Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống bán hàng công ty máy tính

Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU
Hệ thống thông tin cũng như các hệ thống khác, có một chu trình sống, từ
khi được hình thành, trải qua giai đoạn khai thác và sử dụng, cho đến khi được
thay thế bằng một hệ thống thông tin khác, mạnh hơn và đầy đủ hơn. Quá trình xây
dựng là một trong các giai đoạn của vòng đời hệ thống thông tin. Quá trình này

1


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

gồm nhiều bước: nghiên cứu hiện trạng và nhu cầu, phân tích, thiết kế, cài đặt và
thử nghiệm.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là một kỹ thuật rất quan trọng trong xây
dựng các hệ thống thông tin ứng dụng trong các lĩnh vực của đời sống xã hội. Nó
là điều kiện đầu tiên, quan trọng nhất để xây dựng một hệ thống, nó quyết định đến
mô hình của hệ thống là lớn hay nhỏ, nhiều chức năng hay ít chức năng và quyết
định đến hoạt động của hệ thống,...
Một ứng dụng có chạy tốt hay không, chạy có hiệu quả hay không phụ
thuộc rất nhiều vào giai đoạn phân tích thiết kế. Nếu phân tích thiết kế tốt, sẽ tạo
cơ sở tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho các công việc xây dựng chương trình tiếp
theo. Ngược lại, nếu phân tích thiết kế không tốt sẽ làm cho các công việc tiếp theo
đó sẽ thực hiện khó đúng với yêu cầu đặt ra, thực hiện không có hệ thống, khó phát

huy hiệu quả, khó chỉnh sửa,…Do đó công việc phân tích thiết kế phải luôn được
coi trọng, và phải tiến hành thật cẩn thận, tỉ mỉ, chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu.
Học tập môn Phân tích thiết kế hệ thống, người học sẽ nắm được những kiến
thức cơ bản nhất về phân tích thiết kế một hệ thống thông tin; từng bước biết cách
phân tích một hệ thống nhỏ, là điều kiện để phân tích một hệ thống lớn sau này.
Để thực hành cho các kiến thức giảng viên truyền đạt trên lớp, em chọn “ hệ
thống bán hàng của một công ty máy tính” một hệ thống kinh doanh để làm đề tài
nghiên cứu của mình mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng do mới tiếp cận với
một hệ thống nên bài phân tích còn nhiều hạn chế.
Em xin chân thành cảm ơn giáo viên cô Chu Thị Hường đã giúp đỡ em trong
quá trình học tập môn học “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin” .

Chương II Mô Tả Hệ Thống
I.Mô tả nghiệp vụ của hệ thống
I.1. Nhiệm vụ cơ bản.
Ngày nay việc ứng dụng máy tính vào các lĩnh vực, các ngành nghề trở lên
phổ biến. Các phần mềm tin học nhất là các phần mềm quản lý với hiệu quả
cao,đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của xã hội.Công nghệ thông tin đã trở thành
phương tiện không thể thiếu trong mọi lĩnh vực,đặc biệt trong lĩnh vực quản lý,

2


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

việc ứng dụng các phần mềm máy tính được đặt lên hàng đầu,để đạt hiệu quả,
chất lượng cao trong quản lý kinh doanh.
Trước kia khi tin học chưa ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan, xí nghiệp, nhà

