Báo cáo chuyên đề thực tập cơ sở

Mô tả, phân tích, đánh giá hoạt động của Chuyên viên
thuộc Phòng Đào Tạo - Học viện Hành Chính.
Vị trí: Chuyên viên Triệu Phương Anh
GVHD: Ths. Lê Mai Phương
Thành viên nhóm:
1. NGUYỄN HỒNG BIÊN – NT- QLGDK4B
3. HÀ THỊ HÒA – QLGDK4B

2. LÊ THỊ BÉ – QLGDK4B
4. LÝ THỊ HÀ – QLGDK4B

5. NGUYỄN THỊ HỒNG NHUNG – QLGDK4B


NỘI DUNG BÁO CÁO

Phần 1

• Khái quát chung về Học viện
Hành chính, Ban Đào tạo và
Phòng Đào tạo Đại học.

Phần 2

• Mô tả, phân tích, đánh giá hoạt
động của Phòng Đào Tạo và
chuyên viên Triệu Phương Anh.

Phần 3

• Kết luận – Bài học kinh nghiệm

Phần 4

• Khuyến nghị


Phần 1

• Khái quát chung về Học viện
Hành chính, Ban Đào tạo và
Phòng Đào tạo Đại học.

1. Giới thiệu chung về HVHC.
1.1 Quá trình hình thành và phát triển.
Học viện Hành chính được hình thành và phát triển qua 7 giai đoạn:
2. Học viện Hành chính tiền thân là Trường Hành chính được thành lập ngày
29/5/1959. Lúc đó trường có nhiệm vụ huấn luyện cán bộ cấp huyện.
3. Ngày 29-9 1961, theo nghị định số 130-CP của chính phủ, trường Hành chính
được đổi tên thành trường Hành chính Trung ương.
4. Năm 1991, trường Hành chính Trung ương được đổi tên hành Trường Hành
chính quốc gia.
5. Ngày 6/7/1992, trường mang tên mới là Học viện Hành chính quốc gia.
6. Năm 1996, Học viện bắt đầu tổ chức đào tạo hệ đại học.
7. Năm 2002, Học viện Hành chính quốc gia được chuyển vào Bộ Nội vụ. Cùng
năm, Học viện tổ chức đào tạo Hệ nghiên cứu sinh.
8. Ngày 7/5/2007, Bộ Chính trị đã ra quyết định hợp nhất Học viện Hành chính
quốc gia và Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh thành Học viện Chính trịHành chính Quốc gia Hồ Chí Minh. Trường mang tên hiện nay là Học viện Hành
chính.

1.2. Cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính
GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC II

PHÓ GIÁM ĐỐC I

Ban
Hợp
Tác
Quốc
Tế

Ban
Đào
Tạo

Phò
ng
ĐT
Đai
học

PGD
Tổ
chức
QL
SV

PĐT

Tại
chức

Ban
Thanh
Tra
GD-ĐT

Ban
Tổ chức
Cán bộ

Văn
Phòng
HV


2. Ban Đào tạo.
Tiền thân của Ban Đào tạo là Ban Giáo vụ, sau chuyển thành
Ban Đào tạo Bồi dưỡng và đến ngày 10-10-2002, được Giám
đốc Học viện quyết định chuyển thành Ban đào tạo.
Ban Đào tạo là đơn vị trực thuộc Giám đốc Học viện, có chức
năng giúp Giám đốc quản lý công tác đào tạo cử nhân hành
chính hệ chính quy; cử nhân hành chính hệ vừa làm vừa học;
cử nhân hành chính văn bằng 2 và thực hiện các nhiệm vụ
khác do Giám đốc Học viện giao.


3. Phòng Đào tạo Đại học
Là một bộ phận của Ban Đào tạo, được hình thành từ năm 2009 theo quyết định

của
Ban Giám đốc Học viện, đến nay đã được 13 năm

Tổ chức tuyển
sinh

Nhiệm
Vụ

Quản lý đào
tạo

Quản lý chương
trình đào tạo


Phần 2

• Mô tả, phân tích, đánh giá hoạt
động của Phòng Đào Tạo và
chuyên viên Triệu Phương Anh.

• Chuyên viên Triệu Phương Anh sinh năm 1979 tại Hà Nội.
Thầy đã tốt nghiệp Trường Đại học Luật và Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn.
• Năm 2004 thầy bắt đầu công tác tại Học viện, đến nay đã được
9 năm gắn bó với Học viện.
• Chức vụ: Chuyên viên PĐT ĐH. Trong quá trình làm việc,
thầy đã trở thành một chuyên viên có nhiều thành tích cống
hiến cho HV nói chung và PĐT ĐH nói riêng.

