Xây dựng hệ thống quản lý công văn trực tuyến
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.79 MB, 53 trang )
1
MỤC LỤC
2
DANH MỤC BẢNG
3
DANH MỤC HÌNH ẢNH
4
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay trên thế giới, công nghệ thông tin đã có những bước phát triển vượt
bậc. Ở nước ta hiện nay, ngành công nghệ thông tin đã và đang dần trở thành ngành
mũi nhọn, góp phần đẩy mạnh phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Đặc
biệt, công nghệ thông tin cũng góp phần không nhỏ trong các công tác quản lý tại các
trường Đại học. Trong đó, công tác quản lý công văn là một công việc đặc biệt quan
trọng trong các trường đại học. Công việc quản lý công văn đòi hỏi phải nhanh chóng,
chính xác, hiệu quả và tiện lợi.
Chính vì những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài nghiên cứu “Xây dựng hệ
thống Quản lý công văn trực tuyến”.
2. Tình hình nghiên cứu
Hiện nay đã có nhiều phần mềm quản lý công văn với nhiều phân hệ chức năng
khác nhau. Nhưng phạm vi nghiên cứu, cách thức quản lý và xây dựng phần mềm
chưa phù hợp và chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế với công việc quản lý công văn
tại trường Đại học Giao Thông Vận Tải TP.Hồ Chí Minh.
3. Mục đích nghiên cứu
Giúp đơn giản hóa, hiệu quả hóa công việc quản lý công văn cho Phòng Tổ
chức – Hành chính, Văn phòng Ban Giám hiệu và các đơn vị khác trong trường Đại
học Giao Thông Vận Tải TP.Hồ Chí Minh.
Giúp người quản lý tra cứu, cập nhật, tìm kiếm, thống kê-báo cáo thông tin một
cách nhanh chóng và tiện lợi nhất.
Xây dựng website giúp cán bộ quản lý, cán bộ-giảng viên thuận lợi trong việc
xem và tra cứu thông tin công văn mọi lúc, mọi nơi.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Hoàn thành ứng dụng quản công văn với yêu cầu đặt ra là phải khắc phục được
những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các yêu cầu khi đưa vào máy tính xử lý
phải đạt được kết quả ở mức tối ưu nhất, giảm được tối đa thời gian và chi phí, đem lại
hiệu quả cao nhất cho người dùng.
Thông tin phải được tổ chức thành một hệ thống cơ sở dữ liệu sao cho có thể
đáp ứng mọi nhu cầu của nhiều người dùng, nhiều chương trình ứng dụng khai thác
mà dữ liệu vẫn được quản lý một cách tập trung và luôn được cập nhật kịp thời.
5
5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu phân tích tổng hợp: Qua khảo sát thực tế, thu thập
những thông tin, cách quản lý công văn của phòng tổ chức – hành chính từ đó phân
tích các chức năng của hệ thống.
Phương pháp lấy ý kiến người sử dụng: Tham khảo ý kiến của nhân viên quản
lý văn thư, cán bộ Văn phòng Ban Giám Hiệu, các thư ký khoa, v.v… để xây dựng
phần mềm đáp ứng nhu cầu công việc thực tế của người sử dụng.
6. Các kết quả đạt được của đề tài
Xây dựng được ứng dụng quản lý công văn với giao diện thân thiện và đạt hiệu
quả quản lý cao.
Xây dựng website giúp tra cứu thông tin công văn mọi lúc, mọi nơi.
7. Kết cấu của báo cáo
Báo cáo bao gồm 4 chương với kết cấu như sau:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan đề tài.
Chương 2: Phân tích hệ thống.
Chương 3: Thiết kế và triển khai hệ thống.
Chương 4: Kết luận và hướng phát triển.
6
Chương 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
1.1.
Lý do chọn đề tài
Quản lý công văn là việc áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho
lãnh đạo văn phòng nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp
nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của
văn phòng.
Hiện nay, hầu hết các đơn vị trong trường Đại Học Giao Thông Vận tải thành
phố Hồ Chí Minh, công việc quản lý công văn còn làm bằng tay. Do vậy, tốn nhiều
thời gian vào việc xử lý công văn, chuyển nhận công văn đến cán bộ có liên quan.
