HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

UBND TỈNH BẮC NINH
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

--------------------

TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH



Bắc Ninh, tháng 06 năm 2013


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MỤC LỤC

2

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PHẦN 1: GIỚI THIỆU
1. Giới thiệu chung về phần mềm
1.1 Tên phần mềm
Tên phần mềm là “Chương trình quản lý hồ sơ công việc”, đây là phần mềm phục vụ

tác nghiệp cho cán bộ trong cơ quan
1.2 Mô tả chung về phần mềm
Hệ thống quản lý hồ sơ công việc là sản phẩm phần mềm chạy trên nền webbase thực
hiện việc quản lý và vận hành quy trình xử lý công việc trong cơ quan, giúp cho cán bộ xử lý
và tác nghiệp nhanh chóng, thuận lợi hơn.
Hệ thống được xây dựng nhằm giải quyết bài toán quản lý tài liệu, văn bản, các quá
trình xử lý cũng như quy trình thực hiện được phần mềm hỗ trợ để đáp ứng các nhiệm vụ tác
nghiệp của cán bộ trong cơ quan.
1.3 Mục đích ứng dụng phần mềm
Phần mềm được sử dụng nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ, viên chức nhà
nước trong việc luân chuyển và xử lý tài liệu, văn bản trong tỉnh Bắc Ninh. Giúp cho việc
quản lý, điều hành, tác nghiệp thuận lợi và nhanh chóng. Tiến tới tham gia vào chính phủ
điện tử theo chủ trương của nhà nước.

2. Các nhóm người sử dụng
2.1 Văn thư
Trong các cơ quan, tổ chức, văn thư là nhóm chuyên trách các công việc như tiếp nhận
các công văn, tài liệu, các loại giấy tờ bao gồm cả đơn do người dân gửi lên. Công việc này
trên hệ thống được thực hiện theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, chuyển lên cho
lãnh đao cơ quan để có ý kiến chỉ đạo, xử lý.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
• Tiếp nhận văn bản, hồ sơ
• Trình lãnh đạo phê duyệt
• Phân phát các tài liệu, công văn
• Gửi văn bản đích danh
3

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.2 Chuyên viên
Chuyên viên là các thành viên trong các phòng của một cơ quan, đây là nhóm đông đảo
nhất và chịu trách nhiệm thực hiện công việc nhiều nhất từ lãnh đạo giao xuống. Mỗi chuyên
viên sẽ có năng lực và nghiệp vụ chuyên môn khác nhau để giải quyết các công việc cụ thể
của cơ quan.
Trong hệ thống, chuyên viên sẽ thực hiện các chức năng xử lý chuyên môn trước khi
gửi và sau khi nhận nhiệm vụ được giao từ lãnh đạo cấp trên.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
•

Tạo văn bản đi

•

Gửi lãnh đạo phòng

•

Tạo hồ sơ công việc

•

Gửi văn bản đích danh

2.3 Lãnh đạo phòng
Lãnh đạo phòng là bộ phận trưởng các phòng trong các cơ quan, bộ phận này sẽ có
trách nhiệm giao việc, giám sát cũng như quản lý đối với chuyên viên trong phòng mình.

Trong hệ thống, cơ cấu cũng được phân chia như vậy. Chuyên viên sẽ nhận nhiệm vụ và báo
cáo kết quả lên lãnh đạo phòng.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
• Trình lãnh đạo cơ quan
• Duyệt và ký nháy văn bản
• Phát phát yêu cầu xử lý
• Gửi văn bản đích danh

2.4 Lãnh đạo cơ quan
Lãnh đạo cơ quan là nhóm người lãnh đạo cao nhất của một sở cơ quan. Mọi công việc
của cơ quan đều được nhóm này quyết định và chỉ đạo xuống các cấp bên dưới để thực hiện.
Trong hệ thống ứng dụng, nhóm này chủ yếu giám sát các thông tin xử lý và chỉ đạo xuống
bên dưới cũng như nhận các báo cáo từ dưới lên.
4

