Tiểu luận môn hành vi tổ chức Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông và giải pháp nâng cao hiệu quả truyền thông

DANH SÁCH VÀ NHIỆM VỤ CÁC THÀNH VIÊN

STT
1

Thành viên
Lê Thị Hồng Nhung

Nhiệm vụ
Tìm

hiểu

khái

nhiệm

truyền thơng giao tiếp và
2

Nguyễn Bích Giang

các mơ hình truyền thơng.

3

Nguyễn Quốc Bửu

Tìm hiểu những yếu tố
ảnh hưởng trong mơ hình

4

Nguyễn Hải Đăng

truyền thơng.

5

Cao Quốc Thịnh

Tìm hiểu những phương
pháp cải thiện truyền

6

Võ Trọng Nghĩa

thông.
Tổng hợp tài liệu chỉnh

7

Nguyễn Trung Hưng

sửa và biên tập thành báo
cáo hoàn chỉnh.

1

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
I.

Truyền thông giao tiếp
1. Khái niệm
2. Mô hình truyền thơng
II.
Những yếu tố ảnh hưởng trong mơ hình truyền thông
1. Nhân tố chủ quan
2. Nhân tố khách quan
III. Những phương pháp cải thiện truyền thơng
1. Mơ hình chiến lược truyền thông giao tiếp
2. Các nguyên tắc nhằm tăng hiệu quả truyền thông
KẾT LUẬN

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, xã hội lồi người khơng ngừng có những bước đột phá mạnh mẽ về
nhiều mặt (kinh tế, văn hoá, khoa học kĩ thuật…). Mức sống của người dân không
ngừng được nâng cao. Nhu cầu thơng tin giải trí ngày một nhiều của con người đòi
hỏi vai trò lớn hơn nữa của truyền thông trong việc cung cấp thông tin, và truyền
thông cũng đưa loài người sang một chương mới, nền văn minh mới: văn minh
thông tin.

2


Trong giao tiếp hàng ngày, giao tiếp truyền thông là một phần không thể thiếu
trong mọi hoạt động của xã hội. Dù trong hoàn cảnh nào mọi người vẫn phải thông
tin cho nhau. Truyền thông giao tiếp giúp cho mọi người trao đổi thơng tin với nhau

và qua đó mọi người sẽ hiểu được nhau, nhưng tại sao lại xuất hiện tình trạng hiểu
nhầm lẫn nhau? Những yếu tố, nhân tố nào ảnh hưởng trong q trình truyền thơng
giao tiếp? Đó là vấn đề mà nhóm chúng em sẽ nghiên cứu trong bài tiểu luận này.

I. TRUYỀN THÔNG GIAO TIẾP:
1. Khái niệm:
Truyền thơng trong giao tiếp là một tiến trình trao đổi các thơng điệp có lời và
khơng lời nhằm để hiểu, phát triển và ảnh hưởng đến các mối quan hệ người và
người. Truyền thơng (communication) là q trình chia sẻ thông tin. Truyền thông
là một kiểu tương tác xã hội trong đó ít nhất có hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia
sẻ các qui tắc và tín hiệu chung. Ở dạng đơn giản, thông tin được truyền từ người

3


gửi tới người nhận. Ở dạng phức tạp hơn, các thông tin trao đổi liên kết người gửi
và người nhận. Phát triển truyền thơng là phát triển các q trình tạo khả năng để
một người hiểu những gì người khác nói (ra hiệu, hay viết), nắm bắt ý nghĩa của các
thanh âm và biểu tượng, và học được cú pháp của ngơn ngữ.
Truyền thơng thường gồm ba phần chính: nội dung, hình thức, và mục tiêu. Nội
dung truyền thơng bao gồm các hành động trình bày kinh nghiệm, hiểu biết, đưa ra
lời khuyên hay mệnh lệnh, hoặc câu hỏi. Các hành động này được thể hiện qua
nhiều hình thức như động tác, bài phát biểu, bài viết, hay bản tin truyền hình. Mục
tiêu có thể là cá nhân khác hay tổ chức khác, thậm chí là chính người/tổ chức gửi đi
thơng tin.
Có nhiều cách định nghĩa lĩnh vực truyền thơng, trong đó truyền thơng khơng
bằng lời, truyền thơng bằng lời và truyền thông biểu tượng. Truyền thông không lời
thực hiện thông qua biểu hiện trên nét mặt và điệu bộ. Khoảng 93% “ý nghĩa biểu
cảm” mà chúng ta cảm nhận được từ người khác là qua nét mặt và tông giọng. 7%
cịn lại là từ những lời nói mà chúng ta nghe được. Truyền thông bằng lời được thực

