Bài tập: TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

CHƯƠNG 2 – TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN
Bài 2.1: Hãy nhận dạng các hoạt động nhập liệu, khai báo, cập nhật sau:
a. Nhân viên kế toán nhập hóa đơn bán hàng cho 1 khách hàng truyền thống. Số dư nợ
của khách hàng tăng lên.
b. Nhập hóa đơn mua hàng và ghi nhận thanh toán tiền. Kế toán kiểm tra sổ chi tiết
hàng tồn kho và tài khoản tiền nhưng vẫn chưa có nghiệp vụ này.
c. Nhập hóa đơn bán hàng cho 1 khách hàng mới.
d. Doanh nghiệp tiến hành nhập thông tin về các hàng hóa và các dịch vụ doanh
nghiệp bắt đầu kinh doanh trong tháng này.
e. Kế toán tổng hợp kiểm tra các bút toán nhập liệu từ các phần hành chi tiết sau đó
tiến hành ralệnh ghi nhận vào sổ cái các tài khoản liên quan để lập báo cáo tài chính. Côngty
tiến hành nhập các thông tin về tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho và các số
dư liên quan vào phần mềm SSP.
Bài 2.2: Công ty XYZ sản xuất kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất. Khách hàng chính
của công ty là những cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra, nhiều công ty kinh doanh các mặt hàng
trang trí nội thất lớn kháccũng mua sản phẩm trực tiếp từ công ty. Thêm vào đó, các công ty
xây dựng công trình cũng mua cácsản phẩm trực tiếp từ công ty đểđược giảm giá. Công ty
còn có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm của công ty. Công ty chia thị trường thành 7 khu vực:
Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ, Tây nguyên, các tỉnhmiền Đông, các tỉnh miền Tây
và khu vực Tp. Hồ Chí Minh. Mỗi khu vực bao gồm từ 5-10 khu vực nhỏhơn với hơn 100
khách hàng.Công ty XYZ sản xuất các loại thảm trải sàn nhà và các loại tấm trần bằng nhưa.
Thảm có trên 200 nhómsản phẩm, mỗi nhóm sản phẩm bao gồm 4 loại, với 15 loại màu sắc
khác nhau. Các tấm trần cũng tươngtự, có trên 180 nhóm khác nhau, mỗi nhóm có 4 mẫu
mã, mỗi mẫu mã có 8 loại sản phẩm, mỗi loại sảnphẩm có 8 màu sắc khác nhau.
Yêu cầu: Hãy nêu các phương án thiết kế mã số khách hàng và mã sản phẩm
Bài 2.3: Công ty X sử dụng phần mềm kế toán AAA phục vụ cho công việc kế toán của
mình. Phần mềmcho phép mở các tài khoản cấp con (cấp 2, cấp 3…) và mỗi tài khoản có thể
theo dõi 2 đối tượng chi tiết(VD: tài khoản 131 đối tượng là từng khách hàng). Phần mềm có
thể cung cấp sổ cái các tài khoản theotừng cấp chi tiết đã mở, có thể xem sổ chi tiết tài khoản
theo từng đối tượng chi tiết. Ngoài ra các báo cáocủa phần mềm có thể xuất ra Excel để tuỳ

biến theo yêu cầu. Hiện nay, giám đốc doanh nghiệp cần biết 1số thông tin sau: Doanh số
bán hàng theo các khu vực Bắc, Trung, Nam, theo từng khách hàng (khoản 50
kháchhàng/khu vực), theo từng chủng loại hàng (Máy in, máy tính xách tay, máy tính để
bàn, máy photocopy),từng mặt hàng (200 mặt hàng/1 chủng loại), theo từng nhân viên bán
hàng ở các khu vực (trung bình 20nhân viên/khu vực). Các khoản phải thu được theo dõi
theo từng loại khách hàng (khách hàng lớn vànhỏ), từng khách hàng và theo từng hợp đồng
kí kết. Xác định lãi gộp của từng mặt hàng, của từng khuvực
Yêu cầu: Hãy mã hóa các tài khoản, các đối tượng theo dõi chi tiết liên quan để có thể cung
cấp cácthông tin theo yêu cầu của giám đốc