trường…Các hồ sơ quản lí, chứng từ hầu hết đều được lưu trữ dưới các dạng
văn bản hồ sơ. Khi cần tra cứu rất khó khăn, tốn kém thời gian, hiệu quả không
cao.Ngày nay khi tin học được áp dụng rộng dãi thì các bài toán quản lí trở lên
thuận lợi, nhanh chóng, hiệu quả cao, giảm sức lao động, dễ sử dụng, khai
thác.Công việc lưu trữ và quản lí hồ sơ trong máy tính sẽ giải quyết các mặt khó
khăn, giúp quản lí tốt hơn và chính xác hơn, đáp ứng tốt yêu cầu đòi hỏi của xã
hội ngày nay.
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thì việc quan
trọng hàng đầu là làm sao quản lý tốt được tình hình kinh doanh với các số liệu
về kho hàng (nhập, xuất, tồn kho), tình hình nợ tồn của từng khách hàng, tình
hình làm việc của các nhân viên và không để xảy ra các sai sót về hàng bán và
tiền trả. Nếu thực hiện việc quản lý trên bằng phương pháp truyền thống thì sẽ
rất cồng kềnh, làm mất nhiều thời gian và công sức và còn có thể nhầm
lẫn.Quản lý bán hàng được thiết kế trên hệ thống máy tính giúp chúng ta có thể
giải quyết một cách nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm tối đa chi phí quản lý,
tăng doanh thu của doanh nghiệp.
I.2. Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm.
Hệ thống quản lý bán hàng gồm 3 bộ phận như sau:
- Bộ phận thứ nhất: Quản lý kho (thực hiện nhập-xuất, tồn kho, đặt hàng khi hết
).
Bộ phận này có nhiệm vụ thực hiện quản lí việc nhập, xuất, tồn kho, nhập
hàng khi hết và có thống kê thường xuyên trong từng ngày ( nhận hóa đơn từ
nhà cung cấp và hoá đơn xuất hàng trong ngày từ bộ phận bán hàng từ đó cập
nhật thống kê tồn kho). Căn cứ vào lượng hàng tồn kho và nhu cầu từ bộ phận
bán hàng để lập phiếu dự trù mua hàng và tiến hành mua hàng.Bộ phận quản lý
kho phải chịu trách nhiệm về sự an toàn của hàng hoá cả về số lượng, chủng
loại. Việc nhập xuất hàng theo quy tắc hàng nhập trước thì xuất trước (hàng
cùng chủng loại).
Bộ phận thứ hai: Bộ phận bán hàng.
Nhiệm vụ bộ phận bán hàng như sau:

 Với khách hàng không mua hàng thường xuyên và số lượng
hàng mua không nhiều người bán hàng sẽ lấy thông tin khách hàng, các mặt
hàng mua rồi lập hoá đơn rồi khách hàng sẽ gặp bộ phận tài chính nhận
hàng, trả tiền và kí vào hoá đơn.Các hoá đơn này sẽ được bộ phận tài chính
quản lý.
3


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

 Với khách hàng mua với số lượng lớn thì khách hàng phải làm
đơn đặt hàng gửi cho bộ phận bán hàng, rồi gửi cho bộ phận quản lý kho,
nếu đơn đặt hàng được chấp nhận thì khách hàng sẽ nhận hàng thông qua
phiếu xuất hàng.Và bộ phận này sẽ gửi phiếu xuất hàng cho ban tài chính
theo dõi, khách hàng sẽ thanh toán với bộ phận tài chính, đồng thời bộ phận
tài chính sẽ gửi phiếu xuất hàng cho bộ phận quản lý kho để tiến hành
chuyển hàng cho khách.
 Với khách hàng là khách quen của cửa hàng thì người bán hàng
sẽ lấy thông tin của khách hàng trong DM-KH, rồi tiến hành như trên.
Bộ phận thứ ba: Bộ phận tài chính.
Bộ phận này có nhiệm vụ quản lý về tài chính, nhận tiền trả của khách
hàng mua hàng và nhận tiền trả của khách hàng mua theo đơn đặt hàng thanh
toán bằng hoá đơn, trả tiền cho nhà cung cấp khi mua hàng hoá.Làm thống kê
về tình hình tài chính của cửa hàng, doanh thu, lãi, các khoản chi…
I.3. Quy trình xử lý.
Khi nhân viên bán hàng nhận các đơn đặt hàng của khách hàng họ sẽ thực
hiện kiểm tra xem khách hàng đó cũ hay là mới bằng cách đối chiếu trong danh
mục khách hàng, nếu là khách hàng cũ thì nhân viên bán hàng kiểm tra xem