hiện khi chúng ta truyền đạt thông điệp bằng ngôn từ tới người khác. Truyền thông
biểu tượng là những thứ chúng ta đã định sẵn một ý nghĩa và thể hiện một ý tưởng
nhất định ví dụ như quốc huy của một quốc gia.
Hội thoại giữa các cá nhân thường xuất hiện theo cặp hoặc từng nhóm với qui
mơ khác nhau. Qui mơ của nhóm tham gia thường tác động tới bản chất của cuộc
hội thoại. Trun thơng trong nhóm nhỏ thường diễn ra giữa ba đến mười hai cá
nhân và khác biệt với trao đổi qua lại giữa các nhóm lớn hơn như cơng ty hay cộng
đồng. Hình thức truyền thơng này được hình thành từ một cặp hay nhiều hơn, thơng
thường được đề cập tới như một mơ hình tâm lý học trong đó thơng điệp được
truyền từ người gửi đến người nhận qua một kênh thông tin. Ở cấp độ lớn nhất,
truyền thông đại chúng chuyển các thông điệp tới một lượng rất lớn các cá nhân
thông qua các phương tiện thơng tin đại chúng.
Q trình truyền thơng diễn ra liên tục. Khi bạn ngồi yên lặng trong góc phịng,
mặc cho mọi người xung quanh nói hay làm gì thì cũng đang gửi những tín hiệu
truyền thơng khơng bằng lời cho những người xung quanh (cho dù vơ tình hay cố

4


ý). Bởi truyền thơng là q trình gửi và nhận thông tin, các mốc phát triển truyền
thông thường gắn liền với tiến bộ cơng nghệ.
2. Mơ hình truyền thơng:
Mơ hình truyền thông sẽ giúp chúng ta nhận biết và hiểu được các thành phần
nhân tố xuất hiện trong quá trình truyền thơng và sự di chuyển của dịng thơng tin
trong mơ hình.
Nhìn vào hình, ta sẽ thấy truyền thơng diễn ra như thế nào. Theo mơ hình này,
chúng ta có thể thấy luồng thông tin được chuyển đi theo các bước như sau:
(1). Người gửi xây dựng thông điệp, mã hóa thơng điệp thành lời, cử chỉ, ngữ
điệu, hay những biểu tượng, ký hiệu khác.
(2). Thơng điệp được mã hóa sẽ chuyển đến người nhận có chủ ý trước thơng

qua một hay nhiều kênh truyền thông.
(3). Người nhận thông điệp sẽ giải mã thông điệp. Lý tưởng nhất là ý nghĩa
giải mã thơng điệp đúng với những gì người gửi muốn trình bày.
(4). Để hồn chỉnh hệ thống truyền tin, cần phải có phản hồi. Phản hồi là một
cách kiểm tra sự thành cơng của q trình chuyển đổi thơng điệp.
Thơng điệp
Nguồn

Thơng điệp
Mã hóa

Kênh

Thơng điệp
Phản hồi

Thơng điệp

nhận
mã
Ta có thể thấy có những yếu tố có thể Người
gây nên
sự sai lệch khi truyền thơngGiải
như:

-

Q trình định hình thơng điệp, mã hóa.

-

Kênh truyền thông.

-

Giải mã và phản hồi.