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
• Bút phê, chỉ đạo
•

Duyệt, ký tên cho văn bản

5

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG
1. Các thành phần của phần mềm
1.1 Văn bản đến
Văn bản đến là văn bản được chuyển đến từ ngoài hệ thống hay được chuyển từ các đối
tượng khác trong hệ thống đến cho người dùng. Văn bản đến là công văn, tài liệu,…
1.2 Văn bản đi
Văn bản đi là văn bản được tạo lập bởi một người dùng nào đó, sau đó được chuyển
cho các đối tượng khác trong hệ thống hoặc được gửi ra ngoài. Văn bản đi, theo một nghĩa
nào đó là văn bản dự thảo, văn bản dự thảo là đầu vào để trở thành văn bản, công văn đi.
1.3 Văn bản dự thảo
Là văn bản được người dùng soạn thảo và đăng ký vào hệ thống để gửi lên cấp trên phê
duyệt và cho xuất bản hay công bố rộng rãi.
1.4 Văn bản đã ban hành
Văn bản đã ban hành là văn bản đã được các cấp duyệt và được công bố, xuất bản. Văn
bản đã ban hành có hai mức đó là văn bản được ban hành rộng rãi ngoài cơ quan và ban
hành nội bộ trong cơ quan.
1.5 Văn bản đã bút phê
Văn bản đã bút phê là văn bản được chuyên viên gửi lên lãnh đạo duyệt và đã được
duyệt, là bước trước cho văn bản đã ban hành.
1.6 Văn bản không xử lý
Văn bản không xử lý là văn bản đến mà không cần phải xử lý theo nội dung (không có
yêu cầu xử lý), người dùng sẽ có cờ đánh dấu là văn bản không xử lý.

1.7 Văn bản mẫu
Văn bản mẫu là văn bản được soạn sẵn theo cấu trúc và bố cục chuẩn để dùng về sau.

1.8 Văn bản đã cấp số
Văn bản đã cấp số là văn bản đã được duyệt và gửi cho văn thư thực hiện cấp số hiệu
6

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

để công bố.
1.9 Văn bản đã chuyển
Là văn bản đã qua bước xử lý của người sử dụng và được chuyển cho đối tượng người
dùng khác trong hệ thống.
1.10 Sổ công văn đến
Sổ công văn đến là tập hợp các công văn đến, tài liệu đến.
1.11 Sổ công văn đi
Sổ công văn đi là tập hợp các công văn, tài liệu đi.
1.12 Hồ sơ văn bản
Là toàn bộ các yếu tố liên quan đến quá trình xử lý công việc trong nội dung văn bản,
nó bao gồm văn bản đến, văn bản đi, lịch sử xử lý, các phiếu trình, duyệt,…
1.13 Nhân sự
Là đối tượng sử dụng hệ thống, lưu và quản lý toàn bộ thông tin về người dùng hệ
thống.
1.14 Tủ văn bản
Tủ văn bản là nơi để chứa các tài liệu do nhân sự tự thêm vào. Có 2 tủ văn bản là “Tủ
văn bản cá nhân” và “ Tủ văn bản phòng”. Để vào tủ văn bản, tại menu trái, nhân sự bấm
vào
sẽ hiện ra 2 menu để vào tủ văn bản cá nhân và tủ văn bản phòng.
Mỗi cá nhân sẽ có quyền quản trị thư mục của “Tủ văn bản cá nhân” của riêng cá nhân đó.

Đối với “Tủ văn bản của phòng” thì chỉ riêng lãnh đạo phòng mới có quyền quản trị tủ văn
bản đó. Để xem các văn bản trong tủ văn bản, chọn tủ văn bản cần xem ví dụ như chọn xem
Tủ văn bản 2012 thì bấm vào
sẽ hiển thị ra các văn bản có trong tủ đó.