1. Công tác chuẩn bị trước khi thi.
2. Phân công cán bộ coi thi
3. Nhận bài thi kết thúc học phần

Các
hoạt
động
chính
của
CV

4. Tổ chức công tác làm phách
5. Bàn giao đầu phách và bài thi
6. Ghép phách và vào điểm
7. Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại cho SV
8. Sắp xếp phòng học cho HK sau
9. Các hoạt động khác .


1. Công tác chuẩn bị trước khi thi
• * B1: Photo các loại giấy tờ
• - Danh sách thi: SBD, Họ
tên, Ngày sinh, Số tờ, Kí
nhận, Ghi chú
• - Biên bản mở đề thi:
• - Biên bản coi thi.
• - Biên bản xử lý vi phạm
quy chế thi.

• *B2: Đưa các loại giấy tờ
vào túi đựng đề thi cùng
với đề thi.
• *B3: Giao túi đựng đề thi
cho cán bộ coi thi

Nhận xét:
*) Ưu điểm
• Thực hiện đầy đủ quy trình
chuẩn bị theo quy định của
Phòng nói riêng và của HVHC
nói chung.
• CV ứng dụng thành thạo và thao
tác thuần thục CNTT, hiện đại
hóa công tác văn phòng
*) Nhược điểm
• Tuy nhiên, CV còn ôm đồm quá
nhiều việc
• Còn nhầm lẫn do, CV chuẩn bị
nhầm đề thi môn tài chính công
với môn tư tưởng Hồ Chí Minh,
nhưng vẫn có sự điều chỉnh kịp
thời và không để xảy ra hậu quả
nghiêm trọng.


2. Phân công cán bộ coi thi.
• CV dựa vào lịch thi của PĐT
ĐH để phân công cụ thể tới
từng cán bộ coi thi. Bên cạnh

đó, CV tiến hành giám sát và
đôn đốc các cán bộ coi thi đến
đúng giờ, nghiêm túc trong quá
trình coi thi.
• Để thực hiện tốt công tác phân
công cán bộ coi thi, trước mỗi
môn thi, CV phải kiểm tra lại
lịch thi và lịch coi thi của các
cán bộ để đảm bảo không bị
trùng lặp hay có vấn đề phát
sinh để kịp thời giải quyết.

•

•
•

•

* Nhận xét:
Phân công đúng người, đúng
việc, đảm bảo tính hợp lý,
khoa học, tránh tình trạng
chồng chéo công việc cho các
cán bộ coi thi.
CV đã thực hiện tốt chức năng
tổ chức, chỉ đạo cán bộ coi thi.
CV là người có tinh thần trách
nhiệm. CV thường xuyên nhắc
nhở, đôn đốc, kiểm tra các cán

bộ coi thi đến đúng giờ, đảm
bảo thực hiện đúng theo quy
trình coi thi.
CV đã vận dụng có hiệu quả
các chức năng quản lý, giúp
công việc hoàn thành đúng
mục tiêu và kế hoạch đã đề ra.


3. Nhận bài thi kết thúc học phần
Nhận xét:
Có hai hình thức mà CV áp dụng
*) Ưu điểm:
đúng theo quy định, đó là:
• Thực hiê ̣n đú ng quy trı̀nh, thao tá c
• Thứ nhất, Trực tiếp nhận bài thi
trong khi nhận bà i thi, thể hiê ̣n tá c
tại khu vực thi.
phong là m viê ̣c khoa ho ̣c, tinh
• Thứ hai, cán bộ coi thi đến giao
thầ n trá ch nhiê ̣m cao.
túi đựng bài thi cho chuyên viên • Công tác bàn giao bài thi được
tại phòng làm việc của CV. Thời
thực hiện nhanh chóng, chính xác
gian bàn giao tối đa là 01 ngày
giữa bên giao và bên nhận.
tính từ ngày tổ chức thi.
=> Việc giao nhận các văn bản, giấy
• Trong quá trình bàn giao bài thi
tờ được CV tiến hành theo đúng

kết thúc học phần cho các giả ng
các bước của khoa học hành chính
viên, CV ghi vào sổ bàn giao bài
văn phòng.
thi và có chữ ký giữa bên giao
*) Nhược điểm:
và bên nhận rõ ràng. Trong
• CV chı̉ kı́ nhâ ̣n và o mô ̣t quyể n sổ
quyển sổ bàn giao bài thi CV ghi
mà không lưu và o má y tı́nh hoă ̣c
đầy đủ thời gian và địa điểm
cá c văn bả n khá c nên trong tı̀nh
nhận bài thi để tránh làm thất lạc
huố ng bi ̣mấ t hoă ̣c hư hỏ ng không
các bài thi của người thi.
còn tư liê ̣u để đố i chiế u.