-

Các tác nhân gây nhiễu liên quan đến cơ cấu tổ chức, xã hội và tâm lý

học dẫn đến những sai lệch về thông điệp gửi đến người nhận.
II. PHÂN TÍCH NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ
5


TRUYỀN THƠNG:
Do sự phức tạp của q trình thơng tin, những cản trở cho việc thơng tin hiệu
quả có thể nổi lên ở ba cấp độ: giữa các cá nhân, nhóm, và tổ chức. Ở đây ta có thể
chia ra gồm nhân tố chủ quan và nhân tố khách quan.
1. Nhân tố chủ quan.
• Sự bỏ sót: Do giới hạn, áp lực về thời gian hoặc do phương pháp truyền
thông tin mà hầu hết các thơng điệp là khơng hồn chỉnh. Những thơng điệp
được truyền thường được trình bày theo ý nghĩa được dự định. Người gửi chỉ
truyền những điểm nổi bật nhất của thông điệp được dự định, một số lượng
lớn những thơng tin bổ sung là vơ hạn
• Sự lược bỏ: Sự lược bỏ là một sự khai thác thông tin khi những dữ liệu đặc
biệt là những thơng tin bất lợi bị loại bỏ trước khi nó được truyền cho người
khác. Sự lược bỏ là rất phổ biến trong thông tin từ dưới lên khi chỉ những
thông tin tích cực, thuận lợi là được truyền lên cấp cao hơn trong tổ chức.

• Nhận thức có chọn lựa: Con người có xu hướng chỉ nghe một số thơng tin
và lờ đi một số thông tin do nhiều lý do. Chúng ta chỉ nghe thấy những gì
chúng ta muốn nghe và lờ đi những gì tạo ra sự bất hòa nhận thức hoặc ảnh
hưởng tới long tự trọng của ta. Con người có xu thế lờ đi những thơng tin
mâu thuẫn với những giá trị và niềm tin đã được thiết lập của mình.
• Sự hiểu biết: Giữa người truyền đạt thơng tin và người tiếp nhận thơng tin
có sự hiểu biết khác nhau về những thông tin được truyền tải.
• Cảm xúc: Các cảm xúc như thương, ghét, sợ, giận, mệt mỏi, thiếu tập trung,
mức độ tự tin, bị phê phán, phủ nhận cảm xúc của người khác, cạnh tranh
đều ảnh hưởng tiêu cực đến truyền thông. Chúng ta khó mà chịu lắng nghe
người khác khi chúng ta đang có những cảm xúc nêu trên. Chúng ta chỉ chịu
lắng nghe người khác khi chúng ta cảm thấy lạc quan yêu cuộc sống, tự tin
và thoải mái về mặt tinh thần.
• Ngơn ngữ: Cách diễn đạt, cách dùng từ chun mơn, từ có ý nghĩa ngược
lại, nghĩa hàm ý, từ có nhiều lớp ý nghĩa, từ địa phương, tiếng lóng của các
nhóm cùng lãnh vực hoạt động… gây cản trở rất nhiều cho truyền thông.

6


• Những phán quyết về giá trị: Trong quá trình truyền thông tin, khi người
gửi truyền thông tin, người nghe lắng nghe, nhưng thay vì lắng nghe thơng
điệp phát ra, người nghe lại quy kết giá trị thông điệp và phát triển những sự
từ chối nó.
• Sức khỏe: Sức khỏe khơng tốt cũng dẫn đến tình trạng mất tập trung trong
q trình truyền thơng và người nhận khơng thể chú ý tập trung vào những
điều người nói muốn truyền đạt đến mình.
• Sự q tải thơng tin: Sự q tải thông tin là hiện tượng thông tin đi vào
vượt quá năng lực xử lý của một cá nhân, dẫn đến người nhận thông tin
không thể nắm bắt được đâu là những ý chính mà người gửi muốn người

nghe tiếp nhận
2. Nhân tố khách quan.