7

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 1.1: Màn hình thư mục trong tủ văn bản cá nhân
Muốn thêm mới hoặc sửa một mục trong tủ văn bản, người dùng bấm vào
. Sau khi bấm xong, sẽ xuất hiện màn hình hiển thị danh sách các thư
mục trong tủ hồ sơ. Muốn sửa mục nào, bấm vào mục đó để sửa. Nếu muốn thêm mới một
thư mục, ở màn hình bên phải, tại phần “Thêm mới tủ cá nhân” điền tên thư mục vào phần
“Tên tủ” và chọn thư mục cha cho tủ đó. Sau khi chọn xong bấm

để thêm mới.

Hình 1.2: Màn hình quản lý thư mục tủ văn bản cá nhân
Nếu muốn sửa một tủ văn bản,bấm chọn tủ cần sửa. Tại phần “Sửa tủ văn bản” điền tên
tủ văn bản mới vào phần “Tên tủ” và chọn thư mục cha cho tủ đó. Sau khi chọn xong bấm
để sửa lại. Nếu muốn xóa tủ đó thì bấm chọn

để xóa.

Hình 1.3: Màn hình quản lý thư mục tủ văn bản cá nhân

8

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Để chuyển văn bản sang tủ văn bản khác, chọn văn bản đó bằng cách bấm vào ô
checkbox
rồi bấm vào
. Khi đó màn hình sẽ xuất hiện thêm 1
cửa sổ mới. Nếu có tủ văn bản cần chuyển rồi thì bấm vào tủ đó rồi bấm

, nếu

không muốn chuyển nữa thì bấm chọn
.Sau khi bấm “Lựa chon” màn hình sẽ hiển thị
ra thông báo đã chuyển thành công. Trường hợp tủ văn bản đó chưa có thì người dùng có thể
“Thêm mới tủ văn bản cá nhân”

Hình 1.4 : Chuyển văn bản sang tủ văn bản khác
Khi muốn xóa văn bản nào ra khỏi Tủ hồ sơ , chọn vào văn bản đó( bấm vào ô
checkbox

) và bấm chọn

.

Với tủ văn bản cá nhân, mỗi người sẽ có 1 tủ văn bản riêng và chỉ người đó mới nhìn
thấy tủ văn bản của mình. Với tủ văn bản phòng, chỉ các nhân sử trong phòng đó mới nhìn
thấy tủ văn bản.
Để thêm văn bản vào tủ văn bản, tại giao diện danh sách văn bản. Bấm chọn các văn
bản muốn thêm vào tủ ( bấm vào nút checkbox

) rồi bấm vào

hoặc

. Khi đó màn hình sẽ xuất hiện thêm một cửa sổ mới. Chọn tủ văn bản để
lưu vào và bấm
, nếu không muốn thêm nữa thì chọn
. Sau khi bấm “Lựa
chọn” màn hình sẽ hiển thị ra thông báo đã chuyển thành công, bấm tiếp vào “OK” trên màn
hình đó là đã thêm vào tủ thành công. Trường hợp muốn tạo mới 1 tủ văn bản để thêm văn
bản đó vào thì người dung có thể “Thêm mới tủ văn bản cá nhân”.
9

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 1.5 : Thêm văn bản vào tủ văn bản
1.15 Tủ hồ sơ
Tủ hồ sơ dùng để lưu các hồ sơ công việc liên quan tới nhân sự. Tủ hồ sơ bao gồm “Tủ
hồ sơ cá nhân” và “Tủ hồ sơ phòng”.
Để sử dụng tủ hồ sơ, tại menu trái , người dùng bấm chọn

để
vào mục tủ. Mỗi cá nhân sẽ có quyền quản trị thư mục của “Tủ hồ sơ cá nhân” của riêng cá
nhân đó. Đối với “Tủ hồ sơ của phòng” thì chỉ riêng lãnh đạo phòng mới có quyền quản trị tủ
hồ sơ đó.
Muốn thêm mới hoặc sửa một mục trong tủ hồ sơ, người dùng bấm vào
ở trang danh sách tủ hồ sơ cá nhân hoặc danh sách tủ hồ sơ phòng.
Sau khi bấm xong, sẽ xuất hiện màn hình hiển thị danh sách các thư mục trong tủ hồ sơ và có
mục “Thêm mới tủ hồ sơ phòng”. Tại mục “Thêm mới tủ hồ sơ phòng” điền tên tủ hồ sơ vào
phần “Tên tủ” và chọn thư mục cha cho tủ đó. Sau đó bấm chọn

để thêm mới.