khách hàng đó có lợ công ty không và số tiền lợ đó có vượt quá con số cho phép
không nếu không thì mới cho mua hàng, nếu là khách hàng mới nhân viên bán
hàng sẽ tạo bản ghi khách hàng mới thông qua việc trao đổi thông tin với khách
hàng để cập nhật thông tin vào phiếu khách hàng, sau khi thực hiện xong nhân
viên bán hàng tiếp tục làm thủ tục bán hàng cho khách. Nhân viên bán hàng ghi
nhận đơn hàng kiểm tra xem các mặt hàng khách yêu cầu có hay không để trả
lời cho khách. Sau khi lập xong đơn hàng nhân viên bán hàng sẽ chuyển đơn
hàng cho nhân viên xử lý yêu cầu để kiểm tra việc đáp ứng yêu cầu.Việc kiểm
tra được thực hiện bằng cách đối chiếu trong danh mục kho số lượng các mặt
hàng trong kho. Nếu số lượng hàng trong kho đủ để đáp ứng cho khách hàng
nhân viên sẽ lập hóa đơn bán hàng cho khách và chuyển xuống kho để thực
hiện việc gom giữ hàng cho khách. Sau khi gom hàng cho khách thủ kho cần
cập nhật lại danh mục hàng tồn kho nếu lượng hàng trong kho không đủ đáp
ứng hết tất cả yêu cầu của khách công ty sẽ đáp ứng một phần và phần còn lại
sẽ được đáp ứng sau bằng cách ghi lại phiếu yêu cầu sau để khi nào có hàng
nhân viên sẽ báo với khách hàng, nếu khách hàng vẫn lấy hàng sẽ thực hiện đáp
ứng yêu cầu như đối với một đơn hàng mới. Trên cơ sở những thông tin về mặt
hàng, khách hàng trên đơn hàng, thông tin về mặt hàng trong kho và trao đổi
với khách hàng hệ thống tạo ra phiếu xuất cho bộ phận quản lý kho và ban tài
chính ( khách hàng thanh toán ). Khách hàng sang bộ phận tài chính để trả triền
theo hóa đơn xuất nếu không đủ tiền khách hàng có thể lợ lại với số tiền có thể
cho phép được (phải điền vào phiếu lợ và có chữ ký).Lúc đó bộ phận tài chính
4


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

viết phiếu biên nhận trả tiền đưa cho khách hàng, khách hàng cầm phiếu biên

nhận trả tiền sang bộ phận quản lý kho để nhận hàng theo hóa đơn xuất.
Ngoài các loại mặt hàng được bán với số lượng lớn cho khách hàng thì sau
mỗi ngày bán bộ phận bán hàng sẽ thống kê lại số liệu các loại mặt hàng bán lẻ
và cũng lập đơn xuất trong ngày để gửi cho quản lý kho. Với trường hợp này thì
không cần gửi cho ban tài chính (khách hàng mua lẻ thanh toán ngay cho ban
tài chính).Các loại mặt hàng được bán tại cửa hàng và bán theo đơn đặt hàng
cho các đại lý đều được lưu trong một tệp DM-HDX.
Sau khi bộ phận quản lý kho nhận được DM-HDX chứa thông tin hàng đã
xuất ra khỏi kho trong ngày và khi nhận hàng từ nhà cung cấp sẽ nhận được
DM-HDN thì bộ phận này sẽ sử dụng chương trình quản lý kho để cập nhật vào
tệp HDX, HDN trong cơ sở dữ liệu.Lúc này bộ phận quản lý kho sẽ tiến hành
cập nhật và thông kê đưa ra số lượng mặt hàng tồn kho sau mỗi ngày. Bộ phận
này căn cứ vào số lượng hàng tồn kho của mỗi loại và đơn đặt hàng của khách
hàng mà đưa ra dự trù cho mỗi loại mặt hàng.Sau đó giám đốc công ty sẽ điều
hành xét duyệt dự trù và lập phiếu dự trù gửi cho bộ phận quản lí kho mua các
loại mặt hàng được yêu cầu và số lượng tương ứng.
Bộ phận quản lí kho nhận được phiếu dự trù, trước hết chọn nhà cung cấp để
mua các loại mặt hàng nói trên.Họ tìm các thông tin về các nhà cung cấp lưu
trong tệp DM-NCC.Sau đó thương lượng trực tiếp với nhà cung cấp hoặc qua
phương tiện thông tin.Sau khi thoả thuận xong thì sẽ in đơn hàng. Các thông tin
trong đơn hàng được lưu lại để theo dõi, còn đơn hàng in ra sẽ được gửi đến
nhà cung cấp. Nhà cung cấp căn cứ vào đơn đặt hàng để chuyển hàng đến công
ty và phải kèm theo phiếu nhập kho. Bộ phận quản lý kho tiếp nhận hàng đó và
đưa vào kho của công ty đồng thời viết phiếu biên nhận hàng giao cho nhà cung
cấp.Sau đó nhà cung cấp sẽ cầm phiếu biên nhận nhận hàng sang bộ phận tài
chính để thanh toán.
I.4. Mẫu biểu.
Nhà cung cấp gửi cho hệ thống bảng giới thiệu về mình và đơn giá của từng
loại mặt hàng mình cung cấp được. Hệ thống lưu lại thông tin đó trong tệp DMNCC gồm có các thông tin cơ bản sau:

5


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

Hoá đơn từ nhà cung cấp.

