TÌM HIỂU CMIS ,PKI VÀ ALFRESO ỨNG DỤNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU UIT

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU CMIS ,PKI VÀ ALFRESO
ỨNG DỤNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG
QUẢN LÝ TÀI LIỆU UIT

Giảng viên hướng dẫn :
Sinh viên thực hiện:

TH.S NGUYỄN TRÁC THỨC

06520285 - ĐOÀN QUANG MINH
06520467 - NGUYỄN HÒA THUẬN

Lớp : CNPM01


Khoá :1

TP. Hồ Chí Minh, tháng 3 năm 2011


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
…………………………………………………………………………………
……

…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
GVHD: ThS Nguyễn Trác Thức
Quang Minh

SVTH: Nguyễn Hòa Thuận – Đoàn


…………………………………………………………………………………
……

…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
TpHCM, ngày ……, tháng ……, năm
2011
Giảng viên hướng dẫn

GVHD: ThS Nguyễn Trác Thức
Quang Minh

SVTH: Nguyễn Hòa Thuận – Đoàn


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………

……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
GVHD: ThS Nguyễn Trác Thức
Quang Minh

SVTH: Nguyễn Hòa Thuận – Đoàn


…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
…………………………………………………………………………………
……
Khóa luận đáp ứng yêu cầu của Khóa luận kỹ sư CNTT.

TpHCM, ngày ……, tháng ……, năm
2011
Giảng viên phản biện

GVHD: ThS Nguyễn Trác Thức
Quang Minh

SVTH: Nguyễn Hòa Thuận – Đoàn


LỜI CẢM ƠN
Chúng em xin gửi lời cám ơn Khoa Công Nghệ Phần Mềm, trường Đại
Học Công Nghệ Thông Tin, ĐH Quốc gia Tp. HCM đã tạo mọi điều kiện
để chúng em có thể thực hiện đề tài tốt nghiệp.
Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Trác Thức, giảng viên
hướng dẫn chúng em thực hiện đề tài này. Thầy đã luôn hướng dẫn và chỉ
bảo tận tình chúng em trong suốt thời gian thực hiện khóa luận.
Chúng em cũng xin gửi lời cảm ơn tới tất cả thầy cô trong Khoa Công
Nghệ Phần Mềm đã tận tình giảng dạy, truyền đạt những kiến thức cũng
như kinh nghiệm cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường.
Chúng em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến ba mẹ, các anh chị và bạn bè
đã luôn ủng hộ, động viên và giúp đỡ chúng em trong những lúc khó khăn
và trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu.
Tuy đã cố gắng và nỗ lực hoàn thành luận văn với thời gian và khả
năng cho phép, nhưng chắc chắn chúng em không tránh khỏi những sai
sót và hạn chế, kính mong sự cảm thông và chỉ bảo tận tình của quý Thầy
Cô và các bạn.
Nhóm thực hiện
Đoàn Quang Minh - Nguyễn Hòa Thuận
Tp. HCM, tháng 03/2011

GVHD: ThS Nguyễn Trác Thức
Minh

SVTH: Nguyễn Hòa Thuận – Đoàn Quang


ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT
Tên Đề Tài: TÌM HIỂU CMIS VÀ PKI TRÊN ALFRESCO, XÂY
DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU UIT
Giáo viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Trác Thức
Thời gian thực hiên: Từ ngày 1/09/2010 đến ngày 31/03/2011
Sinh viên thực hiện:
Đoàn Quang Minh – 06520285
Nguyễn Hòa Thuận – 06520467
Loại đề tài: Tìm hiểu công nghệ - Nghiên cứu lý thuyết và xây dựng
ứng dụng minh họa

Nội Dung Đề Tài:
Tìm hiểu Alfresco: sử dụng, phát triển.
Tìm hiểu và triển khai PKI, ứng dụng triển khai chữ ký số.
Tìm hiểu và tích hợp CMIS.
Tích hợp JOOMLA – ALFRESCO – CAS - LDAP
Kế Hoạch Thực Hiện:
1/9/2010 – 1/10/2010:
Soạn đề cương, lên kế hoạch thực hiện
02/10/2010 – 15/11/2010:
Tìm hiểu cách phát triển Alfresco.
Tìm hiểu CMIS