10

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 1.6 : Màn hình quản lý thư mục tủ hồ sơ và thêm mới tủ hồ sơ
Muốn sửa tủ hồ sơ nào nào, bấm vào tủ đó để sửa. Tại phần “Sửa tủ hồ sơ phòng điền
tên mới cho tủ muốn sửa vào phần “Tên tủ” và chon thư mục cha cho tủ đó. Sau khi chọn
xong bấm
màn hình trái và nhấn

để sửa lại. Nếu muốn xóa một tủ, ở màn hình bên phải, chọn tủ bên
.

Hình 1.7 : Quản trị thư mục trong tủ hồ sơ

Để xem các hồ sơ có trong tủ, người dùng bấm vào các thư mục tương ứng phía bên
trái để xem.

11

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 1.8 : Danh sách hồ sơ trong tủ
Khi muốn xóa hồ sơ ra khỏi tủ, người dùng chọn hồ sơ cần xóa rồi bấm
ở phía trên của danh sách.
Muốn chuyển hồ sơ sang mục khác, bấm chọn hồ sơ cần chuyển( bấm vào nút
checkbox

) rồi bấm

. Một cửa sổ mới xuất hiện, bấm chọn tủ hồ sơ

cần chuyển sang rồi bấm “Lựa chọn” để lưu. Nếu không muốn chuyển nữa thì bấm
.
Trường hợp chưa có tủ để chuyển sang, người dùng điền thông tin tủ hồ sơ mới vào phần
“Thêm mới tủ hồ sơ cá nhân” rồi bấm “Thêm thư mục” để thêm. Khi đã có tủ hồ sơ rồi, lại
thực hiện như hướng dẫn ở trên để chuyển hồ sơ sang tủ hồ sơ mới đó.

12

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 1.9 : Chuyển hồ sơ sang thư mục khác
Để thêm một hồ sơ vào tủ hồ sơ, tại màn hình danh sách hồ sơ công việc, người dùng
bấm vào nút checkbox

để chọn hồ sơ cần thêm rồi bấm

hay

. Khi đó màn hình sẽ xuất hiện thêm 1 cửa sổ nữa để người dùng chọn tủ
chứa hồ sơ, tiếp đó bấm lựa chọn để thêm hồ sơ đó vào tủ đã chọn. Kết thúc, người dùng bấm
“OK”, vậy là đã thêm được hồ sơ vào tủ thành công. Nếu không muốn thêm nữa thì bấm
chọn
. Trường hợp chưa có tủ hồ sơ để chứa hồ sơ, người dùng có thể “Thêm mới tủ
hồ sơ cá nhân”, điền đầy đủ thông tin tại mục đó rồi bấm chọn “Thêm thư mục” để thêm. Khi
đã có tủ để chứa hồ sơ, lại thực hiện như ở trên để thêm hồ sơ vào tủ.

13

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 1.10 : Màn hình thêm hồ sơ vào tủ.

1.16 Tìm kiếm văn bản
Sau một thời gian sử dụng, số lượng văn bản lưu trữ trong hệ thống sẽ tăng lên, để hỗ
trợ tìm kiếm văn bản, người dùng có thể sử dụng chức năng tìm kiếm văn bản. Tại mỗi trang
trong mục
,
người dùng đều có thể sử dụng chức năng này.

,

,

Hình 1.11 : Tìm kiếm văn bản đến.
Tùy mục đích của người dùng muốn tìm loại văn bản nào và sẽ nhập thông tin vào để
tìm kiếm. Sau khi nhập xong các từ khóa và các mục, bấm

để tìm văn bản.
14

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.17 Tìm kiếm hồ sơ
Để tìm kiếm hồ sơ cần tìm trong hệ thống nhanh hơn, người dùng có thể sử dụng chức
năng “Tìm kiếm hồ sơ”. Để sử dụng chức năng này, tại menu trái bấm
để
tìm. Màn hình bên phải sẽ hiển thị các thông tin để người dùng tìm kiếm. Người dùng cần
nhập từ khóa tìm kiếm, và điền thêm các thông tin của hồ sơ đó để tìm kiếm chính xác hơn.