6


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

- Phiếu giao hàng.

7


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

I.5 Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống (Định nghĩa ký hiệu sử dụng,
vẽ mô hình).

8

Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

II.Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát.
II.1 Mô tả chi tiết công việc

9


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Dự án
Loại: Phân tích
hiện trạng
 Điều kiện.

Học viên: Đặng Quang Hưng

Tiểu dự án: Lập đơn hàng

Trang:

Mô tả công việc

Số TT:
Ngày:

- Tồn kho dưới mức quy định.

- Đề nghị hấp dẫn của nhà cung cấp
- Có đề nghị cung ứng của khách hàng
- Ngày lập đơn hàng theo quy định quản lý
 Kết quả: Đơn hàng đưa ra: truyền bằng điện thoại, chứng từ.
 Tần suất: Tùy thuộc vào số lượng khách hàng mua và lượng hàng
công ty cần mua.
 Thời lượng.
- Điện thoại 15-20 phút/lần.
- Số dòng đơn 6-8 dòng.
 Các quy tắc thủ tục
- Quy tắc về kỹ thuật: Do yêu cầu về mặt kỹ thuật quy định.
- Quy tắc quản lý: Những khoản tiền trên 5 triệu phải do phó giám
đốc tài chính hay giám đốc ký.
- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của công ty từ 7h30 ’ đến
11h30’ và từ 1h30 đến 4h30’
Dự án
Loại: Phân tích
hiện trạng

Tiểu dự án: Xuất hàng
Mô tả công việc

10

Trang:
Số TT:
Ngày:


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

 Điều kiện.
- Hóa đơn xuất.
- Phiếu biên nhận thanh toán.
 Kết quả: Lượng hàng xuất ra khỏi kho.
 Tần suất: Tùy thuộc vào số hóa đơn xuất và phiếu biên nhận thanh
toán.
 Thời lượng.
- Thời gian xuất 15-30 phút/lần
 Các quy tắc thủ tục
- Quy tắc về kỹ thuật: Xe chở hàng phảm đảm bảo yêu cầu .
- Quy tắc quản lý: Cập nhật lại các mặt hàng tồn kho và các mặt hàng
đã xuất.
- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của kho từ 7h30’ đến 11h30’
và từ 1h30 đến 4h30’
Dự án

Tiểu dự án: Nhập hàng

Loại: Phân tích
Mô tả công việc
hiện trạng
 Điều kiện.
- Hàng + Hóa đơn nhập.

Trang:
Số TT:
Ngày:

 Kết quả: Lượng hàng xuất ra khỏi kho.
 Tần suất: Tùy thuộc hóa đơn nhập và số lượng hàng.
 Thời lượng.
- Thời gian nhập 60-120 phút/lần
 Các quy tắc thủ tục
- Quy tắc về kỹ thuật: Xe chở hàng phải đảm bảo yêu cầu .
- Quy tắc quản lý: Cập nhật lại số lượng các mặt hàng trong kho và
các mặt hàng đã nhập.
- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của kho từ 7h30’ đến 11h30’
và từ 1h30 đến 4h30’

Dự án
Loại: Phân tích
hiện trạng
 Điều kiện.

Tiểu dự án: Bán hàng
Mô tả công việc

11

Trang:
Số TT:
Ngày:


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

-

Học viên: Đặng Quang Hưng

Hóa đơn đặt hàng.
Có mặt hàng mà khách hàng cần mua.
Khách hàng không lợ quá số tiền quy định.
Số lượng hàng đủ đáp ứng đơn hàng.

 Kết quả: Lượng hàng hóa bán ra.
 Tần suất: Tùy thuộc hoá đơn đặt hàng.
 Thời lượng.
- Thời gian bán 15-30 phút/lần
 Các quy tắc thủ tục
- Quy tắc quản lý: Tổng hợp lại lượng hàng đã bán trong ngày.
- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của bộ phận bán hàng từ
7h30’ đến 11h30’ và từ 1h30 đến 4h30’

Dự án

Tiểu dự án: Mua hàng

Loại: Phân tích
Mô tả công việc
hiện trạng
 Điều kiện.
- Phiếu dự trù.
- Phiếu trả lời từ nhà cung cấp .