• Mơi trường: Phịng ốc, ánh sáng, tiếng ồn, cách ngồi, thời tiết... ảnh hưởng
rất nhiều trong truyền thơng.
• Hồn cảnh xã hội:Truyền thơng bị chi phối bởi: mục đích truyền thơng, vai
trị và địa vị xã hội, thái độ, giá trị, kinh nghiệm, niềm tin, quan điểm,
khoảng cách thế hệ, kỳ vọng, kiến thức…
• Văn hóa: Ngày nay tồn cầu hóa đang diễn ra mọi nơi trên thế giới, việc
truyền thơng khơng cịn nằm trong phạm vi của một nước nữa.Truyền thông
xuất hiện giữa các nước, giữa các nền văn hóa khác nhau. Chính sự đa văn
hóa gây nên những rào cản trong q trình truyền thông như:
Rào cản gây bởi từ ngữ
Rào cản gây bởi nghĩa lóng
Rào cản gây bởi giọng điệu
Rào cản gây bởi cảm nhận khác nhau.
• Kênh truyền thơng: Hiện tại, có rất nhiều kênh truyền thông và mỗi một
kênh truyền thông có những đặc điểm riêng của nó. Chính những đặc điểm
riêng này tạo nên ưu cũng như nhược điểm của nó và làm nên ảnh hưởng đến
q trình giao tiếp. Do đó, trong q trình truyền thơng ta cần phải chọn
kênh truyền thơng phù hợp với mục đích, hồn cảnh của mình
III. PHƯƠNG PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ TRUYỀN THƠNG
7


1. Mơ hình chiên lược truyền thơng giao tiếp:

Tương ứng với mơ hình truyền thơng và các nhân tố gây ảnh hưởng đến q
trình truyền thơng, ở đây ta sẽ sử dụng 1 mơ hình chiến lược để truyền thơng tương
ứng theo các bước trong mơ hình truyền thơng mà chúng ta đã đề cập ở trên. Mơ

hình chiến lược này mang tính tổng quát để khắc phục các nhân tố ảnh hưởng đến
các bước trong q trình truyền thơng.
Mơ hình chiến lược truyền thơng giao tiếp:
Bước 5: Đánh giá
thơng tin phản hồi
để tiếp tục thành
công

Bước 4: Truyền
đạt thông tin

Bước 1: Xác định
bối cảnh

Bước 2: Xem xét
lựa chọn phương
tiện và thời gian
truyền thông

Bước 3: Chọn lọc
và sắp xếp thông
tin

Bước 1: Xác định bối cảnh
A. Xác định tình huống
1. Giới hạn vấn đề
• Chia nhỏ vấn đề cần trình bày
2. Đánh giá vấn đề trong mối tương quan với môi trường bên ngồi
• Ý thức những yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức.
• Cập nhật thường xuyên những yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức.

3. Đánh giá bầu khơng khí văn hóa cơng ty ảnh hưởng đến vấn đề
B. Xác định đối tượng cần trình bày
• Trực tiếp
• Gián tiếp
C. Xác định mục tiêu của bạn đối với khán thính giả
8


1. Xác định mục tiêu truyền thơng giao tiếp
• Những gì bạn muốn người nghe thực hiện sau khi nhận được thơng
điệp.
2. Nhận thức về ý định của bạn
• Mỗi khi bạn nói hay viết, bạn có cơ hội nêu nó trong kế hoạch của
bạn.
Bước 2: Xem xét lựa chọn phương tiện và thời gian truyền thông
A. Lựa chọn các phương tiện truyền thông phù hợp nhất để truyền đạt thơng
điệp
•
•
•
•
•

Thư từ, thư nội bộ
Hội họp
Gọi điện thoại
Email
Truyền thơng đa phương tiện

Lưu ý: Một số vấn đề cần quan tâm khi lựa chọn phương tiện truyền thông






B.

Bản chất của nội dung ( riêng tư hay mật).
Thời gian chuẩn bị và những chi phí có liên quan.
Người nghe nhận thơng tin có thuận tiện khơng.
Thịi gian cần phải truyền đạt thơng tin
Thời gian phản hồi thông tin yêu cầu.
Lựa chọn thời gian truyền thơng giao tiếp
• Xem xét nhu cầu của người nghe kết hợp với mục tiêu để chọn thời
gian truyền đạt thơng tin.
• Khơng nên truyền thơng theo kiểu thuận tiện cho mình mà cần phải
chú ý đến người nghe.

