Xây dựng phần mềm kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Thƣơng Mại và Cơ Khí Công Trình
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.63 MB, 141 trang )
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em. Các số liệu, kết quả
trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị nơi em
thực tập.
Em xin chịu mọi trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình
Tác giả đồ án
Lê Thị Phương
LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian dài học tập và rèn luyện tại Học viện tài chính, em đã đƣợc
các thầy, các cô trong học viện trang bị những kiến thức hết sức bổ ích làm hành trang
cho bản thân sau khi tốt nghiệp đại học. Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn dạy dỗ của các
thầy, các cô.
Qua đây, em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ
thống thông tin kinh tế đã nhiệt tình giảng dạy, cung cấp cho em những kiến thức
chuyên ngành vững chắc phục vụ hữu ích trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ Phần
Thƣơng Mại và Cơ Khí Công Trình. Đặc biệt, để có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt
nghiệp, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Th.s Vũ Bá Anh, ngƣời đã trực tiếp
hƣớng dẫn em hoàn thành khóa luận.
Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới tập thể nhân viên ban kế toán
Công ty Cổ Phần Thƣơng Mại và Cơ Khí Công Trình đã tạo điều kiện thuận lợi giúp
em tiếp cận đƣợc với những công việc thực tế để qua đó hoàn thành tốt những yêu cầu
của khóa luận đặt ra. Thời gian thực tập tại đơn vị, đã cho em rất nhiều bài học bổ ích.
Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2014
Sinh viên
Lê Thị Phƣơng
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT...............................................................vi
DANH MỤC CÁC HÌNH ............................................................................................. vii
PHẦN MỞ ĐẦU...............................................................................................................1
1. Sự cần thiết của đề tài ...................................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài:.......................................................................................................1
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu đề tài ......................................................................2
4. Phƣơng pháp nghiên cứu: .............................................................................................2
5. Nội dung của đề tài: ......................................................................................................3
PHẦN NỘI DUNG ...........................................................................................................4
CHƢƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN TIỀN ĐỀ ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP. ..........................................4
1.1 NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP ............................................................................................................4
1.1.1.
Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán ........................................................4
1.1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán .....................................................4
1.1.1.2 Thành phần của một hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp .........4
1.1.1.3 Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin kế toán ....................................5
1.1.2 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp ...............5
1.1.2.1 Khái niệm, thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp ............5
1.1.2.2 Đặc điểm của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp .................................6
1.1.2.3 Yêu cầu của một phần mềm kế toán trong doanh nghiệp ............................6
1.1.2.4 Quá trình xây dựng phần mềm kế toán ........................................................7
1.1.2.5 Các công cụ tin học đƣợc sử dụng trong xây dựng phần mềm ..................20
1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH
NGHIỆP ..........................................................................................................................23
SV: Lê Thị Phương
i
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
1.2.1 Nhiệm vụ của kế toán NVL .............................................................................23
1.2.2
Phân loại và đánh giá NVL ...........................................................................24
1.2.2.1 Phân loại NVL ............................................................................................24
1.2.2.2 Đánh giá NVL .............................................................................................24
1.2.3 Hạch toán chi tiết NVL .....................................................................................27
1.2.4 Hình thức kế toán ...............................................................................................28
1.2.4.1 Hình thức kế toán Nhật kí chung .................................................................29
1.2.4.2 Hình thức kế toán Nhật kí – Sổ cái..............................................................30
1.2.4.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ..............................................................31
1.2.4.4 Hình thức kế toán Nhật kí – Chứng từ .......................................................32
1.2.4.5 Hình thức kế toán trên máy tính .................................................................33
1.2.5 Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu ...................................................34
1.2.5.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên
..................................................................................................................................34
1.2.5.2 Kế toán nguyên liệu vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kì ..............36
CHƢƠNG 2 : THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HTTT KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CƠ KHÍ
CÔNG TRÌNH ................................................................................................................38
2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CƠ KHÍ CÔNG
TRÌNH.............................................................................................................................38
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty ...............................................................................38
2.1.2 Cơ cấu tổ chức chung của công ty ....................................................................39
2.2 THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CƠ KHÍ CÔNG TRÌNH ...................................................41
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán .....................................................................................41