GVHD: ThS Nguyễn Trác Thức
Minh

SVTH: Nguyễn Hòa Thuận – Đoàn Quang


16/11/2010 – 31/12/2010:
Tìm hiểu PKI
Xây dựng thư viện php CMIS.
01/01/2011 –1/02/2011:
Dựng site Joomla ( module, theme cho joomla) tích hợp CMIS, kết
nối với Alfresco.
02/02/2011 – 15/02/2011:
Viết báo cáo sơ bộ
Tiếp tục xây dựng ứng dụng minh họa
Hoàn thành module chữ ký số cho Alfresco
16/02/2011 – 31/03/2010:
Kết hợp Joomla, Alresco thông qua CMIS để ra sản phẩm ban đầu
Cải thiện giao diện, cải tiến hiệu năng, đánh giá kết quả
01/03/2010 – 15/03/2011:
Triển khai CAS, LDAP cho Alfresco và Joomla
Hoàn thiện báo cáo.
15/03/2011 30/3/2011:
Hoàn thành thiện sản phầm.
Hoàn thành báo cáo.
Xác nhận của GVHD

Ngày …… tháng …… năm 2011
SV Thực hiện

GVHD: ThS Nguyễn Trác Thức
Minh

SVTH: Nguyễn Hòa Thuận – Đoàn Quang


ThS Nguyễn Trác Thức

Đoàn Quang Minh

Nguyễn Hòa

Thuận

MỤC LỤC

GVHD: ThS Nguyễn Trác Thức
Minh

SVTH: Nguyễn Hòa Thuận – Đoàn Quang


TỔNG QUAN ĐỀ TÀI

Chương 1: Thực trạng và giải pháp. Chương đầu tiên nhóm trình bày
về hiện trạng quản lý tài liệu, luận văn và qui trình xử lý thực tế của
trường. Đề ra giải pháp khắc phục các nhược điểm của cách làm hiện tại.
Chương 2: Cơ sở lý thuyết. Với giải pháp trên, chương 2 nhóm nói về
các công nghệ sẽ ứng dụng trong giải pháp ở các mặt như: khái niệm, tính
năng, ưu nhược điểm so với các kỹ thuật tương tự, các thành phần, cấu

trúc, cơ chế hoạt động của các công nghệ được sử dụng trong đồ án.
Chương 3: Kỹ thuật và sản phẩm thực tế. Chương 3 nhóm sẽ nói chi
tiết về quá trình cài đặt, xây dựng, triển khai giải pháp.
Chương 4: Kết luận và hướng phát triển. Những điểm đã làm được và
chưa làm tốt của nhóm cùng định hướng phát triển ứng dụng trong tương
lai.

GVHD: ThS Nguyễn Trác Thức
Minh

SVTH: Nguyễn Hòa Thuận – Đoàn Quang


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Các component nguồn mở được sử dụng để xây dựng Alfresco
Bảng 2.2: Các chuẩn vào giao thức chính được Alfresco hỗ trợ
Bảng 2.3: Các loại chữ ký của iText
Bảng 2.4: Các thuộc tính chữ ký của iText
Bảng 3.1: Phân quyền áp dụng trên Joomla
Bảng 3.2: Phân quyền trên thư mục của Alfresco
Bảng 3.3: Phân quyền áp dụng trên Alfresco
Bảng 3.4: Bảng mô tả màn hình sau khi đăng nhập cho quyền sinh viên
Bảng 3.5: Bảng mô tả màn hình sau đăng nhập cho quyền phòng ban
Bảng 3.6: Bảng mô tả màn hình xem trước tài liệu
Bảng 3.7: Bảng mô tả màn hình thông tin tài liệu cho quyền sinh viên
Bảng 3.8: Bảng mô tả màn hình bình luận tài liệu
Bảng 3.9: Bảng mô tả màn hình minh họa sign tài liệu
Bảng 3.10: Bảng mô tả màn hình tác vụ khi xem trước của quyền phòng
ban
Bảng 3.11: Bảng mô tả màn hình assign workflow