Nhất là số lượng công văn được giao nhận tại phòng phòng Tổ chức – Hành Chính là
rất lớn và hàng ngày nhân viên văn thư tốn rất nhiều thời gian để in ấn, cập nhật và
phát hành công văn v.v…. Công việc in ấn sao lưu này cũng tốn rất nhiều giấy mực.
Hơn nữa quy mô trường Đại Học Giao Thông Vận tải thành phố Hồ Chí Minh ngày
càng phát triển, đội ngũ cán bộ, giảng viên ngày một tăng, cho nên từ thời điểm phát
hành công văn đến lúc công văn đến tay đối tượng cán bộ, giảng viên liên quan là rất
lâu. Dẫn đến việc thực hiện công văn bị chậm trễ.
Cùng với chiến lược xây dựng và phát triển trường Đại học hiện đại, thì việc
ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý công văn là hết sức cần thiết và
cấp bách. Vì vậy tôi chọn đề tài nghiên cứu “Xây dựng Hệ thống quản lý công văn
trực tuyến” với mong muốn góp phần cho việc quản lý công văn của trường Đại Học
Giao Thông Vận tải thành phố Hồ Chí Minh được hiệu quả và thuận lợi .
1.2.
Phát biểu hệ thống
Với những lý do nêu trên, đồng thời tạo sự linh hoạt trong vấn đề tra cứu công
văn, hệ thống được phân thành hai thành phần chính: Hệ thống quản lý công văn trên
desktop và hệ thống tra cứu thông tin trên website. Mô hình hệ thống tổng quan được
biểu diễn như sau.
1.1.1. Hệ thống quản lý công văn trên desktop
Hệ thống quản lý công văn trên destop giúp tự động hóa các thao tác thủ công
trong quy trình hoạt động nghiệp vụ, cập nhật dữ liệu thông tin công văn, quản lý các
quá trình liên quan đến công văn, thực hiện các thao tác tìm kiếm công văn theo nhiều
tiêu chí, báo cáo thống kê xử lý trực tiếp trên máy tính, nhằm nâng cao chất lượng và
hiệu quả công tác quản lý của ban lãnh đạo nhà trường.
7
Máy chủ
(lưu trữ dữ liệu công văn)
Hệ thống quản lý công văn trên destop
Hệ thống tra cứu thông tin trên Website
(văn thư, phòng ban chức năng, VPK, BGH)
(Tất cả cán bộ)
Cập nhật công văn
Chuyển CV đến chức năng có thẩm quyền
Duyệt thẩm định CV
Đăng nhập hệ thống
Hiển thị công văn liên quan đến cán bộ
Hỗ trợ tìm kiếm công văn
Phát hành CV
Thống kê
v.v…
v.v…
1.1.2. Hệ thống tra cứu thông tin trên website
Cho phép xem, tìm kiếm công văn theo cơ quan ban hành, lĩnh vực, năm ban
hành, tra cứu nhanh chóng thông tin chi tiết công văn mọi lúc, mọi nơi một cách hiệu
quả và tiết kiệm thời gian.
8
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.1. Xác định yêu cầu
2.1.1.
Xác định yêu cầu
Qua khảo sát, tìm hiểu, thu thập thông tin từ những yêu cầu thực tế đặt ra cho
công việc quản lý công văn tại trường, chúng tôi đã tiến hành xác định các yêu cầu
chính của hệ thống như sau:
-
Chương trình phải đơn giản, dễ sử dụng, giao diện thân thiện với người
dùng, kể cả người mới làm quen với máy tính.
Phần mềm ứng dụng desktop phải đáp ứng được tất cả công việc của một
phần mềm quản lý công văn:
• Quản lý phân quyền người sử dụng (Ban giám hiệu, Trưởng/Phó
phòng, Cán bộ-Giảng viên, Văn thư, Thư ký khoa, v.v…)
• Cập nhật công văn (Thêm, Xóa, Chỉnh sửa).
• Tìm kiếm, tra cứu thông tin công văn theo yêu cầu.
• Thống kê công văn theo nhiều tiêu chí, kết xuất thông tin và in báo
cáo.
• Quản lý thông tin người sử dụng.
Website phải đáp ứng được việc xem và tra cứu công văn, xem chi tiết
công văn một cách nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi, mọi thời điểm.
-
2.1.2.
Chức năng hệ thống
Theo thực tế hoạt động quản lý công văn tại trường Đại học Giao Thông Vận
Tải TP.HCM, xác định được các chức năng chính của hệ thống như sau:
-
-
-
-
Cập nhật thông tin.