2.2.2 Về cơ sở vật chất, con ngƣời .............................................................................44
2.2.2.1 Về con ngƣời ................................................................................................44
2.2.2.2 Về cơ sở vật chất .........................................................................................44
SV: Lê Thị Phương
ii
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
2.2.3 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Thƣơng Mại và Cơ Khí Công
Trình.............................................................................................................................45
2.2.3.1 Về đặc điểm hạch toán của Công ty ...........................................................45
2.2.3.2 Về hình thức kế toán ...................................................................................45
2.2.3.3 Về tài khoản kế toán sử dụng .....................................................................47
2.2.3.4 Về hệ thống chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ ........................48
2.2.3.5 Về sổ kế toán đang sử dụng ........................................................................49
2.2.3.6 Về báo cáo...................................................................................................49
2.2.3.7 Về quy trình hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty .....................................50
2.2.3.8 Về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị ...............................51
2.3 ĐÁNH GIÁ VÀ PHƢƠNG HƢỚNG GIẢI QUYẾT.............................................52
2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán .................................................................................52
2.3.2 Về cơ sở vật chất, con ngƣời ..............................................................................52
2.3.2.1 Về con ngƣời ................................................................................................52
2.3.2.2 Về cơ sở vật chất ..........................................................................................53
2.3.3 Về tổ chức công tác kế toán tại Công ty ............................................................53
2.3.3.1 Hình thức kế toán Nhật kí chung .................................................................53
2.3.3.2 Tài khoản sử dụng: .....................................................................................55
2.3.3.3 Hệ thống chứng từ, quá trình luân chuyển chứng từ...................................56
2.3.3.4 Sổ kế toán sử dụng ......................................................................................56
2.3.3.5 Báo cáo sử dụng trong kế toán Nguyên vật liệu .........................................57
2.3.3.6 Quy trình kế toán Nguyên vật liệu ..............................................................57
2.3.3.7 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị ....................................58
CHƢƠNG 3:XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CƠ KHÍ CÔNG TRÌNH, THÀNH PHỐ
HÀ NỘI ...........................................................................................................................59
3.1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CƠ KHÍ CÔNG TRÌNH .........................59
SV: Lê Thị Phương
iii
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
3.1.1 Xác định mục tiêu của hệ thống .........................................................................59
3.1.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán ...................................................................59
3.1.2.1 Mô tả bài toán ..............................................................................................59
3.1.2.2 Xác định yêu cầu.........................................................................................61
3.1.2.3 Các hồ sơ thu thập đƣợc ..............................................................................62
3.1.3 Mô hình nghiệp vụ bài toán ...............................................................................63
3.1.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh của hê thống ..................................................................63
3.1.3.2 Sơ đồ phân rã chức năng.............................................................................64
3.1.3.3 Mô tả chức năng lá .....................................................................................64
3.1.3.4 Danh sách các hồ sơ, dữ liệu sử dụng .......................................................66
3.1.3.5 Ma trận thực thể chức năng .......................................................................67
3.1.3.6 Biểu đồ luồng dữ liệu..................................................................................68
3.1.4 Mô hình dữ liệu – mô hình E/R .........................................................................74
3.1.4.1 Lập bảng từ điển dữ liệu ..............................................................................74
3.1.4.2 Xác định các kiểu thực thể và các thuộc tính của các kiểu thực thể...........79
3.1.4.3. Xác định mối quan hệ và thuộc tính ...........................................................80
3.1.4.4 Mô hình E/R ................................................................................................83
3.2 XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ CƠ KHÍ CÔNG TRÌNH ...................................................84
3.2.1
Thiết kế cơ sở dữ liệu - Chuyển mô hình E/R sang mô hình quan hệ ..........84
3.2.1.1 Biểu diễn các thực thể..................................................................................84
3.2.1.2 Biểu diễn các mối quan hệ thành các lƣợc đồ quan hệ tƣơng ứng ............84
3.2.1.3 Chuẩn hóa mô hình quan hệ.......................................................................85
3.2.1.4 Biểu đồ mô hình dữ liệu quan hệ ...............................................................87
3.2.2 Thiết kế mô hình vật lý .....................................................................................88
3.3 THIẾT KẾ PHẦN MỀM ..........................................................................................99
3.3.1 Thực đơn chức năng ..........................................................................................99
SV: Lê Thị Phương
iv
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
3.3.2 Một số form chính ...........................................................................................103
3.3.3 Một số báo cáo ................................................................................................111
KẾT LUẬN ...................................................................................................................113
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .....................................................................114
PHỤ LỤC A ..................................................................................................................115