Trang:
Số TT:

Ngày:

 Kết quả: Lượng hàng hóa mua về.
 Tần suất: Tùy thuộc phiếu dự trù và lượng hàng mà nhà cung cấp có
thể đáp ứng .
 Thời lượng.
- Thời gian 15-20 phút/lần.
 Các quy tắc thủ tục
- Quy tắc quản lý: Tổng hợp lại lượng hàng đã mua trong ngày.
- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của bộ phận mua hàng từ
7h30’ đến 11h30’ và từ 1h30 đến 4h30’

Dự án

Tiểu dự án: Nhận tiền thanh toán của khách hàng
Trang:
12


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

Loại: Phân tích
Mô tả công việc
hiện trạng
 Điều kiện.
- Bộ phận tài chính nhận được hóa đơn xuất.

Số TT:

Ngày:

 Kết quả: Khách hàng trả tiền theo hóa đơn xuất.
 Tần suất: Tùy thuộc vào hóa đơn xuất mà bộ phận tài chính nhận
được.
 Thời lượng.
- Thời gian 5-10 phút/lần.
 Các quy tắc thủ tục
- Quy tắc về kỹ thuật: Tiền khách trả phải là tiền không rách, không
phải tiền giả
- Quy tắc quản lý: Tổng lượng tiền khách hàng trả trong ngày.
- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của bộ phận tài chính từ
7h30’ đến 11h30’ và từ 1h30 đến 4h30’

Dự án

Tiểu dự án: Trả tiền cho nhà cung cấp
Trang:
Mô tả công việc
Số TT:
Ngày:

Loại: Phân tích
hiện trạng
 Điều kiện.
- Phiếu biên nhận nhận hàng.

 Kết quả: Trả tiền cho nhà cung cấp theo phiếu biên nhận nhận hàng.
 Tần suất: Tùy thuộc phiếu biên nhận hàng mà bộ phận tài chính nhận
được.

 Thời lượng.
- Thời gian 5-10 phút/lần.
 Các quy tắc thủ tục
- Quy tắc về kỹ thuật: Tiền trả cho nhà cung cấp là tiền không rách
- Quy tắc quản lý: Tổng lượng tiền trả cho nhà cung cấp trong ngày.
- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của bộ phận tài chính từ
7h30’ đến 11h30’ và từ 1h30 đến 4h30’

13


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

II.2. Mô tả chi tiết dữ liệu.
Dự án

Tiểu dự án:

Trang:

Loại: Phân Mô tả dữ liệu
tích hiện
trạng

Số thứ tự:
Ngày:
Tên dữ liệu: Nhà cung cấp

- Định
nghĩa
- Cấu trúc
- Loại hình
- Số lượng

Nhà cung cấp là tổ chức cung cấp hàng hóa cho công ty
Kiểu ký tự, gồm 40 -> 50 ký tự, một số chữ đầu hay chữ viết
tắt viết hoa.
Sơ cấp ( Dữ liệu gốc ).
100 nhà cung cấp ( Mức tối đa )
Ví dụ: Công ty xuất nhập khẩu FPT
Viết tắt: FPT
Tên nhà cung cấp thường có tên đầy đủ và tên viết tắt.

- Lời bình

Dự án
Loại: Phân
tích hiện
trạng

Tiểu dự án:

Trang:

Mô tả dữ liệu

Số thứ tự:
Ngày:

Tên dữ liệu: Khách hàng

- Định nghĩa
- Cấu trúc
- Loại hình
- Số lượng
- Lời bình

Khách hàng là người, các đại lý đến mua hàng của công ty
Kiểu ký tự, gồm 40 -> 50 ký tự, một số chữ đầu hay chữ
viết tắt viết hoa.
Sơ cấp ( Dữ liệu gốc ).
100.000 khách hàng ( Mức tối đa )
Ví dụ: Công TNHH DUCVIET.
Viết tắt: DUCVIET.
Tên khách hàng thường có tên đầy đủ và tên viết tắt.
14


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Dự án
Loại: Phân
tích hiện
trạng

Học viên: Đặng Quang Hưng

Tiểu dự án:

Trang:

Mô tả dữ liệu

Số thứ tự:
Ngày:
Tên dữ liệu: Linh kiện

- Định nghĩa
- Cấu trúc
- Loại hình
- Số lượng
- Lời bình
Dự án
Loại: Phân
tích hiện
trạng

