Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhà sách

Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống

Đề tài: Quản lý nhà sách

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP. HCM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
quản lý nhà sách

Lớp: 13CĐ-TP1

Nhóm 10:
Nguyễn Kết (Nhóm trưởng)
Võ Trọng Nhân
Phạm Văn Hộp
Trần Thanh Dân
Nguyễn Duy Anh

Giáo Viên Hướng Dẫn: Nguyễn Văn Danh

I. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
và các bảng phỏng vấn cụ thể từng chủ đề

Nhóm 10
Trang 1


Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống

Đề tài: Quản lý nhà sách

1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống thông tin
Hệ thống: Quản lý nhà sách
Người lập: Nhóm 10

Ngày lập:01/10/2014

Chủ đề

Yêu cầu

Ngày bắt đầu

Ngày kết thúc

1

Quản lý nhân viên

Nắm rõ thông tin cách
thức quản lý nhân viên
nhà sách

01/10/2014

01/10/2014

2

Quản lý quá trình
nhập sách

Nắm rõ quy trình nhập
sách

01/10/2014

01/10/2014

3

Quản lý quá trình
bán sách

Nắm rõ quy trình bán
sách

01/10/2014

01/10/2014

4

Quản lý thiết bị
máy móc

Nắm rõ máy móc,
thiết bị, phần mềm mà
nhà sách đang sử dụng

01/10/2014

01/10/2014

5

Quản lý tài chính

Nắm rõ quy trình trả
lương – Viết hóa đơn
nhập xuất kho –
Thống kê giao ca &
thống kê hàng tháng

01/10/2014

01/10/2014

STT

2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:
Nhóm 10
Trang 2


Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống

Đề tài: Quản lý nhà sách

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 1:
Kế hoạch phỏng vấn

Địa chỉ

Người được hỏi:

Người phỏng vấn:

Đặng Sơn

Nguyễn Duy Anh

Nhà sách Phan Huy Ích,
phường 12, Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn: 01/10/2014
Thời điểm bắt đầu: 8h30’
Thời điểm kết thúc: 9h

Đối
tượng

Nhân viên bộ phân kinh
doanh nhà sách

Các yêu cầu đòi hỏi:

Thông tin về quá trình nhập
sách của nhà sách

Chương
trình

Nắm rõ cánh thức quản lý nhập sách
của nhà sách

 Giới thiệu.
 Tổng quan về dự án.
 Tổng quan về phỏng
vấn: chủ đề đề cập
 Tổng hợp các nội dung
chính
 Kết thúc

 2 phút
 2 phút
 15 phút
 3 phút
 1 phút

(Dự kiến tổng cộng: 23 phút)

Nhóm 10
Trang 3


Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống

Đề tài: Quản lý nhà sách

Phiếu phỏng vấn
Đồ án: Quản lý nhà sách
Người được phỏng vấn: Đặng Sơn

Người phỏng vấn: Nguyễn Duy Anh

Câu hỏi:

Trả lời:

Câu hỏi 1:
Mặt hàng chính nhà sách mình là gì và
mình nhập hàng về theo những nguồn
nào?

Câu hỏi 2:
Nhà sách ta có tiến hành phân loại
sách không?
Nếu có thì gồm những loại nào ?
Câu hỏi 3:
Theo thường lệ thì bao lâu và căn cứ
vào đâu mà nhà sách sẽ có những đợt
nhập sách về?

Câu hỏi 4:
Anh có thể nói rõ hơn về quá kiểm tra
các sách trước khi vào kho ?

Nhà sách bán các loại sách, báo, tạp
chí và văn phòng phẩm nhưng chủ yếu

là sách.
Nguồn hàng chủ yếu từ các nhà nhà
xuất bản trong nước; đôi khi lại từ
những đối tác khác (nhà sách khác,
tiểu thương, .v.v..) trao đổi hàng hoá
với nhà sách.
Sách ở nhà sách được chia theo các thể
loại : kinh tế, văn học, thường thức-đời
sống, thiếu nhi, tin học-ngoại ngữ,
giáo khoa-giáo trình, tạp chí, sách
chuyên ngành.
Thông thường, cuối mỗi tháng dựa vào
tình hình tài chính cụ thể, nhu cầu thị
trường, báo cáo bộ phận kho cũng như
báo giá, chương trình khuyến mại,
v.v.. từ các nhà xuất bản mà bộ phận
kinh doanh sẽ có kế hoạch nhập sách
phù hợp.
Đối với Nhà Xuất Bản (NXB): Mã
NXB, Tên NXB, Địa chỉ, Điện thoại,
Fax, Email.
Đối với sách: Ngày nhập, Số phiếu
nhập (hoá đơn mua hàng), Tên sách,

Nhóm 10
Trang 4


Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống

Đề tài: Quản lý nhà sách

Thể loại, nhà xuất bản, năm xuất bản,
số lượng, đơn giá, người nhập.
Câu hỏi 5:
Nếu có sự cố xảy ra thì nó sẽ được giải Tùy mức độ, sự cố sẽ được giải quyết
dựa trên hợp đồng đã ký từ việc
quyết thế nào ?
thương lượng lại đến chỉnh sửa hợp
đồng.