PHỤ LỤC B ..................................................................................................................121
PHỤ LỤC C ..................................................................................................................123
SV: Lê Thị Phương
v
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT
Tên thuật ngữ
Tên đầy đủ
NVL
Nguyên vật liệu
CCDC
Công cụ dụng cụ
CSDL
Cơ sở dữ liệu
HTTT
Hệ thống thông tin
PMKT
Phần mềm kế toán
QĐ
Quyết định
TK
Tài khoản
TSCĐ
Tài sản cố định
GTGT
Giá trị gia tăng
BHYT
Bảo hiểm y tế
BHXH
Bảo hiểm xã hội
KPCĐ
Kinh phí công đoàn
NK
Nhập kho
XK
Xuất kho
CNTT
Công nghệ thông tin
SV: Lê Thị Phương
vi
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 1.1 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí chung ....................29
Hình 1.2 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí – Sổ cái .................30
Hình 1.3 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ - Ghi sổ ..............31
Hình 1.4 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí – Chứng từ ............32
Hình 1.5– Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính .......................33
Hình 2.1 - Cơ cấu tổ chức của Công ty ..........................................................................39
Hình 2.2 - bộ máy kế toán ..............................................................................................41
Hình 2.3 - hình thức kế toán ..........................................................................................47
Hình 2.4 - hình thức kế toán trên trên máy tính .............................................................55
Hình 3.1 - biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống......................................................................63
Hình 3.2 - sơ đồ phân rã chức năng................................................................................64
Hình 3.3 - Ma trận thực thể chức năng...........................................................................67
Hình 3.4 - Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 .........................................................................68
Hình 3.5 - biểu đồ của tiến trình “xử lý nhập kho” ........................................................69
Hình 3.6 - biểu đồ của tiến trình “xử lý xuất kho” .........................................................70
Hình 3.7 - biểu đồ của tiến trình “xử lý kiểm kê, đánh giá lại” .....................................71
Hình 3.8 - biểu đồ của tiến trình “lập sổ” .......................................................................72
Hình 3.9 - Biểu đồ của tiến trình “Lập báo cáo” ............................................................73
Hình 3.10 - mô hình E/R.................................................................................................83
Hình 3.11 - Biểu đồ mô hình dữ liệu quan hệ ...............................................................87
SV: Lê Thị Phương
vii
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài
Hệ thống thông tin là một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông
tin. Đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp.
Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trong của khoa học và
công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một
cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh.
Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các nƣớc
tiên tiến từ những thập niên 70 của thế kỉ XX. Hiện nay ở nƣớc ta vấn đề áp dụng tin
học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh
nghiệp đã từng bƣớc tin học hóa quản lý thông tin cho đơn vị của mình. Tuy nhiên
trong thời gian qua, việc tin học hóa chƣa mang lại hiệu quả nhƣ mong muốn bởi vì
các doanh nghiệp thƣờng xuyên quan tâm tới trang thiết bị hệ thống máy tính hiện đại
hơn là xây dựng các phần mềm quản lý cho mình.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần Thƣơng Mại và Cơ Khí Công
Trình đƣợc tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của công ty thực tập và tình hình
ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán tại đây em đã nhận thức đƣợc tầm
quan trọng của công tác quản nguyên vật liệu trong công tác quản lý, đồng thời đƣợc
sự giúp đỡ của thầy giáo Vũ Bá Anh cùng các cán bộ phòng kế toán của công ty em đã
lựa chọn đề tài : “Xây dựng phần mềm kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ
Phần Thƣơng Mại và Cơ Khí Công Trình”
Hiện nay, tại Công ty Cổ Phần Thƣơng Mại và Cơ Khí Công Trình làm kế toán
bằng thủ công và có sự hỗ trợ của phần mềm Excel. Do vậy cần phải xây dựng một hệ
thống thông tin kế toán nguyên vật liệu giúp cho việc giải quyết các vấn đề đơn giản,
giảm bớt vất vả, khó khăn trong công tác quản lý doanh nghiệp.
2. Mục tiêu của đề tài:
Mục tiêu chính của đề tài là đƣợc ngƣời dùng chấp nhận và thực hiện trong quá
trình quản lý và hạch toán trong Công ty vì vậy chƣơng trình trƣớc tiên phải đáp ứng
đƣợc những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuận
tiện cho việc sử dụng và cài đặt.
Ngoài ra, từng cơ quan sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào chế độ kế toán
mà cơ quan đó thực hiện. Mục tiêu của đề tài này là:
SV: Lê Thị Phương
1
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
-
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
Hệ thống cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng,
phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho bộ phận sản xuất.
Hệ thống giúp hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong công việc quản lý
nguyên vật liệu của Công ty.
Hệ thống giúp Công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội
ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý NVL.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu đề tài
* Đối tượng: hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Thƣơng
Mại và Cơ Khí Công Trình.
* Phạm vi: việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý
nguyên vật liệu tại Công ty một cách tốt nhất cả về số lƣợng và giá trị, giúp Kế toán
vật tƣ và Thủ kho có thể kiểm soát đƣợc tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu,
đƣa ra những báo cáo cần thiết cho Công ty để có những biện pháp phản ánh kịp thời,
nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty trong hiện tại và tƣơng
lai.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu:
Đề tài sử dụng những phƣơng pháp sau đây:
Các phƣơng pháp thu thập thông tin:
Phƣơng pháp phỏng vấn;
Phƣơng pháp ghi chép;
Phƣơng pháp quan sát;
Hỏi ý kiến chuyên gia…
Các phƣơng pháp phân tích, thiết kế hệ thống:
Phân tích hệ thống từ dƣới lên trên;
Phân tích hệ thống từ trên xuống
SV: Lê Thị Phương
2
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
5. Nội dung của đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung đề tài đƣợc kết cấu
thành 3 chƣơng:
CHƢƠNG 1: Những lý luận tiền đề để xây dựng phần mềm kế toán nguyên
vật liệu trong doanh nghiệp.