1


Bài 2.4: Các bảng dưới đây mô tả các tập tin lưu trữdữ liệu của 1 quá trình bán hàng - thu
tiền. Dùng cácbảng để trả lời các câu sau:
a. Nhận dạng các sự kiện, nguồn lực, các đối tượng liên quan đến các bảngdữ liệu
trên.
b. Nêu các hoạt động nhập liệu, cập nhật, khai báo liên quan.
c. Mô tả mối quan hệ giữa các bảng (sự kiện, nguồn lực, đối tượng) trong mô hình
REA.
d. Mô tả quá trình nhập hóa đơn số 460, ngày 28/02, điều khoản thanh toán ngay
(COD) bán cho khách hàng KPMG, mặt hàng PC-003, số lượng 10, đơn giá bán 17.000.000.
Nhân viên D thực hiện nghiệp vụ này. Nhân viên G phụ trách thu tiền.
e. Mô tả quá trình nhập hóa đơn số 459 ngày 27/02, điều khoản thanh toán 1/10, n/30
bán lần đầu tiên cho khách hàng Anh Tuấn, địa chỉ34 Nguyễn Tri Phương, MST:
4748473837, mặt hàng Acer T44, số lượng 10, đơn giá bán 12.000.000. Nhân viên A thực
hiện nghiệp vụ này.
f. Ghi nhận khách hàng UOB thông báo địa chỉ giao dịch mới: 343 Nguyễn Trãi
g. Ghi nhận một số thay đổi về nhân sự: Nâng lương cơ bản cho nhân viên A lên
1.500.000. Thực chính sách % hoa hồng bán hàng trên doanh thu khác nhau cho mỗi nhân

viên tùy thuộc vào thâm niên công tác của mỗi người.
h. Nêu cách thức lập các báo cáo phân tích + Doanh thu bán hàng theo khách hàng,
theo mặt hàng + Tình hình thu tiền theo khách hàng, theo hóa đơn
i. Nếu tiến hành theo dõi nợkhách hàng theo tuổi nợ (nợ hiện hành, nợ quá hạn) thì
cần phải thu thập thêm dữ liệu gì? Hóa đơn Tài khoản Số Hđơn Ngày Điều khoản Mã NV
Mã KH Sốhiệu Tên 456 20/2/06 2,10, n/30 BH001 KH001 111 Tiền mặt 457 23/3/06 2,10,
n/30 BH002 KH002 112 Tiền gửi NH 458 25/2/06 COD BH001 KH003 … ..Khách hàng
Nhân viên thu tiềnMã KH Tên khách hàng Địa chỉ Mã số thuế Tk Mã NV TênKH001 Chase
Mahattan 29 Lê Duẩn, Q.01 430121280-001 131 TQ001 Phạm Thị EKH002 KPMG Việt
Nam 115 Nguyễn Huệ 430421210-001 131 TQ002 Lý Thị GKH003 UOB Viet Nam 17 Lê
Duẩn, Quận 01 430011144-001 131Chi tiết hóa đơn Nhân viên bán hàngHĐ TKcó Mã hàng
SLượng Đơn giá Mã NV Tên Lương CB456 5111 PC-001 5 15.000.000 BH001 Nguyễn
Văn A 1.000.000456 5111 PC-002 4 20.000.000 BH002 Lê Văn B 1.500.000457 5111 PC003 10 25.000.000 BH003 Trịnh Thị C 800.000458 5111 PC-004 11 20.000.000 BH004
Đoàn Văn D 900.000 Phiếu thu Số Pthu Ngày NV thu tiền Hóa đơn Số tiền TKhoản PT01
25/02 TQ001 456 30.000.000 111 PT02 27/02 TQ002 457 20.000.000 112 Hàng tồn kho Mã
hàng Tên Quy cách Tk PC-001 Toshiba Desk Bộ 1561 PC-002 Dell PCI Bộ 1561 PC-003
HP 800 Bộ 1561 PC-004 IBM T40 Bộ 1561