Linh kiện là các loại mặt hàng mà công ty bán ra hoặc mua
về
Kiểu ký tự, gồm 40 -> 50 ký tự, một số chữ đầu hay chữ
viết tắt viết hoa.
Sơ cấp ( Dữ liệu gốc ).
1000 mặt hàng ( Mức tối đa )
Ví dụ: MAINBOARD,CPU,RAM.
Phải ghi rõ tên mặt hàng và giá cả.
Tiểu dự án:

Trang:

Mô tả dữ liệu

Số thứ tự:
Ngày:
Tên dữ liệu: Máy nguyên bộ

- Định nghĩa
- Cấu trúc
- Loại hình
- Số lượng
- Lời bình

Dự án

Máy nguyên bộ là các loại mặt hàng công ty bán ra hoặc
mua về
Kiểu ký tự, gồm 40 -> 50 ký tự, một số chữ đầu hay chữ
viết tắt viết hoa.
Sơ cấp ( Dữ liệu gốc ).
1000 mặt hàng ( Mức tối đa )
Ví dụ : SunPac
Phải ghi rõ tên mặt hàng và giá cả.
Tiểu dự án:

Trang:
15


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Loại: Phân
tích hiện
trạng

Học viên: Đặng Quang Hưng

Mô tả dữ liệu

Số thứ tự:
Ngày:
Tên dữ liệu: Máy tính xách tay

- Định nghĩa
- Cấu trúc
- Loại hình
- Số lượng

Máy tính xách tay là các loại mặt hàng công ty bán ra hoặc
mua về
Kiểu ký tự, gồm 40 -> 50 ký tự, một số chữ đầu hay chữ
viết tắt viết hoa.
Sơ cấp ( Dữ liệu gốc ).
1000 mặt hàng ( Mức tối đa )

- Lời bình
Phải ghi rõ tên mặt hàng và giá cả.
Dự án
Loại: Phân
tích hiện
trạng

Tiểu dự án:

Trang:

Mô tả dữ liệu

Số thứ tự:
Ngày:
Tên dữ liệu: Nhân viên

- Định nghĩa
- Cấu trúc
- Loại hình
- Số lượng

Nhân viên là người làm việc trong công ty có những nhiệm
vụ cụ thể.
Kiểu ký tự, gồm 40 -> 50 ký tự, một số chữ đầu hay chữ
viết tắt viết hoa.
Sơ cấp ( Dữ liệu gốc ).
1000 ( Mức tối đa )

- Lời bình

Phải ghi rõ tên nhân viên và địa chỉ liên lạc.

Dự án
Loại: Phân
tích hiện

trạng

Tiểu dự án:

Trang:

Mô tả dữ liệu

Số thứ tự:
Ngày:

16


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

Tên dữ liệu: Hoá đơn xuất
- Định nghĩa
- Cấu trúc

Hoá đơn xuất là những thông tin cần thiết trong giao dịch
bán hàng .
Kiểu ký tự, gồm 20 -> 30 ký tự, một số chữ đầu hay chữ
viết tắt viết hoa, có thể có ngày bán trong đó

- Loại hình
- Số lượng

Sơ cấp ( Dữ liệu gốc ).
10000 ( Mức tối đa )

- Lời bình

Phải ghi rõ tên khách hàng và địa chỉ liên lạc, thông tin về
các mặt hàng , giá.

Dự án
Loại: Phân
tích hiện
trạng

Tiểu dự án:

Trang:

Mô tả dữ liệu

Số thứ tự:
Ngày:
Tên dữ liệu: Hoá đơn nhập

- Định nghĩa
- Cấu trúc

Hoá đơn nhập là những thông tin cần thiết trong giao dịch
nhập hàng từ nhà cung cấp.
Kiểu ký tự, gồm 20 -> 30 ký tự, một số chữ đầu hay chữ
viết tắt viết hoa, thể có ngày mua trong đó.

- Loại hình
- Số lượng

Sơ cấp ( Dữ liệu gốc ).
10000 ( Mức tối đa )

- Lời bình

Phải ghi rõ tên nhà cung cấp, thông tin về các mặt hàng ,
giá.