CHƢƠNG 2: Thực trạng và giải pháp phân tích HTTT kế toán nguyên vật
liệu tại Công ty Cổ Phần Thƣơng Mại và Cơ Khí Công Trình.
CHƢƠNG 3: Xây dựng phần mềm kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ
Phần Thƣơng Mại và Cơ Khí Công Trình.
SV: Lê Thị Phương
3
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN TIỀN ĐỀ ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM
KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP.
1.1 NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
1.1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin là một hệ thống đƣợc tổ chức để thu thập, tổng hợp, phân
tích, xử lý, phân phối.., dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết, chính xác, kịp thời,
đầy đủ cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành các hoạt động của tổ chức,
doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực hiện
các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định thông qua
việc cung cấp cho các nhà quản lý những những thông tin để lập kế hoạch và kiểm
soát các hoạt động của đơn vị.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một phần đặc biệt của hệ thống thông tin
quản lý. Nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài
chính.
Hay bản chất của HTTTKT là: Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doanh
nghiệp, hàng ngày có các nghiệp kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này đƣợc hệ thống
thông tin toán phân tích, ghi chép và lƣu trữ các ghi chép này (chứng từ, sổ, thẻ,
bảng…). Khi ngƣời sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin các kế toán sẽ từ các ghi
chép đã lƣu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho
ngƣời sử dụng thông tin.
1.1.1.2 Thành phần của một hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
- HTTTKT trong doanh nghiệp gồm 5 thành phần sau đây:
(1) Con người: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các thủ tục
để tạo ra thông tin.
(2) Phần cứng: Là các thiết bị nhƣ máy tính điện tử, máy fax, máy in … là công cụ
để thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu vào, xử lý dữ liệu, đƣa dữ liệu ra, lƣu trữ thông
tin và kiểm soát, điều khiển các hoạt động đó.
SV: Lê Thị Phương
4
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
(3) Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con ngƣời.
(4) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lí trong
hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lí.
(5) Phần mềm (chương trình): Là chƣơng trình xử lý các nghiệp vụ, phân tích dữ
liệu, tính toán để xác định và cung cấp những thông tin hữu ích cho ngƣời dùng
1.1.1.3 Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin kế toán
Nhiệm vụ của một HTTTKT trong doanh nghiệp là:
-
Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy, thời gian phát triển hợp lý,
đáp ứng đƣợc yêu cầu thông tin của doanh nghiệp, của ngƣời dùng.
Phát triển hệ thống nhằm đạt đƣợc HTTT kế toán hoàn hảo, với chi phí bỏ ra
tƣơng xứng với hiệu quả mang lại.
Vai trò của một HTTTKT trong doanh nghiệp là:
-
Ghi nhận, lƣu giữ các dữ liệu các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp
Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tƣợng bên ngoài
Hỗ trợ ra quyết định cho các nhà quản lý doanh nghiệp
Hoạch định và kiểm soát
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.2 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
1.1.2.1 Khái niệm, thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là hệ thống các chƣơng trình máy tính dùng để tự động xử lý
thông tin kế toán bắt đầu từ khâu xử lý thông tin chứng từ và sổ sách theo chế độ kế
toán đến khâu in sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, thống kê phân tích tài
chính khác.
Phần mềm kế toán là một trong 5 thành phần của một hệ thống thông tin kế
toán. Bên cạnh đó để tạo nên một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh còn có 4 thành
phần khác: phần cứng, dữ liệu, thủ tục, con ngƣời. Trong đó phần cứng, phần mềm kế
toán đóng vai trò là công cụ, dữ liệu đóng vai trò là cầu nối, còn thủ tục và con ngƣời
đóng vai trò là nguồn lực.
SV: Lê Thị Phương
5
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
Các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Một phần mềm kế toán đƣợc xây dựng theo hai hƣớng đó là xây dựng theo
hƣớng cấu trúc và hƣớng đối tƣợng:
Thành phần của phần mềm kế toán đƣợc xây dựng theo hƣớng cấu trúc là:
-
Cở sở dữ liệu là các bảng lƣu các thông tin kế toán, dữ liệu xử lý lƣu trữ về
nghiệp vụ kế toán và quản lý
-
Các modun chƣơng trình con thƣờng đƣợc viết bằng hàm và thủ tục để giải
quyết theo thiết kế có sẵn
Thành phần của phần mềm kế toán đƣợc xây dựng theo hƣớng đối tƣợng là:
-
Cở sở dữ liệu là các bảng lƣu các thông tin kế toán, dữ liệu xử lý lƣu trữ về
nghiệp vụ kế toán và quản lý
-
Các form giao diện, form cho phép thao tác lên các bảng hay là cơ sở dữ liệu
của chƣơng trình
-
Các lớp (class) để định nghĩa các đối tƣợng
-
Các menu hệ thống
-
Thiết kế các báo cáo để hiển thị các thông tin đầu ra của doanh nghiệp gồm các
báo cáo tài chính, các sổ, báo cáo quản trị khi cần thiết.