2


CHƯƠNG 3: CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Bài 3.1: Mô tả lưu đồ chứng từ sau bằng một đoạn văn mô tả và chỉ rõ các đối tượng bên
ngoài, bên trong hệ thống

3


Bài 3.2: Căn cứ vào thông báo gửi hàng qua điện thoại từ phòng kinh doanh, bộ phận gửi
hàng chuẩn bị việc giao hàng. Một giấy báo gửi hàng gồm 3 liên được lập ra. Liên 3 cùng

với hàng hoá được gửi đến khách hàng. Liên 2 được chuyển đến bộ phận lập hoá đơn. Khi
bộ phận lập hoá đơn nhận được liên thứ 2 của giấy báo gửi hàng, bộ phận này sử dụng
những thông tin trên giấy báo để lập hoá đơn gồm 3 liên. Liên 2 hoá đơn bán hàng được gửi
đến khách hàng, liên 3 chuyển cho kế toán. Ngoài ra, liên 1 của hoá đơn bán hàng được lưu
tại bộ phận lập hoá đơn. Khi kế toán nhận hóa đơn bán hàng, kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết
phải thu, nhật kí bán hàng và lưu hóa đơn bán hàng theo tên của khách hàng.
Yêu cầu:
a. Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu quá trình trên
b. Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả những quá trình trên
c. Chỉ ra những rủi ro và nêu các thay đổi, bổ sung trong quá trình trên để hạn chế rủiro.
Bài 3.3: Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền của công
ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu
vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ,
chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu
thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại
dùng để ghi sổ quỹ và lưu theo số thứ tự. Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân
viên bán hàng chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ
quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm quản lý
nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần
mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của từng khách hàng
theo từng hóa đơn. Định kỳ, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế

4


toán tổng hợp để ghi sổ cái. Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng sau đó chuyển
tiền cho ngân hàng.
Yêu cầu:
a. Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu quá trình trên
b. Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả những quá trình trên