GVHD: ThS Nguyễn Trác Thức
Minh

SVTH: Nguyễn Hòa Thuận – Đoàn Quang


DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Hình 2.1: Mô hình tổng quan ECM
Hình 2.2: Sơ đồ tính năng Alfresco
Hình 2.3: Sơ đồ kiến trúc bậc cao của Alfresco
Hình 2.4: Mô hình dữ liệu của CMIS
Hình 2.5: Mô hình cơ chế hoạt động bậc cao của CMIS trên Alfresco
Hình 2.6: Mô hình tổng quan giao thức kết nối của CMIS
Hình 2.7: Quá trình tạo chữ ký số
Hình .8: Quá trình kiểm tra và xác nhận chữ ký
Hình 2.9: Thiết bị Yubikey
Hình 2.10: Ví dụ minh họa qui trình jBPM
Hình 2.11: Sơ đồ các giai đoạn của BPM
Hình 2.12: Sơ đồ tổng quan hoạt động của jBPM
Hình 3.1: Sơ đồ hệ thống thư mục Alfresco
Hình 3.2: Màn hình sau khi đăng nhập cho quyền sinh viên
Hình 3.3: Màn hình sau khi đăng nhập cho quyền phòng ban
Hình 3.4: Màn hình xem trước tài liệu
Hình 3.5: Màn hình thông tin tài liệu cho quyền sinh viên
Hình 3.6: Màn hình bình luận, đánh giá tài liệu
Hình 3.7: Màn hình minh họa sign tài liệu
Hình 3.8: Màn hình tác vụ khi xem trước của quyền phòng ban

GVHD: ThS Nguyễn Trác Thức

Minh

SVTH: Nguyễn Hòa Thuận – Đoàn Quang


Hình 3.9: Màn hình assign workflow
Hình 3.10: Màn hình Upload tài liệu
Hình 3.11: Màn hình tạo mới folder
Hình 3.12: Sơ đồ Use Case

GVHD: ThS Nguyễn Trác Thức
Minh

SVTH: Nguyễn Hòa Thuận – Đoàn Quang


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

ECM : Enterprise Content Management
CMS : Content Management System
CMIS : Content Management Interoperability Services
PKI : Public Key Infrastructure
CRUD : create, read, update, delete
UIT DM : UIT Document Management
OTP : One Time Password

GVHD: ThS Nguyễn Trác Thức
Minh

SVTH: Nguyễn Hòa Thuận – Đoàn Quang

DANH MỤC THUẬT NGỮ
Repository : Kho chứa tài liệu
Single Sign On : Cơ chế đăng nhập một lần trên hệ thống tích hợp
Advanced workflow : Luồng công việc phức tạp.
OTP Token : Thiết bị OTP.
Public/Private key : Cặp khóa công khai, khóa bí mật – một thành tố quan
trọng của cơ sở hạ tầng khóa công khai.

GVHD: ThS Nguyễn Trác Thức
Minh

SVTH: Nguyễn Hòa Thuận – Đoàn Quang


17

Chương 1: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
1.1 Nhu cầu thực tế
Trường Đại học Công Nghệ Thông Tin – ĐHQG HCM đã trải qua 4
năm hình thành và phát triển. Năm 2011, nhà trường tổ chức bảo vệ luận
văn tốt nghiệp cho sinh viên khóa I (2006 - 2011). Số lượng nhóm sinh viên
được bảo vệ lên đến gần 200 với số luận văn tương đương. Chưa kể đến 7
khóa trước đây được đào tạo từ xa, khó có thể ước lượng đầy đủ. Đây là
kho tài liệu và kiến thức giá trị cần được lưu trữ tốt, dành tra cứu về sau.
Ngoài luận văn, phần lớn giấy tờ, công văn của các phòng ban vẫn
được lưu trữ dạng vật lý (dạng truyền thống – giấy tờ). Điều này dẫn đến
việc nhận và xử lý các yêu cầu về giấy tờ của sinh viên tốn nhiều thời gian
và công sức.