1.1.2.2 Đặc điểm của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Phần mềm kế toán có những đặc điểm khác với phần mềm khác nhƣ sau:
Một là: Hệ thống các chứng từ, các dữ liệu vào, các sổ và báo cáo đƣa ra bắt
buộc phải tuân theo luật, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, nghị định Chính
Phủ,..
Hai là: phần mềm kế toán bắt buộc phải sử dụng các phần mềm kế toán nhƣ:
phƣơng pháp chứng từ (mọi dữ liệu kế toán phải lấy từ chứng từ kế toán hợp
pháp), phƣơng pháp tài khoản (mỗi một đối tƣợng cần theo dõi thì phải mở
một tài khoản, theo dõi chi tiết đến cấp nào thì mở tài khoản chi tiết đến cấp
đó) và phƣơng pháp cân đối,...
1.1.2.3 Yêu cầu của một phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Phần mềm kế toán phải đáp ứng được các tiêu chuẩn của một phần mềm nói
chung như sau:
SV: Lê Thị Phương
6
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
Dễ sử dụng: Các phần mềm phải có một giao diện thân thiện với cấu trúc
phân cấp dễ hiểu và dễ sử dụng các ngôn ngữ phù hợp với ngôn ngữ tự
nhiên ngƣời dùng.
Chống sao chép: Đây là tiêu chuẩn để một phần mềm bảo vệ đƣợc bản
quyền. Để đƣợc nhƣ vậy, các phần mềm khi đƣa ra thị trƣờng không đƣợc
để ở dạng mã nguồn mà phải đƣợc biên dịch. Khi cài đặt lên máy tính sử
dụng chỉ làm một thao tác duy nhất là chạy chƣơng trình Setup (Cài đặt).
Tương thích với nhiều phần mềm khác: Các phần mềm trên thị trƣờng phải
tƣơng thích với các phần mềm khắc để không gây xung đột và tạo ra sự cố
máy khi chạy chƣơng trình.
Tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi: Phần mềm cần tƣơng thích với
nhiều thiết bị ngoại vi nhƣ: bàn phím, chuột, máy quét, máy in, máy đồ
họa…
Tính thời trang của phần mềm: Không đƣợc lạc hậu, đƣợc cập nhật thƣờng
xuyên để phù hợp với tình hình biến động của thực tế.
Tính giá cả cạnh tranh: Để có giá cả hợp lí, các công ty phần mềm phải
biết tiết kiệm chi phí lập trình thông qua sử dụng nguồn nhân lực hợp lí, sử
dụng tốt các công cụ hỗ trợ lập trình và thiết kế phần mềm.
Yêu cầu bộ nhớ: Các phần mềm khi đƣợc viết ra cần phải quan tâm đến
việc tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính, giúp máy tính hoạt động nhanh hơn.
Quyền sử dụng trên mạng: Ngày nay việc sử dụng công nghệ mạng máy
tính là một xu thế tất yếu. Một phần mềm có sử dụng đƣợc trên mạng hay
không và việc đánh giá phân quyền sử dụng hợp lí cho từng máy thành
viên trong mạng nhƣ thế nào là một tiêu thức đánh giá hợp lí của một phần
mềm.
1.1.2.4 Quá trình xây dựng phần mềm kế toán
Dựa trên các kiến thức trên nền tảng về công nghệ phần mềm trên thế giới nhƣ
phƣơng pháp luận Oracle‟s CASE Method, Rational Unified Process, các mô hình của
Boehm, Booch…, ngƣời ta đã rút ra đƣợc một qui trình sản xuất phần mềm gồm các
bƣớc sau:
Bƣớc 1: Khảo sát nhu cầu
Khảo sát hệ thống là bƣớc khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kế toán,
là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở đó hình thành nên
kế hoạch xây dựng PMKT.
SV: Lê Thị Phương
7
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
-
Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trƣờng hoạt động chi phối đến quá
trình xử lý thông tin.
Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt đƣợc của hệ thống.
Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của
chúng.
Trên cơ sở các thông tin khảo sát đƣợc, ngƣời thiết kế phải đánh giá, xác
định đƣợc yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt
đƣợc và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể.
Trong phần này sẽ trình bày các bƣớc thực hiện quá trình khảo sát các công cụ
đƣợc sử dụng để thu thập thông tin. Về nguyên tắc việc khảo sát hệ thống đƣợc chia
làm 2 giai đoạn:
-
Giai đoạn khảo sát sơ bộ: Nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống thông
tin.