c. Chỉ ra những rủi ro và nêu các thay đổi, bổ sung trong quá trình trên để hạn chế rủi ro.
Bài 3.4: Các thủ tục trong một hệ thống kế toán chi phí được xử lý thủ công ở công ty sản
xuất Lan Anh được mô tả như sau:
Một phiếu yêu cầu dịch vụ được bộ phận sản xuất lập làm 2 liên. Liên thứ 2 được
chuyển tới bộ phận sửa chữa và bảo trì bảo trì, liên thứ nhất được lưu tại bộ phận sản xuất.
Tại bộ phận sửa chữa và bảo trì liên 2 của phiếu yêu cầu dịch vụ được sử dụng để lập
thủ công phiếu yêu cầu công việc gồm 4 liên. Liên thứ 4 của phiếu yêu cầu công việc được
chuyển đến bộ phận sản xuất làm cơ sở đối chiếu. Liên thứ 3 được lưu tai bộ phận sửa chữa
và bảo trì cùng với liên 2 của phiếu yêu cầu dịch vụ. Nhân viên bộ phận này ghi chép thủ
công số lượng nguyên vật liệu và dụng cụ xuất dùng cũng như thời gian lao động cần thiết
lên liên 2 và liên 1 của phiếu yêu cầu công việc. Khi phiếu yêu cầu công việc hoàn tất, liên
thứ 1 được giữ lại bộ phận bảo trì sửa chữa, liên 2 được gửi tới bộ phận kế toán.
Nhân viên phòng kế toán hoàn tất việc ghi nhận chi phí chi tiết trong liên thứ 2 của
phiếu yêu cầu công việc và sau đó lập một báo cáo tổng hợp các yêu cầu dịch vụ gồm 3 liên.
Liên thứ 1 được chuyển sang bộ phận sản xuất, liên thứ 2 chuyển sang bộ phận sửa chữa bảo
trì, liên 3 lưu tại bộ phận kế toán.
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả các thủ tục nói trên
Bải 3.5: Công ty Hoàng Anh sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.
Lệnh bán hàng (3 liên) được lập bởi bộ phận bán hàng chuyển sang phòng kế toán. Tại
phòng kế toán hóa đơn 3 liên và phiếu xuất kho 4 liên được lập thủ công trên cơ sở lệnh bán
hàng. Một liên của lệnh bán hàng, hóa đơn và phiếu xuất kho được chuyển sang bộ phận bán
hàng. Một liên của lệnh bán hàng được chuyển đến bộ phận giao hàng. Một liên của hóa đơn
được giao cho khách hàng. Các chứng từ còn lại được đính kèm với nhau lưu tại phòng kế
toán theo số đơn đặt hàng.
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên.
Bài 3.6: Công ty sản xuất bánh kẹo Mạnh Cường có nhiều phân xưởng. Phân xưởng lập các
phiếu yêu cầu nguyên vật liệu (4 liên) và chuyển sang bộ phận quản lý phân xưởng để phê
duyệt. Sau khi chuyển sang bộ phận quản lý phân xương để phê duyệt. Sau khi được duyệt,
các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được chuyển đến kho. Tại kho, các phiếu yêu cầu nguyên
vật liệu được ký bởi thủ kho. Nhân viên này gửi liên thứ 1 của phiếu yêu cầu nguyên liệu

cùng với nguyên vật liệu đến các phân xưởng. Liên thứ 2 của phiếu yêu cầu nguyên vật liệu
được chuyển đến quản lý phân xưởng. Liên thứ 4 được chuyển đến bộ phận kế toán chi phí.
Liên thứ 3 được sử dụng để ghi nhận lượng nguyên vật liệu xuất dùng vào các thẻ kho, sau
đó chúng được lưu tại kho theo số thứ tự.
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên

5


Bài 3.7: Nghiệp vụ thu tiền khách hàng ở công ty Hfone được quản lý như sau: Nhân viên
(bộ phận thư tín) nhận thư thanh toán mở bì thư, đối chiếu và tách riêng các séc thanh toán
và giấy báo trả tiền, rồi lập bảng kê tổng hợp tiền thu (2 liên) từ các khoản chuyển trả của
khách hàng. Các chứng từ này được gửi đến phòng quỹ. Tại đây, thủ quỹ căn cứ vào các séc
lập giấy nộp tiền gồm 2 liên. Liên thứ 1 của giấy nộp tiền và các séc thanh toán được chuyển
nộp vào ngân hàng. Liên thứ 2 của giấy nộp tiền được đối chiếu với liên thứ 1 của bảng kê
tổng hợp tiền thu kèm với nhau và được lưu tại phòng thủ qũy, sắp xếp theo ngày nộp tiền.
Liên thứ 2 của bảng kê tổng hợp tiền thu được chuyển đến bộ phận kế toán tổng hợp để ghi
vào sổ chi tiết tài khoản phải thu của khách hàng. Các giấy báo trả tiền được lưu tại bộ phận
kế toán phải thu theo mã số khách hàng.
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên
Bài 3.8: Công ty Shala là một nhà phân phối tạp chí đã tạo một tập tin để lưu trữ tên và địa
chỉ các khách hàng đặt báo dài hạn. Nếu khách hàng thay đổi địa chỉ hay một khách hàng
mới muốn đặt báo điền vào mẫu đơn gửi cho công ty để thông báo. Khi đó nhân viên công ty
nhận được và nhập liệu vào hệ thống của đơn vị qua các thiết bị đầu cuối. Hệ thông thông tin
của công ty tạm thời lưu trữ các thông tin này vào tập tin thay đổi địa chỉ hay tạo lập yêu cầu
khách hàng mới. Các dữ liệu này tiếp tục được nhập liệu vào máy tính sẽ đang trong quá
trình xử lý. Mỗi tuần một lần, các thông tin này được cập nhật vào tập tin trung tâm. Trong
thời điểm này, tên và địa chỉ khách hàng cũ sẽ được thay đổi trên hệ thống. Hệ thống cũng
lập cho công ty một báo cáo cung cấp cho người quản lý công ty những thông tin về khách
hàng mới. Trong tháng, hệ thống tự động in các địa chỉ để dán lên các tạp chí và gửi cho

