements Planning). Ra đời từ những năm 60 với
mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý
nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra phương thức xử lý đơn đặt
hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với
các câu hỏi như:

- Sản xuất cái gì?
- Để sản xuất những cái đó thì cần những gi?
- Hiện nay đã có trong tay nhưng gì?
- Những gì cần phải có nữa để sản xuất
•

Giai đoạn 2: Closed-loop MRP

Ở giai đoạn này không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệ thống còn

có một loạt các chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra
độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu. đồng thời hỗ trợ việc lập kế
hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó.
Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và phản hồi
ngược trở lại với kế hoạch. Sau đó nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi
nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên.
Nhóm 4

Page 21


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
•

Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing
Resource Planning (MRPII)

Hoạch định cho sản xuất là kết quả trực tiếp theo và là sự mở rộng của giai đoạn
Closed-Loop MRP. Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của các công ty,
nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc hoạch định tới
từng đơn vị,lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng khả năng cung ứng
nhằm trả lời các câu hỏi như : cái gì sẽ… nếu”
Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế hoạch
kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể,
hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện
khả năng cung ứng nguyên vật liệu.
Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài chính
như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho
hàng,…
•

Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp Ẻnterprise Resource Planning (ERP).

Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP. Về cơ bản thì ERP cũng giống
như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản lí hiệu quả hơn
đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban. Hệ thống tài chính được tích hợp
chặt chẽ hơn. Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các công ty kinh
doanh đa quốc gia, ….Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh
thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ.
Với sự phát triển của Internet, ERP tiếp tục phát triển:
•

Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation

Mục tiêu: tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa tren dây chuyền cung ứng (SCM)
•

Giai đoạn 4c: Collaborative Business

Mục tiêu: Giá trị được tạo ra thông qua sự cộng tác trong cộng đồng kinh doanh.5. Các
giai đoạn phát triển
2.2.6 Nhà cung cấp ERP
Doanh nghiệp có thể có được hệ thống ERP thông qua:
•

Tự xây dựng nhóm lập trình

Đây là trường hợp donah nghiệp yêu cầu một nhóm lập trình viên trong hoặc ngoài
doanh nghiệp viết một phần mềm ERP theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

Nhóm 4

Page 22


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dương như là giải pháp có chi phí thấp, rủi
ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh thêm chi phí cho doanh
nghiệp về sau khi các trục trặc nảy sinh.
•

Sử dụng sản phẩm ERP được xây dựng sẵn

Hiện nay các daonh nghiệp phần mềm tại Việt Nam chủ yếu chỉ cung cấp các phần
mềm kế toán, hoặc phần mềm quản trị có qui mô nhỏ theo yêu cầu cụ thể của khách
hàng.
Các nhà cung cấp sản phẩm ERP trên thế giới có thể kể đến:
Các nhà cung cấp sản phẩm ERP trung bình: SunSystems, Exact Globe 2000, MS
Solomon, Navision, chào bán tại mức giá từ 200.000 đô la Mỹ trở lên;
Các nhà cung cấp sản phẩm ERP cao cấp: SAP, Oracle Financials , People-Soft
chào bán tại mức giá từ 500.000 ngàn đến vài triệu đô la Mỹ. Các sản phẩm ERP do
nhà sản xuất nước ngoài đều sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh, và kém tương thích với các
tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam. Đặc điểm này tạo không ít khó khăn cho các doanh
nghiệp khi áp dụng ERP.
2.2.7 Tại sao ứng dụng ERP ở Việt Nam chưa phổ biến?
Theo ông Hoàng Minh Châu - Giám đốc Công ty FPT TP.HCM, có nhiều lợi ích
đối với doanh nghiệp (DN) khi ứng dụng ERP. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ
liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo
cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. DN có khả năng kiểm soát
tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có

khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi
công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.
Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho
mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ
hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng
ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình
chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản
phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương
hiệu của DN.
Khoảng 80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có
20% khối lượng là lập trình. Hầu hết các dự án ERP không thành công là do khâu tư
vấn chưa tốt. Ở Việt Nam, chúng ta chưa có những chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh
nghiệm. Vì thế, khi triển khai những ERP phức tạp cho các DN lớn, chúng ta nên thuê
tư vấn quốc tế, vừa đảm bảo cho dự án chắc chắn thành công, vừa tạo ra cơ hội học hỏi
tích lũy kinh nghiệm cho Việt Nam. Đáng tiếc là nhiều nơi vẫn chưa coi tư vấn là then
chốt, không chấp nhận các chi phí thuê tư vấn.
Nhóm 4