1.2 Qui trình hiện tại
Hiện tại, luận văn của sinh viên tại trường đang được lưu trữ dạng
quyển ở kho chứa kèm CD, DVD ứng dụng. Cách lưu trữ cổ điển này có
nhiều nhược điểm:
Diện tích và không gian lưu trữ lớn : Với số lượng luận văn lớn và
ngày càng gia tăng theo thời gian, nhà trường cần phòng chứa với diện tích
lớn cùng hệ thống điện, điều hòa không khí giúp bảo quản tài liệu ở điều
kiện tốt nhất.
Nhân lực khá lớn: Cần ít nhất là 2 nhân lực làm việc toàn thời gian,
kiên nhẫn và làm việc có trách nhiệm cho việc sắp xếp và kiểm tra cũng
như theo dõi tình trạng tài liệu. Nhu cầu nhân lực sẽ gia tăng theo thời
gian.
Tìm kiếm rất khó khăn. Để có thể tra cứu 1 tài liệu trong kho, người có
nhu cầu cần qua một qui trình rườm rà, phức tạp và mất thời gian mới có
thể tìm thấy tài liệu cần thiết.


18

Tài liệu dễ hư hỏng. Tuy được bảo quản với điều kiện tốt nhưng các
quyển luận văn khó tồn tại lâu dài. Các đĩa CD, DVD ứng dụng sẽ hỏng
sau 2 năm do sinh viên thường dùng đĩa chất lượng kém. Ngoài ra, quá
trình truy cứu, mượn trả dễ dàng gây hư hỏng tài liệu.
Di chuyển tài liệu khó khăn: Khi cần di chuyển kho chứa tài liệu qua
địa điểm khác, chi phí nhân vật lực rất tốn kém, dễ gây hư hỏng tài liệu.
Qui trình xử lý giấy tờ và công văn hiện tại khá rườm rà, thủ công. Các
qui trình như xử lý xét học bổng cho sinh viên, duyệt bảng điểm phải qua
nhiều bước và thời gian chờ xử lý cho từng bước là khá dài, hiệu quả chưa
cao.
1.3 Giải pháp

Để khắc phục các nhược điểm trên, cần tin học hóa phương pháp và qui
trình bảo quản tài liệu hiện tại. Hệ thống ECM là một sự lựa chọn đúng
đắn.
Giải pháp ECM có thể thay thế hoàn toàn phương pháp quản lý tài liệu
truyền thống với các ưu điểm vượt trội:
Tốn ít nhân lực và không gian. Thay vì cần một kho chứa lớn cho việc
lưu trữ tài liệu dạng vật lý (luận văn, đĩa phần mềm, giấy tờ, công văn),
ECM chỉ cần một khu vực nhỏ cho Server và một admin để quản lý. Công
việc quản lý khá nhẹ nhàng nên có thể do admin chung của nhà trường
thực hiện. Tài liệu được số hóa và upload lên server theo cấu trúc qui định.
Tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng. Với tất cả tài liệu được số hóa và lưu
trữ trên hệ thống server. Chỉ với thao tác đơn giản từ website, người dùng
có thể tìm thấy tài liệu họ cần.
Tính năng phiên bản hóa tài liệu. Tài liệu mỗi lần được sửa đổi sẽ
được lưu lại thành một phiên bản. Cho phép trở lại phiên bản cũ và quản
lý những người dùng đã tác động vào tài liệu.