khách hàng. Tập tin khách hàng trung tâm sẽ in báo cáo về khách hàng và in các nhãn gửi
cho khách hàng.
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ hệ thống cho các thủ tục trên

6


CHƯƠNG 4: CHU TRÌNH KINH DOANH
Bài 4.1: Quá trình bán hàng thu tiền tại quán cà phê Trung Tín. Sau khi nhận được yêu cầu
củakhách hàng, nhân viên phục vụ ghi yêu cầu đó vào phiếu yêu cầu đượcđánh sốtrước gồm
2 liên: 1 liên trắng và 1 liên vàng. Nhân viên phục vụ chuyển phiếu yêu cầu này vàoquầy thu
ngân. Nhân viên thu ngân kí xác nhận và giữ lại liên trắng, liên vàng được chuyển xuống
quầypha chế. Sau khi pha chế xong, nhân viên pha chế ký xác nhận đã hoàn thành vào liên
vàng và chuyểnthức uống cho nhân viên phục vụ đưa đến khách hàng. Khách hàng yêu cầu
thanh toán tiền, nhân viênthu ngân lập phiếu tính tiền gồm 2 liên: 1 liên trắng và 1 liên vàng.
Thu ngân giao liên trắng cho nhânviên phục vụ chuyển cho khách hàng. Nhân viên phục vụ
nhận tiền từ khách hàng và xin lại liên trắng,chuyển tiền và liên trắng cho thu ngân. Thu
ngân nhận tiền và liên trắng, đóng dấu xác nhận đã thu tiềnvào cả 2 liên của phiếu tính tiền,
sau đó chuyển liên trắng phiếu tính tiền và phiếu trắng của phiếu yêucầu cho kế toán, chỉ giữ
lại liên vàng của phiếu tính tiền. Kế toán kí nhận và nhập số liệu trên phiếu tínhtiền vào máy.
Cuối ngày, nhân viên pha chế chuyển tất cả các phiếu vàng của phiếu yêu cầu cho kếtoán.Kế
toán đối chiếu 2 liên của phiếu yêu cầu, tổng kết doanh thu và chuyển toàn bộ chứng từ cho
chủ quán. Nhân viên thu ngân chuyển liên vàng của phiếu tính tiền và toàn bộ tiền cho chủ
quán. Chủ quán nhậntiền và lưu các chứng từtheo ngày.
Yêu cầu:
a. Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ chứng từ cho quá trình trên
b. Nêu chức năng hiện có của từng hoạt động trong chu trình trên
c. Nêu mục đích của các chứng từ được lập trong chu trình trên
d. Hãy đưa ra các báo cáo cần thiết để quản lý quá trình bán hàng trên
Bài 4.2: Sau khi hàng hóa được chuẩn bị, bộ phận gửi hàng lập 01 thông báo gửi hàng (gồm