Page 23


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
ERP không đơn thuần là công nghệ. Trên hết, nó là nơi tích lũy kiến thức và kinh
nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp. Sử dụng ERP quốc tế là sử dụng kinh
nghiệm quản lý hàng trăm năm của nhân loại. Vì thế, với những doanh nghiệp nên sử
dụng những phần mềm ERP quốc tế, sẽ có hiệu quả cao hơn.
Cũng theo ông Châu, để thiết kế một ERP chuyên nghiệp đạt tiêu chuẩn quốc tế, cần
có rất nhiều chuyên gia quản lý xuất sắc trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau,
đồng thời cũng cần nhiều năm tích lũy kinh nghiệm triển khai để hoàn thiện. Vào thời
điểm hiện tại, chưa có công ty phần mềm Việt Nam thỏa mãn tiêu chuẩn này.

Tùy từng quy mô của DN mà lựa chọn phần mềm phù hợp. Với những DN nhỏ, có
thể chọn các phần mềm ERP do các công ty Việt Nam viết. Tuy nhiên, các ERP nội
địa hầu hết chưa có module sản xuất; sự liên kết giữa các module chưa thật tốt; tác giả
của các ERP nội địa phần lớn đều là những kỹ sư tin học, trong khi thực chất ERP là
quy trình, là quản trị, vì thế họ không lường hết các tình huống quản lý có thể xảy ra.
Phần lớn các công ty Việt Nam quan tâm đến triển khai ERP hiện nay đều là những
công ty lớn với doanh số từ vài trăm tỉ đồng trở lên. Chính vì thế họ quan tâm đến các
giải pháp hàng đầu thế giới như SAP và Oracle. Đây là hai giải pháp có thị phần lớn
nhất thế giới. Trước đây, SAP và Oracle chỉ chú ý đến những khách hàng lớn. Hiện
nay, họ đã quan tâm cả đến những DN nhỏ với các giải pháp phù hợp có giá cạnh
tranh.
Có nhiều nguyên nhân khiến cho việc ứng dụng ERP ở Việt Nam chưa phổ biến.
Công tác giới thiệu, tuyên truyền sự cần thiết của việc ứng dụng ERP trong DN chưa
sâu rộng, khiến cho nhiều lãnh đạo không có điều kiện tiếp xúc với các giải pháp mới
này. Kinh phí đầu tư triển khai ERP tương đối lớn, khiến cho nhiều DN thận trọng.
Một số DN đi đầu trong việc triển khai ERP, nhưng hiệu quả chưa đạt như mong
muốn, nên đã tạo ra tâm lý hoài nghi ở những DN khác. Ngoài ra còn có nguyên nhân
thuộc về năng lực yếu kém của các công ty triển khai ERP tại Việt Nam.
Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực
cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế.
Một DN nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và
DN sớm đi vào nề nếp. DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn
cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội
tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của
ban lãnh đạo DN; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa
chọn giải pháp phù hợp...Ở Việt Nam chưa có một thị trường cung cấp giải pháp ERP
chuyên nghiệp.
2.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG CRM (Customer
Relationship Management System)
Hình thức tiếp cận khách hàng thông thường trên trang web:

Nhóm 4

Page 24


Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
+ đặt quảng cáo (banners),
+ gửi thư qua Email đã không còn có hiệu quả
Thay vào đó, hình thức phục vụ hướng đến cá nhân hóa (personalisation) của các
tổ chức đã tạo ra được nhiều tiềm năng cạnh tranh, do khách hàng đòi hỏi ngày
càng cao trong cách thức phục vụ cho riêng từng người.
Khái niệm
Quản lý quan hệ khách hàng hay CRM (tiếng Anh: Customer relationship
management) là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp
với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách
hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc và các vấn đề khác nhằm phục
vụ khách hàng tốt hơn.
2.3.1

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là tập hợp các công tác quản lý, chăm sóc
và xây dựng mối quan hệ giữa các khách hàng và doanh nghiệp.

CRM là một hệ thống:
- quản lý kho thông tin chung về khách hàng
- quản lý thống nhất các kênh thông tin (như điện thoại, email, web) liên quan đến
nguồn tài nguyên này
- thu thập, phân tích và phân phối tất cả các dữ liệu liên quan đến KH và mọi người
trong tổ chức.
→ trợ giúp tổ chức:
Nhóm 4

Page 25