Bước 3: Chọn lọc và sắp xếp thông tin
A. Xem lại các phân tích về tình huống giao tiếp, khán thính giả và mục tiêu
giao tiếp
B. So sánh các cấu trúc chính và lựa chọn cấu trúc hiệu quả nhất.
C. Giới hạn vào những điểm chính
D. Củng cố thơng điệp bằng những cơng cụ hữu hiệu.
• Sử dụng những ý chính.
• Kết hợp sử dụng cơng cụ hỗ trợ cụ thể, sinh động.
Bước 4: Truyền đạt thông tin
A. Phát triển các kỹ năng viết, nói, giao tiếp và làm việc theo nhóm.
B. Chuẩn bị tồn diện
C. Hãy là chính mình

9


Bước 5: Đánh giá thông tin phản hồi để tiếp tục thành công
A.
B.
C.
D.

Cung cấp thông tin phản hồi
Yêu cầu về thơng tin phản hồi.
Đón nhận thơng tin phản hồi.
Đánh giá thơng tin phản hồi.
• Cởi mở
• Cẩn thận lắng nghe, chú ý truyền thơng khơng lời
• Tơn trọng quan điểm
2. Các nguyên tắc nhằm tăng hiệu quả truyền thông
Trong một tổ chức để cơng tác truyền thơng có hiệu quả, người trực tiếp truyền
tải thơng điệp đóng vai trị hết sức quan trọng hồn thiện các thơng điệp, đem thơng
tin rõ ràng, rành mạch đến cho người nhận. Họ phải biết lắng nghe, vượt qua các
rào cản và cải thiện kỹ năng truyền thơng của mình là khả năng nhận thức đối với
người nhận, sự chính xác chia sẽ ý tưởng, tạo ra sự đáng tin cậy đối với người nghe,
khả năng kiểm sốt tình huống trong q trình trao đổi truyền tin, duy trì mối quan
hệ thân thiện giữa các đồng nghiệp, giữa các phòng ban trong tổ chức. Để khắc
phục rào cản và nâng cao hiệu quả truyền thông, chúng ta cần phải thực hiện được
các nguyên tắc sau:
 Đối với người gửi
• Hiểu đối tượng truyền thơng: trình độ văn hố, phong tục tập qn, đặc điểm
tâm lý của đối tượng để từ đó có cách cư xử thế nào cho phù hợp với điều kiện
hoàn cảnh truyền thơng mà bạn mong đợi.

• Thơng điệp phải đúng lúc: Thời điểm để truyền đạt thơng tin đóng vai trị rất
quan trọng trong việc người nghe có tiếp nhận hay khơng, và đồng thời đánh
giá tính hiệu quả trong trong những thông tin bạn cung cấp. Cụ thể, bạn khơng
thể bàn luận bản báo cáo, tin tức tài chính, hay số liệu chứng khốn trong khi
người nghe đang hồn toàn mệt mỏi, cần sự nghỉ ngơi tĩnh dưỡng. Hoặc dễ hiểu
hơn, chúng ta khơng thể địi hỏi những u cầu cho bản thân khi người tiếp
nhận thông tin đang trong tình trạng bức bối, khó chịu.
• Mơi trường phù hợp: Chọn môi trường phù hợp tránh những yếu tố tác động
gây nhiễu chiếm phần trăm không nhỏ trong sự thành cơng của người nói. Có

10


một số vấn đề, khơng thể nói cho người nghe tại nơi cơng cộng đơng người, mà
nên nói ở những nơi riêng tư để thuận tiện cho quá trình đối thoại hai chiều
diễn ra thuận lợi. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn khi truyền tải thông
tin, giúp bạn tránh gây tổn thương đến đối phương_ đối tượng trực tiếp đón
nhận những thơng tin đó và họ sẽ dễ dàng chấp nhận hơn.
• Trình bày thơng điệp rõ ràng: Trình bày thơng tin trình tự logic phù hợp để
khi đối phương lắng nghe có thể hiểu chính xác. Truyền đạt thơng tin cần tập
trung vào vấn đề chính tránh mập mờ gây khó hiểu cho đối phương.
• Ngơn ngữ đơn giản: Ngôn ngữ phức tạp, thuật ngữ chuyên môn và ẩn ý là cho
người nghe không hiểu. Ngưởi gửi nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản,
dùng từ dễ hiểu, đơn nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nằm bắt được nội
dung thông tin. Tuy nhiên thuật ngữ chuyên môn và những từ ngữ nhiều ấn ý
cũng sẽ rất phù hợp nếu người nghe hiểu đúng vì cách diễn đạt chính xác, ngắn
gọn những thơng điệp mà khơng cần phải dùng nhiều lời.
• Làm tăng sự phản hồi: Việc truyền tải nội dung thông tin chỉ là bước đầu tiên
của q trình thơng tin, người nói cần khuyến khích người nhận phản hồi lại.
Việc phản hồi giúp ta biết được người kia có thật sự nắm bắt vấn đề đang trao