II.3.Tổng hợp các xử lý.
Số TT

Mô tả công việc

Vị trí làm
việc

17

Tần suất

Hồ sơ vào

Hồ sơ
ra

Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

T1

Lập đơn hàng

Bộ phận
bán hàng

Theo yêu
cầu của
khách
hàng
Theo nhu
cầu

V1,V2

V3

T2

Xuất hàng

Bộ phận
quản lí kho

V4

V8

T3

Nhập hàng

Bộ phận
quản lí kho

V5,V8

V6

V3

V4

V5

V9

Bộ phận tài
chính

2 tuần 1
lần hoặc
khi có nhu
cầu
Theo nhu

cầu của
khách
hàng
2 tuần 1
lần hoặc
khi có nhu
cầu
Khi khách
mua hàng

T4

Bán hàng

Bộ phận
bán hàng

T5

Mua hàng

Bộ phận
quản lí kho

T6

Nhận tiền thanh
toán của khách

V4

V10,V7

T7

Trả tiền cho nhà
cung cấp

Bộ phận tài
chính

Khi nhập
hàng

V6

V10,V9

II.4.Tổng hợp dữ liệu :
- Tổng hợp các hồ sơ:
Số TT

Tên – vai trò

Công việc
liên quan

V1

DM khách hàng ( gồm thông tin cá nhân khách

hàng mua hàng tại công ty: tên, địa chỉ, số điện
thoại…) - ghi mọi thông tin về khách hàng

T1

18


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

V2
V3

Học viên: Đặng Quang Hưng

Đặt hàng của khách ( Các mặt hàng khách đặt : loại
hàng, số lượng ….)
Đơn hàng(các thông tin đặt hàng của khách hàng:
tên khách hàng, các mặt hàng mua, số lượng, …)

T1
T1,T4

V4

Phiếu xuất hàng(Các thông tin xuất hàng: tính chất
xuất, tên nhận, tên hoá đơn, mặt hàng, số lượng…)

T2,T4,T6

V5

Đơn đặt hàng (Các thông tin về đơn đặt hàng của
công ty: nhà cung cấp, loại mặt hàng, số lượng, đơn
giá ….)
Phiếu biên nhận ( Các thông tin xác nhận việc mua
hàng của công ty : nhà cung cấp, loại mặt hàng, số
lượng .….)
Hoá đơn bán hàng ( Thông tin về hoá đơn bán hàng
cho khách : tên khách hàng, các mặt hàng bán, số
lượng, giá, thanh toán ….)

T3,T5

Hàng hoá (Các loại mặt hàng mà công ty kinh
doanh như : linh kiện máy tính, máy tính xách tay,
máy tính nguyên bộ)
Hóa đơn mua hàng ( thông tin mua hàng : nhà cung
cấp, loại hàng, số lượng, giá,….)
Tiền ( khi có giao dịch mua hay bán hàng với công
ty)

T3

V6
V7

V8
V9
V10

- Tổng hợp dữ liệu:
Danh mục khách hàng:

19

T3,T7
T6

T5,T7
T6,T7


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

stt

Tên gọi

1

Mã khách hàng

2
3

Tên tên
hàng
Địa chỉ

4
5

Học viên: Đặng Quang Hưng

Kiểu
int

Cỡ

Khuôn
dạng

4

khách Ký tự 50

Lĩn Quy tắc, ràng
h
buộc
vực
Identipy
chữ

Ký tự 150

chữ
“-”

và dấu

Số điện thoại

Ký tự 30

chữ số
dấu “-”

Email

Ký tự 50

Chữ

và

Danh mục nhà cung cấp

stt

Tên gọi

Kiểu

Cỡ

Khuôn
dạng

4

Lĩn Quy tắc, ràng
h
buộc
vực
Identipy

1

Mã nhà cung cấp int

2

Tên nhà cung cấp Ký tự 50

chữ

3

Địa chỉ

Ký tự 150

chữ
“-”

4

Số điện thoại

Ký tự 30

chữ số
dấu “-”

5

Email

Ký tự 50

Chữ

Danh mục linh kiện

20

và dấu
và


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

stt

Tên gọi

Học viên: Đặng Quang Hưng

Kiểu

Cỡ

1

Mã linh kiện

int

2

Tên linh kiện

Ký tự 50

3

Chi tiết

Ký tự 200

4

Giá

Real

5

Bảo hành

int

6

Hãng sản xuất

Ký tự 50

Khuôn
dạng

4

Lĩn Quy tắc, ràng
h
buộc
vực
Identipy
chữ

4

Danh mục máy tính nguyên bộ

stt

Tên gọi

Kiểu

Cỡ

Khuôn
dạng

4

Lĩn Quy tắc, ràng
h
buộc
vực
Identipy

1

Mã Máy nguyên int
bộ

2
3

Tên máy nguyên Ký tự 50
bộ
CPU
Ký tự 255

4

Bo mạch chủ

Ký tự 255

5

RAM/HDD

Ký tự 255

Chữ

6
7

Màn hình
Hãng sản xuất

Ký tự 255
Ký tự 255

Chữ
Chữ

Danh mục máy tính xách tay
21

chữ


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

stt

Tên gọi

Học viên: Đặng Quang Hưng

Kiểu

Cỡ

Khuôn
dạng

4

Lĩn Quy tắc, ràng
h
buộc
vực
Identipy

1

Mã Máy
sách tay

tính int

2

tính Ký tự 50

3

Tên máy
sách tay
CPU

4

Bo mạch chủ

Ký tự 255

5

RAM/HDD

Ký tự 255

Chữ

6

Màn hình

Ký tự 255

Chữ

7

Hãng sản xuất

Ký tự 255

Chữ

8

Giá

Real

9

Cân nặng

Real

10

Hệ điều hành

Ký tự 255

chữ

11

Bảo hành

int

số

chữ

Ký tự 255

4

Hoá đơn bán hàng

stt

Tên gọi

Kiểu

Cỡ

1

Mã hoá đơn

int

4

2

Mã khách hàng

int

4

3

Tên mặt hàng bán Ký tự

50

4

Số lượng các mặt int
hàng

4

5

Ngày bán

22
8

6

Tên người bán

Datetim
e
Ký tự

50

Khuôn
dạng

Lĩn Quy tắc, ràng
h
buộc
vực
Identipy
Số

Dd/mm/yy
yy
Chữ


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

Hoá đơn mua hàng

stt

Tên gọi

Kiểu

Cỡ

1

Mã hoá đơn nhập Int

4

2

Mã nhà cung cấp

4

3

Tên mặt hàng Ký tự
mua
Số lượng các mặt Int
hàng
Ngày mua
Datetim
e

4
5

Int

Khuôn
dạng

Số

50
4
8

23

Lĩn Quy tắc, ràng
h
buộc
vực
Identipy

Dd/mm/yy
yy


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

Chương III: Phân Tích Hệ Thống Về Chức Năng
I.Sơ đồ phân rã chức năng
1.Xác định các chức năng chi tiết
Từ kết quả khảo sát hệ thống ta tiến hành gạch chân các động từ và bổ ngữ có
liên quan đến hệ thống, sau đó tiến hành loại bỏ các chức năng trùng lặp. Đối
với hệ thống quản lý bán hàng ở một công ty máy tính ta xác định được các
chức năng chi tiết sau:

1. Tiếp nhận đơn.
2. Quản lý khách hàng.
3. Xử lý yêu cầu.
4. Gom và giữ hàng.
5.Thống kê nhập, xuất, tồn kho.
6. Lập dự trù mua hàng.
7. Xét duyệt dự trù mua hàng.
8. Tìm nhà cung cấp.
9. Lập đơn nhập hàng.
10. Nhập hàng từ nhà cung cấp.
11. Kiểm tra hàng nhập .
12. Quản lý thu, chi tiền.
13. Gửi bản ghi chi trả cho bộ phận bán và mua hàng.
14. Lập hoá đơn bán hàng .
15. Lập phiếu xuất .
16. Giao hàng cho khách .
24


Hệ thống bán hàng công ty máy tính

Học viên: Đặng Quang Hưng

2.Gom nhóm chức năng
Gom nhóm các chức năng chi tiết thành các chức năng lớn hơn của hệ thống.
Để gom nhóm chính xác ta căn cứ vào cơ cấu tổ chức của công ty. Gồm có 3
bộ phận:
Bộ phận bán hàng.
Bộ phận quản lý kho
Bộ phận tài chính
Như vậy các chức năng ở trên mức chi tiết của hệ thống là 3 nhóm chức năng
trên
Đưa từng chức năng chi tiết đã xác định ở bước trước vào từng nhóm. Cụ thể
như sau:
Tiếp nhận đơn
Quản lý khách hàng
Xử lý yêu cầu
Gom và giữ hàng

Quản Lý Bán
Hàng

Lập hoá đơn
Thống kê nhập,
xuất, tồn kho
Lập dự trù
Xét duyệt dự trù
Tìm nhà cung cấp
Lập đơn hàng

Quản Lý Kho

Nhập hàng từ nhà
cung cấp
25

Hệ thống quản lý bán
hàng ở một công ty máy