Giai đoạn khảo sát chi tiết: Nhằm thu thập các thông tin chi tiết của hệ
thống phục vụ phân tích yêu cầu thông tin làm cơ sở cho bƣớc thiết kế sau
này.
Các bƣớc khảo sát thu thập thông tin: Quá trình khảo sát hệ thống cần trải qua
các bƣớc sau:
-
Tiến hành thu thập thông tin bằng các phƣơng pháp khác nhau.
Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo sát.
Tổng hợp kết quả khảo sát.
Hợp thức hóa kết quả khảo sát.
Giai đoạn này cần giải quyết đƣợc các vấn đề:
- Môi trƣờng, các ràng buộc đối với hệ thống thông tin cần xây dựng nhƣ thế
nào?
- Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt đƣợc của HTTT là gì?
- Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng.
Trên cơ sở các thông tin khảo sát hiện trạng, xác định các điểm yếu của hệ thống hiện
tại, lập phƣơng án cải tiến hệ thống, xác định phạm vi, khả năng, mục tiêu của dự án.
- Mục tiêu của việc khảo sát hiện trạng
SV: Lê Thị Phương
8
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
- Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trƣờng hoạt động của hệ thống cũ.
- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống.
- Xác định các nhƣợc điểm của hệ thống.
Nhiệm vụ của việc khảo sát hiện trạng:
- Điều tra, thu thập thông tin về hệ thống hiện hành.
- Biên tập, biểu diễn, phê phán, đề xuất ý kiến.
Nội dung của việc khảo sát hiện trạng:
- Tìm hiểu môi trƣờng xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống.
- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.
- Xác định các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn…của các đơn vị ở các cấp khác
nhau.
- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách….sử dụng trong nghiệp vụ của tổ
chức, đồng thời nghiên cứu các phƣơng pháp xử lý các thông tin trong các tài liệu trên.
- Thu thập và nghiên cứu các quy tắc quản lý bao gồm luật, các quy định… chi
phối đến quá trình xử lý thông tin.
- Nghiên cứu các chu trình lƣu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.
- Thông kế các phƣơng tiện, tài nguyên đƣợc sử dụng cho hoạt động của hệ
thống.
- Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, các đánh giá về hệ thống,
các nguyện vọng và kế hoạch phát triển hệ thống.
- Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp.
- Lập tài liệu khảo sát.
Lập dự án
- Xác định mục tiêu dự án
- Lợi ích nghiệp vụ.
- Lợi ích ngƣời tiêu dùng.
- Lợi ích kinh tế.
Đưa ra giải pháp sơ bộ
SV: Lê Thị Phương
9
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
- Đề xuất các chức năng chính và cấu trúc chung của hệ thống.
- Lập kế hoạch triển khai dự án.
Bƣớc 2: Phân tích
Phân tích là công việc để làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ
thống.
Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung
cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc:
Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lƣu trữ và xử lý nhƣ: chứng từ,
hoá đơn, sổ sách, báo cáo…
Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống
Xác định xác quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống
Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tƣơng lai của nghiệp vụ hoạt
động của hệ thống
Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống và môi trƣờng
Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng
Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu
Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của phần mềm cần xây
dựng với môi trƣờng
Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chon và mô tả chung một giải pháp
thiết kế thích hợp
Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu phân tích
hệ thống.
Biểu đồ ngữ cảnh
Là một cách mô tả hệ thống gồm các thành phần:
Tiến trình hệ thống: Mô tả toàn bộ hệ thống.
Kí pháp: Là một hình chữ nhật chia làm hai phần: Phần trên ghi số 0, phần
dƣới ghi tên hệ thống.
SV: Lê Thị Phương
10
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
0
Tên hệ thống
Tên hệ thống: cụm động từ có chữ hệ thống
Các tác nhân: Mô tả các yếu tố môi trƣờng có tƣơng tác với hệ thống.
Tác nhân phải xác định 3 tiêu chí:
- Tác nhân phải là ngƣời, nhóm ngƣời, một tổ chức, một bộ phận của một tổ
chức hay một hệ thống thông tin khác.
- Nằm ngoài hệ thống: Không thực hiện chức năng của hệ thống.
- Có tƣơng tác với hệ thống: Gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc nhân dữ liệu từ hệ
thống.
Tên gọi: Phải là danh từ chỉ ngƣời, nhóm ngƣời hoặc tổ chức.
Kí pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong.
TÊN TÁC NHÂN
Các luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này sang nơi khác
(từ nơi nguồn sang nơi đích).
Tên gọi: là một danh từ, khi dữ liệu di chuyển thƣờng ở trên vật mang tin nên
thƣờng lấy tên vật mang tin làm tên luồng dữ liệu.