03 liên). Liên thứ 01 được sử dụng như phiếu gửi hàng và được gửi kèm với hàng hóa đến
cho khách hàng. Liên thứ 02 được chuyển đến bộ phận lập hóa đơn. Liên thứ 03 được gửi
đến kế toán. Nhân viên bộ phận lập hóa đơn sử dụng thông tin ở liên thứ 02 của thông báo
gửi hàng để tiến hành lập hóa đơn (02 liên), sau đó lưu liên thứ 02 của thông báo gửi hàng
tại bộ phận lập hóa đơn. Liên thứ 01 của hóa đơn bán hàng được chuyển đến cho khách
hàng. Liên thứ 02 của hóa đơn được chuyển đến kế toán. Kế toán sử dụng thông tin trên hóa
đơn để ghi vào sổ cái phải thu khách hàng. Sau đó, định kỳ, kế toán bấm dính thông báo gửi
hàng với hóa đơn và tiến hành lưu theo thứ tự tên khách hàng.
Yêu cầu:
a. Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả các hoạt động trên.
b. Nêu những hạn chế vềkiểm soát nội bộ ở các xử lý trên.
Bài 4.3: Quá trình mua hàng và thanh toán tại công ty ABS
Hệ thống mua hàng hiện nay của công ty ABS được mô tả như sau:Khi lượng hàng tồn
khocủa một mặt hàng thấp, thủ kho điện thoại cho bộ phận mua hàng và nói rõ mặthàng nào
và số lượng cần đặt. Bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng gồm 2 liên. Liên 1 gửi cho
nhàcung cấp, liên 2 lưu theo số thứ tự tại bộ phận. Khi hàng về, thủ kho kiểm tra đối chiếu
giữa hàng thựcnhận với phiếu đóng gói đi kèm với lô hàng. Phiếu đóng gói được chuyển đến

7


bộ phận kế toán phải trả.Khi nhận được hoá đơn mua hàng, kế toán phải trả đối chiếu hoá
đơn với phiếu đóng gói và xử lý chênhlệch nếu có. Một tờ séc chuyển khoản sẽ được lập với
đúng sốtiền phải trả được gửi đến nhà cung cấpcùng với bản sao của hoá đơn mua hàng.
Phiếu đóng gói được kẹp chung với hoá đơn và được lưu theosố thứ tự trong hồsơ hoá đơn
đã thanh toán.Công ty ABC dự tính sẽ thiết kế lại hệ thống mua hàng từ lúc phát sinh nhu
cầu về hàng hoá cho đến khiviệc thanh toán được thực hiện. Hệ thống cần được thiết kế lại
để đảm bảo tất cả các thủ tục kiểm soátlàđầy đủ và hữu hiệu.
Yêu cầu:
a. Chỉ ra những hạn chế của quá trình mua hàngtrên

b. Bổ sung các chứng từ và cách luân chuyển chứng từ để hoàn thiện những hạn chế
trên
Bài 4.4 Hoàn Mỹ là 1 DN mới thành lập hoạt động trong lĩnh vực mua, bán linh kiện máy
tính. Hãy thử thiếtkế các quá trình kinh doanh của công ty theo các giả định sau:
a. Công ty có các bộ phận kế toán, kinh doanh, kho, cửa hàng, kỹ thuật-bảo hành và
ban quản lý. Toànbộ quy trình xử lý đều được thực hiện bằng thủ công.
b. Quá trình kinh doanh được hỗ trợ bởi 1 phần mềm dùng chung cho toàn bộ các bộ
phận của công ty.
Bài 4.5: Bạn là tổng giám đốc của công ty sản xuất gạch men ở Hải Phòng. Trong sáu tháng
vừa qua,công ty đã liên tục mất khách hàng về một đối thủ cạnh tranh. Đối thủ này có giá
chào bán thấp hơn mộtchút. Bạn linh cảm có một vấn đề gì đó đã xảy ra và tiến hành điều
tra. Bạn biết được rằngcó một trongsố những nhân viên của bạn truy cập vào máy tính và lấy
đi thôngtin về giá sẽ chào bán và bán thông tinnày cho đối thủ cạnh tranh.
Yêu cầu
a. Chỉ ra sự không đầy đủ trong kiểm soát nội bộ đối với hệ thống máy tính củacông
ty bạn đã tạo thuận lợi cho gian lận này xảy ra.
b. Thông tin về giá sẽ chào bán được lấy và bán như thế nào?
c. Làm thế nào để ngăn ngừa và phát hiện gian lận này?
Bài 4.6: Công ty ABC đã tiến hành tin học hoá công tác kế toán. Khi tiến hành xem xét,
đánh giá quytrình xử lý nghiệp vụ bán chịu và thu tiền trong hệ thống kế toán tin học của
công ty ABC, chuyên viênphân tích hệ thống đã chọn mẫu và in Sổ chi tiết các khoản phải
thu của khách hàng, Bảng tổng hợp chitiết các khoản phải thu, Sổ cái Tài khoản 131, Nhật
ký bán hàng và Nhật ký thu tiền. Có các trường hợpsau:
1. Sổ chi tiết khách hàng X có 2 hoá đơn bán chịu có cùng số hoá đơn, cùng số tiền,
nhưng ngày của hoá đơn khác nhau.
2. Có 21 nghiệp vụ trên sổ Nhật ký bán hàng và Nhật ký Thu tiền tháng 08 năm 200X
có ngày của chứng từ trong tháng 08 năm 200X+2.
3. Trên Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu có 1 khách hàng không có Mã
khách hàng, không có địa chỉ, chỉ có tên khách hàng; với số tiền phải thu của khách hàng
này là 48.400.000đ.