• Cập nhật thông tin chi tiết về công văn.
• Cập nhật thông tin đơn vị.
• Cập nhật thông tin cán bộ.
• Cập nhật thông tin chức vụ.
Chức năng nghiệp vụ.
• Chuyển Xét Duyệt.
• Xét Duyệt
• Phát Hành.
Chức năng tra cứu, tìm kiếm thông tin theo nhiều tiêu chí.
Chức năng thống kê, báo cáo.
• Thống kê, xuất toàn bộ công văn.
• Thống kê, xuất báo cáo danh sách công văn theo nhiều tiêu chí.
o Đơn vị phát hành, lĩnh vực, năm ban hành, v.v…
o Số công văn đến, đi trong tháng.
Nhập/xuất dữ liệu từ file PDF.
• Xuất file PDF tất cả thông tin của công văn.
9
-
-
• Hiển thị công văn dưới dạng file PDF.
Quản trị hệ thống.
• Đăng nhập.
• Thêm, xóa, cập nhật tài khoản.
• Phân quyền.
Sao lưu, phục hồi, thay đổi thiết lập dữ liệu.
Tra cứu thông tin, thống kê và xem thông tin công văn trên website.
2.2. Biểu đồ chức năng hệ thống
2.2.1.
-
-
-
-
Tác nhân (người sử dụng)
Tác nhân Cán bộ:
• Tìm kiếm, xem thông tin công văn.
Thư ký khoa, phòng ban
• Có toàn quyền của tác nhân cán bộ.
• Cập nhật công văn.
• Thống kê, báo cáo theo nhiều tiêu chí.
• Phát hành công văn.
Tác nhân Cán bộ phòng hành chính (Văn thư):
• Có toàn quyền của tác nhân Thư ký khoa, phòng ban.
• Cập nhật công văn ngoài trường.
• Chuyển xét duyệt tới Ban Giám Hiệu.
Tác nhân Ban Giám Hiệu:
• Có toàn quyền của tác nhân cán bộ.
• Xét duyệt công văn.
• Phát hành công văn.
Tác nhân người Quản trị:
• Có toàn quyền của những tác nhân trên.
• Có quyền cập nhật toàn bộ thông tin:
o Quản lý, cập nhật danh mục đơn vị.
o Quản lý, cập nhật danh mục cán bộ.
o Quản lý phân quyền, cấp mới tài khoản.
o Xem, tìm kiếm công văn.
o Sao lưu, phục hồi dữ liệu.
o Thiết lập thông tin dữ liệu.
10
2.2.2.
Biểu đồ chức năng hệ thống
2.2.2.1.
Biểu đồ usecase hệ thống quản lý công văn
Hình 2.1. Biểu đồ usecase hệ thống quản lý công văn
11
2.2.2.2.
Biểu đồ usecase quản lý công văn
Hình 2.2. Biểu đồ usecase quản lý công văn.
2.2.2.3.
Biểu đồ usecase thao tác dữ liệu
Hình 2.3. Biểu đồ usecase thao tác dữ liệu.
12
2.2.2.4.
Biểu đồ usecase báo cáo - thống kê
Hình 2.4. Biểu đồ usecase báo cáo thống kê
2.2.2.5.
Biểu đồ usecase quản lý chung
Hình 2.5. Biểu đồ usecase quản lý chung
13
2.2.2.6.