Kí pháp:
Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ phân rã chức năng bao gồm các chức năng và các liên kết.
Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch vụ
thông tin.
Liên kết: Đƣờng gấp khúc hình cây liên kết một chức năng ở trên với một chức
năng con của nó
SV: Lê Thị Phương
11
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
Nguyên tắc phân rã chức năng gộp:
Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năng cha.
Việc thực hiện chức năng con thì đảm bảo thực hiện chức đƣợc chức năng
cha.
Ma trận thực thể chức năng
Các cột: Mỗi cột tƣơng ứng với một hồ sơ dữ liệu.
Các dòng: Mỗi dòng tƣơng ứng với một chức năng.
Các ô: Ghi vào một trong các chữ sau:
R(Read) Nếu chức năng dòng đọc hồ sơ cột.
U(Update) Nếu chức năng dòng cập nhật hồ sơ cột.
C(Create) Nếu chức năng dòng tạo ra hồ sơ cột.
Mô hình hóa quá trình xử lý:
Phần này làm rõ yêu cầu bằng cách sử dụng các mô hình và công cụ hình thức
hóa hơn, nhƣ các biểu đồ luồng dữ liệu để mô tả các tiến trình xử lý. Đến đây ta đƣợc
mô hình khái niệm của hệ thống.
Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ (modeling businees process) là sự biểu diễn
đồ thị các chức năng của quá trình để thu thập, thao tác, lƣu trữ và phân phối dữ liệu
giữa các bộ phận trong hệ thống nghiệp vụ cũng nhƣ giữa hệ thống và môi trƣờng của
nó.
Biểu đồ luồng dữ liệu
Một biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm: luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tiến trình và tác
nhân.
Luồng dữ liệu (data flow): là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một vị
trí khác trong hệ thống trên một vật mang tin nào đó.
Một luồng dữ liệu có thể biểu diễn các dữ liệu trên một vật mang tin hoặc có
thể là kết quả truy vấn nhận đƣợc từ một cơ sở dữ liệu truyền trên mạng hay những dữ
liệu cập nhật vào máy tính đƣợc thể hiện ra màn hình hay in ra máy in. Nhƣ vậy, luồng
dữ liệu có thể bao gồm nhiều mảng dữ liệu riêng biệt đƣợc sinh ra ở cùng một thời
gian và di chuyển đến cùng một đích.
SV: Lê Thị Phương
12
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
Ký pháp:
Tên luồng dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ và phải thể hiện đƣợc sự tổng
hợp các phần tử dữ liệu riêng biệt chứa trong đó.
Kho dữ liệu (data store): là các dữ liệu đƣợc giữ tại một vị trí. Một kho dữ liệu
có thể biểu diễn các dữ liệu đƣợc lƣu trữ ở nhiều vị trí không gian khác nhau.
D là số hiệu kho dữ liệu. Tên kho dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ
Tiến trình(Process): Là một hay một số công việc hoặc hành động có tác động
lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi đƣợc lƣu trữ hay phân phối.
Quá trình xử lí dữ liệu trong một hệ thống thƣờng gồm nhiều tiến trình khác
nhau và mỗi tiến trình thực hiện một phần chức năng nghiệp vụ nào đó. Tiến trình có
thể là tiến trình vật lý nếu có chỉ ra con ngƣời hay phƣơng tiện thực thi chức năng đó.
Trong trƣờng hợp ngƣợc lại ta có tiến trình logic.
Tác nhân(actor): Tác nhân của một phạm vi hệ thống đƣợc nghiên cứu có thể là
một ngƣời, một nhóm ngƣời, một bộ phận, một tổ chức hay một hệ thống khác nằm
ngoài phạm vi này và có tƣơng tác với nó về mặt thông tin (nhận hay ghi dữ liệu). Có
thể nhận biết tác nhân là nơi xuất phát (nguồn) hay nơi đến (đích) của dữ liệu từ
phạm vi hệ thống đƣợc xem xét.
Ký pháp:
Tên tác nhân
Tên tác nhân phải là một danh từ nhƣ: “KháchHàng”
- Phát triển luồng dữ liệu mức 0.
Đầu vào:
Biểu đồ ngữ cảnh
Biểu đồ phân rã chức năng
SV: Lê Thị Phương
13
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Ma trận thực thể chức năng
Mô tả chi tiết chức năng lá
Qui trình: Xuất phát từ biểu đồ ngữ cảnh
Thay thế: Tiến trình hệ thống của biểu đồ ngữ cảnh bằng các tiến trình con
tƣơng ứng với các chức năng mức 1 của biểu đồ phân rã chức năng.
Giữ nguyên: Tác nhân luồng dữ liệu từ biểu đồ ngữ cảnh chuyển sang biểu đồ
mới và đặt lại đầu mút của các luồng dữ liệu vào tiến trình con một cách thích hợp.