19

Hệ thống phân quyền mạnh mẽ. ECM cung cấp phân quyền động trên
từng folder hay từng file, cho phép người quản trị kiểm soát tốt người
dùng trên hệ thống.
Tính bảo mật cao. Được cung cấp sức mạnh bởi các framework mạnh
mẽ về bảo mật, hệ thống ECM an toàn trước phần lớn các tấn công ác ý.
Giải pháp backup tiện lợi. Tài liệu lưu trữ có thể được backup định kỳ
hàng tuần hoặc tháng và phục hồi dễ dàng nhờ công cụ được hỗ trợ từ
ECM. Tránh tình trạng tài liệu bị mất do hư hỏng hoặc lỗi hệ thống
Tài liệu có thể xem như không thể hư hỏng. Tình huống có khả năng
gây hư hỏng tài liệu là lỗi phần cứng hoặc lỗi trong quá trình xử lý tài liệu.

Nếu thực hiện nghiêm túc quá trình backup hệ thống kèm theo cấu hình
clustering cho server, khả năng gây lỗi là rất nhỏ.
Dung lượng lưu trữ chỉ bị giới hạn bởi kinh phí. Thật vậy, theo thời
gian hệ thống có thể sẽ bị quá tải nhưng việc nâng cấp khá đơn giản với chi
phí thấp hơn nhiều so với giải pháp truyền thống.
Dù có nhiều ưu điểm, hệ thống ECM cũng không tránh khỏi nhược
điểm. Trong số đó, điểm yếu lớn nhất của ECM là giao diện quản lý phức
tạp và khó sử dụng. Giải pháp tích hợp ECM vào CMS sẽ giúp giải quyết
vấn đề này. Việc tích hợp sẽ cho ra đời một sản phẩm thừa hưởng nguồn
sức mạnh của kho chứa ECM và giao diện thân thiện người dùng từ CMS.
Người dùng sẽ không cần quan tâm đến kho chứa (ECM - repository)
bên dưới mà chỉ cần tương tác với hệ thống CMS (website của nhà trường).
Khi hệ thống quản lý tài liệu truyền thống đã được thay thế bởi ECM,
một nhu cầu khác xuất hiện. Lúc này, qui trình nộp đơn – ký duyệt không
còn phù hợp vì toàn bộ tài liệu, hồ sơ đã được số hóa. Chữ ký số sẽ giải
quyết vấn đề trên với nhiều ưu điểm.
Nếu như với cách lưu trữ truyền thống, các văn bản chỉ thực sự được
xem là có giá trị, thể hiện sự công nhận đối với văn bản thông qua chữ ký
của một cá nhân, con dấu của một tổ chức. Thì khi chuyển sang lưu trữ tài


20

liệu dạng số, vấn đề ký xác nhận các văn bản điện tử đó là vấn đề quan
trọng hàng đầu đề đảm bảo các điều kiện văn bản số được thừa nhận.
•

Làm sao biết được tài liệu đó có bị ai chỉnh sửa cho đến khi người
nhận có được tài liệu có được nó ?

•

Làm sao biết được ai sẽ đứng ra chịu trách nhiệm về nội dung ghi
trong tài liệu đó ?

•

Tài liệu đó chắc chắn được gửi từ ai, tài liệu này có đáng tin hay
khôngcó phải một tài liệu giả mạo hay không ?

Với một tài liệu dạng số, việc chỉnh sửa, hay giả mạo là hoàn toàn dễ
dàng. Do đó yêu cầu với tài liệu dạng số về độ tin cậy rất cao. Chữ ký số
được ra đời để giải quyết vấn đề cốt lỗi đó. Với một tài liệu số có chữ ký
hợp lệ, cho ta biết các thông tin về tài liệu :
•

Tài liệu đó có nguyên bản so với văn bản gốc: tức không hề bị chỉnh
sửa bởi một người nào khác hay bị hư hỏng trong quá trình lưu trữ
hay không.

•

Trên chữ ký của tài liệu có thông tin người ký xác nhận, và đối tượng
đó đã được xác nhận bởi một tổ chức uy tín, được thế giới công
nhận.

•

Việc 1 chữ ký xuất hiện trong tài liệu, khiến người ký sau này không
thế nào khước từ tài liệu đó. Hay nói cách khác, chữ ký số có tính

chất chống chối bỏ về sau.

Với tình hình thực tế, ý nghĩa thiết thực của đề tài, cũng như sự đam mê
về công nghệ chữ ký số, nhóm đã quyết định tìm hiểu và đưa chữ ký số kết
hợp với hệ thống quản lý tài liệu vào luận văn tốt nghiệp. Tạo thành một
hệ thống quản lý tài liệu đầy tiện lợi, linh hoạt, mạnh mẽ và chuyên
nghiệp. Các tính năng chủ yếu của giải pháp:


21
•

Quản lý tài liệu chuyên nghiệp với nền tảng là ECM Alfresco với các
tính năng cao cấp: fulltext search, workflow, quản lý phiên bản, bảo
mật nội dung…

•

Tích hợp với trung tâm chứng thực “đăng nhập 1 một cửa” - Single
Sign On giúp dễ dàng tích hợp và đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu tài
khoản người dùng với các hệ thống khác về sau cũng như hệ thống
sẵn có.

•

Triển khai CMIS để quản lý tập trung nội dung từ các CMS, ECM
khác. Dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý nội dung khác có
sẵn hay cả các hệ thống về sau này.

•

Tính năng enterprise, dùng chứng thư số để triển khai chữ ký số, tạo
tính pháp lý, tăng cường độ tin cậy cho tài liệu được kí.

Bên cạnh hệ thống chứng thực SSO, UIT DM còn dùng thiết bị One
Time Password (OTP Token) để tăng cường tính bảo mật đăng nhập cho hệ
thống.


22

Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1 Tổng quan về ECM
2.1.1 Khải niệm ECM
Enterprise Content Management (ECM) là những chiến lược, phương
thức và công cụ được sử dụng để thu thập, quản lý, lưu trữ, bảo toàn và
phân phối các nội dung và tài liệu liên quan đến các qui trình của tổ chức.
ECM bao trùm việc quản lý thông tin trên toàn bộ phạm vi một doanh
nghiệp dù những thông tin đó có ở dạng tài liệu giấy, file dữ liệu, cơ sở dữ
liệu hay thậm chí là email.
2.1.2 Những điều cần biết về ECM
ECM là một thuật ngữ bao gồm quản lý tài liệu, quản lý nội dung web,
tìm kiếm, cộng tác, quản lý

hồ sơ, quản lý tài sản số (Digital Asset

Management - DAM), quản lý qui trình, thu thập và quét (scanning) tài
liệu. ECM chủ yếu nhắm đến việc quản lý vòng đời của thông tin từ xuất
bản ban đầu hay khởi tạo cho đến lưu trữ và cuối cùng là tiêu hủy. Các ứng
dụng ECM được phân phối theo phương thức: On-Premise Software (phần

mềm được cài đặt trên mạng riêng của tổ chức), Software as a Service
(SaaS) - truy cập thông tin lưu trữ trên hệ thống của nhà sản xuất phần
mềm qua giao thức web, hoặc một giải pháp lai giữa hai loại vừa nêu.


23

Hình 2.1: Mô hình tổng quan ECM

ECM nhắm đến mục tiêu làm việc quản lý thông tin trong doanh
nghiệp trở nên dễ dàng hơn thông qua việc đơn giản hóa lưu trữ, bảo mật,
kiểm soát phiên bản, định tuyến qui trình và sử dụng. Nhờ đó, một tổ chức
sẽ được nhiều lợi ích như: hiệu suất gia tăng, khả năng kiểm soát tốt hơn
và giảm thiểu chi phí . Ví dụ nhiều ngân hàng đã chuyển sang dùng các hệ
thống ECM để lưu trữ bản sao của các hồ sơ, giấy tờ thay vì cách làm cũ,
giữ lại các bản gốc trong những kho tài liệu khổng lồ. Với hệ thống cũ, một
khách hàng gọi điện yêu cầu bản sao của một tấm séc có thể mất nhiều
tuần. Với ECM, các nhân viên ngân hàng chỉ cần tìm kiếm theo số tài
khoản của khách hàng và số của tấm séc. Khi tìm thấy, họ có thể email
ngay cho khách hàng - lúc đó khách hàng thường vẫn còn đang nghe máy.
Một số hệ thống ECM hiện tại: Documentum, Alfresco, Laserfiche,
FileNet, OpenText, SharePoint ...
Hầu hết các ECM trên đều là giải pháp có phí do các hãng lớn cung cấp
như: FileNet từ IBM, SharePoint của Microsoft, Documentum của EMC
Corporation. Các giải pháp phần mềm này được bán theo gói bao gồm cả
hệ thống phần cứng với chi phí đắt đỏ. Nhóm quyết định chọn Alfresco


24

cho giải pháp Quản lý tài liệu ở nhà trường do các ưu điểm nổi bật: mã
nguồn mở và miễn phí, cộng đồng phát triển to lớn, khả năng mở rộng
chức năng cao, tích hợp workflow engine jBPM, hỗ trợ CMIS.
2.2 Tổng quan Alfresco
Alfresco là một hệ thống ECM mã nguồn mở dùng cho Microsoft
Windows và các hệ điều hành tương tự Unix khác. Alfresco có hai phiên
bản: Alfresco Community Edition là phần mềm miễn phí dựa trên các
chuẩn mở và giấy phép mã nguồn mở LGPL. Alfresco Enterprise Edition là
phiên bản thương mại cho đối tượng doanh nghiệp. Alfresco bao gồm một
kho quản trị nội dung (content repository), đi cùng một web portal
framework dùng cho việc quản lý và sử dụng nội dung được lưu trữ, một
giao thức CIFS hỗ trợ tương thích với hệ thống file trên Microsoft
Windows và các hệ điều hành tương tự Unix khác, một hệ thống quản lý
nội dung web có khả năng xây dựng các ứng dụng web và website tĩnh
qua Apache Tomcat, engine tìm kiếm Lucene, engine qui trình jBPM. Hệ
thống Alfresco được phát triển trên công nghệ Java.
John Newton (đồng sáng lập Documentum) và John Powell (cựu COO
của Business Objects) đã sáng lập Alfresco Software, Inc. vào năm 2005.
Các nhà đầu tư bao gồm bộ phân đầu tư của SAP Ventures, Accel Partners
và Mayfield Fund. Đội ngũ kỹ thuật ban đầu gồm các kỹ sư từ
Documentum và Oracle.
Vào tháng 10 năm 2009, báo cáo Open Source CMS Market Share 2009
đã tôn vinh Alfresco là hệ thống quản trị nội dung web nền Java hàng đầu.
Phiên bản Alfresco hiện tại là 3.4d ra mắt ngày 15 – 03 – 2011. Nhóm
hiện dùng phiên bản 3.3.
2.2.1 Tính năng


25

Hình 2.2: Sơ đồ tính năng Alfresco

Một số tính năng chính của Alfresco bao gồm:
Document Management (quản lý tài liệu): đây là tính năng chủ đạo và
thành công nhất của Alfresco.
Web Content Management (quản lý nội dung web bao gồm khả năng
tạo ứng dụng web hoàn chỉnh và ảo hóa session)
Repository-level versioning (phiên bản hóa ở cấp độ Repository, tương
tự Subversion)
Records Management (quản lý hồ sơ theo chứng chỉ 5015.2)
Truy cập kho dữ liệu (Repository) qua CIFS/SMB, FTP, WebDAV, NFS
và CMIS
jBPM workflow (engine qui trình jBPM)

Lucene search (engine tìm

kiếm Lucene )
Hỗ trợ đa nền tảng (chính thức hỗ trợ Windows, Linux và Solaris)