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 2:
Nhóm 10
Trang 5


Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống

Đề tài: Quản lý nhà sách

Kế hoạch phỏng vấn

Địa chỉ

Người được hỏi:

Người phỏng vấn:

Trần Tiến

Võ Trọng Nhân

Nhà sách Phan Huy Ích,
phường 12, Hồ Chí Minh.

Thời gian hẹn: 01/10/2014
Thời điểm bắt đầu: 9h00
Thời điểm kết thúc: 10h00

Đối
tượng

Chương
trình

Phòng nhân sự

Các yêu cầu đòi hỏi:

Dữ liệu thu thập quá trình
quản lý nhân sự

Nắm rỏ thông tin về nhân viên nhà
sách.

- Giới thiệu
- 5 phút
- Tổng quan về dự án - 10 phút
thực hiện
- Phỏng vấn các vấn đề lien quan

- 3 phút
+ Câu 1
- 2 phút
+ Câu 2
- 3 phút
+ Câu 3
+ Câu 4
- 5 phút
Tổng hợp và phân tích các
- 10 phút
thông tin đã thu thập.
- 2 phút
Kết thúc cuộc phỏng vấn.
(Dự kiến tổng cộng: 40 phút)

Nhóm 10
Trang 6


Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống

Đề tài: Quản lý nhà sách

Phiếu phỏng vấn
Đồ án: Quản lý nhà sách

Bộ phận: Quản lý nhân viên

Người được phỏng vấn: Trần Tiến

Người phỏng vấn: Võ Trọng Nhân

Câu hỏi:

Trả lời:

Câu hỏi 1:
Khi nhân viên được nhận vào làm
trong nhà sách thì anh có lưu lại thong
tin nhân viên đó không ?
Nếu có: Anh cần lưu những thong tin
gì ?

-Việc lưu trữ thông tin nhân viên là
việc không thể thiếu cũa một nhà sách
mà anh.
- Những thông tin tôi cần lấy là: Họ và
tên, CMND, địa chỉ, số điện thoại,
ngày vào làm và lương khởi điểm.

-Nhân viên của tôi sẽ được nghỉ phép
nhưng sẽ không nghỉ quá 3 ngày trong
-Nhân viên của anh có được nghỉ phép
1 tháng.
không ? Và nhân viên nghỉ phép này
Nhân viên nghỉ phép này sẽ được ghi
có được ghi chép lại không ?
nhận lại.
Câu hỏi 2:

-Về việc trả lương cho nhân viên thì
dựa trên số ngày nhân viên làm được
-Việc trả lương cho nhân viên được chi
ngoài việc này còn cộng thêm tiền
như thế nào ? Có được thưởng tiền khi
thưởng cho nhân viên chuyên cần hay
được chuyên cần hay khen thưởng gì
vấn đề khác….ngược lại đối với 1
không ?
nhân viên vi phạm qui định thì sẽ trừ
lương.
Câu hỏi 3:

Câu hỏi 4:
-Trong thời gian làm việc, nhân viên
có thành tích tốt có được thăng chức
hay không ?

Trong thời gian làm việc, nhân viên có
những biểu hiện tốt , tích cực thì sẽ
được tăng lương hay đối với nhân viên
làm lâu thời hạn thì sẽ được thăng
chức.

Nhóm 10
Trang 7


Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống

Đề tài: Quản lý nhà sách

Ngược lại: nếu nhân viên bị vi phạm
qui định quá nhiều có bị đuổi việc hay
không ?, và khi bị đuồi việc thông tin
nhân viên đó sẽ được huỷ bỏ hay được
lưu trữ lại tại phòng nhân sự ?

Khi nhân viên nhà sách mà bị vi phạm
qui định quá nhiều thì mức phạt nặng
nhất là sẽ đuổi việc thưa anh.
Nhân viên khi bị đuổi thì hồ sơ sẽ
được lưu trữ lại chứ không huỷ hẵn vì
co thể 1 vài vấn đề nào đó nảy sinh ra
sau khi nhân viên đó nghỉ việc.