đổi hay có hiểu đúng khơng? Từ đó giúp ta khẳng định lại thơng tin đưa ra,
tránh được việc hiểu lầm hoặc thực thi sai lầm.
 Đối với người nhận
• Lắng nghe: Giao tiếp là quan hệ hai chiều giữa người nói và người lắng nghe.
Hãy trở thành người lắng nghe theo đúng cách, để hiểu được quan điểm và tôn
trọng đối phương Lắng nghe là một kĩ năng quan trọng cần được phát triển cẩn
thận để cho q trình truyền đạt thơng tin hiệu quả. Lắng nghe hiệu quả là kết
quả của việc phát triển sự thấu cảm và sử dụng những kĩ năng lắng nghe hiệu
quả. Lắng nghe thấu cảm bao gồm không chỉ nhận thức đúng đắn nội dung của
thơng điệp mà cịn hiểu biết những thành tố cảm xúc và những ý nghĩa không
được thể hiện trong thông điệp.

11


• Không để cảm xúc gây ảnh hưởng: Con người thường bị ảnh hưởng bởi nhận
thức khi đánh giá, phán quyết những vấn đề nào, trong nhiều tình huống khi ta
có những nhận thức khơng tốt về người gửi tin, ta thường không muốn nghe
hoặc không thực hiện nhiệm vụ. Do đó, để q trình truyền đạt thơng tin hiệu
quả, thì người nghe khơng nên để cảm xúc quyết định suy nghĩ mà cần vì mục
tiêu của quá trình truyền đạt thơng tin, của tổ chức.
• Phản hồi tích cực: Trong q trình truyền đạt thơng tin, nếu người nghe không
hiểu hoặc không nghe rõ thông điệp từ người gửi thì phải hỏi lại để tránh
trường hợp khơng hiểu được thơng tin nói gì, hay hiểu sai, hiểu nhầm, dẫn đến
tình trạng khơng thực hiện được nhiệm vụ thơng tin đề ra hoặc thực hiện sai.

KẾT LUẬN
Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối
với bất kỳ tổ chức nào. Đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công cộng,
phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin. Trong những

thập kỷ gần đây, thông tin được xem như là người cố vấn sáng suốt và trung thực,
đáng tin cậy thực sự cần thiết của mỗi nhà lãnh đạo trong hoạt động quản lý và điều
hành hoạt động của doanh nghiệp. Sự phát triển của hệ thống thông tin đã thu hẹp
khoảng cách giữa các quốc gia, các vùng và làm cho mọi người có hiểu biết nhanh,
đầy đủ hơn về vấn đề mình quan tâm. Như V.I.Lênin đã khẳng định: "Khơng có
thơng tin thì khơng có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và
sản xuất". Vì vậy để có được thơng tin tốt thì việc nâng cao hiệu quả truyền thơng là
rất quan trọng. Với tầm quan trọng đó, mỗi người chúng ta cần trang bị những kiến
thức cơ bản về việc truyền đạt thơng tin có hiệu quả để có thể áp dụng khéo léo vào
trong cuộc sống và công việc hằng ngày. Bởi thành công sẽ đến với bất kể ai nếu họ
biết nắm bắt thông tin chính xác, chia sẻ thơng tin đúng đắn, hành động với thông
tin ấy hợp lý.

12


13