4. Tổ chức công tác làm phách
Nhận và kiểm tra
Nhận
Túitúi
bàibài
thithi
Đánh
Dồn túi
số bài
phách
thi
Đánh

Rọc phách
phách
GhiRọc
thông
phách
số, kí

• * Nhận xét:
• Đúng trình tự, khoa
học, nhanh chóng
• Do sai sót chủ quan vẫn
còn cắt vào nội dung bài
thi của SV nhưng đã xử
lý kịp thời.


5. Bàn giao đầu phách và
bài thi
• Sau khi làm phách
xong, CV có nhiệm vụ
giao nộp túi đầu phách
cho Trưởng phòng và
chuyển bài thi tới từng
khoa/ bộ môn để Giảng
viên tiến hành chấm thi.
• Khi tiến hành giao bài
thi phải có kí nhận rõ
ràng và thực hiện đúng
quy trình đã được HV
quy định.

Nhận xét
• Bàn giao đầu phách và bài
thi nhanh chóng, kịp thời
• Trong quá trình bàn giao,
đảm có ghi rõ các thông
số trên phòng bì đựng đầu
phách. Khi giao nhận có
kí và xác nhận rõ ràng
• => Sử dụng tối ưu phương
pháp hành chính trong quá
trình bàn giao


6. Ghép phách và vào điểm
- Công tác ghép phách được
tiến hành theo các bước như
sau:
• Rút đầu phách
• Để ngang đầu phách trước
mặt.
• Ghi SBD của người có
phách từ 01. Sau đó ghi họ
tên.
• Lật đầu phách, tiếp tục ghi
số 2.
• Sau khi xong, kí tên, ghi rõ
ngày, tháng.

Nhận xét

*) Ưu điểm
• Ghép phách theo đúng quy
trình, các thao tác thực hiện
được CV làm cẩn thận.
• Sau khi ghép phách xong, CV
luôn có sự kiểm tra lại trước
khi vào điểm
=> Thực hiện tốt chức năng kiểm
tra.
*) Nhược điểm
• Tuy nhiên, CV đôi khi còn
thiếu sự tập trung trong khi
nhập điểm nên còn nhầm lẫn
điểm của một số SV.


6. Ghép phách và vào điểm
- Công tác vào điểm:
• Lấy bảng điểm thi cuối kì đã
được ghép phách ở trên cùng với
bảng điểm Chuyên cần và kiểm
tra thường xuyên để nhập vào
bảng điểm tổng kết của từng lớp
trên phần mềm Excel.
• Tiến hành vào điểm lần lượt
từng môn theo hàng dọc.
• Trong quá trình vào điểm, phải
lưu ý đảm bảo khớp SBD trong
bảng điểm với SBD trong của
các SV trong danh sách lớp để

tránh sự nhầm lẫn điểm giữa các
SV có trùng họ tên.
• Công bố điểm lên webside của
Học viện.

Nhận xét
• Khi thực hiện nhập điểm cho
SV trên máy tính, CV thao tác
nhanh nhẹn, thuần thục, luôn
có sự đối chiếu và so sánh các
số liệu để đảm bảo sự thống
nhất và chính xác.
• CV luôn kiểm tra lại trước khi
công bố điểm trên webside
Học viện.
=> CV đã thực hiện tốt chức năng
kiểm tra trong việc quản lý
điểm.
• Ứng dụng CNTT trong công
tác quản lý điểm.


7. Giải quyết thắc mắc, khiếu nại
cho sinh viên
• Đầu tiên, CV sẽ kiểm tra lại số
phách và bài thi
• Nếu đã khớp nhau, CV có trách
nhiệm cung cấp số phách, số túi
cho Khoa/Bộ môn đối với những
bài thi rọc phách tại Phòng để

thực hiện được tốt nhất công tác
xem lại bài thi cho SV.
• Trong thời gian tối đa là 3 tuần
sau khi nhận đơn, Bộ môn trả lời
kết quả xem lại bài thi cho sinh
viên
• Khi có sự phản hồi lại của các
Giảng viên xem lại bài thi cho
sinh viên thì CV lên điểm đã
chỉnh sửa lại điểm trên hệ thống
cho các SV đảm bảo quyền lợi
cho mỗi SV.

Nhận xét
*) Ưu điểm
• Giải quyết đúng với thẩm quyền,
chức năng của mình.
• Sử du ̣ng phương phá p hà nh chı́nh
trong đôn đố c thú c giu ̣c cá c giả ng
viên xem la ̣i bà i thi cho sinh viên.
• Có mố i liên hê ̣ vớ i cá c bô ̣ phâ ̣n có
liên quan để giả i quyế t công viê ̣c.
• Để thực hiện tốt công việc này,
CV đã vận dụng tốt kĩ năng giao
tiếp trong quản lý, làm thỏa mãn
được nguyện vọng của sinh viên.
*) Nhược điểm:
• Còn tı̀nh tra ̣ng chồ ng ché o chức
năng, công viê ̣c, làm chậm tiến độ
công việc.