Biểu đồ usecase chức năng phân quyền
Hình 2.6. Biểu đồ usecase chức năng phân quyền
Các chức năng của hệ thống quản lý công văn trực tuyến trên desktop như sau:
Tên chức năng
Tác nhân
Cập nhật công văn đến từ
ngoài trường
Cập nhật công văn đi
Phát hành công văn
Văn thư
Chuyển xét duyệt CV
Xét duyệt công văn
Văn thư, CBVP
Văn thư,
TPHC,CBVP
Văn thư, TPHC
Ban Giám Hiệu
Chuyển CV thi hành
Ban Giám Hiệu
Xem công văn đã được
duyệt chuyển
Xem công văn duyệt
không chuyển
Xem công văn không
duyệt
Xem công văn đi
Ban Giám Hiệu
Xem công văn đến
Phân quyền cán bộ
Cập nhật cán bộ
Ban Giám Hiệu
Ban Giám Hiệu
Văn thư,
TPHC,CBVP,
Đơn vị chức
năng
Văn thư,
TPHC,CBVP,
Đơn vị chức
năng
Quản lý hệ
thống
Quản lý hệ
thống
Quan hệ
Kết hợp
Đăng nhập
hệ thống
Bao gồm
Mở rộng
Chuyển CV
thi hành
Xét duyệt
công văn
Xét duyệt
công văn
Xét duyệt
công văn
Xét duyệt
công văn
14
Cập nhật danh mục đơn vị
Đăng nhập hệ thống
Thay đổi mật khẩu user
Sao lưu và phục hồi hệ
thống
Quản lý hệ
thống
Tất cả user
được phân
quyền
Tất cả user
được phân
quyền
Quản lý hệ
thống
Các chức năng của hệ thống quản lý công văn trực tuyến trên Website như sau:
Tên chức năng
Tác nhân
Xem công văn chung đến
từ ngoài trường
Xem công văn chung đến
từ trong trường
Xem công văn cá nhân
Các user được
cấp quyền
Các user được
cấp quyền
Các user được
cấp quyền
Xem công văn cá nhân đến
trong trường
Xem công văn cá nhân đến
ngoài trường
Tìm kiếm công văn theo
yêu cầu
Đăng nhập
Các user được
cấp quyền
Các user được
cấp quyền
Các user được
cấp quyền
Các user được
cấp quyền
Các user được
cấp quyền
Thoát
Quan hệ
Kết hợp
Bao gồm
Mở rộng
Công văn
đến trong
trường;
Công văn
đến ngoài
trường
Xem công
văn cá nhân
Xem công
văn cá nhân
2.3. Biểu đồ hoạt động
2.3.1.
Đăng nhập hệ thống
Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình đăng nhập hệ thống của cán bộ để
đăng nhập và truy xuất vào hệ thống.
15
Hình 2.7. Biểu đồ hoạt động đăng nhập
2.3.2.
Thêm công văn
Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình thêm thông tin chi tiết công văn mới.
16
Hình 2.8. Biểu đồ hoạt động thêm công văn.
2.3.3.
Xóa công văn
Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình thêm thông tin chi tiết hồ sơ
cán bộ mới.
Hình 2.9. Biểu đồ hoạt động xóa công văn
17
2.3.4.
Tìm kiếm trên website
Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình tìm kiếm và tra cứu thông tin
công văn.
Hình 2.10. Biểu đồ hoạt động tìm kiếm
2.3.5.
Sửa công văn
Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình sửa thông tin công văn.
Hình 2.11. Biểu đồ hoạt động sửa công văn
18
2.3.6.
Phát hành
Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình phát hành công văn.
Hình 2.12. Biểu đồ hoạt động phát hành công văn
2.3.7.
Xét duyệt
Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình xét duyệt công văn.
Hình 2.13. Biểu đồ hoạt động xét duyệt công văn
19
2.4. Mô tả các chức năng
2.4.1.
-
-
Đăng nhập hệ thống
Tóm tắt
• Tên chức năng: Đăng nhập hệ thống.
• Tác nhân: Quản trị, Ban giám hiệu, cán bộ phòng hành chính, cán bộ
khoa,cán bộ.
• Mục đích:
o Đăng nhập và truy xuất vào hệ thống.
o Góp phần bảo mật hệ thống và hạn chế rủi ro khi sử dụng phần mềm.
Luồng sự kiện
• Luồng sự kiện chính
o Chức năng bắt đầu khi người dùng (người quản trị, ban giám hiệu,
cán bộ phòng hành chính, cán bộ) muốn đăng nhập vào hệ thống.
o Hệ thống yêu cầu người dùng nhập tên đăng nhập và mật khẩu.
o Người dùng nhập tên đăng nhập và mật khẩu sau đó nhấn đăng nhập.
o Hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập vào. Nếu thông tin hợp lệ, cho phép
người dùng đăng nhập vào hệ thống.
• Luồng sự kiện phụ
o Tên đăng nhập hoặc mật khẩu sai: Nếu trong luồng sự kiện chính
người dùng nhập tên đăng nhập hoặc mật khẩu sai thì hệ thống sẽ
thông báo lỗi. Người dùng có thể quay lại đầu luồng sự kiện hoặc
hủy bỏ việc đăng nhập, lúc này chức năng đăng nhập kết thúc.
2.4.2. Thêm công văn
-
-
Tóm tắt
• Tên chức năng: Thêm công văn.
• Tác nhân: Quản trị, cán bộ phòng hành chính, cán bộ khoa.
• Mục đích: Thêm công văn mới.
Luồng sự kiện
• Luồng sự kiện chính
o Chức năng bắt đầu khi người dùng thêm mới một công văn.
o Người dùng chọn chức năng thêm và tiến hành nhập thông tin công
văn gồm: Số ký hiệu công văn, tiêu đề, số trang, trích yếu, người ký,
ngày ký, ngày đến, ngày phát hành, ngày hiệu lực,đơn vị phát hành,
đơn vị nhận, lĩnh vực, loại công văn, độ khẩn.
o Sau khi điền đầy đủ thông tin cần thiết về công văn, người dùng chọn
chức năng lưu.
o Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của thông tin.
o Nếu hợp lệ, thông tin công văn sẽ được thêm vào dữ liệu.
• Luồng sự kiện phụ
20
o Thông tin về công văn không đầy đủ: Nếu người sử dụng nhập
không đầy đủ các thông tin bắt buộc, hệ thống sẽ hiển thị thông
báo yêu cầu bổ sung đầy đủ thông tin. Người sử dụng hệ thống có
thể bổ sung đầy đủ các thông tin cần thiết hoặc hủy bỏ thao tác
đang thực hiện, lúc này chức năng thêm công văn kết thúc.
o Thông tin công văn không hợp lệ: Nếu thông tin người sử dụng
nhập vào không hợp lệ, hệ thống thông báo không hợp lệ và yêu
cầu người sử dụng hệ thống chỉnh sửa lại các thông tin đã nhập.
Người sử dụng hệ thống có thể chỉnh sửa các thông tin không
chính xác hoặc hủy bỏ thao tác đang thực hiện, lúc này chức năng
thêm cán bộ kết thúc.
2.4.3. Xóa công văn
-
-
Tóm tắt
• Tên chức năng: Xóa công văn.
• Tác nhân: Quản trị, cán bộ phòng hành chính, cán bộ khoa.
• Mục đích: Xóa bỏ công văn khỏi cơ sở dữ liệu.
Luồng sự kiện
• Luồng sự kiện chính
o Chức năng bắt đầu khi người dùng yêu cầu xóa công văn.
o Người dùng tiến hành chọn công văn cần xóa. Sau đó chọn chức
năng xóa.
o Hệ thống hiển thị thông báo xóa thành công và kết thúc sự kiện.
• Luồng sự kiện phụ
o Khi hệ thống hiển thị thông báo nếu người dùng chọn hủy thì sự kiện
xóa công văn đó bị hủy. Kết thúc sự kiện hoặc chọn công văn khác
để xóa.
2.4.4. Tìm kiếm trên website
-
-
Tóm tắt
• Tên chức năng: Tìm kiếm.
• Tác nhân: Quản trị, Ban giám hiệu, cán bộ hành chính, cán bộ khoa , cán
bộ.
• Mục đích: Tìm kiếm công văn.
Luồng sự kiện
• Luồng sự kiện chính
o Chức năng bắt đầu khi người sử dụng muốn tìm kiếm công văn.
o Người dùng nhập/chọn các dữ liệu cần tìm kiếm gồm: chọn lĩnh vực,
cơ quan ban hành, năm ban hành, nhập số ký hiệu công văn hoặc
trích yếu. Nếu không nhập, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm tất cả, sau
đó nhấn nút “Tìm Kiếm”.
21
o Hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập vào và hiển thị danh sách công văn
tìm được.
• Luồng sự kiện phụ
o Hệ thống thông báo không tìm thấy dữ liệu yêu cầu khi không có dữ
liệu thỏa điều kiện tìm kiếm.
2.4.5. Sửa công văn
-
-
Tóm tắt
• Tên chức năng: Sửa công văn.
• Tác nhân: Quản trị, cán bộ phòng hành chính, cán bộ khoa.
• Mục đích: Sửa công văn đã được thêm.
Luồng sự kiện
• Luồng sự kiện chính
o Chức năng bắt đầu khi người dùng muốn sửa một công văn.
o Người dùng chọn công văn cần sửa trong danh sách.
o Hệ thống hiển thị chi tiết công văn mà người dùng đã chọn.
o Người sử dụng nhấn sửa và sửa những thông tin cần thiết
o Nhấn nút “cập nhật” để lưu lại kết quả đã sửa. Kết thúc sự kiện.
• Luồng sự kiện phụ
o Hệ thống thông báo lỗi khi dữ liệu nhập vào không hợp lệ hoặc cập
nhật thất bại.
2.4.6. Phát hành
-
-
Tóm tắt
• Tên chức năng: Phát hành.
• Tác nhân: Quản trị, Ban giám hiệu, Cán bộ phòng hành chính, cán bộ
khoa.
• Mục đích: Phát hành công văn.
Luồng sự kiện
• Luồng sự kiện chính
o Chức năng bắt đầu khi người dùng muốn phát hành một công văn
cho cán bộ.
o Người sử dụng tiến hành chọn công văn cần phát hành sau đó nhấn
nút “Phát Hành”.
o Hệ thống cho phép người sử dụng gửi một công văn cho nhiều cán
bộ.
o Người dùng nhấn .nút “Gửi” để gửi công văn.
o Hệ thống hiển thị thông báo gửi thành công, kết thúc sự kiện.
2.4.7. Xét Duyệt
-
Tóm tắt
• Tên chức năng: Xét duyệt.
• Tác nhân: Quản trị, Ban giám hiệu.
22
-
• Mục đích: Xét duyệt công văn đến từ ngoài trường.
Luồng sự kiện
• Luồng sự kiện chính
o Chức năng bắt đầu khi người dùng muốn xét duyệt công văn.
o Người dùng chọn một công văn cần xét duyệt trong danh sách.
o Hệ thống hiển thị chi tiết công văn mà cán người dùng đã chọn.
o Người dùng nhấn nút “Duyệt Chuyển” để gửi công văn cho cán bộ
liên quan.
o Người dùng nhấn nút “Duyệt Không Chuyển” để lưu công văn vào
cơ sở dữ liệu.
o Người dùng nhất nút “Không Duyệt” để lưu trữ công văn.
• Luồng sự kiện phụ
o Khi người dùng nhấn nút “Hủy” sau khi đã chọn công văn cần xét
duyệt. kết thúc sự kiện hoặc chọn công văn khác để xét duyệt.
2.5. Xây dựng biểu đồ thực thể
-
Thực thể Công văn
• Tên thực thể: Công văn.
• Tên viết tắt: CONGVAN.
• Mô tả: Mỗi thể hiện của thực thể CONGVAN là một công văn, được xác
định bởi một mã duy nhất (SO_KHCV). Mỗi CONGVAN có một tiêu
đề, mã lĩnh vực, mã loại công văn, mã đơn vị phát hành, ngày ký, ngày
hiệu lực, người ký, số trang, độ khẩn , File scan, mã trạng thái, ngày phát
hành.
Bảng 2.1. Thực thể công văn
CONGVAN
Tên trường
Ý nghĩa
SO_KHCV
MA_LV
MA_LCV
TIEU_DE
SO_TRANG
TRICH_YEU
MA_TT
NGAY_KY
NGUOI_KY
NGAY_HIEULUC
DO_KHAN
MA_DV_PHATHANH
NGAY_PHATHANH
FILE_SCAN
Số ký hiệu công văn
Mã lĩnh vực
Mã loại công văn
Tiêu đề
Số trang
Trích yếu
Mã trạng thái
Ngày ký
Người ký
Ngày hiệu lực
Độ khẩn
Mã đơn vị phát hành
Ngày phát hành
File scan
23
-
Thực thể danh mục đơn vị
• Tên thực thể: Danh mục đơn vị.
• Tên viết tắt: DANHMUC_DV.
• Mô tả: Mỗi thể hiển của thực thể DANHMUC_DV là một phòng ban
hoặc một khoa, được xác định bởi một mã duy nhất (MA_DV). Mỗi
DANHMUC_DV có một tên đơn vị, địa chỉ làm việc, điện thoại, fax.
Bảng 2.2. Thực thể danh mục đơn vị
DANHMUC_DV
-
Tên trường
Ý nghĩa
MA_DV
TEN_DV
DIA_CHI
SDT
FAX
DVWhere
Mã đơn vị
Tên đơn vị
Địa chỉ
Số điện thoại
Số fax
Đơn vị ngoài hoặc trong
trường
Thực thể danh mục cán bộ
• Tên thực thể: Danh mục cán bộ.