Thêm vào: Các kho dữ liệu đƣợc thêm vào mỗi kho tƣơng ứng với một hồ sơ.
Các luồng dữ liệu từ các tiến trình đến các kho (dựa vào ma trận thực thể chức
năng) và giữa các tiến trình (dựa vào các Mô tả chi tiết chức năng lá).
Bƣớc 3: Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để
đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên .
Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống
phần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực.
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông
tin, cho phép loại bỏ đƣợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đƣợc những mục
tiêu đã đƣợc thiết lập ở giai đoạn trƣớc. Mô hình logic sẽ phải đƣợc những ngƣời
sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau:
+ Thiết kế cơ sở dữ liệu
+ Thiết kế xử lý
+ Thiết kế các nguồn dữ liệu vào
+ Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
+ Hợp thức hoá mô hình logic
Mô hình thực thể mối quan hệ E-R (Entity- Relationship model)
Mô hình E-R là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, không quan tâm đến
cách thức tổ chức và khai thác dữ liệu mục tiêu chủ yếu là mô tả thế giới thực đúng
nhƣ nó tồn tại.
SV: Lê Thị Phương
14
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
Mô hình E-R gồm 3 thành phần: Thực thể dữ liệu, mối quan hệ giữa các thực
thể, các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ.
Thuộc tính của thực thể: Thực thể có 3 loại thuộc tính: thuộc tính tên gọi, thuộc
tính lặp, thuộc tính định danh.
Ký pháp của thuộc tính:
Tên
Tên thuộc tính
Tên thuộc tính
Mối quan hệ giữa các thực thể (Relationship): Mối quan hệ giữa các thực thể là
một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có giữa các bản thể của thực thể.
Có 2 loại mối quan hệ: Mối quan hệ tƣơng tác và mối quan hệ phụ thuộc (sở
hữu).
Thuộc tính của mối quan hệ: thể hiện đặc trƣng của các động từ là tƣơng tác
hay sở hữu.
TÊN ĐỘNG TỪ
Các bƣớc phát triển mô hình E-R từ các hồ sơ dữ liệu.
Gồm 4 bƣớc:
Bước 1: Liệt kê, chính xác chọn lọc mục tin.
Liệt kê đầy đủ hoặc mục tin, không liệt kê dữ liệu.
Chính xác hóa: Thêm từ cho mục tin đủ nghĩa, 2 mục tin chỉ cùng một đối
tƣợng thì cùng tên, 2 mục tin chỉ 2 đối tƣợng khác nhau thì tên khác nhau.
Chọn lọc: Mỗi mục tin chỉ chọn 1 lần (Loại mục tin lặp lại) Loại đi mục tin
không đặc trƣng cho cả 2 lớp hồ sơ, loại mục tin có thể suy ra trực tiếp từ các mục tin
đã chọn.
Bước 2: Xác định thực thể, thuộc tính:
Tìm thuộc tính tên gọi: Tên thực thể.
SV: Lê Thị Phương
15
Lớp: CQ48/41.04
Đồ án tốt nghiệp
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
Xác định thuộc tính của nó: Là thuộc tính có mang tên thực thể, không mang
tên thực thể khác và không chứa động từ.
Xác định định danh: Là thuộc tính có tính chất nhƣ định nghĩa, hoặc thêm vào
có tính chất nhƣ định nghĩa.
Bước 3: Xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó:
Xác định mối quan hệ tƣơng tác: Tìm các động từ và trả lời các câu hỏi của các
động từ : Ai?, Cho ai?, Cái gì?, Cho cái gì?, Ở đâu?... Và tìm câu trả lời trong các thực
thể: Bằng cách nào?. Khi nào?, Bao nhiêu?. Nhƣ thế nào?...
Xác định mối quan hệ phụ thuộc (sở hữu): Xét từng cặp thực thể và dựa vào
ngữ nghĩa và các thuộc tính còn lại để tìm ra các mối quan hệ phụ thuộc.
Bước 4: Vẽ biểu đồ mô hình.
Vẽ các thực thể: Mỗi thực thể là một hình chữ nhật + Tên
Xét từng quan hệ xem nó có liên quan đến thực thể nào vẽ xen vào các thực thể
đó và nối nó lại với các thực thể.
Bố trí lại biểu đồ cho hợp lí.
Xác định bản số của các thực thể.
Bổ sung các thuộc tính cho các thực thể và các mối quan hệ.
Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tƣợng thành bản
thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống đƣợc gắn vào
những thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và
đƣa ra thông tin cần thiết cho tổ chức.
Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:
+ Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
+ Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).
+ Thiết kế cách thức tƣơng tác với phần tin học hoá.
+ Thiết kế các thủ tục thủ công.
+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ
chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trƣờng mạng cần đƣợc xây dựng.
SV: Lê Thị Phương
16
Lớp: CQ48/41.04