8


4. Sổ chi tiết khách hàng Z có một hoá đơn bán chịu với sốtiền là số âm, nghiệp vụ
này cũng được thể hiện trên Nhật ký bán hàng, trên sổ chi tiết bán hàng được in ra, các mặt
hàng đều có đơn giá bán âm.
5. Có 1 nghiệp vụ xoá sổ một khoản nợ phải thu khó đòi của một khách hàng. Tuy
nhiên số tiền được ghi nhận của nghiệp vụ này lớn hơn nợ gốc của khách hàng, nên trên sổ
chi tiết của khách hàng này có số dư Có.
Yêu cầu:Trong mỗi trường hợp nêu trên, hãy xác định các sai phạm, các rủi ro có thể
xảy ra và đề xuất các thủtục kiểm soát ứng dụng cần thiết để hạn chế và khắc phục các sai
phạm, các rủi ro đó.
Bài 4.7: Một doanh nghiệp đã tin học hoá công tác kế toán, đang sửdụng phần mềm kế toán
ABC. Hiệnnay hệ thống kế toán của doanh nghiệp đang gặp các vấn đề sau:
1. Nghiệp vụ thanh toán tiền cho nhà cung cấp bị ghinhầm từ nhà cung cấp này sang
nhà cung cấp khác do nhân viên kế toán nhậpsai Mã số nhà cung cấp khi nhập liệu.
2. Số tiền thanh toán cho nhà cung cấp theo từng hoá đơn mua chịu thường bị nhập
sai, dẫn đến số dư nợ phải trả cho các nhà cung cấp không đúng.
3. Dữ liệu bán hàng của 1 cửa hàng gửi lên bằng file bảng tính Excel trên thẻ nhớ
USB bị mất do nhân viên kế toán làm mất USB. File dữ liệu này không có bất kỳ bản copy
thứ 2 nào.
4. Nhân viên mua hàng nhập liệu và gửi mail đặt hàng đến một nhà cung cấp đặt mua
các mặt hàng mà doanh nghiệp không có nhu cầu thực sự.
5. Trên 1 hoá đơn GTGT được in ra cho khách hàng, tổng số tiền thanh toán (bao gồm
cảthuế GTGT) lớn hơn tổng cộng các chi tiết của hoá đơn cộng thuế GTGT, điều này làm
cho khách hàng không hài lòng và không tin tưởng doanh nghiệp.
6. Cónhững trường hợp trên sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp được in từ phần mềm có
các nghiệp vụ mua chịu hàng hóa, các hoá đơn này đã được thanh toán bằng séc nhưng
không có tên, mã số nhà cung cấp trong danh mục.