• Tên viết tắt: DANHMUC_CB.
• Mô tả: Mỗi thực thể DANHMUC_CB là một cán bộ, được xác định bởi
một mã duy nhất (MA_CB). Mỗi DANHMUC_CB có một tên hệ số
chức vụ, hệ số chức vụ khoa đông.
Bảng 2.3. Thực thể danh mục cán bộ
DANHMUC_CB
-
Tên trường
Ý nghĩa
MA_CB
TEN_CB
MA_DV
MA_CHUCVU
DIA_CHI
SDT
NGAY_SINH
EMAL
Mã cán bộ
Tên cán bộ
Mã đơn vị
Mã chức vụ
Địa chỉ
Số điện thoại
Ngày sinh
Thư điện tử
Thực thể danh mục chức vụ
• Tên thực thể: Danh mục chức vụ.
• Tên viết tắt: DANHMUC_CHUCVU.
24
• Mô tả: Mỗi thực thể DANHMUC_CHUCVU là một chức vụ, được xác
định bởi một mã duy nhất (MA_CHUCVU). Mỗi chức vụ có một tên
chức vụ.
Bảng 2.4. Thực thể danh mục chức vụ
DANHMUC_CHUCVU
-
Tên trường
Ý nghĩa
MA_CHUCVU
TEN_CHUCVU
Mã chức vụ
Tên chức vụ
Thực thể lĩnh vực
• Tên thực thể: Lĩnh vực.
• Tên viết tắt: LINH_VUC.
• Mô tả: Mỗi thực thể LINH_VUC là một lĩnh vực, được xác định bởi một
mã duy nhất (MA_LV). Mỗi lĩnh vực có duy nhất một tên lĩnh vực.
Bảng 2.5. Thực thể lĩnh vực
LINH_VUC
-
Tên trường
Ý nghĩa
MA_LV
TEN_LV
Mã lĩnh vực
Tên lĩnh vực
Thực thể loại công văn
• Tên thực thể: Loại công văn.
• Tên viết tắt: LOAI_CV.
• Mô tả: Mỗi thực thể LOAI_CV là một loại công văn, được xác định bởi
một mã duy nhất (MA_LCV). Mỗi LOAI_CV có tên loại công văn.
Bảng 2.6. Thực thể loại công văn.
LOAI_CV
-
Tên trường
Ý nghĩa
MA_LCV
TEN_LCV
Mã loại công văn
Tên loại công văn
Thực thể công văn đến xét duyệt
• Tên thực thể: Công văn đến xét duyệt.
• Tên viết tắt: CV_DEN_XETDUYET.
25
• Mô tả: Mỗi thực thể CV_DEN_XETDUYET là một công văn đến xét
duyệt, được xác định bởi mã (MA_CB) và (MA_CV). Mỗi
CV_DEN_XETDUYET có một trạng thái.
Bảng 2.7. Thực thể công văn đến xét duyệt
CV_DEN_XETDUYET
Tên trường
Ý nghĩa
MA_CB
MA_CV
TRANG_THAI
Mã cán bộ
Mã công văn
Trạng thái
-
Thực thể công văn cán bộ đến
• Tên thực thể: Công văn cán bộ đến.
• Tên viết tắt: CV_CANBO_DEN.
• Mô tả: Mỗi thực thể CV_CANBO_DEN là một công văn, xác định bởi (MA_CB)
và (MA_CV). Mỗi CV_CANBO_DEN có một mã trạng thái.
Bảng 2.8. Thực thể công văn cán bộ đến
CV_CANBO_DEN
-
Tên trường
Ý nghĩa
MA_CB
MA_CV
TRANG_THAI
Mã cán bộ
Mã công văn
Trạng thái
Thực thể người dùng
• Tên thực thể: Người dùng.
• Tên viết tắt: NGUOI_DUNG.
• Mô tả: Mỗi thực thể NGUOI_DUNG là một người dùng, được xác định
bởi mã duy nhất (MA_DN). Mỗi người dùng có mật khẩu, mã phân
quyền và trạng thái.
Bảng 2.9. Thực thể người dùng
NGUOI_DUNG
Tên trường
Ý nghĩa