Hình 1.12 : Màn hình tìm kiếm hồ sơ công việc

15

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2. Chức năng xử lý của Văn thư
2.1 Tiếp nhận văn bản
Khi có văn bản đến ,văn thư sẽ tiếp nhận văn bản đó và thêm văn bản vào trong hệ
thống.

Hình 2.1 : Chức năng tiếp nhận văn bản đến

Sau khi bấm vào chức năng “Tiếp nhận văn bản đến”, sẽ hiện ra màn hình thêm văn
bản.

16

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2.2 : Màn hình nhập văn bản đến mới

Tất cả những văn bản chưa được xem bởi những người có thẩm quyền trong hệ thống
là những văn bản có màu đỏ in đậm.
Khi người dùng nhấn vào văn bản để mở văn bản đó ra, thì trạng thái của văn bản
chuyển thành “Đã đọc” và sẽ không có màu đỏ in đậm nữa.
Trong trường hợp người dùng mở văn bản đó ra nhưng chưa kịp đọc hoặc văn bản chưa
được xử lý, người dùng có thể thay đổi trạng thái “Đã đọc” hoặc “Chưa đọc” của văn bản
bằng cách chọn văn bản đó và nhấn
muốn đánh dấu, người dùng chọn

hoặc
hoặc

. Những văn bản quan trọng
để bỏ đánh dấu.

17

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2.3 : Danh sách các văn bản đến đã được tạo
2.2 Chuyển lãnh đạo cơ quan
Khi bộ phận văn thư đã lưu văn bản đến vừa tiếp nhận. Các văn bản sẽ được hiển thị
trong danh sách các văn bản đến. Để chuyển văn bản đến vừa tạo cho lãnh đạo cơ quan xem.
Người văn thư cần bấm vào văn bản đó.

Hình 2.4 : Mở một văn bản đến

Tại màn hình hiển thị nội dung văn bản, người văn thư bấm vào chức năng
để chuyển văn bản này cho lãnh đạo cơ quan. Khi bấm vào chức năng này,
màn hình sẽ hiện ra danh sách các lãnh đạo để gửi. Chỉ có lãnh đạo nào được gửi mới có thể
nhìn thấy văn bản này.

18

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2.5 : Chọn lãnh đạo để gửi văn bản
2.3 Hủy văn bản
Khi 1 văn bản có nội dung sai hay gặp 1 lỗi nào đó không còn chính xác, người văn thư
có thể bấm vào nút
để hủy văn bản này. Văn bản sau khi đã hủy sẽ không
còn chức năng gì nữa. Các thao thác trên văn bản bị hủy sẽ không có tác dụng.

Hình 2.6 : Màn hình thực hiện hủy văn bản.
Sau khi nhập lý do hủy văn bản, văn thư cần bấm vào nút
Nếu không muốn hủy văn bản này, văn thư bấm vào nút
lại.

để hủy văn bản.
để đóng cửa sổ đang mở

Khi xác nhận hủy văn bản, sẽ có màn hình thông báo đã hủy thành công. Nhấn vào nút
để kết thúc hủy văn bản.

19

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2.7 : Màn hình thông báo hủy thành công văn bản.
Văn bản bị hủy sẽ được chuyển tới thư mục

.

2.4 Cất văn bản
Đây là chức năng dành cho các văn bản chỉ đọc, không cần xử lý gì đối với các văn bản
này.Ví dụ các văn bản luật …
Để thực hiện cất văn bản, văn thư cần bấm vào nút
sẽ được cất và màn hình sẽ chuyển về danh sách các văn bản đến.
Văn bản sau khi được cất sẽ được lưu tại tủ văn bản
2.5 Thêm mới văn bản đi

. Sau khi bấm, văn bản
.