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 3:

Nhóm 10
Trang 8


Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống

Đề tài: Quản lý nhà sách

Kế hoạch phỏng vấn

Địa chỉ

Người được hỏi:

Người phỏng vấn:

Trương Thị Tuyết Cơ

Nguyễn Kết

Nhà sách Phan Huy Ích,
phường 12, Hồ Chí Minh.

Thời gian hẹn: 01/10/2014
Thời điểm bắt đầu: 14h00
Thời điểm kết thúc: 15h00

Đối
tượng

Nhân viên bán sách

Các yêu cầu đòi hỏi:

Thông tin về quá trình bán
sách

Nắm rõ qui trình bán sách ở nhà
sách
Nắm rõ các thức và nhu cầu của
khách hàng đến mua sách

Chương
trình

-Giới thiệu
5 phút
-Tổng quan dự án
15 phút
-Tổng quan phỏng vấn
5 phút
Các chủ đề đề cập
-chủ đề 1 câu hỏi và câu trả 5 phút
lời
-chủ đề 2 câu hỏi và câu trả 5 phút
lời
-Tổng hợp nội dung chính
10 phút
-Ý kiến của người được hỏi 4 phút
Kết Thúc
1 phút
(Dự kiến tổng cộng: 45 phút)

Nhóm 10
Trang 9


Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống

Đề tài: Quản lý nhà sách

Phiếu phỏng vấn

Đồ án: Quản lý nhà sách

Tiểu dự án :quản lí nhân viên bán sách

Người được phỏng vấn:

Người phỏng vấn:

Trương Thị Tuyết Cơ

Nguyễn Kết

Câu hỏi:

Trả lời:

Câu hỏi 1:
Thái độ và cách ứng xử khi khách vào
mua sách của nhân viên ở nhà sách
như thế nào ?

Nhà sách luôn đảm bảo thái độ và cách
phục vụ của nhân viên lên hàng đầu.
Khi khách đến mua sách thì nhân viên
sẽ hỏi khách muốn mua sách gì để đưa
khách hàng đến chỗ cần mua.

Có .nhà sách hay giảm trong các ngày
lễ ,và đối với sinh viên khi mua sách
Nhà sách hay có chương trình giảm giá

về lịch sử hay triết học thì nhà sẽ giảm
cho khách vào mua sách hay không ?
cho khách hàng đó
Câu hỏi 2:

Câu hỏi 3:
Quá trình bán sách cho khách hàng
như thế nào?
Câu hỏi 4:
Nếu khách hàng phản ánh thì nhân
viên xử lí như thế nào ?

Khi khách hàng đến mua được sách thì
khách hàng sẽ ra quầy để thanh toán

Nhân viên bán sách sẽ báo cho quản lí
và xem xét tình hình trước mắt để làm
vui lòng khách

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 4:

Nhóm 10

Trang
10


Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống

Đề tài: Quản lý nhà sách

Kế hoạch phỏng vấn

Địa chỉ

Người được hỏi:

Người phỏng vấn:

Lê Yến Nhi

Trần Thanh Dân

Nhà sách Phan Huy Ích,
phường 12, Hồ Chí Minh.

Thời gian hẹn: 01/10/2014
Thời điểm bắt đầu: 14h00
Thời điểm kết thúc: 15h00

Đối
tượng

Chương
trình

Nhóm 10

Nhân viên Kỹ Thuật

Các yêu cầu đòi hỏi:
Nắm rõ máy móc, thiết bị, phần mềm
mà nhà sách đang sử dụng

-Giới thiệu
5 phút
-Tổng quan dự án
15 phút
-Tổng quan phỏng vấn
5 phút
Các chủ đề đề cập
-chủ đề 1 câu hỏi và câu trả 5 phút
lời
-chủ đề 2 câu hỏi và câu trả 5 phút
lời
-Tổng hợp nội dung chính
10 phút
-Ý kiến của người được hỏi 4 phút
Kết Thúc
1 phút
(Dự kiến tổng cộng: 45 phút)

Trang
11


Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống

Đề tài: Quản lý nhà sách

Phiếu phỏng vấn
Đồ án: Quản lý nhà sách

Tiểu dự án: Hệ thống máy móc, thiết
bị, phần mềm

Người được phỏng vấn:

Người phỏng vấn:

Lê Yến Nhi

Trần Thanh Dân

Câu hỏi:

Trả lời:

Nhà sách sử dụng phần mềm Ideasoft
Book không chỉ để quản lý kho sách
Nhà sách mình dùng phần mềm nào để
mà nó còn có thể dùng để quản lý
quản lý kho sách ?
mua-bán,quản lý nhân viên,quản lý
khách hàng
Câu hỏi 1:

Câu hỏi 2:
Chị có thể cho biết rõ hơn về phần
mềm Ideasoft Book?

Câu hỏi 3:
Thiết bị cũng nhà sách mình được
nhập chủ yếu ở đâu?
Câu hỏi 4:
Nhóm 10

Ideasoft Book có chức năng kết nối tất
cả các nhà sách trong hệ thống đến văn
phòng quản lý, online hoặc offline, qua
các hệ thống đường truyền ADSL.
Phần mềm quản lý tích hợp mã vạch
khách hàng có thể tự thiết kế in ấn mã
vạch cho sản phẩm của mình, tùy biến
các báo cáo đầu ra sao cho phù hợp
nhất liên hệ ngay hôm nay để được tư
vấn về nghiệp vụ bán hàng và tính
năng sản phẩm của phần mềm quản lý
nhà sách.
Trang thiết bị nhà sách được nhập từ
các công ty trang thiết bị trên cả nước

Sẽ có thủ kho quản lý việc nhập trang
thiết bị bằng Microsoft Excel mỗi khi
Trang
12


Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống

Việc quản lý nhập trang thiết bị được
tiến hành như thế nào?

Đề tài: Quản lý nhà sách

nhập thiết bị về,thủ kho sẽ cập nhập
thông tin trong bảng tính của Excel

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 5:

Nhóm 10

Trang
13


Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống

Đề tài: Quản lý nhà sách

Kế hoạch phỏng vấn

Địa chỉ

Người được hỏi:

Người phỏng vấn:

Nguyễn Bá Trung

Phạm Văn Hộp

Nhà sách Phan Huy Ích,
phường 12, Hồ Chí Minh.

Thời gian hẹn: 01/10/2014
Thời điểm bắt đầu: 15h00
Thời điểm kết thúc: 16h00

Đối
tượng

Chương
trình

Nhóm 10

Kế Toán Trưởng

Các yêu cầu đòi hỏi:
Nắm rõ Quy cách quản lý tài chính –
cách thức lập hóa đơn và trả lương

-Giới thiệu
5 phút
-Tổng quan dự án
15 phút
-Tổng quan phỏng vấn
5 phút
Các chủ đề đề cập

-chủ đề 1 câu hỏi và câu trả 5 phút
lời
-chủ đề 2 câu hỏi và câu trả 5 phút
lời
-Tổng hợp nội dung chính
10 phút
-Ý kiến của người được hỏi 4 phút
Kết Thúc
1 phút
(Dự kiến tổng cộng: 45 phút)

Trang
14


Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống

Đề tài: Quản lý nhà sách

Phiếu phỏng vấn
Đồ án: Quản lý nhà sách

Tiểu dự án: Quản Lý Tài Chính

Người được phỏng vấn:

Người phỏng vấn:

Nguyễn Bá Trung

Phạm Văn Hộp

Câu hỏi:

Trả lời:

Câu hỏi 1:
Anh có thể cho biết nhà sách mình
dùng phần mềm gì để quản lí tài chính,
cũng như kê khai tài chính hàng tháng?

Câu hỏi 2:
Vậy lợi nhuận doanh thu hàng tháng , thì
nhà sách có đầu tư vào khai thác thêm
sách mới không?

Nhà sách sử dụng phần mềm
Microsoft exel để kê khai tài chính
hang tháng

Có. Mỗi tháng nhà sách luôn cập nhật
những sách mới cho khách hang, hơn
nữa cũng cải tiến ebook online cho
khách hang từ xa.

Đôi khi cũng có. Do phải chi tiêu cho
tiền mặt bằng, thuế…. Đầu tư vào các
Vậy doanh thu như vậy, liệu nhà sách
trang thiết bị mới nên cũng có tháng
có bị lỗ vốn khi cập nhật sách không?

phải chịu lỗ.
Câu hỏi 3:

Nếu khách hang làm hư hại hay mất
sách, khách hang sẽ phải bồi thường
Vâng. Vậy xin hỏi, việc cho thuê sách
thoe đúng giá của cuốn sách đó.
như vậy, khách hang làm mất sách,
hay bị hư hạy có sao không?
Câu hỏi 4:

Nhóm 10

Trang
15