8. Sắp xếp phòng học cho HK sau
• CV sắp xếp phòng học căn cứ
vào chương trình học và thời
khóa biểu đã lên từ trước đó.
Tuy nhiên, do điều kiện cơ sở
vật chất của HV còn hạn chế
nên vẫn thiếu phòng học. CV
quyết định ưu tiên phòng học
cho khóa 10 sắp ra trường.
• CV liên hệ và thống nhất việc
sắp xếp phòng học với trưởng
phòng quản trị thiết bị. Sau đó,
CV xây dựng tờ trình, trình
lãnh đạo kí và phê duyệt.
• Trên cơ sở đó, CV thông báo
lịch học và phòng học tới các
Khoa.

Nhận xét
*) Ưu điểm
• CV đã biết phối hợp hoạt động
với phòng quản trị thiết bị để công
việc diễn ra nhịp nhàng, đúng kế
hoạch.
• Sử dụng rất hiệu quả kĩ năng đàm
phán.
• CV sắp xếp phòng học một cách
khoa học, hợp lý.

• CV là người có kĩ năng xác định
các vấn đề ưu tiên.
*) Nhược điểm
• Bên cạnh đó, do cơ sở vật chất
của HVHC còn thiếu thốn nên CV
không thể quan tâm đầy đủ đến
những Khóa 11, khóa 12, phải đẩy
lùi lịch học lại so với kế hoạch.


9. Các hoạt động khác.
•Thứ 2 hằng tuần, CV đi họp giao ban cập nhật thông tin mới cho hoạt
động quản lý đào tạo.
•Hằng ngày, CV tiếp nhận các văn bản chỉ đạo từ các từ các khoa, phòng,
ban, CV giải quyết nhanh chóng các công văn chỉ đạo một cách kịp thời
và có hiệu quả.
•Bên cạnh đó, CV cũng không ngừng cập nhập thông tin từ nhiều nguồn
khác nhau để có sự điều chỉnh kịp thời.
• CV photo bảng điểm tổng kết và gửi tới từng lớp.
•Ngoài ra, CV còn chịu trách nhiệm chuẩn bị công văn và liên hệ thực tập
cho SV khóa 10.
•Sắp xếp lịch học, lịch nghỉ cho SV.
•In thời khóa biểu và gửi tới từng Khoa.
•Thông báo lịch học kỳ VIII cho SV khóa 10.
•Thành lập ban thẩm tra điểm Khóa 10 và thẩm tra danh sách làm khóa
luận gồm có 24 thành viên của ban thẩm tra cho 12 lớp.
•Soạn thảo văn bản phân phối chương trình đào tạo cho hệ tại chức.


Phần 3

• Kết luận và Bài học kinh
nghiệm

3.1. Đánh giá chung:


3.2. Bài học kinh nghiệm:
* Để làm tốt vị trí CV ở Trung tâm ĐBCL cần:
- Sử dụng thành thạo CNTT, phần mềm quản lý điểm
- Biết thu thập, xử lý thông tin
- Làm việc khoa học, thực hiện đúng nguyên tắc
* Đối với một nhà QLGD tương lai cần:
- Tích cực tìm hiểu, nghiên cứu, nắm vững lí luận về kiến
thức quản lý
- Trang bi ̣đầ y đủ kiế n thứ c về CNTT và ngoa ̣i ngữ
- Phải thường xuyên trau dồi, học tập để không ngừng nâng
cao trình độ.
- Nắm chắc nội dung 4 chức năng quản lý – nguyên tắc –
phương pháp quản lý rất quan trọng nó là cơ sở lý luận để
tiến hành hoạt động quản lý tốt.


Phần 4

Khuyến nghị

• Học viện nên có kế hoạch rõ ràng, thông báo sớm để
sinh viên chủ động liên hệ thực tập cơ sở. Tránh việc
sinh viên vừa phải ôn thi, vừa phải đi liên hệ, ảnh

hưởng đến kết quả học tập của sinh viên.
• Thực tập cơ sở nên tránh các dịp lễ tết, nghỉ dài ngày
để sinh viên có nhiều cơ hội, thời gian tiếp xúc và làm
việc với cơ sở thực tập.
• Mục Kinh gửi của công văn liên hệ thực tập có
khoảng trống chưa hợp lý với cơ quan có tên dài,
nhiều phòng ban. Đề nghị chỉnh sửa cho hợp lý.
• Giấy xác nhận của cở sở thực tập thiếu tên cơ quan
chủ quản, đề nghị bổ sung thêm.