7. Nhận được hàng và hoá đơn từ nhà cung cấp về các mặt hàng mà doanh nghiệp
chưa bao giờ đặt mua. Các hoá đơn này đã được thanh toán.
8. Có trường hợp thanh toán toàn bộ2 lần cho cùng một hoá đơn mua hàng.
9. Trên sổ chi tiết mặt hàng A có thểhiện 2 phiếu nhập kho có cùng số, cùng ngày
nhưng khác số tiền.
10. Trên schi tiết mặt hàng B có số lượng và giá trị tồn âm
11. Có 2 phiếu nhập kho ghi ngày 36/13/2005
12. Trên bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho có thể hiện một nghiệp vụ mua hàng
không có thể hiện mã mặt hàng, tên mặt hàng là "Tivi Samsung 3300" giá trị hàng nhập là 33
triệu đồng. Trên sổ nhật ký mua hàng không có phản ánh nghiệp vụ này
Yêu cầu:Trong mỗi trường hợp trên, hãy trình bày 1 thủ tục kiểm soát hệ thống tốt
nhất và giải thích quan điểmcủa mình.
Bài 4.8. Dưới đây là 1 phần thông tin của bảng kê hóa đơn GTGT bán ra tháng 2 được in ra
từ 1phần mềm kế toán.

9


Yêu cầu:
Hãy phát hiện các sai sót và đưa ra các thủ tục kiểm soát nhập liệu cần thiết cho các
dữ liệu (Ngày, số hóa đơn, Số sêri, Khách hàng, Địa chỉ, Mã số thuế, Số tiền, thuế suất)
trong quá trình ghi nhận nghiệp vụ bánhàng (nhập hóa đơn, khai báo các thông tin liên quan
đến thuế GTGT) để hạn chế các sai sót trong bảng kêtrên.
Bài 4.9: công ty X kinh doanh trong lĩnh vực linh kiện máy. Chu trình doanh thu của công ty
đượctóm tắt như sau:
Bán hàng: Khi có yêu cầu, khách hàng trực tiếp đến công ty mua hàng. Căn cứ vào
bảng chào giá được cập nhật hàng ngày, khách hàng (KH) và nhân viên bán hàng (NVBH)
thỏa thuận loại máy tính đặt mua. Sau khithống nhất, nhân viên bán hàng lập phiếu giao
hàng 2 liên (PGH), chuyển cho kế toán theo dõi hàng hóa(KTHH). Nhân viên này xuất kho,
giao hàng và 1 liên PGH cho NVBH. NVBH sẽ tiến hành lắp rắp máytính cho KH tại địa

điểm thỏa thuận. Sau khi xuất kho, KTHH căn cứ vào liên 1 PGH ghi sổ chi tiết từnghàng
hóa và lưu PGH theo số thứ tự
Thu tiền: Khi hoàn thành việc giao hàng, KH kí vào PGH, trả tiền cho NVBH. Nhân
viên bán hàng nộp tiền và phiếu giao hàng về công ty cho kế toán theo dõi bán hàng
(KTBH). Khi nhận phiếu giao hàng và tiền,KTBH lập phiếu thu, nhận tiền và ghi vào sổ bán
hàng, lưu các chứng từ liên quan theo số thứ tự của phiếuthu.
Yêu cầu:
a. Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả chu trình trên
b. Nhận dạng ít nhất 4 rủi ro nghiệp vụ trong quá trình bán hàng thu tiền trên
c. Xác định những nội dung (dữ liệu) chủ yếu của phiếu giao hàng và những thay đổi
cần thiết về cách thức lập, trình tự luân chuyển của phiếu giao hàng để hạn chế các rủi ro
trong quá trình trên
d. Xác định các nội dung của báo cáo thu tiền để biết được tình hình bán hàng, thu
tiền trong quá trình trên

10