Sau khi hồ sơ công việc hoàn thành, văn bản dự thảo được lãnh đạo ký duyệt và chờ
được phát hành tới các phong ban đơn vị.
Để phát hành văn bản tới các đơn vị, ở menu phía bên trái, văn thư chọn
. Sau đó nhập đầy đủ thông tin cho văn bản. Chú ý với những trường
có (*) không được để trống. Tiếp đó bấm
để thêm mới. Người dùng có thể sử

dụng phím Tab để di chuyển nhanh đến các trường dữ liệu bắt buộc yêu cầu phải
nhập.Trường hợp muốn xóa hết thông tin để nhập lại bấm chọn

để nhập lại .

20

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2.9 : Màn hình thêm văn bản đi
Sau khi bấm nút

, nếu thêm thành công, màn hình sẽ có thông báo
. Và văn bản vừa được thêm mới sẽ được lưu trong mục
.

2.6 Cấp số
Chức năng này dùng để cấp số cho các văn bản. Các văn bản được cấp số là các văn
bản đi đã được phê duyệt.
Sau khi lãnh đạo cơ quan đã ký duyệt, văn bản dự thảo sẽ được chờ để văn thư cấp số.
Để thực hiện cấp số cho một văn bản tại trang danh sách văn bản đã kí duyệt, văn thư
bấm vào cấp số.

21

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2.8 : Màn hình danh sách văn bản đã ký duyệt.
Khi bấm vào nút

, sẽ hiển thị màn hình để tiến hành cấp số cho văn bản. Sau

khi điền đầy đủ các nội dung cần thiết, văn thư bấm nút
số cho văn bản. Nếu không nhập lại thông tin cho văn bản bấm chọn
Chú ý với những trường có (*) không được để trống.

để xác nhận cấp
để nhập lại.

22

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2.9 : Chức năng cấp số cho văn bản.
Sau khi bấm nút
sẽ có màn hình thông báo thành công và tự động
chuyển về trang danh sách văn bản chờ phát hành.
2.7 Phát hành văn bản đi

Đây là phần để bộ phận văn thư tạo các văn bản đi và chuyển cho các đơn vị khác (lãnh
đạo, các cấp cao hơn,…) để báo cáo hoặc thông báo cho các đơn vị xử lý.
Tại mục
nơi chứa các văn bản đã được cấp số và đang chờ
phát hành. Bấm chọn vào văn bản cần phát hành.

23

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2. 10: Màn hình danh sách văn bản chờ phát hành.
Sau khi chọn văn bản để phát hành sẽ chuyển sang trang chi tiết văn bản đi. Tại trang
văn thư có thể cấp lại số cho văn bản, phát hành văn bản. Để cấp lại số văn thư cần bấm chọn
, màn hình sẽ chuyển lại về trang cấp số văn bản đi để văn thư nhập lại
thông tin. Để phát hành văn bản, văn thư bấm

.

24

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email:


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hình 2. 11: Màn hình chi tiết văn bản đi
Sau khi chọn “phát hành văn bản” trên màn hình sẽ xuất hiện một cửa sổ mới. Văn thư
sẽ chọn phòng ban và nhân sự để gửi văn bản, tiếp đó nếu muốn gửi trực tiếp qua đường mail
thì văn thư cần nhập tài khoản mail của người nhận vào (chú ý các tài khoản mail cách nhau
bởi dấu phẩy).
Khi nhập email, hệ thống hỗ trợ hiển thị các email đã nhập lần trước đó, người dùng có
thể đánh một số ký tự có trong email, hệ thống sẽ hiển thị các email có các ký tự đó. Người
dùng lựa chọn email trong danh sách hiển thị ra để gửi.
Ngoài ra, nếu muốn gửi sang các sở hoặc đơn vị khác thì văn thư sẽ phải chọn tiếp ở
mục “Gửi văn bản theo đường liên thông”.
Cuối cùng, khi đã nhập đầy đủ các thông tin như phòng ban để gửi, các email muốn gửi
và các sở ban ngành, bấm

để phát hành văn bản đi.

25

Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: